THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu đề tài....................................................................3
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn.......................................................6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn......................................7
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu..............................................8
6. Đóng góp mới của luận văn....................................................................8
7. Kết cấu của luận văn................................................................................9
Chương 1:......................................................................................................10
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG.........................................................................10
VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC......10
1.1. Chứng thực..........................................................................................10
1.1.1. Khái niệm “chứng thực” ................................................................10
1.1.2. Quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật về hoạt động chứng thực,
công chứng ở Việt Nam ...........................................................................16
1.1.3. Hoạt động chứng thực theo pháp luật Việt Nam hiện hành ...........21
1.1.4. Hoạt động chứng thực ở cấp xã hiện nay........................................37
1.2. Quản lý nhà nước về chứng thực.......................................................48
1.2.1. Khái niệm quản lý nhà nước về chứng thực...................................48
1.2.2. Quản lý nhà nước về chứng thực theo quy định hiện hành ...........51
Kết luận chương 1.....................................................................................57
Chương 2........................................................................................................60
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC................................60
ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN
HUYỆN LẬP THẠCH..................................................................................60
2.1. Tổng quan về huyện Lập Thạch ........................................................60
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên...........................................................................60
2.1.2. Đặc điểm kinh tế – xã hội .............................................................62
2.1.3. Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước về chứng
thực trên địa bàn huyện Lập Thạch hiện nay.............................................63

2.2. Vai trò, trách nhiệm của chính quyền và ngành tư pháp huyện Lập
Thạch trong quản lý nhà nước về chứng thực............................................65
2.2.1. Vai trò, trách nhiệm của Phòng Tư pháp huyện Lập Thạch trong
lĩnh vực chứng thực...................................................................................65
2.2.2. Vai trò, trách nhiệm của của UBND cấp xã (xã, thị trấn) trong quản
lý nhà nước về chứng thực.........................................................................67
2.3. Những thành tựu, hạn chế và bất cập trong quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch thời gian qua............68
2.3.1. Những thành tựu đạt được..............................................................69
2.3.2. Những hạn chế, bất cập ..................................................................78
2.3.4. Đánh giá nguyên nhân của những bất cập, hạn chế trong công tác
quản lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch.96
Kết luận chương 2...................................................................................100
Chương 3:....................................................................................................103
1


MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ .........................................................................103
GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ......103
VỀ CHỨNG THỰC Ở CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN ...................................103
HUYỆN LẬP THẠCH................................................................................103
3.1. Định hướng hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực ở
cấp xã trong tương lai..............................................................................103
3.2. Một số khuyến nghị chung...............................................................104
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống thể chế về chứng thực ..................................104
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện chứng thực.....106
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất............................................................107
3.2.4. Phát huy quy chế dân chủ cơ sở.....................................................108
3.3. Một số giải pháp góp phần nâng cáo chất lượng quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch................................109

3.3.1. Tăng cường sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của UBND huyện đối
với hoạt động quản lý chứng thực ở cấp xã.............................................109
3.3.2. Tăng cường năng lực, trình độ, kỹ năng kết hợp với cải thiện chế độ
đãi ngộ đối với công chức thực hiện chứng thực.....................................109
3.3.3. Cải cách chế độ đãi ngộ với công chức tư pháp – hộ tịch nhằm
nâng cao trách nhiệm, gắn với hiệu quả làm việc....................................111
3.3.4. Tăng cường trang bị cơ sở vật chất cho chính quyền cấp xã phục vụ
tổ chức quán lý và thực hiện chứng thực.................................................112
3.3.5. Đẩy mạnh tuyên truyền về cải cách hành chính và chứng thực, phát
huy dân chủ cơ sở....................................................................................113
3.3.6. Quán triệt thực hiện nghiêm túc quy chế một cửa tại UBND cấp xã,
tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực, rà soát, bãi
bỏ các quy định gây trở ngại cho yêu cầu chứng thực của người dân.....115
Kết luận chương 3:...................................................................................119
PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................119
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................119
PHỤ LỤC 1:................................................................................................120
PHỤ LỤC 2:................................................................................................120
PHỤ LỤC 3:................................................................................................120
PHỤ LỤC 4:................................................................................................120
PHỤ LỤC 5:................................................................................................120
PHỤ LỤC 6:................................................................................................120

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu
giao dịch của công dân, tổ chức và của chính nhà nước. Cùng với sự phát

triển của xã hội thì nhu cầu này ngày càng tăng. Người dân có thể sử dụng
một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều
việc khác nhau. Nhà nước khi tiến hành chứng thực các bản sao là “Sao đúng
với bản chính” nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham
gia các giao dịch có sử dụng văn bản này và đảm bảo an toàn cho quản lý
nhà nước.
Xét ở góc độ hành chính học, chứng thực là một dịch vụ công mà nhà
nước có trách nhiệm cung ứng cho công dân của mình. Quản lý nhà nước về
chứng thực xét cho cùng là hoạt động quản lý cung ứng dịch vụ công để đảm
bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Trên tinh thần đó, trong điều
kiện chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
với trọng tâm là đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành chính quốc gia, xây
dựng nền hành chính trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốt
hơn nhu cầu của công dân, thì việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp nói riêng,
đặc biệt là trong chứng thực là đòi hỏi tất yếu khách quan của sự phát triển.
Ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐCP về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký” thay thế Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000
của Chính phủ về “Công chứng, chứng thực” (sau đây viết là Nghi định số
79/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) đã thể hiện sự cải cách mạnh mẽ
này. Hoạt động công chứng được tách ra, và được điều chỉnh riêng bởi một
văn bản pháp luật có hiệu lực cao hơn Nghị định, đó là Luật Công chứng
(năm 2007), còn hoạt động chứng thực được quy định riêng, tập trung trong
hai văn bản là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐCP.
Nghi định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đã phần cấp mạnh thẩm quyền
chứng thực cho UBND cấp xã. Theo đó, các phòng công chứng, văn phòng
1


công chứng chỉ nhận công chứng các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các văn bản

