Bài giảng quản lý dự án chương 6 GS TS bùi xuân phong

GIÁM SÁT
VÀ

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN


I. GIÁM SÁT DỰ ÁN
1. Khái niệm :
Giám sát dự án là
quá trình kiểm tra
theo dõi dự án về :
 tiến độ thời gian
 chi phí
tiến trình thực hiện
Nhằm mục đích :
 đánh giá
đề xuất


2. Tác dụng
Với các nhà quản lý dự án :
 Quản lý tiến độ thời gian
 Chi phí
 Tình huống bất thường


Tiêu chuẩn lựa chọn hệ thống kiểm soát
 Mức độ rủi ro của dự án
 Chi phí của hệ thống và lợi nhuận mà nó
đem lại

Những yếu tố cần được theo dõi kiếm soát:
 Tiến độ thực hiện công việc (lịch trình)
 Khối lượng và chất lượng công việc thực hiện.
 Công tác phân bố nguồn lực và kiểm soát chi
phí.


PHƯƠNG PHÁP GIÁM SÁT DỰ ÁN

1.PP SỬ DỤNG CÁC MỐC GIỚI HẠN
2. PP KIỂM TRA GIỚI HẠN

Giá trị đo được
trong thực tế

Mức độ chuẩn xác
lập ban đầu


CÁC ĐƯỜNG CONG CHỮ S
Toàn bộ ngân
sách

Chi phí kế hoạch

Chi tiêu thực
tế

KIỂM SOÁT THỰC HIỆN- SƠ ĐỒ
GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC
1.

2.
3.
4.

Chênh lệch thời gian = Thời gian thực hiện theo tiến độ (KH) Thời gian thực tế.
Chênh lệch chi tiêu = Chi phí thực tế - Giá trị hoàn thành.
Chênh lệch kế hoạch = Giá trị hoàn thành – Chi phí kế hoạch.
Tổng chênh lệch = Chênh lệch chi tiêu + Chênh lệch kế hoạch =
Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch.

Lưu ý
-

-

Chênh lệch thời gian mang giá trị âm cho tháy sự chậm trễ của
dự án.
Chênh lệch kế hoạch cũng là một giá trị âm.
Chỉ tiêu tổng chênh lệch không xem xét đến giá trị thu được.


CÁC BÁO CÁO TIẾN ĐỘ

CÁC CUỘC HỌP BÀN VỀ DỰ ÁN
THAM QUAN THỰC TẾ




Tham quan thực tế chính thức
Không chính thức: quan sát, thảo luận không
chính thức với các nhóm và tham gia các cuộc
họp cộng đồng


HỆ THỐNG GIÁM SÁT
-Hệ thống giám sát tài chính. Hệ thống
này theo dõi tất cả các vấn đề tài chính
trong dự án như: hợp đồng vay mượn,
thanh toán vốn đầu tư. các khoản chi
phí và thu nhập của dự án.
-Hệ thống giám sát quá trình. Hệ thống
giám sát này liên quan đến việc thực
hiện dự án và các tổ chức liên quan để
quản lý dự án hiệu quả.
- Hệ thống giám sát hoạt động. Hệ
thống giám sát này liên quan đế việc
ghi chép các hoạt động thường ngày
trong dự án và đảm bảo rằng chúng
được thực hiện


LOẠI HÌNH GIÁM SÁT
1. Giám sát kế hoạch
là việc kiểm tra dựa trên cơ sở so sánh giữa
thực tế với kế hoạch được trình bày theo sơ đồ
GANTT hoặc CPM. Các số liệu thực tế luôn được

cập nhật để so sánh với kế hoạch cơ sở (hoặc kế
hoạch điều chỉnh mới nhất) nhằm phát hiện
những chênh lệch. Trên cơ sở đó điều chỉnh các
hoạt động


2. Giám sát chi phí
Cách đơn giản nhất để kiểm soát chi phí là
so sánh chi phí kế hoạch. Tuy vậy, các tổ
chức dự án đều xây dựng một hệ thống
theo dõi và kiểm soát chi phí. Trên cơ sở
thông tin kiểm soát chi phí, các khả năng
chi phí vượt trội có thể được phát hiện,
phân tích và có biện pháp xử lý kịp thời.


3. Giám sát hoạt động
Hệ thống giám sát hoạt động bao gồm hệ thống
kiểm tra chất lượng. Báo cáo của các hệ thống
này cung cấp thông tin về mức độ hoàn thành
các công việc. Tuy nhiên, trong quá trình thực
hiện dự án có nhiều thay đổi liên quan đến công
nghệ, môi trường hoạt động. Những thay đổi
này làm cho bên kiểm soát hoạt động gwpj khó
khăn hơn.


