Bài giảng áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 2008 vào công tác hành chính văn phòng TS nguyễn lệ nhung

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TCVN ISO 9001: 2008 VÀO
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TS. Nguyễn Lệ Nhung
ĐT. 0912581997


I. Tổng quan về ISO 9000
II. Các bước tiến hành áp dụng ISO 9001:2008
III. Áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác hành
chính văn phòng


I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000

1.Khái niệm ISO 9000
1.1. Tổ chức ISO
- ISO là chữ viết tắt của International
Standardition Organization, dịch là “Tổ chức
Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
- Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của
công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho
việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi
toàn thế giới


- Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các
t/chuẩn thuộc phạm vi h/động của nhiều lĩnh
vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc

phạm vi trách nhiệm của ỦB Điện Quốc tế
IEC International Electronic Commitee).
- Các t/chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý
bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến
khích áp dụng.
- Các t/chuẩn ISO lại có vai trò q/trọng trong
việc thống nhất các tiêu chí đ/ giá chất lượng
s/phẩm, dịch vụ trên ph/vi toàn thế giới.


1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Khái niệm:
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế
về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn
được soát xét để đưa ra những phiên bản mới
hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn
xã hội
(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm
được soát xét một lần
ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được
soát xét và bổ sung năm 2000)


2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000
phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu
chuẩn chủ yếu sau:
(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô tả tổng thể
hệ thống quản lý chất lượng và quy định các

thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất
lượng.


(2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất
lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu chuẩn chính
của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, quy định
các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý của
một CQ, TC áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định các
h/động cần thiết phải xem xét trong khi triển
khai HTQLCL trong h/động của cơ quan, tổ
chức.


(3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến
hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn
này được s/dụng nhằm mở rộng hơn những
lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000, đối với tổ
chức và các bên l/quan đến h/động của TC
(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá
hệ thống quản lý chất lượng: Hướng dẫn
việc xác nhận khả năng của hệ thống, được
dùng để đ/giá trong nội bộ của tổ chức hoặc
đ/giá bên cung ứng.


Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO
9000, TC ISO 9001 là t/chuẩn có vai trò quan
trọng, có thể đứng độc lập, quy định các y/cầu

của HTQLCL. Trong một CQ, TC có thể chỉ tiến
hành áp dụng độc lập TC ISO 9001, không thể
độc lập áp dụng các TC còn lại.


• Hiện nay bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng tại hơn
180 nước trên toàn thế giới.
• Việt Nam là thành viên chính thức năm 1977.
• Tại Việt Nam,Tổng Cục Tiêu Chuẩn Đo lường Chất
Lượng Việt Nam gọi tắt là STAMEQ thuộc Bộ Khoa học
và Công nghệ đưa tiêu chuẩn ISO 9000 vào hệ thống
tiêu chuẩn của Việt Nam với mã hiệu là TCVN ISO
9001:2008.


3. Các nguyên tắc của hệ thống QLCL theo
ISO 9001
3.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng
3.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất
3.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để
3.4. Nguyên tắc hoạt động theo quá trình
3.5. Nguyên tắc hệ thống
3.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục
3.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL
5.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức
và bên cung ứng


4. Các yêu cầu của HTQLCL theo ISO
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, hệ thống

quản lý chất lượng - các yêu cầu, HTQLCL
theo mô hình ISO 9000 phải đáp ứng các y/cầu:
4.1. Yêu cầu chung
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm


4.1. Các yêu cầu chung
- Xây dựng hệ thống văn bản,
- Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất
lượng
- Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ
thống.
- Xác định mối liên hệ giữa các quá trình
- Đo lường, theo dõi và phân tích các quá
trình
- Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và
thông tin cần thiết …


4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
• Khi áp dụng ISO 9001, các cơ quan, tổ chức
cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất
lượng
- Sổ tay chất lượng @
- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo
y/cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra

- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện
nghiệp vụ và kiểm soát
- Các hồ sơ theo y/cầu của bộ tiêu chuẩn ISO
9001.


4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây dựng và thực
hiện HTQLCL.
- Đảm bảo các y/cầu của khách hàng được xác định và
đáp ứng đầy đủ
- Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất
lượng phải phù hợp
- Hoạch định HTQLCL
Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần hoạch định
việc xem xét trách nhiệm của lãnh đạo.


4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
- Cung cấp nhân lực có đủ năng lực và trình
độ, ý thức làm việc
- Đào tạo nhân lực thường xuyên để đáp ứng
yêu cầu cải tiến
- Chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng và môi trường
làm việc.


4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm
- Xác định các quá trình liên quan đến khách
hàng

- Đảm bảo các y/cầu về thiết kế và phát triển
- Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về
mua hàng
- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung cấp
dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát
- Thực hiện các y/cầu về đo lường, phân tích
- Thường xuyên cải tiến


5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- ISO 9000 là bộ t/chuẩn quy tụ kinh nghiệm
của quốc tế trong l/vực quản lý
- ISO 9000 đã đưa ra các chuẩn mực cho một
HTQLCL
- ISO 9000 có thể áp dụng rộng rãi trong các
lĩnh vực sx, kd và d/vụ
- ISO 9000 sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi
thương mại toàn cầu
- ISO 9000 sẽ tạo ra một môi trường làm việc
khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng
cá nhân


II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
ÁP DỤNG ISO 9001:2008

Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO 9001,
tổ chức cần tiến hành các công việc sau:

1. Xây dựng kế hoạch

2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
3. Triển khai áp dụng
4. Chứng nhận HTQLCL


1. Xây dựng kế hoạch

1.1. Cam kết của lãnh đạo
1.2. Thành lập Ban chỉ đạo ISO
1.3. Chọn chuyên gia tư vấn
1.4. Thực hiện đào tạo
1.5. Đánh giá thực trạng HTQL của cơ quan
1.6. Lựa chọn nội dung áp dụng
1.7. Dự kiến thời gian thực hiện


2. Biên soạn và phổ biến tài liệu

2.1. Các tài liệu cần biên soạn
- Mục tiêu, chính sách chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình áp dụng ISO 9001:2008
2.2. Phổ biến các tài liệu
- Ban hành các tài liệu hướng dẫn
- Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng liên
quan


3. Triển khai áp dụng

Các bước triển khai áp dụng:
3.1. Công bố áp dụng
3.2. Đánh giá nội bộ
3.3. Đánh giá trước chứng nhận


4. Chứng nhận hệ thống quản lý

4.1. Đánh giá sơ bộ
4.2. Đánh giá chính thức
4.3. Quyết định chứng nhận
4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại


III. ÁP DỤNG ISO 9001: 2008 VÀO
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
là việc xây dựng và thực hiện một HTQLCL công tác
HCVP, VTLT trong CQNN, dựa trên các ng/tắc
quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một
ph/pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống,
đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa
mãn các yêu cầu của c/tác HCVP trong cải cách
nền HCNN. Việc áp dụng này nâng cao tính chất
phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.


Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá
trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu
vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, các
nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu

ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách
hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng
ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời
sản phẩm.
một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát
hành; xử lý các thông tin, văn bản đến chính xác, kịp
thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc
của cơ quan.