Luận văn thạc sĩ hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả

Hồ Thị Tố Quyên


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 3
5. Cấu trúc của luận văn ............................................................................ 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 4

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI ................7
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI........................7
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán .............................................................. 7
1.1.2. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội ........... 12

1.2. TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH ...................................................... 19

1.2.1. Khái niệm ...................................................................................... 19
1.2.2. Đặc điểm chi BHXH ..................................................................... 19
1.2.3. Quy trình quản lý chi BHXH ........................................................ 20

1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI
BHXH .................................................................................................... 24
1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH ................ 24
1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH
hàng tháng .............................................................................................. 27
1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ BHXH
một lần .................................................................................................... 30


1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ ốm đau,
thai sản, dưỡng sức PHSK ...................................................................... 32
1.3.5. Tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi
BHXH ..................................................................................................... 34
1.3.6. Tổ chức thông tin trong khâu Thẩm định, xét duyệt chi các chế độ
BHXH ..................................................................................................... 35
1.3.7. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH ............... 36

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 37
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 38
2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH ........ 38
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................. 38
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ................................................................. 38
2.1.3. Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định........... 39
2.1.4. Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định.................................. 40
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định....... 42

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI
BHXH .................................................................................................... 43
2.2.1. Chức năng cơ bản của chu trình chi BHXH.................................. 43
2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH................. 435
2.2.3. Một số ưu điểm và tồn tại cần khắc phục của tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị............................................... 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................... 78
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH
TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH.......................................................... 79


3.1. MỤC TIÊU NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI ĐƠN VỊ..................... 79
3.1.1. Mục tiêu ngắn hạn ......................................................................... 79
3.1.2. Mục tiêu dài hạn ............................................................................ 80

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ...................................................... 81
3.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong thẩm định và xét duyệt
hồ sơ......................................................................................................... 82
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Tổ chức chi trả
BHXH...................................................................................................... 83
3.2.3. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét
duyệt quyết toán chi BHXH .................................................................... 84
3.2.4. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu trình chi
BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định ............................................ 85

3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ .................................................................... 88

3.3.1. Về tổ chức nhân sự ........................................................................ 89
3.3.2. Về nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị, máy móc, đường truyền ........ 91
3.3.3. Về quản trị mạng ........................................................................... 93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................... 94
KẾT LUẬN........................................................................................... 95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

NLĐ

Người lao động

SDLĐ

Sử dụng lao động (đơn vị)

NSNN

Ngân sách nhà nước

KHTC

Kế hoạch – tài chính

ĐDCT

Đại diện chi trả

DSPHSK

Dưỡng sức phục hồi sức khỏe


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng

Tên bảng

Trang

1.1.

Thông tin phục vụ việc Lập dự toán chi BHXH

26

2.1.

Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013)

40

2.2.

Dự toán chi BHXH

46

2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.

Danh sách giải quyết hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp cán
bộ xã hàng tháng
Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH
hàng tháng của BHXH TP Quy Nhơn
Danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng
tháng của phường, xã (giao cho đại lý chi trả)
Ủy nhiệm chi cấp kinh phí
Sổ cái tài khoản 354- Thanh toán về chi BHXH giữa

tỉnh với huyện
Sổ cái TK 67123 – Chi hưu trí, tử tuất (do Quỹ BHXH
đảm bảo)
Sổ chi tiết tài khoản 664 - Chi BHXH do NSNN đảm
bảo

52
53
54
56
56
58
58

2.10.

Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH

59

2.11.

Quyết định vv hưởng chế độ một lần

62

2.12.

Danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần từ quỹ BHXH

63

2.13.

Phiếu Chi

65

2.14.

Sổ cái tài khoản 67123 – Chi hưu trí, tử tuất

65

2.15.

Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH

66

2.16.

Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm
đau

69


Số hiệu bảng
2.17.

2.18.
2.19.
2.20.
2.21.
3.1.

