TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Ở VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
……o0o……

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
ĐẾN Ở VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP

Thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Huyền
Lớp: Hành chính Văn thư K3
Cán bộ hướng dẫn: Vũ Thị Kim Anh

Tam Điệp, tháng 5 năm 2012
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã

hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
Trước kia công tác Văn thư, Văn phòng được hiểu là loại hình
công việc đơn giản, hành chính sự vụ. Nhưng ngày nay xã hội đang ngày
càng phát triển và thông tin là một yếu tố không thể thiếu phục vụ hoạt
động quản lý Nhà nước, và công tác Văn thư, Văn phòng được xác định
là loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng cao.
Những năm gần đây, công tác văn thư có những bước phát triển
phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính Nhà
nước nói chung và từng cơ quan nói riêng.Trong hoạt động quản lý Nhà
nước, văn bản là cơ sở pháp lý, là căn cứ để giải quyết công việc dù lớn
hay nhỏ. Việc ban hành một văn bản có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi
cơ quan, nhưng vấn đề xử lý, giải quyết văn bản đó trong thực tế như thế
nào mới là yếu tố quyết định. Quá trình quản lý và giải quyết văn bản
đến nhanh hay chậm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của mỗi cơ quan,
đơn vị, ảnh hưởng đến công cuộc cải cách hành chính của đất nước. Đây
chính là lý do tôi chọn Chuyên đề viết bài báo cáo khi kết thúc thời gian
thực tập: “Tìm hiểu công tác quản lý bà giải quyết văn bản đến ở Văn
phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp”.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước đây là trường Cao đẳng Nội
vụ (tiền thân là trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập từ
năm 1971). Nhà trường đã và đang tiến hành đào tạo ra những cán bộ
chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Quản trị Nhân
lực…với nhiều hệ đào tạo: chính quy, tại chức, nghề để đáp ứng nhu cầu
công việc của xã hội. Nhà trường luôn nêu cao phương châm trong công
tác giảng dạy và học tập: “Học thật, thi thật, ra đời làm thật”, vì vậy thực
tập tốt nghiệp được coi là một giai đoạn quan trọng trong quá trình đào
tạo. Đây là khoảng thời gian giúp sinh viên tiếp cận công việc nghề
nghiệp thực tế, va chạm và củng cố kiến thức, rèn luyện cho sinh viên có
tác phong của một cán bộ văn thư, văn phòng năng động, tự tin trong
công việc cũng như trong giao tiếp.

Được sự tiếp nhận của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam
Điệp, tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 10/4/2012 đến ngày
01/6/2012. Qua thời gian thực tập, với sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo cùng cán bộ, công chức Văn phòng, cùng sự nỗ lực của bản thân tôi
đã làm quen với các công việc mà chuyên ngành được thầy cô giảng
dạy, áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc, học hỏi nhiều kinh nghiệm,
rèn luyện tác phong công việc của một cán bộ Văn thư, Văn phòng trong
tương lai.
Em cũng xin chân thành cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy cho em những kiến thức chuyên
ngành và kỹ năng nghiệp vụ làm cơ sở tiếp xúc tốt với công việc. Qua
bài báo cáo, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể Lãnh đạo, cán
bộ, công chức UBND Thị xã Tam Điệp nói chung và Văn phòng HĐND
và UBND Thị xã Tam Điệp nói riêng, đặc biệt là bác Nguyễn Thị Diên,
chị Vũ Thị Kim Anh đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, tạo điều kiện giúp
đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp.
Trong quá trình thực tập do bản thân lần đầu tiếp xúc có nhiều bỡ
ngỡ với công việc, kinh nghiệm chưa có, nên bài báo cáo thực tập không
tránh khỏi thiếu sót, hạn chế. Kính mong các Thầy giáo, Cô giáo Khoa
Văn thư - Lưu trữ cùng Lãnh đạo, cán bộ công chức Văn phòng bổ sung,
đóng góp ý kiến để bản thân củng cố kinh nghiệm và bài báo cáo thực

tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tam Điệp ngày 29 tháng 5 năm
2012
Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:
1. Vài nét về Thị xã Tam Điệp:
Thị xã Tam Điệp (tỉnh Ninh Bình) được thành lập ngày 17/12/1982
nằm ở phía Tây Nam tỉnh Ninh Bình; phía Bắc giáp Thị xã Bỉm Sơn và
huyện Hà Trung (Thanh Hóa); phía đông giáp Huyện Yên Mô, phía Tây
giáp Huyện Nho Quan với tổng diện tích đất tự nhiên 106,8 km 2. Địa
hình thuộc vùng bán sơn địa với 70% là diện tích đồi núi. Thị xã có 09
đơn vị hành chính trực thuộc gồm 05 phường (Bắc Sơn, Trung Sơn,
Nam Sơn, Tây Sơn và phường Tân Bình); và 04 xã (Đông Sơn, Quang

