Chương 3 tổ chức quản lý dự án nguyễn quốc ấn

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC QUẢN
LÝ DỰ ÁN


1. KHÁI NIỆM
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ
chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các
phương diện, cũng như các thành phần can
dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một
cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi
phí, thời gian và chất lượng của dự án.


2. ĐẶC ĐIỂM
2.1 Các thành phần liên quan
Dự án phải đạt được mục tiêu trong các
giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng
và sự thỏa mãn của các thành phần liên
quan, gồm:


Các thành phần liên quan
- Chủ đầu tư.
- Nhà thầu.
- Những người thụ hưởng lợi ích tạo ra bởi dự
án.
- Các nhà tư vấn.
- Chính phủ và những người có quyền lực ở
địa phương.

- Các nhà tài trợ.
- Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án.


2.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN
LÝ
DỰ ÁN
Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh
hưởng rộng lớn của dự án.
Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt
chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng
của từng giai đoạn  Đó là nguyên tắc chính
của quản lý dự án.


2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA
QTDA
 Không

có một dự án quan trọng nào được làm
đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng
một đội ngũ mà đã bắt đầu nó. Dự án của bạn
cũng không phải là cái đầu tiên.
 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến
khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy
trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi.


NHỮNG QUI LUẬT CỦA
QTDA

 Một

lợi thế của những mục tiêu dự án không
rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng
túng trong việc ước lượng các chi phí tương
ứng.

 Khi

mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai.
Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn
đã có cường điệu vài điều.


NHỮNG QUI LUẬT CỦA
QTDA
 Nếu

nội dung dự án được phép thay đổi một
cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ
tiến bộ của dự án.
 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn
không có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của
hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến
một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy.


NHỮNG QUI LUẬT CỦA
QTDA
 Một

dự án được hoạch định một cách cẩu thả
sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian
kỳ vọng. Một dự án được hoạch định một
cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần.
 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo
tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng
sự chậm trễ tiến trình của họ.


2.4. TIÊU CHUẨN THÀNH
CÔNG
CỦA DỰ ÁN
Chất lượng của
kết quả dự án

Sự thỏa
mãn của
những người
liên quan đến
dự án.

Chi phí
gian

Thời


2.5. LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN
2.5.1. Dự án kinh doanh:

 Dự

báo lạc quan về thị trường và mức cầu của
thị trường.
 Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
 Quản lý kém.
 Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ
cạnh tranh.
 Rủi ro do các yếu tố khách quan.


2.5.2. Dự án công ích:
 Sai

lầm khi xác định mục tiêu của dự án.
 Hoạch định dự án không rõ ràng, chính
xác, thiếu đồng bộ.
 Quản lý kém.
 Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt
chẽ.
 Thông tin không kịp thời.


3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ
ÁN:
Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ
chức thành một thể thống nhất với quan
hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng,
nhằm tạo nên một môi trường nội bộ
thuận lợi hướng tới hoàn thành mục tiêu

chung.


3.1. Tổ chức theo chức năng:
Ban lãnh
đạo
Phòng kế
hoạch

Tài
chính

Nhân sự

Dự án

Kỹ thuật

...


Tổ chức theo chức năng
Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ
phận theo chức năng chuyên môn. Thí dụ
phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng
nhân sự, ... Các bộ phận chuyên môn cùng
tham gia theo dõi dự án.


Ưu điểm:

- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và
nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động
bình thường của đơn vị.
- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều
dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn
lực cho các dự án.
- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể
theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu.


Nhược điểm:
- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm
toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự
án).
- Các bộ phận chức năng không tập trung
cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị
coi nhẹ.
- Không khuyến khích được sự đóng góp
tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án
không được quản lý tập trung, không có chủ
nhiệm).


3.2 Hình thức tổ chức theo dự án:
Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm
(hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ
phận chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU:
Small business units).

Ban lãnh
đạo

Dự án A

Dự án B

Dự án C


Ưu điểm:
- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho
chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có
điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án.
- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng
kích thích tính tích cực của các thành viên dự
án.
- Dễ dàng quản lý công việc từng người và
tiến độ thực hiện dự án.


Nhược điểm:
- Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc
trùng lắp ở các dự án).
- Cạnh tranh giữa các dự án khi huy
động nguồn lực của đơn vị.
- Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu
chung của đơn vị.

3.3. Hình thức tổ chức hỗn hợp
(Mix):
Là hình thức dự án được thực hiện đan xen
với các bộ phận chức năng của tổ chức.
Ban lãnh đạo

Dự án
A

Tài
chính

Kế
hoạch

Dự án
B

Nhân
sự


Ưu điểm:
- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ
chức theo chức năng và theo dự án.
- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một
số vài dự án với qui mô không lớn.
(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ
chức chức năng).

3.4. Hình thức tổ chức tham
mưu:
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập
nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức
năng của đơn vị.
 Đặc điểm:
- Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành
viên dự án với các bộ phận chức năng.
- Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ
chức hỗn hợp.
- Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự
án nhưng quan trọng.


Sơ đồ tổ chức tham mưu:
Ban lãnh đạo

Dự án

Tài
chánh

Kế hoạch

Nhân sự


3.5. Hình thức tổ chức theo ma trận:
Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ

chức thực hiện nhiều dự án khác nhau.
Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ
nhiệm dự án và sự tham gia của các
chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn.