Ebook phân tích dữ liệu kinh doanh microsoft excel 2010 phần 1 nxb từ điển bách khoa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (15.47 MB, 118 trang )
VL.COMP
Tống hợp & Biên soạn
PflÂfỉ TÍCH Dữ t l t ư gMH DOASH
Mlcrosoft
ĩ -1^1(11
- llllH v
CCó ịiè ta CD báỉ tập )
if
★
★
★
★
Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt
★
★
'k
★
'k
-k
~k
■A
Phân tich bản báo cáo
Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
Dự báo và dự đoán
Khảo sát một trường hỢp kinh doanh; Đầu tư
Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hdp kinh doanh
Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh
Hoạch định các lợi nhuận
Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
NHÀ XUẤT BẢN TỪ ĐIỂN BÁCH KHOA
nóỉ đầư
B •ạn đọc thân
mến!
Chúng tôi nhóm biên soạn, xin hân hạnh giới thiệu cùng quý bạn đọc
quyển sách “Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2Ỡ10”. Sách
được hướng dẫn qua 13 chương bài học và được đính kèm theo “CD Bài
tập", nhăm giúp bạn nắm bắt những điếm cơ bản và nâng cao của việc sử
dụng Excel trong việc phân tích dữ liệu kê toán doanh nghiệp.
Ngoài ra, với bất kỳ một ngitòi nào tham gia vào các mức độ kinh
doanh thông thường làm việc các tài liệu tài chính chẳng hạn như sổ
cái, báo cáo thu nhập, các phương pháp hoạt động như thống kê kiểm
soát và thủ tục làm co' sở cho việc quyết định đầu tư. Vì vậy, mỗi chương
nhằm phân tích và cung cấp các thông tin về mỗi công việc kinh doanh
khác nhau và thảo luận về cách tốt nhất đế áp dụng Excel trong tình
hình đó như:
★ Làm việc với bản báo cáo thu nhập
★ Cân đối kế toán; Các tài sản hiện hành
★ Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
★ Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
★ Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mật
★ Phân tích bản báo cáo
★ Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
★ Dự báo và dự đoán
★ Khảo sát một trường hỢp kinh doanh: Đầu tư
★ Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh
★ Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh
★
H o ạ c h đ ịn h c á c lợi n h u ậ n
★ Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
Chúng tôi hy vọng rằng, qua quyển sách này được kèm theo “CD Bài
tập” bạn sẽ áp dụng các ví dụ thực tế và tận dụng các công cụ trong
Microsoft Excel 2010 vào công việc của mình ngày một hoàn thiện hơn.
Chúc bạn thànỉi công!
Tác gỉả
Chương 1. Làm việc VỚI bản báo cáo thu nhập
L à m v iệ c vớ i í>ản
b á o c á o ỈỈIU n íi Ậ p
sử DỤNG BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Bản báo cáo thu nhập là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quyết
định. Nó miêu tả sự lưu thông của đồng tiền và mối quan hệ giữa thu
nhập với chi phí trong một khoảng thời gian. Nó cho biết kiếm được bao
nhiêu tiền trong một kỳ kế toán, chẳng hạn như một năm. Các thuật
ngữ lợi nhuận (proílt), thu nhập ròng (net income), và thu nhập (earning) được sử dụng phổ biến, thay thế cho nhau và đôi khi thoải mái để
phát biểu kết quả cuôì cùng.
Bản báo cáo thu nhập cung cấp một điểm khởi đầu trong việc phân
tích một doanh nghiệp.
Chọn một phương pháp báo cáo
Việc đánh giá thu nhập ròng là một nỗ lực nhằm làm cho giá trị
được tạo ra bởi một doanh nghiệp (và thu nhập của nó) tương hợp với
những nguồn tài nguyên mà nó tiêu thụ (các chi phí của nó). Lời nói
"Trong năm tài chính 2010, chúng ta đă bán $200 triệu sản phẩm và
dịch vụ với chi phí $175 triệu, đạt được lợi nhuận $25 triệu" định lượng
hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian một năm. Bây
giờ doanh nghiệp này có một kết quả hoạt động, một nơi để bắt đầu
phân tích những hoạt động của nó.
Tuy nhiên cần thêm chi tiết để đánh giá và báo cáo thu nhập bằng
một cách được chấp nhận rộng râi. Các kế toán viện sử dụng một loạt
quy ước nhằm củng cố tính hỢp lệ của bản báo cáo thu nhập. Nếu bạn
đọc một bản báo cáo thu nhập mà bạn tin đã được chuẩn bị sử dụng
7
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
những quy ước này, bạn thường có niềm tin lởn hơn rằng thông tin này
hợp lệ và đáng tin cậy. Có lẽ công ty đáng được đầu tư hoặc cho vay tiền,
Không có cách nào để tạo cấu trúc một bản báo cáo thu nhập. Lựa chọn
của bạn phụ thuộc vào bạn dự định sử dụng bản báo cáo như thê nào và
hình ảnh nào mà bạn muốn trình bày. Điều cốt yếu là thông tin hữu ich
trong việc hỗ trợ đưa ra quyết định. Người xem có thể là các nhà đầu tư
tiềm năng, người cho vay hoặc các quản lý nội bộ (và đôi khi bên ngoài).
Hình 1.1 đến 1.4 minh họa một số ví dụ về các dạng bản báo cáo thu
nhập thường được sử dụng.
ĩ'-
tệ
PtoerOps, hìc.
_____________
tncome Statem ^ ........
For the year ended DecerT^>er 31,2012
ị-,,....
Net S ^ s ____
Cost Goods Sotd
Òross Marg^
SeBãìg. Gener^, and Admgìistrative Expenses
C ^ r a ^ Prolĩt (E»rângs Befofe trterest arxi T^ẽs)
Nonoper^kìg Income (Expenses)
Rníerest_ ________ _
Ottier
^ o m e Befor^e Taxes
Provision for Taxes____
Ịĩ^ ln c o m e
__ _
I lẸ Ị
42
$
55
1
$
ĩl
1 .......5^
W
:
_
Prefenred PtvidCTds
____ ___________
Income Avĩferi)te for Common aĩaretìoiders
iiiililili F
ì
t
>
c
i
O
p
s
i
n
c
o
i
B
e
s
t
a
t
e
m
e
n
t
Hình 1.1: Một ơạng bàn báo cáo thu nhập thích hỢp cho việc lập báo cáo bên ngoài
thường bỏ qua những chi tiết, chẳng hạn như các mức tồn kho nhưng bao gồm tất
cả hạng mục ảnh hưởng đến thu nhập ròng.
Chương 1. Làm việc vớí bản báo cáo thu nhập
Nghiên cứu trường hợp: Tài liệu cho một khoản vay ngân hàng
Công ty của bạn muốn vay tiền ngân hàng đế mua th iết bị xưởng
mới. Là trưởng phòng điều hành công ty, bạn giám sát các hoạt động
hàng ngày. Bạn cũng tập trung vào những chủ đề, chẳng hạn như lượng
chi phí thay đổi liên quan đến thu nhập và biên lợi nhuận là bao nhiêu
trên cơ sở từng sản phẩm.
Khi nó đánh giá đơn xin vay của công ty bạn, ngân hàng ít quan tâm
đến những vấn đề đó nhưng rất quan tâm đến lượng doanh sô, tổng lợi
nhuận và lợi nhuận kinh doanh. Bạn có thế sử dụng một dạng, chẳng
hạn như dạng được minh họa trong hình 1.1 cho bản báo cáo thu nhập
đính kèm đơn xin vay tiền của công ty bạn.
Hình 1.1 minh họa một kiểu trình bày điển hình của một bản báo
cáo thu nhập được sử dụng cho những mục đích lập báo cáo bên ngoài.
Chú ý rằng có các lỗi toán học rõ ràng trong báo cáo, trong các hàng 17
và 19. Những lỗi này có thế xuất hiện khi một dạng tiền tệ che khuất
các chữ sô có nghĩa. Vì mục đích khoảng trống và tính đơn giản, khi bạn
chia những con số thực tế cho ví dụ $1,000 và biếu thị bằng một tiêu đề
cột rằng các bút toán được thế hiện bằng các $,1000, sử dụng hàm
ROUND ( ) của Excel. Ví dụ;
= R O U N D (4690/1000,0)
Công thức này đã dược sử dụng trong ô B16 của hình 1.1 thay vì các
mục nhập thực tế là 4.69 (mà dạng ô hiển thị dưới dạng $5), kết quả của
phép tính trong ô B17 được thể hiện là $21 thay vì $22.
Để tiếp tục ví dụ này, nếu bạn sử dụng ROUND trong ô B16 của
hình 1.1, ô B17 th ể hiện $21 thay vì $22. Nhưng sau đó ô B19 thể hiện
$16 khi giá trị thực của nó là $15. Nói chung bạn phải chọn giữa hai lựa
chọn trong loại tình huống này:
♦
Bắt buộc phải chọn hiển thị các con số chính xác thay vì những giá
trị được làm tròn hoặc được cắt xén. Khuyết điểm là những con số
tài chính có thể trông bề bộn và khó hiểu hơn.
