Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương - qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.65 MB, 114 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ MAI
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG
(Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội)
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ
HÀ NỘI - 2015
1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ MAI
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG
(Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội)
Chuyên ngành : Lưu trữ
Mã số
: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG
Giáo viên hướng dẫn
Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học
PGS.TS. Đào Xuân Chúc
PGS.TS. Vũ Thị Phụng
HÀ NỘI - 2015
2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong
luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng
một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, UBND cấp quận nhưng đã
được chú thích cụ thể.
Công trình này chưa được tác giả nào công bố.
Hà Nội, ngày
tháng 10 năm 2015
TÁC GIẢ
Trần Thị Mai
3
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................................
6
1.Lý do chọn đề tài............................................................................................................
6
2. Mục tiêu của đề tài .......................................................................................................
7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................................
8
4.Nhiệm vụ nghiên cứu.....................................................................................................
8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.............................................................................................
8
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................
11
7. Tài liệu tham khảo.........................................................................................................
12
8. Đóng góp của đề tài.......................................................................................................
13
9. Bố cục của đề tài............................................................................................................
13
NỘI DUNG
Chương 1. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND CẤP QUẬN...........................
16
1.1.Vai trò, vị trí của UBND cấp quận .............................................................................
16
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp quận ........................................
16
1.2.1. Chức năng...............................................................................................................
16
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................
18
1.2.3. Đặc điểm hoạt động của UBND quận.....................................................................
19
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ở UBND cấp
quận...................................................................................................................................
22
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ...........................................................
22
1.3.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ................................................................
25
1.3.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận.................................................
26
1.3.4. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận..........................................................
32
Tiểu kết chương 1..............................................................................................................
38
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
TẠI ĐỊA PHƯƠNG (qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà
39
Nội)....................................................................................................................................
2.1. Một số khái niệm có liên quan...................................................................................
4
39
2.1.1. Khái niệm ‘‘Quản lý nhà nước”..............................................................................
39
2.1.2. Khái niệm ‘‘Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ’’ .....................................
40
2.2. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác
quản lý nhà nước tại địa phương.......................................................................................
42
2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại một số UBND cấp quận thuộc
thành phố Hà Nội...............................................................................................................
2.3.1. Phân loại tài liệu của UBND cấp quận...................................................................
47
48
2.3.2. Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND cấp
quận...................................................................................................................................
49
2.3.2.1. Xác định giá trị tài liệu.........................................................................................
49
2.3.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ....................................................................................
51
2.4. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số UBND cấp quận
thuộc thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa
54
phương...............................................................................................................................
2.4.1 Những quy định của UBND quận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ......................................................................................................................................
54
2.4.2. Số lượng và thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND
cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương..........................................
58
2.4.3. Số lượng, loại hình và nội dung tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng phục vụ công
tác quản lý nhà nước tại địa phương.................................................................................
60
2.4.4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận............................
62
2.4.5. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ………………………………….
66
2.5. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác
quản lý nhà nước tại địa phương.......................................................................................
67
2.6. Nhận xét về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận phục vụ
công tác quản lý nhà nước tại địa phương.........................................................................
70
2.6.1. Ưu điểm...................................................................................................................
70
2.6.2. Hạn chế....................................................................................................................
71
2.7. Nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
của UBND cấp quận .........................................................................................................
Tiểu kết chương 2..............................................................................................................
5
73
76
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC
VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG.................................
3.1.Các giải pháp tổng thể ................................................................................................
78
79
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND cấp quận...........................................
79
3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ……………………………………..
80
3.1.3. Đầu tư về cơ sở vật chất…………………………………………………………..
82
3.1.4. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ………………………………………………...
83
3.1.5. Bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ UBND quận ……………
86
3.1.6. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ của
UBND cấp quận đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương................................
87
3.1.7. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ
của UBND cấp quận..........................................................................................................
89
3.1.8. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết về tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.........................................................................................................................
91
3.1.9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ ở UBND quận …………………………………………………………………...
3.2. Các giải pháp quan trọng và cần thiết ……………………………………………...
92
93
3.2.1. Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
UBND quận.......................................................................................................................
3.2.2. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận..................
93
95
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại UBND quận...............................................................................................
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận……………
97
98
Tiểu kết chương 3……………………………………………………………………….. 102
KẾT LUẬN……………………………………………………………………………..
103
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………...
105
PHỤ LỤC.........................................................................................................................
111
6
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
Stt
Chữ viết tắt
Diễn giải
1.
DMTL
Danh mục tài liệu
2.
DQTV
Dân quân tự vệ
3.
HĐND
Hội đồng Nhân dân
4.
LĐLĐ
Liên đoàn Lao động
5.
QLNN
Quản lý Nhà nước
6.
UBND
Ủy ban Nhân dân
7.
QLDA
Quản lý dự án
8.
TCKTSD
Tổ chức khai thác sử dụng
9.
TC-KH
Tài chính kế hoạch
10.
TNMT
Tài nguyên môi trường
11.
TAND
Tòa án Nhân dân
12.
TLLT
Tài liệu lưu trữ
13.
VKSND
Viện kiểm sát Nhân dân
14.
VT-LT
Văn thư – Lưu trữ
7
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại
hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ
nhiệm vụ trọng trách của ngành lưu trữ là:‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an
toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [19]. Tài liệu lưu trữ
phải cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc,
phải đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội.
Không chỉ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày
của toàn dân. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuối cùng
của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích hoạt
động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển của công
tác lưu trữ với tư cách là một lĩnh vực hoạt động của xã hội, đồng thời đánh giá kết quả
đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung của đất nước.
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản đặc biệt quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu
quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử của mỗi quốc gia đó. Nguồn thông tin
trong tài liệu lưu trữ phản ánh trực tiếp sự kiện, hiện tượng xảy ra, có tính chính xác
cao bởi nó là bản gốc, bản chính cho nên việc sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, là
phát huy giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ phục vụ quốc gia, phục vụ xã hội và phục
vụ người dân. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào khâu tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ các nhu cầu nghiên cứu khác nhau đó. Tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt hoạt động thông tin khoa học và là một trong những
chức năng quan trọng, tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Chức năng này đòi hỏi các
phòng kho, các trung tâm lưu trữ có biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được
sử dụng thuận lợi bởi tài liệu là sự kết tinh của một quá trình hoạt động sáng tạo của
hàng triệu người. Vì vậy, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tổ quốc nói chung và ở các địa phương nói riêng.
Hiện nay, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận là
vấn đề đang được quan tâm bởi thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND quận
khá đa dạng bao gồm nhiều loại hình khác nhau như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa
8
học công nghệ, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử...chúng phản ánh sự hình
thành và phát triển qua hoạt động của nhân dân theo từng thời kỳ lịch sử của Hà Nội.
Ý nghĩa của tài liệu được thể hiện trên nhiều lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa
học, lịch sử… phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hàng ngày của các cơ quan, tổ
chức thông tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi lẽ chúng chứa đựng các
thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan đó. Nguồn tài liệu lưu trữ không chỉ được
khai thác, sử dụng với mục đích giải quyết các công việc hiện hành của cơ quan mà chúng
còn cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy để phục vụ công tác quản lý nhà nước
tại địa phương.
Trên thực tế, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận hầu
như chưa được thực hiện, do việc phân cấp quản lý tài liệu lưu trữ không được rõ ràng
giữa các đơn vị trực thuộc quận. Văn bản pháp lý hầu như chưa có quy định về tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu tại UBND quận. Từ đó, việc quy định các hình thức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đa dạng và phong phú, hạn chế việc tiếp cận tài
liệu của độc giả.
Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài
“Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản
lý nhà nước tại địa phương’’ (qua khảo sát một số UBND cấp thuộc thành phố Hà
Nội) làm đề tài luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:
- Tìm hiểu, phân tích đánh giá về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu được
hình thành ở UBND cấp quận, nhằm khẳng định giá trị tài liệu đối với công tác quản
lý nhà nước tại địa phương.
- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND
quận qua khảo sát tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp cho lưu trữ UBND cấp quận nâng cao chất
lượng, hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý
nhà nước tại địa phương.
9
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ của UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận để khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó
đánh giá những hiệu quả của tài liệu lưu trữ mang lại đối với hoạt động quản lý nhà
nước tại địa phương. Để có tư liệu thực tế, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp 5
quận gồm: UBND Cầu Giấy, UBND quận Ba Đình, UBND quận Hoàn Kiếm, UBND
quận Long Biên, UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, chúng tôi gửi phiếu khảo sát đến các
UBND quận còn lại như: UBND Đống Đa, UBND quận Hai Bà Trưng, UBND quận
Hà Đông, UBND quận Hoàng Mai, UBND quận Thanh Xuân để có cơ sở so sánh và
đưa ra các giải pháp cụ thể.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Một là: Khảo sát vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND các quận và giới thiệu
nội dung, thành phần, khối lượng và tình hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và
tổ chức khoa học tài liệu UBND quận. Bên cạnh đó, làm rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương, là nguồn tư liệu phục vụ
nghiên cứu lịch sử và là căn cứ xác minh nhu cầu của độc giả ở UBND cấp quận.
