Chuyên đề vấn đề CHUNG về văn PHÒNG và văn THƯ lưu TRỮ ở cấp xã

CHUYÊN ĐỀ 1
VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ
*********************************
I. Một số vấn đề chung về văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ
quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo
- Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là
những công việc liên quan đến công tác văn thư.
2. Chức năng văn phòng
Văn phòng có 2 chức năng cơ bản, đó là:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Tham mưu: Bao gồm nội dung tham vấn
+ Tổng hợp: Là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
- Chức năng hậu cần:
+ Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức
thực hiện nhiệm vụ
+ Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục
+ Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định
+ Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn giao thông trong cơ quan
+ Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
+ Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo
cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại
+ Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động.

3. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị
1


- Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin
- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ
- Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng
- Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính
- Tổ chức đối nội, đối ngoại
- Đảm bảo nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của cơ
quan, đơn vị.
II. Công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền cấp xã
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn hản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng cong dấy trong cơ quan, tổ chức (Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ).
1.2. Nội dung chủ yếu công tác văn thư của chính quyền cấp xã
a. Quản lý văn bản đến của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản FAX, văn bản được chuyển qua mạng, văn
bản mật) và các đơn, thư gửi đến chính quyền cấp xã được gọi chung là văn bản đến
* Nội dung của văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dẫu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến

- Đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Sao văn bản đến: Đối với văn bản do nhiều bộ phận áp dụng, thực hiện)
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
b. Quản lý văn bản đi của chính quyền cấp xã
* Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vă bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảu lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do chính quyền cấp xã phát hành được gọi chung là văn bản đi.
2


* Nội dung quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiện và ngày,
tháng của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi.
c. Quản lý và sử dụng con dấu
* Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư trữ và
đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
- Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền

- Không được đóng dấu khống chỉ.
* Đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục.
2. Công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã
2.1. Khái niệm
* Lưu trữ: Lưu trữ là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, cá nhân để
làm bằng chứng và trư cứu khi cần thiết
* Tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ
nhằm phục vụ cho các mục đích nhất định.

3


* Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa
học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
2.2. Nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ
* Bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm
phong phú và hoàn chỉnh hơn tài liệu vào các kho lưu trữ theo những nguyên tắc
và phương pháp thống nhất.
- Nguyên tắc bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử.
- Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã

+ Tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành
+ Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân
+ Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nộp vào lưu trữ.
* Bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực
hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ:
+ Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác
+ Điều kiện thiện nhiên
+ Điều kiện bảo quản và sử dụng
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân ở trên, cần đưa ra những yêu cầu cơ bản
về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra các biện pháp bảo quản tài
liệu lưu trữ.
- Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã:
+ Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ
+ Giữ gìn toàn vẹn trạng thái của tài liệu
+ Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc quy
chế xuất - nhập tài liệu
+ Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng.
* Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo
đảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những
thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ
- Yêu cầu: Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần:
4


+ Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống tra
tìm tài liệu
+ Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu

+ Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tùy theo yêu cầu, tính chất và đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan
áp dụng các hình thức sau:
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ
+ Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình
+ Công bố tài liệu lưu trữ.

5


CHUYÊN ĐỀ 2
CÔNG TÁC THỐNG KÊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
************************
I. Ý nghĩa của công tác thống kê ở xã
1. Khái niệm, ý nghĩa công tác thống kê
1.1 Khái niệm thống kê
- Thống kê là việc thu thập và sắp xếp các số liệu nhằm định lượng một cách
khách quan, trung thực các hiện tượng kinh tế - xã hội trong quá trình vận động,
tồn tại của chúng ở một thời điểm, một địa bàn xác định.
- Thống kê ở xã là việc thu thập các số liệu ở xã liên quan đến các mặt đời
sống kinh tế - xã hội ở địa phương (thuộc địa giới hành chính của xã) tại một thời
điểm nào đó.
1.2. Ý nghĩa công tác thống kê
- Thống kê là một trong những công cụ quản lý quan trọng, nó cung cấp các
thông tin trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ các cơ quan
Nhà nước trong việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, chính sách
phát triển kinh tế - xã hội.
- Đáp ứng nhu cầu thông tin của các tổ chức cơ quan.

