báo cáo thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà

KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Địa điểm thực tập: Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà – tỉnh Hà Tĩnh.
Thời gian thực tập: 09 tuần (từ ngày 26/3/2012 đến ngày 18/5/2012)

LỊCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỜI
GIAN

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

Tuần 1
(từ 29/3
đến 01/4)

+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập và liên hệ trực tiếp với Chánh
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà
+ Xây dựng mối quan hệ với bộ phận Văn thư – Lưu trữ
+ Trình Kế hoạch thực tập cho Lãnh đạo Văn phòng

Tuần 2
(từ 02/4
đến 08/4)

+ Bắt tay vào công việc được giao và phỏng vấn cán bộ Văn thư
+ Củng cố kiến thức cần có cho đề tài
+ Xây dựng đề cương chung cho báo cáo thực tập và trình thầy cô
duyệt

Tuần 3
(từ 09/4
đến 15/4)

Tuần 4+5
(từ 16/4
đến 29/4)
Tuần 6+7
(từ 30/4
đến 13/5)
Tuần 8
(từ 14/5
đến 18/5)

+ Tìm hiểu tổng quan về huyện Lộc Hà và tình hình phát triển
chung của huyện
+ Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối
quan hệ làm việc của Văn phòng
+ Viết dự thảo Báo cáo thực tập
+ Trình thầy cô duyệt dự thảo Đề cương báo cáo thực tập
+ Tìm hiểu quy trình công vụ
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài
+ Viết dự thảo Báo cáo thực tập
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng công vụ tại bộ phận Văn thư
+ Viết bản dự thảo Báo cáo thực tập
+ Trình thầy cô bản dự thảo Báo cáo thực tập
+ Trình Báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký
xác nhận
+ Hoàn thành báo cáo thực tập và nộp bản in cho thầy cô

1

PHẦN II- BÁO CÁO THỰC TẬP
CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ HUYỆN LỘC HÀ
I-

Tình hình phát triển của Lộc Hà
Huyện Lộc Hà thuộc tỉnh Hà Tĩnh được Chính phủ ban hành Nghị định số

20/2007/NĐ-CP ngày 07/02/2007 về việc thành lập huyện Lộc Hà. Huyện Lộc
Hà được tách ra từ 2 huyện Can Lộc và Thạch Hà, với diện tích 11.830,85 ha đất
tự nhiên, dân số 86.213 người, 13 đơn vị hành chính trực thuộc, bao gồm các xã:
Ích Hậu, Hồng Lộc, Phù Lưu, Bình Lộc, Tân Lộc, An Lộc, Thịnh Lộc, Thạch
Kim, Thạch Bằng, Thạch Châu, Thạch Mỹ, Hộ Hộ, Mai Phụ; trong đó có
7.579,8 ha cắt từ 7 xã ven biển của huyện Can Lộc với 43.204 nhân khẩu và
4.215,05 ha cắt từ 6 xã ven biển của huyện Thạch Hà với 43.009 nhân khẩu. Địa
giới hành chính của huyện Lộc Hà, phía Đông giáp biển Đông, Tây giáp huyện
Can Lộc, Nam giáp huyện Thạch Hà và thành phố Hà Tĩnh, Bắc giáp huyện
Nghi Xuân.
Trải qua 5 năm thành lập và phát triển, huyện Lộc Hà đã vượt qua được
rất nhiều khó khăn, thử thách để đạt được nhiều kết quả quan trọng trên nhiều
lĩnh vực. Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 11%/năm; nông nghiệp được mùa
khá toàn diện; sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngày càng phát triển,
riêng năm 2011 đạt 674 tỷ đồng (tăng gấp 6 lần so với năm 2007); thu nhập bình
quân đầu người đạt trên 14 triệu đồng/năm; thu ngân sách địa phương đạt gần 40
tỷ đồng (tăng gấp 5 lần so với năm 2007); số hộ nghèo còn 17%, (giảm 18% so
với năm 2007); các lĩnh vực văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế đạt được nhiều kết
quả và có những bước khởi sắc; quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội được
giữ vững; chính trị ổn định; các tệ nạn được đẩy lùi…
Đặc biệt, huyện đã và đang thực hiện tốt công tác giải phóng mặt bằng,
nhường đất cho việc xây dựng các dự án trọng điểm của Trung ương, tỉnh như
công trình ngọt hóa sông Nghèn; đường nối Quốc lộ 1A đi Mỏ sắt Thạch Khê;

