Phân hệ quản lí hồ sơ sinh viên trong hệ thống đào tạo theo học chế tin chỉ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.36 MB, 51 trang )

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

B GIO DC & O TO
TRNG I HC VINH
--------- ----------

KHểA LUN TT NGHIP
ti :

PHN H QUN Lí H S SINH VIấN
TRONG H THNG O TO THEO HC CH TN CH

Giỏo viờn hng dn : Th.s Hong Hu Vit
Sinh viờn thc hin : Nguyn Th Hi Yn
Lp

Vinh, thỏng 05 nm 2007

Nguyễn Thị Hải Yến

1

: 44B - CNTT

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp

sơ sinh viên

Lời nói đầu
Ngày nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ đắc lực
giúp con ngời trong rất nhiều lĩnh vực và là một phơng tiện hữu hiệu trong một
xã hội hiện đại. Phạm vi ảnh hởng của nó ngày càng đợc lan rộng và trở thành
một nhu cầu cấp thiết đối với con ngời.
Hiện nay ứng dụng của Công nghệ thông tin đã nhanh chóng đi sâu vào
tất cả các lĩnh vực: Khoa học kỹ thuật, thông tin liên lạc, y tế, giáo dục,
Trớc kia khi Công nghệ thông tin cha phát triển rộng rãi, sự hỗ trợ của
máy tính còn ở mức hạn chế thì công việc quản lý chủ yếu đợc thực hiện bằng
phơng pháp thủ công. Khi cần một thông tin đầy đủ thì phải qua rất nhiều phòng
ban. Nh vậy rất mất thời gian mà hiệu quả lại không cao. Nhng với sự giúp đỡ
của máy tính nh hiện nay thì mọi công việc đã trở nên dễ dàng hơn. Do vậy một
vấn đề lớn đợc đặt ra là làm thế nào để có thể khai thác hết những tính năng đó.
Bây giờ các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị CSDL không ngừng phát
triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm hỗ trợ việc quản lý
các hoạt động xã hội cũng nh giáo dục một cách tốt nhất. Với tầm quan trọng đó
tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server để
xây dựng phần mềm Quản lý hồ sơ sinh viên.

Nguyễn Thị Hải Yến

2

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Khóa luận gồm 3 chơng:

Chơng I: Đặc tả bài toán quản lý HSSV
Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống
Chơng III: Thiết kế các chức năng chính của chơng trình
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Thạc sỹ Hoàng
Hữu Việt ngời đã định hớng, chỉ dẫn và tận tình giúp đỡ để tôi có thể hoàn
thành khóa luận này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo ở khoa CNTT, các thầy
cô ở phòng công tác quản lý học sinh, sinh viên cùng tất cả các bạn đã tạo điều
kiện thuận lợi, động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện.

Vinh, ngày 03 tháng 05 năm 2007.

Nguyễn Thị Hải Yến

3

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

chơng I:
Đặc tả bài toán quản lý học sinh sinh viên
i / Quy trình hoạt động:
Sau khi sinh viên thi đỗ vào trờng, sinh viên phải nộp hồ sơ trúng tuyển
cho nhà trờng. Theo ngành học đã đăng ký, hồ sơ đó đợc ngời quản lý nhập vào

máy tính để xử lý và lu trữ. Từ đầu vào là hồ sơ trúng tuyển của sinh viên thì đầu
ra là danh sách các lớp. Các sinh viên đợc xếp vào các lớp theo một tiêu chuẩn
nào đó: có thể căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, vào khoa đào tạo, ngành
đào tạo,... Quá trình học tập của sinh viên đợc theo dõi bằng điểm số của các
môn học qua các học kỳ. Điểm của các môn trong từng học kỳ đợc ngời quản lý
sinh viên nhập vào máy tính để xử lý và lu trữ. Căn cứ vào các quy chế đào tạo
ngời quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi nh: danh
sách lớp, danh sách thi học kỳ, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên
học lại, danh sách sinh viên lu ban, danh sách sinh viên đợc học bổng, danh sách
sinh viên không đợc thi tốt nghiệp, danh sách sinh viên thi tốt nghiệp, danh sách
sinh viên đợc làm luận văn, bảng điểm của cá nhân, của cả lớp theo học kỳ theo
năm và các danh sách khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu
cầu đặt ra... Khi tốt nghiệp, ra trờng sinh viên đợc nhận lại hồ sơ sinh viên cùng
với Bằng tốt nghiệp và Bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá
trình học tập tại trờng.
II / Nhu cầu tin học hoá:
Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lợng sinh viên
thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên nh: hồ sơ sinh viên, các quy
chế đào tạo, chuyển lớp, chuyển trờng, tạm ngừng học, thôi học, học thêm
nghành, lu ban, khen thởng, kỷ luật,... Xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử
lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt nghiệp và các xử lý khác liên quan đề sinh viên...
Làm sao ngời làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh

Nguyễn Thị Hải Yến

4

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

gây ra nhầm lẫn, lu trữ và bảo quản phải an toàn. Điều này thật khó đòi hỏi
chúng ta phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc này thì mới
mong có kết quả tốt đợc.Việc quản lý sinh viên làm thủ công bằng tay thì mất
rất nhiều thời gian nhiều ngời làm mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây
ra nhầm lẫn... Khi ta làm thủ công thì việc tra cứu tìm kiếm, sửa chữa, lu trữ và
bảo quản là những công việc rất vất vả. Nếu trờng đó có nhiều sinh viên thì các
công việc này càng vất vả hơn rất nhiều. Ta hãy tởng tợng nếu tất cả những
thông tin về sinh viên ta đều dùng sổ để ghi lại và theo dõi. Khi sinh viên có yêu
cầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học nào đó thì ngời quản lý phải tìm quyển
sổ đó và viết ra những điểm số cho sinh viên đó, công việc tởng chừng rất đơn
giản nhng ngời quản lý lại rất vất vả và mất nhiều thời gian. Phần lớn sinh viên
đều phải chờ, thời gian có thể là nửa ngày cũng có thể lâu hơn. Nếu nh mà có
nhiều ngời yêu cầu, mỗi ngời một kiểu thì ngời quản lý bận rộn suốt cả ngày
mà vẫn không đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của thực tế. Nhng nếu sử dụng công
nghệ thông tin nhằm lợng hóa, thống nhất tiêu chí quản lý các loại Hồ sơ HSSV
trong đào tạo, sẽ giúp công tác quản lý HSSV ngày càng đi vào nề nếp và xử lý
thông tin nhanh hơn.

Nguyễn Thị Hải Yến

5

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

tiêu chí quản lý học sinh, sinh viên

1. Hồ sơ HSSV:
Bộ hồ sơ HSSV (theo mẫu đã ban hành năm 2005 trong đó có một số thông tin
chỉnh sửa, bổ sung theo Luật Giáo dục năm 2005, xem mẫu kèm theo văn bản
này) bao gồm:
1. Học bạ (GDPT, THBT, TCCN, THN)
2. Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (GDPT, THBT, TCCN, THN) đối
với những ngời trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt
nghiệp (GDPT, THBT, TCCN, THN) đối với những ngời đã tốt nghiệp
năm trớc
3. Giấy khai sinh (hoặc bản sao có công chứng)
4. Những HSSV thuộc đối tợng u tiên phải nộp các giấy tờ có liên quan để
giải quyết chế độ chính sách:
- Đối tọng u tiên: Bản thân là con thơng binh, có xếp hạng, con liệt sỹ,
con thơng binh, bệnh binh, con của những ngời hởng chính sách nh thơng binh
- Con mồ côi cả cha lẫn mẹ không nơi nơng tựa
- Gia đình thuộc hộ đói nghèo
- Khu vực dân tộc (hộ khẩu thờng trú của gia đình phải là bố mẹ sinh ra)
Các giấy tờ nói ở mục 1, 2, 3, 4, 5 các trờng chỉ thu bản photocopy có
công chứng sau khi nhập học sẽ kiểm tra, đối chiếu với bản chính
5. Giấy báo trúng tuyển của trờng (theo mẫu)
6. Giấy chứng nhận sức khỏe (theo mẫu)
7. Lý lịch
....................................................................................................................................