Hai là: Khảo sát những quy định hiện hành của UBND quận về tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu. Trên cơ sở đó
chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như nhưng tồn tại trong công tác
này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó.
Ba là: Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp cụ thể đối cơ quan nhà nước có thẩm
quyền nhằm giúp hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND đạt kết
quả tốt hơn trong thời gian tới.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa, là tài sản đặc biệt của quốc gia. Tài liệu lưu
trữ chứa đựng những thông tin phong phú có độ tin cây cao; phản ánh một cách toàn
10
diện, trung thực mọi mặt cua đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn trong công cuộc xây
dựng bảo vệ đất nước.
Tuy vậy, tài liệu lưu trữ sẽ không thể phát huy được ý nghĩa to lớn, quan trọng
của nó nếu không tiến hành cung cấp thông tin, chủ động đưa những thông tin chứa
đựng trong tài liệu ra phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích chính đáng của con người.
Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các ngành, các
cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Đảng ta
coi mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho
mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội, coi đó là biểu hiện tính chính trị sâu sắc
nhất của công tác quan trọng này. Có thể khẳng định, chức năng cơ bản của công tác
lưu trữ là đảm bảo thông tin quá khứ, phục vụ lãnh đạo và quản lý, phục vụ nghiên cứu
khoa học, biên soạn lịch sử, tổng kết kinh nghiệm, giáo dục truyền thống và phục vụ
các quyền lợi chính đáng của nhân dân... thông qua công tác tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số UBND quận hiện
nay vẫn còn nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan, tổ chức chưa quan tâm tới tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn lực cung cấp thông tin thường xuyên và
tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý. Nhiều tài liệu đã hết thời hạn bí mật vẫn còn
nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Nhiều tài liệu quý hiếm chưa được quan
tâm đánh giá, sử dụng đúng mục đích. Các hình thức khai thác sử dụng còn nghèo nàn,
thủ công nên trong thực tế tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị của nó.
Cho đến nay trong lưu trữ học ở nước ta nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” không phải là một vấn đề mới. Từ trước đến nay đã có
rất nhiều nhà khoa học, nhiều cán bộ công tác trong ngành đã quan tâm, nghiên cứu về
công tác này. Có những công trình nghiên cứu mang tính lý luận, và cũng có những
công trình đi vào tìm hiểu thực tiễn và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi đã tổng hợp
được một số đề tài, luận văn, bài viết… có liên quan đến vấn đề: ‘Tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ” cụ thể như sau:
Thứ nhất: về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình bậc đại học "Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,
11
Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp
xuất bản, năm 1990 đây là cuốn sách viết về những cơ sở lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ ở nước ta trước những năm 90 của thế ký XX.
Thứ hai: nghiên cứu vấn đề công tác lưu trữ ở cấp huyện : Luận văn thạc sỹ
“Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội”
của Phạm Diệu Linh năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn); Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý
lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” của Trần Văn Quang năm 2014
(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn); Luận văn thạc sỹ“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” của
Kim Huyền Trang năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
Thứ ba: nghiên cứu về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể như:
Luận văn thạc sỹ "Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo
dục và Đào tạo”của Phạm Thị Chung, năm 2002 ( Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận văn thạc sỹ "Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn
lịch sử các cơ quan cấp Bộ” của Trần Phương Hoa, năm 2007 (Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận văn
thạc sỹ "Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm
tra trung ương Đảng – thực trạng và giải pháp” Nguyễn Thị Út Trang, năm 2008 (Tư
liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn); Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), Luận
văn thạc sỹ "Tổ chức, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ trung ương Đảng phục vụ
nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930-1994) của Hoàng Thị Bạch Yến năm 2001
(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn),
Thứ tư: các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu đăng trên các báo, tạp chí, website như: Cơ quan nào sẽ giúp ủy
12
ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác giả Trần
Việt Hà đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2005; Mấy suy nghĩ về đổi
mới công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng
đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2009; Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh
như thế nào cho hợp lý của tác giả Hà Huề đăng trên Tạp chí văn thư-lưu trữ số
6/2005; Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta của tác
giả Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 12/1990; Bàn về vấn đề tổ
chức lưu trữ cấp huyện của tác giả Hồ Văn Quýnh đăng trên tạp chí Tạp chí Văn thư
Lưu trữ số 1/1978; Một số ý kiến về tình hình quản lý công văn giấy tờ và hồ sơ lưu trữ
ở các cơ quan nhà nước cấp huyện của tác giả Phạm Thân đăng trên Tạp chí Văn thư
Lưu trữ số 4/1971.
