Phân tích dữ liệu kinh doanh microsoft excel 2010 phần 2 nxb từ điển bách khoa

Phán tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

CKu dự ỉoán và
íậỹ%é hoạcíi
Cho đến bây giờ, trong sách này tập trung vào những sự kiện đã xảy
ra. Bản báo cáo thu nhập, bản cân đối và bản báo cáo luồng tiền m ặt có
thế’ đưa ra một bức tranh về thành tích trước đây của một công ty.
Nhưng hiểu những gì đã xảy ra không giúp ích được gì nhiều nêu bạn
không thế sử dụng nó đế lập kế hoạch cho tương lai. Chương này trình
bày một cái nhìn tổng quan về việc lập kế hoạch và dự toán tài chính và
thảo luận các dự báo và dự đoán dựa vào lịch sử gần đây của một công
ty hình thành nền tảng cho việc lập kê hoạch như thê nào.

TẠO CÁC BẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH HÌNH THỨC
Mục đích của lập kê hoạch tài chính là hiểu và dự đoán tương lai tài
chính. Bạn sử dụng các dự đoán tài chính đế so sánh và ước lượng các
kê hoạch kinh doanh, ước lượng những nhu cầu cung cấp tài chính tưoììỊí
lai và để thiết lập những ngân sách kinh doanh nội bộ. Tạo các bản báo
cáo tài chính hình thức là một cách chuẩn để dự báo tương lai tài chính
của một công ty.
Các bản báo cáo hình thức dựa vào những công cụ và khái niệm tài
chính mà bạn đã biết, chẳng hạn như các bản báo cáo thu nhập, bản cân
đối và sự phân tích luồng tiền mặt. Có nhiều phương pháp đế phát triên
các bản báo cáo hình thức bắt đầu từ các ước tính đằng sau phong bì đến
những mô hình mở rộng được điện toán hóa nhằm nỗ lực dự báo và xern
xét các tình hình kinh tế tương lai. Bất ké' phương pháp, mục đích thì như
nhau: phát triển những dự đoán tài chính thực tiễn và hữu dụng.

120

Chưong 7. Chu kỳ dự toán và lặp kế hoạch

Khi bạn phát triển một ban bíío cáo hình thức, hãy ghi nhớ ba yếu tô
chính sau đây:
♦

Các mối quan hệ đâ biết và những xu hướng - Hoa hồng bán hàng
thường có lẽ là 59< thu nhập. Hãy lưu giừ chúng ở đó trong nhừng
dự đoán của bạn trừ khi bạn có lý (io đô tin chúng sẽ thay đối.

♦

T h ò n g tin v ề n h ữ n g t h a y đối tương lai - M ộ t đối thủ c ạ n h t r a n h có
th ẻ đ a n g c h u ẩ n bị tu n g ra một sả n p h ấ m mới. H ă y g h i nhớ đ iều đó
k h i b ạ n ưđc t í n h các thị p h ẩ n tương lai cho n h ữ n g th ứ m à b ạ n đưa ra.

♦

Các mục đích kinh doanh - Có thê bạn dự tính giảm chi phí xuống
10 phần trăm thông qua giam bớt nhân viỏn và giảm biên chế. Hãy
suy nghĩ nhừng hệ qua không dự tính trưức của việc giảm chi phí có
thê như thê nào.
B ạ n có t h ế c h ọ n m ộ t v à i p h ư ơ n g p h á p đê p h á t t r i ể n c á c b ả n b á o

cáo tài chính h ình thức. Ba yếu tô vừa mỏ tả ám chỉ những phương
pháp nằm ngang - chúng tập trung vào nhừng thay đổi theo thời
gian. Một loại phương pháp thắng đứng khác tập trung vào các nhóm
công nghiệp.
Ví dụ, có thê bạn muốn quyết định liệu giá thành hàng đà bán (COGS)
dưới dạng một tỷ lệ phần trăm của doanh sô ròng có tương tự như giá

thành hàng đà bán của nhừng công ty khác trong ngành nghề của bạn
hay không. Các công ty thành công trong một nhóm ngành nghề thường
có nhừng mối quan hệ tương tự giừa các chi báo chính. Có thế hữu ích nếu
so sánh mối quan hệ giừa ví dụ COGS và dân số ròng tại công ty của bạn
với trung bình ngành nghề. Sẽ thực nản lòng khi thấy răng tỷ số giữa chi
phí với doanh sô cao so với trung bình ngành nghề.
Trái lại một phương pháp nằm ngang sử dụng dừ liệu lịch sử làm
điêm so sánh. Thực ra công ty đóng vai trò như nhóm kiểm soát riêng
của nó. Mặc dù nó đòi hỏi sự quan tâm ngang bằng như một phương
p h á p t h ầ n g đ ứ n g , n h ư n g m ộ t sự p h á n tích n ằ m n g a n g tương đố i đơn

giản và có thế là một cách hiệu quá đố dự đoán các kết quả tài chính.
Phần kế tiêp minh họa một sự phân tích nằm ngang dựa vào những dự
đo;in sứ dụng tỷ lệ phần trăm doanh số.
Phương pháp dự báo ty lộ phần trăm doanh sô dựa vào khái niệm
nhiều hoạt (lộng kinh doanh, chắng hạn như trá các chi phí nhát định,
mua tài san và nhận các khoán nợ được trói chặt trực tiếp vói số đô la
bán hàng. Nếu không có bán hàng, một doanh nghiệp sè không trá
các chi phí bán hàng cùng như không tạo ra các khoán phải thu. Việc
t ă n g d o a n h sô t h ư ờ n g t ạ o r a t h ê m tiồ n m ặ t t r o n g n g â n h à n g , c á c ch i

121


Phân tích dữ liệu kinh doanh Mlcrosott Excel 2010

phí thay đổi lớn hơn, thuế thu nhập cao hơn, tàng thêm chi phí hành
chính, v.v... Bán hàng là một yếu tố chính trong hầu hết những chỉ
báo khác. Do đó, việc dự đoán những dự báo khác dự vảo dự đoán
doanh số có thế hữu ích.

Phương pháp dự báo tỷ lệ phần trăm doanh sô đòi hỏi một vài bước chung:
1. Phân tích các xu hướng lịch sử và những mối quan hệ tài chính. Ví
dụ, trong một vài năm, các chi phí thay đối có lè đạt trung bình 47'í
trong tồng doanh số. Một sự phân tích sơ bộ ít ra xem thoáng qua
việc tỷ sô" đó đã tăng, giảm hoặc vẫn gần xấp xỉ không đổi trong
khoảng thời gian đó hay không.
2. Dự báo yếu tố chính, doanh số qua đường chân trời lập kế hoạch kế
tiếp - ví dụ một năm. Có nhiều cách đế đưa ra dự báo đó. Một cách
tốt đế trán h là yêu cầu các trưởng phòng bán hàng ước lượng doanh
số của đội mình trừ khi bạn có thế chắc chắn họ không làm như vậy
chỉ vì đùa nghịch với các hạn ngạch (quota) riêng của mình.
3. ước lượng các chi phí và số dư tương lai dựa vào các mối quan hệ
lịch sử của chúng với doanh số. Nếu bạn dự báo rằng doanh sô sẽ
tăng 3% trong năm kê tiếp, thì sẽ hợp lý khi dự báo rằng hoa hồng
bán hàng cũng sẽ tăng 3%.
4. Chuẩn bị bản báo cáo tài chính hình thức sử dụng doanh sô và chi
phí dự đoán.

Nghiên cứu trường hợp: Cummins Printing
Cummins Printing là một doanh nghiệp nhỏ chuyên về các số lượng
bản in tùy ý của đồ dùng văn phòng, báo cáo thường niên và catalog. Nó
đã tồn tại trong ba năm kề từ khi Jim Cummins thành lập công ty và
mua tài sản của nó một phần thông qua tiền vay ngân hàng và một
phần qua tiền quỳ mà anh ấy đà cung cấp. Cummins Printing đang
chuẩn bị các bản báo cáo hình thức cho năm 2012. Nó làm như vậy vừa
đế ưởc lượng các chi phí hàng năm của nó và kết quả tài chính cho nàm
kế tiếp vừa dẫn dắt một quyết định kinh doanh mà nó phải đưa ra sớm
trong năm.
Bước đầu tiên là xem lại các bản báo cáo tài chính hiện có cua một
công ty cho những xu hướng, cơ cấu và mối quan hệ. Ví dụ, hình 7.1 và

7.2 minh họa các bản báo cáo thu nhập và bản cần đối năm 2009 đến
2011 cho Cummins Printing.