Nguyễn Thị Hải Yến

6

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2. Theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của HSSV
Quản lý kết quả học tập, rèn luyện của HSSV theo học kỳ, năm học, khóa học.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Khen thởng
Quản lý đợc toàn bộ quá trình thi đua khen thởng của HSSV, bao gồm các cấp:
Trờng, Bộ, các tổ chức chính trị xã hội ngoài trờng
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
4. Kỷ luật
Quản lý đợc toàn bộ quá trình vi phạm kỷ luật của HSSV. Các nội dung bao
gồm:
- HSSV vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm pháp luật
- HSSV liên quan đến ma túy và các vấn đề tệ nạn xã hội khác
- HSSV vi phạm an toàn giao thông
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
5. Quản lý HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN), chuyển trờng

Nguyễn Thị Hải Yến

7

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Quản lý toàn bộ các HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN),
chuyển trờng,
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
6. Quản lý HSSV vay vốn tín dụng
Quản lý đợc số lợng HSSV vay vốn tín dụng, số tiền đã cho vay
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
7. Quản lý HSSV đi làm thêm
Quản lý đợc các đối tợng HSSV đi làm thêm, công việc mà HSSV đi làm thêm

có phù hợp với chuyên môn đang theo học ở trờng hay không? Đặc biệt là các
đối tợng có hoàn cảnh gia đình khó khăn. Chỉ quản lý HSSV đi làm thêm có liên
hệ thông qua các đơn vị trong trờng nh: Phòng Công tác HSSV, Phòng Đào tạo,
Trung tâm T vấn HSSV
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
8. Quản lý sinh viên nội trú
Quản lý chi tiết số giờng, phòng của HSSV
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

Nguyễn Thị Hải Yến

8

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
9. Quản lý sinh viên ngoại trú
Quản lý HSSV thờng trú, HSSV tạm trú, đảm bảo thông tin liên lạc nh: địa chỉ,
điện thoại
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
10. Quản lý HSSV tốt nghiệp
Các nội dung cần quản lý:
1. Kết quả học tập và rèn luyện toàn khóa
2. Bằng HSSV đợc cấp
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
11. Quản lý học phí và học bổng của HSSV
Quản lý học phí và các chi phí khác, quản lý học bổng chính sách u đãi và học
bổng chính sách xã hội của HSSV
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

Nguyễn Thị Hải Yến

9

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp

sơ sinh viên

Bộ giáo dục và đào tạo

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập tự do hạnh phúc

hồ sơ
học sinh sinh viên
(Dùng cho HSSV trúng tuyển vào các trờng Đại học, Cao đẳng, TCCN)

Họ và tên: ......................................................................

Nguyễn Thị Hải Yến

10

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Ngày, tháng, năm sinh: .......................................................................................
Hộ khẩu thờng trú: ..............................................................................................
Khi cần báo tin cho ai? ở đâu? ............................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Điện thoại liên hệ (nếu có): ...........................................

Nguyễn Thị Hải Yến

11

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
. .

ảnh 4 x 6
(Mới chụp cha
quá 3 tháng)

Hồ sơ
Học sinh sinh

viên

I.Phần bản thân học sinh sinh viên

- Họ và tên: ..

- Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1)

- Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 số cuối):

- Hộ khẩu thờng trú:...
..
..
..
- Thuộc khu vực tuyển sinh nào?

- Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khác ghi 0)
- Tôn giáo:
- Thành phần xuất thân (Công nhân viên

- Nghành học:

chức ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác ghi 3 )

- Đối tợng dự thi: ...

- Điểm tuyển sinh: Tổng điểm: .

- Ký hiệu trờng: ..

(Môn 1:.Môn 2:.Môn 3:.)

- Số báo danh: ..
- Kết quả học tập ở cuối cấp ở GDPT,

- Điểm thởng (nếu có):..

THBT, THN, TCCN hoặc THCS (đối

- Lý do để đợc tuyển thẳng và

Với các trờng tuyển thí sinh tốt nghiệp THCS)

đợc thởng điểm:

*Xếp loại về học tập: .

.

*Xếp loại về hạnh kiểm:.

..

*Xếp loại tốt nghiệp:..

...

- Ngày vào Đoàn TNCSHCM:

- Năm tốt nghiệp (ghi 2 số cuối)

- Ngày vào Đảng CSVN:

- Số chứng minh th:

- Khen thởng, kỷ luật:
.

Nguyễn Thị Hải Yến

12

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao động (ghi rõ thời gian, nơi học tập, công tác, lao
động hoặc đơn vị phục vụ, danh hiệu nghề nghiệp, bậc lơng)

.