Qua khảo sát các nguồn tư liệu trên cho ta thấy hầu hết các công trình và bài viết
chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như về
những vấn đề lý luận chung trong công tác lưu trữ, lý luận về các nghiệp vụ lưu trữ
như khai thác, sử dụng tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức mà chúng tôi đã đề cập ở trên
với những công trình nghiên cứu trên chúng tôi có thể khẳng định rằng hầu hết chưa
có công trình, bài viết nào bàn luận một cách chuyên sâu và hệ thống về ‘Tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý Nhà nước
tại địa phương”. Có thể nói, kết quả nghiên cứu của các công trình trên đây đã cho
chúng tôi cái nhìn khá tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở
nước ta nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ
quan, tổ chức để chúng tôi thực hiện luận văn này một cách tổng quát nhất tại một số
UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
6. Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện luận văn này, trước hết chúng tôi vận dụng cơ sở phương pháp luận
của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu thông dụng sau:
- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã
đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận để xác định nguồn
gốc hình thành và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ ở UBND quận.
- Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát sát về tình hình tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu: Phương pháp này được thực hiện bằng các phiếu khảo sát thực tế từ các
13
quận thuộc thành phố Hà Nội. Phiếu khảo nêu những yêu cầu cơ bản của quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ UBND quận. Như vậy, phương pháp này sẽ giúp chúng tôi thu thập được nhiều
thông tin từ các cán bộ, nhân viên và độc giả về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu .
- Phương pháp phỏng vấn : Bằng phương pháp này chúng tôi sẽ tiếp nhận được
những thông tin từ những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Phòng Nội
vụ, lãnh đạo Văn phòng các UBND quận một cách chính xác nhất về tình hình thực tế
công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu tiếp nhận từ việc khảo sát thực tế phỏng
vấn sẽ giúp chúng tôi sẽ so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra được
những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp.
Ngoài các phương pháp nêu trên chúng tôi còn sử dụng phương pháp truyền
thống quan trọng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu. Để phục vụ cho đề tài nghiên
cứu chúng tôi đã nghiên cứu nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ thống
văn bản qui phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, các báo cáo tổng kết đánh giá về
công tác lưu trữ ở địa phương trong thời gian qua. Đặc biệt chúng tôi còn khai thác hồ
sơ lưu trữ về công tác lưu trữ địa phương đang được bảo quản tại kho lưu trữ UBND
quận gồm nhiều loại tài liệu như: các Quyết định thành lập UBND quận, Quyết định
ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ UBND quận, quy chế hoạt
động của UBND quận, Quy định về quản lý công tác lưu trữ địa phương, các bản báo
cáo về tình hình nghiệp vụ lưu trữ tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội…
7. Tài liệu tham khảo
- Các giáo trình, sách viết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận và
cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ
- Các luận văn thạc sỹ, các khóa luận có liên quan đến vấn đề “khai thác, sử
dụng tài liệu” trên tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
- Các bài viết, nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ liên quan đến đề tài
nghiên cứu này
14
- Các văn bản quy định về công tác lưu trữ do Chính phủ, Cục Văn thư Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan ban hành.
- Nguồn tài liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn
thư –Lưu trữ thành phố Hà Nội, Phòng Nội vụ của các quận đến khảo sát.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài nhằm giải quyết được những hạn chế trong việc tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận góp phần vào việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
phục vụ nghiên cứu quản lý nhà nước tại địa phương.
Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc
học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp
cận với thực tế.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài các phần mở đầu, phần kết luận, đề tài được kết cấu với 3 chương như
sau:
Chương 1. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành
trong hoạt động của UBND cấp quận
Nội dung của chương này giới thiệu về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của
UBND quận và đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ tại UBND quận để làm rõ giá trị
tài, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND quận.
Chương 2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND
cấp quận phục vụ công tác quản lý Nhà nước tại địa phương
(qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội)
Chương này phản ánh tình hình thực tế khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ
tại một số quận thuộc Thành phố Hà Nội: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tài
liệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sử dụng tài
liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu
trữ; nhận xét chung về công tác khai thác, sử dụng tài liệu; nguyên nhân của UBND
cấp quận.
15
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý
nhà nước tại địa phương
Từ những cơ sở lý luận ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2, chúng tôi đưa
ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công tác lưu trữ; công tác
khai thác, sử dụng tài liệu đặc biệt là các hình thức khai thác và quy trình khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã nhận được
nhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: của lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo
Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, cán bộ làm công tác lưu trữ của
một số UBND quận như: UBND Cầu Giấy, UBND quận Ba Đình, UBND quận Hoàn
Kiếm, UBND quận Long Biên, UBND quận Tây Hồ đồng thời chúng tôi cũng nhận
được sự giúp đỡ của các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Đặc biệt
là sự giúp đỡ của PGS.TS. Đào Xuân Chúc là người trực tiếp hướng dẫn cho chúng tôi
nghiên cứu đề tài này.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo
sát, thu thập thông tin.
+ Việc tiếp cận cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn tại UBND quận rất khó nên
việc phỏng vấn, tổng hợp cho đề tài không dễ.
+ Một số cơ quan chưa có cán bộ chuyên trách làm lưu trữ nên khi xin những ý
kiến đề xuất, đóng góp về chuyên môn không có sự tương tác (họ học chuyên ngành
khác như: Học viện hành chính… nên không có chuyên môn về lưu trữ)
+ Một số Quận chúng tôi đã đến trực tiếp nhưng không thể tiếp cận nơi bảo quản
hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát (như UBND quận Ba Đình, UBND quận
Long Biên...)
Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những khiếm
khuyết. Do đó, chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo
và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn.
16
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị
Văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông, bà lãnh đạo
UBND quận và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực
hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đào Xuân Chúc là
người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi hoàn thiện đề tài.
Hà Nội, ngày
tháng 10 năm 2015
HỌC VIÊN
Trần Thị Mai
17
Chương 1
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND CẤP QUẬN
1.1.Vai trò, vị trí của UBND cấp quận
Trong hệ thống hoạt động của bộ máy nhà nước theo Hiến pháp 2013, các
huyện, thị xã và thành phố thuộc tỉnh, quận, huyện thị xã của thành phố trực thuộc
trung ương vẫn được coi là đơn vị hành chính cấp trung gian giữa tỉnh và xã. Quận và
huyện đều là đơn vị hành chính có địa vị pháp lý như nhau nhưng quận là đơn vị hành
chính trong nội thành của các thành phố trực thuộc trung ương như Hà Nội, thành phố
Hồ Chí Minh...; còn huyện là đơn vị hành chính của các tỉnh. Tương đương với quận
và huyện còn có các thị xã và các thành phố trực thuộc tỉnh. Quận và thành phố thuộc
tỉnh có tính chất đặc trưng của đô thị, huyện có đặc trưng của nông thôn, còn thị xã là
tên gọi của cấp hành chính tương đương quận, huyện nhưng có tính chất của vùng
nông thôn bán đô thị với tốc độ đô thị hóa cao. Tuy nhiên, các thành phố và thị xã trực
thuộc tỉnh thường là trung tâm hành chính của tỉnh nên trong một tỉnh thường chỉ có
01 thành phố hoặc thị xã, còn các quận chỉ là đơn vị hành chính trong nội thành, một
thành phố có thể gồm nhiều quận. Chẳng hạn như thành phố Hà Nội theo Nghị quyết
số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới
hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23 phường thuộc thành phố Hà
Nội (quận Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm) đến nay Hà Nội bao gồm 12 quận là các
Quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Tây Hồ, Thanh Xuân, Cầu Giấy,
Hoàng Mai, Long Biên, Hà Đông, Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm.
Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, chính quyền cấp quận được
thiết lập bộ máy nhà nước với đầy đủ ba hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà
nước, cơ quan hành chính – hành pháp và cơ quan tư pháp
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp quận
1.2.1. Chức năng
Quản lý địa phương là công việc đa dạng, phong phú và phức tạp. Các chức năng
quản lý Nhà nước được pháp luật hiện hành quy định cho các cơ quan cấp quận gồm
18
HĐND và UBND, các cơ quan chuyên môn, trong đó UBND chiếm một ví trí quan
trọng.
Theo quy định của Hiến pháp 2013 và Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003
thì UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính – hành pháp
nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ
máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở: chịu trách nhiệm chấp hành Hiến
pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
(Điều 2, Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Theo đó ở UBND quận vừa là cơ
quan chấp hành của HĐND quận vừa là cơ quan hành chính Nhà nước địa phương vì
vậy thực chất hoạt động quản lý địa phương của UBND quận là hoạt động chấp hành
và điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật ...
Mặt chấp hành trong hoạt động quản lý địa phương của UBND quận biểu hiện ở
chỗ sự tuân thủ pháp luật và Nghị quyết của HĐND quận. Trong quá trình thực hiện
các văn bản, mọi quy định đều được tuân thủ nghiêm ngặt kể cả nội dung và biện
pháp.
Ví dụ: Theo Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất, UBND quận phải theo quyết
định và hướng dẫn về giá đất để quy định giá cho từng loại đất, để tính thuế đúng với
thực tế đất của địa phương. Như vậy, việc chấp hành văn bản của cấp trên sát thực,
chính xác với địa phương làm cho Nhà nước không bị thất thoát về thuế đất, mà người
chuyển nhượng đất không bị thiệt hại.