Sơn, Yên Sơn và Yên Bình). Với dân số 55.000 người, mật độ dân số
trung bình 510 người/km2. Trong đó dân tộc Kinh chiếm phần lớn, dân
tộc Mường chiếm 1,3%; có 02 tôn giáo chính: Phật giáo và Công giáo
(chiếm 7,3% dân số).
Nằm trên trục đường chính với Quốc lộ 1A chạy qua nên Thị xã đã
và đang là nơi thu hút nhiều nhà máy, khu công nghiệp với lĩnh vực sản
xuất rất đa dạng. Tỉ trọng ngành Công nghiệp -Xây dựng, dịch vụ: Công
nghiệp - Xây dựng: 75%; Dịch vụ: 21%; Nông nghiệp: 4%. Địa bàn Thị
xã có 10 nhà máy công nghiệp gồm sản xuất xi măng, cán thép, gạch
tuynnel, nhà máy bao bì, chế biến nông sản, sản xuất giày da xuất khẩu.
Nông nghiệp chủ yếu là trồng cây công nghiệp: dứa, vải, lạc tiên, ngô
rau...cung cấp chủ yếu cho nhà máy chế biến xuất khẩu đồ hộp đông
lạnh ra nước ngoài. Nơi đây cũng là mảnh đất anh hùng trong kháng
chiến, có phòng tuyến Tam Điệp - Biện Sơn được coi là “Đêm trước”
của chiến thắng Đống Đa mùa xuân năm Kỷ Dậu 1789, Quang Trung Nguyễn Huệ đã đại phá 29 vạn quân Mãn Thanh xâm lược, giải phóng
kinh thành Thăng Long. Và năm 1973, Binh đoàn Quyết Thắng tiền thân
Quân đoàn I ra đời lấy đất Tam Điệp làm “Đại bản doanh” và vào năm
1975, Binh đoàn Quyết Thắng đã thần tốc tiến vào Nam tham gia chiến
dịch Hồ Chí Minh lịch sử góp phần giải phóng hoàn toàn miền Nam
thống nhất đất nước.
Qua 30 phát triển và trưởng thành, Thị xã Tam Điệp đã khẳng định
vị thế của mình trên mảnh đất Ninh Bình. Đời sống nhân dân ngày càng

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được cải thiện, an ninh, chính trị, kinh tế ngày càng được nâng cao, tạo
tiền đề cho sự phát triển của Thị xã trong tương lai.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND Thị xã Tam Điệp:
UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND, vừa
là cơ quan chấp hành của HĐND Thị xã, là cơ quan hành chính ở địa
phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp
(Theo điều 02 Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày
26/11/2003).
2.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Tam
Điệp:
UBND Thị xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003. UBND Thị xã thảo
luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại Điều
124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và các nhiệm vụ do Pháp
luật quy định.
2.1.1 Chức năng:
UBND Thị xã có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến
pháp, Luật và các văn bản của các cơ quan cấp trên, Nghị quyết của
HĐND cùng cấp. UBND Thị xã chỉ đạo các mặt hoạt động của UBND
cấp dưới trực thuộc.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do Pháp luật quy định, UBND
Thị xã ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành
các văn bản đó.
UBND Thị xã phối hợp với UBND Tỉnh, Thường trực HĐND và
các Ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây
dựng đề án HĐND xét và quyết định.

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Theo điều 43 của Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban
Nhân dân ngày 26 tháng 3 năm 2003:
a. UBND Thị xã Tam Điệp có nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở địa
phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu
thủ công nghiệp, thương mại, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, báo chí,
phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước
về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện
tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến
pháp, Luật, các Văn bản của Nhà nước.
c. Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện
chế độ nghĩa vụ quân sự, chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân
dân ở địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch, việc cư trú, đi lại của người
địa phương cũng như người nước ngoài ở địa phương.
d. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh
tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền và
lợi ích hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu và
các tệ nạn xã hội khác.

e. Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách của địa phương theo quy
định của pháp luật, phối hợp với các cơ quan khác đảm bảo thu đúng,
thu đủ các loại thuế và các khoản chi khác ở địa phương.
f. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, đào tạo
đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, phường.
g. Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy
định của pháp luật. Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân
vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND
cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét.
UBND Thị xã Tam Điệp chịu trách nhiệm và báo cáo công tác
trước HĐND và UBND cấp Tỉnh.
2.2: Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Tam Điệp:
(Xem Phụ lục I).
UBND Thị xã Tam Điệp do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch.
- Đ/c Vũ Ngọc Châu: Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp là người
lãnh đạo và điều hành công việc của UBND Thị xã, chịu trách nhiệm cá
nhân về nhiệm vụ của mình theo quy định. Chủ tịch UBND Thị xã phân
công công tác cho các Phó Chủ tịch và các thành viên của UBND Thị
xã, người được phân công chịu trách nhiệm trước UBND Thị xã.
- Đ/c Dương Đức Đằng: Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế.
- Đ/c Nguyễn Trung Phong: Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã
hội.
Các Phó Chủ tịch giải quyết công việc theo lĩnh vực được phân
công, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Thị xã và cơ quan Nhà
nước cấp trên.
Bên cạnh đó, UBND Thị xã còn có 12 phòng ban giúp việc khác:
1- Phòng Nội vụ.
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2- Phòng Kinh tế.
3- Phòng Giáo dục và Đào tạo.
4- Phòng Tài chính - Kế hoạch.
5- Phòng Y tế.
6- Phòng Quản lý đô thị.
7- Phòng Thanh tra.
8- Phòng Tư pháp.
9- Phòng Tài nguyên và Môi trường.
10- Phòng Lao động Thương binh và xã hội.
11- Phòng Văn hóa – Thể thao và Du lịch.
12- Văn phòng HĐND và UBND Thị xã.
Các phòng, ban giúp việc cho UBND Thị xã, cụ thể hơn là giúp
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch giải quyết công việc nhanh chóng và khoa
học. Đây là những bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan.
Giải quyết hoặc trình UBND Thị xã những đề nghị của các cơ quan,
đoàn thể, UBND các xã, phường về vấn đề chức năng quản lý và lĩnh
vực công tác phòng, ban phụ trách. Mỗi phòng, ban đều có những chức
năng, nhiệm vụ riêng, nhằm đảm bảo tốt các hoạt động của cơ quan,
nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước nói chung và của UBND Thị xã
Tam Điệp nói riêng.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Thị

