bài giảng quản lý dự án chương 1 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

03/09/2008 1
Chương 1
Giới thiệu dự án và quản lý dự án
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
2
Nội dung
1. Đặc tính của một dự án
1. Đặc tính của một dự án
2. Giới thiệu về quản lý dự án
2. Giới thiệu về quản lý dự án
3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án
3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án
4. Thảo luận
4. Thảo luận
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
3
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (1)
Dự án là gì?
–Làmột quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ
có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện
ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân
sách.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
4
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (2)

Text
Mục tiêu
rõ ràng
Thời hạn
nhất định
Nguồn lực
hạn chế
Tính
độc đáo
Đặc điểm
của DA
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
5
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (3)
Khởi đầu
Khởi đầu
Triển khai
Triển khai
Kết thúc
Kết thúc
Khái niệm
Định nghĩa DA
Thiết kế
Thẩm định
Lựa chọn
Bắt đầu triển khai
Hoạch định
Lập tiến độ
Tổ chức c.việc

Giám sát
Kiểm soát
Đánh giá
Chuyển giao
% hoàn thành DA
100%
Chậm
Chậm
Nhanh
Thời gian
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
6
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (4)
Khởi đầu
Khởi đầu
Triển khai
Triển khai
Kết thúc
Kết thúc
Mức nỗ lực của DA
Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian
Đỉnh (Peak)
Thời gian
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
7
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (5)
Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ
Hệ thống

(System)
Chương trình 1
Chương trình 2
Chương trình n
…
Program
Dự án 1
Dự án 2
Dự án n
…
Project
Nhiệm vụ 1
Nhiệm vụ 2
Nhiệm vụ n
…
Task
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
8
ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN (6)
Dự án Phòng ban chức năng
Có chu ky hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm nay sang năm khác
Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịch Không có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày
lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm)
Dự án có thể kết thúc đột ngột khi không đạt
mục tiêu
Tồn tại liên tục
Do tính độc đáo của dự án, công việc không bị
lặp lại
Thực hiện các công việc và chức năng đã biết

Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng
buộc về thời gian và nguồn lực
Công việc được thực hiện tối đa với ngân sách
trần hàng năm (ceiling budget)
Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí
gặp khó khăn
Tương đối đơn giản
Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc
trong nhiều tổ chức, và thay đổi theo giai đoạn
dự án
Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng va nguyên
tắc trong một tổ chức
Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định
Bản chất năng động Bản chất ổn định
Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
9
Các loại dự án:
–Dự án hợp đồng (Contractual project)
–Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project)
–Dự án xây dựng (Contruction Project)
–Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)
–Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning
Project)
–Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
–Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng
(Public/Welfare/Development Project)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

10
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (1)
Quản lý dự án
–Làmột quá trình Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm soát các
công việc và nguồn lực
để hoàn thành mục tiêu đã định.
Khi nào chúng ta cần quản lý dự án?
–Nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay
nhóm
–Các bộ phận chức năng thông thường không thể quản lý được
• Quy mô của công việc
• Không quen thuộc
• Thay đổi thị trường
• Sự độc lập
• Chia sẻ tài nguyên
• Tầm quan trọng về nỗ lực
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
11
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (2)
• Các quy luật quản lý dự án
– Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho
phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu. Dự án
của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra như vậy.
– Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành
90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%.
– Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể
tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng.
– Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc. Khi
mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa. Khi mọi

việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì co nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì
đó.
– Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay
đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án
– Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót. Việc cố gắng gỡ rối
cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn.
– Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn
thành nó. Dự án
được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi
mà thôi.
– Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ
thường không đúng với kế hoạch.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
12
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (3)
Tiêu chuẩn đánh giá việc quản dự án thành công
Thành quả
Thời gian
Chi phí
Yêu cầu về
thành quả
Thời hạn
quy định
Ngân sách
cho phép
Mục tiêu
Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách:
-Cókết quả (Effectiveness)
-Hiệu quả (Efficiency)

03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
13
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (4)
Thời
gian
34%
Chi phí
33%
Chất
lượng
33%
Dự án 1
Thời
gian
25%
Chi phí
45%
Chất
lượng
30%
Dự án 2
Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
14
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (5)
Những trở lực trong quản lý dự án
(Obstacles in Project Management):
– Độ phức tạp của dự án

– Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
–Cấu trúc lại tổ chức
–Rủi ro trong dự án
–Thay đổi công nghệ
–Kế hoạch và giá cả cố định
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
15
GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (6)
CÁ
C

CHỨ
C

NĂ
N
G

QL
DA
HOẠCH
ĐỊNH
TỔ
CHỨC
LÃNH
ĐẠO
KIỂM
SOÁT
= Giám sát + so sánh

+ sửa sai
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
16
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (1)
Tổ chức mẹ
(Parent Organization)
Người hưởng thụ từ DA
(Client/Beneficiary)
Tổ dự án
(Project Team)
Vị trí của nhà QLDA
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
17
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (2)
Đóng góp cùa các đối tượng liên quan đến DA
Nhà
QLDA
Thực hiện các chức năng QLDA, nhấn mạnh đến:
- Quản lý mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA
- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của DA
- Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
- Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của DA
Tổ DA
Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ
Nhà đảm
bảo
Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án
Khách

hàng
Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ
Nhà QL
chức
năng
Hỗ trợ việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn
thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án, cụ thể:
-Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ? (How)
-Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu? (Where)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
18
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (3)
Trách nhiệm của nhà QLDA là cân đối:
Mối quan hệ
Chi phí
Chất lượng
Thời gian
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
19
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (4)
Kỹ năng
lãnh đạo
TEXT
Kỹ năng quan hệ
con người &QL
nguồn lực
Kỹ năng của
Nhà QLDA

Kỹ năng
kỹ thuật
Kỹ năng QL
thời gian,
lập tiến độ
Kỹ năng
lập ngân
sách
Kỹ năng
tiếp thị, ký
hợp đồng
với KH
Kỹ năng
thương
lượng
Kỹ năng
truyền đạt
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
20
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (5)
• Chọn lựa nhà QLDA
– Nhà quản lý dự án cần phải:
• Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu
•Cósự cam kết với mục tiêu của dự án
•Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định
và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau
– Những hướng dẫn chung
•Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist)
• Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích

(Synthesizer > Analyst)
•Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác)
> Giám sát (Facilatator > Supervisor)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
21
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (6)
Yêu cầu
Quy mô DA
Kỹ năng quan hệ
con người
Kỹ năng chuyên
môn/ kỹ thuật
Chọn lựa nhà QLDA theo quy mô
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
22
THẢO LUẬN
•Hãy mô tả 1 vài dự án mà anh/chị biết được xem như là
một dự án được quản lý thành công và không thành
công?
• Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-nhanh-chậm)
ở slide 5 giúp nhà QLDA như thế nào trong việc ra quyết
định?
•Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA không? Tại sao có?
Tại sao không?
•Tại sao có sự đánh đổi giữa 3 mục tiêu của DA trong
QLDA?