Mặt điều hành trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND quận thể hiện trong
việc tổ chức chỉ đạo hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc quyền quản lý của UBND
quận. Đây là một chuỗi tổ chức chỉ đạo hoạt động kế tiếp nhau từ khâu thu thập thông
tin, lên kế hoạch hoạt động, tổ chức lực lượng, giao nhiệm vụ và tổ chức thực hiện.
Trong quá trình điều hành, UBND quận có quyền nhân danh Nhà nước ban hành
những Quyết định, Chỉ thị cụ thể có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với các cơ quan và
cá nhân thuộc đối tượng quản lý. Các đối tượng của hoạt động này phải phục tùng
mệnh lệnh của UBND quận. Hoạt động điều hành UBND quận đảm bảo việc chấp
hành cụ thể, chi tiết các đạo luật, các Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố, Nghị
quyết của HĐND cùng cấp.
19
Nội dung quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực trên bao gồm xây dựng quy chế
quản lý thuộc thẩm quyền của quận, tổ chức thực hiện, phổ biến, hướng dẫn, lập kế
hoạch, xác định các biện pháp, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện của đơn vị, các
ngành, bộ phận trên địa bàn quận.
VD: Quyết định số: 12/2008/QĐ-UBND ngày 18/11/2008 của UBND quận Tây
Hồ về việc ban hành các Quy định về hồ sơ, trình tự, trách nhiệm và thời gian giải
quyết công việc theo cơ chế ‘Một cửa liên thông” đối với các thủ tục hành chính được
tiếp nhận bước đầu tại UBND các phường thuộc quận Tây Hồ
Ngoài ra hoạt động tư pháp của UBND quận liên quan đến hoạt động quản lý
hộ tịch, thi hành án... Như vậy, tổ chức của các cơ quan tư pháp ở quận tương đối đơn
giản và có hoạt động độc lập với chính quyền địa phương. Mối liên hệ của các cơ quan
tư pháp với chính quyền địa phương thể hiện rõ nhất ở sự ràng buộc về tổ chức và hoạt
động của chúng với vai trò HĐND, trong đó HĐND có quyền giám sát hoạt động của
các cơ quan này và bầu ra Chánh án TAND nhằm đảm bảo thực hiện quyền lực của
nhân dân địa phương. Bên cạnh đó cũng có sự phối hợp chặt chẽ với UBND trong việc
triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục pháp luật cho người dân. UBND cần đảm
bảo các điều kiện để cơ quan tư pháp có thể tiếp cận tài liệu, con người nhằm phục vụ
hoạt động điều tra, xét xử. Hơn thế nữa, UBND cũng quản lý và thực hiện công tác thi
hành án do Chánh án TAND quyết định dưới sự giám sát của VKSND.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương
đến địa phương. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận được quy định thống nhất
tại các điều từ Điều 97 đến Điều 109 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân năm 2003. Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND quận
thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên các lĩnh vực như: Kinh tế; nông nghiệp;
lâm nghiệp; ngư nghiệp; thủy lợi và đất đai; công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; xây
dựng; giao thông vận tải; thương mại; dịch vụ và du lịch; giáo dục; y tế; văn hóa; xã
hội; thông tin và thể dục thể thao; khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;
quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và và chính
sách tôn giáo; thi hành pháp luật; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện
20
thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;
quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự
phân công; cấp giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà và quyền sử dụng đất đô thị; quản
lý và kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên địa bàn
quận.
1.2.3. Đặc điểm hoạt động của UBND quận
Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, quận thuộc thành phố Hà
Nội cũng được tổ chức và hoạt động theo chế độ tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo,
cá nhân phụ trách với cơ cấu: Chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên. UBND do
HĐND cùng cấp bầu ra. Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 cũng đã phân định
rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do
Chủ tịch UBND quyết định nhằm đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý
đúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó được chính xác kịp thời, UBND
quận được các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp việc theo chức năng, nhiệm vụ đã
được quy định. Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như sau:
1. Phòng Nội vụ;
2. Phòng Tư pháp;
3. Phòng Tài chính - Kế hoạch;
4. Phòng Tài nguyên và Môi trường;
5. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
6. Phòng Văn hóa và Thông tin;
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo;
8. Phòng Y tế;
9. Thanh tra huyện;
10. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận, huyện,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh theo quy định. Trên thực tế, UBND quận hoạt động trên
21
địa bàn thành phố có tốc độ phát triển về kinh tế - xã hội và đô thị hóa cao, các cơ
quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp
quận được thành lập thêm Phòng Kinh tế và phòng quản lý đô thị, một số quận cũng
đã thành lập những cơ quan chuyên môn giúp việc phù hợp với đặc thù hoạt động của
mỗi quận như UBND quận Tây Hồ thành lập thêm Ban quản lý Hồ Tây; UBND quận
Hoàn Kiếm có Ban quản lý Hồ Hoàn Kiếm.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận là cơ quan tham mưu, giúp UBND
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của pháp luật, đảm bảo sự
thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương, chịu sự quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác UBND quận đồng thời chịu sự kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
Bên cạnh đó, trên địa bàn quận còn có các đơn vị hiệp quản như: Đội quản lý
thị trường, Đội thi hành án, Đội thanh tra giao thông công chính, đội quản lý trật tự
xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, tòa án nhân dân...bên cạnh đó còn các đơn vị sự
nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước thực hiện dịch vụ công và các Hội hoạt động bằng
ngân sách nhà nước với địa bàn rộng và vị trí quan trọng về chính trị - kinh tế mỗi
quận đều có trụ sở của nhiều doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp chịu sự quản lý và liên
hệ công tác trực tiếp với chính quyền quận như: Các doanh nghiệp nhà nước thuộc sự
quản lý trực tiếp của chính quyền địa phương, do UBND quận ban hành quyết định
thành lập như: Công ty kinh doanh nước sạch quận, Điện lực quận, công ty kinh doanh
nhà, xí nghiệp môi trường đô thị...Các đơn vị sự nghiệp của quận là những đơn vị
được thành lập theo quyết định của UBND quận hoạt động theo nhiệm vụ chính quyền
giao như: Nhà văn hóa quận, Trung tâm thể dục thể thao quận, trung tâm y tế quận,
trung tâm chính trị quận, trung tâm dạy nghề quận...Các hội hoạt động bằng ngân sách
nhà nước là những tổ chức xã hội được thành lập theo quyết định của UBND quận các
hội này hoạt động trong nhiều lĩnh vực tùy theo nhu cầu quản lý và phát triển kinh tế xã hội của từng địa phương. Mặc dù không phải là một cơ quan nhà nước nhưng hoạt
động của các hội này có mối liên hệ chặt chẽ với hoạt động quản lý của chính quyền
và các nhiệm vụ tại địa phương nên chúng vẫn có vị trí tương đối quan trọng trong tổ
chức của quận như: Hội cựu chiến binh, hội Phụ nữ, hội Nông dân, hội Khuyến học,
Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ.
22
Không chỉ có các cơ quan trong bộ máy lập pháp, hành pháp, tư pháp, trên địa
bàn quận mà còn có những cơ quan nhà nước thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã
hội như: Chi cục thuế quận tham mưu cho cấp ủy Đảng và chính quyền địa phương
trong việc lập và thực hiện dự toán ngân sách nhà nước; lập các báo cáo thuế để báo
cáo với cơ quan cấp trên...; Bảo hiểm xã hội là tổ chức sự nghiệp, có chức năng thực
hiện các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, quản lý sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội
trên địa bàn quận. Với chức năng này, Bảo hiểm xã hội quận là cơ quan có vai trò
quan trọng trong việc đảm bảo chính sách cho công chức, viên chức của quận cũng
như các chế độ bảo hiểm khác với công dân ở địa phương. Vì thế, Bảo hiểm xã hội
quận có liên quan chặt chẽ với các cơ quan khác trong chính quyền quận về công tác
cán bộ và ngày chính sách bảo hiểm xã hội cho cộng đồng; Kho bạc nhà nước quận là
tổ chức trực thuộc Kho bạc nhà nước thành phố Theo quyết định số 784/KB/TCCQ
ngày 24/12/2003 của Tổng giám đốc Kho bạc nhà nước có chức năng, nhiệm vụ nhiệm
vụ như sau: Thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các
cấp ngân sách; kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi ngân sách nha nước trên địa
bàn; thực hiện một số dịch vụ tín dụng theo hướng dânc có cấp có thẩm quyền; ....với
những nhiệm vụ như trên Kho bạc nhà nước quận là đơn vị thực hiện dịch vụ tín dụng,
thiết lập và quản lý tài khoản của các cơ quan nhà nước ở địa phương. Với chức năng,
nhiệm vụ trên Khoa bạc nhà nước quận có mối liên hệ quan trọng với chính quyền địa
phương trong việc đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả ngân sách nhà nước,...Công
an quận và ban chỉ huy quân sự quận là những cơ quan vừa có vai trò như những đơn
vị lực lượng vũ trang trong địa bàn, vừa là những ơ quan có chức năng chuyên môn
đặc thù được thiết lập ở địa phương. Các đơn vị lực lượng vũ trang là cơ quan tham
mưu cho chính quyền để đề ra những chính sách, quy định về công tác quân sự và đảm
bảo trật tự, an ninh trên địa bàn quận. Vì vậy, để thực hiện nhiệm vụ nêu trên các cơ
quan chính quyền cần ban hành và triển khai những chính sách để toàn dân thực hiện
dựa trên sự tham mưu của các lực lượng vũ trang nhân dân. Với nhiệm vụ đặc thù là
đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho các sự kiện quan trong trên địa bàn quận vì vậy,
chính quyền địa phương và các lực lượng vũ trang càng có sự liên kết chặt chẽ nhằm
đảm bảo an ninh, quốc phòng trên địa bàn quận.