A

PHÂN

T
Í
CH
GI
Á
TR
Ị
THU
ĐƯ
Ợ
C
Số công việ
việc cầ
cần đượ
được thự
thực hiệ
hiện theo lị
lịch trì
trình

B Số công việ
việc theo lị
lịch đã thự
thực hiệ
hiện
C Chi phí
phí kế hoạ
hoạch (dự
(dự toá
toán) để

để thự
thực hiệ
hiện công việ
việc dự
dự án đế
đến mộ
một ngà
ngày nhấ
nhất đị
định
(BCWS).Ch
BCWS).Chỉỉ tiêu nà
này bao gồ
gồm toà
toàn bộ
bộ chi phí
phí dự tính cho công việ
việc đượ
được đề
đề ra trong
kế hoạ
hoạch ngân sá
sách.
D Chi phí
phí thự
thực tế
tế thự
thực hiệ
hiện công việ
việc (ACWP) là

là tổng số
số chi phí
phí thự
thực tế
tế phá
phát sinh trong mộ
một
thờ
thời kì
kì để
để thự
thực hiệ
hiện công việ
việc đã hoà
hoàn thà
thành cộ
cộng (+) chi phí
phí dở dang và
và chi phí
phí bộ
phậ
phận giá
gián tiế
tiếp.
E Tổng chi phí
phí kế hoạ
hoạch cho khố
khối lượ
lượng thự
thực tế

tế hoà
hoàn thà
thành (BCWP) là
là tổng chi phí
phí kế hoạ
hoạch
cho nhữ
những phầ
phần việ
việc đã thự
thực hiệ
hiện
F Tổng chi phí
phí của dự
dự án theo cá
cách dự
dự tính mớ
mới (EAC) là
là tổng chi phí
phí thự
thực tế
tế đế
đến thờ
thời điể
điểm
hiệ
hiện tạ
tại cộ
cộng (+) chi phí
phí dự tính cho thờ

thời kì
kì còn lạ
lại

G Tổng cgi phí
phí kế hoạ
hoạch củ
của dự
dự án (BAC) là
là toà
toàn bộ
bộ ngân sá
sách dự
dự tính theo kế
kế hoạ
hoạch cho tấ
tất
cả các công việ
việc


Trên cơ sở các chỉ tiêu trên, tính được các chỉ tiêu phân tích sau:
1.Chênh lệch lịch trình = (a)-(b)
2.Chênh lệch kế hoạch (SV) = BCWP – BCWS
3.Chênh lệch thực tế (CV) = BCWP – ACWP
4.Chênh lệch hoàn thành = (g) – (f)


Công việ
việc

Tổng chi Chi phí
phí Chi phí
phí Chênh
kế
KH
thự
lệch
thực
hoạ
cho
tế
kế
hoạch
khố
thự
hoạ
khối
thực
hoạch
lượ
hiệ
lượng
hiện
thự
CV
thực
tế
hoà
hoàn

thà
thành

Chênh
lệch
thự
thực
tế

Chỉ
số
Chỉ số kế Chỉ
Chỉ
hoạ
thự
hoạch
thực
tế

BCWS

BCWP

ACWP

SV

CV

SI

(1)

(2)

(3)

(4)=(2)(4)=(2)-(1) (5)=(2)(5)=(2)-(3) (6)=(2)/(1) (7)=(2)/(3)

Thiế
Thiết kế
kế

4

5

5

1

0

1.25

1

Sản xuấ
xuất

6

7

7

1

0

1.666

1

Kiể
Kiểm
định

7.5

5

7

-2.5

-2

0.666

0.714

Lắp rá
ráp

6

Bán hà
hàng

8

Chung

31.5

17

19

-0.5

-2

0.971

0.894

CI

6. BÁO CÁO GIÁM SÁT DỰ ÁN

Tầm quan trọng
của báo cáo dự án

Là công cụ
quan trọng để
giám sát và
phục vụ cho
yêu cầu quản
lý

Để các nhà
quản lý, nhà
tài trợ, các bộ
ngành trao đổi
thông tin về dự
án
www.themegallery.com


NỘI DUNG CỦA BÁO CÁO DỰ ÁN:
1. Phần giới thiệu:
 Mô tả ngắn gọn dự án
 Sự cần thiết của dự án
 Mục tiêu dự án
 Nguồn lực

www.themegallery.com

2. Trình bày thực trạng của dự án:





Chi phí
Tiến độ thời gian
Kết hợp thời gian, chi phí và nguồn lực
Chất lượng


3. Kết luận, kiến nghị chuyên môn:
Trình bày những kết luận, kiến nghị
liên quan tới kế hoạch tiến độ và ngân
sách thuần tuý trên quan điểm chuyên
môn


4. Kiến nghị giải pháp quản lý:
Trình bày những khoản mục mà các nhà
giám sát nhận thấy cần phải được quản lý
chặt chẽ bởi các nhà quản lý cấp trên

www.themegallery.com


5. Phân tích rủi ro:

Phân tích những rủi ro chính, rủi ro tiềm
tàng và tác động của nó tới dự án


6.Trình bày những điểm hạn chế và giả định
của báo cáo:
cần nêu rõ những hạn chế và giả định để
các nhà quản lý cấp trên căn cứ vào đó để
ra quyết định chính xác


THỜI HẠN BÁO CÁO ĐỊNH KỲ:
1) Chủ đầu tư:
Gửi báo cáo quý về giám sát, đánh giá dự án đầu
tư đến các cơ quan đầu mối thực hiện giám sát,
đánh giá đầu tư của Bộ, ngành và địa phương và
Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp (đối với dự án
nhóm A) trong thời gian 5 ngày đầu của quý sau.

www.themegallery.com


2) Các Bộ, ngành và địa phương:
Báo cáo Thủ tướng Chính phủ về giám
sát, đánh giá tổng thể đầu tư trong thời
gian 10 ngày đầu tháng 7 (đối với báo cáo
6 tháng) và 15 ngày đầu tháng 1 năm sau
(đối với báo cáo năm).