♦
Sử dụng hàm ROƯND(hoặc một trong các hàm cùng họ, ROUNDUP
và ROƯNDDOWN) để tìm một số nguyên hoặc để giới hạn số chữ số
thập phân trong một giá trị. Khuyết điếm là trong quá trình xử lý
một lỗi toán học rõ ràng, bạn có thể tạo ra một lỗi khác.
Phàn tích dừ ỉíệu kinh doanh Mlcrosott Excel 2010
CÁC ô TRONG EXCEL
M ộ t ô có t h ể ch ứ a h o ặ c m ộ t g iá t r ị h o ặ c m ộ t c ô n g th ứ c v ô n tạ o r a
m ộ t g iá t r ị. G iả sử b ạ n m ở m ộ t w o rk b o o k m ớ i, ch ọ n ô A I t r ê n S h e e t l ,
gõ n h ậ p sô 2 . 5 1 , v à n h ấ n E n t e r . B ạ n t h ấ y 2 . 5 1 tr o n g ô v à b ạ n c ũ n g thấy
2 . 5 1 t r o n g h ộ p F o r m u la . (đó l à h ộ p n ằ m n g a y ở t r ê n c á c tiê u đ ề c ộ t và
n g a y b ê n p h ả i k ý h iệ u fx ). T r o n g trư ờ n g hợ p n à y , n h ữ n g gì b ạ n thấy
tr o n g ô là n h ữ n g g ì ô ch ứ a.
B â y giờ h â y c lic k ta b H o m e t r ê n R ib b o n , v à c lic k h a i lầ n t r ê n n ú t
D e c r e a s e D e c im a l tr o n g n h ó m N u m b e r. B â y g iờ b ạ n t h ấ y sô 3 tr o n g ô
A l , n h ư n g b ạ n v ẫ n t h ấ y 2 . 5 1 t r o n g h ộ p P o r m u la . L ý do l à k h i b ạ n c lic k
n ú t D e c r e a s e D e c im a l, b ạ n t h a y đ ồ i d iệ n m ạ o c ủ a ô - d ạ n g sô c ủ a n ó,
t r o n g v í dụ n à y - n h ư n g k h ô n g p h ả i g iá t r ị được lưu trữ t r o n g ô . V à k h i
b ạ n g iả m sô ch ữ s ố t h ậ p p h â n n h ìn t h ấ y t h à n h z e ro (k h ô n g ), E x c e l
p h ả n h ồ i b ằ n g c á c h là m t r ò n s ố h iể n th ị t h à n h s ố n g u y ê n g ầ n n h ấ t .
B â y g iờ n ế u b ạ n sử d ụ n g ô A I là m m ộ t p h ầ n c ủ a m ộ t c ô n g th ứ c tr o n g
m ộ t ô k h á c , c ô n g th ứ c đó sử d ụ n g g iá t r ị t r o n g ô A I b ấ t k ế d ạ n g m à b ạ n
đ ã c h ọ n sử d ụ n g ch o A l . V í d ụ , b ạ n n h ậ p c ô n g thứ c sa u đ â y :
= 5 - AI
T r o n g ô A 2 . C ô n g thứ c n à y cho r a g iá t r ị 2 .4 9 (n g h ĩa là 5 - 2 . 5 1 ) . N ó
s ẽ k h ô n g c h o r a g i á t r ị 2 n h ư n ế u nó l ấ y 5 - 3 . V iệ c t h a y đ ổ i d ạ n g s ố củ a
m ộ t ô s ẽ ch o b ạ n t h a y đ ổ i g iá t r ị b iể u k iế n c ủ a n ó n h ư n g k h ô n g p h ả i g iá
t r ị th ự c t ế c ủ a n ó .
B â y g iờ h â y g i ả sử r ằ n g t h a y v ì n h ậ p 2 . 5 1 t r o n g ô A l , b ạ n b ắ t đ ầ u b ằ n g
v iệ c n h ậ p c ô n g th ứ c s a u đ â y t r o n g ô A l :
= 3 - .4 9
Bạn vẫn thấy 2.51 trong ô nhưng bây giờ hộp Pormula hiển thị công
th ứ c. H ộ p P o r m u la lu ô n h iể n th ị n ộ i d u n g c ủ a m ộ t ô n h ìn t h ấ y được, ô
th ư ờ n g t h ể h iệ n g i á t r ị ch o dù ô c h ứ a m ộ t g iá t r ị th ự c t ế h o ặ c m ộ t c ô n g
th ứ c. N g o ạ i lệ l à k h i b ạ n x á c lậ p m ộ t t ù y c h ọ n E x c e l đ ể h iể n th ị c á c
c ô n g th ứ c, k h ô n g p h ả i k ế t q u ả c ủ a c h ú n g t r o n g c á c ô.
V ớ i c ô n g th ứ c t h a y v ì g iá t r ị tr o n g ô , b ạ n v ẫ n có t h ể sử d ụ n g n ú t
D e c r e a s e D e c im a l đ ể là m ch o ô h iể n t h ị 3 t h a y v ì 2 . 5 1 . D o đó t r o n g m ộ t
trư ờ n g h ợ p n h ư v ậ y có t h ể b ạ n k h ô n g t h ấ y g iá t r ị c ủ a ô ở b ấ t cứ nơi n à o ;
h ộ p h ộ p P o r m u la h iể n t h ị c ô n g th ứ c v à ô h iể n t h ị k ế t q u ả c ủ a c ô n g th ứ c
n h ư được c h ỉn h s ử a b ở i d ạ n g số .
Chương 1. Lám việc VỚI bản báo cáo thu nhập
Nghiên cứu trường hợp; Quản lý kho hàng trong một công ty kinh doanh
B ạ n c h ịu t r á c h n h iệ m m u a c á c s ả n p h ẩ m đ ề b á n lạ i t ạ i m ộ t cử a h à n g
b á n lẻ . Đ ế g iả m th iể u c á c c h i p h í v ậ n c h u y ể n k h o h à n g v à t r á n h sử d ụ n g
tiề n m ặ t ch o đ ê n lú c h o à n to à n c ầ n th iế t, b ạ n đ ã đ ặ t r a n h ữ n g th ủ tụ c
q u ản l ý k h o h à n g đ ú n g th ờ i g ia n . N h ữ n g th ủ tụ c n à y v ậ n h à n h n h ư b ạ n
đ ã t h iế t k ế , c á c m ứ c tồ n k h o cuối n ă m g ầ n y n h ư - h o ặ c th ấ p hơ n - cá c
mức ở đ ầ u n ă m v à n ê n liê n k ế t vớ i d o an h th u c ủ a c á c s ả n p h ẩ m m à d o an h
n g h iệ p c ủ a b ạ n b á n . V ì c á c m ục đ ích q u ả n lý , b ạ n có th ế x o a y sỏ' đế’ có
được m ộ t b ả n b á o c á o th u n h ậ p được m in h h ọ a tr o n g h ìn h 1 .2 .
Da ^ Office Pumiure
incoiTie sta letn en t
____________
Porthe year ended Decẽm ^ 31. ^ 12
(ĨÕÕO) ($000)
Saies_______ _______
Lesã Õĩst Goods éold
Opening InventCTV
AddPurehases
Goods Avaiable for Sale
Ending fcwentofy
Cost of Goods Sold
$ 332
$
$
$
$
$
43
S2
95
27
68
Gross Margin
Less Operaiing Expenses_______
'__ ______
AdmWslralitfe Expenses $
$
OperaBng Expẽtìãss
$ 264
82
51
$ 133
Hình 1.2: Một ơạng bản báo cáo thu nhập thích hợp cho những mục đích quản lý
nhất định trong một công ty kinh ơoanh có thể không bao gồm thông tin cổ tức
nhưng cung cấp chi tiết về các mức hàng tồn kho.
11
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
M ộ t c ô n g t y c h ế t ạ o có th ể sử d ụ n g m ộ t d ạ n g k h á c c h o m ộ t b ả n b á o
c á o th u n h ậ p ( x e m h ìn h 1 .3 ) . S ự k h á c b iệ t c h ín h g iữ a c ấ u tr ú c c ủ a b á n
b á o c á o th u n h ậ p c ủ a c ô n g t y c h ế tạ o v à c ấ u trú c b ả n b á o c á o th u n h ậ p
c ủ a c ô n g t y k in h d o a n h là c h i p h í c ủ a h à n g h ó a b á n được. Đ ố i vớ i n h à
c h ế t ạ o , c h i p h í c ủ a c á c h à n g h ó a được s ả n x u ấ t được c ộ n g v à o h à n g tồ n
k h o đ ầ u k ỳ . C ó th ế n h à s ả n x u ấ t có n h ữ n g lo ạ i ch i p h í p h ụ k h á c n h a u
b ê n t r o n g c h i p h í c ủ a h à n g h ó a được s ả n x u ấ t , c h ẳ n g h ạ n n h ư c á c v ậ t
liệ u th ô , t ổ n g p h í n h à xư ở n g v à c á c c h i p h í n h â n c ô n g ; n h ữ n g c h i p h í
n à y th ư ờ n g được n ê u c h i t i ế t n h ằ m b ổ s u n g ch o b ả n b á o c á o th u n h ậ p .