II. Phần gia đình

1. Cha:
- Họ và tên: Quốc tịch: ............................................
- Dân tộc: ... Tôn giáo: ..............................................
- Hộ khẩu thờng trú:.......................................................................................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................
Trớc 30-4-1975:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Sau 30-4-1975 đến nay:.
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
2. Mẹ:
- Họ và tên: Quốc tịch: ............................................
- Dân tộc: ... Tôn giáo:...............................................
- Hộ khẩu thờng trú: ......................................................................................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................
Trớc 30-4-1975:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Sau 30-4-1975 đến nay:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
3. Vợ hoặc chồng:
- Họ và tên: . Quốc tịch: ............................................
- Dân tộc: Tôn giáo: ..............................................
- Hộ khẩu thờng trú: ......................................................................................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................
4. Họ và tên, nghề nghiệp, nơi ở của anh chị em ruột:

...................................................................................................................................

Nguyễn Thị Hải Yến

13

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Kèm theo theo bản chính và bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp GDPT, THBT,
THN, TCCN hoặc THCS (nếu Sở GD - ĐT cha kịp cấp bằng thì phải nộp giấy chứng
nhận tạm thời, sau đó nộp bản chính để kiểm tra đối chiếu): phiếu báo điểm thi
ĐHSSV, CĐ, TCCN, giấy chứng nhận thi và kết quả đạt đợc trong kỳ thi học sinh giỏi
lớp cuối cấp, kể cả thi quốc tế, đối tợng u tiên (nếu có), quyết định của cơ quan, đơn vị
cử đi học (nếu là công nhân viên Nhà nớc hoặc cán bộ chiến sĩ lực lợng vũ trang).
Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật. Nếu có gì sai tôi xin chịu
trách nhiệm xử lý theo Quy chế tuyển sinh hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Cam đoan của gia đình
về lời khai của học sinh, sinh viên

Ngày.. tháng .năm 200.

Học sinh, sinh viên ký tên

Xác nhận của Chính quyền Xã, Phờng nơi học sinh, sinh viên c trú
(Đề nghị chính quyền địa phơng xác nhận theo nội dung: Hộ khẩu thờng trú, việc thực
hiện nghĩa vụ công dân và chấp hành pháp luật của học sinh, sinh viên tại địa phơng)
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Ngày tháng năm 200.
(Ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký và đóng dấu)

Nguyễn Thị Hải Yến

14

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Quy ớc một số bảng mã dùng chung

1. Cách đánh mã trờng: Theo quy định tuyển sinh
2. Cách đánh mã sinh viên
Mã sinh viên đợc cấu trúc bởi 10 ký tự nh sau: XXYZZZVVVV
XX (02 ký tự): Là 02 số cuối của khóa học
Y (01 ký tự): Hệ đào tạo (xem danh mục)

Z (03 ký tự): Ngành đào tạo theo mã nghành tuyển sinh
VVVV (04 ký tự): Số thứ tự của sinh viên theo từng ngành từ 0001-9999
Quy ớc:
1. Mỗi sinh viên có một mã duy nhất và mã này vĩnh viễn thuộc về sinh viên
đó. Kể cả khi sinh viên tốt nghiệp ra trờng, chuyển trờng, thôi học đều
không dùng lại mã này để đánh mã cho sinh viên khác
2. Mã đợc dùng làm chuẩn chung trong công tác quản lý học sinh, sinh viên
trong toàn trờng và nghành Giáo dục
3. Mã ngành (ký tự Z) sẽ là 000 nếu các trờng đào tạo cha phân ngành
ngay từ khi HSSV mới nhập học
Ví dụ: Sinh viên Nguyễn Tuấn Anh, khóa 2004, hệ đại học chính quy, ngành
Tiếng Anh sẽ có mã số sinh viên nh sau: 0467010009 (04 là khóa 2004, 6 là
hệ đại học chính quy, 701 là ngành Tiếng Anh, 0009 là số thứ tự)
Lu ý:
- Ký tự: Có nghĩa là không phân biệt chữ hay số trong mã sinh viên (1,2,3
A,B,C có nghĩa nh nhau). Ví dụ: 0467010009 và 04A7010009 hoàn toàn hợp
lệ
- Với độ dài của mã sinh viên trên theo cách đánh mã này hoàn toàn có thể
dùng mã vạch để quản lý thẻ sinh viên

