Tình hình kế toán và tổ chức bộ máy kế toán

Website: Email : Tel : 0918.775.368
I. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở
công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu t và
phát triển nhà Hà Nội số 41.
Sơ lợc về công ty
Tên gọi: Công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
Trụ sở: Tầng 1 nhà N2A khu đô thị mới Trung Hòa - Nhân Chính - Thanh
Xuân - Hà Nội.
Công ty đợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:
0102002365 ngày 30/1/2000 của sở kế hoạch và đầu t.
Tổng mức vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ ( Ba mơi năm tỷ Việt Nam
đồng chẵn ).
2. Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.1.Chức năng.
Công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41 là 1 doanh nghiệp tu
nhân hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng dân dụng và sản
xuất vật liệu phục vụ cho xây lắp.
2. 2. Nhiệm vụ.
Nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng các công trình dân dụng và phần
bao che các công trình công nghiệp thuộc nhóm B, kinh doanh bất động sản...
3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty cổ
phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
3.1.Đặc điẻm tổ chức quản lý.
Công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41 tổ chức bộ máy theo
kiểu tham mu trực tuyến chức năng, nghĩa là các phòng ban tham mu trực tuyến
cho Giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mình, giúp Giám đốc đa ra các
quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tế và đem lại lợi nhuận cao nhất.
a. Ban giám đốc: Gồm 3 ngời
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm cao nhất, giám sát
và quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh, là ngời đại diện cho công ty ký

kết hợp đồng kinh tế và là chủ tài khoản đăng ký tại ngân hàng.
- Phó Giám đốc thờng trực: Phụ trách về tổ chức và nhân sự, tham mu cho
Giám đốc và thay quyền khi Giám đốc đi vắng.
- Phó Giám đốc: Phụ trách mảng xây lắp và kinh doanh vật t, tài sản, tham
mu cho Giám đốc về mặt kỹ thuật công nghệ, tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản
phẩm và hợp đồng xây lắp có hiệu quả cao.
b. Các phòng ban chức năng.
- Phòng tài chính - kế toán: Tham mu cho Giám đốc về mảng tài chính,
tài chính kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện
thanh toán quyết toán với Nhà Nớc, cấp trên quản lý và các đối tác có liên
quan.
- Phòng tổ chức hành chính: Giúp Giám đốc công ty thực hiện đúng các
chính sách chế độ của Nhà Nớc đối với ngời lao động trong công ty, phối hợp
với tổ chức công đoàn bảo vệ quyền lợi cho ngời lao động. Chịu sự quản lý của
phòng tổ chức hành chính còn ba bộ phận nhỏ là văn th, lái xe và bảo vệ.
- Phòng kế hoạch, kinh tế kỹ thuật: chịu trách nhiệm quản lý về các vấn
đề kỹ thuật trong sản xuất và thi công, xây dựng định mức sản xuất, lập kế
hoạch sửa chữa tài sản cố định, lập dự toán thi công các công trình xâp lắp, hồ sơ
đấu thầu và hoàn công.
- Phòng cung ứng vật t vận tải: Có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng tiêu
thụ sản phẩm, xây dựng kế hoạch cung tiêu các sản phẩm và vật t kinh doanh,
thực hiện các chiến lợc Marketinh, tìm kiếm thị trờng xây lắp và tiêu thụ sản
phẩm.
c. Các đội sản xuất trực thuộc.
Đối với mỗi khu vực hoạt động của công ty luôn bố trí song song hai loại
hình hoạt động, đó là sản xuất và kinh doanh. Đi kèm với nó hình thành nên các
đội sản xuất trực thuộc, bao gồm:
- Các đội xây lắp bao gồm từ đội I đến đội IV
- Nhà máy sản xuất đá
- Đội sản xuất phụ

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.2.Đặc điểm tổ chức kinh doanh.
Với nghành nghề kinh doanh chính là xây lắp nên đặc điểm nổi bật trong
công tác tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty là hình thúc tổ chức phân tán.
Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh ở công ty cổ phần đầu t và phát
triển nhà Hà Nội số 41 theo đúng quy trình chung trong ngành xây dựng.
a.Đối với mảng xây lắp.
Công tác lập hồ sơ, tổ chức thi công đợc thực hiện qua các bớc sau:
Ban GĐ công ty
P.KH KT
kỹ thuật
P.C/ứng
vật tư - vận tải
P.Tổ chức
hành chính
Khối
KD
Khối
SX vật
liệu
Khối
SX đá
Đội
SX đá
ốp lát
Khối
SX
gạch
Khối
xây

