Chương 16 hệ thống thông tin tài chính

Phần IV
Các hệ thống thông tin phục vụ
quản lý doanh nghiệp
*

*

*

Chơng XVI
Hệ thống thông tin tài chính

Đ1. Khái quát về thông tin tài chính.
Các hệ thống thông tin tài chính là những hệ thống thông tin cần thiết
cho mọi tổ chức doanh nghiệp. Cũng nh các hệ thống thông tin khác, các hệ
thống thông tin tài chính có thể đợc xếp thành ba mức: tác nghiệp, chiến lợc
và sách lợc. HTTT mỗi mức sử dụng dữ liệu có phần khác nhau về bản chất.
Về nguyên tắc các hệ thống thông tin này đợc các nhân viên ở các mức khác
nhau trong một doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết định ở
những mức khác nhau. Thực chất không có sự tách biệt tuyệt đối giữa ba mức
của các hệ thống thông tin tài chính, mà chúng hợp thành một chuỗi liên
hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp.
Có rất nhiều phần mềm hệ thống thông tin tài chính đợc xây dựng để
hỗ trợ công tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Trong số đó có những phần
mềm đợc sử dụng cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau nh:
Phần mềm bảng tính.
Phần mềm thống kê.
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh đó là những phần mềm chuyên dùng cho chức năng quản trị
tài chính nh:
Phần mềm quản lý ngân quỹ.

Phần mềm quản lý vốn.
Phần mềm phân tích các báo cáo tài chính.
Phần mềm quản trị đầu t.
Phần mềm mô hình hóa.
Phần mềm tự do.
Một quản trị viên tài chính, dù của một tổ chức quốc tế lớn hay chỉ là
một phòng ban nhỏ của một tổ chức doang nghiệp, đều có chức năng ra quyết
định tài chính. Đó có thể là các quyết định liên quan đến những vấn đề sau:
- Nên mua một thiết bị mới hay nên thuê thiết bị cho mỗi chu kì ba năm?
-Sẽ chi bao nhiêu ngân quỹ cho khoản mục điện thoại thay vì chi phí đi lại?
- Có bao nhiêu tiền nhàn rỗi trong các thời điểm khác nhau trong các
năm? Số tiền đó dã đợc dầu t có hiệu quả cha?
- Lợng tiền có trong mỗi tháng có đủ để trang trải các chi phí bằng tiền
dự trù trong tháng không?
- Liệu có nên đầu t tiền để mua sắm thiết bị máy tính mới hay nên để
kinh doanh?
- Có cho phép một khách hàng nhất định nào đó mua chịu một khoản
tiền lớn không?
Để có thể ra đợc các quyết định tài chính kiểu nh trên hoạc tơng tự,
ngời quản trị cần có hiểu biết về các hệ thống kế toán tài chính cơ bản có
trong các phần lớn các tổ chức kinh tế. Các nhà quản trị cũng cần hiểu rõ các
hệ thống thông tin kế toán, trong đó có chứa các hệ thống kế toán tài chính, có
thểb trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định tài chính.

2. Chức năng quản trị tài chính.
2.1. Các chức năng cơ bản quản trị tài chính.
Chức năng quản trị tài chính trong một doanh nghiệp bao gồm hàng loạt
các nhiệm vụ quan trọng sau:

- Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp.
- Quản trị các hệ thống kế toán, chuẩn bị các bản kê và báo cáo tài
chính.
- Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn.
- Quản trị công nợ khách hàng.
- Tính và chi trả lơng, quản lý quỹ lơng, tài sản, thuế hàng hóa và các
loại thuế khác.
- Quản trị bảo hiểm thích đáng cho công nhân viên và tài sản của doanh
nghiệp.
- Hỗ trợ quá trình kiểm toán nhằm đảm bảo chính xác của thông tin tài
chính và bảo vệ đợc vốn đầu t.
- Quản lý tài sản cố định, quỹ lơng hu và các khoản đầu t khác.
- Đánh giá các khoản đầu t mới và khả năng huy động vốn cho các
khoản đầu t đó.
- Quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.

2.2. Các hệ thống thông tin phục vụ quản trị tài chính.
Quản lý tài chính đóng vai trò rất quan trọng đói với các doanh nghiệp
vì vậy các nhà quản trị tài chính rất cần đến nhwngx hệ thống thông tin có khả
năng cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ
hoàn thành công việc chức năng của mình.
Các hệ thống thông tin tài chính bao gồm các thông tin tài chính tác
nghiệp nh: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu của khách, hệ
thống công nợ phải trả ngời bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua
hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống thanh toán lơng. Bên cạnh đó là các
hệ thống thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lợc và chiến
lợc nh: hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách
vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu t và hệ

thống dự báo.


3. Hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp
Thông thờng, các hệ thống đợc tự động hóa đầu tiên trong một tổ
chức doanh nghiệp là hệ thống kế toán mức tác nghiệp. Các hệ thôngg thông
tin tài chính phục vụ quản lý mức sách lợc và chiến lợc thờng đợc xây
dựng, sau khi các hệ thống thông tin mức tác nghiệp cơ bản đợc xây dựng và
đi vào hoạt động.
Mức quản lý
Kế hoạch chiến lợc

Các hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thông tin phân tích tình hình tài chính
- Hệ thống dự báo dài hạn
- Hệ thống thông tin ngân quỹ

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền
- Hệ thống thông tin dự toán vốn
- Hệ thống thông tin quản lý đầu t
- Hệ thống sổ cái
- Hệ thống tài sản cố định
- Hệ thống xử lý lệnh bán hàng

Tác nghiệp

- Hệ thống phải thu của khách - ngời mua
- Hệ thống phải trả cho khách - ngời bán

- Hệ thống xử lý đơn mua hàng
- Hệ thống theo dõi hàng tồn kho
- Hệ thống lơng

Ba mức của hệ thống thông tin tài chính
Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thông tin
đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp. Thông tin đầu ra có
thể là các phiếu trả lơng, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng
cho khách, đơn mua hàng, báo cáo các hàng tồn kho và các mẫu biểu, báo cáo
thông thờng khác. Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp có đặc
trng là hớng nghiệp vụ. Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài
chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết. Vậy nên, các hệ thống


thông tin tài chính mức tác nghiệp thờng đợc gọi là các hệ thống thông tin
xử lý nghiệp vụ
CHứNG Từ
Phiếu kế toán
Bút toán định kỳ
Bút toán kết chuyển tự động
Bút toán phân bổ tự động
số liệu
chuyển từ
các phân
hệ khác
sang

Phân hệ

Kế toán

tổng hợp

Số liệu
chuyển
đến các
phân hệ
khác

Báo cáo
Báo cáo tài chính
Sổ sách kế toán
Báo cáo thuế
Phân hệ kế toán tổng hợp trong mối liên kết với các phân hệ khác

3.1. Các hệ thống thông tin kế toán
Có thể nói, hạt nhân của hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp là hệ
thống kế toán. Một hệ thống kế toán tự động hoá bao gồm một loạt các mô
đun chơng trình hay còn gọi là các phân hệ kế toán, đợc sử dụng một cách
độc lập hoặc theo kiểu tích hợp. Đó là những phân hệ điển hình nh:
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán chi phí giá thành
- Kế toán tổng hợp


Khi các phân hệ kế toán tự động hoá này đợc tính hợp với nhau thì mỗi
phân hệ sẽ nhận dữ liệu đầu vào từ các phân hệ khác, đồng thời mỗi phân hệ

cũng thực hiện chức năng cung cấp thông tin đầu ra cho các phân hệ khác
(xem hình vẽ trên)

3.1.1. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống
thông tin kế toán
Các sự kiện
kinh tế

Chu trình
tiêu thụ

Chu trình
cung cấp

Chu trình
sản xuất

Các giao
dịch

Chu trình
tài chính

Chu trình
tài chính

Báo cáo tài chính
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh
doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các
nghiệp vụ đợc ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó đợc chuyển vào sổ cái.

Một chu trình nghiệp vụ đợc hiểu là chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại
của một doanh nghiệp đang hoạt động. Mặc dù không bao giờ có hai tổ chức
doanh nghiệp giống nhau hoàn toàn, nhng đa phần các tổ chức đều có những
hoạt động kinh tế cơ bản nh nhau. Các hoạt động này sẽ làm phát sinh các
nghiệp vụ và chúng có thể đợc xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển
hình của hoạt động sản xuất kinh doanh nh sau:


- Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán
hàng hoá và dịch vụ tới các tổ chức và đối tợng khác, vận chuyển hàng,
những khoản phải thu và những khoản thu.
- Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động
mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối tợng khác, những khoản phải trả
và thanh toán.
- Chu trình sản xuất: Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các
nguồn lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự trữ kho.
- Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và
quản lý các nguồn vốn quỹ và dự trữ kho.
Mỗi chu trình nghiệp vụ lại gồm một hoặc nhiều hệ thống ứng dụng.
Một hệ thống ứng dụng xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau.
A - Chu trình tiêu thụ
Chức năng
Chu trìng tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc
tạo doanh thu.
Các sự kiện kinh tế
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng.
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng.
- Nhận tiền thanh toán.
Các hệ thống ứng dụng

- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng
- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ
- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng
- Hệ thống thu quỹ