122


Chương 7. Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

icim m ins PrìrÉỉng
Ịincome stotemeit forthe year eixled:
IsaÌM
|costof6ood5Sokl
1 bMriorv. 1/1
1 Purchases
1 Avaỉbbleliorsale
1 IrmiỂory. 12/31
1
Costofgoodssold
ỊGrDssproíit

i1

1201/2009 12/31/2010 120 1/20 11
Ì49e,M 1 —
ị..(1 S367.4S0
. .“*------- $389.864
$116.081
$115,372
S23ĨÌ453
$85.919

$145.534
$353.007

$85,919
$147.970
$233.889
$11Z98 9
S120Ì92Ò
$246.530

$112.969
$187.540
$300.509
$129.125
$171.384
$218.480

$5.915
$ 9 110
S3J54

$6.770
$9.544
$4.010
$3.862

—

lExpm iM S
Ad^^sing

ORice lease
Insurance
0ffice»jppie5

1
1
1
1
1
1

Salarìes

ỊOperating expenses

Commurecations
ĩravel
Depỉedatỉon

loperalinginãxTìe
Ịĩaxes

iNeAỉncome

S6.166
S8.7S0 ị
$3.906
$2.110
$62.378
$3708

$1.070
$4.192
$%Í!280
*^>27

$Z680
$72.924

$94.347

Ì5.5ƠĨ
$6.310

$7.014
$8.733
$ 4 .1 %

$4.ig2

$65.182

$110.392
$136,138
$34.035

$195,545

$102.104

S138Ì472

$80.006
S20.0Q2
$60.006

Hình 7.1. Bản báo cáo thu nhập Cummins Príntmg cho năm 2009 đến 2011.

ICunmnsPrìnlina
ĂSSÌẼTS
CunwitA«Mts

Baiance Sheeỉ for the year ended: 1201/2009 12^1/2010 12ữ 1/2011
Catsh
A cxxniểs leceìVBbie
bwefi0fy
TotíCưmntAaagta
Less^cxninutated deĐreòation
TotalfíxedAsaBỊ8

$282^
$68.567
$85.919
$434.775
S^9Ò 3
K 19 2
$58.711

$272.787
$158.054

$112.969
$543.810
$62,903
$8.384
^ 5 t9

$281.278
$163.422
$129.12S
$573.825
$62,903
$12.576
SãO.327

Taíaỉassets

S493.486

$596.329

S824.1S2

$169.856
$»2.903
$65.182
$297.941

$203.742
$62.903
$34.035

$300680

$183,592
$62.903
S20.002
$266.497
900/,D3Ĩ)

$4^486
ỉ..... -■■■•... . "1 $596.323

$(KỈ4.1S2

[iPÍM dĩUiith

1UM M ưiES AND STOCKH0UDER8'EQUnV
C u m n tU a lM iN
Aco)ưte payable
NơtesKMyable
incomẽtãxes
Totaỉ Mabữìtìes
1
m im iMIi V cA|UR|f
KdBinBQ CaliiiiyS
Tatal KeMìSea anơ S toM ìolt^'E ợutY

Hình 7.2. Bản cân đối Cummins Printing cho năm 2009 đến 2011.

123

Phản tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Nhận dạng các xu hướng tài chính
Bây giờ Cummins cần nhận dạng các xu hướng tài chính, các cơ cấu
và mối quan hệ chảy từ những vvorksheet này. Nhiều công cụ và chỉ báo
khác nhau có sẵn nhưng điều cốt vếu cho việc dự toán là tập trung vào
những gì kích thích doanh nghiệp. Sự tàng trưởng trong doanh thu và
việc tăng vốn lưu động là hai ví dụ về những yếu tố kích thích này.
Cummins tập trung vào việc tăng trưởng thu nhập là yếu tò chính của
doanh nghiệp và sử dụng tỷ lệ phần trăm doanh số làm chỉ báo chủ yếu
của nó. Hình 7.3 minh họa các bản báo cáo thu nhập từ hình 7.1 cùng
với việc phân tích các thành phần theo doanh số. Mỗi thành phần bán
báo cáo được diễn đạt bằng sô đô la thô và dưới dạng một tỷ lệ phần
trăm doanh số. Giả định là khi sô đô la bán hàng thay đổi, những thành
phần khác, chẳng hạn như hàng tồn kho và hầu hết các chi phí kinh
(loanh sẽ thay đổi một cách phù hợp.

1
PercentageoTSales
Cummins Prínỉing
1
income StalemerỂ for the year ended: 12ỡ1ữ009 12/31/2010 120 1/20 11 |3-yearawBr^ 2011onỊy]
10000% 100,00% 1
Sềim
> $496541 $367,450 $389.864' 1
i
Costf3fGoodsSoU
.......... _■ r r i
S85.919 $11^969 _j

2 5 2 1% 2898%
$116.061
bwefiory. 1/1
5 7 1 7 ^ 481 0 % f
Purctiases
$115.372 $147.970 1 $187.540 i
62.39% 7708%;
Awall^)leforsale
$231.453 i K93Ì889 $300.ã09 Ị {
$85.919 $112.969 S 129.125! I
270 3% 33.12%
Imeitcxy. 12/31
35.35% 1 4a96%
CostoTgoodssokl $145.534 1 S120.920 $171.384 Ị
64,65% 56.04%
Grossprolỉt
Ì353.007 Ì246?530 S218.4M
í

ExpMIMS

- ..........

AíMHỈ^ng
OfRce tease
ìrSUỊBỈKB
ORicesMPPies
Salaríes
Convnunỉcations
ĩravBỈ

Dei>redafion
opeiatins ^(penses
OperaSng ìno)me

õ iie e !^
$8.750’
$3.906
S2!i 10 ị
$62.378

iữ.iiãé !
$1.070
K 19 2

$5 .915^
$97110:
$3.754
$2.680
$72.924
$5.507
Ỉ6.310

K 19 2

»■770 !

M .010|
$3.8621
$94.347 í
$7.014 1

$8,733
$4.192

$110.392

$138.472

S136.138

Taxes

592,280
S260.727
$65.182

Netìncome

$195!545

S102Ì104

$80.008
^ .0 0 2
$60.006

S34.035

i

L

....

223% ^
094%
0 .71%
18 8 5%
1^ %
1.39% ^
10 2 % ,
^02%
3662%
9.16%
274 7%

17 4 %
245%
1 .0 3 % ĩ
09Ì9%T
24m
18 0 %
224%
1-08%f
36 52%
20752%^
5 .13 %
15 3 9 %

.......

Hình 7.3. Cummins diễn đạt các thành phẩn bản báo cáo ơưới dạng một tỷ lệ phẩn
trăm ơoanh số như là bước đầu tiên trong việc tạo một bản báo cáo hình thức.

Vói rất ít điểm dữ liệu (chỉ thông tin và doanh sô có giá trị trong ba
năm), không nên dự báo sự tăng trưởng doanh số dựa vào riêng dữ liệu

124 S ít,


Chương 7, Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

trước. Ví dụ, nếu bạn sử dụng một phương pháp dựa vào các bức ảnh
chụp nhanh thời gian, chẳng hạn như công cụ Moving Average của
Excel, hoặc một phương pháp dựa vào phép nội suy, chẳng hạn như hàm
TREND của Excel, hoặc một đường xu hướng biếu đồ, bạn sẽ nhận được
một câu trả lời nhưng bạn không nên đế bất kỳ quyết định quan trọng
dựa vào riêng bằng chứng đó - chắc chắn không với chỉ ba điểm dữ liệu.
Làm th ế nào bạn có thế biết những gì cần phải tin? Khi bạn chuẩn
bị một bản phân tích dự đoán các kết quả sớm hơn trong tương lai,
chẳng hạn như thu nhập bán hàng của năm kê tiếp, bạn giả định rằng
bằng một cách nào đó tương lai sẽ giống như quá khứ. Nếu có nhiều
điểm dữ liệu trong bản phân tích, sự giả định có nhiều sự biện giải hơn
so với chỉ có một vài điềm dữ liệu. Bạn có thể kiềm tra đường mốc của
dữ liệu và có lẽ chú ý thu nhập bán hàng trong một năm trước làm tốt
công việc dự đoán thu nhập trong một năm sau đó. Nhưng với một
đường mốc ngắn, chẳng hạn như ba năm, bạn có thể đạt được một xu
hướng đáng tin cậy rõ ràng mà hóa ra hoàn toàn gây nhầm lẫn.
Trong tình huống được minh họa trong hình 7.1 đến 7.3, bạn nên cố có
thêm bằng chứng, ví dụ:
♦

Hãy đưa ra những chỉ báo khác, chẳng hạn như các dự báo kinh tế
địa phương hoặc quô'c gia gợi ý rằng thu nhập của bạn sẽ tiếp tục
như trước đó?