lắp
Các đội xây
lắp từ I - IV
Phòng kế toán
2
- Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật: Dự án, bản vẽ thiết kế do bên chủ đầu t (bên A)
cung cấp.
Dự án thi công do bên trúng thầu ( bên B) tính toán lập ra và dợc bên A
chấp nhận.
Sau khi lập dự toán thi công đợc bên A chấp nhận, bên B sẽ khảo sát mặt
bằng thi công phục vụ cho công tác thiết kế mặt bằng, tổ chức thi công phù hợp
với mặt bằng thực tế công trình.
- Lập biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động là công việc tiếp
theo. Biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động đợc lập sao cho công
trình đợc thi công nhanh, đúng tiến độ, đảm bảo kỹ thuật chất lợng và an toàn
lao động. Mỗi công trình sẽ có biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động
cụ thể riêng phù hợp.
Việc thiết kế mặt bằng, lập biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao
động chủ yếu thuyết minh bằng bản vẽ, còn những phần không thể hiện đợc trên
bản vẽ thì đợc thuyết minh bắng lời.
- Công tác tổ chức thi công đợc thực hiện sau khi bên A chấp nhận hồ sơ
thiết kế mặt bằng tổ chức thi công, biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao
động.Quá trình thi công đợc tổ chức theo các biện pháp đã lập.
- Sau khi công trình hay hạng mục công trình hoàn thành, hai bên A và B
tiến hành tổ chức nghiệm thu, bàn giao đa vào sử dụng.
- Hai bên tiến hành thanh quyết toán công trình hoàn thành sau khi
đã nghiệm thu bàn giao công trình.Khi quyết toán công trình đã đợc cấp có thẩm
quyền duyệt, bên A sẽ thanh toán nốt số còn lại cho bên B.
b.Đối với mảng sản xuất vật liệu xây dựng.
Công ty đã đầu t dây truyền nghiền sang đá xây dựng của Nhật Bản với

công suất 235.000 m3/năm đợc sử dụng nguyên vật liệu chính khai thác tại núi
đá vôi cách khu nghiền sang khoảng 700m tại huyện Lơng Sơn Hòa Bình.
Chuẩn bị h ồ sơ
Lập mặt bằng tổ chức thi công
Lập biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động
Tổ chức thi công
Nghiệm thu
Thanh quyết toán
3
Dây truyền nghiền sang đá lành đợc đầu t với quy mô lớn. Nguồn vốn hình
thành tài sản chủ yếu là vốn vay. Hiện nay sản phẩm của công ty chủ yếu cung
cấp dài hạn cho các nhà máy bê tông và các công trình xây lắp trong toàn tổng
công ty.
c.Đối với mảng kinh doanh vật t xây dựng và kinh doanh bất động sản.
Đây là một lĩnh vực kinh doanh mang tính chìu tợng, đòi hỏi ngời kinh
doanh phải có đầu óc tính toán và ngoại giao tốt, nắm bắt nhanh yêu cầu của
thị trờng thì công việc kinh doanh mới đạt hiệu quả.Nhận thức đợc vấn đề đó
nên công ty đã bố trí sắp xếp một tổ chuyên thực hiện các hợp đồng kinh
doanh vật t, nhà cửa bao gồm: Các cán bộ nhanh nhẹn, tháo vát có khả năng
thích ứng với thị trờng và có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh. Tuy là ba mảng
trong một nhng hiện nay chỉ còn lại hai mảng hoạt động thống nhất và hỗ trợ
lẫn nhau, bổ xung cho nhau và đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất trong toàn công
ty.
1.Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây:
TT Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004
1 Doanh thu thuần 18.765 20.202 18.013 21.683 25.021
2 Giá vốn hàng bán 17.483 18.545 16.606 20.023 23.132
3 Lợi tức gộp 1.273 1.657 1.407 1.660 1889
4 Cp BH và QLDN 708 970 810 996 1120
5 Lợi tức thuần từ HĐKD 565 687 597 664 769

6 Lợi tức HĐ tài chính 39 13 16 15 18
7 Lợi tức HĐ bất thờng 21 2 7 17 17
8 Tổng lợ tức trớc thuế 625 702 620 696 804
9 Thuế lợi tức phải nộp 200 224 198 222 225
10 Lợi tức sau thuế 425 478 422 474 579
11 Vốn kinh doanh 3.656 4.397 4.397 4.397 4.397
II. Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong
công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
1.Hình thức kế toán.
Hiện nay công ty áp dụng hệ thống kế toán tập trung theo hình thức sổ kế
toán chứng từ ghi sổ, hạch toán chi phí sản xuất theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Theo hình thức kế toán này, hệ thống sổ sách tại công ty bao gồm:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái tài khoản.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Các bảng phân bổ.
- Các phiếu thu - chi, nhập - xuất - tồn vật t, thành phẩm
4
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty cổ phần
đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống kế toán tập trung. Toàn bộ hoạt động kế toán,
hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đều đợc giải quyết tại phòng kế toán của công
ty. Tại các bộ phận của công ty nh chi nhánh, đội xây lắp, nhà máy không tổ
chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kinh tế có nhiệm vụ theo