Các chứng từ
- Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập)
- Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập)
- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập)
- Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay)
- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số
tiền thanh toán cho khoản nợ nào
- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ
phận lập hoá đơn bán hàng lập)
- Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ không thu hồi đợc (do
bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ
chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập)
Các báo cáo
- Báo cáo khách hàng: đợc lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng,
liệt kê tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng khách hàng trong tháng.
- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: đợc lập hàng tháng, phân tích nợ
cuả từng khách hàng theo số ngày nợ theo những giới hạn nợ với những giới
hạn 30, 60 và 90 ngày.
- Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các séc nhận đợc trong ngày.
- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán và
hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.
- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách
hàng.
B - Chu trình cung cấp

Chức năng
Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua
hàng hay dịch vụ.


Các sự kiện kinh tế
- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
- Nhận hàng hay dịch vụ
- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp
- Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống mua hàng
- Hệ thống nhận hàng
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn
- Hệ thống chi tiền
Các chứng từ
- Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu
cầu và gửi đến bộ phận mua hàng)
- Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập)
- Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhận hànglập)
- Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các
bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp,
làm cơ sở cho bộ phận tài vụ phát hành séc chi trả)
- Séc (do bộ phận tài vụ phát hành)
- Yêu cầu trả lại hàng (do ngời mua lập và gửi kèm theo hàng trả lại)
Các báo cáo
- Báo cáo hoá đơn cha xử lý: liệt kê các hoá đơn cha đợc thanh toán
và tổng số của nó theo từng khách hàng
- Báo cáo chứng từ thanh toán: tóm tắt các chứng từ phải thanh toán theo
thời hạn thanh toán

- Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê các chứng từ thanh toán theo ngày phải


thanh toán
Các sổ sách kế toán
- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán
- Nhật ký ghi chép séc
C - Chu trình sản xuất
Chức năng
Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan
đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ
Các sự kiện kinh tế
- Mua hàng tồn kho
- Bán hàng tồn kho
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong
quá trình sản xuất
- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm
- Thanh toán lơng
Các hệ thống ứng dụng
* Hệ thống tiền lơng
Chức năng: Tính toán tiền lơng phải trả cho nhân viên, in séc thanh
toán lơng và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân. Với hệ thống
lơng riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lơng và
thuế thu nhập và tổng hợp nó trong các báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép
kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ lơng.
Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làmviệc theo giờ) hoặc hợp đồng lao
động (đối với nhân viên hởng lơng), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế
toán tính lơng, bút toán chi tiền khi tiến hành séc thanh toán.
Báo cáo: Ghi chép lơng (liệt kê các nhân viên sẽ đợc thanh toán, tổng

lơng, các khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm
tra séc phát hành và báo cáo thu nhập.
Sổ sách: Ghi chép lơng (ghi những tính toán cho tổng lơng, các khoản
khấu trừ và tiền lơng thực chi).
* Hệ thống hàng tồn kho
Chức năng: Duy trì các ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị
hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối u nhằm tối thiểu hoá chi phí đầu t hàng
tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bìnhg thờng).
Chứng từ: Các chứng từ trong chu trình mua bán hàng, yêu cầu nguyên
vật liệu (xuất cho sản xuất).
Báo cáo: Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (liệt kê tất cả các loại hàng
theo số lợng và giá trị, có thể in hàng ngày hoặc hàng tuần), báo cáo tham
vấn hàng tồn kho (xác định lợng tông kho bất cứ lúc nào), báo cáo hàng cần
bổ sung (liệt kê các mặt hàng tồn kho có mức tồn thấp hơn điểm bổ sung) và
báo cáo số lợng hàng tồn kho (liệt kê số lợng từng mặt hàng tồn theo sổ
sách và theo thực tế kiểm kê)
Sổ sách: Sổ chi tiết hàng tồn kho (phơng pháp kê khai thờng xuyên).
* Hệ thống chi phí
Chức năng: Tính toán chi phí tạo thành phẩm hoặc dịch vụ (doanh
nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ và ghi những chi phí này trong các ghi chép kế
toán).
Ngiệp vụ: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất
chung tạo sản phẩm và chi phí sản xuất thành giá trị sản phẩm (nhập kho
thành phẩm).
Chứng từ: Yêu cầu nguyên vật liệu (lập cho mỗi lệnh sản xuất), thẻ thời
gian theo công việc (ghi số giờ làm việc của nhân viên theo công việc nhất
định), thẻ thời gian (ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên chỉ làm một
công việc hay cho một bộ phận), lệnh sản xuất đã hoàn thành.

Báo cáo: Cácloại báo cáo chi phí sản xuất.
Sổ sách: Sổ chi tiết chi phí sản phẩm.
* Hệ thống tài sản cố định
Chc năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các tài sản khấu hao, các
ghi chép thờng kỳ hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này.
Các kiểu nghiệp vụ: Tăng, khấu hao và thanh lý.
Các chứng từ: Yêu cầu mua tài sản, lệnh sản xuất tài sản với yêu cầu
nguyên vật liệu và thẻ công việc làm cơ sở tính giá thành xây dựng, chứng từ
ghi sổ ghi bút toán khấu hao, chứng từ thanh lý TSCĐ.
Các báo cáo: Báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ.
Các sổ sách kế toán: Sổ chi tiết TSCĐ
D- Chu trình tài chính
Chức năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các sự kiện liên quan
đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt.
Các sự kiện kinh tế
- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu t và từ đi vay
- Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra
doanh thu.
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống thu quỹ
- Hệ thống chi quỹ
E- Chu trình báo cáo tài chính
Chức năng:
Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và
các kết quả đạt đợc từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Đây không phải
là một chu trình hoạt động của doanh nghiệp, nó chỉ thực hiện việc thu thập dữ

liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp
vụ khác và sử lý dữ liệu thu đợc thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo
cáo tài chính.
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống sổ cái
- Hệ thống báo cáo tài chính.

3.1.2. Xử lý nghiệp vụ kế toán
Công việc đầu tiên của hệ thống thông tin kế toán là xác định các
nghiệp vụ cần đợc xử bởi hệ thống. Mọi trao đổi tài chính với các đối tác,
đều cần đợc phản ánh trong các báo cáo tàib chính của doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp có nhiệm vụ xử lý những
nghiệp vụ tiền tệ kiểu này cũng nh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nội bộ trong
doanh nghiệp nh xuất nguyên vật liệu, t liệu sản xuất từ kho cho sản xuất,
tính khấu hao...
Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần
thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Hình vẽ sau
đây là sơ đồ dòng dữ liệu logic của các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một
doanh nghiệp sản xuất điển hình, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả một kiểu
thực thể- có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp hay một nhân viên. Mỗi
hình tròn mô tả một tiến trình- còn gọi là một hệ thống ứng dụng- bao gồm
các hoạt động có quan hệ mật thiết với nhau. Nh vậy, mỗi hệ thống ứng dụng
xử lý các nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau. Mỗi mũi tên mô tả một dòng
dữ liệu nghiệp vụ từ một thực thể/ hay một hệ thống ứng dụng đến một thực
thể/ hay một hệ thống ứng dụng khác. Các dòng nghiệp vụ này tồn tại trong cả
hai hệ thống kế toán thủ công và kế toán tự động hoá.
1. Đơn đặt hàng: khách hàng gửi đơn đặt hàng tới bộ phận bán
hàng(điền trên giấy hoa hoặc gọi điện thoại). Bộ phận bán hàng phải xử lý đơn
đặt hàng thành những dữ liệu cần thiết để hổ trợ cho các khâu tiếp theo ở
nhng bộ phận liên quan khác.

2. Lệnh bán hàng đã đợc chấp thuận của bộ phận bán chịu: Bộ phận bán
hàng thờng sẽ đợc gửi một liên quan của lệnh bán hàng cho khách hàng,
khẳng định đơn đặt hàng đã đựơc tiếp nhận và đang trong quá trình xử lý.
3. Lệnh bán hàng cha xử lý: Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng cha
xử lý tới bộ phận nhận hóa đơn. Trên cơ sơ lệnh bán hàng và phiếu gửi hàng do
bộ phận gửi hàng gửi tới, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn bán
hàng, giá bán bao gồm cả phí vận chuyển, bảo hiểm và các thông tin liên quan.
4. Hóa đơn bán hàng: hệ thống lập hóa đơn bán hàng gửi một liên hóa
đơn bán hàng cho khách hàng đẻ xác định ssó tiền và thời hạn thanh toán.
Thờng thì hoấ đơn bán hàng chỉ đựoc lập, khi bộ phận hóa đơn nhận đã nhận
đựoc 1 liên phiếu gửi hàng của bộ phận gửi hàng.
5. Hóa đơn bán hàng: bộ phận lập hóa đơn bán hàng gửi 1 liên hóa đơn
bán hàng đến bộ phận kế toán phải thu của khách. Bộ phận này có nhiệm vụ
duy trì cơ sở dũ liệu về khách hàng và cập nhật các hóa đơn bán hàng nhằm
phản ánh các nghiệp vụ liên quan.
6. Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách: định kỳ, hệ
thống kế toán phải thu phải gửi các giấy báo về tình hình công nợ còn phải trả
cho tổ chức doanh nghiệp cua mổi khách hàng.
7. Lệnh bán hàng: Bộ phận bán hàng cũng gửi cho kho 1 liên lệnh bán
hàng làm căn cứ xuất hàng, trong đó mô tả rõ khách hàng đặt mặt hàng gì, bao
giờ giao hàng và giao ở đâu.
8. Đơn đặt hấngnr xuất: từ đơn đặt hàng của khách có thể nảy sinh nhu
cầu gửi cho bộ phận sản xuất một đơn đặt hàng sản xuất, nếu mặt hàng khách
đặt không còn trong kho hoặc đã hết.
9. Đơn đặt hang sản xuất: tùy tình hình tổ chức của bộ phận sản xuất
đơn đặt hàng sản xuất do bộ phận bán hàng lập có thể gửi cho bộ phận kế hoạc
sản xuất.
10. Phiếu gửi hàng: sau khi hàng đợc đóng gửi đi cho khách hàng, bộ

phận vận chuyển sẽ gửi 1 liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hóa đơn, trong


đó mô tả chi tiết hàng đợc đóng đi, cho phép hoàn thiện chính xác quá trình
lập hóa đơn bán hàng.
11. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho: hàng cần đóng cho khachsex đợc
gửi từ kho tới bộ phận giao hàng.
12. Phiếu giao nộp thành phẩm: thành phẩm đợc chuyển từ bọ phận sản
xuất tới kho.
13. Đơn đặt hàng sản xuất: tùy cách thức tổ chức của các hệ thống ứng
dụng, có thể chỉnh bộ phận kho theo dõi tình hình dự trữ hàng trong kho và
trong tròng hợp đó, một đơn đặt hàng sản xuất sẽ đợc gửi tới bộ phận sản
xuất hay bộ phận lập kế hoạch sản xuất đẻ bổ sung thàng phẩm vào kho.
14. Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa gửi cho ngời mua: Bộ phận giao
hàng lập phiếu gửi hàng đẻ ghi nhận các thông tin liên quan đến việc gửi hàng
cho ngời mua nh chủng loại hàng hóa, số lợng thực xuất và các thông tin
khác và 1 liên cho khác hàng, làm cơ sơ nhận hàng.


Gửi
hàng

11
Xuất/Nhập
kho

7
1

Khách

hàng

2

Bán
hàng

4

8
10

3

13

9

Lập
hóa đơn

15

29

Kế toán
phải thu

24

Ghi sổ
kế toán

Kế toán
phải trả

Kế toán
lơng
27

Nhân viên
26

Hình 1.4. Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm

Nhà
cung cấp
23 25

21

28
30

20

Mua
hàng

18

Lập lịch
sản xuất

5

6

17

22

Nhận
hàng
19

12

Sản xuất
16

31


15. Kế hoạch sản xuất: bộ phận lập kế hoạch sản xuất gửi kế hoạc sản
xuất tới bộ phận sản xuất. Kế hoạch này đợc dùng để ủy quyền và làm cơ sở
kiểm soát của bộ phân sản xuất.
16. Báo cáo về tình hình sản xuất: đợc gửi từ bộ phạn sản xuất tới bộ phận
kế hoạch, trên cơ sở đó bộ phận sản xuất có thể đợc xem xét và sửa đổi lại.
17. Yêu càu mua hàng hóa hoặc dịch vụ: bộ phận sane xuất gửi yêu cầu

hàng hóa hoặc dịch vụ tới bộ phận mua hàng. Bộ phận này chịu trách nhiệm
xem xét và lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
18. Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm: bộ phận sản xuất gửi
bảng chấm công, phaiêú giao nộp sản phẩm cho bộ phận kế toán lơng, phụ
vụ việc tính lơng cho công nhân viên và lũy kế chi phí sản xuất.
19. Đơn đặt hàng của tổ chức: bộ phận mua hàng giử một bản sao đơn
đặt hàng cho bộ phận nhận hàng. Tài kliệu này ủy quyền nhậ hàng cho bộ
phận nhận hàng.
20. Đơn đặt hang của tổ chứ: bộ phận mua hang gửi đơn đặt mua hàng
tới nhà cung cấp, gồm các thông tin liên quan tới hàng hóa co nhu cầu đặt
mua nh tên, loại hàng,số lợn,giá cả mong muốn, ngày nhậ hàng, điều kiện
giao hàng.
21. Đơn đặt mua hàng: bọ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua
hàngtới bộ phận kế toán phải trả lam cơ sở thanh toán với nhà cung cấp.
22. Phiếu gửi hàng cùng hàng hóa do nhà cung cấp gửi tới: bộ phận
nhận hàng tiếp nhậ hàng hóa cùng phiếu gửi hang do nhà cung cấp gửi đến và
tiến hành so sánh số lợng, chất lợng hàng hóa nhậ đợc với số lợng trên
đơn đặt mua hàng và sau đó lập báo cáo nhận hàng.
23. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: nhà cung cấp gửi hóa đơn bán
hàng cho đơn vị để lam cơ sở thanh toán với nhà cung cấp. Các hóa đơn này
cần kiểm tra lại ở bộ phận kế toán phải trả ngời bán.
24. Báo cáo nhận hàng : bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng cho


kế toán phải trả, xác nhận đã nhận đủ hàng nh đã đặt trong đơn đặt hàng.
25. Thanh toán với nhà cung cấp:kế toán phải trả thực hiện thanh toán
cho nhà cung cấp.
26. Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp:đợc gửi cho
bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán.
27. xét thanh toán lơng cho nhân viên:bộ phận kế toán lơng gửi sec

thanh toán lơng và các kết quả liên quan cho công nhân viên.
28. Bảng thanh toán lơng :bộ phận kế toán lơng gửi bảng thanh toán
lơng tới bộ phận kế toán, làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán
lơng cho công nhân viên.
29. séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền của ngời mua: thờng kèm với
séc thanh toán của ngời mua là giấy báo trả tiền, xác định số tiền liên quan
thanh toán cho khoản nợ gì, tạo thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của kế
toán tổ chức.
30. báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của ngời mua: đợc
gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán.
31. báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua: bộ phận nhận hàng gửi 2 liên
báo cáo nhận hàng cùng hàng nhập mua tới kho. sau khi nhập kho hàng hóa kho
kí nhận và báo cáo nhận hàng và gửi 1 liên cho bộ phận theo dõi thanh toán.

3.2 Hệ thống thông tin kế toán tự động hóa

3.2.1. Giới thiệu chung
tin học hóa hệ thống kế toán trong các tổ chức lớn thực sự bắt đầu từ
những năm 50 và 60, nhằm sử lí 1 lợng khổng lồ các nghiệp vụ tài chính và
đến những năm 80 thì phổ biến cả trong các tổ chức nhỏ. Công nghệ thông tin
đợc ứng dụng trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liêu kế
toán thành ngững thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết
định quản trị.
Là 1 hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp,


hệ thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một
hệ thống thông tin hiện đại:phần cứng(MTĐTvà các thiết bị mạng), phần mềm
(hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán ), các
thủ tục (tổ chức và quản trị các hoạt động xử lí thông tin nh thiết kế và triển

khai chơng trình, duy trì phần cứng và phần mềm và quản lí chức năng các
nhiệm vụ),các tệp dữ liêu nghiệp vụ kế toán và con ngời. Tất cả các yếu tố
này đợc tích hợp với nhau, dới quyền chủ động tuyệt đối của con ngời, để
đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông
tinvề các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát đợc hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2.2. Phần mềm kế toán
Với phần mềm kế toán, 1 hệ thống các chơng trình để duy trì sổ sách
kế toán trên máy vi tính, ngời ta có thể ghi chép các nhiệm vụ, duy trì các số
d tài khoản và chuẩn bị ra báo cáo và thông báo về tài chính. Có nhiều phần
mềm kế toán khác nhau đợc ứng dụng trong công tác kế toán ở các tổ chức
kinh tế với những hình thái sở hữu, hình thức hoạt động sản xuất kinh doanhvà
các hình thức kế toán khác nhau. Việc lựa chọn 1 phần mềm kế toán thích
hợp cần dựa theo nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của tổ chức doanh nghiệp.
Mỗi phần mềm kế toán chủ yếu phù hợp với một loại hình tổ chức
doanh nghiệp nhất định, chúng hầu hết đợc viết bằng 1 ngôn ngữ cơ sở dữ
liệu với một bộ các thủ tục chơng trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lí cơ
bản nhất của công tác kế toán.với 1 giao diện hỏi đáp đơn giản và thân thiện,
các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình 1 cách nhanh chóng và
hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím nh 1 thiết bị vào chuẩn, kết hợp với
con chuột mà không đòi hỏi 1 kĩ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ
thống cả.
Bản thân các phần mềm kế toán thờng đợc xây dựng rất mềm dẻo và
linh hoạt, cho phép ngời sử dụng"vận dụng" một cách linh hoạt để phục vụ
hiệu quả nhất cho công tác kế toán với đặc thù riêng của mỗi tổ chức doanh


nghiệp. nói cách khác, các phần mềm chơng trình kế toán hiện nay đủ mềm
dẻo để có thể " may đo" lại cho phù hợp với từng tổ chức với quy mô và phạm

vi khác nhau.
với chơng trình kế toán viết sẵn, công việc của ngời kế toán viên chỉ
còn là đơn giản nh sau:
In báo cáo kế
toán quản trị

Nhập số liệu
hoặc
Nhập số liệu

Thực hiện thao
tác cuối kỳ

3.2.3.Giới thiệu một số phần mềm kế toán.

