công tác tổ chức thực hiện hoạt đông xuất khẩu hàng hóa của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại thức ăn gia súc quốc tế

TRƯỜNG ðẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
−−−−−−−−−

−−−−−−−−−−

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế
CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ðÔNG
XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI THỨC ĂN
GIA SÚC QUỐC TẾ

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà
Mã sinh viên: 0952015201
Lớp: Anh 3
Khóa: K48A
Người hướng dẫn khoa học: Nguyễn Thị Oanh

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2012


NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2012


MỤC LỤC
LỜI MỞ ðẦU ............................................................................................................ 1
PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TM THỨC ĂN
GIA SÚC QUỐC TẾ ................................................................................................. 2
1.1. Quá trình hình thành và phát triển.................................................................... 2
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quàn trị nhân sự ........... 2
1.2.1. Chức năng .......................................................................................................... 3
1.2.2. Nhiệm vụ ........................................................................................................... 3
1.2.3. Cơ cấu tổ chức hành chính ................................................................................. 3
1.2.4. Quản trị nhân sự ................................................................................................. 5
1.3. ðánh giá chung về tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công ty giai ñoạn
2009 – 2011 ................................................................................................................. 6

1.4. Vai trỏ của quy trình xuất khẩu hàng hóa ñối với Công ty .............................. 8
1.5. Các công việc thực hiện trong Công ty .............................................................. 9
PHẦN 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH TM
THỨC ĂN GIA SÚC QUỐC TẾ ............................................................................ 10
2.1. Thực tế quy trình .............................................................................................. 10
2.1.1. Ký kết hợp ñồng............................................................................................... 10
2.1.2. Chuẩn bị hàng hóa ........................................................................................... 11
2.1.3. Kiểm tra hàng hóa ............................................................................................ 12
2.1.4. Thuê phương tiện vận tải.................................................................................. 13
2.1.5. Làm thủ tục Hải quan và giao hàng cho phương tiện vận tải ............................ 13
2.1.6. Chuẩn bị bộ chứng từ ....................................................................................... 16
2.1.7. Nhận tiền thanh toán ........................................................................................ 17
2.1.8. Giải quyết khiếu nại ......................................................................................... 18
2.2. Nhận xét chung ................................................................................................. 18
2.2.1. ðiểm mạnh ...................................................................................................... 18
2.2.2. ðiểm yếu ......................................................................................................... 19
2.3. So sánh với lý thuyết ......................................................................................... 19
2.3.1. Giống nhau ...................................................................................................... 19
2.3.2. Khác nhau ........................................................................................................ 19


PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT
KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY .................................................................... 21
3.1. Triển vọng phát triển ........................................................................................ 21
3.1.1. Cơ hội .............................................................................................................. 21
3.1.2. Thách thức ....................................................................................................... 21
3.2. ðịnh hướng hoạt ñộng ...................................................................................... 22
3.3. Các giải pháp ..................................................................................................... 22
3.3.1. Nâng cao nghiệp vụ nhân viên ngoại thương ................................................... 22
3.3.2. Xem xét lại bộ phận giải quyết khiếu nại.......................................................... 23

3.3.3. Mở thêm bộ phận lập chứng từ hàng hóa.......................................................... 23
3.3.1. Hoàn thiện khâu gom nguyên liệu .................................................................... 24
3.4. Một số kiến nghị ............................................................................................... 24
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 25
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................. 26
PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ LÔ HÀNG 06-20/2012 ............................................. 27


DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT

1

2

3

Tên bảng biểu

Sơ ñồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM Thức ăn
Gia súc Quốc tế

Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty giai ñoạn 2009 – 2011

Bảng 1.2: Tình hình tài chính Công ty TNHH TM Thức ăn
Gia súc 2009 – 2011

Trang

3

5

6

4

Bảng 1.3: Cơ cấu mặt hàng của Công ty 2009 – 2010

7

5

Bảng 1.4: Lợi nhuận từ hoạt ñộng xuất khẩu của Công ty

9

6

7

Sơ ñồ 2.1: Quy trình xuất khẩu hàng hoá của Công ty TNHH
TM Thức ăn Gia súc Quốc tế

Bảng 2.2: Nguồn cung ứng nguyên liệu

10

11

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

1

2

Nội dung chữ viết tắt

Trách nhiệm hữu hạn Thương mại
Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Thương mại Thức ăn Gia súc Quốc tế

Kí hiệu chữ viết tắt

TNHH TM

FIT (FIT Co., Ltd)

3

Người hướng dẫn khoa học

NHDKH

4

Thành phố

TP.

5

Container

Cont

6

Giấy chứng nhận xuất xứ

C/O

7

Phiếu ñóng gói

P/L

8

Bao PP

Bao làm từ nhựa Propylen

9

Bao PE

Bao làm từ nhựa Polyetlen

10

MT/MTs

Mét Tấn

11

VAT

Thuế giá trị gia tăng

12

Thánh toán TT

Thanh toán bằng chuyển tiền

13

Thanh toán LC

Thanh toán tín dụng thư

14

B/L

Vận ñơn

15

CFR

Cost and Freight

16

FOB

Free on Board


1

LỜI MỞ ðẦU
Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, xuất khẩu dần trở thành hoạt ñộng kinh
doanh thế mạnh ñã mang về cho ñất nước một nguồn ngoại tệ rất lớn. Tận dụng ñược
những lợi về thời tiết, ñất ñai, con người và truyền thống trồng trọt lâu ñời người dân
Việt Nam ñã tạo ra những mặt hàng nông nghiệp, góp phần không nhỏ trong kim
ngạch xuất khẩu của quốc gia. Chính vì vậy, nhà nước ñã tạo ñiều kiện thuận lợi
khuyến khích sự tham gia của các công ty trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản.
Với mặt hàng chính là các chế phẩm từ sản phẩm nông nghiệp ñược Công ty TNHH
TM Thức Ăn Gia Súc Quốc Tế (FIT Co., Ltd) hết sức chú trọng trong cơ cấu mặt hàng
xuất khẩu của mình. Thông qua ñề tài “Công tác tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất
khẩu hàng hóa của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Thức Ăn Gia Súc

Quốc Tế” nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt ñộng quy trình xuất khẩu ñể ñề ra giải pháp
nhằm hoàn thiện hoạt ñộng xuất khẩu của Công ty và góp phần vào sự phát triển Công
ty trong thời gian sắp tới.
Ngoài lời mở ñầu, kết luận và bài báo cáo có kết cấu như sau:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế
Phần 2: Quy trình xuất khẩu hàng hóa của Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc
Quốc tế
Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của
Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế
Tôi xin chân thành cám ơn Ban giám ñốc cùng các anh chị phòng xuất khẩu của
Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế và NHDKH Nguyễn Thị Oanh ñồng thời
cũng cảm ơn Quý Thầy Cô cơ sở 2 – Trường ðại học Ngoại thương tại TP. Hồ Chí
Minh ñã hướng dẫn và giúp ñỡ tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Mặc dù ñã có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên
ñề tài không tránh những sai sót và nhược ñiểm. Vì vậy tôi kính mong Quý Thầy Cô
góp ý ñể ñề tài ñược hoàn thiện hơn.


2
PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TM THỨC ĂN
GIA SÚC QUỐC TẾ
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Từ sau khi gia nhập WTO mở rộng giao thương với nước ngoài, Việt Nam trở
thành ñối tác tiềm năng của bạn bè quốc tế, một trong những ñối tác tiềm năng nhất
của chúng ta chính là Nhật Bản. Sự thiếu hụt tài nguyên ñã tạo cho Nhật Bản khá
nhiều khó khăn trong công tác hoàn thiện phát triển kinh tế ñất nước. Việt Nam là một
quốc gia xuất khẩu nông nghiệp mạnh mẽ, có khả năng cung ứng các sản phẩm Nhật
Bản ñang có nhu cầu và cụ thể ở ñây là các chế phẩm nông nghiệp. ði theo xu hướng
và ñáp ứng nhu cầu cung cầu, Công ty TNHH Thương mại Thức ăn Gia súc Quốc tế ra
ñời – FIT CO., LTD thành lập theo giấy phép kinh doanh số 411043001306 ngày

26/4/2009, là Công ty chuyên xuất khẩu các mặt hàng chế phẩm từ nông nghiệp tới
Nhật Bản.
Tên công ty hiện nay: Công ty TNHH Thương mại Thức ăn Gia súc Quốc tế
Tến ñối ngoại: Food International Trader Cooperation Limited
Tên viết tắt: FIT Co., Ltd
Trụ sở chính: 602/45a ðiện Biên Phủ, Phường 22, Quận Bình Thạnh,
Thành phố Hồ Chí Minh.
ðiện thoại: 0835120853
Fax: 0835121099
Mã số thuế: 0310032587
Công ty trước khi ñược thành lập ñã hoạt ñộng dựa trên nền tảng một trung gian
trong việc xuất khẩu những mặt hàng chế phẩm cho gia súc từ Việt Nam qua Nhật.
ðược thành lập 2009, hoạt ñộng chủ yếu vẫn là trung gian nhưng ñã thương mại một
số loại hàng hóa nhất ñịnh. ðến ñầu năm 2011 cơ bản hoàn thành việc thương mại khi
hầu hết tự mình Công ty xuất khẩu hầu hết những mặt hàng mà trước ñây chỉ trung
gian phân phối.
Sau gần 2 năm hoạt ñộng, với sự lãnh ñạo của ông Omi Hideo và bà Huỳnh Thụy
Tú Trân, công ty ñã ñạt ñược những thành tựu ñáng kể sau những khó khăn trong giai
ñoạn ñầu.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự


3
1.2.1. Chức năng
Thực hiện việc kinh doanh xuất khẩu hàng hóa ñến Nhật Bản, góp phần thúc
ñẩy quá trình sản xuất hàng hóa trong nước, thúc ñẩy quá trình kinh tế phát triển và
tăng tích lũy cho thu nhập của Công ty.
1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty cần tổ chức thực hiện nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước ñể có
thể ñáp ứng ñược nhu cầu của khách hàng cũng như tìm ñược nguồn thu mua hàng hóa

tốt nhất. ðể ñáp ứng ñược năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ phận xuất
khẩu cần xây dựng và thực hiện các kế hoạch xuất khẩu trực tiếp và kế hoạch có liên
quan. Bộ phận kế toán cần ñảm bảo chế ñộ hoạch toán cụ thể và ñầy ñủ tránh sự nhầm
lẫn trong sổ sách.
Công ty phải làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách theo quy ñịnh của Nhà
nước. Bộ phận thu mua phải luôn chủ ñộng tìm kiếm nguyên liệu, tìm kiếm khách
hàng cũng như các biện pháp mở rộng phạm vi nhằm mở rộng quy mô kinh doanh của
Công ty trên thị trường không chỉ ở Nhật mà còn ở các nước phương Tây, tăng doanh
thu của Công ty trong thời gian sắp tới.
Công ty cần tích lũy ñể tái ñầu tư hoặc ñầu tư mới tại các xí nghiệp sản xuất tại
các tỉnh lẻ. Ban lãnh ñạo cần chú trọng việc nâng cấp cơ sở vật chất như máy móc
thiết bị tại các nhà xường ở ðồng Nai, Long An, Tây Ninh, mở rộng cơ sở hạ tầng
phục vụ cho các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức hành chính
Sơ ñồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế

(Nguồn: Phòng kế toán cùa Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)


4

Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế ñã dùng cơ cấu tổ chức chức năng
ñể quản lý nhân sự trong Công ty. Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí ñược bố trí
theo chức năng nhằm ñạt ñược mục tiêu, nhiệm vụ chung mà từng bộ phận và Công ty
ñã ñề ra. Quản lý của các bộ phận chức năng: bộ phận Sale, xuất khẩu và kế toán sẽ
báo cáo với Giám ñốc ñại diện – người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt ñộng trong
Công ty tại Việt Nam cũng là người báo cáo lại với Tổng Giám ñốc, vì vậy Tổng giám
ñốc sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt ñộng của Công ty.
Với cơ cấu tổ chức như trên, Công ty ñã tạo ñiều kiện cho nhân viên tập trung
vào chuyên môn của họ hơn cũng như tuyển dụng ñược các nhân viên với khả năng

phù hợp cho từng bộ phận chức năng. Trong Công ty luôn có sự trao ñổi trực tiếp giữa
Giám ñốc ñại diện với từng nhân viên nhằm cập nhập ñược thông tin chính xác về lịch
trình của từng lô hàng thu mua, ñóng kéo container và xuất hàng qua Nhật Bản. Là
Công ty với quy mô vừa và nhỏ cùng với ñặc ñiểm là Công ty gia ñình nên không có
sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhân viên với nhau nên môi trường làm việc tại ñây rất
là thân thiện, không có cảm giác gò bó khó chịu làm tăng khả năng làm việc của nhân
viên với nhau. Gần ñây Công ty bên Nhật cử người qua làm việc tại Việt Nam nhưng
vì bất ñồng về ngôn ngữ cũng như tác phong làm việc ñã xảy ra một số nhầm lẫn cũng
như giảm hiệu quả trong công việc.
Giới thiệu một số phòng ban tiêu biểu:
Ban giám ñốc
Là cơ quan ñầu não thực hiện các chức năng quản trị, hoạch ñịnh, chỉ ñạo mọi
hoạt ñộng của Công ty theo ñúng qui ñịnh pháp luật. Ban Giám ñốc hoạt ñộng theo
nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các nhân viên ñể ñề ra chiến lược kinh doanh
và ñịnh hướng kế hoạch phát triển trong tương lai của Công ty. Ban giám ñốc gồm:
Tổng giám ñốc là ông Omi Hideo và bà Huỳnh Thụy Tú Trân làm Giám ñốc ñại diện.
Bộ phận Xuất khẩu
Hiện nay bộ phận xuất khẩu của Công ty gồm 5 người ñược phân công và hỗ
trợ lẫn nhau qua các công tác như sau:
- Thực hiện công tác ñối ngoại, tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng, tìm
kiếm nhà cung cấp trong nước. Tính toán ñầy ñủ, chính xác giá cả các mặt hàng, các


5
khoản chi phí: gửi mẫu, công tác, ñóng gói bao bì, vận chuyển, cước tàu, phí giao
nhận, bảo hiểm… Báo giá cho khách hàng theo giá FOB, CFR.
- Hoàn thành các chứng từ xuất khẩu cần thiết: lập tờ khai xuất khẩu, C/O, P/L,
Commercial Invoice, ñể việc nhận tiền thanh toán ñược nhanh chóng. Phối hợp với bộ
phận kế toán ñể thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp trong nước ñúng thời hạn.
Bộ phận kế toán

Ngoài việc thu tiền hàng trả trước hoặc trả sau, mở sổ chi tiết theo dõi công nợ
khách hàng trong nước, công nợ tạm ứng chi phí làm hàng, theo dõi tình hình thực
hiện tín dụng với khách hàng trong nước. Bộ phận kế toán còn thực hiện các báo cáo
tài chính, thống kê, hạch toán kế toán, quyết toán chi phí, phương án làm hàng và
thanh toán, báo cáo kết quả kinh doanh và công tác tài chính cho Công ty.
1.2.4. Quản trị nhân sự
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty giai ñoạn 2009 – 2011
2009

2010

2011

Số lượng

%

Số lượng

%

Số lượng

%

Giới

Nam

5

45,45

8

53,33

11

55

tính

Nữ

6

54,55

7

46,67

9

45

25 – 35

8

72,72

11

73,33

15

75

3

27,28

4

26,67

5

25

1

9,1

2

13,33

2

10

Tuổi

35 trở
lên
Trung

Trình

cấp

ñộ

ðại học

8

72,72

10

66,67

14

70

Cao học

2

18,18

3

20

4

20

Tổng

11

15

20

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)
Trong 3 năm trở lại ñây số lượng nhân viên tăng lên nhằm ñáp ứng ñược khối
lượng công việc ngày càng cao của công ty, từ 11 người (2009) lên 20 người (2010).


6
Do nhu cầu công việc ñòi hỏi phải ñi về các xưởng ở các tỉnh ñể gôm hàng

cùng với việc kiểm tra hàng hóa tại chỗ hay tại cảng nên phù hợp với nam giới hơn. Vì
vậy mà Công ty có xu hướng tuyển nam nhiều hơn nữ trong năm 2010 (8 nam và 7 nữ)
năm 2011 (11 nam và 9 nữ). Ngoài ra bộ phận ngoại giao trong việc thương thảo giá
cả hàng hóa phù hợp với nữ giới vì tính linh hoạt của họ nên số lượng nhân viên nữ
cũng tăng lên từ 6 người (2009) lên 9 người (2011). Xu hướng của Công ty tuyển dụng
ñại học và trên ñại học ngày càng cao 86,67% (2010) tăng lên 90% (2011), tuy nhiên
những công việc như gôm hàng tại xưởng hay kiểm tra container không yêu cầu trình
ñộ chuyên môn nên Công ty tuyển dụng thêm trung cấp từ 1 người (2009) ñến 2 người
(2010).
Với số lượng nhân viên như hiện nay ñã ñáp ứng ñược những công việc mà
Công ty ñề ra cho mỗi bộ phận. Tuy nhiên vì hàng hóa thường không ổn ñịnh nên có
những lúc công việc quá tải hay không có việc ñể làm. Vì vậy cần phân bổ hợp lý nhân
lực trong Công ty, cần có sự trao ñổi và giúp ñỡ giữa các bộ phận với nhau, thực hiện
các biện pháp tiết kiệm, quản lý chặt chẽ ñể ñạt hiệu quả tốt nhất. Công ty cần ñề ra
các chính sách khen thưởng hợp lý ñể tạo ñộng lực cho toàn bộ nhân viên làm việc.
1.3. ðánh giá chung về tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công ty 2009 – 2011
Bảng 1.2: Tình hình tài chính Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc 2009 – 2011
ðVT: 1000USD
2009/2010
Chỉ tiêu

2009

2010

2011/2010

2011
Giá trị

%

Giá trị

%

Vốn

105

155

235

50

47,62

80

51,6

Chi phí

279,951

350,097

415,2

70,146

25,06

65,103

18,6

Lợi nhuận

998,640

1.216,512

1.612,67

217,87

21,82

396,158

32,56

Lãi ròng

613,69

711,415

1.197,47

97,72

15,92

486,055

68

(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)


7
Sau 3 năm ñi vào hoạt ñộng, Công ty ñã gặt hái khá nhiều thành công trong quá
trình xuất khẩu hàng hóa ñi Nhật làm mạnh hơn uy tín của mình trên thị trường này.
Có thể nói, hiện nay Công ty ñang trên bước ñà phát triển mạnh nhất vì các hoạt ñộng
sản xuất, xuất khẩu ñã ñi vào quỹ ñạo, từng bước giải quyết ñược khó khăn ban ñầu
khi mới thành lập Công ty. Tuy một số mặt hàng chưa thật sự ổn ñịnh trong thời gian
qua nhưng ñơn ñặt hàng từ Nhật Bản ngày càng nhiều do chất lượng cũng như giá cả
hợp lý và cùng với khả năng lãnh tạo tài tình của Ban Giám ñốc trong việc quản lý và
thắt chặt chi tiêu ñã mang lại cho Công ty nguồn lợi nhuận ngày càng tăng cao.
Qua bảng số liệu trên, ta thấy nguồn vốn của Công ty ñược rót vào dự trữ là 235
nghìn USD, ñiều này làm tăng mức vốn của Công ty từ năm 2009 ñến năm 2010 là 50
nghìn USD tương ñương 47,62% so với năm 2010, tăng 80 nghìn USD tương ñương
51,6% so với năm 2011. Có ñược những con số này là do nguồn vốn từ nước ngoài rót
vào Công ty ñể tập trung hơn vào những mảng chủ lực và bành trướng ra các khâu
tiềm năng khác như sau:
Bảng 1.3: Cơ cấu mặt hàng của Công ty 2009 – 2010
ðVT: 1000USD

Năm 2009
Tên nhóm
Trị giá

Tỷ trọng
(%)

Năm 2010

Trị giá

Tỷ trọng
(%)

Chênh lệch
Tỷ lệ
Trị giá

tăng
(%)

Chất ñốt

196,578

19,89

277,988

22,85

81,41

41,41

Lót chuồng

376,585

38,09

469,787

38,62

93,201

24,75

Chế phẩm

425,477

42,02

468,73

38,53

43,26

33,84

Tổng cộng

998,641

100

1.216,512

100

217,871

21,82

(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)
Ban ñầu mặt hàng chủ lực của Công ty là mặt hàng chế phẩm từ nông nghiệp
như: bắo, mía, dứa…Nhưng sau 1 năm xuất khẩu nhận thấy ñược nhu cầu cao từ Nhật


8
Bản về mặt hàng chất ñốt với tỉ lệ tăng 41,41% so với năm 2009 nên Công ty quyết
ñịnh vẫn duy trì nhưng giảm xuất khẩu về mặt hàng chế phẩm giảm 3,49% so với năm
2009, ñồng thời tập trung và bành trướng cả sản xuất và xuất khẩu mặt hàng lót
chuồng và chất ñốt.
Nhưng cũng vì ñó mà chi phí tăng 70,146 nghìn USD (2009 -2010) tương
ñương 25,06%, năm 2010 – 2011 chi phí tăng nhẹ 63,103 nghìn USD tương ñương
18,6% so với năm 2010, do sự quản lý chặt chẽ thắt chặt chi tiêu nên dù mở rộng thêm

cơ sở hạ tầng sản xuất và kinh doanh nhưng mức ñộ tăng chí phí giảm ñi ñáng kể
6,46% so với năm 2011. Mặt khác tổng lợi nhuận trước thuế của Công ty từ năm 2009
ñến năm 2010 ñã tăng lên 217,87 nghìn USD tương ñương với 21,82% so với năm
2010, tăng lên 396,158 nghìn USD tương ñương 32,56% so với năm 2011. Có ñược
ñiều này là do Công ty mạnh dạng nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, ñội ngũ
nguồn nhân lực cũng như việc xoay vòng vốn hợp lý, ñảm bảo cho tiến ñộ công việc
diễn ra một cách tốt nhất. Vì nhiều yếu tố trên kết hợp, nên lợi nhuận sau thuế (lãi
ròng) của Công ty ñạt 486,055 nghìn USD tương ñương 68% so với năm 2011. Con số
này vượt xa lợi nhuận hơn những năm trước ñấy vì Công ty không còn mượn vốn
nước ngoài cùng với việc giảm chi phí cho các vấn ñề không trọng tâm như sửa sang
lại nhà xưởng hay thuê lao ñộng thời vụ tại các xưởng. Có thể nói 2011 là 1 năm gặt
hái của Công ty, hy vọng sau những ñầu tư ở năm 2011 thì những năm sau sẽ còn tạo
nhiều ñiểm nhấn hơn trong chiến lược kinh doanh của Công ty.
1.4. Vai trò của quy trình xuất khẩu hàng hóa ñối với Công ty
Xuất khẩu ñã tạo thêm việc làm cho người lao ñộng làm tăng thu nhập của họ
ñồng thời phát huy ñược sự sáng tạo cho người lao ñộng, sản xuất ra những mặt hàng
phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
Có thể nói việc xuất khẩu hàng hóa còn dẫn tới sự hợp tác của các nhà khoa học
nghiên cứu và Công ty nhằm khơi thông ñược nguồn chất xám trong và ngoài nước.
Và quan trọng nhất chính là tạo ñược lợi nhuận. Xuất khẩu mặt hàng chế phẩm
sang Nhật Bản là hoạt ñộng duy nhất của Công ty trong những năm vừa qua, và ñây
cũng là hoạt ñộng duy nhất thu về lợi nhuận cho Công ty. Lợi nhuận quyết ñịnh và chi
phối các hoạt ñộng khác như: thu mua và tạo nguồn hàng hòa; tiến hành các họat ñộng
dự trữ và dịch vụ…


9
Bảng 1.4: Lợi nhuận từ hoạt ñộng xuất khẩu của Công ty
ðVT: 1000USD
2009/2010

2009

Xuất khẩu

1.233,56

Lợi nhuận

998,640

2010

2010/2011

2011
Giá trị

%

Giá trị

%

1.932,5

300,04

24,32

398,9

26

1.216,512 1.612,67

217,87

21,82

396,158

32,56

1.533,6

(Nguồn Bộ phận Kế toán Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)
Qua bảng số liệu trên, ta thấy ñược doanh thu xuất khẩu của tất cả các mặt hàng
của năm 2009 ñạt 1.233,56 nghìn USD. ðiều này là do hoạt ñộng lúc ñầu của Công ty
còn trong tình trạng mới nên doanh thu xuất khẩu chưa cao. Trong khi ñó ñến hết năm
2010 doanh thu tăng lên vượt bậc với 1.533,6 nghìn USD, doanh thu của Công ty tăng
lên 300,04 nghìn USD tương ñương với 24,32% so với năm 2009, kéo theo lợi nhuận
tăng 21,82% so với năm 2009. Lý giải cho sự tăng về doanh thu hàng xuất khẩu của
Công ty là do bộ máy của Công ty ñã ñi vào quỹ ñạo, các mặt hàng ổn ñịnh hơn, chủ
ñộng trong khâu xuất khẩu hàng ra nước ngoài. ðến năm 2011, xuất khẩu tăng 398,9
nghìn USD tương ñương 26% so với năm 2010, lợi nhuận cũng tăng cao 396,158
nghìn USD tương ñương 32,56%. Tốc ñộ tăng của lợi nhuận cao hơn tốc ñộ tăng của
xuất khẩu là 6,56% cho thấy Công ty dần hoàn thiện hơn trong quy trình xuất khẩu ñể
giảm tối ña ñược chi phí nhằm nâng cao giá trị lợi nhuận của mình.
1.5. Các công việc thực hiện trong Công ty
Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi ñã học hỏi ñược rất nhiều ñiều bổ ích

cũng như những khác biệt giữa thực hành và lý thuyết. Tôi ñược các anh chị hướng
dẫn sắp xếp các ñơn hàng từ bên Nhật gửi qua từ ñó ñặt booking cho các ñơn hàng, lập
ra các hóa ñơn thương mại và phiếu ñóng gói. Ngoài ra, tôi còn ñược hướng dẫn ñăng
kí hải quan cũng như liên hệ và xin chữ kí ñể hoàn tất các thủ tục khai và nộp bộ
chứng từ. Những công việc thực tế giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng
hóa cùa Công ty và sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc sau này của tôi.


10
PHẦN 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH TM
THỨC ĂN GIA SÚC QUỐC TẾ
2.1. Thực tế quy trình
Sơ ñồ 2.1: Quy trình xuất khẩu hàng hoá của Công ty TNHH TM
Thức ăn Gia súc Quốc tế

(Nguồn Phòng xuất khẩu Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)
2.1.1. Kí kết hợp ñồng
Là Công ty 100% vốn nước ngoài, Công ty kí kết hợp ñồng xuất khẩu hàng hóa
với Công ty mẹ là công ty Frontier Sangyo Co., Ltd. Mỗi hợp ñồng cho mỗi loại hợp
ñồng ñược kí kết cho mỗi loại sản phẩm khác nhau thường kéo dài từ 2 ñến 3 năm cho
các mặt hàng như bã dứa, bắp ủ chua, bã mía…
Công ty ñã ký kết hợp ñồng với Công ty bên Nhật là Công ty Frontier Sangyo
số 08/2JP ngày 8 tháng 2 năm 2010 cho các mặt hàng như mùn cưa, bắp ủ chua, cùi
bắp…Trong hợp ñồng quy ñịnh ñiều khoản thứ nhất về hàng hóa: Hàng hóa xuất khẩu
sang Nhật gồm các mặt hàng như cùi bắp, bã dứa, bã mía, bắp ủ chua…yêu cầu về ñộ


11
ẩm là 10% - 15% có xuất xứ từ Việt Nam và ñược ñóng gói trong bao lớn. ðiều khoản
thứ hai về giá cả, số lượng và phương thức thanh toán: Giá hàng hóa sẽ ñược tính giá

FOB 85USD/MT, và sẽ gửi hàng trung bình là 15 Cont một tháng và ñược thanh toán
bằng LC không hủy ngang. Ngoài ra còn có các ñiều khoản về vận chuyển, trách
nhiệm mỗi bên, ñiều kiện bắt buộc…Do Công ty kí kết hợp ñồng với Công ty mẹ nên
hợp ñồng xuất khẩu chỉ mang tính chất tượng trưng. Vào hàng tuần Công ty bên Nhật
sẽ gửi một lịch trình hàng hóa cho Công ty bên Việt Nam về loại mặt hàng như Dứa,
Cùi bắp, Bắp ủ chua…cùng số lượng 1cont hay 2 cont…ñơn giá và phương thức thanh
toán bằng TT hay LC. Do ñó hợp ñồng không thường xuyên ñược kí kết mà hàng hóa
ñược xuất khẩu dựa trên lịch trình hàng hóa ñược gửi và có thể cập nhật lại hàng ngày.
2.1.2. Chuẩn bị hàng hóa
Mua nguyên liệu nội ñịa
Công ty chủ yếu mua nguyên liệu từ các nhà sản xuất trong nước. Việc chuẩn bị
hàng do bộ phận huy ñộng ñảm trách và kết hợp với bộ phận ngoại thương thuộc bộ
phận Sale ñể thực hiện. Thông thường khi có ñơn hàng Công ty thường liên hệ với các
nhà cung ứng quen thuộc như:
Bảng 2.2: Nguồn cung ứng nguyên liệu
Công ty cung ứng

Nguyên liệu
Bắp ủ chua

Bã mía
Bã dừa

Cùi bắp
Mùn cưa

FIT Nông ngiệp
Hành Tinh Xanh
An An
Hồng Phát

Thủy Nguyên

ðơn giá (USD/MT)
164 (1cont.) 150 (3cont.)

212
255

FIT Nông nghiệp

Lớn: 164

An An

Nhỏ: 198

Hành Tình Xanh

157,5

(Nguốn Bộ phận Sale Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế)
Ngoài các nhà cung ứng trên Công ty còn liên hệ với các nhà cung cấp ở các
tỉnh, do ñó việc liên hệ cũng gặp một số khó khăn nhất ñịnh. Thời gian qua Công ty có


12
nguồn cung ứng mới cho mặt hàng Bã mía tại Tuy Hòa, vì ñây là ñối tác mới nên
Giám ñốc Công ty phải tự ñến tận nơi ñể kiểm tra về chất lượng nguyên liệu ñồng thời
chụp hình lại gửi qua bên Nhật Bản xem xét trước. Chỉ khi nguyên liệu ñã ñạt ñược
yêu cầu của bên phía Công ty và cả bên Nhật, lúc này nhân viên huy ñộng phụ trách

mặt hàng sẽ ký hợp ñồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp.
Sản xuất hàng hóa
Công ty sẽ chuyển nguyên liệu tới các xưởng tại ðồng Nai, Long An, Tây Ninh
ñể tiến hành sản xuất hàng hóa. Nguyên liệu khi ñược mang tới xưởng sẽ ñược tiến
hành ép khối ñối với: Mụn cưa, Mụn dừa; ép viên ñối với: Mụn cưa, Bã thơm, Hèm
bia, Bã dầu cải, Lá khoai mì; lên men như: Bắp, Bã mía, Hèm bia. Nhân viên huy ñộng
sẽ ñến tận cơ sở sản xuất ñể theo dõi cho ñến khi hàng hóa ñã xong ñể ñảm bảo chất
lượng và số lượng hàng hóa ñạt yêu cầu. Thông thường việc theo dõi này diễn ra hằng
ngày và nhân viên phải ñi về trong ngày.
Bao gói hàng xuất khẩu
Việc bao gói sản phẩm này ñược giao cho nhân viên tại các xưởng trực tiếp
thực hiện sau khi nhân viên huy ñộng kiểm tra ñộ ẩm hàng hóa. Tuỳ từng mặt hàng và
tập quán ngành hàng mà yêu cầu bao bì khác nhau. ðặc ñiểm hàng nông sản có rất
nhiều chủng loại, mỗi mặt hàng thường tương thích với một loại bao bì nhất ñịnh: VD:
Bã mía, bã dừa, cùi bắp ñóng trong bao PP, bắp ủ chua ñóng trong bao PE bỏ vô bao
jumbo…Bên cạnh ñó, tuỳ vào yêu cầu trọng lượng trong một bao mà bao bì ñóng gói
cũng khác nhau. Như mặt hàng Bắp ủ chua lớn sẽ ñóng trong bao 40kg, mặt hàng Cùi
bắp 5mm sẽ ñóng trong bao 48kg, Mía Thủy Nguyên ñóng trong bao 20kg…
Trong lô hàng 06-25/2012 xuất cảng Cát Lái ngày 18/06/2012 có 1 bao hàng
Cùi bắp 8mm bị rách bên hông làm cho hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận
chuyển. Khi nhận ñược phản hồi từ bên Nhật, Công ty lập tức liên hệ với nhà cung cấp
bao bì yêu cầu kiểm tra lại và may thêm ñường chỉ cho bao ñược chắc chắn hơn.
Ngoài ra, bên Nhật còn yêu cầu ñánh dấu kí kiệu lên các bao hàng ñến cảng Hakata
bằng hình chữ A bên trong vòng tròn bằng màu ñen.
2.1.3. Kiểm tra hàng hóa
ðể ñảm bảo chất lượng hàng giao, Công ty phải kiểm tra chất lượng hàng trước
khi giao. Việc kiểm tra ñược tiến hành ở hai cấp gồm cấp cơ sở và cấp cửa khẩu bởi


13

nhân viên huy ñộng bộ phận Sale. Trước ngày ñóng hàng khoảng 3 ngày, nhân viên
huy ñộng sẽ ñến kho của nhà sản xuất ñể kiểm tra hàng hóa, bao bì xem có ñúng như
yêu cầu chưa. Nếu ñúng như yêu cầu, nhân viên ngoại thương và nhân viên huy ñộng
sẽ tiến hành cho xếp hàng vào container. Sau ñó sẽ cho kéo container về cảng bốc
hàng.
2.1.4. Thuê phương tiện vận tải
Hợp ñồng Công ty thường kí theo ñiều kiện CFR và FOB nên Công ty phải
thuê tàu chuyên chở hàng hoá ñến cảng ñến. Việc thuê tàu chủ yếu ñược thực hiện
theo phương thức thuê tàu chợ và theo hình thức giao hàng nguyên container. Tại
Công ty việc thuê tàu do nhân viên ngoại thương thuộc bộ phận xuất khẩu ñảm trách
dưới sự hướng dẫn của trưởng phòng cho lô hàng ñầu tiên, các lô hàng tiếp theo nhân
viên ngoại thương chủ ñộng hoàn toàn trong việc quyết ñịnh chọn hãng tàu trên cơ sở
cân ñối mức cước và dịch vụ kèm theo của hãng tàu.
Cùng với giá xăng dầu giảm gần ñây, hãng tàu ñã giảm cước phí cho bên Công
ty trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên ñã xảy ra một số tranh cãi vì khi tăng cước
phí vận chuyển thì bên hãng tàu tăng giá ñã có VAT, còn khi giảm giá vận chuyển thì
dựa vào giá ñã có VAT giảm thành giá mới chưa có VAT làm cho giá vận chuyển
không giảm ñi bao nhiêu hết. Bên hãng tàu sau khi xem xét sửa chữa lại và xác nhận
lại với phía Công ty.
2.1.5. Làm thủ tục Hải quan và giao hàng cho phương tiện vận tải
Việc khai báo hoàn thành thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải do bộ
phận ngoại thương ñảm trách. Trước ngày giao hàng một tuần, nhân viên ngoại thương
thông báo kế hoạch giao hàng chi tiết về ngày giao hàng, số lượng hàng, số lượng
container, loại container, cảng giao hàng và các chứng từ cần thiết cho bên dịch vụ là
Công ty Trường Long Giang ñể họ tiến hành ñặt Booking tàu.
ðổi booking note lấy container rỗng
Sau khi có bộ chứng từ gồm hóa ñơn thương mại, phiếu ñóng gói, hợp ñồng
mua bán, nhân viên ngoại thương phụ trách sẽ ñi hạ bãi container chuẩn bị cho việc
ñóng hàng. Nhân viên ngoại thương cầm booking note ñến văn phòng hãng tàu ghi
trên booking note ñể ñóng dấu nhận cont. và hạ container rỗng ñóng hàng. Khi ñóng

dấu nhận cont., hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên ngoại thương lệnh cấp container


14
và container packing list chi tiết về loại container, số container và tình trạng container.
ðiều ñộ cảng sẽ cấp cho nhân viên ngoại thương phiếu xếp ñỡ hàng hoá (gồm 2 liên)
ghi chi tiết số container lên phiếu xếp dỡ hàng. Nhân viên ngoại thương sau khi ñược
cấp phiếu xếp dỡ hàng sẽ ñến hãng tàu ñể ñược cấp số seal. Hãng tàu sẽ giữ lại một
phiếu xếp dỡ hàng.
Khai và nộp tờ khai hải quan

Thời gian qui ñịnh ñối với khai và nộp tờ khai hải quan hàng xuất chậm nhất là
8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Khai hải quan ñược thực hiện thống
nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan qui ñịnh. Tờ khai hải quan ñược
thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu HQ/2009-TKðXK. Việc lên tờ khai
và nộp tờ khai cho Hải quan do bộ phận ngoại thương của công ty ñảm trách.
Xuất trình hàng hoá
Xuất trình hàng hoá là ñưa hàng hoá ñến ñịa ñiểm qui ñịnh ñể kiểm tra thực tế
hàng hoá. Thông thường hàng ñược ñóng tại bãi container tại các cảng Cát Lái và cảng
Transimet, nhân viên ngoại thương sẽ cho hàng tập trung tại bãi ñầy ñủ ñể Hải quan
kiểm hoá. Hàng ñã ñược kiểm hoá xong, nhân viên ngoại thương bấm seal hãng tàu
vào container. Sau khi có số container và số seal mới, nhân viên ngoại thương sẽ báo
về cho nhân viên bộ phận xuất khẩu bên Công ty ñể chuẩn bị lên chi tiết bill cho lô
hàng.
Như lô hàng Bắp lớn 3x40’ 04-07/2012 xuất cảng ngày 12/7/2012 ñược ñóng
hàng sáng thứ 06/07 1 container, chiều 1 container và sáng thứ 07/07 1 container vì
vậy nhanh nhất là chiếu thứ 07/07 nhân viên cập nhật số container, số seal và chậm
nhất là sáng 08/07. Tại Công ty, lịch ñóng hàng ñược cập nhật và thay ñổi từng ngày
nếu không ñủ số lượng hàng hay không có hàng nhằm báo lại phía bên Nhật. Công ty
ñã ñặt book hờ cho lô hàng 32-06/2012 sang lô hàng của tháng 7 tuy nhiên vẫn không

có hàng nên phải hủy ñơn hàng này với bên Nhật.
Thanh lý Hải quan và vô sổ tàu
Hoàn tất xong khâu kiểm hoá ñối với hàng kiểm tra xác suất tỷ lệ, cán bộ hải
quan kiểm hoá ghi kết quả vào tờ khai và nộp tờ khai lại cho lãnh ñạo chi cục Hải
quan. Lãnh ñạo Chi cục ñóng dấu thanh lý hải quan vào tờ khai xác nhận ñã hoàn
thành thủ tục Hải quan và cho hàng hoá ñược thông quan. Thanh lý Hải quan xong


15
hàng hoá ñược thông quan, công việc tiếp theo của nhân viên ngoại thương là vô sổ
tàu. Nhân viên ngoại thương ñem tờ khai ñã thanh lý xong ñến ñại lý hãng tàu ñặt tại
cãng xuất hàng ñể vô sổ tàu. Tại ñây nhân viên ngoại thương sẽ cung cấp thông tin về
lô hàng cho ñại lý hãng tàu như số lượng container, số container, số seal ñể ñại lý hãng
tàu nắm và thông báo cho ñiều ñộ cảng gấp container lên tàu. Công việc vô sổ tàu
hoàn tất, ñại lý hãng tàu sẽ ñóng dấu ñã vào sổ tàu lên tờ khai hải quan bản lưu tại
công ty. Thời gian qui ñịnh ñối với khai và nộp tờ khai hải quan hàng xuất chậm nhất
là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
- Lên tờ khai
Dựa vào hợp ñồng xuất khẩu, Commercial Invoice và Packing List, nhân viên
ngoại thương sẽ tiến hành lên tờ khai theo các mục: người xuất khẩu, người nhập
khẩu, người uỷ thác, loại hình, hợp ñồng, nước nhập khẩu, cửa khẩu xuất, nước nhập
hàng, ñiều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, tên hàng, mã số hàng hoá, lượng,
ñơn vị tính, ñơn giá nguyên tệ, và trị giá nguyên tệ. Thông thường khi khai nhân viên
sẽ có mẫu sẵn cho các mặt hàng chỉ thay ñổi tên hàng hóa, quy cách và trị giá hàng
hóa mà thôi.
Nhân viên ngoại thương sau khi lên tờ khai hải quan cùng với các chứng từ tạo
thành hồ sơ hải quan. Sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ khai hải quan, nhân viên công ty
sẽ khai hải quan cho lô hàng.
- Khai báo hải quan
Sau khi chuẩn bị xong bộ chứng từ khai hải quan nhân viên ngoại thương tiến

hành khai hải quan và ñăng ký kiểm hoá cho lô hàng. Do là công ty 100% vốn ñầu tư
nước ngoài nên việc khai Hải quan chủ yếu ñược thực hiện tại Chi cục Hải quan Quản
lý hàng ðầu Tư tại số 2 – Hàm Nghi – P. Bến Nghé – Q.1.
Sau khi chuẩn bị ñầy ñủ bộ chứng từ xuất khẩu, nhân viên dùng chương trình
khai Hải quan ñiện tử ñể truyền những thông tin về lô hàng dự ñịnh xuất khẩu, lấy số
tiếp nhận sau ñó nhân viên ngoại thương liên lạc với bên bộ phận tiếp nhận chứng từ
hàng xuất ñể kiểm tra bộ chứng từ, kế tiếp là nhận số tờ khai và lấy phản hồi phân
luồng tờ khai, nhận biết hàng của mình thuộc luồng nào qua ba màu là xanh, vàng và
ñỏ. Với luồng xanh tờ khai ñược chấp nhận thông quan, nhân viên ngoại thương chỉ
cần in 2 tờ khai và nộp cho chi cục Hải quan ñóng mộc thông quan. Nếu luồng vàng


16
thì Hải quan ñề nghị Công ty xuất trình bộ chứng từ giấy gồm tờ khai, invoice,
packinglist và những chứng từ liên quan ñể Hải quan kiểm tra, nếu chứng từ hợp lệ thì
Hải quan sẽ làm thủ tục ñóng mộc thông quan cho tờ khai. Cuối cùng, nếu tờ khai
ñược phân luồng ñỏ thì Hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa lô hàng trên. Thông
thường vào giờ cao ñiểm khoảng từ 10h ñến 16h với số lượng tờ khai nộp nhiều thì
xác suất tờ khai bị phân luồng ñỏ là rất cao. Vì vậy mà nhân viên công ty thường khai
hải quan vào khoảng từ 8h – 9h hoặc 4h30’.
Ví dụ: Tờ khai hải quan 18105 trong phần phụ lục dùng trong bộ chứng từ cần
ghi rõ tên công ty xuất khẩu là công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế và các
thông tin về công ty như ngày giờ gửi, ñăng kí: 12/06/2012, loại hình kinh doanh của
Công ty là Xuất khẩu ðầu tư kinh doanh. Giấy phép kinh doanh, hợp ñồng xuất khẩu,
số hóa ñơn thương mại: 06-20, cảng xếp hàng là cảng Transimex, ñiều kiện giao hàng:
CFR, phương thức thanh toàn bằng LC. Phần qun trọng là tên mặt hàng: Cùi bắp, mã
hàng hóa là 23021000, xuất xứ Việt Nam khối lượng tịnh là 19,35 MTS với ñơn giá là
180/MT. Trị giá tính thuế ñược ghi là 72.543.924 VND. Ngoài ra cần ghi rõ tên tàu
Hajin Nhava Sheve chuyến 0055E, số cont /số sel: MAXU 6236954/313921. Một tờ
khai cần có chữ kí của Giám ñốc ñại diện, mộc ñỏ của Công ty, chữ kí và con dấu tại

cục hải quan tại cảng, chữ kí, chữ kí nháy, con dấu tại Cục hải quan 2 Hàm Nghi.
2.1.6. Chuẩn bị bộ chứng từ
Giao hàng xong nhân viên sẽ lập bộ chứng từ thanh toán theo ñúng qui ñịnh của
L/C hoặc hợp ñồng. Bộ chứng từ thanh toán cho mỗi lô hàng tuỳ theo mặt hàng và yêu
cầu của nước nhập khẩu thông thường gồm các chứng từ sau:
Commercial Invoice: Trước khi giao hàng nhân viên phải lập Commercial
Invoice ñể làm thủ tục Hải quan. Commercial Invoice dùng trong khai Hải quan chỉ
gồm những nội dung chính và ñơn giản vì vậy khi lập bộ chứng từ thanh toán nhân
viên phải làm lại với ñầy ñủ nội dung yêu cầu theo hợp ñồng và L/C (nếu có). Dựa vào
yêu cầu trong L/C hay Hợp ñồng nhân viên sẽ lập Commercail Invoice với ñầy ñủ
thông tin về người xuất khẩu, nhập khẩu, số tiền của lô hàng và các nội dung khác theo
yêu cầu.
Ví dụ: Comercial Invoice 06-20 (Phụ lục), sẽ gồm các chi tiết như số Invoice là
06-20 ñể thuận tiện cho việc kiểm soát lô hàng trong 1 tháng, trong ví dụ là tháng 06.


17
Cảng ñi là Hồ Chí Minh và cảng tới là cảng Tomakoma tại Nhật Bản trên con tàu
Hajin Nhava Sheva chuyến 0055E ngày 13/06/2012. Ngoài ra trong hóa ñơn thương
mại cần có chi tiết quan trọng là tên hàng: Cùi bắp (Corn Cob) kèm theo số Container
cho lô hàng này, trọng lượng là 19,35 MTS với ñơn giá mỗi MT là 180 USD quy ra
tổng tiền là 3.483 USD ñược ghi rõ bằng chữ. Hóa ñơn thương mại ñược Giám ñốc ñại
diện kí tên và ñóng dấu.
Packing list: Packing list cũng ñược lập trước khi giao hàng liệt kê chi tiết hàng
hoá của một lô hàng ñể cho người mua tiện theo dõi hàng hoá khi nhận hàng và nhân
viên Hải quan kiểm tra hàng hoá khi làm thủ tục hải quan. Nhân viên ngoại thương lập
packing list cho lô hàng với các nội dung: Tên ñịa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu;
ngày tháng năm lập phiếu, số; mô tả hàng hoá về số lượng, chất lượng, tên hàng, trọng
lượng cả bì, trọng lượng tịnh và ký mã hiệu; cảng ñi cảng ñến, ñiều kiện cơ sở giao
hàng…theo ñúng qui ñịnh trong hợp ñồng và L/C.

Ví dụ: Một Packing list gồm có các chi tiết tương tự như một Invoice như: Số
hóa ñơn thương mại, cảng ñến, cảng ñi, con tàu, số chuyến và ngày tàu chạy. Ngoài ra
cần có thêm quy cách ñóng như một container Corn Cob sẽ có 645 bao mỗi bao nặng
30kg, sẽ quy ra khối lượng tịnh và khối lượng cả bì. Các thông số khối lượng như trên
ñược dùng trong việc khai báo hải quan và lập vận ñơn sau này.
Vận ñơn ñường biển:
Sau khi giao hàng cho người vận tải, nhân viên thông tin về kết qủa giao hàng
từ bộ phận ngoại thương kết hợp với các ñiều kiện theo qui ñịnh của L/C hay hợp ñồng
cung cấp thông tin chi tiết cho hãng tàu ñể ñổi vận ñơn (B/L) từ hãng tàu. Thường
nhân viên ngoại thương yêu cầu ðại lý hãng tàu fax B/L nháp cho ñể kiểm tra trước
khi lấy B/L gốc từ hãng tàu. B/L nháp phải ñánh ñúng từng chữ từng dấu cách vì nếu
B/L viết không ñúng sẽ bị từ chối thanh toán từ phía Nhật Bản. ðể tranh thủ thời gian
nhân viên ngoại thương sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho ñại lý hãng tàu
ngay ngày khai hải quan cho lô hàng. Sau khi tàu chạy thông thường khoảng 3h chiều
thì bên dịch vụ sẽ mang B/L gốc ñến Công ty ñể tiếp tục lập các chứng từ khác.
2.3.7. Nhận tiền thanh toán
Thanh toán bằng L/C


18
Sau khi ñã chuẩn bị ñầy ñủ bộ chứng từ, nhân viên ngoại thương sẽ gửi email
cho nhà nhập khẩu bản scan trước ñể kiểm tra phụ xem bộ chứng từ ñã hợp lệ chưa.
Nếu nhà nhập khẩu chấp nhận bản scan của bộ chứng từ, nhân viên ngoại thương sẽ
xuất trình cho ngân hàng Eximbank ñể yêu cầu ñược thanh toán tiền hàng. Ngân hàng
Eximbank sẽ kiểm tra hộ tính hợp lệ của bộ chứng từ. Và nếu bộ chứng từ ñã hợp lệ,
ngân hàng Eximbank sẽ gửi bộ chứng từ cho ngân hàng của nhà nhập khẩu. Sau khi
nhận ñược thông tin chấp nhận bộ chứng từ của ngân hàng nhà nhập khẩu, Eximbank
sẽ báo “Có” trong tài khoản của Công ty.
Thanh toán bằng T/T
Sau khi ñã chuẩn bị bộ chứng từ, nhân viên ngoại thương sẽ gửi bản photo của

B/L cho nhà nhập khẩu ñể yêu cầu người mua thanh toán phần tiền còn lại. Sau khi
nhà nhập khẩu ñã chuyển phần tiền còn lại ñầy ñủ, nhân viên sẽ gửi bộ chứng từ gốc
qua dịch vụ chuyển phát nhanh cho nhà nhập khẩu ñể nhận hàng.
Gần ñây các lô hàng của Công ty ñược thanh toán theo hình thức LC, L/C số:
S-471-2000142A51. Sau khi tính toán tiền của các lô hàng, khi nhận thấy LC gần cạn
nhân viên ngoại thương sẽ thông báo cho bên Nhật ñể LC ñược bơm thêm, thông
thường là 100.000 USD/lần.
2.1.8. Giải quyết khiếu nại
ðối với hàng phế phẩm từ nông sản, nhà nhập khẩu thường khiếu nại về số
lượng cũng như chất lượng hàng giao. Do tính chất hàng hoá dễ bị hao hụt trong quá
trình vận chuyển cũng như những rủi ro tiềm tàng nên khi người nhập khẩu nhận hàng
số lượng và chất lượng có thể thiếu so với hợp ñồng. Lỗi này không phải do Công ty
giao thiếu hay làm hàng kém chất lượng mà là do tính chất hao hụt tự nhiên của hàng
nông sản.
Khi có sự cố với lô hàng 25-06/2012 do bị rách bao, bô phận giải quyết khiếu
nại tỏ ra rất lúng túng không tìm ñược nguyên nhân nào gây ra rách bao do chất lượng
bao hay lúc ñóng hàng lên cont hay lúc vận chuyển, dỡ hàng xuống. ðiều này làm bên
Nhật ñợi thời gian lâu ñể chờ giải quyết vấn ñề.
2.2. Nhận xét chung
2.1.1. ðiểm mạnh


19
- Về việc chuẩn bị hàng xuất khẩu: ðối với một số mặt hàng thế mạnh như bắp ủ
chua, mụn cưa, bã mía. Công ty ñã có một số nhà cung cấp ổn ñịnh và lâu dài nên
thuận lợi cho việc huy ñộng và chuẩn bị hàng xuất khẩu của bộ phận ngoại thương.
Việc ñàm phán và ký kết hợp ñồng với nhà cung cấp theo ñúng yêu cầu dễ dàng hơn
do ñã có mối quan hệ làm ăn lâu dài.
- Hoàn thành thủ tục Hải quan: Với ñội ngũ nhân viên ngoại thương trẻ năng
ñộng tiếp cận với công nghệ thông tin nhanh chóng nên khâu khai báo hải quan ñiện tử

ñược tiến hành nhanh chóng góp phần tạo nên thành công của một thương vụ kinh
doanh xuất khẩu. Việc thanh toán hợp ñồng ñược thực hiện tại một ngân hàng duy
nhất là Eximbank tại quận 10 nên công việc ñược giải quyết nhanh chóng hơn.
- Hàng hóa ñược chuyển ñến công ty mẹ nên việc thanh toán tiền ñược ñảm bảo
không gặp nhiều rủi ro. Nhân viên công ty thường tính toán trước số tiền của mỗi hợp
ñồng ñể yêu cầu bên Nhật nạp tiền thêm vào cho LC. Ngoài ra không cần phải gửi các
chứng nhận xuất xứ vì quá trình sản xuất hàng hóa ñược công ty mẹ cử người giám sát
chặt chẽ.
- Do ñặc thù của hàng hóa có giá trị kinh tế không cao và thường ñược bán theo
giá FOB, CFR nên không cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa.
2.1.2. ðiểm yếu
- Tuy là ñội ngũ trẻ năng ñộng nhưng trình ñộ chuyên môn và nghiệp vụ của
nhân viên ngoại thương chưa cao, vẫn mắc phải một số lỗi trong chuẩn bị bộ chứng từ
thanh toán cũng như các qui ñịnh mới khi xuất khẩu vào thị trường mới. Ngoài ra một
nhân viên phụ trách nhiều mặt hàng khác nhau nên thời gian cho việc tìm kiếm nguồn
hàng bị phân tán và thiếu tính chuyên nghiệp. Do không trực tiếp thực hiện khâu bao
gói thành phẩm nên nhân viên ngoại thương thường lúng túng trong công ñoạn cung
cấp thông tin cho khách hàng về qui cách ñóng gói cũng như qui ñịnh về bao gói trong
hợp ñồng khi bán mặt hàng mới.
- Hiện tại hầu như nhân viên ngoại thương phải phụ trách xuyên suốt các công
việc từ khâu chứng từ, hải quan, giao dịch, ñàm phán, ký kết cho ñến tổ chức thực hiện
hợp ñồng chỉ ngoại trừ khâu khai báo hải quan và chuẩn bị hàng. Việc lập bộ chứng từ
làm tốn kém rất nhiều thời gian của nhân viên ngoại thương. Công việc của nhân viên