dõi sổ sách thu chi, thu thập chứng từ, hóa đơn và làm báo cáo thu chi gửi lên
phòng kế toán công ty.
Phòng kế toán bao gồm 5 ngời ( trong đó 3 ngời có trình độ ĐH, 1 ngời
có trình độ CĐ và 1 ngời có trình độ trung cấp)
Tại công ty, mọi thành viên trong bộ máy kế toán sẽ phụ trách một phần
hành kế toán nhất định. Mỗi ngời đều có chức năng, nhiệm vụ riêng của mình.
Việc phân công trong phòng kế toán đợc tiến hành theo kế hoạch năm. Cụ thể
nh sau:
Chứng từ kế toánSổ quỹ Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp CT
kế toán cùng loại
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
5
- Kế toán trởng: phụ trách chung phòng kế toán, hớng dẫn chỉ đạo và
kiểm tra công việc của kế toán viên trong phòng.
- Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm về hóa đơn chứng từ, về tính pháp lý
của chứng từ, hóa đơn, có trách nhiệm lên chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, vào sổ cái chi tiết có liên quan.
- Kế toán vật t, tài sản cố định và đầu t: hoạch toán chi tiết và tổng hợp
nhập - xuất - tồn NVL, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích và
phân bổ khấu hao cho các đối tợng sử dụng. Theo dõi các khoản đầu t dài hạn và

tính giá tài sản xuất vật liệu.
- Kế toán thanh toán, ngân hàng: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền
mặt thanh toán với toàn bộ công nhân viên về lơng và BHXH, thanh toán với cơ
quan thuế, giao dịch với Ngân hàng, thanh toán với ngời mua, đồng thời tính giá
thành của sản phẩm xây lắp.
- Thủ quỹ: Thu và chi tiền mặt khi có các nghiệp vụ pháp sinh liên quan
tới tiền mặt. Thủ quỹ ghi và theo dõi tiền mặt, đồng thời đối chiếu tiền mặt tồn
quỹ với kế toán thanh toán vào các ngày cuối tuần.
Ngoài ra trong bộ máy kế toán còn bao gồm: Nhân viên kinh tế tại các
đội có nhiêm vụ theo dõi chấm công hàng ngày, cuối tháng tổng hợp và lên bảng
thanh toán lơng của đội sản xuất. Tổng hợp số liệu nhập - xuất - tồn NVL tại đội
sản xuất và báo cáo thu chi tiền mặt tại tổ, đội. Hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp
về phòng kế toán của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối ứng
Quan hệ đối chiếu
Kế toán trưởng
Kế toán thanh
toán Ngân
hàng
Kế toán vật
tư TSCĐ và
đàu tư
Thủ quỹ
Kế toán
tổng hợp
Nhân viên kinh tế đội sản
xuất

6
3.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ
- Phơng pháp tính thuế GTGT: Theo phơng pháp khấu trừ.
- Ký tính giá thành và báo cáo: Theo tháng
4.Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty cổ phần đầu t và
phát triển nhà Hà Nội số 41.
Công ty có trang bị máy tính nhằm giảm bớt khối lợng công việc cho các
nhân viên kế toán. Từ các chứng từ sổ kế toán tiến hành nhập vào máy. Công ty
cha sử dụng phần mềm kế toán nào mà chỉ sử dụng các công thức, các lênh sẵn
có trong Excel nh Vlookup, Sotr, Auto filter, Advanced filter, Consolidate, Pivot
Table, Subtotal... để xử lý số liệu và lên các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán
tổng hợp và các báo cáo tài chính.
III. Đặc điểm kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu
tại công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41.
Phần hành kế toán là thuật ngữ dùng để chỉ ra khối lợng công tác kế toán
bắt buộc cho một đối tợng hạch toán kế toán.
Mỗi phần hạch toán kế toán là sự cụ thể hóa nội dung hạch toán gắn với
đặc trng của đối tợng hạch toán, khối lợng các phần hành sẽ khác nhau ở mỗi
đơn vị hạch toán có cùng tính chất hoạt động cũng nh không giống nhau về tính
chất hoạt động ( Đơn vị kinh doanh, đơn vị hoạt động quản lý nhà nớc, quản lý
ngân sách... ).
Trong một doanh nghiệp, khối lợng các phần hành kế toán thờng bao
gồm:
+Kế toán tài sản cố định.
+Kế toán tiền lơng.
+Kế toán chi phí và tính giá thành
+ Kế toán xác định kết quả kinh doanh