N h ữ n g lo ạ i p h ụ n à y k h ô n g x u ấ t h iệ n tr o n g b ả n b á o c á o th u n h ậ p củ a
n h à b u ô n b á n ; c h i p h í c ủ a c á c v ậ t m u a h iế m k h i được p h ầ n t íc h th ê m .
M ộ t lo ạ i b ả n b á o c á o th u n h ậ p đ ặ c b iệ t h ỗ trợ v i ệ c q u ả n lý d o a n h
n g h iệ p từ k h ía c ạ n h v ề n h ữ n g s ả n p h ẩ m v à c h i p h í cụ t h ế . Lượng c h i
t i ế t t r o n g b ả n b á o c á o th u n h ậ p được đ iề u c h ỉn h th e o n h ữ n g y ê u c ầ u dữ
liệ u c ủ a n h à q u ả n l ý . H ìn h 1 . 4 m in h h ọ a m ộ t v í dụ.
B ả n b á o c á o th u n h ậ p lo ạ i trừ c á c m ụ c, c h ẳ n g h ạ n n h ư l ã i ( in t e r e s t )
v à k h ấ u h a o ( a m o r tiz a tio n ) v à m ộ t n h à q u ả n lý có t h ể sử d ụ n g n ó để
p h â n t íc h c á c h o ạ t đ ộ n g h à n g n g à y . N ó đưa r a m ộ t c á i n h ìn có m ụ c tiê u
h ơ n v ề th u n h ậ p v à c h i p h í v à là m ộ t v í dụ v ề lo ạ i b ả n b á o c á o th u n h ậ p
m à m ộ t n h à q u ả n lý c ầ n đế’ d ẫ n d ắ t m ộ t bộ p h ậ n .
Incơme Statem^
P ^ ên rto 31,2012
^Sates'^
..
Cosl 0f Goods SoU
z
Hình 1.3: Một bản báo
cáo thu nhập cho một
công ty chế tạo được
định dạng cho những
mục đích hoạch định,
thường bao gồm thông
tin chi tiết về chi phí của
cấc hàng hóa được sản
xuất để bổ sung.
12. ^
Ị.
^.... !..
OpenírìQ piisheá Goods Itiventory I $ ^
C o ^
" I" 62'
ị $ ÍÍ23
ỉ
llíÕPO pefa^ Expenses.............
ị~____
rt'"
A^ĩrtinistiaByẽ Ẽ)^enses ị 's 1,.'34
__ -á.
Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Hình 1.4: Một dạng bản báo cáo thu nhập được sử dụng cho việc quản lý các thu
nhập và chi phỉ cho thấy tiền thu được và chi ra như thế nào.
'E h ia dữ liệ u s ổ n h ậ t k ý v à o s ổ c á i
C h o dù b ạ n n h ậ p trự c t iế p dữ liệ u s ổ n h ậ t k ý è h u n g v à o E x c e l h o ặ c
im p o r t n ó từ m ộ t ứ n g d ụ n g p h ầ n m ề m k h á c , bước k ế t iế p th ư ờ n g l à th u
t h ậ p c á c g ia o d ịc h t r o n g c á c t à i k h o ả n th íc h h ợ p c ủ a c h ú n g b ê n t r o n g sổ
cái tố n g
hỢp.
H ìn h 1 . 5 m in h h ọ a m ộ t v í dụ v ề c á c b ú t t o á n t r o n g m ộ t số
n h ậ t k ý c h u n g v à h ìn h
1.6
m in h h ọ a c á c h b ạ n có t h ể th u t h ậ p n h ữ n g
b ú t to á n n à y t r o n g số’ c á i tổ n g h ợ p.
Đ ế d ễ d à n g th u t h ậ p c á c b ú t t o á n s ổ n h ậ t k ý c h u n g v à o s ổ c á i t ổ n g
hỢp, bốn tên dãy được định nghĩa trên sheet sổ nhật ký chung được
m in h ’ h ọ a t r o n g h ìn h 1 . 5 ; E n t r y D a t e ( $ A $ 5 :$ A $ 2 6 ) .
AccountNvưnber ( $ c $ 5 :$ c $ 2 6 ), ơournalDebỉts ($D$5;$D$26)
và JournalCr.edits ($E$5 :$E$26) .
13
Phân tich dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
Hai tên nữa được định nghĩa trong General Ledger (số cái tổng hỢpì
được minh họa trong hình 1.6: LedgerDate, một tên được định nghĩa
bằng một tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu đến ô $A$4. GLAccount
(viết tắ t của general ledger account (tài khoản sổ cái tổng hợp)) tham
chiếu đến một ô trong cột D.
iOunMMNts
mỄm
Acc«unlì1ivt«Mf
Ace«iM
Hmkm Oibl Crtdi
Q^/IVORiceCqu^iM
22
4^1
ÃcẽoKntyPayiMe 30
$m
PureNwelLa*rPi*w
6
OMc«RnK,June
Ệfíni AecứtftsRcỀCiMM»
•W
11
Stnt :
ị 717
fItoMVM)ai2
«Wf1
0W
11 AccMnttPiyiblt 23
30
$ •$
MayCỊteMM
I mrti s«|iiw
wn\
I v is rti
Cậtế
Jon*«anaSnMhÌQrMiỊy
$3,4»
Subtdýhom
% 10
vtani
CatH
c«uatrafiMrtlift
EEL ĩsssAđm:
Hình 1.5: Tổng bút toán ghi lại các giao dịch cá nhẫn trong thời gian thứ tự như ghi
nợ và các khoản tính dụng.
{^MỈIF(MOfmi(EntryO«teHMONTH(Ledgett)^ỉ,l«0)*IFỈ
AecDutitHumbef5dAceoMfit,l,ơ)*Joum«ICfedtt5)}
I ^ o u r t ị Pẹbịl
;O e d Ị
jMurrỊberi^...
ị< ^ z
y .r. ,.r..
Ip^
."1,
|p^ Equịp^''; ■'' ’
|ĩtídỉ»ũoeÊjqpense. Ị......
:ÁccoỊirfer^^
,.
ĩmm
lí
■$' '
____
... ',^Ị..Í ,.7172 ĩ .
Hình 1.6: Các bút toán sổ cái tổng
i s i ' y i " ’... % ' 717':
hợp tích lũy cấc giao dịch riêng lẻ từ
$8.m7$6.t44
sổ nhật ký chung vào các tài khoản r ĩ »^1.1JCMMiUđiwrỵnu
irm aĩỊE
........ JjBÌ BjgwỊ,j0~
cụ thể.
14
Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Giả sử ô hiện hàn h nằm trong hàng 6 - ví dụ E6. Nếu bây giờ bạn click
tab Pormulas và click Defìne Name trong nhóm Defined Names, bạn có
thế gõ nhập GLAccount trong hộp N a m e . Trong hộp Refers To, gõ nhập
c ò n g th ứ c s a u đ â y :
= $D6
T h a m c h iế u h ỗ n hỢp n à y có n g h ĩa là b ạ n có thế' n h ậ p c ô n g th ứ c s a u đ â y :
=GLAccount
vào bất kỳ cột và bất kỳ hàng. Bởi vì cột của nó cố định và hàng của
nó tương đối, công thức thứ hai nàv trả về giá trị nào nằm trong hàng
nơi công thức được nhập trong cột D.
Trên worksheet General Ledger, công thức mảng sau đây trong cột
Debit (bên nợ) của nó tích lũy các bút toán thích hợp từ General Journal
(sổ nhật ký chung).
=SUM(IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),1,0)*IF
(AccountNumber =GLAccount, 1 , 0) *ơournalDebits)
Công thức mảng sau đây tích lũy các bên có thích hợp:
=SUM(IF(MONTH(EntrỵDate)=MONTH(LedgerDate),1,0)
*IP (AccountNumber =GLAccount ,1,0) *ơournalCredits)
Các công thức yêu cầu Excel làm những điều sau đây:
1.
2.
3.
4.
IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),l,0): đánh giá mỗi bút
toán trong cột EntryDate của General ơournal. Nếu tháng của ngày
tháng đó bằng với ngày tháng cho General Ledger, trả về 1; nếu
không trả về 0.
IF(AccountNumber = GLAccount.l.O); Đánh giá mỗi bút toán trong
cột AccountNumber của General Journal. Nếu số tài khoản giống
như số tài khoản cho tài khoản sổ cái tổng hợp (General Ledger)
hiện hành, trả về 1; nếu không trả về 0.
Nhân kết quả của bước 1 với bưởc 2. Chí khi cả hai điều kiện đúng
(true), bước này sẽ trả về 1; nếu không nó sẽ trả về 0.
N hân kết quả của bước 2 với các bút toán ciía sổ n h ật ký chung
(General Joum al) trong dây ơournalDebits (hoặc dãy JournalCredits)
của nó trong công thức thứ hai của hai công thức trước). Khi cả điều
kiện ngày tháng và điều kiện tài khoản là true, kết quả là bên nợ
(hoặc bên có). Nếu không kết quả là 0.
, ^
‘15
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010
5.
T r ả v ề t ổ n g c ủ a bước
2
k h i được á p d ụ n g v à o t ấ t c ả b ú t to á n số n h ậ t
ký; cụ thế một bên nợ hoặc bên có nếu bút toán thông qua cả diều
kiện ngày tháng và điều kiện kế toán, nếu không trả về 0.
ĐƯA DỮ LIỆU SỔ CÁi VÀO BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Bạn có thế sử dụng một phương pháp tương tự đế tích lũy thôrìị.;
trong số’ cái tổng hợp vào bản báo cáo thu nhập.
Giả sử bạn đã quyết định đánh số tấ t cả tài khoản chi tiêu hành
chính cô định sử dụng các sô' tài khoản năm chữ sô bắt đầu với 63. Bào
hiểm sức khỏe có thế là số tài khoản 63310, báo hiểm xe cộ 63320, chi
phí lãi 63400,.... Nếu bạn đặt tên cho dãy trong số cái tổng hỢp chứa các
số tài khoản là LedgerAccounts, dãy chứa các bên có là LedgerCredits
và dãy các bên nợ là LeđgerDebits, công thức mảng sau đây tính tổng
các hiệu giữa các bên có của số cái tồng hợp và các bên nỢ của sô cái
tổng hợp cho các tài khoản được đánh số từ 63000 đến 63999:
=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)="63",LedgerCredỉtsL e d g e r D e b ỉts , 0 ) )
(Nhớ nhập công thức dưới dạng một công thức mảng. Sử dụng
■Ctrl+Shifìt và sau đó nhấn Enter).
Đầu tiên công thức mảng đánh giá các phần tử trong dãy có tên là
LedgerAccounts và loại bỏ hai ký tự tận cùng bên trái trong mỗi số tài
khoản. Sau đó nếu hai ký tự đó bằng 63 (như vậy nếu sô tài khoản là
giữa 63000 đến h ết 63999), công thức trả về tồng của hiệu giữa các bên
nỢ và bên có của các tài khoản.
Bạn có thể sử dụng công thức này để trả về bút toán trong bản báo
cáo thu nhập liên quan đến các chi phí hành chính cố định. Tương tự
nếu biếu đồ của các tài khoản chi định tấ t cả hạng mục tài khoản liên
quan đến các chi phí sản xuất cô định cho các sô năm chữ sô bắt đầu với
64, bạn sử dụng công thức sau đây;
=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)=:”64”,LedgerCredits-LedgerDebits,
Bạn eó thế tích lũy hầu hết các bút toán trên một bản báo cáo thu
nhập một cách tương tự làm việc tự số nhật ký chung đến sổ cái tống
hợp vào bần báo cáo thu nhập. Hai loại bút toán - các bút toán, chẳng
hạn như các khoản phải trả và các chi phí trả trước bao gồm sự tích lũv
và'các tài sản phải chịu sự khấu hao - thường đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.
Cả hai ảnh hưởng đến thời gian thu nhập của công ty.
16
Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập
QUẢN LÝ CÁC PHƯƠNG THỨC TÀI CHÍNH VỚI KẾ TOÁN PHÁT SINH.
Kế toán phát sinh đòi hỏi hai bước: nhận dạng các thu nhập cho một
thời hạn nào đó và làm cho các chi phí đi kèm, chẳng hạn như chi phí
cùa các hàng hóa được bán và hoa hồng bán hàng tương hợp với các lợi
nhuận đó. Đây được gọi là nguyên tắc tương hỢp và là một khái niệm cơ
bản được sứ dụng xuyên suốt tiến trình kế toán.
Khái niệm về việc làm cho thu nhập tương hợp với các chi phí đã chi
đê tạo ra thu nhập có thế dường như rõ ràng nhưng nó có một số ngầm
định tinh tế. Giả sử bạn mua các bảng số cho một xe công ty. Bạn trả
$400 cho các báng số vào tháng Giêng. Bạn xóa bỏ đầy đủ $400 trong
tháng Giêng (nghía là bạn thế hiện nó dưới dạng một chi phí mà bạn đă
chi đầy đủ trong tháng đó). Bạn tạo ra thu nhập hoặc điều hành doanh
nghiệp bằng việc sử dụng xe trong tháng Giêng và cho 11 tháng tiếp theo.
Trong trường hợp này, bạn đă cường điệu chi phí điều hành kinh
doanh trong tháng giêng, nói giảm bớt nó từ tháng Hai đến tháng Mười
Hai và không làm cho các thu nhập tiếp theo tương hợp với chi phí ban
đầu. Kê toán phát sinh cho phép bạn dàn trải chi phí của các biến số xe
trên (trong trường hợp này) 12 tháng đầy đủ và đế tương hợp với các
thu nhập mà xe giúp tạo ra với chi tiêu cho các bảng số xe.
Thu nhập không giống như tiền mặt nhận được và chi phí không
giống như tiền m ặt đă chi. Bạn thường nhận biết thu nhập khi đòi hỏi
rấ t nhiều nỗ lực đế tạo ra doanh sô và điều chắc chắn hợp lý là bạn sẽ
nhận được khoản thanh toán. Kế toán viên xem thời gian của các khoản
thu tiền m ặt thực tê hoặc chi tiêu tiền m ặt thực tế chỉ là một vấn đề
chuyên môn.
Đối với bán hàng chịu, nguyên tắc phát sinh nghĩa là bạn nhận biết
thu nhập vào thời điểm bán hàng, không nhất thiết là khi khách hàng
thanh toán. Giả sử bạn sử dụng thẻ tín dụng để mua một bộ gậy đánh
"olf mới tại cửa hàng đồ thế thao ở địa phương. Cửa hàng nhận biết thu
nhập khi bạn ký tên vào phiếu trả tiền nhưng nó không nhận được tiền
m ặt cho đến khi công ty thẻ tín dụng gởi cho nó khoản thanh toán. Thời
gian giữa việc nhận biết thu nhập và thanh toán tiền m ặt có thế đáng
kế. Việc một công ty có lãi không bảo đảm rằng luồng tiền m ặt của nó
sẽ đủ để giữ cho nó có đủ khả năng thanh toán.
Nếu ban quản lý của một công ty hiểu đúng mối quan hệ giữa các
thu nhập của công ty và những chi phí của nó trong một khoảng thời
gian nào đó, nó cần thấy các bản báo cáo thu nhập. Các bản cân đối cần
thiết để ban quản lý hiểu mối quan hệ giữa các tài sản của công ty và
các khoản nợ của nó - giá trị của nó - vào một thời điếm nào đó.
17
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
C á c b ả n b á o c á o lu ồ n g t iề n m ặ t ch o p h é p b a n q u ả n lý đ á n h g iá k h ả
n ă n g t h a n h t o á n c ủ a c ô n g ty . N ó i c á c h k h á c , n h ữ n g b ả n b á o c á o n à y cho
t h ấ y có v à s ẽ có đủ v ố n lưu đ ộ n g đ ế t iế p tụ c c á c h o ạ t đ ộ n g c ủ a d o a n h
n g h iệ p h a y k h ô n g .
B a lo ạ i b ả n b á o c á o s a u đ â y - c á c b ả n b á o c á o th u n h ậ p , b ả n c â n đ ố i
v à b ả n b á o c á o lu ồ n g t iề n m ặ t - có liê n q u a n m ậ t t h iế t m ặ c dù c h ú n g
p h ụ c vụ c á c m ụ c đ íc h k h á c n h a u v à đư a r a n h ữ n g v iễ n c ả n h k h á c n h a u
v ề tìn h h ìn h t à i c h ín h c ủ a m ộ t c ô n g ty . N h ữ n g m ố i q u a n h ệ n à y được
q u y ế t đ ịn h p h ầ n lớ n b ằ n g n g u y ê n t ắ c là m ch o c á c ch i p h í tư ơng h ợ p vớ i
c á c th u n h ậ p t r o n g b ả n b á o c á o th u n h ậ p t h ô n g q u a sự p h á t s in h .