xã Tam Điệp:
1.1: Chức năng của Văn phòng:
UBND Thị xã Tam Điệp đã tiến hành xây dựng “Quy chế làm việc
và mối quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam
Điệp”. Trong đó quy định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của Văn phòng UBND Thị xã.
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp là cơ quan tham
mưu, giúp UBND Thị xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của
UBND Thị xã. Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp của Thường
trực HĐND và UBND Thị xã.
1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:
1. Tham mưu giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác (bao gồm chương trình, kế hoạch
năm, quý, tháng, tuần) của HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc UBND Thị xã phục vụ sự lãnh
đạo, điều hành các mặt công tác của HĐND, UBND Thị xã.
Chuẩn bị báo cáo về hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân Thị xã, soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước;
phối hợp với cơ quan chuyên môn của UBND Thị xã soạn thảo, chỉnh

sửa các văn bản hành chính trước khi trình UBND Thị xã phê duyệt
hoặc quyết định ban hành để chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động
Kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương.
2. Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã, HĐND, UBND các
xã, phường trong quá trình dự thảo các văn bản (bao gồm dự thảo văn
bản pháp quy, các chuyên đề Kinh tế - xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục,
Quốc phòng, An ninh và các vấn đề khác); tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo văn bản để HĐND, Thường trực HĐND,
UBND Thị xã xem xét, quyết định.
3. Thu thập, tổng hợp xử lý thông tin đảm bảo thường xuyên kịp
thời, chính xác phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,
các ban của HĐND, công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND Thị
xã và Chủ tịch UBND Thị xã.
4. Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức phổ biến, tập huấn
và triển khai thực hiện các văn bản, chính sách mới của các cơ quan Nhà
nước cấp trên và của HĐND, UBND Thị xã. Tổ chức truyền đạt Quyết
định, Chỉ thị, các kết luận hội nghị của UBND Thị xã tới các phòng,
ban, ngành, các xã, phường có liên quan.
5. Phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp và làm việc của
Thường trực HĐND, UBND, các ban của HĐND Thị xã với các cơ quan
chuyên môn, cơ quan đoàn thể nhân dân cùng cấp, với Chủ tịch HĐND,
UBND các xã phường. Quản lý hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND. Ghi
chép đầy đủ biên bản các phiên họp của UBND Thị xã và các cuộc họp
theo chức năng, nhiệm vụ của UBND Thị xã.
6. Tổ chức, quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ, hành chính của
HĐND, UBND Thị xã.
7. Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND,
Thường trực HĐND, các ban của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND
Thị xã.

8. Tham mưu giúp UBND Thị xã thực hiện quản lý Nhà nước về
lĩnh vực dân tộc, công tác tiếp dân và các nhiệm vụ khác do Thường trực
HĐND, UBND Thị xã giao.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9. Giúp UBND Thị xã thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND Thị xã.
10. Quản lý tổ chức, biên chế Công chức, viên chức của Văn phòng
HĐND, UBND Thị xã; quản lý ngân sách tài sản của Văn phòng và tài
sản chung của UBND Thị xã theo quy định của Nhà nước.
2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng UBND
Thị xã Tam Điệp:
2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng: (Xem Phụ lục II).
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp là một tổ chức
thống nhất và được tổ chức như sau:
- Chánh Văn phòng: Là thủ trưởng Văn phòng, chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch UBND, Thường trực HĐND về toàn bộ hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã.
- Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, phụ
trách một số mặt công tác được giao như: Công tác tổng hợp, công tác
đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của Văn phòng căn cứ vào sự chỉ
đạo trực tiếp của Thường trực HĐND Thị xã, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

UBND Thị xã. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện chức
trách, nhiệm vụ của mình.
- Bộ phận Tổng hợp: Là bộ phận giúp Chánh Văn phòng thực hiện
công tác thông tin tổng hợp, tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng lịch
công tác tuần, tháng, quý cho cơ quan và lịch công tác tuần cho lãnh đạo
cơ quan. Tổ chức thẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơ
quan khi được cấp trên giao.
- Bộ phận tiếp công dân: Hướng dẫn công dân khi đến làm việc với
Thường trực HĐND, UBND Thị xã theo đúng quy định của Pháp luật;
tiếp nhận đơn thư của công dân, tổ chức..
- Bộ phận “Một cửa”: Đảm bảo công khai, quy trình rõ ràng, tác
nghiệp chuẩn xác, nhanh chóng, gọn nhẹ, đúng quy định của Pháp luật.
- Bộ phận Dân tộc: Tham mưu giúp cho UBND Thị xã thực hiện
nhiệm vụ quản lý Nhà nước về Dân tộc trên địa bàn Thị xã đảm bảo theo
đúng quy định của Pháp luật.
- Bộ phận Văn thư: Là mắt xích quan trọng trong hoạt động của
Văn phòng. Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự
điều hành của Chánh Văn phòng. Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ
bảo mật và quy định Bảo vệ bí mật của Nhà nước.
- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác Lưu trữ và quản lý
kho Lưu trữ của HĐND và UBND Thị xã. Giúp Chánh Văn phòng và

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ ở các đơn vị thuộc
thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan.
- Bộ phận Vi tính - Quản trị: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu,
nhân bản, nhân Fax, trực điện thoại…
- Bộ phận Kế toán - Thủ quỹ: Thực hiện chế độ thanh toán, quyết
toán kịp thời chính xác theo Luật ngân sách, cập nhật và báo cáo chỉ tiêu
hàng ngày của cơ quan với lãnh đạo Văn phòng trong việc thực tập dự
trù kinh phí, thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định.
- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, giữ gìn trật tự, tài
sản của toàn bộ cơ quan.
- Bộ phận Lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ
quan đi công tác. Quản lý tốt phương tiện, lái xe an toàn, thực hiện tiết
kiệm xăng dầu và chi phí trong quá trình vận hành phục vụ công tác,
chịu trách nhiệm về chất lượng phương tiện được giao.
- Bộ phận Quản trị - Lễ tân: Có nhiệm vụ chuẩn bị cơ sở vật chất
(nước, hoa…). Định kỳ kiểm kê tài sản. Vệ sinh phòng làm việc của
Lãnh đạo cơ quan, đảm bảo vệ sinh toàn cơ quan. Phục vụ nhà ăn liên cơ
quan đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.2: Lề lối làm việc của Văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã làm việc theo chế độ Thủ
trưởng; chấp hành nghiêm chỉnh sự điều hành của Lãnh đạo, chỉ đạo của
HĐND và UBND Thị xã.
Trong công tác Hành chính, UBND Thị xã Tam Điệp xây dựng cụ
thể chính sách và mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
(Ban hành kèm theo Quyết định số 343/QĐ-UBND ngày 12/5/2010 của
Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp. Chính sách chất lượng: UBND Thị
xã Tam Điệp cam kết: “Thông qua xây dựng và thực hiện hệ thống quản
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 gắn liền với
chương trình cải cách Hành chính nhằm tạo phương pháp làm việc khoa

học, hợp lý, kiểm soát công việc tốt hơn, góp phần đạt hiệu lực và hiệu
quả cao trong thực thi chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong đó chính
sách chất lượng đã đặt ra mục tiêu rất rõ cho các đơn vị, cá nhân toàn Ủy
ban Nhân dân. Đặc biệt là bộ phận Văn phòng và cụ thể hơn là trách
nhiệm của Cán bộ Văn thư là phải kiểm soát tài liệu và hồ sơ chặt chẽ;
thu thập và cập nhật đầy đủ, sắp xếp và lưu giữ không để xảy ra việc thất
lạc tài liệu và phục vụ công tác khai thác văn bản được thuận tiên.
Cán bộ, công chức khi giải quyết công việc, tiếp khách đến làm
việc tại công sở phải chu đáo, nhiệt tình, thái độ niềm nở, lịch sự, đề cao
trách nhiệm phục vụ, trang phục làm việc chỉnh tề. Theo chức trách,
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm vụ được phân công, cán bộ công chức phải bố trí thời gian đi cơ
sở để nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra, nắm tình hình, kiến nghị, uốn nắn,
hướng dẫn giúp cơ sở tháo gỡ khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ.
2.3: Sơ đồ hóa phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND
và UBND Thị xã Tam Điệp: (Xem Phụ lục III).
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp được bố trí hợp lý,
mỗi phòng làm việc được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho việc
giải quyết công việc.Tôi xin được giới thiệu Sơ đồ bố trí phòng làm
việc của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thị xã qua Phụ lục III.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG

HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP:
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác Văn
thư đã nêu: Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
độn của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
Văn thư.
Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp coi công tác Văn thư là mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, coi đó là
“bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước. Thực hiện tốt công tác
Văn thư sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý và gắn kết mối liên
hệ giữa các phòng, ban trong UBND Thị xã.
1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng HĐND
và UBND Thị xã Tam Điệp:
Công tác Văn thư ở UBND Thị xã Tam Điệp luôn đảm bảo cung
cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản
lý Nhà nước, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng, đúng chính sách, hạn chế được việc lợi dụng văn bản của Nhà
nước để làm những việc trái Pháp luật; bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ
về mọi hoạt động của cơ quan cũng như cá nhân trong cơ quan và giữ
gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ của cơ
quan.
Trong công tác Văn thư cơ quan, UBND Thị xã Tam Điệp hết sức
quan tâm, đặc biệt chú trọng căn cứ theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước và theo quy định, hướng dẫn của một số văn bản:
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác Văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức Văn thư Lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi,
bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư.
2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng
HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp:
Lãnh đạo Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp luôn quan tâm chú
trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn phòng.
Bản thân các cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng cũng luôn có ý thức
học hỏi về chuyên môn nghiệp vụ cũng như đạo đức nghề nghiệp, kiến
thức xã hội để góp phần vào giải quyết công việc.
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp có hai cán bộ Văn
thư chuyên trách có nhiệm vụ thực hiện các khâu nghiệp vụ của Văn thư
cho cơ quan. Cán bộ Văn thư có ý thức trách nhiệm cao, cẩn thận trong
giải quyết công việc chuyên trách và bảo đảm và giữ gìn trang thiết bị

phục vụ, cởi mở, không ngừng tiếp tục học tập, nghiên cứu nâng cao
trình độ chuyên môn.
3. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND và
UBND Thị xã Tam Điệp:
Sơ đồ bố trí phòng Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND Thị
xã (Xem Phụ lục IV).
Công tác Văn thư của UBND Thị xã Tam Điệp được tổ chức một
cách khoa học, tập chung, thống nhất nhằm đảm bảo thông tin chính xác,
kịp thời.
UBND Thị xã Tam Điệp bố trí phòng Văn thư riêng, địa điểm tại
tầng 1 sát phòng làm việc của các Phó Chánh Văn phòng, thuận tiện cho
việc đi lại và giao dịch với các phòng, ban trong cơ quan và các tổ chức,
cá nhân tới liên hệ công việc với UBND Thị xã. Phòng Văn thư được
trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Tuy nhiên,
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn thư chưa có điều kiện áp tiến hành việc quản lý văn bản bằng phần
mềm trên máy vi tính, mà chủ yếu vẫn dùng tới sổ sách để quản lý.
4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thị xã:
(Xem Phụ lục V).
4.1: Các quy định của UBND Thị xã về soạn thảo và ban hành
văn bản:
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thị xã căn cứ