Do tính chất hoạt động chấp hành và điều hành của UBND quận phức tạp về hình
thức, đa dạng về nội dung, bám sát với các diễn biến và thay đổi của đời sống kinh tế -
23
xã hội trên địa bàn, trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu
khá lớn đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung nhiều văn bản tài liệu có giá trị
thực tiễn giá, giá trị lịch đã trở thành một phần quan trọng trong Phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam.
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ở UBND cấp
quận.
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận
UBND cấp quận là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương
trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì thế, nguồn tài liệu hình thành
trong quá tình hoạt động của UBND cấp quận rất đa dạng và phong phú. Qua khảo sát
của chúng tôi tại một số quận thuộc thành phố Hà Nội cho thấy tài liệu của UBND cấp
quận phản ánh về các lĩnh vực hoạt động tại đây như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội, an ninh, quốc phòng... được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn
quận và các cơ quan trung ương, thành phố... Có thể khái quát về tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận gồm thành phần như sau:
Thứ nhất: Tài liệu do chính UBND quận sản sinh ra, đây là loại tài liệu có giá trị
thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước quận. Bởi vì nội dung của
những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước tại địa phương như:
kinh tế, chính trị, văn hóa – giáo dục, y tế, dân số, an ninh- quốc phòng... Những tài
liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông và cũng chứa nhiều thông tin quan trọng
nhất bao gồm các loại hình văn bản như: Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, đề án,
báo cáo...
VD: Quyết định số: 837/QĐ-UBND ngày 21/4/2008 của UBND quận Tây Hồ về
việc thành lập Tổ công tác giúp việc UBND quận trong việc chỉ đạo quản lý đất đai tại
phường Phú Thượng.
(nguồn từ MLHS số 02, Hộp số 03, hồ sơ số 43- Kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ)
VD: Quyết định của UBND quận về việc ban hành quy định về công tác Văn thư
– Lưu trữ của UBND quận.
24
Thứ hai: Tài liệu của HĐND gửi đến dưới dạng các Nghị quyết, quyết định, Chỉ
thị nhằm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của UBND quận.
VD: Nghị quyết của HĐND quận Cầu Giấy về việc xác nhận tư cách đại biểu
HĐND quận nhiệm kỳ 1999-2004
(nguồn từ MLHS số 01, Hộp số 02, hồ sơ số 21- Kho lưu trữ UBND quận Cầu
Giấy)
Thứ ba: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống như: Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, kế hoạch... của các cơ quan như Chính phủ, UBND
thành phố Hà Nội các tài liệu này chứa đựng những thông tin về chủ trương, đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước cấp quận có
nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương.
VD: Quyết định số: 139/2007/QĐ-UBND ngày 06/12/2007 của UBND thành phố
Hà Nội về việc ban hành Quy chế tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn thuộc
thành phố Hà Nội.
(nguồn từ MLHS số 02, Hộp số 05, hồ sơ số 52- Kho lưu trữ UBND quận Cầu
Giấy)
Thứ tư: Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị quyết,
thông báo, công văn...để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan nhà nước
cấp quận.
VD: Công văn số 527/UBND – NV ngày 18 tháng 6 năm 2014 của UBND quận
Hai Bà Trưng gửi đến UBND quận Tây Hồ về việc đồng ý cho viên chức đi liên hệ
chuyển công tác.
Thứ năm: Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên gồm: tài liệu của các phòng,
ban chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND quận và các phường nhằm xin ý kiến chỉ
đạo hoặc báo cáo kết quả công tác.
VD: Báo cáo số: 189/BC-UB –ĐC ngày 15/9/2007 của UBND phường Yên Phụ
báo cáo kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai trên địa bàn phường.
VD: Tờ trình số 130/TTrXD ngày 28/11/2007 của thanh tra xây dựng về việc đề
nghị ra Quyết định xử lý đối với công trình xây dựng sai phep tại số 62 phố Yên Phụ
25