- Củng cố và phát huy quyền dân chủ.
2. Vị trí, vai trò của công tác thống kê ở xã
2.1. Vị trí
Công tác thống kê ở xã chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động thống kê của
các cơ quan Nhà nước, do các đơn vị cơ sở của chính quyền thực hiện, nhằm cung
cấp các thông tin, số liệu ban đầu cho các cơ quan nhà nước nói chung và chính
quyền xã nói riêng.
2.2. Vai trò công tác thống kê ở xã
- Công tác thống kê giúp cho chính quyền xã nắm chắc được tình hình biến
động dân số, tài nguyên và các nguồn lực của xã để xã xây dựng kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội một cách có căn cứ khoa học và hiệu quả.
- Nó là căn cứ, cơ sở để các cơ quan Nhà nước cấp trên hoạch định chủ
trương, chính sách và xây dựng kế hoạch, chương trình, chiến lược phát triển kinh
tế - xã hội.
II. Nội dung, phương pháp tiến hành công tác thống kê ở cấp xã
1. Nội dung công tác thống kê ở cấp xã
6


1.1. Thống kê nông - lâm - thủy sản.
* Thống kê diện tích đất đai
- Đất nông nghiệp
- Diện tích mặt nước nuôi trồng thủy sản
- Đất lâm nghiệp
- Đất chuyên dùng
- Đất ở
- Đất chưa sử dụng
* Diện tích gieo trồng cây nông nghiệp (cây hàng năm, lâu năm)
* Thống kê năng suất, sản lượng cây nông nghiệp
* Thống kê chăn nuôi

* Thống kê: Diện tích rừng hiện có, rừng trồng, rừng bị thiệt hại, diện tích
rừng trồng, chăm sóc nuôi dưỡng rừng …
* Thống kê nuôi trồng thủy sản
1.2. Thống kê các ngành công nghiệp, xây dựng cơ bản và dịch vụ
* Thống kê công nghiệp:
- Thống kê số cơ sở sản xuất tiểu thủ công, công nghiệp
- Số lao động trực tiếp tham gia sản xuất
- Giá trị sản xuất công nghiệp
- Doanh thu
- Thu nhập người lao động trong lĩnh vực công nghiệp
* Thống kê xây dựng cơ bản:
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản
- Giá trị tài sản cố định mới tăng trong năm
- Năng lực mới tăng trong năm
- Lao động và thu nhập của người lao động.
* Thống kê dịch vụ:
- Thống kê vận tải
- Thống kê thương mại, dịch vụ
- Số lao động và thu nhập bình quân người lao động …
1.3. Thống kê xã hội
* Thống kê dân số, nguồn lao động
* Thống kê về giáo dục
* Thống kê về y tế và sức khỏe
2. Phương pháp tiến hành thống kê ở xã

7


Hiện nay, ở cấp xã, khi tiến hành công tác thống kê được tiến hành theo các
phương pháp sau:

- Điều tra trực tiếp thu thập thông tin ban đầu, sau đó phân tích, tổng hợp
báo cáo với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; thông tin (công bố) các tài liệu
thông tin được cơ quan Nhà nước cho phép
- Điều tra gián tiếp thu thập thông tin (thường có biểu mẫu cá nhân, biểu
mẫu báo cáo định kỳ), sau đó phân tích, tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền.
- Điều tra tiến hành thu thập số liệu ban đầu trên một số đơn vị được chọn
nghiên cứu, sau đó dự báo suy rộng cho các đối tượng trong tổng thể nghiên cứu
(thường áp dụng khi thiếu kinh phí, nhân lực).
- Ngoài ra, còn kết hợp các phương pháp trên để tiến hành công tác thống kê.
Chú ý: Tất cả các phương pháp trên đều phải tuân thủ đúng nguyên tắc chế
độ đã quy định của Nhà nước về điều tra, báo cáo, công bố các thông tin thống kê.
III. Nhiệm vụ của chính quyền xã trong công tác thống kê
1. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ
Nguồn thu thập chủ yếu dựa vào hệ thống báo cáo, bảng biểu do ngành
chuyên môn xã báo cáo. Khi cần điều tra trực tiếp từ hộ dân cư.
2. Tổ chức tham gia điều tra, thống kê các đối tượng do Nhà nước quy định
có liên quan đến địa phương
- Điều tra dân số, lao động, ngành nghề, trình độ dân trí, thu nhập …
- Điều tra các lĩnh vực khác
3. Lập và ghi chép các loại sổ thống kê do Nhà nước quy định
- Sử dụng các bảng biểu do cơ quan chuyên môn quy định
- Phiếu điều tra
- Khi cần điều tra trực tiếp
4. Lưu trữ hệ thống và cung cấp các số liệu thống kê
5. Chủ động các hình thức thích hợp công bố số liệu
6. Thường xuyên củng cố và giữ mối quan hệ mật thiết với các ngành
7. Xây dựng cuốn số liệu thống kê của xã
8. Tuyên truyền nhân dân, cán bộ và các tổ chức, cơ quan, đơn vị đóng trên
địa bàn thực hiện tốt nghĩa vụ của mình theo quy định của chế độ thống kê.
Bài tập thực hành

1. Điều tra thống kê theo mẫu bảng, biểu
2. Xử lý một số số liệu thống tin thu thập được.

8


CHUYÊN ĐỀ 3
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
***************************************
I. Khái niệm cuộc họp, hội nghị
1. Khái niệm
Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên
tắc nhất định, tại địa điểm cụ thể để thực hiện các công việc: truyền đạt, trao đổi,
thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết vấn đề, các nhiệm vụ mà
những người dự họp cần quan tân.
Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung có phạm vi lớn, có chủ
đề và tên gọi rõ ràng
2. Phân loại các cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
2.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý
- Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định:
Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định để tổ chức
cuộc họp hay hội nghị với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng liên
quan, nhằm thu thập thông tin về tình hình thực tế, nguyện vọng chung, đảm bảo
quyết định ban hành có tính khả thi cao.
- Cuộc họp phổ biến, triển khai: Nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những
tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc xây dựng chương
trình, kế hoạch hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.
- Họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương
trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uấn nắn kịp thời những lệch lạc nếu có.
- Cuộc họp sơ kết, tổng kết: nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những

hoạt động vừa qua và đưa ra phương án cho hoạt động tiếp theo.
2.2. Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp
- Cuộc họp thường kỳ: Là cuộc họp được định sẵn trong kế hoạch quý,
tháng, năm, hoặc quy định trong các quy chế, quy định của cơ quan.
- Cuộc họp đột xuất: Xuất phát từ tình hình thực tế, do yêu cầu của cơ quan
ãcấp trên, hoặc đề nghị của cơ quan phối hợp, lãnh đạo tổ chức cuộc họp đột xuất
để giải quyết các vấn đề do thực tiễn đặt ra.
2.3. Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp
- Cuộc họp chính thức: Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có
chương trình nghị sự đã được xác định, được tổ chức công khai, được tuyên truyền
và phổ biến rộng rãi.
9


- Cuộc họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức trong diện hẹp,
không công khai hoặc mang tính chất nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan
trọng, đột xuất không theo một chương trình nghị sự có sẵn.
II. Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã
1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, hội nghị
1.1. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp
Người quản lý cần các định đầy đủ, rõ ràng nhiệm vụ và ưu tiên của cuộc
họp và truyền đạt tời người có trách nhiệm được giao nhiệm vụ thực hiện. Người
được phân công tổ chức cuộc họp phải nắm vững nhiệm vụ, mục tiêu, tính chất của
cuộc họp, hiểu được nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc họp để có kế
hoạch và biện pháp tổ chức, phục vụ cho phù hợp.
1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua chương trình nghị sự
Nội dung của bản kế hoạch gồm:
- Xác định thành phần:
+ Khách mời
+ Thành phần triệu tập họp

