Bài giảng quản lý dự án chương 5 TS phùng tấn việt

ch 5:
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN


•

Yêu cầu:
- Khái toán cho được tổng quát chi phí cho cả dự án (trực tiếp, gián tiếp).
+ Dưới lên (vi mô)
+ Trên xuống (vĩ mô)
- Cân đối được ngân sách (huy động, giám soát).


1. KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG

1.
2.

Khái niệm: Dự toán Ngân sách Là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động
dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ DA.
Tác dụng:
- Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức.
- Đánh giá dự toán chi phí dự án,
- Xác định chi phí cho từng công việc và tổng chi phí..
- Cơ sở chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu DA.
- Thuận tiện chỉ đạo và báo cáo tiến độ..


•

Phân loại dự toán NS DA:

Căn cứ vào tính chất:
+ NS dự án: Kế hoạch thu, chi 1 hoặc nhiều DA, chi tiết theo các khoản mục và từng công
việc DA.
+ NS các hoạt động không theo DA: NS hoạt động thu, chi của các phòng chức năng, các
hoạt động bình thường khác...
Căn cứ vào thời gian: NS dài hạn, NS ngắn hạn


3. Đặc điểm NS DA:

•
•
•
•
•
•
•
•

1. Dự toán NS DA phức tạp hơn dự toán NS cho các công việc thường xuyên vì có
nhiều nhân tố tác động, công việc ít lập lại..,
NS thường xuyên được lập hằng năm hoặc 6 tháng..
NS dự án hoạt đông có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian không gắn với năm tài chính.
2. NS chỉ là dự tính, dựa trên các dữ liệu thu thập.
3. NS DA chỉ dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của DA được duyệt.
4. Có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Nhất là khi trượt giá..
5. Thay đổi khi lịch trình thay đổi.
6. Xác lập các tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, và được văn bản hóa
các giả thiết khi lập dự án.

2. PHƯƠNG PHÁP

1.
2.
3.
4.
5.

DTNS từ cao xuống thấp.
DTNS từ dưới lên.
Phương pháp kết hợp.
Theo dự án (từng công việc, trực tiếp, gián tiếp, từng năm và cả vòng đời dự án).
Theo khoản mục chi phí dự án ( lương, nguyên liệu, điện nước..).


Qúa trình Dự toán NS từ trên xuống

Thứ tự thực hiện

Cấp bậc quản lý

Nội dung chuẩn bị
ngân sách từng cấp

1

Nhà quản lý cấp cao

Ngân sách dài hạn, dựa trên: mục tiêu,
chính sách, điều kiện về nguồn lực.

2

Nhà quản lý chức năng

Xây dựng trung hạn, ngắn hạn.

3

Nhà quản lý dự án

Toàn bộ và Chi tiết từng tác vụ cả dự án.


Quá trình Lập NS từ dưới lên

Các bước thực hiện

1

Cấp bậc quản lý

Nội dung từng cấp

Nhà quản lý cấp cao

Xây dựng khung, xác định mục tiêu,
lựa chọn DA.

2a

Nhà quản lý chức năng

XD NS trung hạn, ngắn hạn.

2b

Nhà quản lý dự án

XD NS từng bộ phận, công việc, chi
phí nhân công, Ng vật liệu..

3

Nhà quản lý cấp cao

Tổng hợp điều chỉnh, phê duyệt NS
dài hạn..


3. KHÁI TOÁN VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ

1.
2.

Khái toán các loại chi phí công việc.
Dự toán chi phí công việc dự án.

3. Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc.
4. Xác định tổng dự toán.


Khái toán các loại chi phí công việc.
1. Khái toán (ước tính) chi phí công việc.
a. Các loại chi phí
Chi phí trực tiếp
Là các loại chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp cho từng công việc, dự án.
Là chi phí dể dự toán, kiểm soát và quản lý hơn chi phí gián tiếp.
Ex: Tiền lương trực tiếp, vật tư, thiết bị và các loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến
các công việc của dự án..
Chi phí gián tiếp
Là các loại chi phí không được tính trực tiếp cho từng hoặc dự án, bao gồm: Phí phân
bổ cấp trên, marketing, lương hành chính, thư ký, bảo hiểm, y tế ...


Chi phí liên quan đến thời gian (loại chi phí có thể tăng, giảm): Thuê thiết bị tăng
thêm để kéo dài thời gian công việc, điện, nước, chi phí nhân công tăng giờ để
rút thời gian..
b. Các phương pháp ước tính (khái toán)
- Ước tính trừ trên xuống: Ít tốn kém, không chính xác.
- Mô hình hóa: Tương đối chính xác.
- Ước tính từ dưới lên: Tính chính xác phụ thuộc quy mô từng công việc.
- Các công cụ máy tính.


2. Dự toán chi phí công việc dự án
a. Dự toán chi phí là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc,
khoản mục, các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án.

b. Dự toán chi phí được thực hiện khi các bước công việc sau đã hoàn thành:
1. Thiết kế dự án
2. Phạm vi công việc
3. Chi tiết hóa công việc
4. Định mức chi phí tiền công, giờ máy..


3. Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc

H1. Ước tính và dự toán chi phí.
Mức độ chính xác của ước tính sẽ tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp nhất 0%.
Trong khi đó công tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự toán, sử dụng thông tin quá khứ sang hiện tại.

Khái toán

Dự toán

(số liệu quá khứ)

(Số liệu hiện tại)

Chi phí

Độ chính xác và CP’ ước tính gia

ước tính

tăng

25%

Xác định
ý tưởng

10%

Giai đoạn
phát triển

5%

Giai đoạn
thực hiện

0%

Giai đoạn
kết thúc


4. Xác định tổng dự toán
Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng tổng mức dự toán của
dự án được xác định theo các bước sau:
1. Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và các hạng mục.
2. Dự toán quy mô các loại chi phí.
3. Tổng hợp dự toán kinh phí.
Vai trò của Chủ dự án và kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để
sử dụng hiệu nguồn vốn.

Lập dự toán ngân sách theo công việc

Công việc

CP dự toán

Chi

Tiết

ngân

sách

theo

tháng

1

2

3

4

5

6

30

50

(Tr đồng)

A

80

B

120

55

65

C

200

80

100

D

150

E

40

Tổng

590

20
110

40
40

30

50

135

165

130

80


4. QUAN HỆ ĐÁNH ĐỔI GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ

1. Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công

việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu; do đó, giảm tổng chi phí và rút
ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án.
Một số khái niệm:
Thời gian và chi phí bình thường: Các công việc dự án ở mức bình thường, theo kế
hoạch.
Thời gian và chi phí đẩy nhanh: Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất
và chi phí lớn nhất.


Các bước thực hiện kế hoạch
chi phí cực tiểu
1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM và tìm đường găng cho phương án bình thường.
2. Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường).
3. Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh.
4. Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với
phương án thường.
5. Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp.


Ví dụ



Một dự án K có thời gian và chi phí thực hiện các công việc theo phương án bình
thường như bảng bên. Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần.

•




Yêu cầu:
Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện dự án.
Vẽ đường găng nối các sự kiện.
Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu (cực tiểu).


Công

Công việc trước

Phương án bình thường

Phương án đẩy nhanh

Việc
Thời gian

Chi phí TT

Thời gian

Chi phí TT

(Tuần)

(1 tr đồng)

(Tuần)

(1 tr đồng)

A

-

10

50

7

71

B

-

6

17

2

41

C

A

8

90

5

105

D

B

9

80

8

100

E

C

8

50

5

77

F

C, E

6

40

4

56

G

C, E

8

120

6

140

H

D, G

3

40

2

55

I

D, G

7

60

4

93

k

F,I

6

50

5

68

Tổng

597

806


•
•
•

H1 Sơ đồ PERT của DA (Chương trình bình thường)
H1. Đường găng sự kiện: 1-2-4-5-6-7 chiều dài 39 tuần, Tổng chi phí 597 triệu.
Anh chị hãy tìm kế hoạch chi phí cực tiểu?


H1 Sơ đồ PERT/CPM của dự án K
F (6)

2

4

)

C (8

6

A (10)

K (6)
E (8)

G (8)

I (7)

1

7
B (6)
H (3)

5

3

D (9)


3. QUẢN LÝ CHI PHÍ

1.

Phân tích:
Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần biết phân tích các dòng chi phí DA để
tìm kiếm và huy động đủ nguồn lực tài chính DA.

2. Kiểm soát chi phí.
Nắm soát tiến độ giải ngân, thay đổi kế hoạch vốn, điều chỉnh…
THE END