Phân tích dữ liệu kinh doanh microsoft excel 2010 VL COMP tổng hợp và biên soạn pdf

‫أ‬

w

57.0285
Ph121
чИ -С І

Tổng hợp và biên‫ﻫ ﺎ‬soạn
٧ ‫إد ي‬

-

_____________ _

P H Ậ N TÍC H
D ữ LIỆU
k i n h d Oa n h
Microsoft


VL.COMP

PHÂÍỈ TÍCH Dữ t l t ư KMH DOANH
Microsoft

CCó ficm CD bài tập)
■A
■A
■A
A

■A
·k
■A
'k
■A
■A
■A■
A·
ic

Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Cân đối kê toán: Các tài sản hiện hành
Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt
Phân tích bản báo cáo
Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
Dự báo và dự đoán
Khảo sát một trường hỢp kinh doanh; Đầu tư
Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh
Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh
Hoạch định các lợi nhuận
Import dữ liệu kinh doanh vào Excel

NHÀ XUẤT BẢN T ừ ĐIỂN BÁCH KHOA


Cờỉ nói đầu

B

~ ^0< ĩịr

ạn đọc thân mến!

Chúng tôi nhóm biên soạn, xin hân hạnh giới thiệu cùng quý bạn đọc
quyển sách "Phản tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010”. Sách
được hướng dẫn qua 13 chương bài học và được đính kèm theo "CD Bài
tập”, nhằm giúp bạn nắm bắt những điếm cơ bản và nâng cao của việc sử
dụng Excel trong việc phân tích dữ liệu kế toán doanh nghiệp.
Ngoài ra, vói bâd kỳ một người nào tham gia vào các mức độ kinh
doanh thông thường làm việc các tài liệu tài chính chẳng hạn như sổ
cái, báo cáo thu nhập, các phương pháp hoạt động như thống kê kiểm
soát và thủ tục làm cơ sở cho việc quyết định đầu tư. Vì vậy, mỗi chương
nhằm phân tích và cung cấp các thông tin về mỗi công việc kinh doanh
khác nhau và thảo luận về cách tôd nhất đế áp dụng Excel trong tình
hình đó như:
١Ar Làm việc với bản báo cáo thu nhập
"k Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
■A. Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
■Ar Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
★ Phân tích vốn lưu động vả luồng tiền mặt
'k Phân tích bản báo cáo
"k Chu kỳ dự toán và lặp kế hoạch
■Ar Dự báo và dự đoán
★

Khảo sát một trường hỢp kinh doanh: Đầu tư

Xem xét các tiêu chí quyết định trong một trường hỢp kinh doanh

Tạo một bản phân tích độ nhạy cho một trường hỢp kinh doanh
'k Hoạch định các lợi nhuận
"A■ Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
Chúng tôi hy vọng rằng, qua quyền sách này được kèm theo “CD Bài
tập” bạn sẽ áp dụng các ví dụ thực tế và tận dụng các công cụ trong
Microsoft Excel 2010 vào công việc của mình ngày một hoàn thiện hơn.
Chúc bạn thành công!
Tác giả


Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập

l^àm việc với bản
báo cáo ỉhu nbập

n i M R RĂM RĂn fìĂ n ‫ ا ا » آ‬MHÃP

lỉản báo cáo thu nhập là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện quyết
định. Nó miêu tả sự lưu thông của đồng tiền và mối quan hệ giữa thu
nhập với chi phi trong một khoảng thOi gian. Nó cho biết kiếm dược bao
nhiêu tiền trong một kỳ kế toán, chẳng hạn như một năm. Các thuật
ngữ lợi nhuận (profit), thu nhập rOng (net income), và thu nhập (earning) dược sử dụng phổ biến, thay thế cho nhau và dôi khi thoải mái dể
phat biế'u kết quả cuối cUng.
Bản báo cáo thu nhập cung cấp một diế'm khởi dầu trong việc phân
tích một doanh nghiệp.
Chọn mộ، phương pháp báo cáo

Việc đánh giá thu nhập rOng Ih một nỗ lực nhằm làm cho giá trị
dược tạo ra bởi một doanh nghiệp (và thu nhập của nó) tương hợp vdi
những nguồn tài nguyên mà nó tiêu thụ (các chi phi của nó). Lời nói

"Trong năm tài chinh 2010, chUng ta dã bán $200 triệu sản phẩm và
dịch vụ vởỉ chi phi $175 triệu, dạt dược lợi nhuận $25 triệu" định lượng
hoạt dộng của doanh nghiệp trong một khoảng thơi gian một năm. Bầy
giờ doanh nghiệp này có một kết qu‫'؛‬i hoạt dộng, một nơi dể bắt dầu
phân tích những hoạt dộng cUa nó.
Tuy nhiên cần thêm chi tiết đế' đánh giá và báo cáo thu nhập bằng
một cách dược chấp nhận rộng râi. Các kế toán viện sử dụng một loạt
quy ước nhằm củng cố tinh hỢp lệ của bản báo cáo thu nhập. Nếu bạn
dọc một bíin báo cáo thu nhập mà bạn tin dã dược chuẩn bị sử dụng


Phan tich dCi lieu kinh doanh Microsoft Excel 2010

nhufng quy lio’c nay, ban thiio'ng c6 niem tin 16"n ho'n rang thong tin nay
ho"p le va dang tin cay. Co le cong ty dang diio’c dau tit hoac cho vay tien.
Khong COeach nao de tao caiu true mot ban bao cao thu nhap. Lita chon
cua ban phu thuoc vao ban dit dinh suf dung ban bao cao nhu■ the nao va
hinh anh nao ma ban muon trinh bay. Dieu cot yeu la thong tin hCtu ich
trong viec ho trof dita ra quyet dinh. Ngi/o’i xem c6 the la cac nha dau tP
tiem nang, ngitofi cho vay hoac cac quan ly noi bo (va doi khi ben ngoait
Hinh 1.1 den 1.4 minh hoa mot so vi du ve cac dang ban bao cao thu
nhap thab'ng diiofc suf dung.

ip
■
٥

FiberOps, Inc.
Income Statement_________
For the year ended December 31 ,20 12

__
m Net Sales
i ٥ Cost of Goods Sold
G ross Margin__ ____________
__________
Setting, General, and Mministrative Expenses______
m Operating Proftt (Earnings Before Interest and Taxes)

m
m

٠٠٠ ‫؛‬

NofK>peratirK} Irtcome (Expenses)
Interest
Other______ ____
Income Before Taxes
Provision for Taxes
Net Income
Preferred Dividends____
_____
____
Net tfKome Available for Common Shareholders___

Hinh 1.1: M6t dang ban bao cao thu nhap thfeh help cho viec lap bao cao ben ngoal
thudng bo qua nhdng chi tiet, chang han nhiicac mile ton kho nhi/ng bao gom tat
ca hang muc anh hi/dng den thu nhSp rdng.

Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập

Nghiên cứu trường hợp; Tài liệu cho một khoản vay ngân hàng

Công ty của bạn muốn vay tiền ngân hàng đế’ mua thiết bị xưởng
mới. Là trưởng phòng điều hành công ty, bạn giám sát các hoạt động
hàng ngày. Bạn cũng tập trung vào những chủ đề, chẳng hạn như lượng
chi phí thay đổi liên quan đến thu nhập và biên lợi nhuận là bao nhiêu
trên cơ sở từng sản phẩm.
Khi nó đánh giá đơn xin vay của công ty bạn, ngân hàng ít quan tâm
đến những vấn đề đó nhưng rất quan tâm đến lượng doanh sô, tống lợi
nhuận và lợi nhuận kinh doanh. Bạn có thế sử dụng một dạng, chẳng
hạn như dạng được minh họa trong hình 1.1 cho bản báo cáo thu nhập
đính kèm đơn xin vay tiền của công ty bạn.
Hình 1.1 minh họa một kiểu trình bày điển hình của một bản báo
cáo thu nhập được sử dụng cho những mục đích lập báo cáo bên ngoài.
Chú ý rằng có các lỗi toán học rõ ràng trong báo cáo, trong các hàng 17
và 19. Những lỗi này có thế xuất hiện khi một dạng tiền tệ che khuất
các chữ số có nghĩa. Vì mục đích khoảng trông và tính đơn giản, khi bạn
chia những con sô' thực tế cho ví dụ $1,000 và biểu thị bằng một tiêu đề
cột rằng các bút toán được thể hiện bằng các $,1000, sử dụng hàm
ROUND ( ) của Excel. Ví dụ:
=ROUND(4690/1000,0)

Công thức này đã được sử dụng trong ô B16 của hình 1.1 thay vì các
mục nhập thực tế là 4.69 (mà dạng ô hiền thị dưới dạng $5), kết quả của
phép tính trong ô B17 được thế hiện là $21 thay vì $22.
Đế tiếp tục ví dụ này, nếu bạn sử dụng ROUND trong ô B16 của
hình 1.1, ô B17 thế hiện $21 thay vì $22. Nhưng sau đó ô B19 thể hiện
$16 khi giá trị thực của nó là $15. Nói chung bạn phải chọn giữa hai lựa

chọn trong loại tình huông này:
٠

Bắt buộc phải chọn hiển thị các con số chính xác thay vì những giá
trị được làm tròn hoặc được cắt xén. Khuyết điểm là những con sô'
tài chính có thể trông bề bộn và khó hiểu hơn.