In báo cáo kế
toán quản trị và
báo cáo kế toán
tài chính

Phần mềm kế toán nớc ngoài.
Microsoft Money, QuickBook
Là những phần mềm dành cho kế toán một ngời, giá khoảng $100.
Solomon IV, Sirius, MAS90
Là các phần mềm dành cho kế toán doanh nghiệp với quy mô nhỏ đến vừa.
Sun Account
Là phần mềm kế toán dùng trong ngành công nghiệp chế tạo.
AccPac.
AccPac.
Là phần mềm kế toán của dành cho kế toán doanh nghiệp lớn, giá

khoảng $20000 - $30000.
Bên cạnh những phần mềm này là vô số các phần mềm tài chính kế toán
của những công ty khác nhau trên thế giới, trong đó có những phần mềm khá
chuyên biệt:
- Phần mềm kế toán quản trị và tài chính của Argos phục vụ các yêu
cầu của những ngành công nghiệp đặc thù.


- Phần mềm tự động hóa quá trình thu quỹ của ARPC.
- Phần mềm kế toán tích hợp của AZTECH.
- Phần mềm kế toán và thơng mại điện tử của DataPro.
- Phần mềm kế toán và bán hàng tự động của Dynacom dành cho kinh
doanh nhỏ và bán lẻ.
- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh của Emril.
- Giải pháp phần mềm kế toán của epeachtree, thiết kế để hoạt động
qua mạng.
- Các hệ thống kế toán của eTEK, thích hợp cho hình thức kinh doanh
điện tử.
- Phần mềm kế toán và thơng mại điện tử tích hợp Accware của

ICODE.
- Phần mềm

kế toán và quản trị kinh doanh của Industrious

Software Solution dành cho các ngành công nghiệp chế tạo, các nhà phân
phối và nhập khẩu.
- Phần mềm kế toán của JDH Businesss System dành cho các nhà
sản xuất và phân phối cỡ nhỏ đến vừa.
Phần mềm kế toán Việt Nam

Fast Accounting
Là sản phẩm của công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, đợc
nghiên cứu và đa vào sử dụng từ năm 1991 và hàng loạt các phiên bản sau đó

Accounting
của phần mềm Fast A
ccounting đã ra đời, nhằm đáp ứng tốt sự thay đổi về
chuẩn mực trong công tác kết toán. Phần mềm Fast Accounting có thể đáp
ứng đợc nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về qui mô, loại hình kinh doanh và
hình thức sở hữu. Với 3 dòng sản phẩm chính: Fast Start (dành cho các doanh


nghiệp nhỏ), Fast Ađvanced (dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa) và
Fast Enterprise (dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn), các tổ chức
doanh nghiệp đợc quyền lựa chọn sản phẩm phần mềm kết toán sao cho phù
hợp nhất với khả năng tài chính và quy mô họat hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình.

Effect
Là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của trung tâm
phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, sản phẩm đợc đa vào sử dụng
chính thức từ 1997. Effect mang tính động, đáp ứng yêu cầu biến động
trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng nh trong quản lý của nhà nớc.
Nó bao gồm tất cả các phần hành kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết,
có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu
tài chính cơ bản.

KTSYS
KTS

YS
Là phần mềm kế toán của Infobus, sử dụng các công cụ bảng quản trị dữ
liệu để quản lý nhu cầu kế toán. KTSYS đợc sử dụng nhiều nơi trong nớc.

Exact Enterprise SQL
Là phần mềm kế toán và quản trị của công ty Exact Software Việt Nam
với các chức năng về kế toán, tài chính, mua bán hàng, hóa đơn, quản lý kho,
quản lý sản xuất, kế toán dự án, quản lý dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng.

AccNet
Là tên phầm mềm kế toán mới của Lạc Việt - một công ty tích hợp giải
pháp (mạng, phần mềm hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam. AccNet là một
phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản nh
quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản
phải thu, kho và kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các
phần mục thực hành bổ sung nh tài sản cố định, giá thành, lơng... theo nhu
cầu riêng của từng đơn vị.


Nói chung với các phiên bản mới nhất của mình, các phần mềm kế toán
Việt Nam nói trên đều đã bổ sung những nghiệp vụ về thuế giá trị gia tăng và
thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các tổ chức
doanh nghiệp trong việc áp dụng loại thuế này vào đầu năm 1999.