Tên bảng
Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai
sản được duyệt
Phiếu duyệt chi và bàn giao chứng từ
Tổng hợp quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị
sử dụng lao động
Sổ chi tiết tài khoản 67121 - Chi ốm đau, thai sản –
Năm nay
Sổ cái tài khoản 3432- Thanh toán về chi BHXH với
đơn vị SDLĐ
Cấu trúc các tập tin Cơ sở dữ liệu trong chu trình chi
BHXH

Trang
70
71
73
74
75
86


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu hình

Tên hình

Trang

1.1.

Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH

21

1.2.

Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH

24

1.3.

Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH

24

1.4.

Sơ đồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng

29

1.5.

Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH một lần

31

1.6.
2.1.
2.2.

Sơ đồ chu trình chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng
sức PHSK
Sơ đồ bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Bình
Định

33
41
42

2.3.

Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH

44

2.4.

Quy trình xét duyệt chế độ hưu

48

2.5.

Giao diện nhập thông tin của đối tượng

49

2.6.

Giao diện nhập quá trình tham gia BHXH

50

2.7.

Quy trình xét duyệt chế độ tuất

61

2.8.

Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản,
DSPHSK

68


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin,
tất cả các lĩnh vực, các ngành nghề đều ứng dụng tin học để thực hiện công
việc quản lý, điều hành hoạt động của mình.
Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan trọng và cần
thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế, giúp cho các đơn vị
thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp phần vào việc hoạch định và
kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên các báo cáo có chất lượng chuyên
môn cao, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán tài chính và kế toán
quản trị.
Nhằm thực hiện tốt mục tiêu của quản lý chi bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm
xã hội tỉnh Bình Định đã tập trung chú trọng công tác cải cách thủ tục hành
chính, đưa công nghệ thông tin vào quản lý chi trả các chế độ bảo hiểm xã
hội, chuyển đổi tác phong làm việc từ tác phong hành chính sang tác phong
phục vụ. Tuy nhiên, công tác chi bảo hiểm xã hội vẫn còn nhiều hạn chế. Với
quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, hoạt
động chi bảo hiểm xã hội tại đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung đa
dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận làm giả chứng từ để hưởng chế
độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất
thoát quỹ BHXH và mới nhất là làm giả hồ sơ để hưởng bảo hiểm thất nghiệp
đang diễn ra phức tạp trên địa bản tỉnh. Mặc dù công tác chi bảo hiểm xã hội
được tin học hóa song các phần mềm này mới chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp
vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cấp huyện và một phần ở cấp tỉnh, hiện tại
các phần mềm này đang hoạt động theo cơ chế độc lập, dữ liệu nghiệp vụ bị
phân tán, chia cắt và ít có sự liên thông dữ liệu với nhau, chưa được tập trung
tại cấp tỉnh, tính bảo mật chưa được đảm bảo. Đối với công tác phân quyền


2
trong bộ phận kế toán tại đơn vị khi sử dụng phần mềm kế toán còn chưa quy

định rõ, dễ xảy ra gian lận nếu như có sự thông đồng. Bên cạnh đó, sự thay
đổi các chính sách về bảo hiểm xã hội, chế độ kế toán làm cho phần mềm
không cập nhật kịp thời cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chi trả cũng
như công tác kế toán.
Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ
chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm,
tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn
thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên
tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt
nghiệp cao học.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chi BHXH.
- Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thông tin kế toán
giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH,
xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã
hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ
thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi
BHXH.
- Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. Trong đó, luận văn
nghiên cứu chế độ hưu trí để minh họa cho các chế độ BHXH hàng tháng; chế


3
độ trợ cấp tuất và mai táng phí 1 lần để minh họa cho các chế độ BHXH 1 lần;

chế độ thai sản để minh họa cho chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK.
Đối với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn
phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH các
huyện.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực tiếp,
phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để mô tả các quy
trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị;
phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích để làm rõ tình hình thực
trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể.
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa quan trọng
của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH thông qua việc hệ
thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi BHXH.
- Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu, nhược điểm của công
tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình
Định.
5. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức thành 3
chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
chi bảo hiểm xã hội.