- Xác định thời gian họp: Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai
mạc cuộc họp; thời gian tiến hành, thời gian kết thúc cuộc họp, thời gian tiễn đại biểu.
- Thời gian họp, trang trí phòng họp: Bố trí địa điểm cho các cuộc họp phải
căn cứ vào tính chất, mục đích các cuộc họp, nên có địa điểm dự phòng cho các
cuộc họp quan trọng.
Phải đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng họp. Trang phí phòng họp, chỗ
ngồi đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước.
- Văn bản mời: Được thể hiện dưới 2 hình thức văn bản chính là giấy mời và
công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập). Khi soạn thảo chúng phải tuân thủ đúng
quy định của Nhà nước về thể thức văn bản.
* Lưu ý: Việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận
trước thời gian cuộc họp, hội nghị được tổ chức, để đại biểu bố trí công việc.
Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau.
- Xây dựng chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên và nội dung công việc
+ Thứ tự tiến hành các nội dung công việc
+ Người chịu trách nhiệm về từng công việc
+ Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc
10


- Chuẩn bị ghi biên bản: Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên bản, do bộ
phận thư ký chuyên trách của cơ quan đảm nhận, hoặc do cuộc họp bầu ra. Người
làm thư ký phải được dự kiến trước - là người có năng lực chuyên môn và kiến
thức hành chính - văn phòng vững vàng.
- Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp: Kinh phí cho cuộc họp được quan tâm
đúng mức ở cả hai khía cạnh:
+ Đảm bảo kinh phí đầy đủ để tiến hành kỳ họp đúng dự kiến hoặc đảm bảo
thực hiện các mục tiêu đề ra.
+ Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế

độ hội họp.
- Chuẩn bị các điều kiện khác cho cuộc họp: nước uống, hòm phiếu,
micro…
- Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị.
2. Tiến hành cuộc họp, hội nghị ở cấp xã
2.1. Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại
biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp. Cần có hướng dẫn nơi để phương tiện. Bố trí
đủ lực lượng đón tiếp để tránh ùn tắc trong giờ cao điểm.
2.2. Điều hành cuộc họp
Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau:
- Tiến hành các hoạt động ổn định tổ chức trước cuộc họp (đối với cuộc họp
lớn, hội nghị cần tiến hành những nghi thức Nhà nước: làm lễ chào cờ, tưởng niệm
các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan…)
- Giới thiệu đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc chủ tọa,
đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp.
- Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp
- Trình bày báo cáo và tham luận
- Thảo luận: Là nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp
Các ý kiến phát biểu, thảo luận cần ngắn gọn, có chuẩn bị trước, do chủ tọa
cuộc họp quyết định. Có thể thảo luận toàn thể hoặc chia theo từng nhóm, khối.
Mỗi nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một số vấn đề.
* Ghi biên bản: Biên bản cần được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc
tích các thông tin. Cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký.
3. Kết thúc cuộc họp, bế mạc
Người điều hành cuộc họp cần kết luận các nội dung:
11


- Các vấn đề đã được thống nhất, chưa thống nhất, gồm các nội dung cụ thể

gì, nguyên nhân, phương án giải quyết tiếp theo.
- Thông qua biên bản cuộc họp.
- Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có).
- Đánh giá và kết thúc cuộc họp.
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có)
Lưu ý: Các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự họp.
4. Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp, hội nghị của cấp xã
4.1. Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp, hội nghị
- Nghị quyết cuộc họp
- Biên bản
- Các tài liệu khác.
4.2. Ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp, hội nghị
- Các văn bản chính thức
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp.
4.3. Các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng
- Thu thập các tài liệu có liên quan
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế …
- Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan
- Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản với những nội dung đã được
nhất trí trong cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo.
III. Thực hành tổ chức cuộc họp, hội nghị của cấp xã

12


CHUYÊN ĐỀ 4
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
************************************
I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1. Khái niệm

1.1. Văn bản
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền tải thông tin từ đối tượng này đến
đối tượng khác (thông thường thể hiện là văn viết trên giấy) nhằm mục đích cụ thể.
1.2. Văn bản quản lý nhà nước
* Khái niệm: Văn bản quản lý là loại văn bản do cơ quan QLNN có thẩm
quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện
ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan Nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm thực
hiện các quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt
động quản lý nhà nước.
* Tính chất của văn bản:
- Được thể hiện chủ yếu bằng chữ viết trên giấy (trường hợp đặc biệt có thể
bằng các chất liệu: đá, sắt, đồng …)
- Chuyển tải thông tin đến những đối tượng nhất định
- Đối tượng nhận văn bản tuân thủ, tự giác thực hiện
- Thông tin được chuyển tải trong văn bản thường có giá trị lâu dài.
1.3. Văn bản quy phạm pháp luật
* Khái niệm:
Văn bản QPPL là hình thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự pháp luật quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước.
* Đặc điểm văn bản QPPL:
- Thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật
- Chứa đựng quy tắc xử sự chung
- Đối tượng điều chỉnh là số đông hoặc toàn bộ xã hội
- Có tính chất bắt buộc thi hành
- Được áp dụng nhiều lần.
* Hệ thống văn bản QPPL nước ta bao gồm:
- Văn bản do Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết
13

- Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định
- Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị định
- Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: Thông tư
- Chánh án TAND tối cao, Viện trưởng VKSND tối cao ban hành: Thông tư
- Hội đồng thẩm phán TAND tối cao ban hành: Nghị quyết
- Tổng kiểm toán nhà nước ban hành: Quyết định
- Ngoài ra UBTVQH với các cơ quan Trung ương ban hành: Nghị quyết liên
tịch; Chính phủ và các cơ quan Trung ương ban hành Thông tư liên tịch.
- HĐND các cấp ban hành Nghị quyết
- UBND các cấp ban hành Quyết định, Chỉ chị
* Yêu cầu văn bản phải đảm bảo:
- Tính hợp pháp
- Tính khoa học
- Tính khả thi và quần chúng
2. Phân loại văn bản
Văn bản có thể phân loại thành:
- Văn bản QPPL
- Văn bản cá biệt
- Văn hành hành chính thông thường
- Văn bản chuyên môn, kỹ thuật.
3. Thể thức văn bản
3.1. Khái niệm
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần áp dụng đối với các văn bản.
Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể như: địa chỉ,
điện thoại, Fax …
3.2. Các yếu tố thể thức văn bản chung bao gồm (có quy định rõ về mẫu,
Font chữ văn bản …)

- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số, ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại văn bản
- Trích yếu văn bản
- Nội dung văn bản
14


- Thẩm quyền, chữ ký, con dấu, họ tên người ký
- Nơi nhận
Ngoài ra còn có thể các yếu tố bổ sung như: Dấu MẬT, KHẨN, điện thoại,
Fax …
3.3. Thể thức sao văn bản
- Sao y
- Trích sao
Chú ý: Không lưu văn bản sao
II. Kỹ năng soạn thảo văn bản QPPL của chính quyền xã
1. Khái niệm văn bản QPPL của HĐND và UBND
Văn bản QPPL của HĐND và UBND là loại văn bản của HĐND, UBND các
cấp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục do luật pháp quy định, trong đó có
chứa quy tắc xử sự chung, có hiệu lực phạm vi địa phương (phạm vi địa giới hành
chính, chính quyền địa phương quản lý), được Nhà nước bảo đảm thực hiện, nhằm
điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
2. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của HĐND và
UBND cấp xã
2.1. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của chính quyền cấp xã
- Bước 1: Lập chương trình, kế hoạch xây dựng. Ban (tổ) nghiên cứu, thu
thập thông tin, xây dựng dự thảo

- Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo
- Bước 4: Thông qua dự thảo
- Bước 5: Công bố văn bản QPPL (ký, ban hành)
2.2. Trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành cụ thể từng loại văn bản QPPL của
chính quyền xã
a. Nghị quyết của HĐND
* Khái niệm
Nghị quyết của HĐND là loại văn bản ghi lại quyết định của HĐND thông qua
hội nghị họp bàn giải quyết các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của HĐND tại địa
phương, như thông qua kế hoạch, quyết toán ngân sách, quyết định những vấn đề về
chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội … và các vấn đề quan trọng khác
* Trình tự, thủ tục ban hành văn bản
- Bước 1: Xây dựng kế hoạch, thành lập nhóm soạn thảo, xây dựng dự thảo
15


- Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng dự thảo (thông thường gửi các ban, ngành,
đoàn thể tổ chức chính trị - xã hội và có thể gửi các tổ dân phố địa phnwg xã …).
Sau đó, chỉnh sửa.
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo (có tham khảo ý kiến Phòng Tư pháp cấp quận, huyện)
- Bước 4: Thông qua dự thảo (thường gửi cho thành viên HĐND và các đối
tượng có liên quan trước kỳ họp của HĐND)
+ Có thể thông qua từng phần
+ Thông qua cả bản thảo (sau đó chỉnh sửa theo kết luận hội nghị)
+ Biểu quyết các nội dung trong dự thảo
- Bước 5: Công bố văn bản QPPL của HĐND (do Chủ tịch HĐND ký, ban hành

16

* Mu vn bn Ngh quyt HND
hội đồng nhân dân
(1)
Số:

/20..(2)../NQ-HĐND

cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......... (3) ......., ngày

tháng

năm 20..(2)..

nghị quyết
........................ (4) .............................

hội đồng nhân dân ..(1)..
khoá ... kỳ họp thứ ...
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng
11 năm 2003;
Căn cứ ................................................ (5) .....................................................;
......................................................................................................................,
quyết Nghị:
Điều 1. ............................................... (6).......................................................
...............................................................................................................
Điều 2. ...........................................................................................................
.......................................................................................................................

Điều ... ...........................................................................................................
.......................................................................................................................
Nghị quyết này đã đợc Hội đồng nhân dân ............. (1)........... Khoá .... kỳ họp
thứ ..... thông qua./.
chủ tịch

Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ...(7). A.XX(8).

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phờng, thị trấn.
(2) Năm ban hành.
(3) Địa danh.
(4) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(6) Nội dung của nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần).
(8) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng bản phát hành (nếu cần).

17


b. Quyt nh ca UBND
* Khỏi nim
Quyết định quy phạm pháp luật của UBND cấp xã đợc ban hành để quyết các

định chủ trơng, biện pháp, chế độ thuộc thẩm quyền quản lý của mình, nhằm thực
hiện các chủ trơng, chính sách của cấp trên và các Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
* Trỡnh t, th tc son tho, ban hnh vn bn
- Bc 1: Thnh lp nhúm son tho, xõy dng bn tho
- Bc 2: Ly ý kin xõy dng bn tho (thng l ý kin chuyờn gia, cỏc
thnh viờn UBND xó, cỏc ban, ngnh, on th, chuyờn viờn t phỏp, phỏp ch )
- Bc 3: Thm tra d tho
- Bc 4: Thụng qua d tho (thnh viờn UBND xó). Biu quyt theo a s
- Bc 5: Cụng b vn bn QPPL ca UBND

18


* Mu quyt nh QPPL
tên cơ quan (1)

Số:

/20..(2)/QĐ-UBND

cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......... (3) ......., ngày

tháng

năm 20..(2)..

quyết định
Về việc ......................... (4) .............................

