Bài giảng quản lý dự án chương 3 GS TS bùi xuân phong

QUẢN LÝ CHI PHÍ

DỰ ÁN


1. Tầm quan trọng
của việc quản lý chi phí


Đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hiệu
quả cũng như tiến độ của một dự án:



Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định
mức chênh lệch so với kế hoạch.




Ngăn cản những thay đổi không được
phép, không đúng so với đường chi phí cơ
sở.



Thông tin cho cấp thẩm quyền về những
thay đổi được phép


2. Khái niệm

quản lí chi phí dự án
Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính
trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để
trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng
đơn vị tiền tệ.



 Quản lí chi phí dự án bao gồm những quy trình
yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong
sự cho phép của ngân sách.


 Các loại chi phí

Chi phí đầu tư thực hiện dự án
- Chi phí xây dựng công trình
- Chi phí thiết bị
- Chi phí giải phóng mặt bằng
- Chi phí quản lý dự án trong thời gian thực hiện
- Chi phí tư vấn đầu tư
- Chi phí dự phòng
- Chi phí lãi vốn vay


Chi phí quản lý dự án trong thời gian khai thác
- Chi phí lương,cơ chế đãi ngộ cán bộ quản lý.
- Chi phí điện, nước,phòng cháy chữa cháy…
- Chi phí thuê đất.
- Chi phí khấu hao.

- Chi phí bảo dưỡng sửa chữa công trình.
- Chi phí quảng cáo tiếp thị.
- Chi phí khác.


3. Lập kế hoạch ngân sách
Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch,
giám sát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức
. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho
một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức

Căn cứ vào tình hình hoạt động:
+ Ngân sách dự án
+ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án .
Căn cứ vào thời gian:
+ Ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn.
+ Ngân sách ngắn hạn


 Lập kế hoạch Ngân sách

Tác dụng






Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế
hoạch ngân sách phản ánh các nhiệm vụ và các chính

sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
Đánh giá chi phí của dự án trước khi hiệu lực hóa thực
hiện.
Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí
dự toán của dự án.




Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các
công việc của dự án.



Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo
tiến trình của dự án (Kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo
những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm những
nguyên nhân và biện pháp khắc phục… )




Phương pháp lập kế hoạch Ngân sách

1. Phương pháp lập kế hoạch từ cao xuống thấp:

Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh
nghiệm và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án
tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch
định sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính

toàn bộ chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự
án. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho
nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp
hơn tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể
lien quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho
đến nhà quản lý cấp thấp nhất.


Ưu điểm :
- Tổng ngân sách phù hợp với tình hình chung của đơn vị
và với yêu cầu của DA. Ngân sách đó đã được xem xét
trong các mối quan hệ với các DA khác, giữa chi tiêu cho
DA với khả năng tài chính của đơn vị.
- Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như nhũng chỉ tiêu tốn
kém cũng được xem xét trong mối quan hệ chung


Nhược điểm :
- Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn
hạn cho các DA, các bộ phân chức năng, đòi hỏi phải có
sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế
hoạch ngân sách chung hiệu quả là công việc là không
dễ dàng.
- Có sự “ cạnh tranh “ giữa các nhà quản lý DA với
các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được
cấp và thời điểm nhận.
- Cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản
lý DA với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự toán ngân
sách của cấp thấp chỉ chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí
kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với

yêu cầu của DA.



2. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao
xuống thấp:

Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ
phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và
kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở
từng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho
từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử
dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu có
sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất
trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với
quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho
từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách
chung toàn bộ dự án.




Ưu điểm:
Những người lập ngân sách là người
thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các
công việc nên họ dự tính khá chính xác
về nguồn lực và chi phí cần thiết. Phương
pháp dự toán này là biện pháp đào tạo
các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự
toán ngân sách.



Nhược điểm:
- Ngân sách phát triển theo từng nhiệm
vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các
công việc của dự án.
- Trong thực tế điều này khó có thể đạt
được. Các nhà quản lý cấp cao không có
nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân
sách của cấp dưới.



3. Phương pháp kết hợp:
Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu

tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi
năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên
yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị
mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển
yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ,
nhóm...). Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách được
bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn






Ưu điểm:
Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhêìu
cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát
huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
Nhược điểm:
Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian.
Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch
ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng
dự toán cao hơn.


Dự toán ngân sách theo dự án
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán

ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh
theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án.

Các bước thực hiện:
- Dự tính chi phí cho từng công việc dự án.
- Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.
- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án.


Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

a. Lập ngân sách theo khoản mục: Lập ngân sách
theo khoản mục thường được áp dụng cho các
bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong
ban quản lý DA. Theo PP này, việc dự toán

được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước
và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng
hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác
nhau của tổ chức.



b. Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách
theo công việc có thể xem là loại ngân sách tác
nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc
chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong
quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong
từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ
thời gian.



Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương
pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các
bước sau:

- Bước 1. chọn một hoạt động (công việc) trong cơ
cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí.
- Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho
công việc. Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển
các bước sau:
- Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực
hiện công việc.