♦

Công ty cạnh tranh với bạn có đang tăng tốc hoặc định quy mô trở
lại hay không? Họ có tiến hành các bước để đón bắt các khách hàng
của bạn hay không?
Các thay đổi có xảy ra trong công nghệ của doanh nghiệp bạn hay
không? Nếu vậy, chúng có lợi cho bạn hay không? Liệu chúng sẽ
b ắt đầu có hiệu lực trong thị trường háy không?
Các khách hàng hiện tại của bạn đang đối m ặt với những thay đổi
gì trong các điều kiện kinh doanh? Những thay đổi này có gợi ý
rằng họ sẽ tiếp tục mua hay không? Và họ sẽ tiếp tục mua hàng ở
công ty bạn hay không?
Bạn có đang chuẩn bị ngưng một dòng sản phẩm hiện có hoặc giới
thiệu một dòng sản phẩm mới hay không? Bạn có bằng chứng tin cậy
rằng các khách hàng của bạn sẽ tiếp nhận sản phẩm mới hay không?
Xu hướng thị trường cho sản phẩm của bạn là gì? Nhu cầu đang
giảm hoặc tăng?

125


Phán tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Lời giai đáp cho những câu hỏi chẳng hạn như những câu hỏi này, kết
hợp với các kết quả thực tê từ các năm trước dẫn Cummins Printing đến

giả định hợp lý rằng sự tăng trưởng trong thu nhập cho năm 2012 sẽ hơi
yếu hơn so với trong năm 2011. Cụ thể Cummins kết luận ràng sự tăng
trưởng doanh thu sẽ tiếp tục nhưng chậm đi do bản chất ngắn hạn của
một số do luật kích thích tài chính của chính phủ liên bang năm 2009.
Tuy nhiên, Cummins đã tố chức một chiến dịch quảng cáo mới mà nó hy
vọng sẽ đa dạng hóa thị trường có sẵn. Cummins dự đoán răng thu nhập
năm 2012 sẽ là $411,696, tăng 5.6 phần trăm so với năm 2011.

Dự báo dựa vào lịch sử gần đây
Bước kế tiếp là dự báo các chi phí dựa vảo tỷ lệ phần trăm doanh sô"
lịch sử của chúng và được áp dụng cho thu nhập năm 2012 dự báo. Hình
7.4 minh họa bản dự báo này.
Các thành phần được mong đợi thay đổi với doanh số ròng được thề
hiện dưới dạng một tỷ lệ phần trăm trong cột B, được mang sang từ cột
G của hình 7.3. Những thành phần khác được tính toán từ những dự báo
cho năm 2012 (chẳng hạn như tổng lợi nhuận) hoặc được lấy từ cuôl kỳ
hạn trước (chẳng hạn như hàng tồn kho đầu kỳ, các khoản thanh toán
tiền thuê và sự khấu hao).
Bản dự báo tốt ở mức có thế nhưng một xu hướng làm xáo trộn nổi
lên từ các bản báo cáo thu nhập năm 2009 đến 2011 được minh họa
trong hình 7.3. Cummins Printing kiếm hầu h ế t thu nhập qua số lượng
in tùy ý thường đòi hỏi loại giấy đặc biệt. Trong ba nàm tồn tại, Cummins
đã mua chất liệu giấy đế sử dụng trong trường hợp dặc biệt với sô lượng
lớn hơn mức cần thiết cho một đơn đặt hàng cụ thể. Việc mua số lượng
lớn đã giảm các chi phí thay đổi bởi vì mua số lượng lớn hơn sẽ được
khấu hao tốt hơn từ các nhà cung cấp. Cummins cũng hy vọng rằng các
khách hàng sẽ đặt hàng tiếp theo, điều đó đòi hỏi sử dụng chất liệu giấy
mua còn lại đó.
Thật không may, điều đó chưa xảy ra. Nguồn giấy trong kho của
Cummins Printing đã tăng đều trong khoảng thời gian ba năm (xem

hình 7.3, các ô B8:D8) khi số đô la bán hàng đã giảm (xem hình 7.3,
B3:D3). Hình 7.4 cho thấy rằng trừ khi có những thay đổi, hàng tồn kho
cuối năm 2012 sẽ là $136,356 {33.12% của doanh số dự đoán, $411.696).

126 ^


Chương 7, Chu kỷ dự toán và iập kế hoạch

Proiected Sales, 2012 $
411.696
2011 pert^nlage 2012 proĩecãcMis
411,696
100.00% $
Saies
CostoTGoodsSold
$
129.125
inventoiy. 1/1
198.042
Purchases
48.10% $
$
327.167
Availabletorsale
136.356
33.12% $
Invettory, 12/31
$
190.811

Cĩostõĩgoodssold
$
220,885
[6fĐ^profit
ExpeiMes
Advertìsĩng
ònĩcelease
Ị
inajiance
otĩice SLpp&es
Salãĩies
[
Convnurvcabons
travel
Depiedation
Operating expenses
òperaiing ỉncome
Taxes
Ncỉíncome

1.74% $
$
1.03% $
0.99% $
2420% $
1.80% $
224% $
$
$
$

145.813
75.072

s

18.768

$

56.304

7.149
9.900
4^35
4.078
99,630
7.407
9 ^
4.192

Hình 7.4: Áp ơụng cấc tỷ lệ phần trăm lịch sử vào kết quả doanh số dự báo trong
một ngân sách hình thức cho năm 2012.

Phân tích sự ảnh huởng của các thủ tục mới
Một thay đổi trong các thủ tục mua hàng có tác động gì lên bản báo cáo
thu nhập hình thức và bản cân đối của Cummins Printing cho năm 2012?
Cummins biết rằng một tỷ lệ đáng kế trong doanh số của nó phụ
thuộc vào công việc tùy ý được làm cho các khách hàng của nó. Lên đến
40% công việc kinh doanh của nó là do Cummins tình nguyện mua chất

liệu được yêu cầu cho các công việc đặc biệt, mua chất liệu với số lượng
lớn và sử dụng một số khoản tiết kiệm giá thành đề giảm nhẹ giá mà
nó tính cho các khách hàng.
Cummins giả định rằng vào một thời điểm nào đó, các khách hàng
hiện tại của nó sẽ tiếp tục đặt hàng, cho phép công ty khai thác hàng
'127


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoít Excel 2010

tồn kho đặc biệt mà nó đã mua. Đồng thời một lựa chọn là cắt giám việc
mua hàng tồn kho, giảm việc tàng các mức tồn kho của nó cho đến khi
có đơn đặt hàng mới. Cummins cần thu hút khách hàng mới. Nhưng nếu
Cummins cắt giảm mua hàng mới đưa vào kho hàng của nó thì các đợt
sản xuất theo đơn khách hàng cho những khách hàng mới có thê mất
quá lâu hoặc tốn kém quá nhiều. Do đó, tiến trình khai thác hàng tồn
kho hiện có ở một mức dễ quản lý hơn có lẽ sẽ khiến cho mức doanh sô
mới giảm. Đây có phải là một quyết định kinh doanh hỢp lý hay không?
Cummins khảo sát ảnh hưởng của việc giảm mua nguyên vật liệu
50% trong năm 2012 từ con số hình thức $198,042 xuống $99,021. Nhìn
vào một kết quả bi quan, Cummins giả định rằng công ty sẽ m ất toàn bộ
40% kinh doanh của nó vô"n đâ đến từ những công việc đặt biệt đó. Điều
này sẽ đưa số doanh thu xuống $247,018 tức là 60% dự đoán doanh sô
2012 trong ô B l của hình 7.4 (cũng xem ô BI của hình 7.5).