V í dụ v iệ c t ă n g c á c th u n h ậ p là m t ă n g v ố n c ủ a ch ủ t r ê n b ê n có c ủ a
b ả n c â n đ ố i v à v iệ c t ă n g c á c c h i p h í p h á t s in h là m g iả m v ố n c ủ a ch ủ
t r ê n b ê n nợ c ủ a b ả n c â n đ ố i.
C á c k h o ả n th u t iề n m ặ t th ự c tê v à c á c c h i tiê u được th ế h iệ n t r ê n
c á c b ả n b á o c á o lu ồ n g t iề n m ặ t tổ n g k ế t n h ữ n g ả n h h ư ở n g c u a v iệ c t ã n g
v à g iả m th u n h ậ p v à c h i p h í t r ê n lư ợ ng v ố n lưu đ ộ n g c ủ a c ô n g ty .
C á c lu ồ n g t iề n m ặ t có th ế’ p h ả n á n h h o ặ c k h ô n g p h ả n á n h sự p h á t
s in h c ủ a c á c th u n h ậ p v à c h i p h í. V í dụ, m ộ t th ứ gì đó b ạ n m u a tr o n g
t h á n g B a có th ể g iú p b ạ n tạ o r a th u n h ậ p ch o c á c t h á n g cò n lạ i c ủ a n ă m
lịc h n h ư n g to à n bộ v iệ c m u a được g h i c h é p tr o n g t h á n g B a . Đ iề u n à y n êu
rõ v iệ c c ầ n đ ế n c á c b ú t to á n đ iều c h ĩn h n h ằ m g iú p p h â n b ố c h i tiê u b a n
đ ầ u q u a m ộ t v à i k ỳ k ế to á n . K h i c ô n g t y th u m u a m ộ t t à i s ả n , c h ẳ n g h ạ n
n h ư m ộ t c h ín h s á c h b ả o h iể m , b ạ n có th ể sử d ụ n g h o ặ c k h ô n g sử d ụ n g h ế t
t à i s ả n đó đ ể tạ o r a th u n h ậ p tro n g k ỳ k ế to á n cụ th ế k h i b ạ n đ ã m u a n ó.
Nghiên cứu trường hợp; Các bút toán điều chỉnh
M a r t in C o n s u lt in g là m ộ t d o a n h n g h iệ p n h ỏ c h u y ê n h ỗ trợ c á c k h á c h
h à n g đ á n h g i á c h ấ t lư ợ n g c ủ a nước n g ầ m . H ìn h 1 . 7 m in h h ọ a m ộ t s ố v í
dụ v ề c á c h M a r t in C o n s u lt in g sử d ụ n g c á c b ú t to á n đ iề u c h ỉn h đ ế g h i
c h é p c á c g ia o d ịc h th ô n g q u a sự tíc h lũ y .
M a r t in b ắ t đ ầ u b ằ n g v iệ c tìm m ộ t b ả n c â n đ ố i t ạ m . T iế n t r ìn h n à y
đ ò i h ỏ i t ín h t ổ n g c á c s ố dư c ủ a n h ữ n g t à i k h o ả n có s ố d ư b ê n nợ v à sa u
đó là m tư ơ n g tự đ ô l v ớ i c á c t à i k h o ả n có s ố dư b ê n có. K h i h a i t ổ n g k h ớ p
n h a u , s ổ c á i được c â n đ ố i. X e m c á c c ộ t B v à
t r o n g h ìn h 1 . 7 .
c
C u ố i t h á n g B ả y ( Ju ly ) , M a r t in C o n s u lt in g c h u ẩ n b ị w o r k s h e e t được
m in h h ọ a t r o n g h ìn h 1 . 7 là m cơ sở ch o b ả n b á o c á o th u n h ậ p v à b ả n c â n
đ ố i c ủ a n ó . N ộ i d u n g cò n l ạ i c ủ a p h ầ n n à y n ê u c h i t i ế t c á c bước m à
M a r t in th ự c h iệ n đ ể di c h u y ể n từ w o r k s h e e t cơ b ả n s a n g c á c b á o c á o t à i
c h ín h ch o t h á n g .
18
Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
V à o n g à y 1 t h á n g B ả y , m ộ t c h ín h s á c h b ả o h iế m s a i s ó t được m u a
đ ầ y đủ đ ế b ả o v ệ n h ằ m n g ă n lời tư v ấ n s a i s ó t m à có t h ể được c u n g c ấ p
cho c á c k h á c h h à n g c ủ a c ô n g ty . C h ín h s á c h s ẽ v ẫ n có h iệ u lực t r o n g 1 2
th á n g . C h i p h í c ủ a c h ín h s á c h n à y được g h i v à o b ê n có c ủ a m ộ t t à i
k h o ả n t à i s ả n c h o h à n g 5 , cộ t B củ a w o r k s h e e t. K h i x v o rk s h e e t được
c h u ẩ n bị v à o c u ô ì t h á n g ; 1 / 1 2 g iá t r ị c ù a c h ín h s á c h đ ã h ế t h ạ n ; b â y giờ
g iá t r ị trở t h à n h m ộ t c h i p h í được tr ả tr o n g t h á n g B ả y . H à n g 5 , c ộ t E
ch ứ a $ 5 7 dưới d ạ n g m ộ t b ú t to á n g h i có đ iề u c h ỉn h p h ả n á n h r ằ n g 1 / 1 2
g iá t r ị t à i s ả n c ủ a c h ín h s á c h đ ã h ế t h ạ n . H à n g 5 c ộ t F cho t h ấ y g iá t r ị
còn lạ i c ủ a t à i s ả n tức là $ 6 2 7 . B ú t to á n g h i nợ x u â t h iệ n tr o n g h à n g 1 7 ,
cộ t D .
C h ú ý c h i p h í c ủ a c h ín h s á c h b ả o h iế m được xử lý n h ư th ê n à o . P h í
b ả o h iế m đ ầ y đủ $ 6 8 4 được t r ả thực sự tr o n g t h á n g B ả y từ t à i k h o ả n s é c
củ a c ô n g ty . D o đó sô dư c ủ a tà i k h o ả n s é c cu ố i t h á n g B ả y là $ 6 8 4 . C â n
b ằ n g ch i p h í đó l à sự h iệ n d iệ n củ a m ộ t t à i s ả n m ớ i: m ộ t c h ín h s á c h b ả o
h iế m 1 2 t h á n g có g iá t r ị $ 6 8 4 k ế từ i/7/2012.
m
M^tin Consul^ worfcsheet, 7/31/2012
Cash
Accoia^ Rẹcévable
UneỉfỊ>ffi^ Insiaance
Sif>piies
OBice Eqứpmat
Òffĩce E<|Uipmerit Accunuteted Depreciaỉỉon
B
Tríai Batance
Debit
Cređĩt
$32,650
3,472
684
592
3,470
32,650
3,472
$
67
>136
$
% 4,223
% 1,1^
$ 160
$ 465
466
Ì ..........
$ 31,8Ọ4
$31,884
$ 6 250
12 Chris Mailm, Capital
13 Anaiysis Fees
s 1^
$ 3,600
$ 181
íBaỉsice
_Cre<«
I
$
$
I
3.470 $
4,223
10 Uneamed ConsuKng Fees
11 Salaries Payal3te
16 Communications
17
ỉ^^)p&es consiffneđ
19 C o r^ iit^ Fees Eamed
20 Deprecĩabon Expense; Oíỉíce Equipment
DeM CrecSỈ Debẩ
$96
ẠccoumsP^aMe
u Advôti^
1S Satenes
0
$
145 11
.$
Ị8ij $
$4^
$,
$ 57
$136
$96
136 ’ $
160
$160
96 : $
21
22 Total
w < ►MI J Hartin Wgl BatancB /ỊiT lT
$44.794 $44.794 $914 $ 914 $ 4S.3S5
___
ị 45.355
ỊsỊb ĨÌ 100%Q— I ^
Hình 1.7: Các bút toán điều chỉnh giúp tích lũy cấc thu nhập và chi phí trong kỳ hạn
thích hợp.
19
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010
C u ố i t h á n g B ả y , 1 / 1 2 g iá t r ị c h ín h s á c h đ ã h ế t h ạ n . V iệ c g iả m g iá tr ị tà i
s ả n được g h i c h é p ỏ' h a i nơi:
♦
Để điều chỉnh cho giá trị của một tài sản trong hàng năm của
vvorksheet. Giá trị được điều chỉnh được sao chép sang bản c.ân đôi
nơi nó xuất hiện như ià một phần của giá trị hiện hành của cong ty.
♦
N hư
là m ộ t chi phí được ghi chép trong hàng 17. Chi phí n ày được
ghi chép cho tháng Bảy mặc dù chi tiêu tiền m ặt thực tế cho báo
hiếm trong tháng Bảy là $684. Đầy là cơ cấu được sử dụng đế làm
cho thời gian của chi phí khớp với thời gian của thu nhập mà nó đã
giúp tạo ra.
Trong cùng một kỳ hạn, Martin Consulting sử dụng các v ậ t dụng
văn phòng trị giá $136 để giúp tạo ra thu nhập của nó. Một bú t toán
điều chỉnh khác là $136 xuất hiện trong hàng 6, cột E phản ánih việc
giảm giá trị của tài sản vật dụng văn phòng ban đầu là $592, và điược áp
dụng trên số tiền đó trong hàng 6, cột F đế thể hiện giá trị còn Mại của
nó là $456 vào cuối tháng. Bút toán ghi nợ điều chỉnh xuất hiện trong
hàng 18, cột D.
Cơ sở hợp lý cho những bút toán điều chỉnh này thì khá rõ- ràng.
Vào ngày 1 tháng Bảy, công ty được bảo hiểm 12 tháng và nó đưiỢc bảo
hiểm có giá trị trong 11 tháng vào ngày 21 tháng Bảy. Tương tự, raó mua
các vật dụng văn phòng trị giá $592 vào ngày 1 tháng Bảy và trị giá
$456 vào ngày 31 tháng Bảy. Những số tiền này có thể trực tiếp đánh
giá và M artin Consulting có thể dễ dàng nhập, dưới dạng các bêni nợ và
bên có điều chĩnh, các phần hết hạn hoặc được sử dụng làm chi phí
trong tháng Bảy.
Nhưng thiết bị văn phòng là một vấn đề khác. Đầu tháng Bảy, công
ty sở hừu thiết bị có giá trị ban đầu là $3,470 (xem hàng 7, cột B). Bao
nhiêu phần của $3,470 đó được sử dụng hết trong việc tạo ra thu nhập của
tháng? Thiết bị vẫn nằm ở đó: máy tính vẫn đang tạo các worksheet, máy
photocopy vẫn đang tạo ra các bản copy, điện thoại vẫn đang reo. Tuy
nhiên, một giá trị nào đó đã được rút ra từ thiết bị để tạo ra thu mhập.
Khấu hao là phương tiện để giải thích cho việc thiết bị đã cung cấp
giá trị cho tiến trình tạo ra thu nhập. Trái với việc đánh dấu một tháng
khác đã hết hạn trên một chính sách bảo hiểm hoặc đếm số phiong bì
thư đã được ghi địa chỉ và được gdi, Martin phải ước tính giá Itrị của
thiết bị văn phòng "được sử dụng" trong tháng Bảy. Anh ta làm điiều này
bằng sự khấu hao.
20
Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
sử DỤNG sự KHẤU HAO ĐƯỜNG THẲNG
Martin có thế sử dụng một trong vài phương pháp đế tính sự khâu
hao cho một tháng (hoặc một quý hoặc cho một năm).
Giả sử M artin sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Giả
định là thiết bị văn phòng có một tuổi thọ hữu dụng là ba năm và sẽ
khóng có giá trị sau thời gian đó. Do đó đối với mỗi tháng đi qua trong
vòng đời thiết bị ba năm, giá trị của thiết bị giảm 1/36 giá trị gốc của nó
- nghía là thiết bị khấu hao mỗi tháng 1/36 tức là $96. Bút toán bên có
điều chinh ở hàng 8, cột E và bút toán bên nỢ điều chỉnh được thế hiện
trong hàng 2Ơ, cột D.
Bằng việc ước tính lượng khấu hao hàng tháng, Martin có thể tính
một chi phí th iết bị văn phòng cho tháng. Điều này cho phép kết hợp
chi phí với thu nhập và thấy được rõ hơn thu nhập của tháng. Lần nữa
riẬíuyên lý tương hợp vẫn đúng rằng các thu nhập nên được tương hợp
vứi các chi phí vốn đà giúp tạo ra chúng.
Bạn sử dụng các bút toán điều chỉnh không chỉ với các chi phí mà
còn với các thu nhập. Giả sử cuôi tháng Bảy, M artin đã ký một hợp
đồng và chấp nhận thanh toán bằng tiền m ặt để tiến hành tư vấn tám
giờ với chị phí $160 mỗi giờ. Sô tiền đầy đủ $1,280 được ghi vào bên có
trong một tài khoản tài sản được gọi là ưnearned Consulting Fees.
Trưởc cuối tháng, Martin đã tiến hành một trong tám giờ tư vấn đã ký
hựp đồng. Việc thực sự tiến hành công việc đó sẽ chuyến đổi một số phí
không kiếm được thành một trạng thái kiếm được. Các bút toán điều
chỉnh trong hàng 10, cột D, và hàng 19, cột E, cho thấy $160 của phí
không kiếm được đă được chuyến đổi thành trạng thái kiếm được trong
tháng Bảy.
Bốn bút toán điều chỉnh cho cấc vật dụng và sự khấu hao được mô tả
trước đó liên quan đến những hoạt động đều bắt đầu và kết thúc trong
một kỳ kế toán. Ví dụ việc sử dụng $136 ước tính trong các vật dụng văn
phòng xảy ra giữa ngày 1 tháng Bảy và 31 tháng Bảy. Một bút toán đều
chỉnh cũng có thế ghi chép một hoạt động mở rộng qua các kỳ kế toán.
Giả sử Martin đã chuẩn bị séc lương của một trợ lý thanh toán cho hai
tuần trước, một tuần trước cuối tháng. Sau đó trợ lý đă phát sinh một
tuần lương từ 25 tháng Bảy đ ế n 31 tháng Bảy. Đế cho thấy rằng lương
phát sinh này là một chi phí có thê quy cho tháng Bảy thay vì tháng Tám,
Martin ghi một bút toán điều chỉnh trong hàng 15 cột D. Đế cho thấy
rằng nó là một khoản nợ mà sẽ được đáp ứng sau đó (có lã trong tháng
Tám), nó cũng được ghi dưới dạng một bên có nợ trong hàng 11, cột E.
21
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsotí Excel 2010
CHUẨN BỊ BẢN CÂN Đối TẠM
Excel làm cho dễ dàng tích lũy bản cân đôi tạm và các bút toán diều
chỉnh thành một bản cân đối tạm được điều chỉnh. Hãy chú ý những
điều sau đây:
♦
Mỗi bút toán ghi nợ được điều chỉnh dựa vào công thức này mà sau
đó được điều chỉnh để triệt tiêu các lượng âm:
= ( T r ỉ a l D e b ỉ t s - T r ỉ a l C r e d ỉ t s ) + {Adj u s t D e b ỉ t s AdjustCredỉts)
♦
Mỗi bút toán ghi có được điều chỉnh dựa vào còng thức này cũng
được điều chỉnh đế triệt tiêu các lượng âm;
= (TrỉalCredỉt s-TrỉalDebỉt s )+ (Adj u s t Cr ed i t s AdjustDebits)
Tống của các bút toán điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, trong
hàng 22, các cột D và E. Tống của các bút toán được điều chỉnh xuât
hiện trong hình 1.7, ở hàng 22, các cột F và G. Sự cân bằng cúa các tống
bên nỢ và bên có cho thấy các bút toán được cân đối.
DI CHUYỂN THÔNG TIN VÀO MỘT BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Sau cùng đến lúc di chuyến thông tin này vào một báo cáo thu nhập
và một bản cân đối. (xem hình 1.8).
Các hàng 3 đến 12 đại diện cho tài khoản tài sản và tài khoản nỢ.
Chúng được sao chép từ bản cân đối tạm được điều chỉnh sang các cột
bản cân đối. Các hàng 13 đến 20 đại diện cho tài khoản thu nhập và tài
khoản chi phí và được sao chép sang các cột Income Statem ent. Sau đó,
trong hàng 21 của các cột H và K, các bên có và bên nợ được tính tống.
Chú ý rằng chúng không còn cân đôi nữa. Các thu nhập của công ty
trong tháng Bảy vượt quá chi phí của nó và sự chênh lệch là thu nhập
kinh doanh của nó. Đế đạt được số liệu này, lấy tổng thu nhập trong ô
121 trừ cho tổng chi phí $4,680 trong ô H21. Kết quả là $1,730 xuất hiện
trong ô H22 và là thu nhập kinh doanh cho tháng Bảy. Cộng kết quá
nảy cho tổng chi phí $4,680 sẽ cho ra $6,410 cân đối với tống thu nhập
cho tháng.
22
Chương 1 Làm việc với bản báo cáo thu nhập
b
^
C onsiibig
............................
7/31/2012
H
^
£
Accounts ReceivaMe
Unexpved Insurance
^
CXKce Equìxnent
mSi^ipies.....................