♦

Sử dụng hàm ROUND (hoặc một trong các hàm cùng họ, ROUNDUP
và ROUNDDOWN) đế tìm một sô' nguyên hoặc để giới hạn sô' chữ số
thập phân trong một giá trị. Khuyết điểm là trong quá trình xử lý
một lỗi toán học rõ ràng, bạn có thể tạo ra một lỗi khác.


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

CÁC ô TRONG EXCEL

Một ô có thể chứa hoặc một giá trị hoặc một công thức vốn tạo ra
một giá trị. Giả sử bạn mở một workbook mới, chọn ô AI trên Sheotl,
gõ nhập sô 2.51, và nhấn Enter. Bạn thấy 2.51 trong ô và bạn cũng thấy
2.51 trong hộp Formula, (đó là hộp nằm ngay ở trên các tiêu đề cột và
ngay bên phải ký hiệu fx). Trong trường hỢp này, những gì bạn thấy
trong ô là những gì ô chứa.
Bây giờ hây click tab Home trên Ribbon, và click hai lần trên nút
Decrease Decimal trong nhóm Number. Bây giờ bạn thấy số 3 trong ô
Al, nhưng bạn vẫn thấy 2.51 trong hộp Formula. Lý do là khi bạn click
nút Decrease Decimal, bạn thay đổi diện mạo của ô - dạng số của nó,
trong ví dụ này - nhưng không phải giá trị được lưu trữ trong ô. Và khi

bạn giảm số chữ số thập phân nhìn thấy thành zero (không), Excel
phản hồi bằng cách làm tròn số hiển thị thành số nguyên gần nhất.
Bây giờ nếu bạn sử dụng ô AI làm một phần của một công thức trong
một ô khác, công thức đó sử dụng giá trị trong ô AI bất kể dạng mà bạn
đã chọn sử dụng cho Al. Ví dụ, bạn nhập công thức sau đây;
= 5 - AI

Trong ô A2. Công thức này cho ra giá trị 2.49 (nghĩa là 5 - 2.51). Nó
sẽ không cho ra giá trị 2 như nếu nó lấy 5 -3 . Việc thay đổi dạng số của
một ô sẽ cho bạn thay đổi giá trị biểu kiến của nó nhưng không phải giá
trị thực tế của nó.
Bây giờ hãy giả sử rằng thay vì nhập 2.51 trong ô Al, bạn bắt đồu bằng
việc nhập công thức sau đây trong ô Al:
= 3 - .4 9

Bạn vẫn thấy 2.51 trong ô nhưng bây giờ hộp Formula hiển thị công
thức. Hộp Formula luôn hiến thị nội dung của một ô nhìn thấy được. Ô
thường thể hiện giá trị cho dù ô chứa một giá trị thực tế hoặc một công
thức. Ngoại lệ là khi bạn xác lập một tùy chọn Excel đế hiển thị các
công thức, không phải kết quả của chúng trong các ô.
Với công thức thay vì giá trị trong ô, bạn vẫn có thể sử dụng nút
Decrease Decimal để làm cho ô hiển thị 3 thay vì 2.51. Do đó trong một
trường hợp như vậy có thể bạn không thấy giá trị của ô ở bất cứ nơi nào;
hộp hộp Formula hiển thị công thức và ô hiển thị kết quả của công thức
như được chỉnh sửa bởi dạng số.


Chuong 1. Lam viec vdi ban bao cao thu nhap

Nghien ciiu tri/cing hgfp: Quan ly kho hang trong mot cong ty kinh doanh

Ban chill trach nhiem mua cac san pham de ban lai tai mot cufa hang
ban le. Y)e giam thieu cac chi phi van chuyen kho hang va tranh suf dung
tien m at cho den liic hoan toan can thiet, ban da dat ra nhufng thii tuc
quan ly kho hang dung tho.i gian. Nhiing thu tuc nay van hanh nhu. ban
da thiet ke, cac mu٠c ton kho cuoi nam gan y nhu. - hoac thap ho.n - cac
mdc 6. dau nam va nen lien ket vo.i doanh thu cua cac san pham ma doanh
nghiep cua ban ban. Vi cac muc dich quan ly, ban c6 the xoay so. de c6
du٠o٠c mot ban bao cao thu nhap dPo'c minh hoa trong hinh 1.2.

‫؛‬k

FJ

Da١№ Office Furniture
Income ^ te m e n t
m : Forihe year ended December 31.2012
٠■٠،.٠
،i - ‫؛‬4 i /.
fis

٠

٠٠٠

W i

S ^es
Less C o ^ of Goods Sold

m

m

،' r „ C i ^ ، : Sfft. D
٠١

٠

4 1.‫؛‬g
m

j

1

|

i

|______
1
! ($000) ($000)
i
$ 332
1

j
Inventofy I $

Add Purchases ! $
Goods Avaiable for Sale | $
Endir^ Inyento^ $
Cost of Goods Sold $

m

۶

i

i
1

43 L-.-.
-------52
95
27
68

tM

i l
Gross Margn

Less Operating Experrses____ _ ______
AdiTvr^ative Expenses
S d ^ Expenses
O p e r a ^ Expenses
'M .

!

Ji
18
". 19
T Sf،...
٠ ٠٩

C e d i n g Irrcome

M

J ‫؛‬i
M<٠ ►M
٠

1

$

11

1
$
$

82
51

1

i

TT

33

'4

$ 131
I

i Da١risInfxniieStatenM»ity٦ r | i l K

u

‫ ؛‬L‫؛؛‬S
M

Ready

Hint! 1.2: Mot dang ban bao cao thu nhip thich hop cho nhOng muc dich quan ly
nhat dinh trong mdt cong ty kinh doanh c6 the khong bao gom thong tin cd Wc
nhdng cung cap chi tiet ve cac mdc hang ton kho.


Phân ،‫؛‬ch dữ ‫؛‬iệu kinh doanh Mlcroso،، Exce! 2010

Một công ty chế tạo có thế' sử dụng một dạng khác cho một bản báo
cáo thu nhập (xem hình 1.3). Sự khdc biệt chinh giữa cấu trUc cUa bản

báo cáo thu nhập của công ty chế tạo và cấu trUc bản báo cáo thu nhập
của công ty kinh doanh là chi phi cUa hàng hóa bán dược. Dối vdi nha
chế tạo, chi phi của các hàng hóa dược sản xuất dược cộng vào hàng tồn
kho dầu kỳ. Có thể nhà sản xuất có những loại chi phi phụ khát: nhau
bên trong chi phi của hàng hóa dưọc sản xuất, chẳng hạn như các vật
liệu thô, tổng phi nhà xưởng và các chi phi nhân công; những chi phi
này thường dược nêu chi tiết nhằm bổ sung cho bản báo Cíio thu nhập.
Những loại phụ này không xuất hiện trong bản báo cáo thu nhập của
nhà buôn bán; chi phi cUa các vật mua hiếm khi dược phân tích thêm.
Một loại bản báo cáo thu nhập dặc biệt hỗ trợ việc quản ly doanh
nghiệp từ khía cạnh về những sản phẩm và chi phi cụ thể. LưỢng chi
tiết trong bản báo cáo thu nhập dược diều chỉnh theo những yêu cầu dữ
liệu của nhà quản ly. Hình 1.4 minh họa một ví dụ.
Bản báo cáo thu nhập loại trừ các mục, chẳng hạn như lãi (interest)
và khấu hao (amortization) và một nhà quản lý có thể sử dụng nó đế'
phân tích các hoạt dộng hàng ngày. NO dưa ra một cái nhìn có mục tiêu
hơn về thu nhập và chi phi và là một ví dụ về loại bản báo cáo thu nhập
mà một nhà quản lý cần đế' dẫn dắt một bộ phận.

-

|(^ » ||■

I—'I

-

C l a r k M i i fẩ a ac ct i ti rÉ i n g g i. Ii n c .

ằ

ị

.!Pi٠ni‫? ؟‬t^€arni

....

‫ا‬

G o o d s A v ^ i e f o r S a le
E n (& ig F
- s In v e n lo fy
C o s t o f G o o d s S o ld

Minh 1.3. Một bần báo
cấo thu nhập cho một
công ty chế tạo được
đ'Ịnh dạng cho nhdng
mục dlch hoạch d‫؛‬.nh,
thường bao gOmthOng
tin chtt‫؛‬ễtvề ch‫ ؛‬phi cUa
cầc hàng hóadưọc sàn
xuẩtdể bổ sung.

‫ ا‬2.‫ ل‬٦١‫ةﺀ‬،‫ا‬

13

-

'

„

$:‫ي‬

I.

.;;‫ل‬
.$٠i i

٥

12

‫ر‬

I
‫ااﻟﺒﻠﻠ ﻼ‬: ‫ﺀ‬

l e s s G ^ o f G o o d s S o ld
F in is h e d G o o d s In v e n to fy

1

I

_ _ ٠٠٠٠٠٠٠_ ٠
_

|o r the y e ! ended December 31. 2012

1.

-

!‫'ا‬

1 8 5
6 2

‫ا أ‬:
‫ﺀ‬
-

‫أ‬
‫ت‬

1 2 3

14

‫ﺀ‬í

‫ا‬
„

‫؛‬
_
‫ا‬٠

‫ﻵ‬

. .
‫ل‬
٠
.
‫_ا‬

.‫ل‬
. ‫ل‬
,_
‫ﺀ‬

G r o s s M a rg in

is

1

$

‫ل‬:
,‫؛ا‬

i

1 0 0

16
1

i
1

‫ا‬

‫ﺐ‬

‫ﺴ‬

‫ﺑ ﻴ‬

AdfTiin i s tr a b e B q e n s e 5

4

'

٧

l$

O p e ra tffig E x p e n s e s

20
21

٠

Headjr

h

2

4

o

‫لﺀل‬::٠
‫ل‬
'‫إ‬

‫؛‬

‫آ‬

23

u

;

‫ ل‬: ‫ ا ﻵ ل‬: ‫ ' ا‬٠'‫ل‬:‫ل‬

O p e ra tin g t n c o i

Ể

Hi

‫ل‬$"3

}

*

I J G bricInocM iie S t a t e m e n t / Ĩ l r ĩ l

,

Ỉ
1

L

‫ ﺀ‬:..‫ ل‬٦

j $

'

‫؛‬
ế

ẳ

‫ﻟﻠﺲ‬1

4 6 ‫؛‬

ể

‫أ‬
٩

I


Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập

m
1E

‫؛‬

Jensen Coĩi^átíng, Ịnc.
‫؛‬
income átateni^ ___
For ^ ye ^ ended December 312012 ‫؛‬

.5

ị

Revenues

٢---------------

L Z

%

S<^are Developm^t T $23.7:^ ị
Systems Installation Ị $
Total

___I I

]_ _ _ _ _ _

1

'1-----

__ I $123,3»B

10

11

_Ỉ

Hardware Resale T $ 60,965 ,

I

Expenses

12

13
Conference and Travel I $ 5,284 I
I١
Communtcafons Ị$ 1,532 I
____ Traàửìg I $ 865
Office Supples j $ 498
Materials r$
356

15

‫؛‬.lO
17

1B
i9

Total

^

$109.714
______________________

21 Drect Margin

22 ~ ~
m
I'

H A

► h"T1 Jensen Income Statement y ?

Ready I

$ 13,674

I___II
‫؛‬

ira

■ị đ
.1 —
3 —IH a HI 100%Q
J

I . ٠٠ _

٠

٠ ■>

٠

I

٠٨

I

7

Hình 1.4: Một dạng bản bão cáo thu nhập được sử dụng cho việc quản lý các thu
nhập và chi phí cho thấy tiền thu được và chi ra như thế nào.

Đưa dữ liệu sổ nhật ký vào số cái
Cho dù bạn nhập trực tiếp dữ liệu số nhật ký chung vào Excel hoặc
import nó từ một ứng dụng phần mềm khác, bước kê tiếp thường là thu
thập các giao dịch trong các tài khoản thích hợp của chúng bên trong sổ
cái tổng hợp. Hình 1.5 minh họa một ví dụ về các bút toán trong một số
nhật ký chung và hình 1.6 minh họa cách bạn có thế thu thập những
bút toán này trong số cái tống hợp.
Để dễ dàng thu thập các bút toán sổ nhật ký chung vào sổ cái tổng
hợp, bô.n tên dãy được định nghĩa trèn sheet số nhật ký chung được

minh họa trong hình 1.5: EntryDate ($A$5:$A$26).
AccountNumber ($c$5:$c$26), ơournalDebỉts ($D$5:$D$26)
và journalCredits ($E$5:$E$26).

13


Phân tích dữ liệu kinh d.anh Microsoh Excel 2010

Hai tên nữa được định nghĩa trong General Ledger (số cái tông họ.p)
được minh họa trong hình 1.6: LedgerDate, một tên dược định nghĩa
bằng một tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu đến ô $A$4. GLAccount
(viết tắ t của general ledger account (tài khoản sổ cái tổng hỢp)) tham

chiếu đến một ô trong cột D.

-

‫د‬

٠‫ﺀﻫﺎ‬،‫ﻫﺎ‬

i

. ‫ ﻫ ﺴﺎ ﺀﺀ‬٠

٠ (٠

‫ﺀ‬

Utourrui■ ; . .
AcewniTWes and

Account
Number Oe،،

‫ﺳ ﺴ ﻊ‬

n

./1/Ị1 Office Equipment
«/1/Ì1
Accounts Payable
Purchase of Laser Prtnter

e/3/11 Office Lease
٠.
Office Rent, June

ìị

$666

Cash

$1,167

8Ơ/11 Accounts Receivabie
e/7/11
Sales
$ M 1 Model VM32٠2

$ 717

9

e/9/11 Teicpimte & snse
٠W ٠L . .
Accounts PayaWe.
May phone b .

$ 85

«fiOfii Salaries
6f1(V11

$3.456

Cash
Jones and Stnih for May

16/13M1 Sutecnpbons
16/13/11
Cash
Co٠
mer, 3 months

-

Credit

٠

»M4jẹiit»eqề)ộiinMii/irtifr: :_ ' ■

10

‫؛‬.
ru irii

0

Tổng blit Ĩoần ghl Hinh 1 ;٠5 ‫ اوا‬càc giao dich cấ nhân trong thd‫ ؛‬g‫؛‬an thứ tụ ‫ ا‬١‫ﻻ‬gh‫؛‬
nỢ và cấc khoản ttnh dụng.
{^UM(IF{MOi(EntivOate)4aONTH(LedgerOate)٠

l٠
OỈ٠|F(
AccoontNumber=GLAccount،l٠
0)٠JournalCreiiits)}

‫ ﺀ‬‫ام‬.

n
1' ‫! ﺀ‬
:0 ‫ﻹوااجﺀس‬٠‫ ا ج‬. ‫ إ ﻵ ~ ~إ‬. . ٠ ‫ ا‬٠ ....

‫إ‬

1

‫; ﻗ ﺔ‬Ạẹộõụrit

!.4 :

‫ ي ؛ ي‬٠ ١ ‫ﻟ ﻞ‬٠

‫ة ا ا‬

!‫ ؛‬..
‫ء‬

r

٠‫ا ا‬

‫ﻞ‬

‫ذ ﻗ‬

I

‫ه‬
ấ

'‫| '؛‬i ‫ ؛‬Eqi^pir‫؟‬rrt

٠% .

‫ ا‬:

‫أ‬

----[” .

‫ ﺑ ﺦ‬$ ‫ ا‬,١87‫ ﻻ‬: : : : . ;

‫اأ ؤ‬

i

‫اإ‬

[ ::‫ي> ﻗ ﺜ ﻞ‬
١‫ﺟﻐﺠﺎي‬::‫ب‬:;:::1 >:
;‫؟ﻫﻖ‬/‫ة؛‬0/‫ ة‬i ‫ غ‬$ ‫ا‬0‫أ‬

*1
Htnh 1.6: Cấc bút toẳn sổ cài tổng
hỢp tlch ‫ﻵا‬١‫ﻟﻢ‬cầc giao di.ch ríêng ‫ ؤا‬tíỉ
sổ nhật ky chung vào cấc ta‫ ؛‬khoản
cu thề.

: :

‫ﺀﻣﺎ‬00‫ةةﻏﺎ‬٠ẹ(^ps

[ .٠‫ﻗﻠﻞ‬0٦:$

lAccoLHttsreceiyaUe ‫؛‬

.‫ﻝ‬

:‫ﻟﻒ‬:٠77?:‫ل‬.‫ل‬.

7‫ ا‬7 ‫ ؛‬$ ٠
٠
٠
٠
: ! ٠
٠
. .١

“..‫اﻟﺲ‬
1$ ‫ا‬
: [ ‫ ﺟ ﻘ ﺎ‬: : : ‫ا‬i :' $ ‫ ﺎ‬i‫ﻗ‬r >

: ‫ ﻗ ﺊ‬: : : ] : ‫ﺟﻖ‬£
٠t

-

‫ا‬

٠٠

.“٠‫ﻵﺀل‬٠‫” ا‬٠٠‫ ﺋﻠ ﻞ‬١‫ا"ا‬٠٠٠٠'٠'‫ل‬٠ -‫ آ‬٠‫إآ'ﻵﻵ‬-‫ ا‬---‫ ا‬‫'إ‬
٠‫؛‬
‫ ا‬: :‫ق ﺀ أ ا؛‬

‫ﻳﺎ‬

1

iAccoiin، 6‫ ؛‬ueont

. ...: ‫؛؛؛‬

I
i

Ễi

'

‫ال‬٤‫ ﺋ ﺎ ﻗ ﻖ‬: ٠.‫ل‬
. ‫ال‬

Chương 1. L.àm việc với bản báo cáo thu nhập

Giả sử ô hiộn hành nằm trong hàng 6 - ví dụ E6. Nếu bây giờ bạn click
tab F'ormulas và click Define Name trong nhóm Defined Names, bạn có
thế gõ nhập GLAccount trong hộp Name. Trong hộp Refers To, gõ nhập
công thức sau đây;
= $D6

Tham chiếu hỗn hợp này có nghĩa là bạn có thế nhập công thức sau đây:
=GLA ccount
vào bât kỳ cột và bất kỳ hàng. Bởi vì cột của nó cô định và hàng của
nó tương đôi, công thức thứ hai nàv trả về giá trị nào nằm trong hàng
nơi công thức được nhập trong cột D.
Trên worksheet General Ledger, công thức mảng sau đây trong cột
Debit (bên nỢ) của nó tích lũy các bút toán thích hỢp từ General Journal
(sổ nhật ký chung).
= SUM (IF (MONTH (EntryDate) =MONTH(LedgerDate) ,T,0 )*IF
(AccountNumber =GLAccount ,1,0) *ơournalDebỉts)

Công thức mảng sau đây tích lũy các bên có thích hợp:
= S U M ( I F ( M O N T H ( E n t r y D a t e ) = M O N T H ( L e d g e r D a t e ) ,1,0)
*IF (Ac count Number =GLAccount, 1, 0) *JournalCredits)

Các công thức yêu cầu Excel làm những điều sau đây:
1 . IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),l,0): đánh giá mỗi bút
toán trong cột EntryDate của General Journal. Nếu tháng của ngày
tháng đó bằng với ngày tháng cho General Ledger, trả về 1; nếu
không trả về 0.