theo các quy định của Nhà nước, bao gồm:
- Luật tổ chức HĐNĐ và UBND năm 2003;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND
năm 2004;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn
thư.
4.2: Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý của UBND Thị xã
Tam Điệp:
Các văn bản do HĐND và UBND Thị xã ban hành bao gồm: Văn
bản pháp quy (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị) và văn bản hành chính,
được soạn thảo và ban hành theo một quy trình thủ tục nghiêm ngặt, chặt
chẽ. Những văn bản này do Chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND
Thị xã hoặc do trưởng các phòng, ban, ngành chuyên môn của UBND
Thị xã soạn thảo. Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thị xã xem lại và
ký tắt đảm bảo về thẩm quyền, thể thức và nội dung văn bản.
a) Văn bản Quy phạm pháp luật:
Chủ tịch UBND Thị xã ký các Chỉ thị, Quyết định của UBND Thị
xã về những chủ trương công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân
sự các phòng, ban, cơ quan trực thuộc Thị xã, các chỉ tiêu quan trọng về
kế hoạch ngân sách, vốn XDCB, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND các xã, phường và các văn bản quản lý đất đai.
Và ký các văn bản trình Thành ủy, UBND Tỉnh. Nếu Chủ tịch đi công
tác vắng thì Phó Chủ tịch Thường trực (hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh
vực) được ủy nhiệm ký thay.
Các Phó Chủ tịch UBND Thị xã phụ trách các lĩnh vực công tác
được Chủ tịch ủy nhiệm ký thay một số Chỉ thị, Quyết định của UBND
Thị xã để chỉ đạo cụ thể để ký các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký
duyệt luận chứng Kinh tế - kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công

xây dựng cơ bản sau khi được UBND Thị xã thông qua.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản của các ngành thuộc UBND Thị xã Tam Điệp trước khi
ban hành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các
quy trình theo Luật ban hành.
b) Văn bản Hành chính thông thường:
- Bao gồm: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Thông báo…Các phòng,
ban chuyên môn của Thị xã soạn thảo và làm thủ tục tại phòng Văn thư.
- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công
văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục, sao y
bản chính các văn bản của cấp trên.
Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo văn bản ở các phòng, ban vẫn
mắc một vài lỗi: Thể thức văn bản, đề ký đôi khi còn nhầm…
4.3: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến:
UBND Thị xã Tam Điệp luôn chỉ đạo thực hiện theo Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
a) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Thị xã
Tam Điệp được cán bộ Văn thư làm việc rất khoa học, tỉ mỉ, cẩn thận.
Việc đăng ký văn bản khá đầy đủ theo quy định, rõ ràng, không dùng
bút chì, không tự tiện tẩy xóa hay viết tắt những từ ít thông dụng;

chuyển giao văn bản chính xác, kịp thời; việc sắp xếp và phục vụ bản
lưu được tiến hành khoa học, dễ thấy, dễ tìm.
Các văn bản gửi đi đều phải vào sổ, lưu lại văn thư 01 bản và lưu
tại bộ phận theo dõi công việc đó 01 bản.
Hàng ngày Văn thư lập Danh mục công văn đi gửi Chánh Văn
phòng vào 16h30.
b) Đối với văn bản đến, ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời,
chính xác đến các đối tượng liên quan thì cán bộ Văn thư thường xuyên
nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
vấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến. Giúp cho quá trình giải
quyết công việc của cơ quan luôn đảm bảo, nâng cao chất lượng quản lý
Nhà nước trong cơ quan.
Tuy nhiên trong quá trình quản lý và giải quyết công việc, khối
lượng công việc nhiều nên đôi khi gặp một số sai sót như: Văn bản thất
lạc khi chuyển giao, giải quyết văn bản có trường hợp chậm, tiếp nhận
văn bản không đúng địa chỉ…
- Sơ đồ hóa các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;
văn bản đến: (Xem Phụ lục VI, VII).

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.4: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Trong công tác Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng HĐND và UBND

Thị xã Tam Điệp luôn coi con dấu là dấu hiệu thông tin quan trọng nhất,
khẳng định giá trị pháp lý của mọi văn bản giấy tờ có giá trị lưu hành,
đại diện quyền lực cao nhất về mặt pháp luật của UBND Thị xã Tam
Điệp. Chính vì thế, Văn phòng HĐND và UBND Thị xã đặc biệt chú
trọng đến công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Cán bộ Văn thư là người có trách nhiệm quản lý con dấu của
UBND Thị xã. Con dấu của UBND Thị xã Tam Điệp được để tại phòng
Văn thư và được cán bộ quản lý rất chặt chẽ, nghiêm túc. Khi dấu sử
dụng xong được CBVT đem bảo quản trong két sắt. Trong trường hợp
cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan thì có thể được mang dấu
đi theo nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm
quyền.
Dấu chỉ được đóng vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền và khi văn bản đã được qua thẩm định.
Không đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng in sẵn, giấy giới thiệu chưa
ghi rõ họ tên người có thẩm quyền và chưa biết rõ mục đích sử dụng.
Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu phải được đóng
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng màu mực.
4.5: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan:
- Sơ đồ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ của cơ
quan (Phụ lục VIII).
Lập Hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết công việc theo các nguyên tắc và
phương pháp quy định. Đây là khâu quan trọng cuối cùng trong công tác
Văn thư, là mắt xích gắn liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ, có
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ
của từng cán bộ cũng như hiểu được vị trí quan trọng của việc lập hồ sơ,
UBND Thị xã Tam Điệp đã làm tốt công tác lập hồ sơ, phục vụ cho việc

giải quyết công việc hàng ngày.
Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ thực hiện theo Nghị định số
110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư. Cụ thể
được quy định tại điều 22 của Nghị định 110: Các đơn vị và cá nhân
trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị Lưu trữ vào
Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại
khoản 02 Nghị định 110/NĐ-CP. Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho
Lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn lưu giữ lại không được
quá 02 năm. Trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu cán bộ Lưu trữ (vẫn do
cán bộ văn thư kiêm nhiệm) cần kiểm tra, xem xét từng hồ sơ, nếu phát
hiện thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu thì yêu cầu đơn vị, cá
nhân hoàn chỉnh.
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân
giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan (hiện nay cán bộ Văn
thư cơ quan kiêm nhiệm) giữ mỗi loại 01 bản.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc của UBND Thị xã vẫn gặp
nhiều hạn chế: chưa có biên chế cán bộ Lưu trữ; chất lượng hồ sơ chưa
đảm bảo yêu cầu; nhiều hồ sơ đã thu thập tài liệu nhưng chưa sắp xếp
mà bó gói rồi đưa vào lưu trữ…nên đôi khi gây khó khăn cho quá trình