đường tỉnh lộ 9 nối thành phố Hà Tĩnh về trung tâm huyện; đường cứu hộ nhân
2


dân vùng ngập lụt từ xã Phù Lưu về Thạch Mỹ; đường Quốc lộ ven biển từ
huyện Nghi Xuân về cảng biển Vũng Áng…
Định hướng phát triển những năm tiếp theo của huyện được đồng chí Trần
Tú Anh – Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà cho hay: “Trước mắt, ngoài việc phải
tập trung xây dựng Nông thôn mới theo quy hoạch, huyện sẽ ưu tiên hoàn thành
một số quy hoạch quan trọng nhưu giao thông, du lịch biển, khi hạ tầng dịch vụ
nghề cá gắn với cụm tiểu thủ công nghiệp Thạch Kim, quy hoạch các vùng cây
con chủ lực của huyện; tranh thủ tối đa nguồn lực từ các cấp, các ngành đầu tư
kết cấu hạ tầng huyện, phấn đấu sớm phát triển thành thị trấn của huyện; chú
trọng đầu tư các trục giao thông chính…”

3


II - Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND-UBND huyện (sau đây gọi là Văn phòng UBND) là cơ
quan ngang vị trí phòng chuyên môn huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc trực
tiếp của Thường trực HĐND-UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Thường
trực HĐND-UBND huyện trong việc tổ chức các hoạt động chung của HĐND
và UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện (bao gồm các PCT
UBND huyện) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động của UBND huyện và
hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ huyện đến cơ sở; bảo đảm thông
tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND-UBND
huyện, Chủ tịch UBND huyện và cung cấp thông tin cho tổ chức và công dân

theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Thường trực HĐND-UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của
UBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng HĐND-UBND tỉnh Hà Tĩnh.
Văn phòng UBND huyện có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác và quy chế làm việc
vủa UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND-UBND các xã,
thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch công tác và quy chế đã đề ra.
Phối hợp cùng với các Ban, Ngành huyện và UBND các xã, thị trấn trong
việc soạn thảo các đề án, dự án, kế hoạch, chương trình, tờ trình, bảng tổng hợp
ý kiến, văn bản quy phạm pháp luật; thẩm định các loại văn bản trước khi trình

4


UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định.
Tổ chức việc công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện,
Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện; theo dõi, đánh giá việc thực hiện các
Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó ở các Ban, Ngành huyện và các xã, thị trấn
để báo các và kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyện
các biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện có hiệu quả các Nghị quyết
của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện.
Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong việc lựa chọn những vấn đề
về chủ trương, chính sách, cơ chế quản lý, đề án, dự án, chương trình, kế hoạch,
báo cáo tổng kết, sơ kết văn bản quy phạm pháp luật (gọi tắt là các dự thảo văn
bản)… để giao cho các Ban, Ngành huyện, UBND các xã, thị trấn nghiên cứu,

xây dựng trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; đồng thời theo dõi, đôn
đốc các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ đó.
Trong trường hợp các dự thảo văn bản đó chưa đảm bảo yêu cầu về nội
dung và thủ tục trình theo quy chế làm việc của UBND huyện, Văn phòng
UBND huyện trực tiếp đề nghị các cơ quan chủ trì soạn thảo, bổ sung, hoàn
chỉnh thêm. Nếu đề nghị đó không được cơ quan chủ trì dự thảo văn bản nhất trí,
Văn phòng UBND báo cáo Chủ tịch UBND huyện quyết định.
Tiếp nhận, thẩm tra về quy trình, hồ sơ thủ tục hành chính, tính hợp hiến,
hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và chủ
đạo của UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định với các
công việc thường xuyên do các Ban, Ngành huyện, UBND các xã, thị trấn trình
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Kịp thời xin ý kiến xử lý các công việc thuộc thẩm quyền của Thường
trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong quá trình tổ chức thực
hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

5


Tổ chức và phục vụ các kỳ họp HĐND, UBND, các cuộc họp của Thường
trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.
Quản lý hồ sơ, biên bản các phiên hợp của HĐND, Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện; chỉnh lý lần cuối các dự thảo văn bản
do các Ban, Ngành huyện trình UBND huyện ký hoặc để UBND huyện trình cơ
quan có thẩm quyền phê duyệt.
Trình UBND huyện ban hành văn bản chỉ đạo và triển khai thực hiện các
quy định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và quản lý văn bản; hướng
dẫn thực hiện tiêu chuẩn hóa các loại văn bản được sử dụng thống nhất trong các

cơ quan hành chính nhà nước.
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động của HĐND,
Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, của UBND và Chủ tịch UBND
huyện; giúp chủ tịch UBND huyện kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do
HĐND và UBND xã, thị trấn ban hành.
Thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện, Chánh văn phòng, định kỳ
thông tin cho Mặt trận Tổ quốc, các Đoàn thể, các Ban, Ngành huyện, Chủ tịch
HĐND và UBND các xã, thị trấn về hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và tình hình kinh tế-xã hội của
huyện, kể cả việc thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng về các hoạt
động chủ yếu của HĐND và những Quyết định quan trọng của UBND huyện về
những chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế-xã hội ở địa phương.
Quản lý, cập nhật trang thông tin điện tử của UBND huyện phát trên
mạng Internet.

