Bài giảng quản lý dự án chương 4 ths trần linh đăng

KIỂM SOÁT &
QUẢN TRỊ RỦI RO

1


NỘI DUNG
1. Tổng quan về kiểm soát dự án
2. Quy trình kiểm soát dự án
3. Nội dung kiểm soát dự án
4. Rủi ro & quản trị rủi ro dự án
5. Hợp đồng & quản trị hợp đồng dự án

2


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
a. Khái niệm
 Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh
việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu,
kế hoạch của dự án được hoàn thành có
hiệu quả.
 Việc kiểm soát không chỉ phát hiện những
sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơ
hội để đẩy nhanh dự án.
3


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
b. Hệ thống kiểm soát dự án

4


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án
 Bao gồm 3 giai đoạn:
– Theo dõi: Thu thập và ghi chép các dữ
liệu thực tế để so sánh quá trình thực
hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch.
– Phân tích: đánh giá tình trạng của các
công việc và so sánh các kết quả đạt
được với kế hoạch, xác định các
nguyên nhân và hướng tác động.
5


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án
– Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện
các hoạt động, công việc phù hợp với
kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai
lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các
sai lệch tích cực.

6


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
c. Quá trình kiểm soát dự án

7


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án

8


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát những thay đổi trong dự án.
 Kiểm soát các báo cáo tiến trình gồm các
báo cáo về công việc đã thực hiện, dự báo
kết quả hiện có.

9


1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát thay đổi nội dung, giám sát
những thay đổi về qui mô, phạm vi dự án
và nội dung các công việc dự án.
 Kiểm soát tiến độ
 Kiểm soát rủi ro

10

1. Tổng quan về kiểm soát dự án
d. Nội dung kiểm soát dự án
 Kiểm soát chi phí, theo dõi những thay đổi
ngân sách dự án.
 Kiểm soát chất lượng bằng cách theo dõi
các kết quả cụ thể của dự án để xác định
xem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra
hay không qua đó có các biện pháp khắc
phục hoặc ngăn ngừa, giảm thiểu vấn đề
không đạt chất lượng.
11


2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
 Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập
thông tin, thống kê, phân tích và lập báo
cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực
tế so sánh với kế hoạch.
 Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám
sát dự án.

12


2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
i. Phương pháp theo dõi đơn giản 0 – 100
vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thành
các công việc. Phương pháp này chỉ có

2 mức là 0% và 100%.
ii. Phương pháp theo dõi chi tiết: đánh giá
chính xác hơn bằng các mức độ tỷ lệ %
như 50% hoặc 70%.
13


2. Quy trình kiểm soát dự án
a. Theo dõi các công việc dự án
iii. Phương pháp mốc thời gian được sử
dụng trong công việc có thời gian thực
hiện dài. Công việc được chia thành các
khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc
thời gian hoàn thành công việc nhất
định như 20%, 40%, 70%....

14


2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả
 Là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực
hiện các công việc dự án theo lịch trình đã
định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng,
chi phí.

15


2. Quy trình kiểm soát dự án

16

b. Đo lường và phân tích kết quả
 Cần phân biệt 2 loại công việc:
– Các công việc có thể đo lường được là
các công việc có thể xác định mức độ
hoàn thành ở các mức khác nhau tương
ứng với kết quả vật chất cụ thể, phù hợp
với biểu đồ thực hiện công việc.
– Các công việc không thể đo lường là các
công việc không thể phân chia thành các
mức hoàn thành hoặc mốc thời gian.


2. Quy trình kiểm soát dự án
b. Đo lường và phân tích kết quả
 Lập báo cáo tiến độ: là việc thu thập và
trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế
về tình hình thực hiện dự án.
 Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên
bởi những nhà quản trị cấp dưới để báo
cáo nhà quản trị cấp cao hơn.

17


2. Quy trình kiểm soát dự án

18

b. Đo lường và phân tích kết quả
 Phân tích kết quả: Là so sánh kết quả đạt
được so với kế hoạch nhằm phát hiện các
sai lệch, phân tích xu hướng các sai lệch
để có phản ứng kịp thời nhằm ngăn ngừa
và giảm thiểu tác hại của chúng.
 Nội dung: phân tích về tiến độ thời gian, chi
phí, chất lượng và các thay đổi trong thiết
kế… làm căn cứ đưa ra các điều chỉnh
trong quá trình giám sát dự án.


2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Sau khi xác định các sai biệt, nhà quản trị
dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều
chỉnh tương ứng, kịp thời.

19


2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
Các phương án hành động nhằm điều
chỉnh dự án khi có sai biệt:
 Tìm cơ hội giải quyết bằng cách xem xét
khả năng liên quan đến việc nâng cao hiệu
quả công việc nhờ công nghệ mới hoặc các
quyết định mang tính tổ chức.

20


2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Xem xét lại chi phí: đây là phương pháp
được thực hiện khi cần phải tăng khối
lượng công việc và điều phối thêm nguồn
lực để đảm bảo tiến độ về thời gian.
 Xem xét lại thời hạn: là phương pháp đồng
nghĩa với việc thời hạn hoàn thành công
việc bị đẩy lùi trong trường hợp có những
hạn chế về chi phí.
21


2. Quy trình kiểm soát dự án
c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc
dự án: được thực hiện khi quy mô dự án có
thể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ một
phần trong các kết quả đã hoạch định sẽ
được hoàn thành. Vấn đề này không liên
quan tới chất lượng của dự án.

22


2. Quy trình kiểm soát dự án

c. Điều chỉnh trong quá trình thực hiện
 Dừng dự án: là quyết định khó khăn nhưng
cũng phải đưa ra trong những hoàn cảnh
chi phí vượt quá giới hạn hoặc không đạt
được các tiêu chí về kỹ thuật và mục tiêu
ban đầu.

23


3. Nội dung kiểm soát dự án
a. Kiểm soát tiến độ thời gian
 Để kiểm soát tiến độ thời gian, cần cập
nhật các thông tin thực tế để lập những
biểu đồ thể hiện tiến độ dự án qua đó có
thể đánh giá được tình hình thực hiện công
việc gồm thời điểm khởi công, thời điểm
hoàn thành, thời gian thực hiện, thời gian
còn lại…
24


3. Nội dung kiểm soát dự án
a. Kiểm soát tiến độ thời gian
 Đó là cơ sở để điều chỉnh, xáo trộn kế
hoạch để dẫn đến sự thay đổi trong ngày
tháng của công việc theo kế hoạch lúc bắt
đầu với mục tiêu sao cho đạt kết quả tốt
nhất trong điều kiện thực tế (kế hoạch lúc
đầu đặt ra trong điều kiện giả định).

 Người ta xây dựng biểu đồ để theo dõi kế
hoạch và tiến độ thực hiện của công việc.
25