Mo(Ễfied Sales PrĐÌecfion. 2012 $
247.018
2011 percxrtage
SaÌM
10000%

CostdGoodsSoM
hwefiDiy. 1/1
Pun:hases
48.10%
Availabie f(x saie
kMBIỂOIV. 1201
33.12%
Costof goodssoU
Grossprofit

2012 prqedions
247,018
$
$
$
$
$
$
$

129.125
99.021
2 ^ .1 4 6
81.814
146.333
100.685

$

4 ^

9.900
2.541

Expentes
Atft«riisjns
O^celease
Insurance
O Hĩcesiiỉpies
Salaríes
Comnunicalions
Travel
D^Medalion
Opeialing eipenses
Operabng income
Taxes
Neỉincome

174%

%
1.03% $
0.99% $
24J20% $
1.80% ỉ
2.24% $
$
$
$

2.447

5Ỡ.778

s

4.444
5.533
4.192
93.125
7.560
1.890

$

5.670

Hình 7.5: Bản báo cáo thu nhập hình thức 2012 dựa vào việc cắt giảm mua nguyên
vật liệu tồn kho và kết quả dẫn đến ơoanlỉ số ròng thấp hơn.

128


Chương 7 Chu kỳ dự toán và lập kê hoạch

Hầu hêt chi phí của Cummins giảm tỷ lệ với doanh sô ròng. Các
ngoại lệ là tiền thuê văn phòng và khấu hao thiết bị mà thường không
được mong đợi thay đổi theo doanh sô ròng. Kết quả dự đoán được thế
hiện trong hình 7.5 (bản báo cáo thu nhập hình thức) và hình 7.6 (bản
cân đối hình thức).
Nêu việc mua nguyên vật liệu được cắt giảm một nửa và kết quả nếu
doanh số ròng giảm 40%, thu nhập ròng sẽ giảm $50,663 tức là 90%:

dưới dạng một tỷ lệ phần trăm , đó là một ảnh hưởng tài chính rấ t lớn
đối với bất kỳ doanh nghiệp. Để giảm tiền lương phù hợp với việc giảm
doanh sô ròng 40%, một nhân viên phải được sa thải: một yếu tô nhân
sự quan trọng chó một doanh nghiệp nhỏ.
Tóm lại các chi phí quá lớn không thế đánh giá sự cải thiện trong
tình hình hàng tồn kho. Đó là những gì bạn thường mong đợi khi một
quyết định kinh doanh có một tác động mạnh như vậy lên cách điều
hành của một công ty với nhừng khách hàng của nó.

ICumnvns PrírtKỉìQ
p^SETS
ỊciRimrtAsMto

Ịr^CMÌAtMti

Baiance Sheeỉ tòf year ended: 12»1ữ009 12f31ữ010 12/31/2011 1201/2012
Cash
Accour^ receivabềe
bwerẺory
ToteiCưTBrắAss^
Equipment
L^s-accunutated depreaatỉon
Toial Pixed Assots

$282^
$66,567

TcMaasBta
lUABUm ES AND SIOCKHOLDERS’ ECHATY
Accounls payal>le

ỊCiOTMitLtabMM
Ndespoyable
tncometaxes
ToteiHMÌHies
ỊstockholdM VEiM ^ Relained eamings

S3S8.801

$58,711

$112.969
$543.810
$82.903
$8,384
$54,519

$281^78
$163,422
$129,125
$573,825
$62,903
$12,576
$50,327

$493,486

$598,329

S624.1S2

$601.705

$169,856

S203.742
$62,903
S34.035

$183.992
$62,903
$20,002

$106,075

$297.9411 $300.680

$434.775
$62,903
* 4 ,1^

<^9 0 3
$65.182

S1S8.054

$195545

$297,649

$286.497

S357.65S

1
ToltíSabmesmdStocíđtolded $493.486

$598.329

$824.152

$122,164
$74,605
1ỐS5Ì5TO
$62,903
$16.768
$46,135

$62,903
$18.768
$187.746
$413,959
$601.705

Hình 7.6: Bản cản đối hình thức 2012 trong cột F phản ánh ảntỉ hưởng của việc
giám ơoanh sổ trên giá trị tài sản của công ty.

SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ QUẢN LÝ VIỆC PHÂN TÍCH
Excel làm cho việc phân tích trớ nên đặc biệt dễ dàng - dễ hơn nhiều so
với bán thân quyết định kinh doanh. Nỗ lực là thiết lập worksheet chứa

129

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

dữ liệu lịch sử cho bản báo cáo thu nhập và bản cân đối. Sau khi hoàn
tất điều đó, tính toán các tỷ lệ phần trăm thì dễ dàng và đơn giản. Ví
dụ, đế tạo ra giá trị 100% được thế hiện trong ô G3 của hình 7.3, bạn
nhập công thức sau đây:
=D3/$D$3

Sau đó, sao chép công thức đó và dán nó vào G5;G10 và G13:G24.
Tham chiếu tuyệt đối $D$3 bảo đảm rằng mẫu sô trong công thức luôn
là giá trị trong ô D3 trong khi tử sô trong công thức thay đổi tùy thuộc
nơi công thức được dán. Ví dụ, công thức khi được dán vào ô G6 thay đổi
thành D6/$D$3.
Thú thuật
Phím F4 cho bạn m ột cách tiện lợi đ ể chuyển đổi m ột kiểu tham chiếu
thành m ột kiểu tham chiếu khác. Giả sử, bạn m uốn sử dụng nội dung của
ô D3 làm m ột phần của m ột công thức trong m ột ô khác. Nếu bạn xác định
ô D3 bàng việc sử dụng chuột đ ể trỏ vào ô, Excel sử dụng kiểu tham chiếu
tương đối (nghĩa là không có các dấu đô la) theo m ặc định. D ể chuyển đổi
tham chiếu tương đối D3 thành kiểu tham chiếu tuyệt đối $D$3, chỉ việc bật
sáng phẩn đó của công thức trong hộp Pormula và nhấn F4. Việc nhấn F4
liên tục cũng sẽ xoay vòng tham chiếu qua các kiểu tham chiếu hỗn hợp:
D3, $D$3, D$3, $D3, và sau đó trở lại D3. Điều này tiện lợi hơn nhiều so
với sử dụng chuột hoặc các phím m ũi tên xác định nơi dấu $ nên được đật.

Đế tính các giá trị được minh họa trong cột F của hình 7.3, nhập công
thức sau đây trong ô F3;
=(B3+C3+D3)/ ($B$3+$C$3+$D$3)

Sau đó, sao chép nó và dán nó vào F5:F10 và F13:F'24. Bạn có thể
tính tỷ lệ phần trăm bằng nhiều cách khác nhau. Công thức này tăng
thêm trọng lượng cho một năm mà trong đó ví dụ chi phí quáng cáo cao
liên quan đến doanh số ròng.
Một phiên bản khác của công thức này được minh họa ớ đây;
=AVERAGE(B3/$B$3,C3/$C$3,D3/$D$3)

Phiên bản của công thức này ấn định trọng lượng như nhau vào mỗi
trong ba năm liên quan. Bạn chọn phiên bản nào đề sử dụng bằng việc
quyết định bạn có muốn sô trung bình nhấn m ạnh hoặc giảm ảnh hưởng
của một giá trị khác thường hay không.

130

SiS...


Chương 7. Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

Thú th u ật
M ội phiê n bần khác nữa của công thức trọng lượng bằng nhau là
=AVERAGE(B5:D5/$B$3:$D$3), mảng được nhập. So với m ột công thức
quy ước, m ột công thức mảng đòi hỏi cẩn thận thêm m ột chút khi bạn nhập
nó hoặc chỉnh sửa nó. Nhưng có thể bạn nhận thấy dễ hiểu hơn những gì
đang xảy ra khi bạn thấy nó trong worksheet.

Sau khi tấ t cả còng thức này được thiết lập, việc kiểm tra ảnh hưởng
của một thay đổi trong doanh sò ròng trên các biến đối, chẳng hạn như
chi phí, thu nhập ròng và vốn sở hữu chí là một vân đề thay đổi giá trị

của doanh sô ròng. Bởi vì các hạng mục còn lại trong bản báo cáo thu
nhập và bản cân đôi phụ thuộc nhiều vào doanh số ròng, những điều
chỉnh của Excel theo dòi những thay đổi mà bạn thực hiện đối vđi doanh
sò ròng.