6


Giúp UBND huyện tổ chức thực hiện các Quy chế phối hợp giữa UBND
huyện với HĐND huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, Liên đoàn
Lao động huyện và các Đoàn thể huyện.
Giúp UBND huyện triển khai các văn bản quy phạm pháp luật có liên
quan đến công tác Văn phòng, nhằm đưa công tác Văn phòng trong toàn huyện
đi vào nề nếp, đúng quy định của Nhà nước.
Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện trong các việc tiếp
công dân; phối hợp với các cơ quan chức năng huyện tham mưu cho Chủ tich
UBND huyện giải quyết các đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp
luật.
Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND,
Thường trực HĐND, Tổ đại biểu HĐND tỉnh, UBND huyện, Chủ tịch UBND

huyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện theo cơ chế một cửa.
Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy
định của pháp luật.
Giúp HĐND-UBND huyện thực hiện đúng chế độ thông tin báo cáo theo
quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND huyện, UBND
huyện và Chủ tịch UBND huyện giao.
3. Tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ làm việc
Văn phòng HĐND-UBND huyện là một tổ chức thống nhất, làm việc theo
chế độ Thủ trưởng, kết hợp với chế độ chuyên viên, do Chánh Văn phòng
HĐND-UBND huyện điều hành.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện bổ
nhiệm sau khi có thỏa thuận bằng văn bản với Chánh Văn phòng UBND tỉnh;
miễn nhiệm, theo quy định của pháp luật.
7


Giúp việc cho Chánh văn phòng có Phó Chánh văn phòng; Phó Chánh
Văn phòng do Chánh văn phòng đề nghị và được Chủ tịch UBND huyện quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Nhiệm vụ cụ thể của Phó Chánh Văn phòng do
Chánh Văn phòng phân công.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành các mặt công tác của UBND huyện, nhằm đảm bảo tính
thống nhất, liên tục có hiệu lực và hiệu quả.
Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, các Nghị
quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện trong cơ quan Văn
phòng.
Trực tiếp phụ trách công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “Một

cửa” của huyện.
Làm chủ tài khoản và quản lý việc thu, chi ngân sách của Văn phòng theo
quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND
huyện giao.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện quy định cụ thể chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế và quan hệ công tác giữa các tổ thuộc cơ cấu tổ
chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng theo lĩnh vực
được phân công, có trách nhiệm tham gia các cuộc họp của Lãnh đạo Văn
phòng, cùng tập thể Lãnh đạo Văn phòng xây dựng chương trình và kế hoạch
công tác cơ quan. Giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện chương trình công
tác của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và của Chánh Văn
8


phòng; đôn đốc, kiểm tra, điều hòa hoạt động giữa các Tổ thuộc Văn phòng khi
Chánh Văn phòng đi vắng.
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm
vụ thành các bộ phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp dân, Bộ phận “Một cửa”, Văn
thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ, bộ phận Phục vụ

9


Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND huyện

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

(Tổng hợp)

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

Một cửa

Tiếp dân

Kế toán

Văn thư

Phục vụ

(Hiện nay UBND huyện Lộc Hà còn thiếu 01 Phó Chánh Văn phòng và bộ phận
Tổng hợp nên đồng chí Phó Chánh Văn phòng hiện tại đảm nhận trách nhiệm
của bộ phận Tổng hợp của Văn phòng).

10


Biên chế của Văn phòng UBND huyện thuộc biên chế của Nhà nước do

UBND huyện giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng
UBND huyện. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn, dựa vào số lượng và
chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND huyện giao chỉ tiêu biên chế
hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND huyện đổi cơ cấu tổ chức bộ
máy của Văn phòng cho phù hợp.
Hiện nay, số lượng biên chế tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà là 09
người, trong khi chỉ tiêu biên chế của Tỉnh giao là 12 biên chế (còn thiếu 03
biên chế).