2. IF(AccountNumber = GLAccount,l,0): Đánh giá mỗi bút toán trong
cột AccountNumber của General Journal. Nếu số tài khoản giống
như số tài khoản cho tài khoán số cái tổng hợp (General Ledger)
hiện hành, trả về 1; nếu không tni về 0.
3. Nhân kết quả của bước 1 với bước 2. Chỉ khi cả hai điều kiện đúng
(true), bước này sẽ trả về 1; nếu không nó sẽ trả về 0.
4. Nhân kết quả của bước 2 với các bút toán của số’ nhật ký chung
(General Journal) trong dãy JournalDebits (hoặc dãy JournalCredits)
cLÌa nó trong công thức thứ hai của hai công thức trước). Khi cả điều
kiện ngày tháng và điều kiện tài khoản là true, kết quả là bên nợ
(hoặc bôn có). Nếu không kết quả là 0.

15


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010

5. Trả về tổng của bước 2 khi được áp dụng vào tất cả bút toán sổ nhật
ký: cụ thế một bên nỢ hoặc bên có nếu bút toán thông qua cả điều
kiện ngày tháng và điều kiện kế toán, nếu không trả về 0.
ĐƯA DỮ LIỆU SỔ CÁI VÀO BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Bạn có thế sử dụng một phương pháp tương tự đế tích lũy thông ‫؛‬
trong số cái tống hỢp vào bản báo cáo thu nhập.
Giả sử bạn đã quyết định đánh số tất cả tài khoản chi tiêu hành
chính cô định sử dụng các sô tài khoản năm chữ sô bắt đầu với 63. Báo
hiểm sức khỏe có thề là sô" tài khoản 63310, bảo hiểm xe cộ 63320, chi
phí lăi 63400,.... Nếu bạn đặt tên cho dãy trong sổ cái tổng hợp chứa các
sô" tài khoản là LedgerAccounts, dây chứa các bên có là LedgerCredits
và dãy các bên nợ là LedgerDebits, công thức mảng sau đây tính tổng

các hiệu giữa các bên có của sổ cái tồng hợp và các bên nợ của sổ cái
tổng hợp cho các tài khoản được đánh sô từ 63000 đến 63999:
= S U M (I F (L E F T (LedgerAccounts,2)="63",LedgerCredỉtsLedgerDebits,0))

(Nhớ nhập công thức dưới dạng một công thức mảng. Sử dụng
Ctrl+Shift và sau đó nhấn Enter).
Đầu tiên công thức mảng đánh giá các phần tử trong dãy có tên là
LedgerAccounts và loại bỏ hai ký tự tận cùng bên trái trong mỗi số tài
khoản. Sau đó nếu hai ký tự đó bằng 63 (như vậy nếu sô" tài khoản là
giữa 63000 đến hết 63999), công thức trả về tống của hiệu giữa các bên
nỢ và bên có của các tài khoản.
Bạn có thế sử dụng công thức này đế trả về bút toán trong bản báo
cáo thu nhập liên quan đến các chi phí hành chính cô định. Tương tự
nếu biếu đồ của các tài khoản chỉ định tất cả hạng mục tài khoản liên
quan đến các chi phí sản xuất cố định cho các số năm chữ số bắt đầu với
64, bạn sử dụng công thức sau đây:
=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)=”64”,LedgerCredits٠LedgerDebits,
Bạn có thể tích lũy hầu hết các bút toán trên một bản báo cáo thu
nhập một cách tương tự làm việc tự số nhật ký chung dến số cái tổng
hợp vào bản báo cáo thu nhập. Hai loại bút toán - các bút toán, chẳng
hạn như các khoản phải trả và các chi phí trả trước bao gồm sự tích lũy
và các tài sản phải chịu sự khấu hao - thường đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.
Cả hai ảnh hưởng đến thời gian thu nhập của công ty.

16


Chưcíng 1 Lè١m việc với bản báo cáo thu nhập

quAn lý các phương thức tài

CHÍNH VỚI KỀ' TOÁN

ph At s in h .

Kê toán phát sinh đOi h(١i hai hướ(:: nhận dạng các thu nhập cho một
thhi hạn nho đó và làm cho chc chi. phi di k.èrn, chẳng hạn như chi phi
cUa chc hhng hOa dược bổn Vit hoa hồng hhn h.hng tương hợp với các lọ'i
nhu(in dó. Đây dược gọi la nguyên tắc tương hç,١'p và la một khái niệm co'
bản dưọ'c sử dụng xuyên suốt tiến trinh kê toán.
Khái niệm về việc lam cho thu nhập tương hpp vó'i các chi phi da chi
đế t?.io ra thu nhập có thể dường như rõ ràng nhưng nó có một sô ngầm
định tinh tế. Giả sử bạn mua các bdng số cho( một xe công ty. Bạn trả
$،ΐυθ cho chc bíing số vào thang Crieng. Bạn KÓa bỏ dầy dU $400 trong
tháng Giêng tnghìa la bạn thể hiện nó dưới dạng một chi phi mà bạn da
chi dẳy đủ trong tháng dó). Bạn tạo ra thu nh.ập hoặc diều hành doanh
nghiệp bằng việc sử dụng xe trong tháng Giêng và cho 11 tháng tiêp theo.
'Lrong trường hợp này, bạn da cường diệu chi phi diều hành kinh
doanh trong tháng giêng, nói gíảm bó't nó từ tháng Hai dến tháng Mười
Hai và không làm cho các thu nhập tiếp theo tương hỢp với chi phi ban
dầu. Kê' toán phat sinh cho phép bạn dàn trải chi phi cUa các biế'n số xe
trèn (trong trưò.ng họ'p này) 12 tháng dầy đủ và đế' tương hợp với các
thu nhập ma xe giUp tạo ra với chi tíêu cho chc bảng số xe.
'Hiu nhập không giống như tiền mặt nhận dược và chi phi không
giống như tiền mặt da chi. Bạn thường nhận biết thu nhập khi dOi hOi
râ't nhiều nỗ lực đế' tạo ra doanh sô' và diều chắc chắn hợp ly la bạn sẽ
nhận dược khoản thanh toán. Kê' toán viên xein thOi gian của các khoản
thu tiền mặt thực tế hoặc chi tiêu tiền mặt thực tế chỉ la một vấn dề
chuyên môn.
Hối với bán hàng chiu, nguyên tắc phát s٤r١h nghĩa la bạn nhận biết

thu nhập vho thời dỉế'm bán hang, không nhâ't t.hiết la khi khách hàng
thanh toán. Giả sử bạn sử dụng thẻ t-ín dụn.g dể mua một bộ gậy đánh
goltmới tại cửa hàng dồ thế' thao ở dịa phương. Gửa hàng nhận biêt thu
nhập khi bạn ky tên vho phiê'u trd tiCn nhưng nó không nhận dược tiền
mặt cho dê'n khi cOng ty thẻ tin dụng gỏi cho nO khoản thanh toán. Thời
giíin giữa việc nhận biết thu nhập và thanh tơán tiền mặt có thê dáng
kế'. Việc một công ty có lãi không bảo dảm rằng luồng tiền mặt cUa nó
sẽ dU đế' giữ cho nó có dU khả nang thanh toán.
Nếu ban qudn ly cUa một công ty hiế'u dUng mối quan hệ giữa các
thu nhập cUa công ty va những chi phỉ cUa nó trong một khoảng thò'i
gian nào dó, nó cần thấy các bản báo cáo thu nhập. Các bản cân dôi cần
thiết đế' ban quản ly hiế'u mốỉ quan hệ giữa các tài sản cUa công ty và
chc khoản nỢ cUa nó - gia trị cUa nó - vào một thời điểm nào dó.
17


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Các bản báo cáo luồng tiền mặt cho phép ban quản lý đánh giá khả
năng thanh toán của công ty. Nói cách khác, những bản báo cáo này cho
thấy có và sẽ có đủ vốn lưu động đế tiếp tục các hoạt động của doanh
nghiệp hay không.
Ba loại bản báo cáo sau đây - các bản báo cáo thu nhập, bản cân đối
và bản báo cáo luồng tiền mặt - có liên quan mật thiết mặc dù chúng
phục vụ các mục đích khác nhau và đưa ra nhừng viễn cảnh khác nhau
về tình hình tài chính của một công ty. Những môd quan hệ này được
quyết định phần lớn bằng nguyên tắc làm cho các chi phí tương hỢp với
các thu nhập trong bản báo cáo thu nhập thông qua sự phát sinh.
Ví dụ việc tăng các thu nhập làm tăng vốn của chủ trên bên có của
bản cân đối và việc tăng các chi phí phát sinh làm giảm vốn của chủ

trên bên nợ của bản cân đối.
Các khoản thu tiền mặt thực tế và các chi tiêu được thế hiện trên
các bản báo cáo luồng tiền mặt tổng kết những ảnh hưởng của việc tăng
và giảm thu nhập và chi phí trên lượng vốn lưu động của công ty.
Các luồng tiền mặt có thể phản ánh hoặc không phản ánh sự phát
sinh của các thu nhập và chi phí. Ví dụ, một thứ gì đó bạn mua trong
tháng Ba có thể giúp bạn tạo ra thu nhập cho các tháng còn lại của năm
lịch nhưng toàn bộ việc mua được ghi chép trong tháng Ba. Điều này nêu
rõ việc cần đến các bút toán điều chỉnh nhằm giúp phân bô chi tiêu ban
đầu qua một vài kỳ kế toán. Khi công ty thu mua một tài sản, chẳng hạn
như một chính sách bảo hiểm, bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng hết
tài sản đó đế tạo ra thu nhập trong kỳ kế toán cụ thề khi bạn đã mua nó.
Nghiên cứu trường hợp: Các bút toán điểu chỉnh

Martin Consulting là một doanh nghiệp nhỏ chuyên hỗ trợ các khách
hàng đánh giá chất lượng của nước ngầm. Hình 1.7 minh họa một số ví
dụ về cách Martin Consulting sử dụng các bút toán điều chỉnh đế ghi
chép các giao dịch thông qua sự tích lũy.
Martin bắt đầu bằng việc tìm một bản cân đối tạm. Tiến trình này
đòi hỏi tính tống các số dư của những tài khoản có số dư bên nỢ và sau
đó làm tương tự đối với các tài khoản có số dư bên có. Khi hai tổng khớp
nhau, số cái được cân đối. Xem các cột B và c trong hình 1.7.
Cuối tháng Bảy (July), Martin Consulting chuẩn bị worksheet được
minh họa trong hình 1.7 làm cơ sở cho bản báo cáo thu nhập và băn cân
đối của nó. Nội dung còn lại của phần này nêu chi tiết các bước mà
Martin thực hiện đề di chuyển từ worksheet cơ bản sang các báo cáo tài
chính cho tháng.
18

.

GhiJorig 1. Làm việc vớì bản báo cáo thu nhập

Vảo пкДу 1 tháng íỉaỵ, một cliính sach l)ảo hiểm sai sót dược mua
đầy đu đe l)ho vệ nham ngan lởi tií Vrin sai sOt mả có thể dưọ.c cung cấp
cho c^‫؛‬c khdch hàng cha chng tv. Chinh shch sẽ vẫn có hiệu lực trong 12
thổng. Chi phi cUa chinh shch này dược ghi vào bên có cUa một tài
kh(ján tài sản cho hang 5, cột R cUa ^vorksheet. Khi worksheet dưọ.c
chuấ٠ĩ٦ bị v،ào cuOi tháng12/-1 ‫ ؛‬gid trị cUa chinh sách đá hết h ạ n ‫ ؛‬bây giờ
gia trị trở thhnh một chi phi dược trả trong tháng Bảy. Hàng 5, cột E
chứa $57 du.ới dạng một but todn ghi có điều chỉnh phản ánh rằng 1/12
gỉá trị tài sồn cUa chinh sdch dồ hết hạn. Hàng 5 cột F cho thấy giá trị
cbn kìi cUa tài sản tức lồ $627. Bút todn ghi nọ' xuất hiện trong hàng 17,
cột, D.
Chu ý chi phi cUa chinh sdch bảo hiế١m dược xử lý như thê^ nảo. Phi
hổo hiếm đáy dU $684 dược trd thực sự trong tháng Bảy từ tai khoản séc
cUa chng ty. Do dó số dií cUa tài khoản séc cuối tháng Bảy là $684. Cân
hằng chi phi dó là sự hiện diện cUa một tồi sản mổ'i: một chinh sách bảo
hiê.m 12 thdng cO gia trị $684 kể tu' 1/7/2012.

‫ج‬

٢ ٠
,
^
------------------ ,
B
c
‫غ‬

‫و‬
1 Martin Consuiting worksheet. 7/31/2012
Adịu^^nts
Trial Ba^nce
Debit (Credit
2
Debit ‫أ‬Credit
ị
Ỉ32.650 ,
3 Cash
'4
4 Accounts Receivabie
$ ،472 '
$ 684
5 Unexpired InsurarKe
.'"‫] [ ا‬
$ 692
6 Supplies
í
Ỉ 3,470
7 O f^e Equipment
в. Office Equipment: Accumulated Depreciation
'$ 1,157.'
‫و‬Accounts Payable
'' ‫ ا‬4‫ا‬
223‫ا‬
1
10 Unearned Consulting Fees
... ‫ ا‬1,280 i l 6 0 ٦
11 Salaries Payable

; : ‫ل‬1
‫ا‬31,88‫ز‬
'
12 Chris Martin. Capita)
ỉ ،250
13 Analysis Fees
‫إ‬
'‫إ‬
ỉ 145'‫ا‬
14 Advertising
IS Salaries
$ 466 y ' ~:
$ 3 ,á
1€ Communicatiorrs
‫ ا‬181
$ 57 ‫ﻵ‬
‫ﺀ‬lr١
17 surarKe expense
18 Supplies consumed
;
$ 136 ‫؛‬
‫؛‬
-٠٢
$
160
‫وا‬Consultir>g Fees Eam ^
20 Depreciation Expense: Office Equipment
$٧ .'

22 Total

M i ٠►H

Rtedy

4

Martin Trial Balance ylTil ◄1

‫ا‬44,794 ‫ﺀ‬
‫ة‬
4,794 |
'

UU

L
I
‫ج‬

I
.‫ا‬

"1
_٠
|
٠
‫|ا‬

II
II

.
۶
،‫ه‬

I.‫ا‬
‫ب‬
‫ر‬
‫ﺀ‬
I
‫ل‬
‫ا‬

‫ﺀ‬
‫ا| ل‬

‫؛‬

71
‫اﺀ‬

‫د‬

‫ا‬
“
-F " ■■■‫ا‬1 G
Adjusted Trial Balance
Debft
‫ ا‬Credit
‫ ا‬32,650 ‫ﺀا‬

‫ ا‬3,472 i :
‫ﺀ‬
627 ‫ﻵ؛‬
‫ل‬
$
‫ﺀ‬
‫ل‬
456 ‫ا؛‬$
‫ ا‬3.470 ‫ﺀا‬
$
: $ t j i
‫ اة‬4,223
‫ا‬
‫ا ا‬
;
‫ا‬20
'$ ٠
‫ل‬
٠
‫ﻻ‬
'‫ل‬
" : ‫ ا ؛ا‬٠
$
ằ
$31,884
٠
$
‫ل‬
٠
‫ﺀ‬

٠
‫ل‬
٠
‫د‬
-'
‫ﻞ‬
‫لﻟ‬
:: ‫ل‬
‫ل‬
$ 6,250
-‫ا‬
i . ‫ل‬
$
‫ﻞ‬
‫ﻟ‬
‫ا‬
‫ا‬:‫ة‬٠
‫ا‬
،'
181 l I : .
‫ﺀ‬
57 ĩ : . _ :
$
‫ل‬
136
‫ا‬
.‫ل‬
1
!$
160

‫اا‬914 $ « ,3 5 s t$ 45.355 ;
‫إ‬.▼
‫؛‬
‫إ‬
| . . , ‫ل| ا ب‬٦
%

‫؛‬И 0

©-

.‫م‬

Hình ì.7: Cấc ‫ اﻻﻷ‬toán điều chinh giúp hch \ũy cầc thu nhập và chiphl trong kỳ hạn
thỉch hỌp.

19


Phân lích dữ liệu kinh doanh Mic٢oso‫؛‬، Excel 2010

Cuô'i tháng Bảy, 1/12 giá trị chinh sách đã hết hạn. Việc giảin g‫؛‬á trị tải
sản áược ghi chép ổ' ha‫ ؛‬nơi:
٠

Đế' diều chỉnh cho gia trị của một tài sản trong hàng năm của
worksheet. Giá trị dược diều chinh dưỢc sao chép sang bản cân dốí
nơi nó xuất hiện như là một, phần cUa giá trị hiện hành của công ty.

٠

Như là một chi phi dược ghi chép trong hàng 17. Chi phi này dược
ghi chép cho thang Bảy mặc dù chi tiêu tiền mặt thực tế cho bảo
hiế'm trong thổng Bảy là $684. Dây là cơ cấu dược sử dụng đế' làm
cho thời gian của chi phi khớp với thời gian cUa thu nhập mà nO da
giUp tạo ra.

Trong cUng một ky hạn, Martin Consulting sử dụng các vật dụng
văn phOng trị giá $136 đế' giUp tạo ra thu nhập cUa nó. Một bút toán
diều chỉnh khác là $136 xuất hiện trong hàng 6, cột E phdn ánh việc
giảm giá trị cUa tài sản vật dụng văn phOng ban dầu là $592, và dược áp
dụng trên số tiền dó trong hàng 6, cột F đế' thể hiện giá trị còn lại cUa
nó la $456 vào cuối tháng. BUt toán ghi nỢ diều chinh xuất hiện trong
hàng 18, cột D.
Cơ sở hợp lý cho những but toán diều chinh này thi khá rõ ràng.
Vào ngày 1 tháng Bảy, công ty dược bảo hiểm 12 tháng và nó dược bảo
hiế'm có giá trị trong 11 tháng vào ngày 21 tháng Bảy. Tương tự, nó mua
cắc vật dụng văn phOng trị giá $592 vào ngày 1 tháng Bảy và trị giá
$456 vào ngày 31 tháng Bảy. Những số tiền này có thể trực tiếp đánh
giá và''Martin Consulting có thế' dễ dàng nhập, dưới dạng cắc bên nỢ và
bên có ‫؛‬diều chỉnh, các phần hết hạn hoặc dược sử dụng làm chi phi
trong tháng Bảy.
Nhưng thiết bị văn phOng là một vấn dề khác. Dầu tháng Bảy, công
ty sở hữu thiết bị có giá trỊ ban dầu là $3,470 (xem hàng 7, cột B). Bao
nhiêu phần cUa $3,470 dó dược sử dụng hết trong việc tạo ra thu nhập cUa
tháng? Thiết bị vẫn nằm ở dó: máy tinh vẫn dang tạo các worksheet, máy
phoồcopy vẫn dang tạo ra các bản copy, diện thoại vẫn dang reo. Tuy
nhiên, một gỉá trị nào dó dã dược rUt ra từ thiết bị dể tạo ra thu nhập.
Khấu hao là phương tiện dể giải thích cho việc thiết bị dã cung cấp

giá trị cho tiến trinh tạo ra thu nhập. Trái với việc đánh dấu một tháng
khác dã hết hạn trên một chinh sách bảo hiểm hoặc dếm số phong bì
thư dã dược ghi dịa chỉ và dược gởi, Martin phải ưdc tinh giá trị của
thiết bị văn phOng 'dược sử dụng" trong tháng Bảy. Anh ta làm diều này
bằng sự khấu hao.

20

١ ٠ ‫ ة‬،‫ا‬

■■


Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập

sử DỰNG sự KHẤU

HAO ĐƯỜNG THANG

Martin có thê sử dụng một trong vài phương pháp đế tính sự khấu
hao cho một tháng (hoặc một quý hoặc cho một năm).
Giả sử Martin sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Giả
định là thiết bị văn phòng có một tuổi thọ hữu dụng là ba năm và sẽ
không có giá trị sau thời gian đó. Do dó đối với mỗi tháng đi qua trong
vòng dời thiết bị ba năm, giá trị cua thiết bị giảm 1/36 giá trị gốc của nó
- nghĩa là thiết bị khâu hao mỗi tháng 1/36 tức là $96. Bút toán bên có
điều chinh 0 hàng 8, cột E và bút toán bên nỢ điều chỉnh được thế hiện
trong hàng 20, cột D.
Bàng việc ước tính lượng khấu hao hàng.tháng, Martin có thế tính
một chi phí thiết bị văn phòng cho tháng. Điều này cho phép kết hỢp

chi phí với thu nhập và thấy được rõ hOn thu nhập của tháng. Lần nữa
nguyên lý tương hỢp vẫn đúng rằng các thu nhập nên được tương hợp
với các chi phí vốn đã giúp tạo ra chúng.
Bạn sử dụng các bút toán điều chỉnh không chỉ với các chi phí mà
còn với các thu nhập. Giả sử cuối tháng Bảy, Martin đã ký một hỢp
đồng và chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt để tiến hành tư vấn tám
giờ với chi phí $160 mỗi giờ. Số tiền đầy đủ $1,280 được ghi vào bên có
trong một tài khoản tài sản được gọi là Unearned Consulting Fees.
TrưóX' cuôi tháng, Martin đă tiến hành một trong tám giờ tư vấn đã ký
hựp dồng. Việc thực sự tiến hành công việc đó sẽ chuyến đổi một số phí
không kiếm được thành một trạng thái kiếm được. Các bút toán điều
chinh trong hàng 10, cột D, và hàng 19, cột E, cho thấy $160 của phí
không kiếm được đã được chuyến đôi thành trạng thái kiếm được trong
tháng Bảy.
Bốn bút toán điều chỉnh cho các vật dụng và sự khấu hao được mô tả
trước đó liên quan đến những hoạt động đều bắt đầu và kết· thúc trong
một kỳ kê toán. Ví dụ việc sử dụng $136 ước tính trong các vật dụng vàn
phòng xáy ra giữa ngày 1 tháng Bảy và 31 tháng Bảy. Một bút toán đều
chỉnh cũng có thế ghi chép một hoạt động mở rộng qua các kỳ kế toán.
Giả sử Martin đã chuẩn bị séc lương của một trợ lý thanh toán cho hai
tuần trước, một tuần trước cuối tháng. Sau đó trọ' lý đã phát sinh một
tuần lương từ 25 tháng Bảy dến 31 tháng Bảy. Để cho thấy rằng lương
phát sinh này là một chi phí có thế quy cho tháng Bảy thay vì tháng Tám,
Martin ghi một bút toán điều chỉnh trong hàng 15 cột D. Đế cho thấy
rằng nó là một khoản nợ mà sẽ được đáp ứng sau đó (có lã trong tháng
Tám), nó cũng được ghi dưới dạng một bên có nợ trong hàng 11, cột E.

21

Phản tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

CHUẨN BỊ BẢN CÂN ĐỐI TẠM

Excel làm cho dễ dàng tích lũy bản cân đối tạm và các bút toán diều
chinh thành một bản cân đối tạm được điều chỉnh. Hăy chú ý những
điều sau đây:
♦

Mỗi bút toán ghi nỢ được điều chỉnh dựa vào công thức này mà sau
đó được điều chỉnh đế triệt tiêu các lượng âm:
= (TrialDebỉts-TrỉalCredỉts)+ (AdjustDebitsAdjustCredits)

♦

Mỗi bút toán ghi có được điều chỉnh dựa vảo công thức này cũng
được điều chỉnh đế triệt tiêu các lượng âm:
= ( T r i a l C r e d i t s - T r i a l D e b ỉ t s ) + (Adj u s t C r e d i t s AdjustDebits)

Tống của các bút toán điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, trong
hàng 22, các cột D và E. Tổng của các bút toán được điều chỉnh xuất
hiện trong hình 1.7, ở hàng 22, các cột F và G. Sự cân bằng của các tống
bên nợ và bên có cho thấy các bút toán được cân đối.
DI CHUYỂN THÔNG TIN VÀO MỘT BẢN BÁO CÁO THU NHẬP

Sau cùng đến lúc di chuyến thông tin này vào một báo cáo thu nhập
và một bản cân đối. (xem hình 1.8).
Các hàng 3 đến 12 đại diện cho tài khoản tài sản và tài khoản nợ.
Chúng được sao chép từ bản cân đối tạm được điều chỉnh sang các cột
bần cân đối. Các hàng 13 đến 20 đại diện cho tài khoán thu nhập và tài

khoản chi phí và được sao chép sang các cột Income Statement. Sau đó,
trong hàng 21 của các cột H và K, các bên có và bên nỢ được tính tống.
Chú ý rằng chúng không còn cân đối nữa. Các thu nhập của công ty
trong tháng Bảy vượt quá chi phí của nó và sự chênh lệch là thu nhập
kinh doanh của nó. Đế đạt được số liệu này, lấy tổng thu nhập trong ô
121 trừ cho tồng chi phí $4,680 trong ô H21. Kết quả là $1,730 xuất hiện
trong ô H22 và là thu nhập kinh doanh cho tháng Bảy. Cộng kết quả
này cho tổng chi phí $4,680 sẽ cho ra $6,410 cân đối với tổng thu nhập
cho tháng.

22


Chuo’ng 1 . Làm việc

٠
n
1

[

]

£

‫دﺀﺀ؟؛‬:
D r ib it

-

i

O f f ic e 1

'. 8

-

‫ﺀ‬
$
D e p r ^ i^ K jn

P a y a b le

C h r is M a r fin , C a p r t a l
F

‫ق‬-

Ĩ4

-15
‫ آ‬16

$
‫ﺀ‬
٤
$
٤
‫ا‬

^

A
<
^
^
is
in
q
S a fa r is
C

٠m

m u ™ c a tЮ n s

17

In s ta n c e e x p e n s e

'18

S

19

C o n s tA i^

20

D e p r e c ia b o n - s

22

O p e ra h rtg IfK o m e

٠

te s c o n s u r ^
F

^

E
e

181
57

‫ا‬3

‫ﺀ‬
‫ م‬$
:‫ل‬
6

٤

. '

‫ة إ‬

145

^

e

E ^ n p n ^

'p

٠

' :

:$

ẻ

‫ا؛‬
‫ ا‬1 .2 5 3
‫ ل‬$ 4 .2 2 3
$ ‫ ا‬120
٠ ;$
4 6 5
‫ﺀ‬

-

3 1 .8

‫خ‬

‫ا‬

‫إ‬

: :

: :
” ٠
٠
٠
]٠
٠
. ''‫ ل‬: ٠‫ا‬

....
1‫ل‬
٠
‫ل‬
٠
".