tra tìm văn bản, tài liệu và giải quyết công việc về sau.
II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND
THỊ XÃ TAM ĐIỆP:
1. Cơ sở khoa học:
Văn bản là cơ sở pháp lý trong quá trình giải quyết công việc hằng
ngày của mỗi cơ quan, đơn vị. Việc ban hành một văn bản chính xác có
ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan, nhưng vấn đề xử lý, giải quyết
văn bản đó trong thực tế như thế nào mới là yếu tố quyết định.
UBND Thị xã Tam Điệp thực hiện chỉ và chỉ đạo công tác quản lý
và giải quyết văn bản đến theo các văn bản sau:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 17/8/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ/CP ngày
28/4/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi bổ
sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư;
Theo các văn bản trên, quá trình công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra bì văn bản;
Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản đến;
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số và ngày, tháng đến;
Bước 4: Đăng ký văn bản đến;
Bước 5: Trình văn bản đến.
Bước 6: Sao văn bản, chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá
nhân có thẩm quyền giải quyết;
Bước 7: Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Thực trạng tình hình quản lý và giải quyết văn bản đến của
UBND Thị xã Tam Điệp:
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax,
văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ
quan, tổ chức. (Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày
18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến).
Văn bản của UBND Thị xã Tam Điệp bao gồm toàn bộ các văn
bản, kể cả các đơn thư do cá nhân gửi đến Ủy ban bằng các hình thức:
qua bưu điện; do cá nhân đi họp mang đến; gửi cá nhân đi họp mang về
hoặc do cán bộ Văn thư cơ quan khác đem đến cho cơ quan mình.
Văn bản đến UBND Thị xã được gửi đến từ nhiều nguồn:
-Văn bản của cấp trên gửi xuống;

- Văn bản của các ngành, các cơ quan hữu quan, các đơn vị, tổ chức
gửi đến;
- Văn bản của cấp dưới (UBND các xã, phường trực thuộc) gửi lên;
- Văn bản của công dân gửi đến.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện
theo trình tự:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1: Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn
bản:
Văn bản đến từ nhiều nguồn và bằng nhiều con đường khác nhau.
Xong đều được tập trung tại Văn thư cơ quan thuộc Văn phòng. Văn thư
cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gồm: Văn bản,
đơn thư, sách báo và tạp chí.
Khi tiếp nhận văn bản đến UBND Thị xã, bao giờ cán bộ Văn thư
cũng tiến hành kiểm tra sơ bộ về tình trạng văn bản: địa chỉ ngoài bì văn
bản, đúng địa chỉ cơ quan mình thì tiếp nhận và ký vào giấy biên nhận
của nhân viên bưu điện. Khi kiểm tra phát hiện thấy không phải gửi đến
cơ quan mình thì gửi trả ngay cho nhân viên bưu điện hoặc người đưa

văn bản cho mình. Trường hợp thiếu hoặc mất bì văn bản thì lập biên
bản và yêu cầu người đưa văn bản ký xác nhận những văn bản thiếu.
Trước khi bóc bì thì cán bộ Văn thư kiểm tra xem có bị rách, bị bóc
hoặc có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài liệu thì phải hỏi lại nhân viên
bưu điện hoặc người chuyển văn bản. Đồng thời, phải báo cáo cho
Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng để có biện pháp xử lý.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ, em cùng với cán bộ Văn thư tiến hành phân
loại các công văn, giấy tờ, tạp chí riêng…để chuyển cho lãnh đạo trong
cơ quan.
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp tổ chức công tác
Văn thư theo nguyên tắc tập trung nên theo sự phân công của Chánh
Văn phòng, cán bộ Văn thư bóc bì tất cả các văn bản gửi đến UBND Thị
xã. Chỉ những bì gửi đích danh tên người nhận thì Văn thư không được
bóc.
Ví dụ: Văn bản gửi đến cơ quan, ngoài bì ghi Kính gửi: Ông Vũ
Ngọc Châu- Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp.
Với những văn bản đến ghi đích danh như trên thì Văn thư không
được bóc. Khi nhận được những văn bản có dấu chỉ mức độ “KHẨN”,
“HỎA TỐC” thì cán bộ Văn thư bóc ngay khi nhận và được đóng dấu,
đăng ký trước để chuyển giao cho kịp thời. Việc bóc bì được làm cẩn
thận, dùng kéo cắt phần bên ngoài của bì, không được làm rách, làm mất
chữ của văn bản, địa chỉ nơi gửi ngoài bì. Khi bóc bì phải đối chiếu số,
ký hiệu ngoài bì với thông tin trên văn bản, trường hợp có sai sót thì báo
cáo với Chánh Văn phòng và có hướng giải quyết kịp thời.
Đối với văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận
phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lại cho cơ quan
gửi tới để theo dõi xử lý kịp thời.

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối văn bản là đơn thư đề nghị, khiếu nại tố cáo thì khi bóc bì giữ
lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
2.2: Đóng dấu đến:
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được
Cán bộ Văn thư đóng dấu đến. Đối với bản Fax thì được chụp lại trước
khi đóng dấu đến. Đối với những văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Dấu đến được đóng đúng quy định: Đóng ở khoảng trắng dưới số
và ký hiệu (đối với văn bản có tên gọi); đóng dưới trích yếu nội dung
(đối với văn bản không có tên gọi) hoặc đóng dấu giữa phần Tác giả và
Quốc hiệu. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn.
Trong quá trình thực tập, em được Cán bộ Văn thư hướng dẫn tỉ mỉ;
sau một thời gian, được thực hành đóng dấu đến lên văn bản đến, là các
Quyết định đến; Chỉ thị đến; Báo cáo đến; Thông báo đến; Công văn
đến. Sau đó tiến hành ghi số đến, ngày đến (kể cả ghi giờ đến trong
những trường hợp cần thiết) của văn bản. Tuy ban đầu còn nhiều bỡ
ngỡ, nhưng được cán bộ Văn thư nhắc nhở nên em dần làm quen được
với công việc được giao.
Mẫu dấu đến của UBND Thị xã Tam Điệp:
UBND Thị xã Tam Điệp
CV
ĐẾN

Số:………
Ngày:…../…../…..
Chuyển:………….

Số đến và ngày đến phải được đăng ghi khớp với số và ngày tháng
nhận văn bản. Số đến được đánh liên tục từ số bắt đầu ngày 01 tháng 01
đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
2.3: Đăng ký văn bản đến:
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao
văn bản đến các đơn vị và cá nhân. Do tính chất công việc và điều kiện
cơ sở vật chất, việc đăng ký văn bản đến tại UBND Thị xã Tam Điệp
đăng ký bằng phương pháp truyền thống: Đăng ký bằng sổ.
Các loại sổ đăng ký văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp:
- Sổ đăng ký văn bản của Chính phủ;
- Sổ đăng ký văn bản của Tỉnh;
- Sổ đăng ký văn bản Sở, ban, ngành của Tỉnh;
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sổ đăng ký văn bản mật.
- Sổ đăng ký đơn thư.
Khi đăng ký phải đăng ký đầy đủ thông tin vào từng cột, không
dùng bút chì để tiến hành đăng ký; đặc biệt không được tẩy, xóa; không
viết tắt những từ ít thông dụng. Em đã được Cán bộ Văn thư giao cho

việc tiến hành đăng ký văn bản đến: đánh số ngày tháng đến, kí hiệu văn
bản, ghi trích yếu nội dung…
Qua sự hướng dẫn của Cán bộ Văn thư, em làm quen được việc
xác định từng loại văn bản: văn bản của Chính phủ, văn bản của UBND
Tỉnh Ninh Bình; văn bản của sở, ban, ngành của Tỉnh…từng loại văn
bản tiến hành đăng ký vào sổ của loại văn bản ấy. Sau đó phô tô số
lượng bản gửi các phòng, ban, đơn vị và giữ lại bản gốc kẹp trong sổ
đăng ký phục vụ Lãnh đạo UBND Thị xã và cá nhân, đơn vị khi cần.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến của UBND
Thị xã Tam Điệp gồm 02 phần: - Phần bên ngoài;
- Phần bên trong.
a) Phần bên ngoài :
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Năm:………
Đơn vị:……………
Quyển số:……..

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Phần bên trong:

Ngày Số
tháng đến
đến
1
14/4

Nơi
gửi

2
3
199 UBN
D
Tỉnh
Ninh
Bình

Ký
hiệu
VB

Ngày
tháng
VB

4
5
08/201 13/4
2/QĐ/
UBND

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
6
QĐ Ban
hành việc
nâng bậc
lương
trước thời
hạn do lập
thành tích
xuất sắc

Đơn vị
hoặc
người
nhận
7
Sở,
ban,
ngành
của
Tỉnh,
UBND
các
Huyện,
thành
phố,

thị
xã…

Ký Ghi
nhận chú

8
9
Đ/c
Thắng

Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
Ví dụ: 14/4…
(2) Số đến: Ghi theo số thứ tự được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là
số thứ tự đăng ký của đơn thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn
thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn
bản đến nói chung (nếu đơn thư được lấy số đến và đăng ký chung với
các loại văn bản đến khác).
Ví dụ: số đến 199.
(3) Tác giả văn bản đến: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản.
Ví dụ: UBND Tỉnh Ninh Bình.
(4) Số, ký hiệu văn bản đến: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Ví dụ: 08/2012/QĐ/UBND.
(5) Ngày, tháng văn bản đến: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi
trên đơn thư. Đối với những ngày dưới 10 thì phải thêm số 0 đằng trước.
Ví dụ: ngày 01, 02…tháng 1 và 2 phải thêm số 0 đằng trước.
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(6) Trích yếu nội dung văn bản đến: Ghi theo trích yếu nội dung
được ghi trên văn bản (trừ Công văn là văn bản không có tên loại).
(7) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn
thư.
(8) Ký nhận: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn thư.
(9) Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác hoặc không ghi ngày,
tháng…
Đối văn bản đến là văn bản “MẬT” thì đăng ký chung với sổ đăng
ký văn bản đến và ghi mức độ “Mật” vào cột “Ghi chú”.
Hàng ngày, cùng với việc giải quyết văn bản đến, UBND Thị xã
còn phải giải quyết một số lượng đơn thư của các tổ chức, cá nhân gửi
đến yêu cầu UBND Thị xã giải quyết. Đơn thư sau khi bóc bì, đóng dấu
đến, ghi số và ngày tháng văn bản đến đầy đủ, được tiến hành đăng ký
như đăng ký văn bản đến. Nếu nội dung đơn thư không thuộc thẩm
quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan thì báo cho Lãnh đạo để
chuyển cho cơ quan chức năng có đủ thẩm quyền giải quyết giúp trả lời
đơn thư trong thời gian sớm nhất.
Mẫu sổ đăng ký đơn thư của UBND Thị xã Tam Điệp:
- Phần bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP

SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ

Năm: 2012
Quyển số: 01

Từ ngày:……......đến ngày………..
Từ số:………đến số……….

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phần nội dung bên trong:
Ngày Số Họ và tên Ngày
đến đến người gửi tháng
1
25/5

Trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc cá
nhân nhận
6
Đ/c Thắng.

Ký Ghi
nhận chú

2
3
4
5
7
8
189 Ông
23/5 Đơn đề
Nguyễn
nghị cấp
Mạnh
giấy chứng
Cường,
nhận quyền
Tổ dân
sử dụng
phố 2
đất.
phường
Bắc Sơn TXTĐ
Nhờ có việc đăng ký văn bản đến một cách chính xác, kịp thời nên
rất thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn bản trong quá trình giải
quyết công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND Thị xã.
2.4: Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến UBND Thị xã sau khi đăng ký, cán bộ Văn
thư trình cho Chánh Văn phòng xem xét, nghiên cứu để đưa ra ý kiến chỉ
đạo về việc giải quyết văn bản đến. Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để

chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm
nhất. Chánh Văn phòng sẽ ghi ý kiến vào dòng chuyển trên dấu đến
hoặc ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến. Trên cở sở đó, Cán bộ Văn
thư tiếp tục đăng ký thông tin còn thiếu vào sổ đăng ký, đồng thời thực
hiện thủ tục chuyển giao.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp:
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP
VĂN PHÒNG HĐNH & UBND
Số Công văn đến:…………..(1)
Ngày:………tháng……..năm…………(2)
Kính gửi đồng chí: Chủ tịch HĐND & UBND.(3)
Ý kiến xử lý:………………………….(4)

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngày…….tháng……..năm……….(5)
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi số Công văn đến;
(2) Ghi ngày tháng Công văn đến;
(3) Văn bản đến được trình cho Đồng chí Chủ tịch UBND Thị xã
Tam Điệp xem xét trước nội dung sau đó đưa ý kiến, phân phối giao cho
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết văn bản đến.
(4) Ghi tên cá nhân, đơn vị có thẩm quyền được phân phối, chỉ đạo

giải quyết văn bản đến.
Ví dụ: Đồng chí Đinh Văn Thanh- Chánh Văn phòng HĐND &
UBND Thị xã xem xét giải quyết.
(5) Ngày tháng năm văn bản đến được trình Lãnh đạo xem xét giải
quyết.
2.5: Chuyển giao văn bản đến:
Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị cần sao
in văn bản để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc. Sau khi có ý kiến
chỉ đạo giải quyết và sao văn bản của Chánh Văn phòng, Chuyên viên
thực hiện sao văn bản.
Các loại bản sao văn bản của UBND Thị xã Tam Điệp áp dụng:
- Bản “Sao y bản chính”: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung
của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính.
- Bản “Sao lục”: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức
quy định.
Tuy nhiên phương pháp “Trích sao” không được áp dụng, trước
đây áp dụng rất ít vì thông thường văn bản đến của UBND Thị xã Tam
Điệp đều là những văn bản thông tin nhiều, quan trọng nên Trích sao
không thể cung cấp đầy đủ thông tin văn bản.
Ví dụ: UBND Thị xã Tam Điệp tiến hành “Sao y bản chính” Quyết
định số 08/2012/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Ủy ban
Nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Quy định nâng bậc lương
trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp
đồng tỉnh Ninh Bình lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ.
(Văn bản kèm theo phần Phụ lục).
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc
cá nhân giải quyết. Quá trình chuyển giao văn bản luôn được Văn thư cơ

quan tiến hành nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Khi chuyển giao
Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dùng sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan làm sổ chuyển giao. Đối với
việc chuyển giao văn bản “MẬT”, “TỐI MẬT”, “TUYỆT MẬT” thì
thực hiện như đối với việc xử lý văn bản thông thường. Vì số lượng văn
bản “MẬT” gửi đến UBND Thị xã ít nên sử dụng sổ đăng ký văn bản
đến làm sổ chuyển giao. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo thì Văn
thư cơ quan giữ lại 01 bản để lập Hồ sơ hiện hành và làm căn cứ phục vụ
tra tìm và khai thác sử dụng.
2.6: Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:
a) Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:
Đây là công việc quan trọng của Cán bộ Văn thư nói riêng và Lãnh
đạo nói chung. Trách nhiệm theo dõi tiến độ giải quyết văn bản thuộc về
nhiều cá nhân thuộc cơ quan:
Đối với Thủ trưởng cơ quan: Có trách nhiệm kiểm tra, chỉ đạo, đôn
đốc việc giải quyết văn bản theo đúng chủ trương, đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước.
Đối với Chánh Văn phòng: Là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ
quan kiểm tra; nghiên cứu giải quyết và tổng hợp tình hình giải quyết
văn bản đến cơ quan.
Đối với Cán bộ Văn thư: Tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm:
Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã

đến hạn nhưng chưa được giải quyết xong. Cuối cùng báo cáo cho Lãnh
đạo để có hướng giải quyết kịp thời và đúng kế hoạch.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến, cán bộ Văn thư cơ quan đã hoàn thành tốt nhiệm vụ. Cán bộ
Văn thư thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết văn bản đến được nhanh chóng và hiệu quả cao.
b) Giải quyết văn bản:
UBND Thị xã Tam điệp luôn phối hợp chặt chẽ, khoa học giữa các
đơn vị và cá nhân được phân công giải quyết văn bản đến.
Chúng ta đều biết, việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa
quan trọng đối với mỗi cơ quan, nhưng vấn đề xử lý, giải quyết văn bản
đó trong thực tế như thế nào mới là yếu tố quan trọng quyết định. Vì
vậy, mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, chính
xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải
quyết chặt chẽ mới đem lại hiệu quả thực sự.
Đối với những văn bản có nội dung thông thường: Các đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết nhanh, chính xác nội dung
văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Trường hợp

Nguyễn Thị Thanh Huyền

Lớp: Hành chính Văn thư K3