W
ẾO l^ e Eqúpment; Accum iated Deprectabon
n Accounts l^yabỊe
'
J IMeạmed CoRsưlbng Fèes
2 Saianes
M C lvis MartìrvCạpẩai
M Ã i^W ĩs~ F e e s
| p Ảdverbsíi^'
p S a ĩa ^ ...............
^ Comrnụnicatiqns
Ịnayanceẽiipènse
» Suppĩes coĩisurned
s C orsuiing Fees Ếamed
s beprecoỊỉÌan
OCRce ẼquiMTieiK
hSO DersÉim hcome
1
BatanceSheet
Income statem ert
DeM
Credít
DeM
a « tt
$32,650 $
%
3,472 ; $
$ 627 $
$ 456 s
s 3,470 $
$
- $ 1^53
$
- Ì 4,223
%
%
1.120
Ì
- $ 465
$
- $31,084
$
- $ 6,250
$ 146 ' $
ị 4,065 $
$ 181 $
$
57 $
$ 136 $
$
- $
160
$
96 $
$ 4.680 $ 6.410 $40.67S $38.945
$ 1,730
$ 1,730
%
6.4Í0 $ 6.410 $«^675 $40.675
........................
_______
m
J
I
Hình 1.8: Cấc bút toán được sao chép từ các cột của bản cân đối tạm được điếu
chỉnh sang các cột Income statement và Balance Sheet.
B ạ n sử d ụ n g m ộ t t iế n t r ìn h tương tự đ ể n h ậ n được t h ô n g tin ch o b ả n
c â n đ ố i k ế to á n .
23
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010
Cán đối ịié ỉoán: Các
tài sản hỉện hàĩtíì
B ả n c â n đ ố i bố s u n g b ả n b á o c á o th u n h ậ p được th ả o lu ậ n tr o n g
chương 1. Bạn cần cả hai báo cáo đế theo dõi tình hình tài chính cua
công ty. Một bản cân đối có hai phần chính.
♦
Tài sản nêu rõ các số dư trong các tài khoản tài sản của công ty vào
một ngày nào đó.
♦
Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu các sô dư trong tài khoản nợ của
công ty và tài khoản vốn góp vào cùng một ngày.
Hai phần này phải cân dổi-, nghĩa là tổng các tài sản của công ty
phải bằng với tổng các khoản nợ của nó và vốn góp của nó. (Đôi khi bạn
sẽ thấy điều này được gọi là vôn chủ sớ hữu hoặc vôn tự có.
Bản báo cáo thu nhập cho thấy một công ty đã kiếm được bao nhiéu
tiền và nó đà chi bao nhiêu trong một kỳ hạn nào đó. Bản cân đối tổng
kết phần tài chính của công ty vào cuối kỳ hạn đó. Cho dù kỳ hạn đó là
một tháng, một quý, hoặc một năm, nó cho bạn biết giá trị tài sản của
công ty. Nó cũng mô tả những phân loại khác nhau về các khoán nỢ.
chẳng hạn như các khoản phải trả, nợ và vốn góp vốn có những trái
quyền đối với tài sản của công ty.
Ví dụ, công ty của bạn có hàng tồn kho trị giá $5,000. Đó là một tài
sản: Bạn có thế và có ý định chuyến đồi nó thành tiền m ặt bằng việc
bán nó cho các khách hàng. Bây giờ hãy giả sử công ty của bạn đà thu
mua hàng tồn kho đó một phần bằng tiền mặt $2,500 và số còn lại ghi
vào bên có của tài khoản.
24
Cnưong 2, Cân đối kè toán; Các tài sản hiện hành
Sô tiền này là khắng định của công ty tài sản. Công ty đã giả định
$2,500 trong các khoản phải tra, đáy là một phần của vật mua được ghi
vào lK'n có của tài khoán. Giá trị hàng tồn kho $2,500 còn lại thuộc về
vỏn chu sứ hữu, đây là một phần trong tông tài sán của công ty được sở
hửu hởi các nhà đầu tư của nó. vốn chủ sở hữu được nhóm với các khoản
nỢ. c h à n g h ạ n n h ư c á c k h o á n p h á i t r ả bởi v ì nó đ ạ i d iệ n cho b ấ t k ỳ sự
chênh lệch tồn tại giữa các tài sán và các khoản nợ.
Bằng việc thế hiện giá trị hàng tồn Idio $5,000 cả trong các tài sản và
tro n g các khoán nợ, bản cân đối giữ cho các cố phần và các nghĩa vụ trả
nọ' cu a công ty được cân bằng. Nêu đây là tất cả những gì cần có cho một
b an cân đôi thì nó không có gì nhiều đê gâv chú ý, nhưng như bạn sẽ thấy
sau đó trong sách này, bản cân đối là điếm khởi đầu cho nhiều phân tích
khác nhau. Sử dụng Excel để phân tích bản cân đối có thê cho bạn hiểu rõ
một c ò n g ty được điều hành như thế nào, nó quản lý các nguồn tài nguyên
cú a nó tố t n h ư t h ế n à o v à nó tạ o ra lợi n h u ậ n n h ư t h ế n à o .
Dù vậy trước tién cần phái xây dựng bán cân đối. Chương này cùng
V()'i chương 3 và chương 4 mò tả tiến trình này.
THIẾT KẾ BẢN CÂN oốl
Trái với bản báo cáo thu nhập được thảo luận trong chương 1, bản
cân đối thường đi theo một dạng khá cứng nhắc. Hình 2.1 minh họa một
ví du điên hình.
B e l B o o k s^ lK
AaaiỊlB
CuỊỊrentAusi^
...... ......... .................. i$'
17.724 T
iess; DoiAiÌíiắẢccountSí
ÕotậM ĩtecoonệSí 'ị$ ' ' 7361
738 ị
Uno$MteỊỊirancẹị
.j’I ^
ị __
O B ic cạu p p ỊịB Ì __ ______ ; $ _____2,668
'..1,' -^-'11 ...
ị
i
7~$~"'1Õ1.90Õ[
ĨFìxedAeaets
Buit^andUẸỊt^ị.
Ta4dMFĨKẹđẠsmịIs
;
ỊTị^Às^'”7, z 1
UạiriM
lĩl^
[
^..
Hình 2.1: Bản cân đối cho Bell
Books, Inc. December 2011 cho
thấy tổng tài sản của nó bằng
với tổng các khoản nợ và vốn
chủ sở hữu của nó.
Á c a x r t s Rayabie
......... ......
"'1'$’.' '
1$: 25.000
■
4.-
Ovyfieì*s Ig u iĩy
iờM
'I ----
”zzz'ỉ ằ' .
20 ..... '.T
25
Phân tich dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010
Phần đầu của bản cân đối mô tả các tài sản của công ty. Phần hai
của bản cân đối tóm tắ t các khoản nợ và vốn chủ sỏ’ hữu của công ty.
TÌM HiỂU CÁC BÚT TOÁN NỢ VÀ TÍN DỤNG
Hình 2.1 minh họa một bản cân đối cho một đại lý sách, Bell Booka,
Inc. Hình 2.2 minh họa worksheet tiền m ặt hỗ trợ một sò phần cua bản
cân đối của Bell Books.
03
=A octsR eoeiy«ble iD13
Oeỉxt
11^1
1^ĩ/tYjÌF^h^ffìê<ÌDã
poếci
12^14/1lịP u rc h ^ qf bookstrom Lenny Distrtxiáng
............
12^tiỹlÌỊÃccoigìiteRecefyã^payrnăỂlor SqveiT^
Ĩ 2 ^ ị !c^
I
t a ^ ì ị Telephone ỈS, NÕvenribar
i:^Ìtjăteychẽ
Ĩ 2Q a/ĨĨ!/WhwfeinQtii. N(weinbw
1200/11 <^tecãi>ts~
CrecỊt
Balance
..... : : m 64 <$ 22,480
11
m 94 $ 1 9 ^
$1^91«
% 4,690
$24,067
;$
91 ị
$26,073
L lJ .0 p 6 j.......
: * «ỉ«| oon
#
OAT :
9 D
o,ZOf
$42,872
$ 9,592 i
^ ^ | »,848
' €0 ÀiTầ
^
f/4 ^
. #4aỉ,OfO
..............
■
$33,a38
L O ia ỉ
$50.9»
n ĩo iH i
. > 56.503
:1_Ặ514 ì ,_,_
1 (É ỒắA
• 3,«11
ữ
s
T is é ]^
J______ i* 1 J
AC/% :^
^anr C/ÌO
lDfỉ9Uiỉ
'' A
9 o
9»oou
■■ĩ.. ... ......
1
ềầ
r
ĩ $2ÌÌS^
$58.119
,11,1 ; $061 $ ^ 358
r»<377 ĩl s o ^
ĩ $3.116 ’ $47^8^
CnhtraiiBKtloni
Hình 2.2: Worksheet tiền mặt ghi chép các chi tiêu tiền mặt dưới dạng các bên có
và các khoản thu tiền mặt dưới dạng các bên nợ.
Chú ý rằng các khoản tiền gởi vào worksheet tài khoản tiền mặt
của Bell Books được ghi nhãn là Debits và các khoản tiền rút ra từ tài
khoản được ghi nhãn là Credits.
Khi bạn thề hiện hoạt động tài khoản trong một worksheet, bạn
thường có hai cột: một cột để ghi chép việc tăng số dư tài khoản và một
cột để ghi chép việc giảm số dư tài khoản. (Dạng này được gọi là một tài
khoản T bởi vì một đường nằm ngang được vẽ bên dưới các tiêu đề cột
và một đường thẳng đứng được vẽ giữa chính các cột hỢp lại giống như
một chữ T).
26 '%s..
Chương 2. Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
T r o n g n gữ c á n h c ủ a c á c tà i k h o ầ n củ a d o a n h n g h iệ p , c á c từ b ê n nợ
(d o b it) v à b ê n có (c re d it) k h ô n g có n g h ia n h ư tr o n g v iệ c sử d ụ n g m ỗ i
ngày - ví dụ một bên nọ' với một tài sản. Thay vào đó, những thuật ngữ
n ìiy đưn g i ầ n á m c h ỉ đ ế n c ộ t tr á i (D e b it) v à cộ t p h ả i ( C r e d it) c ủ a m ộ t t à i
k h o a n T . (^ác k ê t o á n v iê n có bốn q u y t ắ c cơ b ả n đ ê g h i c á c lư ợ n g tr o n g
nhữ n g cột n à y :
♦
Nôu tài khoản là một tài khoản tài sản, ghi chép việc tăng số dư tài
k h o ả n t r o n g c ộ t t r á i (D e b it).
♦
N ê u t à i k h o á n là m ộ t t ả i k h o ả n t à i s ả n , g h i c h é p v iệ c g iả m s ố dư
t à i k h o a n t r o n g c ộ t p h ả i (C re d it).
♦
N ê u t à i k h o a n là m ộ t tà i k h o á n nọ' h o ặ c t à i k h o ả n v ố n g ó p , g h i
chép việc giảm sô dư tài khoán trong cột phải (Credit).
♦
N ê u t à i k h o á n là m ộ t tà i k h o ả n nỢ h o ặ c t à i k h o ả n v ố n g ó p , g h i
chép việc giám sô dư tài khoản trong
cột trái (Debit).
Còn về căc tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí thì sao? Những quy
tắc chơ các tài khoản này bắt nguồn logic từ những quy tắc cho các tài
k h o á n t à i s ả n v à t à i k h o ả n nợ/vốn g ó p n h ư sa u :
♦
Thu nhập tăng vốn góp và do đó khi bạn ghi chép thu nhập,bạn ghi
c h é p g ia o d ịc h dưới d ạ n g m ộ t b ê n có v à o t à i k h o ả n th u n h ậ p tương
tự việc tảng vốn góp được ghi chép dưới dạng một bên có.
♦
Khi bạn có được doanh thu, bạn gởi nó vào một tài khoản tài sản
nơi nó được ghi chép dưới dạng một bên nợ - việc tăng các tài sản
được g h i c h é p dưới d ạ n g c á c b ê n nợ n h ư được g h i ch ú trước đó. B ú t
to á n nỢ n à y b ố s u n g ch o b ê n có th u n h ậ p .
♦
Các chi phí giảm vốn góp. Do đó khi bạn ghi chép một giao dịch chi
phí, bạn ghi chép nó dưới dạng một bên nợ vào tài khoản chi phí
tư ơ ng tự v i ệ c g iả m v ố n g ó p được g h i c h é p dưới d ạ n g m ộ t b ê n nợ.
♦
K h i b ạ n t r ả c h i p h í, v iệ c là m n h ư v ậ y s ẽ g iả m m ộ t t à i k h o ả n t à i
s ả n - th ư ờ n g là m ộ t t à i k h o ả n n g â n h à n g . V iệ c g iả m c á c t à i s ả n
được g h i c h é p dưới d ạ n g cá c b ê n có, do đó b ạ n g h i c h é p g ia o d ịch
dưới d ạ n g m ộ t b ê n có v à o t à i k h o ả n t à i s ả n lầ n n ữ a n h ư được g h i
ch ú trư ớ c đ ó . B ú t to á n có n ả y bố s u n g cho b ê n nọ' ch i p h í.
Theo những quy tắc này, các khoản gởi và một tài khoản tiền mặt
được ghi chép trong cột trái hoặc cột Debit của tài khoẩn: tiền mặt là một
tài khoán tài sán và khoản tiền gởi sẽ tăng sô dư của nó. Tương tự, bởi vì
việc viết một tấm séc sè giám sô dư của tài khoản tiền mặt, lược của tấm
sé c được g h i c h é p t r o n g c ộ t p h á i h o ặc cộ t C r e d it. H ã y n h ớ r ă n g tro n g bối
c á n h n à y g h i nỢ c h ỉ có n g h ĩa là cột t r á i v à b ê n có ch ỉ có n g h ĩa là cộ t p h ả i.
27
Phán tích dừ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
TẠO MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT TÀI SẢN HIỆN HÀNH
T r o n g b ả n c â n đ ố i được m in h h ọ a trước đó tr o n g h ìn h 2 . 1 , sự p h à n lo ạ i
tiề n m ặ t c ủ a p h ầ n t à i s ả n h iệ n h à n h ch ứ a c ô n g th ứ c sa u đ á y :
=NovemberEndCashBalance+SUM(DeceinberCashDebits)SUM(DecemberCashCredỉts)
C á c t ê n t r o n g c ô n g thức n à y th a m ch iế u đ ế n c á c d ã y tro n g w o r k s h e e t tiề n
m ặ t được m in h h ọ a trước đó tro n g h ìn h 2 .2 . T ê n cQa cá c d ã y n h ư sau :
♦
NovemberEndCashBalance, tham chiêu đến ô E2. Lượng này là sỏ
dư tiền mặt cuối kỳ vào cuôi tháng 11, tháng trước.
♦
D e c e m b e r C a s h D e b it s , th a m c h iế u đ ế n c á c ô C 3 :C 2 3 . D à y n à y chứ a
t ấ t c ả k h o ả n t iề n gở i v à o t à i k h o ả n sé c c ô n g t y cù a B e ll B o o k s đã
được gở i t r o n g t h á n g 1 2 .
♦
DecemberCashCredits, tham chiếu đến các ô D3:D23. Dày này chứa
t ấ t c ả k h o ả n t iề n được r ú t từ t à i k h o ả n s é c c ô n g ty c ủ a B e ll B o o k s
trong tháng 12.
Ô E 2 có t ê n l à D e c e m b e r C a s h C r e d it s , ch ứ a g iá t r ị $ 2 9 ,3 4 4 . ổ E
c ô n g th ứ c s a u đ â y :
3
ch ứ a
= E 2 + C 3 - D3
M ỗ i b ú t to á n tr o n g v v o r k sh e e t t iề n m ặ t là m ộ t b ê n nợ h o ặ c m ộ t b ê n
có. Không có các bút toán nào chứa cá một bên nợ và một bên có. Do đó
c ô n g th ứ c t r o n g ô E 3 c ộ n g s ố dư trư ớ c (ô E 2 ) vớ i m ộ t s ố liệ u b ê n nự
trong cột c hoặc lấy số dư trước trừ cho một số liệu bên có trong cột D.
C ô n g th ứ c được sa o c h é p từ ô E 3 v à được d á n v à o d ă y E 4 : E 2 3 . T iế n
tr ìn h s a o c h é p v à d á n c ô n g th ứ c đ iề u c h ỉn h c á c th a m c h iê u ò tư ơ n g đối
của nó, do đó mỗi sò dư phụ thuộc vào số dư trước cũng như phụ thuộc
vào bên nọ' hoặc bên có hiện hành. 0 E23 chứa sô dư cuối kỳ cho tháng
12 và số dư này sẽ được sử dụng làm sô dư tiền m ặt đầu kỳ khi đến lúc
tạ o v v o r k s h e e t t iề n m ặ t ch o t h á n g G iê n g .
Có thể ưu tiên tạo tên DecemberEndCashBalance đế đại diện cho ô
E23 của hình 2.2. Do đó sự phân loại tiền m ặt trong hình 2.1 có thê
ch ứ a c ô n g th ứ c s a u đ â y :
=DecemberEndCashBalance
K h i c á c w o r k s h e e t được tạ o , s ố dư tiề n m ặ t cuối k ỳ ch o t h á n g
12
được t ín h h a i lầ n : m ộ t lầ n t r ê n v v o rk sh e e t t iề n m ặ t v à m ộ t lầ n t r ê n b a n
cân đối. Điều này được thực hiện một phần đế minh họa và một phần đê
làm rõ ràng các phép tính.
28