Nguyễn Thị Hải Yến

15

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

3. Danh mục hệ đào tạo: Các hệ đào tạo đợc xếp thứ tự từ thấp đến cao tiện lợi
cho việc quản lý và tìm kiếm, báo cáo thống kê
Mã
1
2
3
4
5
6
7
8
9
A

Tên

Ghi chú

Cao đẳng
Đại học từ xa
ĐH vừa học, vừa làm
Chuyên tu đại học
ĐH chính quy
Bằng ĐH thứ 2
Đại học (liên kết đào tạo)
Thạc sỹ
Thạc sỹ (liên kết đào tạo)
Tiến sỹ

4. Danh mục mã ngành đào tạo: Để thuận lợi cho việc chuyển dữ liệu từ tuyển
sinh vào (công việc sau tuyển sinh) danh mục mã ngành sẽ tuân theo quy định
tuyển sinh cua Bộ
Mã
000

Tên
Cha xác định

101
102
103
106
701
702

Toán học
Toán cơ
Toán Tin ứng dụng
Vật lý
Tiếng Anh
Tiếng Nga

Nguyễn Thị Hải Yến

Ghi chú
Dùng cho các trờng đào tạo cha phân
ngành ngay từ khi HSSV mới nhập học.

16

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên
703
704

Tiếng Pháp
Tiếng Trung

Nguyễn Thị Hải Yến

17

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

Các biểu mẫu báo cáo, thống kê

i. quy ớc chung
Căn cứ vào 12 nhóm tiêu chí quản lý HSSV đã nêu trên Bộ xây dựng hệ thống
biểu mẫu báo cáo, thống kê thống nhất trong toàn Ngành. Tuy nhiên, các đơn vị
có thể bổ sung những tiêu chí quản lý theo đặc thù quản lý của mình để vừa đảm

bảo đợc yêu cầu quản lý chung của Ngành vừa đảm bảo đợc tính đặc thù của các
đơn vị.
Nhằm đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi trong công tác quản lý số liệu, Bộ
dự kiến xây dựng quy ớc về cách đánh mã các biểu nh sau:
Mã các biểu gồm có 04 nhóm ký hiệu đợc ngăn cách bởi 02 dấu chấm nh
sau:
X.MY.Z ([Mã trờng].[M][Số thứ tự của nhóm tiêu chí].[Số thứ tự của biểu trong
nhóm tiêu chí])
Lu ý: M và Y là hai nhóm ký hiệu khác nhau nhng không đợc ngăn cách bởi dấu
chấm. Dấu chấm đợc bố trí để dễ nhìn
X: Là mã trờng theo quy định tuyển sinh của Bộ
Ví dụ: Đại học Bách khoa Hà Nội là BKA
M: Là ký tự M tiếp đầu ngữ của các biểu mẫu theo thứ tự của các tiêu chí quản
lý HSSV
Y: Số thứ tự của các tiêu chí tơng ứng khi xây dựng biểu
Ví dụ: Các tiêu chí về quản lý HSSV trong 12 tiêu chí có thứ tự là 1, thì mã
của các biểu về tiêu chí quản lý HSSV sẽ có phần đầu là XM1Z. Trong ví dụ
trên ĐHSSV Bách khoa có mã là BKA vậy các biểu sẽ có phần đầu là:
BKA.M1.Z
Z: Số thứ tự biểu trong nhóm tiêu chí, bắt đầu từ số 1
Ví dụ: - Ta xây dựng 02 biểu cho nhóm tiêu chí quản lý HSSV (có thứ tự là 1)
thì Z sẽ có 02 giá trị là: 1 và 2

Nguyễn Thị Hải Yến

18

Quản lý hồ

Luận văn tốt nghiệp
sơ sinh viên

- Xét trong ví dụ trên thì mã của biểu thứ nhất và biểu thứ hai của ĐH
Bách khoa sẽ là: BKA.M1.1 và BKA.M1.2
Lu ý: Căn cứ vào các tiêu chí và các biểu mẫu mà Bộ đã quy định, các trờng có
thể tạo thêm các biểu mẫu theo quy ớc trên
II. Các biểu mẫu:

Nguyễn Thị Hải Yến

19

Quản lý hồ sơ sinh viên

Luận văn tốt nghiệp
1. Quản lý hồ sơ HSSV (Mẫu M1):
Hệ/Ngành
Tổng Số

Giới tính

Thành phần xuất thân

đào tạo
HSSV
Nam

(1)

(2)

CNVC

Nữ

(4)

(5)

Thống kê HSSV theo cơ cấu xã hội (Mẫu M1.1)

(6)

Nông
dân

(7)

Khác

(8)

Dân tộc

Kinh

(9)

Cao đẳng
Ngành 1
Ngành 2

Đạihọc chính
quy
Ngành 1
Ngành 2

Toàn trờng
Ngành 1
Ngành 2

Nguyễn Thị Hải Yến

20

Tôn giáo

Thiểu
số

(10)

Không

(11)

có

(12)

Khu vực
Kv1

(13)

Kv2

(14)

Kv2nt

(15)

Vùng
Kv3

khó
khăn

(16)

(17)

Luận văn tốt nghiệp

Quản lý hồ sơ sinh viên

Hớng dẫn tính biểu:
1. Hệ/ngành đào tạo:
- Liệt kê từng Hệ đào tạo (theo danh mục), với mỗi Hệ đào tạo liệt kê từng ngành đang đào tạo theo danh mục ngành
tuyển sinh. Các cột tiếp theo tơng ứng với cột 1
2. Tổng số HSSV
3. Giới tính
4. Thành phần xuất thân: Công nhân viên chức, Nông dân, Khác (ghi theo lý lịch)
5. Dân tộc: Ghi dân tộc Kinh vào cột 9, các dân tộc khác ghi vào cột 10
6.Tôn giáo
7.Khu vực: Các cột 13, 14, 15, 16 ghi theo khu vực tuyển sinh; cột 17 ghi theo Chơng trình 135 của Chính phủ

Nguyễn Thị Hải Yến

21

Quản lý hồ sơ sinh viên

Luận văn tốt nghiệp

Báo cáo số liệu về hssv nớc ngoài (mẫu M1.2)
Quốc gia/ngành
(1)

Tổng số HSSV

Giới tính

(2)

Nam

Nữ

(3)

(4)

Tên quốc gia 1
Ngành 1

Tên quốc gia 2
Ngành 1

Tên quốc gia 3
Ngành 1

Hớng dẫn tính biểu:
1. Quốc gia/Ngành: Liệt kê từng quốc gia, mỗi quốc gia liệt kê từng ngành đang đào tạo theo danh mục ngành tuyển sinh.
Các cột tiếp theo tơng ứng với cột 1
2. Tổng số HSSV
3. Giới tính

Nguyễn Thị Hải Yến

22

Quản lý hồ sơ sinh viên

Luận văn tốt nghiệp

Báo cáo số liệu về hssv thuộc diện chính sách u đãi (mẫu M1.3)
STT

Đối tợng

(1)

(2)

1

Bản thân là
thơng binh

2

Con liệt sỹ

3

Con
binh

thơng

4

Con
binh

bệnh

Tổng
số

(3)

Giới tính

Dân tộc

Tôn giáo

Nam

Nữ

Kinh

Thiểu
số

Không

Có

KV1

KV2

KV2NT

KV3

Vùng khó
khăn(135)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

Tổng cộng

Nguyễn Thị Hải Yến

Khu vực

23

Quản lý hồ sơ sinh viên

Luận văn tốt nghiệp

Báo cáo số liệu về hssv thuộc diện chính sách xã hội (mẫu 1.4)
STT

Đối tợng

(1)

(2)

1

Hộ đói nghèo

2

Dân tộc thiểu
số

3

Con mồ côi

Tổng
số

(3)

Giới tính

Dân tộc

Tôn giáo

Nam

Nữ

Kinh

Thiểu
số

Không

Có

KV1

KV2

KV2NT

KV3

Vùng khó
khăn(135)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

Tổng cộng

Nguyễn Thị Hải Yến

Khu vực

24

Quản lý hồ sơ sinh viên

Luận văn tốt nghiệp

2. Theo dõi quá trình khen thởng, kỷ luật của HSSV (Mẫu M2)
Mẫu M2.1
Thống kê hssv đợc khen thởng

STT

Đối tợng

(1)