Tiến hành phân tích độ nhạy
Sau khi bạn dã tạo các bản thông báo hình thức trong Excel, bạn có
thế sử dụng chúng đế phân tích và so sánh những tình huống tài chính
khác nhau. Đánh giá những thay đổi có thế xảy ra trong các bản báo cáo
tài chính dự đoán có th ể giúp bạn n h ận ra những rủi ro hoặc CO’ hội

tưưng lai. Nghiên cứu trường hợp Cummins minh họa những gì có thể
xảy ra nếu doanh số giảm 40%. Nó làm như vậy bằng việc giả định rằng
hầu hết chi phí đi theo những thay đối trong doanh số ròng.
Thật hỢp lý khi kiểm tra chính điều giả định - nghĩa là nó giúp biết
các chi phí nhạy cảm với những thay đổi trong doanh số ròng (hoặc bất
kỳ yếu tô kích thích khác) như thế nào. Có thế bạn muốn hiểu ẳnh
hưởng trên thu nhập ròng của việc giám COGS xuống 10% và sau đó
xuống 20%. Hoặc có thế bạn hỏi liệu bạn vẫn có thế’kinh doanh nếu một
trong các nhà cung cấp nâng giá lên 20% hoặc 30% hay không.
Chi chú
Excel cung cấp Scenario Manager đ ể giúp bạn theo dõi những điều giả
định khác nhau trong các bản báo cáo hình thức.

Đê có một thay đổi đối với một bản báo cáo hình thức, cách thường
nhanh hơn là chỉ việc thay đổi ô tới hạn thay vì dành thời gian làm việc
với một công cụ cồng kềnh hơn (nhưng hiệu quả), chẳng hạn như Scenario Manager. Hơn nữa dành thời gian phân biệt những điều giả định
khác nhau sử dụng Scenario Manager thường phải tốn thêm công sức.

131

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Ví dụ, ô C6 trong hình 7.4 cho thấy những sô lượng mua dự đoán đưa vào
kho hàng. Công thức như sau:
=R0UND(B6*$B$1,0)

Điều này tương đương $198,042. Nếu bạn thay đôi công thức này thành
như sau:
=ROUND(B6*$B$l*1.2,0)

Nó sẽ thế hiện ảnh huởng lên các hàng mua dự đoán đưa vào kho
hàng nếu nhà cung cấp nâng giá lên 20'^ . Các hàng mua tăng lên
$237,650 và các chi phí thêm vào sẽ giám thu nhập ròng từ $56,304
xuống $26,597.
Biết điều đó th ậ t là tốt nhưng sự điều chỉnh này có thể cho bạn biết
nhiều hơn. Một cách khác để xem sự thay đổi trong thu nhập ròng là
chú ý rằng việc tăng chi phí của hàng mua đưa vào kho sẽ dẫn đến việc
giảm hơn 52% thu nhập ròng (1 - $26,597/$56,304). Điều này CÓ nghia
thu nhập ròng được kích thích bởi giá thành hàng hóa có sẳn đế bán có
mặt cho việc định giá cả của các nhà cung cấp.
Sự tác động có thế rõ ràng hơn nhiều nếu bạn làm rõ ràng việc táng
giá cả của nhà cung cấp. Một cách để làm như vậy là thông qua các tình
huống khác nhau bằng việc sử dụng Scenario Manager đế theo dõi chúng.

DI CHUYỂN Từ MỘT BẢN BÁO CÁO HÌNH THỨC SANG NGÂN SÁCH
Một bản báo cáo hình thức có thề được chuyển đổi thành nhừng
ngân sách tài chính cho năm sắp tới. Bản báo cáo hình thức là ban dự
báo. Các ngân sách được sử dụng đế lập kê hoạch, phối hựp và kiốm

soát các hoạt động của một công ty. Khoảng thời gian dự toán là một
vấn đề đánh giá. Một doanh nghiệp có thể triển khai các ngân sách
hàng năm, hàng quý, hoặc hàng tháng phụ thuộc vào các yếu tố, chắng
hạn như lứiững nhu cầu thông tin của nó, chu kỳ doanh số của nó (ví dụ,
điếm cao nhất và điếm thấp hhất theo mùa so với một xu hướng ổn
định), các phương pháp điều hành của nó và cấu trúc tài chính của nó.
Giả sử Cummins Printing muốn lập một ngân sách điều hành hàng
quý cho năm 2012 dựa vào bản báo cáo thu nhập hình thức của nó cho
năm đó. Hình 7.7 minh lìọa ngân sách hàng quý.

132


Chương 7. Chu kỳ dự toán và lặp kể hoạch

1'
02

1or2012

m:
S
a
l
e
s.. , --....

....

Cost of Goods Sold

Inventory, 1/1
Purchases
Availableforsale
inverrtoiy. 12/31
Costoígoodssold
10 GrossproRt
Expenses
Advertising
ũĩẳ
onĩcelease
ỵẻM
Insurance
ấivci
HI
OHĩcesupplies
SalaríesỊ
ĩiíấ
Communications
ẵiíi
Travel
líl
DepiedaHon
M
OpeiHting ecpenses
Operating income
^aTaxes
Netincome

01 1
$82,339 $ 1 6 4 .6 7 8

$ 4 1 1 ,6 9 6

&

S K ẽl
LảSESSI
Q3
04
$102,924 $61,754
1^5.271

79.217

133.464
49.511

1 6 8.7 33

2 0 9 .7 8 8

1 8 2 .9 7 4

1 6 4 .9 7 8

1 3 6 .3 5 5
190.811

130.571

1 3 3 .4 6 4

135.271

3 8 .1 6 2

47.703

220.885

A4ATỈ

76.324
88.354

1 3 6 .3 5 6
2 8 ,6 2 2
3 3 .1 3 3

1 2 9 .1 2 5
1 9 8 .0 4 2

129.Ĩ25
39,608

130.571

327.167!

55.221

29.706

i

1.430
7.149
1 ,9 80
9,9001
847
4Ì235
816
4.078
99,630 i 19.ã26
7.407
1,481
1.844
9.22?
i !o48
4.192
1 4 5 ,8 1 3

2 9 .3 7 2

75.072
18,76 8

14.805
3.TO1

$56.304

$ 1 1 .1 0 4

2.86ol
3.960
1 .6 9 4
1.631
3 9 .8 5 2

2.963
3.699

1 .7 8 7

2,475

1 .0 7 2
1 .4 8 5

1.Q 59
1.0 20

635

2 4 ,9 0 8
1.8 52

14.945

612

2.306

1.111
1 .3 83

1 .0 4 8

1.0 48

1.048

57.696
30,657
7.664
$22,993

36.453

22.29 1

1 8 .7 6 8

1 0 ,8 4 2
2 .7 1 0
$8,131

4.692
$ 1 4 .0 7 6

Hình 7.7. Ngân sách kinh ơoanh hàng quý 2012 cho Cummins Phnting được tạo ra
từ bản báo cáo hình thức của nó.

Dự ĐOÁN DOANH stf HÀNG QUÝ
Ngân sách hàng quý đi theo giả định trong bản báo cáo hình thức rằng
yếu tố kích thích chính của chi phí là doanh số ròng của công ty. Hiển
nhiên, thu nhập cho công ty này theo mùa ở mức độ vừa phải. Trước đây
20% doanh số của nó đã xảy ra trong quý thứ nhất, 40% trong quý thứ
hai, 25% trong quý thứ ba, và 15% trong quý thứ tư. Để phân phối doanh
sô ròng dự đoán hàng năm $411,696 cho mỗi quý, ghi các mục sau đây:
Trong ô C3:
=.2*B3

Trong ô D3:
=.4*B3

ì'33


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Trong ô E3:
=.25*B3

Trong ô F3:
=.15*B3

Những công thức này phân phối tổng doanh sô dự đoán trên cơ sở hàng
quý dựa vào phần trăm doanh thu trong mỗi quý trong các năm tiTiớc.

Lần nữa, hăy nhớ lại rằng Scenario Manager giúp bạn theo dõi
những ảnh hưởng của các tập hợp dự đoán khác nhau.
ƯỚC tính các mức tổn kho

Đế ước tính các hàng mua tồn kho trong mỗi quý, Cummins sử dụng cả
tổng hàng mua dự đoán cho năm và thu nhập ròng cho quý. Công thức
trong ô C6 của hình 7.7, hàng mua tồn kho trong quý đầu tiên như sau:
=$B6*C$3/$B$3

Công thức đại diện cho lượng hàng mua tồn kho dự tính cho năm (ô B6)
được chia theo tỷ lệ theo tỷ sô doanh thu cho quý (ô C3) với doanh sô
chonăm (ô B3). Do sử dụng các tham chiếu hỗn hợp trong công thức,
việc sao chép và dán từ C6 vào D6;F6 sẽ điều chỉnh tham chiếu dẫn đến
doanh sô ròng hàng quý từ C3 thành D3 cho quý thứ hai, thành E3 cho
quý thứ ba, và thành F3 cho quý thứ tư. Kết quả công thức trong ô F6
như sau:
=$B6*F$3/$B$3

Chú ý răng tổng hàng mua tồn kho hàng quý trong C6:F6 băng tổng
dự đoán cho năm 2012 được thể hiện trong ô B6.
Hàng tồn kho có sẵn đế bán trong mỗi quý được thế hiện trong hàng
7 là tổng của hàng tồn kho ở đầu quý cộng với hàng mua trong quý đó.
Dự báo cho hàng tồn kho vào cuối quý bằng lượng có sẵn đế bán trừ cho
COGS, và COGS là một hàm của doanh số ròng. Ví dụ, cóng thức trong
ô C9 như sau:
=$B9*C$3/$B$3

Công thức này đại diện cho COGS dự đoán cho tấ t cả năm 2012
trong B9 được nhân với tỷ sô của doanh sô dự đoán cho quý thứ nhất
trong C3 với doanh sô dự đoán cho năm trong B3.

Do đó, hàng tồn kho cuối quý (ô C8) được dự đoán bằng công thức sau đây:

134


Chương 7. Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch

=C7 - C9
Đây là cho phí tổn hàng dự toán có sẵn đế bán trong quý thứ nhất,
trong C7 trừ cho COGS quý thứ nhất dự toán trong C9.
Tổng lợi nhuận được ước lượng bằng cách lấy doanh thu ròng trừ cho
COGS. Ví dụ, tồng lợi nhuận cho quý thứ nhất được ước lượng bằng công
thức sau đây;
=C3 - C9

Chi phí cho rriỗi quý được ước lượng, các dự đoán hàng tồn kho tương tự
bằng cách chia theo tỷ lệ chi phí hàng năm bằng tỷ sô giữa doanh thu
ròng của quý với doanh thu ròng hàng năm. Ví dụ, chi phí quảng cáo của
quý thứ nhất được ước lượng bằng công thức sau đây:
=$B12*C$3/$B$3

Lần nữa do việc sử dụng các tham chiếu hỗn hợp, công thức này có
thế được sao chép và được dán vào dãy C15;C19, và các ô đứng trước
(cell precedents) sẽ điều chỉnh phù hợp. Các hàng 13 và 14 đại diện cho
chi phí thuê văn phòng và bảo hiểm mà công ty có không được giả định
thay đổi theo doanh thu ròng. Thay vào đó, chúng được ước lượng dựa
vào thông tin gần đây nhất có sẵn vào cuối kỳ trước.
Tổng chi phí tìm được trong hàng 20 bằng cách tính tổng các hạng
mục chi phí của mỗi quý và thuê được ước lượng trong hàng 22 chiếm
25% thu nhập kinh doanh (tổng lợi nhuận trừ cho chi phí). Thu nhập

ròng là tổng thu nhập trừ cho tổng chi phí, trừ cho thuế.

Phân bế các hoạỉ động
Bây giờ giả sử rằng Cummins Printing muốn phân bố các hoạt động
hàng quý của nó một cách đều đặn hơn. Doanh thu ròng hàng quý sẽ
tiếp tục tùy thuộc vào mùa. Nhưng Cummins có khả năng đưa ra những
bản ước lượng hữu dụng về các đơn đặt hàng mà sẽ được đặt trong quý
thứ hai qua đến quý thứ tư - từ những khách hàng thường xuyên, thậm
chí Cummins có thế đưa ra những cam kết. Trong trường hợp đó, Cummins
có thế cân băng lượng công việc hàng quý đều hơn, kết quả là tiết kiệm
các khoản thanh toán tiền lương làm thêm trong quý thứ hai bận rộn.
Cummins ước lượng rằng các khoản thanh toán tiền làm thêrti trong
năm là khoảng $10,000. Hình 7.8 minh họa ảnh hưởng của việc phân bô
đều lượng công việc qua các quý. Những thay đổi vừa có được nằm trong
các ô G20:G23.

135


Phàn tích đữ !lệu kinh doanh Mlcrosoít Excel 2010

Cummtns PrinHng

To^i
for2012

Mođtfled

Q1 j 0 2
Ị Q3

$411,696 $ 8 2 ,3 ^ 1 $ 1 64.678Ĩ$102.924 $ ỹ , 7541

SakMi
Cosĩof GoodsSokl
frwenloĩy, Siart of pertod
Purchas ^
Avaìỉabỉeforsale
fíventofY.

Endof p erio d

Costoígoodssold
GrossproÌỊt

Expenses

Ạ [^flising
Offìceiease
bìsurance
Oiĩlcesupples
Salaries
Communỉcaions

ĩrav^

Depreôation
Opefatinge)q)enses
Operating incotne

T^es

Netincome

ỉ

129 .125 129 .125
198,042 49.5 1i 111
327.167 178.6361
136.355 140.474;
190,811 38.162!
220.885 44.177Ỉ
7.149
9,900
4.235
4,078
99.630
7.407
9.222

Ị

í

1 40.4741 1Ĩ3Ì6Õ E iă iE
1i
49.511 49 .511!
49,5111
189.984 Ì6 3 .1 7 Ĩ t64.gTOÍ
113.660 115,469; 136.3S8Ĩ
76.324

47^^! ^ ^ 1 r
88.354
P ẩ ^ Ị^ ẩ ị^ X

AM

2 .860
1.980
3,960
8 4 7i___1 .694
8 161
1,631
22.500
22.500
2.963
^âẵí
1,844
3.689
1,048
i !o48|
Am
145.813 31.d46ỉ 40.344
75.072
48.010
18.768
3.058
12.003
$56,304

$411.696"

Ì96,M2
3^167
~ 136Ì355;
l~ ^ jM

17 8 7

Ĩơ ĩ^

7^149'

2! ^
1059

,4651

9,9001

612
1,020
22.500 22.500
t,1 1 1

2.306
34.046

534

1.383

1JÔỈ48
29.847
328 7
822

$1S.882rS2.465

ÃM

4.078!

9^00

7.4071
4.192 i
ĩ 36 .18 3 Ị
84,702.

iĩ.ireĩ
^.527

Hình 7.8: Dự toán kinh ơoanh hàng quý năm 2012 cho Cummins Printing với những
điều chỉnh lượng công việc để phân bố đều các chi phí tiền lương.

Trong hình 7.8, đầu tiên chú ý rằng các hàng mua đưa vào kho hàng
đâ được phân bố đều qua bốn quý (các ô C6:F6). Đây là do giả định răng
lượng công việc sẽ không đổi, vì vậy nhu cầu về hàng tồn kho bổ sung sẽ
được cân bằng nhiều hơn theo thời gian.
Thứ hai, dự báo tiền lương hàng năm đã giảm từ $99,630 xuống
$90,000. So sánh các ô B16 và G16 trong hình 7.8. Điều này đại diện

cho những khoản tiết kiệm dự tính trong các khoản thanh toán giờ làm
thêm. Ngoài ra, các khoản thanh toán tiền lương hàng quý không đổi
qua các quý trong hình 7.8. Điều này được thực hiện bằng việc thay đổi
công thức trong ô C16 từ công thức sau đây trong hình 7.7:
=$B16*C$3/$B$3

thành công thức sau đây trong hình 7.8:
=$G16/4

Điều này ấn định 25% của bần ước lượng tiền lương hàng năm trong
G16 vào quý thứ nhất. Công thức được sao chép và được dán vào các ô
D16:F16.
136


Chương 7 Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
A n h h ư ơ n g c ủ a n h ừ n g đ iều c h m h n à y n hư sau :
♦

T h u n h ậ p rò n g h à n g nàĩĩi tă n g lên $ 7 , 2 2 3 do k ế t hỢp các k h o ả n tiết
k iệ m tr o n g các k h o ả n th a n h toán tiền lương làm th ê m v à việ c t ă n g thuế.

♦

T h u n h ậ p r ò n g b i ế n đố i n h iề u hơn qua các q u ý . Đ ó l à v ì t ổ n g lợi
n h u ậ n cho b ấ t k ỳ q u ý v ẫ n k h ô n g đổi n h ư n g m ộ t sô> c h i p h í h à n g qu ý
được g i ả m - v à t r o n g trư ờ n g hợp củ a q u ý thứ h a i, c á c c h i p h í được
g iả m đ á n g k ế x u ố n g k h o ả n g 30% .