+ Kế toán tiêu thụ.
+ Kế toán tiền.
+ Kế toán nguyên vật liệu
+ Kế toán thanh toán
..v..v..v.
Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có các phần hành kế toán chủ yếu khác
nhau, trong các phần hành có thể đã nêu trên, phần hành chủ yếu thể hiện qua
nhiều dấu hiệu mà dấu hiệu trợc hết là mật độ phát sinh nghiệp vụ dày đặc, hoạt
động hoặc đối tợng đợc phản ánh ở phần hành chủ yếu có tính chất quyết định
đến hiệu quả kinh doanh..
Nh vậy, xác định và khái niệm rõ phần hành kế toán trong khối công tác
kế toán của một doanh nghiệp của một đơn vị hạch toán là căn cứ để hình thành
bộ máy nhân sự của kế toán.
7
Đối với công ty cổ phần đầu t và phát triển nhà Hà Nội số 41 đã tổ chức
theo một số phần hành chủ yếu sau:
1. Kế toán tài sản cố định.
1.1. Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán TSCĐ.
a. Khái niệm:
TSCĐ là những t liệu lao động chủ yếu, chúng thờng tham gia vào trực
tiếp hay gián tiếp nhiều chu kỳ của quá trình sản xuất kinh doanh. TCSĐ không
bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu trong một thời gian sử dụng cho đến lúc bị
hỏng hoàn toàn trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn sẽ chuyển dịch dần
vào giá trị sản phẩm mới tạo ra và bù đắp bằng tiền khi sản phẩm đợc tiêu thụ.
- TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể,do doanh
nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuât kinh doanh phù hợp với tiêu
chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình.
- TSCĐ vô hình là những những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể
nhng xác định đợc giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong SXKD,
cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tợng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi

nhận TSCĐ.
Theo tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: một tài sản đợc ghi nhận là TSCĐ phải
đồng thời thỏa mãn 4 tiêu chuẩn sau:
+ Chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dụng tài sản
đó;
+ Nguyên giá tài sản phải đợc xác định một cách đáng tin cậy;
+ Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định ( quy định hiện hành ở Việt Nam,
giá trị này từ 10.000.000 đồng trở lên ).
b. Đặc điểm:
Đặc điểm nổi bật và quan trọng nhất của TSCĐ là tồn tại trong nhiều chu
kỳ kinh doanh của doanh nghiệp và giá trị của chúng bị giảm dần trong qúa trình
tồn tại và sử dụng.
Đối với TSCĐ hữu hình còn có thêm các đặc điểm sau:
- Hình thái vật chất của TSCĐ hữu hình không thay đổi trong quá trình sử
dụng cho đến khi h hỏng.
- Trong quá trình sử dụng tại doanh nghiệp, TSCĐ hữu hình có thể bị h
hỏng một số bộ phận.
Các đặc điểm này có ảnh hởng đến hạch toán TSCĐ nh ngời ta phải theo
dõi TSCĐ theo nguyên giá và ghi nhận giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình
sử dụng. Đối với TSCĐ hữu hình ngời ta phải theo dõi, hạch toán chi phí sửa chữa
TSCĐ và lập kế hoạch trích trớc chi phi sửa chữa.
c. Nhiệm vụ.
TSCĐ thờng có giá trị lớn, là cơ sở vật chất quan trọng của doanh nghiệp
vì vậy cần dợc quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả. Để có đợc những thông tin
hữu ích nhằm phục vụ tót cho công tác quản lý và sử dụng TSCĐ, kế toán TSCĐ
phải thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lợng, hiện
trạng và giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong
8

doanh nghiệp và từng nơi sử dụng, kiểm tra việc bảo quản, bảo dỡng, sử dụng
TSCĐ hợp lý, hiệu quả.
- Tính đúng và phân bổ hợp lý khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh
doanh của các bộ phận sử dụng TSCĐ, quản lý và sử dụng nguồn vốn đầu t hình
thành từ việc trích khấu hao TSCĐ một cách hiệu quả.
- Lập kế hoạch và dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phản ánh chính xác
chi phí thực tế của sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo
đúng đối tợng sử dụng TSCĐ. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và chi phí sửa
chữa TSCĐ.
- Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ
chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các loại sổ cần thiết và hạch toán TSCĐ theo
chế độ quy định. Kiểm tra và giám sát tình hình tăng giảm TSCĐ.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nớc. Lập
báo cáo về TSCĐ, phân tích tình hình trang bị, huy động, sử dụng TSCĐ nhằm
nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.
1.2. Hạch toán tổng hợp TSCĐ
a. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ
Thẻ kế toán TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐSổ cái TK
211,213,214
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp, chi tiết
Báo cáo tài chính
Nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
9