Vị trí

Số
lượng

Trình độ học vấn

Công chức

05

05 ĐH

Viên chức

01

01 CĐ

Cán bộ hợp đồng

03

(theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP)

01 ĐH
02 Tốt nghiệp THPT
01 CĐ

Cán bộ hợp đồng bình thường

05

01 TTCN
03 Tốt nghiệp THPT

11


Chế độ làm việc:
Hàng tuần, mỗi cán bộ công chức phải có kế hoạch công tác cá nhân.
Chiều thứ hai hàng tuần các Tổ họp đánh giá kết quả công tác tuần qua và đề ra
chương trình công tác trong tuần tiếp theo (căn cứ theo lịch công tác tuần của
UBND huyện và nhiệm vụ chuyên môn được giao)
Cuối mỗi tháng, cơ quan họp đánh giá kết quả công tác tháng và kiểm
điểm sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng.
Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng chịu sự điều hành trực tiếp của Phó
Chánh Văn phòng và sự điều hành chung của Chánh Văn phòng.
Công tác văn thư lưu trữ:
Tổ chức nhận và luân chuyển, phát hành, lưu trữ, giải quyết chính xác, kịp
thời các văn bản theo quy định nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ.

Tổ chức kiểm tra thể thức hành chính văn bản đến, đánh máy, cho số, vào
sổ, đóng dấu, lưu trữ văn bản đi và văn bản đến theo đúng quy định.
Quản lý con dấu đúng nguyên tắc quy định của pháp luật.
Thực hiện chế độ lưu trữ hồ sơ và bảo mật theo đúng nguyên tắc Văn thưLưu trữ theo quy định của Chính phủ.
Tổ chức trình ký hàng ngày cho tất cả văn bản do các ngành trình duyệt
và các văn bản đi do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và Lãnh đạo Văn
phòng ký.
4. Mối quan hệ công tác
Với Văn phòng HĐND-UBND tỉnh: là mối quan hệ trực thuộc cơ quan
lãnh đạo cấp dưới đối với cấp trên.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ với
Văn phòng HĐND-UBND tỉnh, Thường trực HĐND-UBND tỉnh, Văn phòng
12


các Sở, Ban, Ngành tỉnh để kịp thời thu thập các thông tin, nhằm giúp Thường
trực HĐND-UBND huyện tổ chức chỉ đạo, quản lý và điều hành thực hiện các
nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng an ninh trên địa bàn huyện theo
đúng quy định.
Hằng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện báo cáo kết quả công tác
cho Văn phòng HĐND-UBND tỉnh theo quy định.
Với Văn phòng Huyện ủy: là mối quan hệ phối hợp để thực hiện các nội
dung công việc do Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện giao;
chuẩn bị các nội dung trình bày tại các kỳ họp của Ban chấp hành Đảng bộ
huyện, Ban Thường vụ Huyện ủy, HĐND và UBND huyện; xây dựng lịch công
tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trên cơ sở thống nhất với lịch
làm việc của Thường trực Huyện ủy.
Với các Ban, Ngành huyện: là mối quan hệ phối hợp trên cơ sở thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được UBND huyện quy định. Tùy theo tính
chất công việc mà phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị để tổng hợp, tham mưu

cho UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện thực hiện quản lý, điều
hành trên các lĩnh vực đạt hiệu quả tốt nhất.
Với UBND các xã, thị trấn: là mối quan hệ phối hợp, hướng dẫn chuyên
môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực văn phòng.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn
cho UBND các xã, thị trấn nội dung xây dựng Chương trình công tác năm phù
hợp với chương trình công tác năm của UBND huyện, nhằm thực hiện tốt các
nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn huyện.
UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng HĐNDUBND huyện, chỉ đạo về công tác Văn phòng do mình quản lý; định kỳ thông
báo kết quả và tình hình hoạt động về Văn phòng HĐND-UBND huyện, nhằm
giúp Văn phòng HĐND-UBND huyện tổng hợp, báo cáo lên cơ quan quản lý
cấp trên để có những chỉ đạo kịp thời.
13


Với Văn phòng HĐND-UBND các xã: là mối quan hệ cấp trên và cấp
dưới.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tình
hình, kết quả hoạt động chuyên môn của Văn phòng HĐND-UBND các xã, thị
trấn.
Văn phòng HĐND-UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm tham mưu, đề
xuất UBND các xã, thị trấn tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước về lĩnh vực Văn phòng do Văn phòng HĐND-UBND huyện
hướng dẫn trên địa bàn xã, thị trấn mình quản lý. Định kỳ 6 tháng hàng năm,
báo cáo kết quả hoạt động cho Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức họp với Văn phòng
HĐND-UBND các xã, thị trấn để trao đổi kinh nghiệm, hướng dẫn về nghiệp vụ
trong công tác hành chính Văn phòng.
Với các Tổ công tác thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện: là mối quan
hệ nội bộ cùng phối hợp dưới sự điều hành trực tiếp và thống nhất của Chánh