3.2.4. Quy trình kế toán máy
Trong hệ thống kế toán tự động, bằng việc sử dụng máy tính trong
việc xử lý các nghiệp vụ kế toán, các tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy
tính thông qua một thiết bị nhập liệu - thờng là bàn phím và đợc tổ
chứclu giữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ
đợc "chuyển sổ" vào các tệp sổ cái bởi chính chơng trình máy tính. Định

kỳ, các sổ cái sẽ đợc xử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính. Đối với
những tổ chức doanh nghiệp không lớn lắm, sổ cái và các báo cáo tài chính
đợc lên thẳng từ tệp dữ liệu nghiệp vụ mà không cần đến tệp sổ cái. Về cơ
bản có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ: Chế độ theo lô và chế dộ trực
tiếp. Trong chế độ xử lý theo lô, các nghiệp vụ tơng tự nhau đợc "bó" vào
một tệp dữ liệu nghiệp vụ - tơng đơng một sổ nhật ký trong kế toán thủ
công. Trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ này, chơng trình máy tính sẽ
thực hiện việc lên sổ cái, phục vụ cho việc lên báo cáo tài chính. Ngợc lại,
trong chế độ xử lý trực tiếp, tất các dữ liệu nghiệp vụ đợc lu giữ trong
một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này, chơng trình máy tính cho
phép lên sổ cái và các báo cáo tài chính, in các bảng biểu của từng hình
thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng, vì về bản chất
thì tất cả các sổ sách kế toán đều cùng dựa trên các chứng từ gốc ban đầu.
Ví dụ, nếu chọn hình thức nhật ký chung thì chơng trình máy tính sẽ cho
phép in ra sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản; hoặc nếu chọn hình thức
chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. Nh vậy, khác với chế
độ xử lý theo lô, chế độ xử lý trực tiếp không cần đến các sổ nhật ký, trớc
khi thực hiện quá trình chuyển sổ.


Các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
Lập chứng từ
Các chứng từ kế toán
Cập nhật chứng từ vào máy
Tệp số liệu chi tiết
Tổng hợp số liệu cuối tháng
Tệp số liệu tổng
hợp tháng
Liên báo cáo

Báo cáo tài chính
sổ sách kế toán
Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động

3.2.5. Thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán
Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu đợc lu giữ trong
các tệp tin gồm nhiều trờng và nhiều bản ghi. Mỗi trờng ứng với một thuộc
tính cần quản lý của các đối tợng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả
các thuộc tính của một đối tợng hay một nghiệp vụ xác định.
Các tệp tin kế toán thờng thuộc vào một trong 3 phạm trù sau:
- Tệp danh mục từ điển: Lu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc
tính của hệ thống, ít thay đổi, đợc duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán
nh danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật t hàng
hóa hay danh mục các chi phí, danh mục các vụ việc...
- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ
kinh tế nh bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho...
- Tệp báo cáo/ thông tin khái quát: Đó là những thông tin đã qua xử
lý, tồn tại ở dạng các báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch
kế hoạch và kiểm soát.


Nh vậy, trong khi các tệp danh mục từ điển đợc thiết kế để quản lý
các đối tợng nh các tài khoản, khách hàng, vật t hàng hóa, thì các tệp
nghiệp vụ đợc thiết kế để quản lý tất cả các nghiệp vụ giao dịch. Giữa các tệp
danh mục từ điển và cá tệp nghiệp vụ tồn tại những quan hệ chuẩn 1 - nhiều.
Điều đó phản ánh quy tắc mỗi một bản ghi trong tệp danh mục từ điển
có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp vụ. Ví dụ, tài
khoản "Tiền mặt VND" trong danh mục tài khoản đợc nhận diện duy nhất
thông qua mã hiệu 1111, có thể xuất hiện trong rất nhiều các dòng chứng từ
nh phiếu thu, phiếu chi tiền, hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng thanh toán

bằng tiền mặt. Chính các quan hệ này đảm bảo một thiết kế chuẩn cho cơ sở
dữ liệu kế toán.
Dan mục tài

Tệp số liệu

Dan mục khách

khoản

nghiệp vụ

hàng

Mã tài khoản

Mã khách hàng

Tên tài khoản

Tên khách hàng
Mã tài khoản

Dan mục loại
chứng từ
Mã loại chứng từ
Tên loại chứng từ


Mã khách hàng

Mã loại chứng từ
..

Dan mục VTVT-HH
Mã VT-HH
Tên VT-HH

Mã khoảng mục
..
Dan mục khoản
mục

Mã VT-HH

Dan mục kho

..

Mã kho

Mã kho

Mã khoản mục

Tên kho

Tên khoản mục

Loại kho

Thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin kế toán