137

Phân tích dữ ljệu kinh doanh Microsott Excel 2010

Dự báo và
dự đoán
Trong kinh doanh, bạn thường sử dụng việc dự báo đế dự đoán
doanh số, một tiến trình đòi hỏi ước lượng các thu nhập tương lai dựa
vào lịch sử trước đây. Điều này đặt bạn vào một tình thế đưa ra những
bản ước tính về các nguồn tài nguyên khác, chẳng hạn như phân phối
chi phí và tuyển dụng nhân viên mà bạn cần đế hỗ trợ luồng thu nhập.
Thuật ngữ "dự báo" như được sử dụng ở đây là kết quả của việc nhìn
lại dữ liệu lịch sử đó đế xem xét những gì đã xảy ra trước đó quyết định
những gì sẽ xáy ra tiếp theo như thế nào. Nói cách khác, tiến trình dự
báo xem xét các điều kiện quá khứ và hiện tại và sử dụng thông tin đó
đế' dự đoán những gì có thé xảy ra tiếp theo.
Bằng việc sử dụng Excel, bạn có thế dự báo nhiều biến đổi khác
miễn là bạn có một đường mốc hợp lý đế đưa ra một dự báo. Ví dụ;
Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào viễn thông băng thông
cao, có thế bạn muốn dự báo những nguồn tài nguyên được yêu cầu đề
giữ cho những người dùng được kết nối với các tiện ích điện toán từ xa.
Nếu bạn quán lý một dòng sản phẩm cụ thể, có thế bạn muốn dự
báo số đơn vị mà bạn mong đợi bán. Loại dự báo này có thế giúp bạn
quyết định các nguồn tài nguyên cần thiết để hỗ trợ những hoạt động,
chẳng hạn như lắp đặt, nhà kho và bảo trì.
Nếu bạn quản lý dịch vụ khách hàng, điều quan trọng là dự báo sô
khách hàng mới mà bạn mong đợi. Sự dự báo có thế khiến bạn xem xét
thay đổi các cách nhân viên để đáp ứng những nhu cầu đang thay đồi.

138 'S ít.

Chương 8. Dự báo và dự đoán

Trong chương này, bạn sè xem xét những điểm cơ bản về việc tạo
một dự báo hữu dụng. Bạn cùng sẽ đọc về những phương pháp khác
nhau sử dụng dữ liệu đường cơ sở đế đưa ra những dự báo, những ưu
điêm vả khuyết điểm liên hệ với các dự báo và cách chọn một phương
pháp dự báo.

CÁC Dự BÁO TRUNG BÌNH ĐỘNG
(’ác sô trung bình động dề sử dụng nhưng đôi khi chúng quá đơn
gián đê cung cấp một dự báo hữu dụng. Sử dụng phương pháp này, dự
báo tại bất kỳ khoảng thời gian chỉ là sô trung bình của những quan sát
gần đây n h ất trong đường môc. Ví dụ, nếu bạn chọn một sô trung bình
động ba tháng, dự báo cho tháng Năm (May) là sô trung bình của những
quan sát cho tháng Hai (Pebruary), tháng Ba (March) và tháng Tư (April).
Nếu bạn chọn lấy một sô trung bình động bốn tháng thì dự báo cho
tháng Năm là số trung bình của tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba và
tháng Tư.
Phương pháp nảy dễ tính và nó phản ứng tốt đối với những thay đối
g<4n đây trong chuỗi thời gian. Nhiều chuỗi thời gian phản ứng lại các sự
kiện gần đây một cách mạnh hơn những sự kiện đã xảy ra cách đây lâu.
Ví dụ, bạn đang dự báo sô lượng bán hàng của một sản phẩm hoàn
chinh, sản phẩm có doanh số trung bình ổn định là 1,000 đơn vị mỗi
tháng trong nhiều năm. Nếu công ty giảm lực lượng lao động một cách
đột ngột và đáng kể, các đơn vị bán mỗi tháng có lẽ giảm tối thiểu trong
một vài tháng. Tiếp tục ví dụ đó, nếu bạn sử dụng số lượng bán hàng
trung bình trong bốn tháng qua khi bạn dự báo cho tháng kế tiếp, sự dự
báo có lẽ ước tính quá mức kết quả thực tế. Nhưng nếu bạn sử dụng số

trung bình của chỉ hai tháng trước đó, sự dự báo phản hồi nhanh hơn
đối với ảnh hưởng của việc giảm lực lương lao động. Dự báo trung bình
động hai tháng th ụ t lùi lại đằng sau kết quả thực tế cho chí một hoặc
hai tháng. Hình 8.1 trình bày một ví dụ trực quan về ảnh hưởng này,
trong đó trục thẳng đứng tượng trưng cho số lượng bán hàng và trục
nằm ngang tượng trưng cho các tháng.
Anh hưởng được minh họa trong hình 8.1 xảy ra bởi vì với một sô
trung bình động hai tháng, hai tháng gần đây nhất mỗi tháng có trách
nhiệm cho một nửa giá trị của dự báo. Với một số trung bình bốn tháng,
bốn tháng gần đây nhất mỗi tháng có trách nhiệm cho chỉ một phần tư
giá trị dự báo.

Ĩ39


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Hỉnh 8.1: Số trung bình động hai tháng cho số iượng bán hàng theo ơõi ơoanh số
thực tế chặt chẽ hơn so với số trung bình động bốn tháng.

Do đó, số lần quan sảt càng ít và càng gần đây liên quan trong một
số trung bình động thì mỗi quan sát có ảnh hưdng càng lớn lên giá trị
của số trung bình động và số trung bình động phản hồi lại những thay
đổi trong cấp độ của đường mốc càng nhanh.
Trong hình 8.1, cũng chú ý rằng có hai số trung bình bốn tháng ít
hơn số trung bình hai tháng. Điều này xảy ra bởi vì hai tháng nữa, trôi
qua trước khi bạn có được một số trung bình bốn tháng so vđi một sô
trung bình hai tháng.
Nếu bạn không muốn sử dụng một số trung bình động ngắn hơn chỉ
vì nó ngắn hơn và phản hồi lại nhanh hơn đối với đường mốc. Nếu bạn

đế' dự báo trung bình dộng dựa vào chĩ hai lần quan sát thì nó có thể trở
nên bình thường (và nếu bạn chỉ sử dụng m ột lần quan sát trong số
trung bình, nó bình thường). Cụ thể số trung bình động sẽ không minh
họa một xu hướng nền tảng trong dữ liệu tốt hơn chính đường mốc.
Một điểm dữ liệu khá khác thường trong một số trung bình ba
thành phần có thể làm cho một dự báo trông ngớ ngẫn. Và càng ít
thành phần thì số trung bình động càng ít phản hồi lại tín hiệu và càng
phản hồi lại tiếng ồn. Không cổ quy tắc chung tố t để sử dụng ở đây: Bạn
140


Chương 8. Dự báo và dự đoán
p h á i sử d ụ n g sự x é t đ o á n củ a m ìn h t h ô n g qua sự h iế u b i ế t c ủ a b ạ n về
ch u ỗ i th ờ i g i a n m à b ạ n đ a n g l à m v iệ c .

Nghiẽn cứu trường hỢp; Dịch vụ khách hàng
B ạ n q u ả n l ý n h ó m d ịc h vụ k h á c h h à n g cho m ộ t c ô n g t y p h á t t r i ể n
p h ầ n m ề m . B ạ n n h ậ n m ộ t e m a i l từ m ộ t t r o n g c á c n h â n v i ê n hỗ trỢ n ói
r ằ n g cô á y n h ậ n t h ê m n h i ề u cuộc g ọ i đ iệ n t h o ạ i từ c á c k h á c h h à n g đ a n g
g ạ p sự cô^ với m ộ t t r o n g c á c ứ n g d ụ n g mới hưn cư a b ạ n . B ạ n y ê u cầ u cô
ấ y th e o đò i n h ừ n g cuộc g ọ i đó t r o n g k h o ả n g thời g ia n h a i tu ầ n v à b á o
c á o lạ i cho b ạ n b iế t .
B á o c á o m à b ạ n nhận có sỏ cuộc gọi h à n g n g à y m à cô ấ y đ ã n h ậ n
l iẽ n q u a n đ ế n s á n p h ẩ m n à y . B ạ n n h ậ p dừ liệ u v à o m ộ t \ v o r k s h e e t
E x c e l , s ắ p đ ặ t n h ư được m in h h ọ a t r o n g cá c ô A 2 : A 1 1 c ủ a h ì n h 8 .2 . Đ ề
t h ấ y có b ấ t k ỳ x u h ư ớ n g t r o n g dừ liệ u h a y k h ô n g , b ạ n t ạ o m ộ t sô" t r u n g
b ìn h đ ộ n g từ sô^ cuộc g ọ i đ i ệ n t h o ạ i n hư được m in h h ọ a t r o n g c á c ô
B 5 : B 1 2 c u a h ì n h 8 .2 .

