Bài giảng các bước hoach định dự án

Các bước hoach định dự án
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Xác định mục tiêu
Xác định công việc
Tổ chức
Kế hoạch nguồn lực và tài chính
Lập tiến độ
Kế hoạch kiểm soát


Xác định mục tiêu(1/3)
Bí quyết thiết lập mục tiêu: SMART
S:
M:
A:
R:
T:

Specific
Measurable
Assignable
Realistic
Time-bound

Cụ thể

Đo được
Phân công được
Thực tiển
Hạn chế thời gian


Xác định mục tiêu(2/3)
Bí quyết thiết lập mục tiêu:
Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART
S: Specific
Specific
M: Measurable
Measurable
A: Action-oriented
Attainable
R: Realistic
Relevant
T: Time-bound
Trackable


Xác định mục tiêu(3/3)
Bí quyết thiết lập mục tiêu:
Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART
S: Specific
M: Measurable
A: Action-oriented; Attainable; Assignable
R: Realistic; Relevant
T: Time-bound; Trackable

Bảng Tuyên ngôn Nhóm Dự án
Tôi có quyền:
• Biết các mục tiêu của dự án và độ ưu tiên
của chúng
• Biết sản phẩm tôi phải làm và làm rõ định
nghĩa sản phẩm nếu nó chưa rõ ràng
(Nguồn: Software project survival guide –
Steve McConnell- Page 8)


Mục đích và mục tiêu của dự án
• Mục đích:
– Những mô tả chung nhất của một dự án.
– Không thể đo được.

• Mục tiêu:
– Là các tập hợp con của mục đích.
– Nó là cách thể hiện chi tiết, cụ thể của mục
đích
– Phụ họa, nhất quán cho mục đích
– Khi tất cả các mục tiêu đạt được có nghĩa là
mục đích đã đạt được.


Quan hệ giữa mục đích và mục
tiêu
Mục đích #1

Mục tiêu #1

Mục tiêu #2

Mục đích #2

Mục tiêu #3


Mục tiêu: cần đo được (1/2)
Dự án: Tái sắp xếp các hoạt động dịch vụ
khách hàng của công ty
Vấn đề:
• Thời gian đáp ứng đơn hàng chậm
• Khả năng phục vụ khách hàng kém
• Chi phí của bộ phận dịch vụ cao
cần cải tiến:


Mục tiêu: cần đo được (2/2)
Kết quả:
• Cắt giảm 1/3 thời gian đáp ứng đơn hàng
• 90% khách hàng được giải quyết vấn đề
với 1 lần điện thoại
• Cắt giảm 12% chi phí
Ý kiến BGĐ: Mong chờ các cải cách tổ chức
có ảnh hưởng sâu rông hơn và tiết kiệm
nhiều hơn!
(Sao không nói ngay từ đầu!)

Ví dụ 1: Dự án xây cầu (1/2)
• Mục đích:
– Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sống Hồng
trong một khoảng thời gian và ngân sách cho
phép.

• Các mục tiêu:
– Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn
– Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các
cây cầu hiện nay có cùng chiều dài


Ví dụ 1: Dự án xây cầu (2/2)
• Mục đích: Xây một cây cầu …

• Các mục tiêu:
–…
– Tuổi thọ trên 50 năm
– 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy và 2 làn người đi
bộ
– Kinh phí tối đa 50 triệu USD
– Cầu phải xây xong trướng 2/9/2010


Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện
tỉnh(1/2)
• Mục đích:
– Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại
phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm sóc sức
khỏe cho nhân dân trong tỉnh.

• Mục tiêu:
– Bệnh viện có khuôn viên 20.000 m2
– 20 phòng nội trú với 300 giường bệnh


Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện
tỉnh(2/2)
• Mục đích:
– Xây dựng một bệnh viện …

• Mục tiêu:
–…
– Các khoa Nội, Ngoại, Tim Mạch, Xương,…
– Bệnh viện có khoản 50 bác sỹ, 100 y tá, 200
hộ lý làm việc.
– Kinh phí dự kiến 4 triệu USD
– Xây trong vòng 2 năm


Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý
hành chánh Nhà nước giai đoạn
2001-2005 (1/2)

• Mục đích:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống
thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ
nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành
của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, lãnh

đạo các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương
các cấp.

• Mục tiêu:


Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý
hành chánh Nhà nước giai đoạn
2001-2005(2/2)

• Mục đích:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống
thông tin điện tử…

• Mục tiêu:
– Trang tin điện tử của Sở đi vào hoạt động
– CSDL chuyên ngành
– Phần mềm tổng hợp báo cáo
– Phần mềm tryền dữ liệu, báo cáo, tài liệu từ
các đơn vị cấp dưới.



Các bước hoach định dự án
1.
2.
3.
4.

5.
6.

Xác định mục tiêu
Xác định công việc
Tổ chức
Kế hoạch nguồn lực và tài chính
Lập tiến độ
Kế hoạch kiểm soát


Bảng tuyên bố nội dung hoạt động:
có 8 yếu tố
1. Tên nhà tài trợ của dự án
2. Mối liên hệ giữa mục tiêu của dự án và mục
tiêu của tổ chức
3. Những lợi ích của dự án đối với tổ chức
4. Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc
5. Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của
dự án
6. Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực
dành cho nhóm dự án
7. Quyền hạn của nhà quản lý dự án
8. Chữ ký của nhà tài trợ


Xác định phạm vi dự án (1/7)
Dự án: Giảm chi phí tồn kho của công ty sản xuất giá
treo Amalgamated
Vấn đề: Chi phí tồn kho quá cao và cùng tăng với doanh số

- Trưởng phòng tồn kho: Dùng bộ linh kiện riêng để sản
xuất 1 mẫu giá treo (có 20 mẫu)
 Có 300 loại linh kiện khác nhau phải theo dõi, bảo quản.
Có loại tồn kho hàng năm trời!
- Trưởng phòng cung ứng: Mua từng loại linh kiện với số
lượng nhỏ làm tăng chi phí hành chánh, không được
chiết khấu nhờ mua nhiều.
Nhóm dự án 6 người: hợp cùng Giám đốc và 3 nhà cung
ứng linh kiện.


Dự án: Giảm chi phí tồn kho (2/7)
1. Xác định khoản tiết kiệm chi phí nhờ
giảm 25% tổng số linh kiện.
Nhận xét: Giảm linh kiện sẽ giảm chi phí
bảo quản, kiểm tra phức tạp. Cần biết
tiết kiệm được bao nhiêu.
Y/N?


Dự án: Giảm chi phí tồn kho(3/7)
2. Tạo điểm chuẩn (bench marking) cho chi
phí tồn kho dựa trên các công ty khác
trong ngành.
Nhận xét: Mất nhiều thời gian. Dù không
biết hành động của đối thủ, vẫn phải cố
gắng giảm chi phí.
Y/N?

Dự án: Giảm chi phí tồn kho(4/7)
3. Triển khai thiết kế các linh kiện phức tạp
cho tương lai.
Nhận xét: Ý hay, nhưng nên có 1 dự án
riêng cho bộ phận phát triển sản phẩm.
Y/N?


Dự án: Giảm chi phí tồn kho(5/7)
4. Phát triển danh sách linh kiện được chấp nhận
“có thể loại bỏ khi cần” để bộ phận phát triển
sản phẩm lựa chọn. Ước tính chi phí tiết kiệm
được.
Nhận xét: Phần lớn khách hàng không nhận
thấy giá trị máy móc của chúng ta. Không nên
cứ phải thiết kế các sản phẩm mới với nhiều loại
linh kiện.
Y/N?


Dự án: Giảm chi phí tồn kho(6/7)
5. Sắp xếp quy trình thiết kế sản phẩm mới
Nhận xét: Ý hay, nhưng dành cho 1 dự án
riêng.
Y/N?


Dự án: Giảm chi phí tồn kho(7/7)
6. Phát triển một kế hoạch giao nhận linh
kiện đúng lúc.

Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi
và chi phí tồn kho.
Y/N?