bằng tiếng Việt thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã; chứng thực bản sao từ
bản chính các văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người
dịch trong các bản dịch tiếng nước ngoài là thẩm quyền của các Phòng Tư
pháp.
Việc tách bạch rõ hoạt động công chứng và chứng thực, tách biệt chức
năng của cơ quan hành chính công quyền thực hiện chứng thực với chức
năng của tổ chức sự nghiệp và dịch vụ công thực hiện việc công chứng, là sự
đổi mới đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, tạo nhiều thuận lợi
cho các cá nhân và tổ chức trong hoạt động chứng thực phục vụ các giao
dịch của họ.
Có thể nói, Nghị định 79/2007/NĐ-CP là một điểm sáng trong bức
tranh tổng thể cách cách nền hành chính ở nước ta trong thời gian vừa qua,
thể hiện tinh thần cải cách hành chính mạnh mẽ, ở chỗ: đã thực hiện phân
cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các văn
bản, giấy tờ bằng tiếng Việt. Sự phân cấp này không những tạo thuận tiện
cho người dân không phải đi xa (lên huyện) mà còn mở ra một hệ thống rộng
rãi với hơn 12.000 cơ quan chứng thực thay vì chỉ có hơn 700 UBND cấp
huyện và 140 phòng Công chứng có thẩm quyền chứng thực theo Nghị định
số 75/2000/NĐ-CP; giảm tải cho các phòng công chứng, từ đó giải quyết
được tình trạng "cò công chứng" tại nhiều phòng công chứng. Nghị định còn
cho phép người dân có thể liên hệ với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ
gốc, cơ quan chứng thực bản sao từ bản chính thông qua đường bưu điện,
đồng thời khuyến khích các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ tự đối chiếu
với bản chính, không nhất thiết phải cần bản sao có chứng thực. Ngoài ra,
Nghị định đã mạnh dạn xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong
mối quan hệ với hộ khẩu, theo đó, các cá nhân, tổ chức có thể đến bất kỳ cơ
quan chứng thực nào để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quy
định; thời gian giải quyết được rút ngắn trong một buổi làm việc; trong hầu

2

hết các trường hợp chứng thực, người yêu cầu chứng thực không cần xuất
trình giấy tờ tuỳ thân, chỉ xuất trình khi chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, chính sự phân cấp này, bản thân nó đã làm phát sinh nhiều
vấn đề cần giải quyết. Sau hơn bốn (04) năm thực hiện Nghi định số 79/NĐCP, cả hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực đều đã bộc
lộ nhiều bất cập, hạn chế, từ yếu tố thể chế chứng thực đến công tác tổ chức
thực hiện.
Xuất phát từ tình hình trên, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượng
quản lý nhà nước về chứng thực là yêu cầu khách quan, tất yếu trong điều
kiện cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, việc chọn đề tài “Quản lý nhà
nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch – Tỉnh Vĩnh
Phúc” làm đề tài luận văn là đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra cả về lý luận
và thực tiễn.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Trước khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực, hoạt động công
chứng, chứng thực thường được quy định trong cùng một văn bản pháp luật,
do vậy mà thuật ngữ “công chứng”, “chứng thực” thường được xuất hiện
cùng nhau trên các công trình nghiên cứu, các tạp chí, thậm chí, khái niệm
chứng thực còn được nhắc tới ít hơn và muộn hơn so với khái niệm “công
chứng”.
Những công trình đầu tiên về công chứng, chứng thực có thể kể tới là:
“Những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản Chính trị
quốc gia, Hà nội, năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yến và Dương Đình
Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà nước
ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ tư
pháp, năm 1995. Đề cập sâu hơn nữa về vấn đề quản lý nhà nước đối với
hoạt động công chứng, chứng thực, có thể kể tới luận văn thạc sỹ Luật học:
“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước,
những vấn đề lý luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga,

(Hà Nội, năm 1996) [18]. Có thể nói đây là một trong những công trình khoa

3


học đầu tiên nghiên cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nước
đối với hoạt động công chứng và chứng thực dưới góc độ luật học.
Ở khía cạnh pháp lý – nghiệp vụ về công chứng, chứng thực, có công
trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm vi, nội
dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công
chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh, luận án
tiến sỹ Luật học, (Hà Nội, năm 2000) [16].
Như vậy có thể thấy rằng, trên diễn dàn khoa học nước ta, vấn đề công
chứng, chứng thực được nghiên cứu khá muộn, và chưa có sự định hướng
tập trung, chủ yếu là đề cập tới công chứng, chứng thực dưới góc độ pháp lý,
hay kỹ năng, nghiệp vụ.
Trong vài năm trở lại đây, do nhu cầu cuộc sống và yêu cầu của công
tác quản lý nhà nước, mà vấn đề công chứng, chứng thực đã thu hút được
khá lớn sự quan tâm của giới nghiên cứu. Có thể kể đến một số các công
trình sau:
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công: “Xây dựng nội dung cơ
bản quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn
tỉnh Bình Phước” của tác giả Nguyễn Minh Hợi (Tp. Hồ Chí Minh, năm
2006) [14] . Trong luận văn của mình, tác giả đã lý giải những vấn đề lý luận
về công chứng, chứng thực, như: khái niệm, nguồn gốc ra đời hoạt động
công chứng, chứng thực; cách đáp ứng của nhiều nhà nước về nhu cầu công
chứng, chứng thực của người dân; sự cần thiết khách quan phải quản lý nhà
nước đối với những hoạt động này; từ thực tiễn tổ chức và hoạt động của hệ
thống cung ứng dịch vụ công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình
Phước, tác giả đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng những mô

hình cung ứng dịch vụ này trên bình diện toàn quốc.
Hay luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý nhà
nước về chứng thực hiện nay – Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn thành
phố Hà Nội), (Hà Nội, năm 2009) [36]. Luận văn đi sâu vào việc phần tích
hoạt động chứng thực và nội dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh
thần của Nghi định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức
4