B5

t
m

-r

J ĩ f | =AVERAGE(A2:A4)

lls
A c t u a l c a lís

Ị P o r e c a s t c a lls

I

Z .....................
1

m
1

................................ỉ

12|

1 1 .Q 0Ỉ

................. 1 3

Ì 1.67Ĩ

13

w

13

ĩõ lã l

ỊỊ..

ị

Ví

10
16
17

12-^;
'i3^'og['

ị

Hình 8.2: Các dự báo trung bình động luôn mất đi một số dữ liệu tại đầu thời kỳ mốc.

Thú thuật
Nếu bạn tinh cấc sổ trung bình động sủ dụng những công thức như công
thức được minh họa trong hình 8.2, tinh năng Error Checking của Excel (có
sẩn k ể từ Excel 2002) có th ể đánh dấu chúng là có thể bị lỗi. Diều này xảy

Phân tích dO liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

ra bởi vì các công thức bỏ qua tham chiếu dẫn đến các ô gán kề chúa các
giá trị. Bạn có th ể ngản ch ỉ báo lỗi xuất hiện bàng việc click tab Fiile và sau
đó click nút Excel Options. Chọn Pormulas trong hộp danh sách và tìm
vùng Error Checking Rules. Hủy chọn hộp kiểm Pormulas VVhich Omit
Cells in a Region. Nếu bạn sử dụng m ột phiên bản trước Excel 2007, chọn
Tools, Options và click tab Error Checking. Sau đó hủy bỏ hộp kiểm Formulas Omits Cells in Region.

Hoặc nếu bạn muốn xóa chỉ báo lỗi sau đó, bạn có thể chọn tất cá ô
chứa chỉ báo, di chuyến con trỏ chuột lên trén biếu tượng cánh báo đê
hiển thị menu xổ xuòng, click menu xố xuông đê hiến thị men u tắt, và
click Ignore Error.
Bạn quyết định sử dụng một sô trung bình động ba ngày: một số
trung bình động ngắn hơn tó thế nảy bật xung quanh quá nhiều để
minh họa tốt bất kỳ xu hướng và một sô trung bình động dài hiơn nhiều
có thế che khuất một xu hướng. Một cách đê tạo một số trung banh động
trong Excel là nhập trực tiếp công thức. Đế có được sô trung bình động
ba ngày cho số cuộc gọi điện thoại như được minh họa trong hình 8.2,
bạn nhập công thức sau đây;
=AVERAGE(A2;A4)

Vào ô B5. Tiếp theo AutoPill hoặc sao chép và dán công thức đó vào
B6:B12. Số trung bình động dường như có xu hướng đi lên và có thê bạn
quyết định tạo sự chú ý tình huống này cho nhóm thử nghiệm sản phấm
của công ty.
GAj chú
D ể sử dụng AutoPill, sử dụng con trỏ chuột đ ể rề fill handle ịnủm điền) của

m ột ô hoặc dây được chọn theo chiểu dọc hoặc theo chiểu ngang. Fill
handle là õ vuông nhỏ ở góc p hả i phía dưới của vùng chọn.

Tạo các dự báo với Add-in Moving Average
Một cách đế tạo một sô trung bình động là sử dụng Analysis ToolPak.
Bạn truy cập Add-in này bằng việc làm theo những bước sau đây:
1.

2.

Với một vvorksheet được kích hoạt, click tab File. Click Excel Options và sau đó chọn Add-Ins từ hộp danh sách. Chọn Excel Add-lns
trong menu xố xuống Manage và click Go. Trong một phiên bản
trước Excel 2007, chọn Tools, Add-Ins.
Excel hiến thị một hộp thoại với các add-in có sẩn. Click hộp được
ghi nhãn là Analysis ToolPak và sau đó chọn OK. Bây giò’ bạn sẽ

142 S íí.,


Chương 8. Dự báo và dự đoán

thấy một nhóm Analysis mới trèn tab Data của Ribbon. Các phiên
hán Excel trước đó hiến thị một tùy chọn Data Analysis ớ cuôi menu
Tools. (Nếu bạn không thấy ToolPak trong hộp thoại, bạn sè phái
chạy orrice Setup và cài đặt nó từ (^D).
3. Nêu cần thiết, kích hoạt một worksheet chứa dữ liệu đường mốc,
4. Click tab Data và sau đó click Data Analysis trong nhóm Analysis.
Trong các phiên bản Excel trưức, chọn Tools, Data Analysis.
5. Excel hiển thị một hộp thoại chứa các công cụ phân tích dữ liệu có
sần. Cuộn xuống hộp danh sách cho đến khi bạn thây Moving Average. Chọn công cụ đó và sau đó click OK.

6. Excel hiển thị hộp thoại Moving Average nhắc bạn về Input Range,
Interval và Output Range như được minh họa trong hình 8.3.

Input
^YỉutRange:

SA$1;$A$Ỉ6

s

Q y M iln R rv tR im
ĩQtBrvri:

L

1

3

Ouỉputapttans

SI

ỉ^iỉputRange:
riev. *Vofta#ìeel Pty:

'VíTÌthíVTÌr
Oữ
QgandardErrors

Hình 8.3; Hộp thoại Moving Average cho phép bạn định nghĩa một khoảng gồm
những giá trị quan sát tạo nên mỗi số trung binh.

7.

(’lick trong hộp chinh sửa Input Range và chọn dừ liệu đường mốc
hoặc gò nhập tham chiếu của nó.
8. Click trong hộp chỉnh sửa Interval và nhập số chu kỳ mà bạn muốn
đưa vào mỗi số trung bình động.
9. Click trong hộp chỉnh sửa Output Rango và nhập địa chỉ của ô (hoặc
chi việc click ô) nơi bạn muốn dữ liệu đầu ra bắt đẩu.
10. Click OK.
Excel điền vào các công thức cho số trung bình động thay m ặt cho
bạn. Các sò trung bình động bắt đầu với một sô giá trị lồi #N/A. Nhừng
giá trị lỗi xảy ra bởi vì không có đủ dữ liệu đế tính sô trung bình cho vài
giá trị quan sát đầu tiên: ví dụ, bạn không thế tính một sô trung bình
động ba tháng trên dữ liệu có giá trị hai tháng. Hình 8.4 minh họa kết

143


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

quả của việc sử dụng add-in moving average trên dữ liệu tương tự như
được sử dụng trong hình 8.1 với một khoảng ba chu kỳ.

Xử lý việc bố trí các số trung bình động của Excel
Việc xem một dự báo trung bình động là một dự báo cho chu kv f1ầu
tiên n g a y sau giá trị quan sát đầu tiên trong số trung bình là chuai.

dụ, bạn tạo một số trung bình động ba tháng của thu nhập bán hàng \ ;
ba giá trị quan sát cuối cùng trong đường mốc là cho tháng Giêng, tháng
Hai và tháng Ba. Sô trung bình của ba giá trị quan sát này thường được
xem là dự báo trung bình động cho tháng Tư; chu kỳ đầu tiên đi theo sau
ngay giá trị quan sát cuối cùng.
Tuy nhiên, add-in Moving Average của Excel (và như bạn sẽ thây
trong phần kê tiếp, đường xu hướng trung bình động của nó) không xốp
thẳng hàng phù hợp các dự báo với những giá trị đường môc.

Hình 8.4: Một số trung bình động ba khoảng không thể tính mật số trung bình cho
hai khoảng đẩu tiên.

Trong phần trước, chú ý rằng bước 9 nói rằng bạn nên chỉ định nơi
bạn muốn dữ liệu đầu ra bắt đầu. Đế’ xếp thẳng hàng chính xác các số
trung bình động với các con số đường mốc, bạn nên bắt đầu với dữ liệu
đầu ra ở hàng thứ hai của đường mốc bất kề số khoáng mà bạn xác định
cho sô trung bình động.

144