Văn phòng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đã được quy
định trong Quy chế.
Trong quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ, nếu các Tổ có ý kiến khác
nhau thì Tổ đề xuất phối hợp báo cáo với Chánh Văn phòng quyết định.
Giữa Chánh Văn phòng với các chuyên viên nghiên cứu tham mưu cho
UBND huyện: là mối quan hệ giữa Thủ trưởng với cấp dưới. Các chuyên viên
nghiên cứu hàng ngày làm việc với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
nhưng chịu sự điều hành chung của Chánh Văn phòng; báo cáo kết quả công
việc để Chánh Văn phòng biết được tình hình, tiến độ và kết quả thực hiện quản
lý, điều hành chung của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.

14


CHƯƠNG II- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI
IVĂN BẢN VÀ CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN
1. Văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những
gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói
chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang
một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu,…được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế.
Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện
Hành chính Quốc gia, Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin
bằng một ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định.
2. Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước: là những quyết định và thông tin quản lý
thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo

thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa
cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước: là một bộ phận cấu thành văn bản
quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (chủ yếu
là của các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và
chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các
văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật
mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, …)
không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước.
15


II-

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG VĂN BẢN QLNN
Căn cứ vào Nghị định số 09/2104/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ

về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản QLNN gồm các hình thức sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ngày 03/6/2008 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật năm 2002).
2. Văn bản hành chính
2.1. Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết

định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban
hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan
cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
2.2.

Văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép
công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Bao gồm hai loại chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn.
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu.
2.3.

Văn bản chuyên môn-kỹ thuật:
16


Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì
phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và
hình thức của chúng.
3. Các chức năng chủ yếu của văn bản QLNN
3.1. Chức năng thông tin
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà

nước, văn bản hành chính. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là
một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho
việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này
được gọi là thông tin văn bản.
3.2.

Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp
cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp
dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.
3.3.

Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp
luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có
một số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản
nói chung.
4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý HCNN
4.1. Yêu cầu về nội dung

17


Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác

định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn
bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế
nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn
bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu
quả mang lại nó. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và
có tính dự báo cao.
Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận
cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần
nâng cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh
nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy
định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại
chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội
dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm
tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây
dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực
nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý
của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành
dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm
18

quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến
những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính
Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả
năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về
trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ
thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã
hội.
4.2.

Yêu cầu về thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết
lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị
pháp lý cho văn bản
Tại điều 5 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về
công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành
văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận;
dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính
4.3.

Yêu cầu về văn phong hành chính:

Sử dụng văn phong hành chính - công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý
nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính
chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan - phi cá tính; tính khuôn
mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả
19


của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà
văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với
đối tượng quản lý.
4.4.

Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ:

Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo
các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu
sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.

20


CHƯƠNG III- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN
I-

TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND-

UBND huyện cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình
tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong
giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa
đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền,
được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của
đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn
phòng.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng huyện
Lộc Hà đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/2/2010 của Chính phủ về công tác Văn thư. Qua đó Văn phòng huyện Lộc
Hà đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo
văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo
có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý

21


kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để
hoàn chỉnh bản thảo.

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
22


Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản.
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

Đăng ký vào sổ công văn đi.
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND huyện Lộc Hà soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi
soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn
bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong
việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các
dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các
dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy
trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối
với UBND huyện là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo
đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ
là cơ sở quan trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn. Thế
nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản
được soạn thảo. Thời gian năm 2011 Văn phòng đã soạn thảo được 1866 Quyết
định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi
công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định
cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các xã trên địa
bàn huyện… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo
23


văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn,
chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền

ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn
nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để
giải quyết các công việc cụ thể của UBND huyện Lộc Hà.
II-

TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số

55-CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích
chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu,
văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả”.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác, đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm
công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu,
thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp
luật.
Văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà được quản lý tại
Bộ phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn
phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn
phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống
nhất của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện. Việc quản lý văn bản của bộ
phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục
đã được quy định cụ thể tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ về công tác văn thư.

24

1. Đối với văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ
nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều,
cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại
thành giấy nhỏ trên tập công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả
các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng
trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài
liệu.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Lộc Hà
tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 09/2010/NĐCP, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là
qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là
gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân
viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi
đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra
phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải
phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan,
gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ
quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí,
bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến
từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu
văn bản.
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được
chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu
trữ văn bản.
25