trong quản lý nhà nước đồi với hoạt động chứng thực của chính quyền và
ngành tư pháp thành phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị
nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực, cũng như những giải
pháp về tổ chức – điều hành của cơ quan uỷ ban nhân dân và cơ quan tư
pháp các cấp địa phương.
Đề cập tới lĩnh vực này, có thể kể tới Khoá luận tốt nghiệp đại học
(năm 2008) của tác giả Nguyễn Đình Việt – Học viện Hành chính Quốc gia
với đề tài “Dịch vụ chứng thực theo Nghi định số 79/2007/NĐ-CP tại huyện
Quỳ Hợp, Nghệ An – Thực trạng và giải pháp” (Hà Nội, năm 2008) [43].
Khoá luận đã tiếp cận chứng thực dưới góc độ là một dịch vụ hành chính
công mà nhà nước có nghĩa vụ cung ứng cho công dân; phản ánh thực tiễn
thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Quỳ Hợp thông qua bảng số liệu
tổng hợp tình hình chứng thực, đặc biệt là sự khảo sát thông qua điều tra xã
hội học để đánh giá việc thực hiện dịch vụ chứng thực dưới con mắt của cán
bộ, công chức - người thực hiện chứng thực, và người dân – người yêu cầu
chứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khoá luận cũng đề xuất những
nhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn quốc, cũng
như những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp.
Có thể thấy, những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khác
nhau xung quanh vấn đề chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực, để
làm phong phú thêm về lý luận cũng như thực tiễn thực hiện chứng thực ở

nước ta trong thời gian vừa qua. Tuy nhiên chưa có một công trình nào
nghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống về quản lý nhà nước đối với
hoạt động chứng thực trên địa bàn cấp xã, đặc biệt là sau khi Nghị định số
79/2007/NĐ-CP ra đời đã thể hiện sự phân cấp mạnh mẽ cho chính quền cấp
xã.
Như chúng ta đã biết, hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên bất
cứ lĩnh vực nào nói chung, hay lĩnh vực chứng thực nói riêng, luôn luôn là
hoạt động áp dụng pháp luật một cách có sáng tạo dựa trên những điều kiện
đặc thù của mỗi địa phương, do vậy mà nghiên cứu về quản lý nhà nước về
chứng thực ở cấp xã – cấp cơ sở – cấp trực tiếp thực hiện chứng thực cho
5


người dân trên địa bàn huyện Lập Thạch nói riêng, các địa phương khác nói
chung luôn là điều quan trọng và cần thiết, nhất là trong công cuộc đẩy mạnh
cải cách hành chính, tăng cường phân cấp cho địa phương trong việc cung
ứng các dịch vụ công.
Lập Thạch là một huyện miền núi, thuần nông của tỉnh Vĩnh Phúc, còn
nhiều khó khăn; đồng bào dân tộc chiếm số lượng lớn và không thuần nhất
về dân tộc. Trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương đổi mới của
Đảng và Nhà nước, tình hình kinh tế - xã hội của huyện đã có nhiều thành
tựu, đời sống vật chất tinh thần của nhân dân được cải thiện. Các hoạt động
kinh tế, xã hội, giáo dục đang diễn ra ngày càng sôi động, quá trình đô thị
hoá đang diễn ra, khiến như cầu chứng thực của người dân cũng từ đó mà
tăng lên nhanh chóng. Trong điều kiện như vậy, công tác quản lý nhà nước
về chứng thực ở cấp xã được đặt trước những yêu cầu và thách thức mới cần
được nghiên cứu một cách nghiêm túc và khoa học. Đây cũng là lý do có
tính đặc thù thúc đẩy tôi lựa chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp hệ cao
học chuyên ngành quản lý hành chính công.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

Mục đích của luận văn là làm rõ cả về phương diện lý luận và thực
tiễn của hoạt động chứng thực và vấn đề quản lý nhà nước về chứng thực
nói chung, trong đó tập trung vào phân tích, đánh giá thực trạng quản lý về
chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch, chỉ ra những
bất cập của nó, trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao
chất lượng tổ chức quản lý cung ứng dịch vụ chứng thực trong điều kiện cải
cách hành chính hiện nay.
Để hoàn thành mục đích đề ra, luận văn tập trung giải quyết các nhiệm
vụ:
- Một là, phân tích những vấn đề cơ bản về hoạt động chứng thực theo
quy định pháp luật hiện hành, đó là các nội dung: thẩm quyền, yêu cầu của
chứng thực, quyền và nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức tham gia chứng
thực, thủ tục, địa điểm, thời hạn, lệ phí chứng thực.

6


- Hai là, phân tích những nội dung cơ bản của công tác quản lý nhà
nước về chứng thực theo quy định hiện hành, trong đó có tổ chức, nhiệm vụ,
quyền hạn của các chủ thể quản lý. Trên cơ sở đó, khảo sát thực tiễn thực
hiện hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ở các xã trên
địa bàn huyện Lập Thạch – Vĩnh Phúc; đánh giá ưu, nhược điểm, tìm ra
nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó.
- Ba là, trên cơ sở thực trạng, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng việc thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực ở
cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch hiện nay.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Từ góc độ khoa học quản lý hành chính công, đối tượng nghiên cứu
của luận văn là hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền và ngành tư
pháp huyện Lập Thạch về công tác chứng thực theo quy định hiện hành; đề

xuất những kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và thực hiện
chứng thực trên địa bàn này.
Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về chứng thực và quản lý
hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của cấp xã theo Nghị định số
75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ; các nội dung
chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,
chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực những giao dịch
về đất đai, nhà cửa thuộc thẩm quyền, trong đó tập trung chủ yếu vào những
nội dung chứng thực mà số lượng nhiều, như chứng chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký.
Các vần đề như tổ chức và hoạt động chứng thực tại Phòng Tư pháp
và công tác chứng thực của cơ quan đại diện Việt Nam (gồm: cơ quan đại
diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài)
không thuộc phạm vi nghiên cứu của luận văn.
Đối tượng khảo sát của luận văn là: Chính quyền và ngành tư pháp
huyện Lập Thạch, trong đó tập trung khảo sát hai chủ thể quản lý trực tiếp và
thường xuyên là Phòng Tư pháp huyện Lập Thạch, và UBND các xã, thị trấn
trên địa bàn Huyện. Các cán bộ thực hiện chứng thực, và những người dân
7


trên địa bàn/hay có tham gia vào hoạt động chứng thực tại xã trên địa bàn
huyện Lập Thạch cũng nằm trong đối tượng khảo sát của luận văn.
Luận văn chủ yếu nghiên cứu hoạt động quản lý chứng thực của cấp
xã trong khoảng thời gian từ năm 2007 (từ khi Nghị định số 79/NĐ-CP có
hiệu lực, ngày 01 tháng 7 năm 2007) đến nay. Những số liệu được thu thập
chủ yếu trong giai đoạn này để thể hiện quá trình và hiệu quả của hoạt động
quản lý của các cơ quan có thẩm quyền, có trách nhiệm. Một vài số liệu phát
sinh ngoài thời gian này được đưa vào luận văn với mục đích cung cấp thêm
thông tin cho quá trình khảo sát.

5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lý luận của luận văn là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử; tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà
nước về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước; quan điểm, chương
trình cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010, và giai đoạn
2011 – 2020. Bên cạnh đó, một số sách trong nước về phân cấp quản lý hành
chính nhà nước, đổi mới cung ứng dịch vụ công ở Việt Nam hiện nay cũng là
cơ sở lý luận của luận văn.
Để hoàn thành mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn sử dụng
các phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, hệ thống hoá…để
nghiên cứu những vấn đề lý luận về chứng thực, quản lý nhà nước về chứng
thực; sử dụng phương pháp điều tra xã hội học bằng bảng hỏi, phỏng vấn sâu
kết hợp với khảo sát thực tế để thu thập các thông tin, số liệu thực tế phục vụ
cho việc phân tích, đánh giá thực trạng, nguyên nhân của những vấn đề
nghiên cứu và luận chứng tính khả thi của các giải pháp mà luận văn đề xuất.
6. Đóng góp mới của luận văn
- Về phương diện lý luận: Luận văn đề cập và phân tích toàn diện, có
hệ thống về hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực theo
quy định hiện hành, cũng như quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật về
vấn đề này trong pháp luật Việt Nam. Đặt trong bối cảnh cải cách nền hành
chính nhà nước theo hướng phân cấp mạnh mẽ cho cấp cơ sở trong việc cung
ứng dịch vụ công, đồng thời sự phân cấp đó không nằm ngoài cải cách thử
8


tục hành chính theo cơ chế một cửa, luận văn sẽ đưa ra một cái nhìn tổng thể
về cung cách quản lý hoạt động chứng thực ở cấp xã gắn với việc triển khai
cơ chế một cửa, dưới góc độ là quản lý cung ứng một dịch vụ công cho
người dân, nhằm hướng tới cải cách đồng bộ hoạt động này.
- Về phương diện thực tiễn: qua việc phân tích, đánh giá thực trạng

hoạt động chứng thực tại các xã trên địa bàn huyện Lập Thạch, luận văn sẽ
cho thấy những thuận lợi, khó khăn trong quản lý của chính quyền và ngành
tư pháp Huyện. Từ đó đề xuất những khuyến nghị hợp lý nhằm nâng cao
chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý chứng thực ở cấp xã hiện nay, không
chỉ áp dụng đối với huyện Lập Thạch, mà còn có thể áp dụng với những địa
phương có điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội, dân cư tương đồng như nhiều
huyện miền núi của tỉnh Thái Nguyên, Tuyên Quang, Sơn La, Hòa Bình, các
huyện miền núi thuộc Tây Nguyên.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:
- Chương 1: Một số vấn đề chung về chứng thực và quản lý nhà nước
về chứng thực.
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động
chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch.
- Chương 3: Một số khuyến nghị góp phần nâng cao chất lượng quản
lý nhà nước về chứng thực ở cấp xã trên địa bàn huyện Lập Thạch.

9


Chương 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC
1.1. Chứng thực
1.1.1. Khái niệm “chứng thực”
Nhu cầu đảm bảo về pháp lý của con người tất yếu sẽ càng tăng cùng
với sự phát triển của cuộc sống. Hàng ngày, con người có nhu cầu cùng một
lúc sử dụng nhiều loại giấy tờ vào nhiều mục đích khác nhau; ví dụ như cùng
một lúc nộp hồ sơ xin việc vào nhiều tổ chức khác nhau, nộp hồ sơ thi vào

nhiều trường đại học khác nhau,..trong khi đó nhà nước chỉ cấp cho mỗi
người một bản chính của mỗi loại văn bằng, giấy tờ. Như vậy, vấn đề đặt ra
lúc này là tìm kiếm các loại giấy tờ có thể thay thế các bản chính trong các
giao dịch, và bản sao xuất hiện. Tuy nhiên, các bản sao tự nó không chứng
mình được sao đúng với bản chính của mình. Bản sao lúc này cần phải có
một sự đảm bảo bằng pháp lý nhằm giảm sự thiệt hại cho các bên trong giao
dịch cũng như sự an toàn cho quản lý nhà nước. Điều này khẳng định một
lần nữa rằng, chứng thực là nhu cầu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao
dịch của công dân, tổ chức và của chính nhà nước.
Khi tìm hiểu khái niệm “chứng thực”, có thể tiếp cận theo một số góc
độ sau:
- Theo Tiếng Anh, Chứng thực (Certify) có nghĩa là “sự chính thức
chứng nhận” [19, tr.148].
- Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng do Nhà xuất bản Giáo dục ấn
hành năm 1995, “Chứng thực là xác nhận là đúng sự thật” (Certify as true).
Có thể thấy, theo nghĩa chung, chứng thực là sự chứng nhận của cá
nhân hay tổ chức nào đó về tính xác thực của một hay nhiều văn bản, giấy tờ,
sự vật, sự việc,…Ở đây, chủ thể của việc thực hiện chứng thực có thể là tổ
chức hoặc cá nhân với tư cách là người làm chứng và sự chứng nhận mang
tính chất khách quan.

10


- Theo khía cạnh khác, trên diễn đàn khoa học hành chính công ở Việt
Nam hiện nay, ở bình diện chung, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực
là một loại “dịch vụ công” mà nhà nước cung ứng cho công dân để phục vụ
đời sống xã hội hàng ngày [17], [33]. Cách tiếp cận này còn khá mới mẻ ở
Việt Nam, coi người dân là “khách hàng” và nhà nước có nghĩa vụ cung ứng,
phục vụ nhân dân. Quan điểm này có tính hợp lý và không chỉ ngày càng

được thừa nhận rộng rãi, mà còn được cụ thể hóa trong các cương lĩnh của
Đảng, pháp luật của nhà nước, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay chúng ta
đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do
dân, vì dân, chuyển dần từ nền hành chính truyền thống mang nặng tính “cai
trị” sang mô hình nền hành chính hiện đại – nền hành chính “phục vụ”. Nhà
nước ta là nhà nước của dân, cán bộ, công chức là công bộc của dân, hết lòng
chăm lo cho lợi ích của dân.
Đây cũng chính là “kim chỉ nam” cho sự đổi mới về công tác cải cách
tư pháp hiện nay, trong đó có nội dung cải cách công tác chứng thực (cùng
với công chứng, giám định tư pháp, trợ giúp pháp lý, và một số nội dung
khác thuộc nội dung bổ trợ tư pháp). Quan điểm của khoa học hành chính
công sẽ được đề cập sâu hơn ở phần sau để mình chứng cho việc thực hiện
cải cách chứng thực khi mà vấn đề chứng thực được phân cấp mạnh cho cấp
xã. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả chọn đề tài này trên thực
tiễn huyện Lập Thạch.
- Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam:
Tại khoản 2 Điều 2 Nghi định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000
của Chính phủ quy định về “công chứng, chứng thực” có đưa ra định nghĩa
về chứng thực. Theo đó, “Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ ký của cá nhân
trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy
định của Nghi định này”. Đây chính là định nghĩa pháp lý và là/trở thành
quan điểm chính thống, nhất quán ở nước ta về chứng thực. Hoạt động này
theo đúng nghĩa chỉ do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện (mới có giá
trị pháp lý).
11


Việc chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực di chúc, chứng
thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực nhân dân, chứng thực đất đai

không có tranh chấp, chứng thực chữ ký cá nhân, chứng thực bản sao từ bản
chính,….Như đã trình bày ở phần “Đối tượng, phạm vi nghiên cứu”, luận
văn chỉ nghiên cứu những nội dung chứng thực thuộc thẩm quyền của
UBND cấp xã, bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký, và một số nội dung khác theo quy định của pháp luật.
Như vậy, theo quan điểm của các nhà lập quy thì có thể thấy chứng
thực ở nước ta là một công việc do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện
dựa trên thẩm quyền hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, để phục
vụ những nhu cầu chính đáng, hợp pháp của các cá nhân, tổ chức trong xã
hội, xuất phát từ chính nhu từ nhu cầu của công tác quản lý nhà nước. Các cơ
quan hành chính nhà nước (cụ thể là UBND cấp huyện và UBND cấp xã)
thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo tính xác thực và có giá trị pháp lý của
các giấy tờ được sao y bản chính, chữ ký công dân, và nhiều sự việc khác
được pháp luật quy định.
Để thực hiện công việc đó của mình, các cơ quan hành chính nhà nước
cần sử dụng các biện pháp tổ chức – điều hành, kiểm tra, giám sát, hay nói
cách khách, đó là thực hiện công tác quản lý nhà nước. Điều này được thể
hiện rất rõ trong các quy định tại Chương II – Nghị định số 75/2000/NĐ-CP
và Chương III – Nghị định 79/2007/NĐ-CP điều chỉnh về “Quản lý nhà nước
về chứng thực”. Tại các chương này, Chính phủ quy định rõ nhiệm vụ, quyền
hạn của các cấp các ngành trong việc quản lý công tác chứng thực; quy định
về khen thưởng, xử lý vi phạm, khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực chứng thực.
Đây cũng là vấn đề cần giải quyết của luận văn này, được thể hiện rất rõ nét
ngay trong tên của đề tài.
Qua sự phân tích trên có thể nhận thấy sự thống nhất trong quan điểm
về chứng thực giữa khoa học hành chính công và quan điểm pháp lý hiện nay
ở Việt Nam. Điều này có nghĩa, nếu coi chứng thực là một loại dịch vụ công
mà nhà nước có trách nhiệm phải cung ứng cho người dân, thì ở khía cạnh
kia, nhà nước phải quản lý chứng thực làm sao cho tốt, để nâng cao chất
12

lượng cung ứng dịch vụ của mình, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân,
phục vụ cho sự phát triển của xã hội. Quan niệm như vậy để thấy được công
cuộc cải cách tổng thể nên hành chính quốc gia có thành công hay không phụ
thuộc rất nhiều vào “tâm thế” của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung
ương tới địa phương cũng như “tâm thế” của cán bộ, công chức của các cơ
quan này trong việc đã thực sự coi mình là người phục vụ nhân dân, và phải
quản lý tốt những công việc phục vụ đó chưa. Do vậy mà trong đề tài này,
các nội dung sẽ được triển khai theo trục tư duy, là nghiên cứu sự quản lý
(thông qua các nội dung, hình thức quản lý) của các cơ quan có thẩm thẩm
quyền trên địa bàn huyện Lập Thạch về tổ chức hoạt động chứng thực dưới
góc độ là “người” cung ứng dịch vụ công cho xã hội.
- Phân biệt “chứng thực” và “công chứng”:
Chúng ta có thể nhìn nhận sâu hơn về khái niệm chứng thực thông qua
sự phân biệt khái niệm này với khái niệm khá gần, đó là khái niệm “công
chứng”.
Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động khác nhau
hoàn toàn. Tuy vậy, đến nay, vì một vài lý do khác nhau khiến vẫn tồn tại sự
nhầm lẫn, đồng nhất hai hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên
truyền pháp luật về công chứng, chứng thực trong dân chúng gặp không ít
khó khăn. Do vậy, khi nghiên cứu về chứng thực thì sự so sánh để tìm ra
phân biệt với công chứng là điều cần thiết.
+ Về mặt văn bản pháp luật: Trước ngày 01/7/2007, hoạt động công
chứng và chứng thực được điều chỉnh chung bởi Nghị định 75/2000/NĐ-CP
của Chính phủ về “công chứng, chứng thực”. Từ ngày 01/7/2007, Nghị định
79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về “cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký” có hiệu lực thi hành, đã thay thế các
quy định các quy định về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại Nghị
định 75/2000/NĐ-CP; Luật Công chứng đã thay thế hoàn toàn các quy định

về công chứng được quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP. Như vậy, từ
ngày 01/7/2007, hai hoạt động “công chứng” và “chứng thực” đã được quy
định rõ ràng ở những văn bản pháp luật khác nhau.
13


Theo Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP:
“Công chứng” là việc Phòng Công chứng xác nhận tính xác thực của
hợp đồng được giao kết hoặc các giao dịch khác được xác lập trong quan hệ
dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác, và thực hiện các việc
khác theo quy định của Nghi định này.
“Chứng thực” là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận
sao y giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ ký cá nhân trong các giấy tờ phục
vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghi định này.
Điều 2 Luật Công chứng năm 2007 cũng định nghĩa về công chứng,
theo đó:
“Công chứng” là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, tính
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng.
Như vậy, về mặt chủ thể thực hiện hoạt động: công chứng là hoạt
động được thực hiện bởi công chứng viên thuộc các “Phòng Công chứng”
hoặc “Văn phòng công chứng”, còn chứng thực được thực hiện bởi cơ quan
nhà nước có thẩm quyền, bao gồm: Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư
pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cấp bản gốc các loại văn bản có tính pháp lý
cũng có quyền chứng thực bản sao các văn bản mà họ đã cấp bản gốc.
+ Sự nhầm lẫn: có thể thấy nguyên nhân sâu xa của sự nhầm lần công
chứng và chứng thực là do sự quy định thiếu rõ ràng trong văn bản pháp luật.
Trước đây, Nghị định 75/2000/NĐ-CP không quy định rõ những loại giấy tờ

nào cần phải chứng thực, nhưỡng loại giấy tờ nào cần phải công chứng.
Khoản 1 Điều 14 quy định: Hợp đồng giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cá
nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch đã được
Phòng Công chứng chứng nhận thì gọi là văn bản công chứng, còn nếu được
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực thì gọi là văn bản chứng
thực. Thông tư số 93/TTLT-BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 về hướng
dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực cũng
14


không có sự phân biệt trong mức thu lệ phí các loại giấy tờ khi được thực
hiện ở phòng công chứng hay Uỷ ban nhân dân.
Một dẫn chứng khác: Khoản 2 Điều 21 Nghị định 75/2000/NĐ-CP quy
định về thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng, theo đó: Phòng
Công chứng được công chứng những các việc thuộc thẩm quyền chứng thực
của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã, trừ những hợp
đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Uỷ
ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Pháp luật quy định như vậy dễ khiến người ta hiểu đơn giản rằng, tất
cả các loại giấy tờ đều có thể công chứng hoặc chứng thực, kể cả bản sao từ
bản chính và chữ ký; và/hoặc đồng nhất hoạt động chứng thực của Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và cấp xã với hoạt động công chứng của Phòng Công
chứng. Trên thực tế, khi thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-Chính phủ, có
hiện tượng các Phòng Công chứng thường quá tải, bởi lẽ: nhiều người dân
không phân biệt được thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
và cấp huyện, nên đã lựa chọn phương án “chắc chắn” là đến các Phòng
Công chứng.
Hiện nay, khi có Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP,
chúng ta cần có sự phân biệt rõ ràng về công chứng và chứng thực. Theo tinh
thần của hai văn bản này, trong khi chứng thực vẫn là một dịch vụ công do

cơ quan hành chính nhà nước thực hiện thì công chứng đã được xã hội hoá.
Các Phòng Công chứng nhà nước nay được chuyển thành các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp; còn ở khu vực tư nhân, các Văn phòng công
chứng được thành lập dưới hình thức là các doanh nghiệp tư nhân hoặc công
ty hợp danh. Do vậy hai thuật ngữ, hai hoạt động – công chứng và chứng
thực cần phải được tách bạch và sử dụng đúng. Có như vậy thì việc triển
khai các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực mới dễ đi vào
cuộc sống. Đó cũng là cách làm cho việc quản lý nhà nước đối với hai loại
hoạt động này trở nên “dễ” hơn.

15


1.1.2. Quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp luật về hoạt động chứng
thực, công chứng ở Việt Nam
Hai khái niệm “chứng thực”, “công chứng”, mới được làm rõ và tách
biệt trong quy định pháp luật những năm gần đây. Trước khi có sự tách biệt
này, hai khái niệm/hoạt động này có ý nghĩa tương đương nhau. Do vậy mà ở
mục này, chúng tôi chọn đề mục là “Quá trình hoàn thiện điều chỉnh pháp
luật về hoạt động chứng thực, công chứng ở Việt Nam” để có thể thấy rõ
hơn sự phát triển của hai chế định này trong lịch sử pháp luật Việt Nam.
Có thể có nhiều cách để phân chia thành các giai đoạn của quá trình
hoàn thiện pháp luật của Nhà nước ta về chứng thực, công chứng. Tuy vậy,
theo logic của luận văn khi đặt chứng thực trong bối cảnh cải cách tư pháp,
cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền hiện nay, tác giả chọn
cách tiếp cận theo các giai đoạn trong tiến trình cải cách.
Theo đó, quá trình này có thể được chia thành ba giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tới
trước Đổi mới (1945 - 1986);
- Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính

(1986 – 1997)
- Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – nay)
a) Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời
tới trước Đổi mới (1945 - 1986)
Hoạt động chứng thực, công chứng đã được tiến hành ngay sau Nhà
nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời (02/9/1945) và không ngừng được
củng cố qua các giai đoạn lịch sử.
Ngày 01/10/1945, Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trọng Khánh đã ký
quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi
chức công chứng viên người Pháp tại Văn phòng công chứng; bổ nhiệm một
công chứng viên người Việt Nam thay thế công chứng viên người Pháp tại
Hà Nội; những luật lệ cũ về công chứng vẫn được áp dụng, trừ những quy
định trái với chính thể Việt Nam Đân chủ Cộng hoà.
16


Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh số 59 quy
định về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung, trình tự thủ tục thị thực giấy
tờ cho công dân trong giao dịch dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận
địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương. Xét về nội dung, đây chỉ là một
thủ tục hành chính, càng về sau, việc áp dụng Sắc lệnh 59 càng mang tính
hình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng năm sinh, chữ ký và địa chỉ thường
trú của đương sự. Tiếp đó, ngày 29/02/1952, Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh số
85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa,
ruộng đất. Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh số 85/SL chỉ áp
dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến.
Cũng theo Sắc lệnh này, Uỷ ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thực
vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho,
đổi nhà cửa, ruộng đất, và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của
những nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho, đổi.

Từ năm 1954 đến năm 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động
công chứng, chứng thực. Năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)
ra Nghị định số 1431/NĐ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Bộ Tư pháp.
Nhìn chung, trong giai đoạn này, hoạt động chứng thực chủ yếu thực
hiện trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, còn chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký là rất ít. Việc thực hiện công tác này còn mang tính
chất “hành chính” nặng nề của cơ chế “xin – cho” – một biểu hiện của nền
hành chính tập trung, quan liêu, bao cấp.
b) Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính
(1986 – 1997)
Bước vào công cuộc đổi mới (bắt đầu từ năm 1986), nhu cầu về chứng
thực tăng lên, nhất là việc chứng thực các bản sao.
Trên cơ sở của Nghị định 143/NĐ, năm 1987 Bộ Tư pháp ban hành
Thông tư số 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước. Cùng
với Thông tư 574 là sự ra đời của Phòng Công chứng Thành phố Hồ Chí
Minh, Phòng Công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn
17


khác (nếu có nhu cầu); công tác công chứng, chứng thực của Uỷ ban nhân
dân cũng được kiện toàn.
Ngày 27/7/1991, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số
45/NĐ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Đây là văn bản pháp
quy đầu tiên về công chứng ở nước ta, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã
hội chủ nghĩa, đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản. Theo Nghị định này,
các Phòng công chứng nhà nước ở địa phương do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
thành lập để đáp ứng nhu cầu của người dân. Phòng công chứng nhà nước
là cơ quan thuộc UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại
ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy. Các Phòng công chứng nhà

nước thực hiện 10 nhóm việc phải công chứng, trong đó có chứng nhận bản
sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Cùng với sư phát triển của nền kinh tế, xã hội, nhu cầu chứng nhận
bản sao ngày càng tăng lên trong khi mỗi tỉnh chỉ có 1 đến 2 Phòng công
chứng nên đã gây nên tình trạng quá tải ở các Phòng công chứng này. Ngoài
các Phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh, tại các quận/ huyện/
thị xã chưa có Phòng công chứng nhà nước, UBND cấp huyện cũng thực
hiện việc chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt.
Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 4/5/1994 về “Cải cách một bước
thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức”,
để giải quyết tình trạng ngày càng quá tải của các Phòng công chứng nhà
nước, ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về “Tổ chức
và hoạt động công chứng nhà nước”. Theo Nghị định này, việc chứng thực
bản sao các giấy tờ từ bản chính chuyển cho UBND quận, huyện, thị xã
thuộc tỉnh thực hiện, các Phòng công chứng nhà nước không thực hiện việc
này nữa; các Phòng công chứng nhà nước ở các địa phương thuộc các Sở Tư
pháp. Sự thay đổi này so với Nghị định 45/NĐ (27/7/1991) cũng đã góp phần
chuyên môn hóa hoạt động công chứng.
c) Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – nay)
Bước vào giai đoạn đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo Chỉ thị
số 342/TTg ngày 22/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ, để đáp ứng nhu cầu
18


ngày càng tăn của cá nhân, tổ chức về công chứng, chứng thực, góp phần
phục vụ cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, đồng thời tăng cường
quản lý nhà nước về công tác công chứng, chứng thực, Chính phủ đã ban
hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về “Công chứng, chứng thực”. Nghị định
số 75/2000/NĐ-CP đã có sự chọn lọc, kết hợp các quy định trong hai Nghị
định số 45/HĐBT và 31/CP; đã quy định UBND cấp huyện chứng thực bản

sao văn bằng, giấy tờ, chứng chỉ bằng tiếng Việt, tiến nước ngoài và chứng
thực chữ ký cá nhân. Như vậy, theo Nghị định này, thì việc chứng nhận bản
sao là sao y bản chính có thể gọi là chứng thực nếu được thực hiện ở UBND
cấp huyện, còn gọi là công chứng nếu thực hiện ở Phòng công chứng nhà
nước. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định về phạm vi công chứng, chứng
thực, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việc công chứng,
chứng thực, tổ chức phòng công chứng và công tác chứng thực của Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Đây là Nghị định có nhiều điểm mới: so với các văn bản trước đó như:
khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi công
chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định
rõ ràng, cụ thể, v.v. Về tính chất, hành vi công chứng, chứng thực là một
hoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân
thực và đúng pháp luật của bản sao của các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính
pháp lý và các giao dịch dân sự. Nghị định cũng quy định các cơ quan có
thẩm quyền công chứng, chứng thực bao gồm: các phòng công chứng nhà
nước; Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Uỷ ban nhân dân cấp xã; cơ quan đại diện
ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Đồng thời, cơ quan, tổ
chức cấp bản gốc các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý cũng có quyền
chứng thực bản sao các hồ sơ, giấy tờ mà mình cấp bản gốc.
Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền thực thi công tác công chứng. chứng thực đã góp phần
cho việc bản đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại
và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật, tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
19


Tuy vậy, cuộc sống vận động không ngừng, nhu cầu công chứng,
chứng thực của người dân cũng không ngừng tăng lên. Một thực trạng phổ

biến là tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng nhà nước và UBND cấp
huyện, cũng như làm sao để người thuận tiện hơn, được phục vụ tốt hơn khi
đi yêu cầu chứng thực.
Để khắc phục tình trạng này, ngày 29/11/2006, Quốc hội đã thông qua
Luật Công chứng số 82/2006/QH11, Chính phủ ban hành Nghị định số
79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về “Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”. Hai văn bản này cùng có có hiệu lực
thi hành từ ngày 01/7/2007. Từ đây hai hành vi công chứng và chứng thực
được phân biệt rõ ràng, cụ thể trong hai văn bản pháp luật khác nhau. Đó là
một bước cải cách lớn trong lĩnh vực công chứng, chứng thực ở nước ta.
Đối với hoạt động chứng thực, do nhu cầu của nhân dân về chứng thực
bản san, chứng thực chữ ký tăng nhanh trong những năm gần đây của quá
trình đổi mới đất nước (số liệu của Bộ Tư pháp cho thấy, trên 90% số lượng
việc giải quyết của các phòng Công chứng là việc chứng thực bản sao, chứng
thực chữ ký), cho nên Nghị định 79/2007/NĐ-CP được ban hành là thực sự
cần thiết, đáp ứng nhu cầu và mong mỏi của nhân dân. Nghị định quy định
trực tiếp việc chứng thực bản bản, chứng thực chữ ký là thuộc thẩm quyền
của hơn 700 phòng Tư pháp, hơn 12.000 Uỷ ban nhân dân cấp xã trong cả
nước và gần 200 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, gấp hơn 15 lần số
cơ quan chứng thực trước đây đối với hai nội dung chứng thực này.
Về lý thuyết, đây là một giải pháp tích cực khắc phục tình trạng quá tải
chứng thực tồn tại nhiều năm tại các phòng công chứng, đồng thời đáp ứng
được yêu cầu của cải cách hành chính giai đoạn hiện nay là phải phân biệt rõ
chức năng của cơ quan nhà nước công quyền (ở đây là các cơ quan chứng
thực) với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công (ở đây là các Phòng công
chứng nhà nước, Văn phòng công chứng).
Như vậy có thể nói, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo nên một sự
chuyển biến mạnh mẽ về phân cấp thực hiện dịch vụ chứng thực ở nước ta
trong thời gian vừa qua.
20

1.1.3. Hoạt động chứng thực theo pháp luật Việt Nam hiện hành
1.1.3.1. Văn bản pháp luật
a) Văn bản điều chỉnh trực tiếp:
- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực;
- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về Cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
Trong đó: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã thay thế các quy định về
chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.
Tuy nhiên, một số nội dung chứng thực khác ngoài chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký như: chứng thực di chúc, chứng thực văn bản
từ chối nhận di sản, chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, v.v. vẫn
được thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.
- Thông tư 03/2001/TT-BTP ngày 14 tháng 3 năm 2001 của Bộ Tư
pháp về hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12
năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
- Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư
pháp về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
b) Một số văn bản liên quan:
- Bộ luật dân sự năm 2005;
- Luật Đất đai năm 2003;
- Luật Nhà ở năm 2005;
- Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13 tháng 06
năm 2006 của liên Bộ Tư pháp về Bộ Tài nguyên & Môi trường về Hướng
dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của
người sử dụng đất.

- Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21 Tháng 11
năm 2001 của liên Bộ Tài chính – Bộ Tư pháp về Hướng dẫn chế độ thu, nộp
và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực (Áp dụng đối với
21


những nội dung chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP mà
không phải là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP).
- Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17 Tháng 10
năm 2008 của liên Bộ Tài chính – Bộ Tư pháp về Hướng dẫn về mức thu,
chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.
- Thông tư số 97/2006/TT-BTC ngày 16 tháng 10 năm 2006 của
Bộ Tài chính về Hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định
của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
1.1.3.2. Thẩm quyền chứng thực
- Thầm quyền chứng thực của UBND cấp huyện:
Theo quy đính tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, UBND cấp huyện
(UBND các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng
thực các việc sau đây:
(1). Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong
phạm vi địa hạt cấp mình mà không thuộc thẩm quyền địa hạt của phòng
công chứng. Trong đó, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản liên
quan đến bất động sản không phụ thuộc vào địa hạt nói trên. ("Địa hạt" là
một hoặc một số quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh);
(2). Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị
dưới 50 triệu đồng;
(3). Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai
nhận di sản;
(4). Chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.

Chủ tịch UBND cấp huyện uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực
hiện việc chứng thực trên. Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại sở
Tư pháp. Mỗi phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp
Trưởng phòng thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải
có bằng cử nhân Luật và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực.
- Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp:

22


Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày
25/8/2008 của BỘ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
79/2007/NĐ-CP lần đầu tiên quy định trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho
các Phòng Tư pháp. Theo đó, các Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo phạm vi quy định, cụ thể như
sau:
(1). Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài;
(2). Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản
từtiếng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng
nướcngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước
ngoài;
(3). Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc
chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn
bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam
trong đỏ có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt, v.v.);
(4). Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ
chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học
Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài, v.v. trong đó có ghi
đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài);

(5). Chứng thực đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó
vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài.
Trưởng phòng, phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng
thực các việc trên theo quy định và đóng đấu của Phòng Tư pháp.
Khác với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, các nội dung chứng thực tại
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đều được định nghĩa một cách rõ ràng, bao
gồm:
"Bản chính" là bản do cơ quan , tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu
tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là sơ sở để đối chiếu và chứng thực bản

23