4
- Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo
hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi
và mang lại hiệu quả cao. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ
thống thông tin kế toán nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, việc
tổ chức và ứng dụng hệ thống thông tin kế toán như thế nào để mang lại hiệu
quả trong quá trình hoạt động vẫn còn là vấn đề lớn. Luận văn đã tham khảo
đến một số tài liệu có liên quan đến việc tổ chức thông tin kế toán như:
Các tài liệu, bài giảng, giáo trình cung cấp cơ sở lý luận về Hệ thống
thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản lý của nhiều tác giả khác nhau như:
Hệ thống thông tin kế toán - TS. Nguyễn Mạnh Toàn – Chủ biên, Th.S
Nguyễn Thị Hồng Hạnh – NXB tài chính – 2010. Hệ thống thông tin kế toán TS. Ngô Hà Tấn – Chủ biên, Th.S Nguyễn Hữu Cường – NXB giáo dục Việt
Nam – 2010. Hệ thống thông tin kế toán - Đại học quốc gia TP HCM –
Trường đại học Kinh tế - NXB Tài Chính – 1998. Hệ thông tin kế toán Nguyễn Thế Hồng – NXB Thống kê – 2005. Phân tích thiết kế hệ thống ThS.Nguyễn Thị Thanh Huyền – Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Ngoài ra, luận văn còn tham khảo và kế thừa một số nghiên cứu trước
đây có nội dung liên quan đến vấn đề này như:
- Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam
– Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009). Luận văn này đã
nghiên cứu lý luận và thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn


5
vị và hoàn thiện phương pháp tổ chức theo chu trình kế toán. Mục đích của đề
tài là phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH
Maesk Việt Nam. Tìm hiểu mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ
phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán, xác định những bất cập còn tồn tại trong
các quy trình quản lý tại công ty và đưa ra phương hướng, giải pháp hoàn

thiện.
- Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước
viễn thông – công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình” (Trương Thùy
Vân, 2011). Xuất phát từ những bất cập trong công tác quản lý cước viễn
thông tại đơn vị, sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán để
phục vụ công tác quản lý, tác giả đã đi tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác
quản lý cước tại đơn vị. Qua đó thiết lập lại quy trình quản lý cước viễn thông
và xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản trị.
- Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển
đổi tại Công ty CP Gạch men COSEVCO – Đà Nẵng” (Nguyễn Lê Nhân,
2012). Luận văn đã nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán
trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại đơn vị. Thông qua đánh giá
thực trạng, tác giả đã rút ra những ưu, nhược điểm của hệ thống nhằm đề ra
phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu
trình chuyển đổi tại đơn vị.
- Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu
trên địa bàn TP Hồ Chí Minh” (Lương Đức Thuận, 2012). Tác giả đi sâu vào
nghiên cứu thực trạng tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các
đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh. Vận dụng cơ sở lý luận
và tình hình thực tiễn tác giả đã đưa ra các giải pháp, kiến nghị mang tính
nguyên tắc, định hướng giúp các đơn vị sự nghiệp có thu hoàn thiện tổ chức
hệ thống thông tin kế toán.


6
Mỗi luận văn như đã nêu, ở một khía cạnh, một mặt nào đó đã khẳng
định được tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán. Tuy nhiên, vẫn
chưa có công trình nghiên cứu cụ thể về việc ứng dụng tổ chức thông tin kế
toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội. Nhận thấy điều này, luận văn đã vận dụng
những lý thuyết và nghiên cứu trước đây để nghiên cứu tổ chức thông tin kế

toán phục vụ công tác chi BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thông
tin kế toán tại đơn vị.


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện
việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành
những thông tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử
dụng. Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến
hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Tổ chức thông tin đầu vào
Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động
của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài
chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các
chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho
quá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu
cầu quản lý của đơn vị. Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu
vào của hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông
tin đầu ra, do đó việc chọn lọc, phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng
rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán. Có thể nói dữ liệu đầu vào là
thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ

thống do đó dữ liệu đầu vào phải được thu thập đầy đủ, chính xác và hợp lệ.
Tổ chức cơ sở dữ liệu
Đây là hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm tập hợp tất cả các yếu tố tham gia