thẩm quyền ban hành (5)
Căn cứ ................................................ (6) ......................................................;
........................................................................................................................;
Theo đề nghị của ..................................................................................,
quyết định:
Điều 1. ................................................ (7) ......................................................
...............................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................
.......................................................................................................................
Điều ... ...........................................................................................................
...................................................................................................................../.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ...(9). A.XX(10).

quyền hạn, chức vụ của ngời ký (8)
(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Ghi chú:
(1)Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành quyết định.
(2) Năm ban hành.
(3) Địa danh.
(4) Trích yếu nội dung quyết định.
(5) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về ngời đứng đầu cơ quan (Bộ trởng, Thủ tởng cơ quan
ngang Bộ, Viện trởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) hoặc chức
danh nhà nớc (Chủ tịch nớc, Thủ tớng Chính phủ) thì ghi chức vụ của ngời đứng đầu cơ quan hoặc chức

danh nhà nớc; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về Uỷ ban nhân dân các cấp thì ghi Uỷ ban
nhân dân...
(6) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(7) Nội dung của quyết định.
(8) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án hoặc chức danh nhà n ớc (Chủ
tịch nớc, Thủ tớng (Chính phủ)); đối với quyết định của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào
trớc tên Uỷ ban nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt
KT vào trớc chức vụ của ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ của ngời ký.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần).
(10) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng bản phát hành (nếu cần).

c. Ch th ca UBND
19


* Khái niệm
Chỉ thị của UBND là hình thức văn bản do UBND ban hành để truyền đạt,
chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đối tượng có trách nhiệm thực hiện một văn bản
nghị quyết, quyết định của chính quyền cấp đó, hoặc của cấp trên. Chỉ thị không đề
ra quy định mới.
* Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản
- Bước 1: Thành lập tổ (nhóm) soạn thảo, xây dựng bản thảo
- Bước 2: Lấy ý kiến chuyên gia
- Bước 3: Thẩm tra dự thảo
- Bước 4: Thông qua (thành viên UBND)
- Bước 5: Công bố Chỉ thị

20

* Mu Ch th
tên cơ quan (1)

Số:

/20..(2)/CT-UBND

cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......... (3) ......., ngày

tháng

năm 200..(2)..

chỉ thị
......................... (4) .............................

................................................ (5) ...................................................................
.................................................................................................................................
..........................................................................................................
.........................................................................................................................
.................................................................................................................................
..................................................................................................
.........................................................................................................................
.................................................................................................................................
................................................................................................./.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;

- Lu: VT, ...(7). A.XX(8).

quyền hạn, chức vụ của ngời ký (6)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc (Thủ tớng Chính phủ) ban hành chỉ thị.
(2) Năm ban hành.
(3) Địa danh.
(4) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án hoặc chức danh nhà nớc (Thủ
tớng (Chính phủ)); đối với chỉ thị của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên Uỷ ban
nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt KT vào trớc
chức vụ của ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ của ngời ký văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần).
(8) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng bản phát hành (nếu cần).

21


III. Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường
1. Tờ trình
1.1. Khái niệm
Tờ trình là loại văn bản trình lên cấp có thẩm quyền để đề xuất một vấn đề
mới, xin cấp thẩm quyền quyết định
1.2. Bố cục tờ trình

Ngoài phần thể thức ở đầu và cuối văn bản, nội dung một Tờ trình gồm:
- Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra đề nghị mới hoặc sửa đổi, bổ sung chủ
trương, chính sách, chế độ không còn phù hợp nữa (cần có nhận định thực trạng
tình hình để làm cơ sở cho việc đưa ra đề nghị mới).
- Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, ý tưởng mới, có thể
đưa ra vài phương án khác nhau để phân tích lợi, hại, khả thi, tính hiệu quả, lựa
chọn một phương án để đề nghị cấp trên quyết định. Trong trường hợp vấn đề lớn,
phức tạp, có liên quan tới các cơ quan khác thì cần lấy ý kiến của các cơ quan, tổ
chức đó để đảm bảo sự thống nhất chung.
- Phần kết luận: Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị mới đối với sản
xuất, đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo, quản lý. Những kiến nghị, đề nghị
cấp trên xem xét, chấp thuận đề xuất đã nêu ra sớm được triển khai thực hiện

22


1.3. Mu T trỡnh
Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (1) cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
tên cơ quan, tổ chức (2)
Số:

/TTr.....-.....(3)......

.......... (4) ......., ngày

tháng

năm 20......

Tờ trình
Về việc ......................... (5) .............................

Kớnh gi:
.
(7)



./.

Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ĐVST, NĐM, SB.

quyền hạn, chức vụ của ngời ký
(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản.
(4) Địa danh.
(5) Trích yếu tờ trình
(6) Cơ quan hoặc cá nhân nhận tờ trình
(7) Nội dung tờ trình: Tùy thuộc vào nội dung vấn đề nhiều hay ít, đơn giản, phức tạp để phân theo phần,
mục, khoản, điểm phù hợp: I, II, III..., 1, 2, 3..., a, b, c...
(8) Nếu tờ trình lên cấp có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét quyết định thì ghi ở (6) ghi cụ thể cơ quan,

tổ chức, cá nhân. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần biết và lu văn bản ghi ở mục Nơi nhận
(9) Thẩm quyền ngời ký: Ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.) và các hình thức khác do ngời đứng đầu cơ
quan, tổ chức phân công (thông thờng ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức ký tờ trình).

23


2. Báo cáo
2.1. Khái niệm
Báo cáo là loại văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức, nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo. Đó
là că cứ để cấp trên nắm bắt thông tin thực tế, đề ra quyết định quản lý thích hợp.
2.2. Bố cục báo cáo
Ngoài các yếu tố thể thức, thông thường báo cáo gồm các phần sau:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, hoặc cơ sở làm báo cáo (có thể tóm tắt các nội
dung báo cáo)
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm tình hình: Nêu đặc điểm tình hình; Kết quả đạt được (cả ưu
điểm, hạn chế); Phân tích nguyên nhân và các bài học, khó khăn cần tháo gỡ.
+ Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp tổ chức thực hiện: Xác định
mục tiêu; Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới; Biện pháp tổ chức thực hiện;
Kiến nghị, đề xuất với cấp trên.
- Phần kết luận: Nhấn mạnh tầm quan trọng của báo cáo về những nhiệm vụ
phải thực hiện và tác dụng của nó để động viên mọi người trong cơ quan nỗ lực
thực hiện

24


2.3. Mu Bỏo cỏo:

Mu bỏo cỏo v vic
Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (1) cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
tên cơ quan, tổ chức (2)
Số:

/(3).....-.....(4)......

.......... (5) ......., ngày

tháng

năm 20..(2)..

báo cáo
Về việc ......................... (6) .............................

Phn m u:
- Nờu c im tỡnh hỡnh
- Nờu nhim v c giao
- Nờu nhng thun li, khú khn cú nh hng chi phi kt qu vic thc
hin nhim v c giao
Phn ni dung:
- Kim im nhng vic ó lm c v nhng tn ti (nờu c th).
- Nờu nguyờn nhõn.
- ỏnh giỏ kt qu (c th bng % so vi ch tiờu, nhim v c giao).
Phn kt lun:
- Nờu mc tiờu, nhim v sp ti.
- Nờu bin phỏp thc hin.
- Nờu nhng kin ngh, xut vi cp trờn bay vi c quan chc nng

Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lu: VT, ...(8). A.XX(9).

quyền hạn, chức vụ của ngời ký (7)
(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản.
(5) Địa danh.
(6) Trích yếu nội dung văn bản.
(7) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Cục trởng, Giám đốc, Viện trởng ...; Trởng hợp ký thay
mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo
(VD: TM.ủy nhân dân, TM. Hội đồng ...); trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu cơ quan thì
ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ của ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ của ngời ký văn bản.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần).
(9) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng bản phát hành (nếu cần).

3. Cụng vn
25