٤

- ‫ا‬
$

96.
٤
$ 4 .6 0 0 , ‫ا‬
‫ ا‬1 .7 3 0
$ 6 ,4 1 0 $

‫ل‬

3 .4 7 0

- ‫ ؛‬. J 6 .2 5 0

4 .0 6 5

‫؛‬

6 2 7 ‫ ؛‬،

‫ا‬
‫غ‬
‫ا‬
$
$
$

U n e a r n e d C o n s u ltin g F e e s
a la r y

C r e d it

‫ﺀ‬

‫ ة‬٠'3 ‫'ا‬4 7 ‫ة‬

A c c o u n t s P a y a b le

íí S

D e b it

'

A c c u ila t e d

S heet

Ì3 2 .6 5 0

C r e d it

‫ ع‬٩‫اﻻ‬

E q u ip m e n t

S ta n c e

l،v ;o m e S t a t e n s «

‫ و‬C ash
,4 ٨ c c ٠٧ n t s R e c e i v a b t e

5 ٧ r ^ x p ٠r « l . n s u i a n c e
6 S u p p lie s

10

bản báo cáo thu nhập

-----------------------------------------

M a r b n C o n s u R in g w o f k ih e e t , 7 / 3 1 / 2 0 1 2

e

VỚI

160

6 .4 1 0

‫ا‬

4 0 .6 7 5

' " '
6 ,4 1 0

:‫ا‬

3 8 .9 4 5

^ $ 1 . 7 3 0

$ 4 0 ,6 7 5

$ 4 0 ,6 7 5

24

M <►

h

| ‫ل‬Martin Finandais/iriill

‫ﺪ‬

‫ﻤ‬

‫ﻌ‬

‫ﺳ‬

Ready

Hình 1.8: Cấc búi toào đưọc sao chép 1‫ﻵ‬cấc cột của bần cằn ‫ه‬0‫ ا‬tạm dược dỊều
chinh sang các cột Income statement và Balance Sheet.
Bạn sử dụng một tiến trinh tương tự đế' nhận dược thông tin cho bản
cân dỏi kê toán.

23

Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010

Cân đốỉ ịiế toán: Các
Ỉàỉ sản hiện hành

Bản cân đối bố sung bản báo cáo thu nhập được thảo luận trong
chương 1. Bạn cần cả hai báo cáo đế theo dõi tình hình tài chính của
công ty. Một bản cân đối có hai phần chính.
♦

Tài sản nêu rõ các sô dư trong các tài khoản tài sản của công ty vào
một ngày nào đó.

♦

Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu các sô dư trong tài khoản nỢ của

công ty và tài khoản vốn góp vào cùng một ngày.
Hai phần này phải cân đôi] nghĩa là tổng các tài sản của công ty
phải bằng với tổng các khoản nọ' của nó và vô"n góp của nó. (Đôi khi bạn
sẽ thấy điều này được gọi là vô"n chủ sở hữu hoặc vốn tự có.
Bản báo cáo thu nhập cho thấy một công ty đã kiếm được bao nhiêu
tiền và nó đã chi bao nhiêu trong một kỳ hạn nào đó. Bản cân đối tổng
kết phần tài chính của công ty vào cuối kỳ hạn đó. Cho dù kỳ hạn đó là
một tháng, một quý, hoặc một năm, nó cho bạn biết giá trị tài sản của
công ty. Nó cũng mô tả những phân loại khác nhau về các khoản nỢ,
chẳng hạn như các khoản phải trả, nợ và vôn góp vốn có những trái
quyền đối với tài sản của công ty.

Ví dụ, công ty của bạn có hàng tồn kho trị giá $5,000. Đó là một tài
sản: Bạn có thế’ và có ý định chuyển đổi nó thành tiền mặt bằng việc
bán nó cho các khách hàng. Bây giờ hãy giả sử công ty của bạn đcã thu
mua hàng tồn kho đó một phần bằng tiền mặt $2,500 và sô còn lại ghi
vào bên có của tài khoản.

24


Ghưong 2. Cản đối kế toán: Các tài sản hiện hành

Số tiền nảy là khẳng ( l ị n h c.ủa còng ty tài sán. Công ty đã giả định
$2,500 trong các khoán phai tra, day la một phan của vật mua được ghi
vào bên cỏ cua tà i khoan. Giá trị hàng tồn kho $2,500 còn lại thuộc về
vòn chu so. hừu, đáy l،à một Ị ) h ầ n trong tổng tải sản của công ty được sở
hừu l)(ýi các nhà đầu tư cua П(к Vòn chủ sở hữu được nhóm với các khoản
П(/, chăng hạn như các khoán phai trá b(3٠i vì nó đại diện cho bất kỳ sự
ch(^nh lệch tốn tại giữa các tài sán và các khoản nợ.
Hằng việc thô hiện giấ trị hàng tồn kho $5,000 cả trong các tài sản và
tĩ.ong các khoán nự, bản cân đối giừ cho các cố phần và các nghía vụ trả
no. cùa công ty đuực cân bằng. Nẻu dâv là tất cả những gì cần có cho một
bán cân dối thì nó không cc^ gì nhiều dể gây chú ý, nhưng như bạn sẽ thấy
sau dó trong sách này, ban cản đòi là điôm khởi đầu cho nhiều phân tích
khấc nhau. Sử dụng Б]хсе1 dô phản tích bản cân đối có thê cho bạn hiểu rồ
một công ty dược điều hành như thố nào, nó quán lý các nguồn tài nguyên
ciia nó tót như thế nào và nc) tạo ra lợi nhucận như thế nào.
Dù vậy trước tiên cần phai xây dựng bán cân đối. Chương này cùng
V(3٠i chương 3 và chương 4 mô tá tiến trình này.
THIẾT KẾ BẢN CÂN ĐỐI

Trái với bán báo cáo thu nhập đuực thảo luận trong chương 1, bản
cân dối thường đi theo một dạng khá cứng nhắc. Hình 2.1 minh họa một
ví du diên hình.

B
CufjEniA^is_
á „ _____
______ ................. — " ٠
11 . T.1٠^ ‫ ؛‬PqubtM Л Ё сой^
й1„' "1‫؟‬20
f.

^'٠

٠

Г.

_

ị F ix ^ A s x i s

.١
y ,٠
z

___
ị . ______

٠
٠

~ ~___ У У ]
Bulding »id Lạod

У

•

2.668

C ^e JS u p .)،^

Ị Tot^ ( ũ ĩ r r ^ Ãi^ e ts

_

Г

Equipmeni

Faed

-ị"

1. 23^8654
... : $
٠ . 14.363
ị 14.3631

" $ 247!2^ |
1Ду 3 ^ ^
—

Hình 2.1: Bản can đối cho Bell
Books, Inc. December 2011 cho
thấy tổng tài sản của nó bằng
với tổng các khoản nợ và vôh
chủ sở hữu của nó.

С|аЫ1№^ап0‫؟‬hwTieV^
^coựitsР^аЫе

^

NỠtes

٠

ỏ w

^ s Ẽ q Ịã t y

Tot^Uab»^....
и | B^ance Sheet y lT ịê ề t

Rẹ^

yĨ5j^1y~
Ж

$ ~ 25,000 ;

I

-----ị_

Д 3^528 ,. _

&vĩm^mLẻ
25


Phân tích dữ liệu kinh doanh Microso‫؛‬t Excel 2010

Phần dẳu của bản cân đối mô tả các tài sản của công ty. Phần hai
cUa bản cân dối tóm tắt các khoản nỢ và vốn chU sỏ. hữu của côi)g ty.
TÌM H!Ể٧ CÁC BÚT TOÁN NỢ VÀ TÍN DỤNG

Hình 2.1 minh họa một bản cân dối cho một dại lý sách, Bell B()oks١
Inc. Hlnh 2.2 minh họa worksheet tiền mặt hỗ trợ một số phần cUa bản
cân dối cUa Bell Books.
C13

-

T(ị(<..;Ể ;:;H :A cct5R ecelvablelD 13

-

.‫ „إ‬-

s

٠ ! Credft ;l ằ p ẹ ;

..,‫ل‬
‫ﺀ‬
٠
‫ل‬
’
٠
’٠
'‫ﻻ‬٠
‫ﻷلﺀ‬:::٠
: : : ‫ق‬

_

‫ ا‬4 ‫ل‬
:‫ا‬

2 2 .1 ~
$
‫ ا‬$ 6.864‫| ا‬

% AỂ
$

^

i/1 1 jC a s h Receipts

~~~

^|il7l1iCashikeipts

I j i j i i r

91 I

I$ Ị.É 1

‫ ا‬: _ ‫ ل‬$ 2‫ﻻ‬
$ 24٠067‫ل‬
$25,073 j

‫ ى‬8,207 ‫آ‬

Í Ĩ2/14/1ĩ;C^Receìpte
;
»10 12/1^11;RffchaseofbooksfriNeaiPii)li^i^
11 1^Ĩ4/1l]Purchasiẽ
1^i4/1l jpurchase0f
of books from l€y¥iy p i uu ttiinr g
12 i s / l l i C a s h R e c e ^
‫ق‬
2/18/11‫ئ‬
0‫ﺲ‬
‫ﺧ‬

Rec«>ểpãpefitforftováirìbef
12/21/I1:cash Receipts

I

i7/11|C ashR eceipts
ĩ:^77ĩlịF^chase of books from Neat
1 ^ /1 1 ISalaiy check,

I ÌÌ7ĨÌiSằycheck,Ro;
ề

I
I
■ II

:::J iH ịắ ấ

12/29/11!AdveÉngbi.
liiljc a s h R e c a p ts
,.

‫ا‬

H f » H Ỉ ‫ و‬C átransacdons
Rctffr

‫ﺦ‬

‫ﺴ ﻌ‬

iSaO iiel $47,865
6.841 ;
i $54,706 !

‫ﺳﺪن‬
‫ﺴ ﺤ ﻔ‬

‫ﺳ‬

‫ى‬

‫ د‬. ‫غ‬

‫ﻰآ‬

‫ﺋ‬

Hlnh 2.2: Worksheet tiền mặt gh‫ ؛‬chép cầc ch‫ ؛‬t‫؛‬êu t‫؛‬ền mặt dướ‫ ؛‬dạng càc bên cO
và càc khoàn thu t‫؛‬ền mặt dưdỉ dạng càc bèn nọ.
Chú ý rằng các khoản tiền gởi vào worksheet tài khoản tiền mặt
cUa Bell Books dược ghi nhãn là Debits và các khoản tiền rút ra từ tài
khoản dược ghi nhãn là Credits.
Khi bạn thế' hiện hoạt dộng tài khoản trong một worksheet, bạn
thường có hai cột: một cột dể ghi chép việc tăng số dư tài khoản và một
cột đế' ghi chép việc giảm số dư tài khoản. (Dạng này dược gọi là một tai
khoản T bởi vì một dường nằm ngang dược vẽ bên dưới các tiêu dề cột
và một dường thẳng dứng dược vẽ giữa chinh các cột hợp lại giống như
một chữ T).

26

‫ ا‬١١‫ﺀ‬.,‫ا‬


Chuong ‫ ح‬Cân đối kế t.án: Các tài sản hiện hành

rfrong ngừ canh của các tài khoan cha d()anh nghiệp, các từ bên nọ'
((١ob‫؛‬t) và l)ên ch (cicdit) khhng có nghta như tnong việc sử dụng mỗ‫؛‬
ng‫ ا؛‬v - ví dụ một ben nọ' VỚI nìột taJ sẩn. Thav vào dó, những thuật ngữ
này do'n gidn dm chi dh'n cột tï'di ( !)el)‫؛‬t) và cột phdi (Credit) của một tài
kh()dn T. Các ke' todn vlhn có l)h'n (Ịuy t‫؟؛‬c co' bdn dê’ ghi các lượng trong
nhû'ng cột ndy:
٠

Nếu tài khodn là một tdi khodn tdi sdn, ghi chép việc tầng số dư tài
khodn trong cột trdi (Debit).

٠

N٤٦٧ tdi khodn Id một tài khodn tdi sdn, ghi chép việc giảm số dư
tai kh٤)án trong cột phdi (Credit).

٠

Ν٤٦'υ tdi khoan Id một tdl khodn nọ' hoặc tài khoản vốn góp, ghi
chép việc gidm sô' dư tdi khoíin trong cột phải (Credit).

٠

Ne'u tài khodn là một tdi khodn nọ' hoặc tài khoản vốn góp, ghi
ch(١p v٤ệc gidm số dư tdi khodn trong cột trái (Debit).

COn về cdc tai khoản thu nhập va tài khoản chi phi thi sao? Những quy
tắc cho cdc tài khodn nay bắt nguồn logic từ những quy tắc cho các tài
kh()an tai sản và tai khodn nọ'/vốn góp như sau:
٠

J١hu nhập tang vốn góp va do đổ khi bạn ghi chép thu nhập, bạn ghi
chép giao dịch dưới dạng một ben có vào tài khoản thu nhập tương
tự việc tang vốn gOp dược ghi chép dưới dạng một bên có.

٠

Nhi bạn cO dược doanh thu, b،ạn gỏi nó vào một tài khoản tài sản
I٦ 0'i nó dưọ.c ghi ch٤
^p dưứl ٤!ạng một bên nọ' “ việc tăng các tài sản
du'٤٠)'c ghi ch٤^p du'0'i dạng cdc bèn nọ' như dược ghi chú trước do. Bút
todn nọ' này bỏ’ sung cho b٤٦n có thu nhập.

٠

(^dc chi phi giảm vốn gdp. Do đ٤‫ ؛‬khi bqn ghi chéj^ một giao dịch chi
Ị)hí, b‫ ؟‬n ghỉ chép nO dưới dạng n١ột bên nọ' vào tài khoản chi phi
tưo.ng tự vi.ệc gidm v(١'n gdp đư‫'؟‬c ghi ch(١p (lưới dạng một bên nọ'.

٠

Khi bạn trd chi phi, việc ian ١ như vậy sẽ giảm một tài khoản tài
sán - thường la một tai khodn ngân hang. Việc gidm các tải sdn

đưọ'c ghi chép dưO.i dạng cdc bên có, do dó bạn ghi chép giao dịch
dưới dạng một bên cO vằo ta ‫ ؛‬khoản ta! sản lần nữa như dưọ.c ghi
chu trước dó. BUt toán có này bô’ sung cho bên nọ' chi phi.

l ١he٤) nl٦ừng quy tác nay, các khodn gỏ.i va một tài khoản tiền mặt
dưọ'c ghi chép trong cột trai hoặc cột Debit cUa tài khoản: tiền mặt la một
tai kliOiin tai sdn va khodn tiền gỏ'i sẽ tầng số dư cUa nó. Tương tự, bởi vì
việc v‫؛‬e't một tam séc sè gidm sô' dư cUa tài khodn tiền mặt, lược của tấm
séc dưọ.c ghi chép trong cột pha‫ ؛‬hoặc cột Credit. Hãy nhó' rằng trong bối
cả.nh lìciy ghi nỢ chĩ có nghla la cột trái và bên có chi có nghla la cột phải.
27


Phân tích dữ liêu kinh doanh Microsoft Excel 2010

TẠO MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT TÀI SẢN HIỆN HÀNH

Trong bản cân đối được minh họa trước đó trong hình 2.1, sự phân loại
tiền mặt của phần tài sản hiện hành chứa công thức sau cĩAy:
=NovemberEndCashBalance+SUM(DecemberCashDebỉts)S U M (DecemberCashCredits)

Các tên trong công thức này tham chiếu đến các dãy trong worksheet tiền
mặt được minh họa trước đó trong hình 2.2. Tên của các dãy như sau:
♦

NovemberEndCashBalance, tham chiếu đến ô E2. Lượng này là sô
dư tiền mặt cuối kỳ vào cuối tháng 11, tháng trước.

♦

DecemberCashDehits, tham chiếu đến các ô C3:C23. Dày này chứa
tât cả khoản tiền gởi vào tài khoản séc công ty của Bell Books đã
được gởi trong tháng 12.

♦

DecemberCashCredits, tham chiếu đến các ô D3:D23. Dãy này chứa
tất cả khoản tiền được rút từ tài khoản séc công ty của Bell Books
trong tháng 12.

Ô E2 có tên là DecemberCashCredits, chứa giá trị $29,344. Ô E3 chứa
công thức sau đây;
=E2 + C3 - D3

Mỗi bút toán trong worksheet tiền mặt là một bên nợ hoặc một bên
có. Không có các bút toán nào chứa cá một bên nợ và một bên có. Do đó
công thức trong ô E3 cộng số dư trước (ô E2) với một sô liệu bên nợ
trong cột c hoặc lấy sô dư trước trừ cho một sô liệu bên có trong cột D.
Công thức được sao chép từ ô E3 và được dán vào dãy E4:E23. Tiến
trình sao chép và dán công thức điều chỉnh các tham chiếu ô tương đối
của nó, do đó mỗi số dư phụ thuộc vào số dư trước cũng như phụ thuộc
vào bên nỢ hoặc bên có hiện hành. 0 E23 chứa số dư cuối kỳ cho tháng
12 và số dư này sẽ được sử dụng làm sô dư tiền mặt đầu kỳ khi đê'n lúc
tạo worksheet tiền mặt cho tháng Giêng.
Có thể ưu tiên tạo tên DecemberEndCashBalance đề đại diện cho ô
E23 của hình 2.2. Do đó sự phân loại tiền mặt trong hình 2.1 có thế
chứa công thức sau đây:
=DecerciberEndCashBalance

Khi các worksheet được tạo, sô dư tiền mặt cuối kỳ cho tháng 12

được tính hai lần: một lần trên worksheet tiền mặt và một lần trên bán
cân đối. Điều này được thực hiện một phần đế minh họa và một phần đế
làm rõ ràng các phép tính.
28