8
vào quá trình xử lý dữ liệu để có được thông tin kế toán hữu ích. Hệ thống
này được tổ chức thực hiện gắn liền hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán
và phương pháp ghi chép, tính toán, các quy định về phân tích, hạch toán
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó là các quy trình kế toán, phương
thức xử lý kế toán bằng máy, phần mềm hay là ghi chép thủ công được các
đơn vị vận dụng theo mục tiêu và yêu cầu quản lý.
Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là
cơ sở dữ liệu trong các chương trình, phần mềm phục vụ công tác kế toán. Cơ
sở dữ liệu trong phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rất nhiều phương
án khác nhau. Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình
xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau.
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ với
nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông
tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ
sách kế toán trong điều kiện hạch toán thủ công. Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao
gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh
trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong
hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu
tin. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các
nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một
nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập
tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin
chính và các tập tin nghiệp vụ.
Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập

qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống
để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán,
từng quá trình và chu trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Trong


9
điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống các quy trình xử lý,
phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ sách kế toán dùng đề ghi chép
bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán. Trong điều
kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các
quy trình xử lý kế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù
hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của
đơn vị. Như vậy để đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải
tổ chức hữu hiệu về bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán
tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức
phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý trên nền máy tính.
Tổ chức thông tin đầu ra
Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ
thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài
chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo
kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thông tin về
kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài)
như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn
vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập để phục vụ cho yêu
cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát
triển trong tương lai. Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo
mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải
đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau.
Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá
chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh

giá sự thành công của hệ thống kế toán. Do vậy, để đạt được chất lượng mong
muốn thì tất cả các hệ thống khác trong toàn hệ thống thông tin kế toán phải
luôn đảm bảo mối quan hệ lẫn nhau một cách tốt nhất, các hệ thống phải đảm


10
bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra dòng thông tin xuyên suốt
giữa các hệ thống với nhau. Các hệ thống con trong toàn hệ thống được thiết
lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều kiện
hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau.
Ngoài ra trong hệ thống thông tin kế toán, ngoài việc tổ chức phục vụ
cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra thì để đảm bảo
cho chất lượng thông tin cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu
ý đến các vấn đề về lưu trữ dữ liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm
soát mà đơn vị tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho các đối tượng liên
quan, trong đó chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực
hiện các quyết định của mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế
hoạch, đưa ra các quyết định ở tất cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn
đề có cấu trúc đến những vấn đề không có cấu trúc.
Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo
trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt
động trong tổ chức. Đây là cơ sở rất quan trọng trong việc cung cấp các thông
tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra quyết định. Với sự phát triển mạnh mẽ
của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của thị trường hay những vấn
đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần mềm, phần cứng
cho việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng.
Hệ thống thông tin kế toán có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và
kiểm soát nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát
nội bộ nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được

thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy,
đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước.


11
Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi hội đồng
quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và
đáng tin cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với
các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Khi
đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình kế toán, các phương
pháp kế toán hay khi phân công nhân sự trong phòng kế toán và toàn đơn vị
cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên
trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ
thống kiểm soát nội bộ. Chính từ việc thiết lập hệ thống kế toán sẽ có chức
năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống kế toán
và ngược lại các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và
giám sát trong quá trình hoạt động sẽ có tác động ngược lại hệ thống kế toán
thông qua kiểm tra việc ghi nhận xử lý chứng từ, sổ sách, kiểm soát các hoạt
động kế toán, kiểm tra và bảo vệ tài sản của tổ chức. Trong đó môi trường
kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức mà chủ yếu là công tác
kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.
Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hệ
thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này

đồng thời là hoạt động kiểm soát của kế toán. Một trong những nội dung quan
trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán. Kiểm tra


