Bài giảng quản lý dự án chương 3

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA

1.

Cấu trúc tổ chức

2.

Nhóm dự án

3.

Lãnh đạo

4.

Phương pháp giải quyết vấn đề

5.

Quản lý xung đột


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm




Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động
với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để
phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.
Cấu
Cấutrúc
trúc
Mục
Mụctiêu
tiêu
AA

BB

Nhiều
Nhiềungười
người

2


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Mụục tiêu
c tiêu   
M
Nâng cao hiệệu qu
u quảả và 
 và 

Nâng cao hi
phân quyềền:
n:
phân quy
 Quyềền h
n hạạnn
•• Quy
 Trách nhiệệm
m
•• Trách nhi
 Tính chịu trách 
ịu trách 
•• Tính ch
nhiệệm
m
nhi

Phân chia bộộ ph
 phậậnn
Phân chia b
 Chứức năng
c năng
•• Ch
 Sảản ph
n phẩẩm
m
•• S
 Khách hàng
•• Khách hàng
 Lãnh thổ

•• Lãnh thổ
 Quá trình
•• Quá trình

u trúc tổổ ch
 chứứcc
CCấấu trúc t
 Dạạng ch
ng chứức c 
•• D
năng
năng
 Dạạng d
ng dựự án
 án
•• D
 Dạạng ma tr
ng ma trậậnn
•• D

3


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều
phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong
bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức
năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ   
Tài chính

Phó GĐ

Marketing
Khuyến 
mãi
Bán hàng
…

Nghiên 
cứu thị 
trường

Phó GĐ

Sản xuất
Sản xuất
Kiểm tra 
chất lượng
…

Quản lý 
tồn kho

Phó GĐ

Kỹ thuật

Kỹ thuật điện
Kỹ thuật 
cơ
…

Thiết kế

4


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)


Ưu điểm:










Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

Nhược điểm:







Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế
nhất
5


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách

nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được
chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc
toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham
gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc

Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị
Phó GĐ 
Dự án 1
Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị

Phó GĐ 
Dự án 1
Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị

…

Phó GĐ 
Dự án 1
Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị

6


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)


Ưu điểm:









Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm:







Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc.
7


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu
trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ 
Tài 
chính

Phó GĐ 
Marketin
g

Phó GĐ 
Sản 
xuất

Phó GĐ 

Kỹ thuật

Phó GĐ 
QL các dự 
án
GĐ dự án 1

GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
8


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)


Ưu điểm:









Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt

Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm:







Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
9


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)


Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức


Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án





Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án









Hệ thống kiểm soát phản hồi

Các dạng công nghệ được sử dụng




Dự án có thường xuyên diễn ra?
Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?

Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?

Mức độ phức tạp của dự án
Thời gian của dự án
Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
Chi phí cố định
Các yêu cầu về dữ liệu

10

NHÓM DỰ ÁN (1)
 Nhóm


dự án là gì? (What is a project team?)

Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục
tiêu chung



Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là,
đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ”
Người 
phác 
họa
Người 
thiết 
kế
Người 
thực 
hiện

Người lập 
kế hoạch

Nhà 
QLDA

Người 
mua sắm

Kỹ sư

Kế 
toán
Thư ký
11


NHÓM DỰ ÁN (2)


Các hoạt động trong 1 nhóm dự án






Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin
 đề xuất
Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên

“Nhóm” & “Tập thể”?

Thành viên của một tập 

thể

­ Có các mục tiêu chung
­ Thực hiện những hành động cá 
nhân
­ Tạo ra những thành quả cá 
nhân
­ Sử dụng những ảnh hưởng

Thành viên của một 
nhóm

­ Chia sẻ các mục đích
­ Thực hiện những hành động 
hợp tác
­ Tạo ra những thành quả tập 
thể
­ Hình thành những sản phẩm 
nhóm có thể xác định & đo được

12


NHÓM DỰ ÁN (3)
Mục đích của nhóm DA

– Để đạt được cam kết tiến 
độ, khối lượng công việc 
phải được phân công tới 
nhiều người.

– Phạm vi của dự án đòi hỏi 
phải có nhiều kỹ năng mà 
một người không có khả 
năng biết hết. 
– Động não nhóm và thảo 
luận là một cách làm việc 
theo nhóm để đưa ra các ý 
kiến, ý tưởng và giải quyết 
vấn đề.

Mục đích của thành viên 
nhóm DA
–  Để thỏa mãn nhu cầu xã 
hội của cá nhân, muốn trở 
thành một cái gì đó hay 
một phần của nhóm.
– Để chia sẻ rủi ro với các 
thành viên khác.
– Để củng cố lòng tự trọng. 
Mọi người muốn giới thiệu 
chính họ. Theo cách này họ 
sẽ xác định được mối quan 
hệ với người khác, như là 
một thành viên của nhóm 
hay công ty.

13


NHÓM DỰ ÁN (4)

Mục đích của nhóm 
DA
– Mang mọi người trong 
nhóm lại với nhau để thực 
hiện quá trình ra quyết 
định. 
– Nhóm dự án thường đưa ra 
những quyết định nhiều rủi 
ro hơn những quyết định của 
từng cá nhân. 
– Gia tăng động lực thúc đẩy 
– Hỗ trợ cho các thành viên 
nhóm khác khi họ yêu cầu 
giúp đỡ.

Mục đích của thành viên 
nhóm DA
– Đây là cách để nhận được 
sự ủng hộ trong việc thực 
hiện các mục tiêu của họ. 
– Nhóm tạo một ngôi nhà 
tâm lý cho các cá nhân.

14


NHÓM DỰ ÁN (5)


Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm

LỢI ÍCH

KHÓ KHĂN

­ Nâng cao được thành quả
­ Xây dựng hiệu quả tổng hợp
­ Nâng cao khả năng sáng tạo
­ Giảm bớt căng thẳng và các 
mâu thuẫn
­ Giải quyết vấn đề một cách 
hiệu quả
­ Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh 
thần, sự quan tâm và sự tin 
tưởng
­ Đương đầu với thử thách

­ Tốn thời gian và công sức
­ Ra quyết định chậm
­ Dẫn đến xu hướng nhóm tách 
rời khỏi tổ chức “Mẹ”
­ Hình thành bè phái

15


NHÓM DỰ ÁN (6)


Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả






Kỹ năng của các thành viên trong nhóm
Cấu trúc tổ chức
Kiểu quản lý
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu quả
 Biết lắng nghe
Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
 Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
 Tập trung: nội dung, cảm xúc




Giải quyết mâu thuẫn

16


Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn

10/12/15

NHÓM DỰ ÁN (7)
Quan điểm mới về sự mâu thuẫn
Không thể tránh được mâu thuẫn 
cần phải đương đầu với mâu thuẫn

Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý

Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
khác nhau

Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu

Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt

Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ

Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Tìm cách tránh mâu thuẫn

Các thất bại khi làm việc theo nhóm 
­  Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
­   Các thành viên đều lo lắng và nản lòng 
­  Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người   
    không có sự chấp nhận của những người khác.
17


LÃNH ĐẠO (1)
 Lãnh

đạo và các nguồn gốc của quyền lực

Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng
dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để
đạt tới mục tiêu của tổ chức
 Nguồn gốc của quyền lực


Quyền lực chính thức
 Quyền lực do sự tưởng thưởng
 Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
 Quyền lực chuyên môn
 Quyền lực tôn phục (uy tín)
 Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…




Lý thuyết về lãnh đạo




Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển
Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
18


LÃNH ĐẠO (2)

 Lý

thuyết lãnh đạo theo tình huống

Tình huống

1

Mối quan hệ 
giữa nhà QL 
và nhân viên

 
Tốt

Cấu trúc 
nhiệm vụ

Rõ 
ràng

Quyền lực 
chính thức

Phong cách 
lãnh đạo 
hiệu quả

2

3

4

5

6

7

8

 
Tốt

 
Tốt

 
Tốt

 
Xấu

 
X ấu

 
Xấu

 
Xấu

Rõ 
ràng

Không 
rõ 
ràng

Không 
rõ 
ràng

Rõ 
ràng

Không 
rõ 
ràng

Không 
rõ 
ràng

Mạnh

Yếu 

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

T

T

T

R

R

R

Rõ 
ràng

 
 
R

T
19


LÃNH ĐẠO (3)
 Các

phong cách lãnh đạo
Cao

S ự 

quan 
tâm 
đến 
con 
ngườ
i
Thấp

9

1.9

 

 

 

 

 

 

 

9.9

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

5.5

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1.1

 

 

 

 

 

 

 

9.1

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Thấp

Sự quan tâm đến 

công việc

Cao
20


ỦY

O
Ạ
ỈĐ
H
C

Cao

HÀNH VI CHỈ ĐẠO

QU
YỀ
N

HÀNH VI HỖ TRỢ

Ợ
TR

G
Ợ

HỖ

IÝ

Cao

LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG

Thấp


HÀNH VI LÃNH ĐạO
Hành vi chỉ đạo: Hướng dẫn (chỉ+bảo) + Giám sát
 Tổ chức
 Kiểm soát
 Giám sát

Hành vi hỗ trợ:
 Khen ngợi, khuyến khích
 Lắng nghe
 Tạo điều kiện/ Thuận tiện hóa/ Dễ dàng hóa


NĂNG LỰC VÀ TẬN TÂM
Năng lực (Competent): phát triển nhờ rèn luyện,
hướng dẫn, hỗ trợ đặc biệt
 Khả năng (Ability): là tại năng tự nhiên, giải thích vì
sao một người có thể dễ đạt một kỹ năng nào đó
 Tận tâm (Commitment)= tự tin (Confidence) + động
cơ (motivation)
 Tự tin: có thể thực hiện mà không cần giám sát
 Động cơ: thích thú và nhiệt tình



Mức phát triển (M)
M1: Năng lực :Thấp
Tận tâm : Cao

Kiểu lãnh đạo (K)
K1:CHỈ ĐẠO
Hoạch định, Kiểm soát &
Giám sát

M2: Năng lực :Vừa
Tận tâm : Thấp

K2: GỢI Ý
Chỉ dẫn & Hỗ trợ

M3: Năng lực :Cao
Tận tâm : Biến đổi

K3: HỖ TRỢ-Khen
ngợi,Lắng nghe, Thuận
tiện hóa

M4: Năng lực :Cao
Tận tâm : Cao

K4: ỦY QUYỀN Trao
trách nhiệm


MỨC PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN

NĂNG SUẤT

TINH THẦN

Cao

Cao

Hướng dẫn
(BẢO*CHỈ)

Kh.Kh. THỬ

QUAN SÁT

KH.KHÍCH

ực
l
g
n
Nă

(S
M1
Thấp

M2

n
ậ
t
ự

)
m
tâ
M3

M4

CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN

Thấp