Quản lý lịch giảng dạy

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy
tính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận
hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông tin là một trong những nghành mũi nhọn của
công nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh
nghiệp.
Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm
chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá
chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì
đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý
hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thônguyên phân tin.
Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như:
tìm kiếm, nhập liệu, thống kê,…
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản
lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo,
các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã
tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý
vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay.
Song song với lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công cuộc đổi mới đất nước,
nghành Giáo dục và Đào tạo cũng là một ngành rất quan trọng trong xu thế hiện nay. Trong
các công tác quản lí của các trường phổ thông trung học như việc quản lí học sinh, quản lí
điểm.. thì công việc quản lí lịch giảng dạy cho các giáo viên cũng là một vấn đề được quan
tâm. Vì, nó quyết định công tác giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh. Quản lí lịch
giảng dạy của các trường phổ thông trung học phải có sự hợp lí và cần thiết sao cho hệ thống
quản lí phải thật gọn nhẹ, dễ hiểu đối với người sử dụng.
Trong đợt thực tập tốt nghiệp, được cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan giao cho việc
xây dựng chương trình “Quản lý lịch giảng dạy” là một cơ hội để em tìm hiểu sâu về việc
quản lý.
Do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức và kinh nghiệm quản lý nên em
không thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Em rất mong được sự giúp đỡ và ý kiến
đóng góp của thầy để em tiếp tục hoàn thành đề tài này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan đã tận tình hướng dẫn
em hoàn thành đề tài này.
Hà nội, Ngày 15 tháng 1 năm 2006
Sinh viên thực tập
Nguyễn Hữu Hải
1
Giới thiệu chung về hệ thống quản lý
I. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
1. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng
tổng hợp,thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.Hệ thống quản lý
được phân tích thnàh nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới
lên và truyền từ trên xuống.
2. Luồng thông tin vào
Trong hệ thống thônguyên phân tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi
lâu dài.
Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật.
Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng từ các thông tin cấp dưới
phải được xử lý định kỳ theo thời gian.
3. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thônguyên phân tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu
quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu
quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các báo cáo phải
đảm bảo chính xác kịp thời.
4. Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách.Từ sổ
sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết. Việc quản lý

kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công
đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việclớn nên
nhiều khi chỉ chú trọng vào một số mặt khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông
tin không được tổng hợp đầy đủ.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý
1. Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ.
2
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+ Lập sổ sách báo cáo.
2. Cập nhật thông tin động.
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý
loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ
nhanh và độ tin cậy cao.
3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu .
Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại
thông này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.
4. Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu.
Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc
kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này này được giảm nhẹ.
III. Các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm
nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số
nguyên tắc cơ bản sau:
1. Nguyên tắc cơ sở thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật.
Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông
tin trùng lặp được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà

trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảnguyên phân thônguyên phân tin cơ bản cần
phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các
mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng
làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm
nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không
những giảm phânảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu
vào.
IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý
3
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua
các giai đoạn sau:
1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiệu nhựơc điểm còn
tồn tại, từ đó để xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định
hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái
niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
3. Thiết kế tổng thể.
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định phần việc nào sẽ
được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công.
4. Thiết kế chi tiết.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính
+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính

+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu
+ Chạy thử chương trình.
+ Dịch sang đuôi.exe và đóng gói chương trình.
5. Cài đặt chương trình.
Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng.
4
Giai đoạn 1:
KHẢO SÁT BÀI TOÁN
Mô hình quản lý trường học:
1.Chức năng và hoạt động:
5
Trường PTTH
Văn
Phòng
Tổ
Giáo Viên
Toan-Ly
Văn-
Tiếng Việt
Hoá-Sinh
Giáo dục
công dân
Lịch sử
Địa lí
Ngoại ngữ -
Công nghệ
Các Phòng
Ban
Phòng Hội
Đồng

P.Truyền
Thống
P.Tiếp
Khách
Phòng
Bảo Vệ
P.Thí
Nghiệm
Ban giám
hiệu
Hiệu
trưởng
Tài vụ
Văn
Phòng
Hiệu phó
*Ban giám hiệu:
Phụ trách điều phối các hoạt động của nhà trường, quản lí, kiểm tra, giám sát, đôn
đốc các phòng ban trong trường, phân phối chương trình dạy học đảm bảo cho quá trình
giảng dạy và học tập có chất lượng.
*Văn phòng nhà trường:
Là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ học sinh,ghi danh sách học sinh trong từng năm
học.
Cập nhật thông tin từ ban giám hiệu và báo tới các bộ phận khác trong trường.
*Tổ giáo viên:
Hoạt động giảng dạy theo sự phân công của Ban giám hiệu. các giáo viên bộ môn
có trách nhiệm thực hiện việc ghi đúng, đủ lịch giảng để đảm báo giờ lên lớp không bị
lệch
Thông bảo chủ trương, các hoạt đọng của trường đồng thời điều phân phối tổ do
mình phụ trách, xem xét thống kê các hoạt động của tổ.

2.Hoạt động của nhà trường:
• Tiếp nhận hồ sơ học sinh đăng ký dự thi khi bắt đầu vào.
• Tổ chức thi tuyển sinh cho các học sinh đã kết thúc phổ thông cơ sở.
• Lên danh sách các môn học theo yêu cầu của bộ giáo dục đề ra.
• Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách đã trúng tuyển.
• Phân giáo viên chủ nhiệm và bộ môn cho từng lớp.
• Tuỳ theo từng khối học mà nhà trường đưa ra phân phối chương trình học cho phù
hợp theo bộ giáo dục đề ra.
• Cuối năm, nhà trường tổ chức các kỳ thi lên lớp cho các lớp và tổ chức kỳ thi tốt
nghiệp cho các lớp 12.
• Tiến hành phát bằng tốt nghiệp và trả lại học bạ cho các học sinh ra trường.
3.Số lượng giáo viên, lớp học, môn học:
Lớp học: có 50 lớp ( ở cả 3 khối) với mỗi lớp xấp xỉ 50 học sinh.
Các môn giảng dạy của 3 khối là: Toán, Lý, Hoá, Sinh, Công nghệ, Văn-Tiếng
Việt, Ngoại ngữ, GDCD, Ngoại ngữ, Thể dục
6
Trực giám hiệu: Trực giám thị:
Lớp trực sáng Lớp trực chiều


LỊCH CÔNG TÁC
Tuần Sáng Chiều Tuần Sáng Chiều
Thứ
hai
Thứ
hai
Thứ
ba
Thứ
ba

Thứ
tư
Thứ
tư
Thứ
năm
Thứ
năm
Thứ
sáu
Thứ
sáu
Thứ
bảy
Thứ
bảy
Chủ
nhật
Chủ
nhật
7
Bảng mẫu Lịch báo giảng cho mỗi giáo viên
Tuần học thứ..............(Từ ...........Đến............/............)
4.Đánh giá về hệ thống:
Ưu điểm:
- Hệ thống gọn nhẹ.
- Lưu trữ gọn nhẹ bằng máy.
- Tìm kiếm sửa đổi dễ dàng.
- Tốn ít nhân lực.
Nhược điểm:

Thứ Tiết Môn Lớp
Tiết thứ
theo
p/p
C/trình
Đầu bài giảng
Chuẩn bị, điều
chỉnh(T.N hoặc
thay đổi tiết dạy
Hai
Ba
Tư
Năm
Sáu
Bảy
8
-Yêu cầu trình độ người dùng.
Giai đoạn II:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các
thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp
phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn tìm hiểu, khảo sát, là giai đoạn bản
lề giữa tìm hiểu, khảo sát và đi sâu vào các thành phần hệ thống. Phân tích hệ thống
bao gồm việc phân tích vể chức năng và phân tích về dữ liệu.
ChươngI. Phân tích hệ thống về xử lý
A.Lý thuyết
Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ
thống, để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi
tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logíc, tức trả lời câu
hỏi “làm gì?” mà bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?”, chỉ diễn tả mục đích, bản chât của

quá trình xử lý mà bỏ qua yếu tố vật lý (yếu tố về thực hiện, về cài đặt)
Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn
chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Để mô tả hệ thống, người ta dùng biểu đồ, mô hình, mỗi một mô hình là một
khuân dạng để ta nhận thức hệ thống. Có 2 biểu đồ là: biểu đồ phân cấp chức năng và
biểu đồ luồng dữ liệu
I.1- Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép ta phân giảm phânã hệ thống từ tổng thể
đến chi tiết, phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn, biểu đồ có
dạng phân cấp hay còn gọi là dạng cây. ở sơ đồ này các chức năng được trình bày ở
dạng tĩnh - bỏ qua mối liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao thông tin
cũng như trình tự thời gian.
I.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD)
 Mục đích
Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong
các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, chuyển giao thông tin cho nhau. BLD
là một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát tổng thể về hệ thống.
 Tác dụng
BLD là một công cụ cơ bản được sử dụng trong các bước phân tích, thiết kế,
trao đổi thông tin và tư liệu hoá dữ liệu
Để biểu diễn hệ thống người ta thường chia là 2 mức diễn tả:
- Mức diễn tả vật lý với là BLD vật lý. ở biểu đồ này mô tả các chức
năng xử lý, các phương tiện xử lý, các giá mạng thông tin cùng với
quan hệ về thời gian và dữ liệu, còn gọi là mô tả hệ thống là việc như
thế nào?( How to do?)
9
- Mức logic ứng với nó là BLD mức logic hay gọi là mức khái niệm tức
là trong biểu đồ này ta đã bỏ qua các yếu tố vật lý - đó là phương tiện
xử lý và các mối liên hệ về thời gian và dữ liệu, chỉ mô tả các chức
năng xử lý tức là mô tả hệ thống làm gì? (What to do?)

 Các thành phần của BLD
BLD gồm 5 thành phần
- Các chức năng xử lý: Diễn tả quá trình biến đổi dữ liệu. Mỗi một chức
năng phải có 1 tên. Tên phải là một động từ
- Biểu diễn:
hoặc
- Luồng dữ liệu: là thông tin chuyển giao vào hoặc ra một chức năng xử lý.
Tên của luồng dữ liệu là một danh từ đôi khi kèm theo tính từ
- Kho dữ liệu: là các thông tin được lưu trữ lại trong một khoản thời gian
nào đó. Tên kho dữ liệu = danh từ, có thể kèm theo tính từ
- Tác nhân ngoài: là một nhóm người hay là một tổ chức ở ngoài hệ thống
nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống
- Tác nhân trong: là một chức năng hay là một hệ thống con của hệ thống
đang xem xet nhưng được trình bày ở trong 1 trang khác của biểu đồ
 Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD
1. Trong biểu đồ không có 2 tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau
2. Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu mà không thông qua
chức năng xử lý
10
3. Vì lý do trình bày nên các tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu
cần sử dụng nhiều lần vẫn có thể được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng một
biểu đồ để cho dễ đọc
4. Tác nhân ngoài không trao đổi trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thông
qua chức năng xử lý
 Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD
-Mức 1: Biểu đồ BLD mức khung cảnh
-Mức 2: Biểu đồ BLD mức đỉnh
-Mức 3: Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh
B. áp dụng
I.Biểu đồ phân cấp chức nănng.

Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống” Quản lý lịch giảng dạy”
1.Các chức năng:
Qua các bước khảo sát hệ thống quản lý trên ta có thể chia làm 4 chức năng sau:
- Cập nhật.
- Quản lý hồ sơ.
- Tìm kiếm
- Thống kê.
2, Biểu đồ phân cấp chức năng:
QL Lịch giảng
dạy
Cập nhật Quản lý Tìm kiếm Thống kê
Lần phân công Tìm kiếm mã
GV
Lịch giảngLớp học
Thông tin GV Tìm kiếm tên
lớp
Lịch đề nghịDS giáo viên
Môn học
Lịch giảng
11
3. Mô tả các chức năng:
♦ Chức năng cập nhật được phân rã thành 4 chức năng
con:
- Cập nhật lớp học: Nhập danh sách lớp học cho năm học mới.
- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học do bộ giáo dục để ra
được áp
giảng dạy tại trường
- Nhập giáo viên bộ môn: Nhập giáo viên bộ môn cho từng lớp do sư phân
công của nhà trường.
♦ Chức năng quản lý được phân rã thành 4 chức năng

con:
- Lần phân công:
- Xem thông tin về giáo viên
- Lịch giảng.
- Lịch để nghị
♦ Chức năng tìm kiếm được phân rã thành 2 chức năng
con:
- Tìm kiếm theo mã giáo viên
- Tìm kiếm theo tên lớp
♦ Chức năng thống kê được phân ra thành 1 chức năng
con:
- Thống kê theo lần
- Thống kê theo giáo viên
4. Biểu đồ luồng dữ liệu:
4.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Kết quả học tập

Học sinh Bảng lịch


Ds học sinh trong lớp
Yêu cầu
Từ điển hệ thống
QL
Lịch
giảng
dạy
Cán bộ quản lý
Giáo viên
môn

12
4.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:

Cập nhật
hệ thống
1
Giáo viên
Giáo viên
QL lịch
giảng
2
Tìm
kiếm
3
Thống
kê
4
Cán bộ
quản lý
Cán bộ
quản lý
Giáo viên
Cán bộ
quản lý
Giáo viên
Lý lịch GV
Lịch giảng
Kq khen thưởng
Năm họcNăm học
Năm học

Yêu cầu tổng kết
Báo cáo
Từ điển hệ thống
Phân công
Lớp
13