12
tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu
khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính được sử dụng hợp lý là
một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn và
tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của
kiểm soát, sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong
hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin
cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo
cáo tài chính.
Như vậy chất lượng thông tin của hệ thống thông tin kế toán nói chung
và của từng hệ thống con nói riêng đều phải được kiểm soát và đánh giá một
cách kịp thời thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Xây dựng và
vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động và quản
lý của đơn vị kế toán sẽ có tác động tích cực đến việc tăng cường và bảo
đảm chất lượng thông tin kế toán. Ngược lại, với một hệ thống thông tin kế
toán được nghiên cứu và tổ chức thực hiện thích ứng với điều kiện và đặc
điểm của đơn vị kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để
góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong
đơn vị.
1.1.2. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
a. Khái niệm
Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) là đơn vị sự nghiệp công

lập thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách
BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ


13
chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ:
BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung
là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (sau đây gọi chung là BHYT)
theo quy định của pháp luật.
Mục tiêu hoạt động của đơn vị BHXH là không vì mục đích lợi nhuận
mà nhằm ổn định xã hội và phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội
một cách bền vững.
b. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
Là đơn vị sự nghiệp công lập nên thông tin kế toán trong đơn vị BHXH
có những nét tương đồng với những đơn vị sự nghiệp công lập khác, tuy
nhiên với đặc điểm về mục tiêu hoạt động, tổ chức hoạt động nên thông tin kế
toán trong tổ chức BHXH có những đặc điểm riêng như sau:
- Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản
lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu,
chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị.
- Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của
cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định
pháp luật.
- Thông tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT theo
nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo
quy định của pháp luật.
- Thông tin về tình hình thu, chi và cân đối quỹ BHXH, BHYT theo kế
hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh, là căn cứ quan trọng đánh giá tình hình và
thực trạng của đơn vị, giúp cho cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra,
giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.

- Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện dự báo các nguồn thu, dự báo
các khoản chi nhằm cân đối thu – chi, giúp cho các nhà hoạch định chính sách


14
trong dài hạn.
- Thông tin trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định và khuôn
khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QĐ số 51/2007/QĐBTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng riêng cho hệ thống
BHXH.
- Thông tin kế toán trong tổ chức BHXH phải được công khai hóa, được
kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước.
c. Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán cho các
đối tượng sử dụng trong đơn vị BHXH
Hoạt động của đơn vị BHXH bao gồm: tổ chức thu các khoản đóng
BHXH, BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá
nhân; tổ chức chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; quản lý, sử dụng và
cân đối quỹ BHXH, BHYT. Hoạt động của đơn vị BHXH chủ yếu được thông
qua nguồn ngân sách của nhà nước và các nguồn quỹ BHXH, BHYT, BHTN
do các bên tham gia bảo hiểm đóng góp. Do đó đối tượng sử dụng thông tin
kế toán ở đơn vị BHXH chủ yếu tập trung vào các đối tượng sau đây:
- Cơ quan hành chính nhà nước: Bộ Tài chính, Bộ Sở Lao động –
Thương binh & XH, Kho bạc nhà nước, Bộ Y tế, Trung tâm giới thiệu việc
làm…
- Các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội có sử dụng lao động.
- Các cá nhân là thủ trưởng, công chức, viên chức và người lao động có
hợp đồng lao động với đơn vị, có quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động
của đơn vị.
Đơn vị BHXH có trách nhiệm cung cấp và truyền tải các thông tin kế
toán về tình hình kinh tế - tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến tất cả
các đối tượng sử dụng nêu trên:

- Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHXH;


15
tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ BHXH đến Bộ Lao động –
Thương binh & Xã hội.
- Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHYT;
tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ BHYT đến Bộ Y Tế.
- Cung cấp thông tin về tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ
BHXH, BHYT đến Bộ Tài Chính.
- Cung cấp thông tin về tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN đến các
đơn vị sử dụng lao động.
d. Chế độ kế toán áp dụng [5]
Công tác tổ chức kế toán trong đơn vị BHXH thực hiện theo quy định tại
Chế độ kế toán BHXH ban hành kèm theo QĐ số 51/2007/QĐ-BTC ngày
22/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị
BHXH đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ kế toán được lập bằng
máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế
toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải
có định khoản kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức
danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Chứng từ kế toán phải
có nội dung rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị, bộ phận kế toán phải kiểm tra xác
minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế
toán.
Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chi BHXH được

chia làm 3 nhóm như sau: