TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Giảng viên hướng dẫn : TS. Trịnh Đức Hưng
Sinh viên thực tập

: Phạm Thị Ngọc Diệp

Lớp

: KH9-HCH1

Niên khóa

: 2008-2012

Đơn vị thực tập

: Cục Sở hữu trí tuệ

Thời gian thực tập

: 26/03 – 25/05

HÀ NỘI , 2012

LỊCH THỰC TẬP
TẠI VĂN PHÒNG CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ
( Từ ngày 25/04/2012 đến ngày 25/05/2012 )

Tuần

Nội dung công việc
- Gặp gỡ đoàn thực tập

Tuần 1
( từ 26/3 – 1/4 )

Tuần 2
( từ 2/4 – 8/4 )
Tuần 3

- Gặp gỡ cán bộ của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ
- Nghe quy chế và tìm hiểu về chức năng , nhiệm vụ , quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Sở hữu trí tuệ
- Nghe và tìm hiểu tài liệu về Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ
- Được phân công về Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ
- Tìm hiểu tài liệu và đề tài báo cáo
- Nghiên cứu tài liệu tại Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ

( từ 9/4 – 15/4 )
Tuần 4

- Thu thập thông tin trên mạng và qua sách báo
- Viết đề cương báo cáo chi tiết

( từ 16/4 – 22/4 )
Tuần 5

- Sửa đề cương
Tiếp tục nghiên cứu thu thập tài liệu về công tác văn phòng

( từ 23/4 – 29/4 )
Tuần 6

tại Cục Sở hữu trí tuệ

( từ 30/4 – 6/5 )
Tuần 7
( từ 7/5 – 13/5 )
Tuần 8
( từ 14/5 – 25/5 )

Viết báo cáo
Sửa báo cáo
Hoàn thiện và nộp báo cáo

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1


CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG .......................................................................................................3
1.1. Khái quát về Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam......................................................3
1.1.1. Quá trình hình thánh và phát triển của Cục Sở hữu trí tuệ...........................3
1.1.1.1. Trước năm 1982.........................................................................................3

1.1.1.2 . Sau năm 1982 , thành lập Cục Sáng chế...................................................3
1.1.1.3 . Năm 1993 , đổi tên Cục Sáng chế thành Cục Sở hữu công nghiệp..........3
1.1.1.4 . Năm 2003 , đổi tên Cục Sở hữu công nghiệp thành Cục Sở hữu trí tuệ
................................................................................................................................3
1.1.2. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục sở hữu trí
tuệ............................................................................................................................4
1.1.2.1. Vị trí ,chức năng.........................................................................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ , quyền hạn................................................................................4
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................5
1.1.3. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Sở hữu trí
tuệ .............................................................................................................................
....6
1.1.3.1.Chức năng của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ............................................6
1.1.3.2.Nhiệm vụ , quyền hạn của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ..........................7
1.1.3.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ.....................................8
1.2 . Khái quát chung về công tác Văn phòng........................................................8
1.2.1. Vai trò , sự cần thiết của Văn phòng............................................................8
1.2.2 . Chức năng , nhiệm vụ của Văn phòng.......................................................10
1.2.3 . Các hoạt động của Văn phòng...................................................................11
1.2.3.1.Công tác thông tin , báo cáo......................................................................11
1.2.3.2.Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho cơ quan , tổ chức..........11


1.2.3.3. Triển khai thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách và theo
dõi , đôn đốc thực hiện các chương trình , kế hoạch và chính sách
đó.......................12
1.2.3.4. Công tác tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp
lý , kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành..........................................12
1.2.3.5.Công tác văn thư – lưu trữ........................................................................12
1.2.3.6.Công tác hậu cần.......................................................................................12

1.2.3.7.Công tác quản lý tài chính.........................................................................13
1.2.3.8.Công tác lễ tân và công tác đối ngoại.......................................................13
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỤC SỞ
HỮU TRÍ TUỆ....................................................................................................14
2.1. Các hoạt động của Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ..........................................14
2.1.1.Công tác thông tin , báo cáo.........................................................................14
2.1.2.Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho cơ quan , tổ chức.............16
2.1.3. Triển khai thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách và theo dõi ,
đôn đốc việc thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách đó....................17
2.1.4. Công tác tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp
lý , kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành..........................................18
2.1.5.Công tác văn thư – lưu trữ...........................................................................18
1.2.6.Công tác hậu cần..........................................................................................21
2.1.7.Công tác quản lý tài chính............................................................................21
2.1.8.Công tác lễ tân và công tác đối ngoại..........................................................22
2.2. Đánh giá.........................................................................................................22
2.2.1. Ưu điểm.......................................................................................................22
2.2.2. Hạn chế.......................................................................................................25
2.3. Nguyên nhân .................................................................................................28


2.4.Các vấn đề đặt ra.............................................................................................28
CHƯƠNG III : MỘT SỐ ĐỀ XUẤT , KIẾN NGHỊ........................................30
3.1.Về con người...................................................................................................30
3.2.Về cơ cấu tổ chức............................................................................................30
3.3.Về tài chính , cơ sở vật chất............................................................................31
3.4.Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng............................31
KẾT LUẬN..........................................................................................................33
Danh mục tài liệu tham khảo
Nhận xét , đánh giá của đơn vị thức tập

Nhận xét , đánh giá của thầy cô giáo


Học viện hành chính
tập

Báo cáo thực

LỜI NÓI ĐẦU
Sau 4 năm học , các sinh viên của Học viện Hành chính đã học được rất
nhiều kiến thức từ sách vở và do các thầy cô trong trường truyền thụ . Tuy nhiên
để trở thành công chức tốt , điều quan trọng không phải chỉ là bám vào sách vở
mà phải biết thực hành áp dụng vào thực tiễn những gì mình đã được hướng dẫn .
Và quá trình thực tập là giai đoạn quan trọng trong việc củng cố các kiến thức và
kinh nghiệm làm việc thực tế cho người học . Nó có vai trò quan trọng trong việc
cung cấp những kiến thức thực tế về tổ chức , hoạt động của bộ máy nhà nước và
thể chế hành chính nhà nước , về chức năng , nhiệm vụ của cơ quan nhà nước ,
nhiệm vụ , quyền hạn của cán bộ công chức trong cơ quan , tổ chức nhà nước cho
sinh viên. Đồng thời , tạo điều kiện để sinh viên có thể ứng dụng các kiến thức đã
được truyền thụ trong quá trình học tập tại Học viện vào thực tế.
Trong thời gian thực tập tại Cục sở hữu trí tuệ , tuy thời gian không dài
những đã giúp em phần nào hiểu được chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Cục Sở hữu trí tuệ cùng những kiến thức cơ bản về hoạt động
Văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước . Đây là những thu hoạch quan
trọng đối với em , là những kiến thức quan trọng tạo tiền đề vững chắc cho em
tham gia vào bộ máy hành chính nhà nước , góp phần nhỏ của mình trong công
cuộc cải cách nền hành chính nhà nước.
Có thể thấy rằng , Văn phòng có vai trò quan trọng việc duy trì và hoàn
thiện hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và góp phần quan trọng trong
công cuộc cải cách hành chính nhà nước . Trước xu thế hội nhập mạnh mẽ của

nền kinh tế cùng với chủ trương cải cách mạnh mẽ nền hành chính nước nhà thì
bên cạnh việc tổ chức và hoàn thiện chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của các cơ quan nhà nước thì việc nâng cao chất lượng hoạt động của văn
phòng đang được đặt ra như một nhu cầu cấp bách đối với các cơ quan hành
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1
1


Học viện hành chính
Báo cáo thực
tập
chính nhà nước. Do đó , em đã chọn đề tài : “Tìm hiểu về hoạt động của Văn
phòng của Cục Sở hữu trí tuệ ” để nghiên cứu và tiếp cận thực tế chức năng ,
nhiệm vụ và cách thức hoạt động của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà
nước.
Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm , chỉ bảo tận tình của các thầy cô
giáo , đặc biệt là thầy Trịnh Đức Hưng – giảng viên Khoa Quản lý nhà nước về
xã hội , cùng lãnh đạo Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ và các cán bộ công chức đã
tận tình chỉ bảo trong thời gian em thực tập tại Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ.
Do thời gian thực tập ngắn và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế còn
nhiều hạn chế nên báo cáo của em vẫn còn những thiếu sót không thể tránh
khỏi.Do đó em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như các cán bộ
tại Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ để báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1
2


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1.1.Khái quát về Cục sở hữu trí tuệ :
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Cục Sở hữu trí tuệ :
1.1.1.1. Trước năm 1982:
Từng bước hình thành và phát triển hoạt động sáng kiến . Năm 1973 , thành
lập Phòng Sáng chế phát minh, tổ chức tiền thân của Cục Sở hữu trí tuệ ngày nay.
1.1.1.2 . Sau năm 1982 , thành lập Cục Sáng chế :
Ngày 29/7/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 125/HĐBT về
việc sửa đổi tổ chức bộ máy của Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước trong đó
có Cục Sáng chế là một đơn vị trực thuộc. Và, Ngày 29/7 đã chính thức trở thành
ngày thành lập Cục Sáng chế, sau đó là Cục Sở hữu công nghiệp và Cục Sở hữu trí
tuệ ngày nay.
1.1.1.3 . Năm 1993 , đổi tên Cục Sáng chế thành Cục Sở hữu công nghiệp:
Ngày 22/5/1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 22-CP quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học, Công nghệ và
Môi trường. Theo đó, Cục Sáng chế được đổi tên thành Cục Sở hữu công nghiệp.
Về cơ cấu tổ chức, Cục có 7 phòng, 01 trung tâm, 02 bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ và 01 văn phòng quản lý dự án.
1.1.1.4 . Năm 2003 , đổi tên Cục Sở hữu công nghiệp thành Cục Sở hữu trí tuệ:
Ngày 19/5/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 54/2003/NĐ-CP quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và
Công nghệ. Theo đó, Cục Sở hữu công nghiệp được đổi tên thành Cục Sở hữu trí
tuệ.
Ngày 25/6/2004, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ký Quyết định số
14/2004/QĐ-BKHCN ban hành Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Cục Sở hữu trí.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

3


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

1.1.2.Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục sở hữu trí
tuệ:
1.1.2.1 . Vị trí , chức năng :
Cục Sở hữu trí tuệ là Cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước và đảm bảo các hoạt động sự nghiệp về sở hữu trí
tuệ được quy định tại Điều 1 và khoản 6 Điều 2 Nghị định số 54/2003/NĐ-CP
ngày 19 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ, được sửa đổi, bổ sung tại
Điều 1 khoản 3 Nghị định số 28/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của
Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 54/2003/NĐ-CP.
Cục Sở hữu trí tuệ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy
định của pháp luật.
Trong giao dịch quốc tế, Cục Sở hữu trí tuệ có tên tiếng Anh là "National
Office of Intellectual Property of Vietnam", viết tắt là "NOIP".
Cục Sở hữu trí tuệ có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và có thể có Văn phòng
đại diện tại một số địa phương.
1.1.2.2.Nhiệm vụ , quyền hạn :
Theo quy định tại Điều 2 Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cục sở hữu trí
tuệ ( Ban hành kèm Quyết định số 14/2004/QĐ-BKHCN ngày 25/06/2004 của Bộ
trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ) thì Cục Sở hữu trí tuệ có 19 nhiệm vụ , quyền
hạn chính . Nhưng có thể khái quát thành 5 nhiệm vụ trọng tâm cơ bản sau:

 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và hoàn thiện
hệ thống văn bản pháp luật về SHTT; xây dựng chiến lược, quy hoạch,
kế hoạch, chương trình, dự án, biện pháp đẩy mạnh hoạt động và phát
triển hệ thống SHTT trong phạm vi cả nước;

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

4


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong việc xác lập và bảo vệ
quyền SHTT tại Việt Nam cho các tổ chức, cá nhân;
 Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về SHTT;
 Hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn về SHTT cho các cơ quan
quản lý SHTT thuộc các Bộ, ngành và địa phương trong cả nước;
 Thực hiện chức năng bảo đảm các hoạt động sự nghiệp chuyên ngành:
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về SHTT; đào tạo, bồi dương
chuyên môn, nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học về SHTT; hỗ trợ và tư
vấn về thủ tục xác lập, quản lý, sử dụng và chuyển giao, chuyển nhượng
giá trị quyền SHTT; xây dựng, quản lý và tổ chức khai thác cơ sở dữ
liệu thông tin sở hữu công nghiệp.
1.1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Cục sở hữu trí tuệ :
a . Lãnh đạo Cục :
Lãnh đạo Cục gồm có :
Cục trưởng điều hành hoạt động của Cục theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
bàn bạc tập thể, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và pháp luật về toàn bộ tổ chức

và hoạt động của Cục.
Các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
b . Bộ máy quản lý của Cục :
Bộ máy quản lý của Cục gồm các đơn vị, bộ phận thực hiện chức năng quản
lý nhà nước và đảm bảo các hoạt động sự nghiệp về sở hữu trí tuệ.
- Các đơn vị, bộ phận quản lý nhà nước về sở hữu trí tuệ gồm có:
 Văn phòng;
 Phòng Tổ chức cán bộ;
 Phòng Đăng ký;
 Phòng Pháp chế và Chính sách;
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

5


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

 Phòng Hợp tác quốc tế;
 Phòng Thực thi và Giải quyết khiếu nại;
 Phòng Công nghệ thông tin;
 Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh;
 Văn phòng đại diện tại Thành phố Đà Nẵng.
- Các đơn vị, bộ phận thực hiện hoạt động sự nghiệp phục vụ công tác quản lý Nhà
nước về sở hữu trí tuệ gồm có:


Phòng Sáng chế số 1;



Phòng Sáng chế số 2;



Phòng Sáng chế số 3;



Phòng Kiểu dáng công nghiệp;



Phòng Nhãn hiệu hàng hoá số 1;



Phòng Nhãn hiệu hàng hoá số 2;



Trung tâm Nghiên cứu và Đào tạo;



Trung tâm Thông tin;



Trung tâm Hỗ trợ và Tư vấn.

Phụ trách các đơn vị, bộ phận của Cục do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng.
1.1.3.Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
Sở hữu trí tuệ :
Theo Quy định về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ
Ban hành kèm Quyết định số 86/QĐ-SHTT ngày 31 tháng 12 năm 2004 về việc
ban hành quy định tổ chức và hoạt động của Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ thì Văn
phòng Cục Sở hữu trí tuệ có chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau :
1.1.3.1.Chức năng của Văn phòng Cục :
Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ ( gọi tắt là Văn phòng ) là đơn vị trực thuộc
Cục Sở hữu trí tuệ thực hiện chức năng giúp Cục trưởng điều phối các hoạt động
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

6


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

của Cục nhằm đảm bảo sự chỉ đạo , điều hành của Cục trưởng được toàn diện , kịp
thời ; đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất để triển khai các hoạt động của Cục ;
quản lý tài chính , tài sản mà Cục được giao.
1.1.3.2.Nhiệm vụ , quyền hạn :
 Chủ trì , phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng trình Cục trưởng
ban hành các quy định nội bộ nhằm bảo đảm quá trình điều hành các hoạt
động quản lý của Cục được thực hiện khoa học , có hiệu quả .

 Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Cục xây dựng kế hoạch công tác của
các đơn vị , trên cơ sở đó , xây dựng kế hoạch chung của toàn Cục trình
Cục trưởng xem xét , quyết định , tổ chức theo dõi , kiểm tra và báo cáo
Cục trưởng việc thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt cũng như các
nhiệm vụ khác mà Cục được giao.
 Tổng hợp , phân tích , đánh giá hoạt động của Cục sau từng kì kế hoạch.
 Bảo đảm cơ sở vật chất để triển khai các hoạt động , bảo đảm điều kiện
làm việc cho công chức viên chức của Cục.
 Quản lý các hoạt động hành chính của Cục , trong đó có công tác văn thư
, lưu trữ hồ sơ hành chính , thông tin liên lạc.
 Quản lý kinh phí hoạt động hàng năm của Cục , thực hiện các chế độ tài
chính theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
 Quản lý tài sản của Cục bao gồm vật tư , trang thiết bị , phương tiện và
trụ sở làm việc.
 Thực hiện nhiệm vụ quản trị , lễ tân , phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ
sở làm việc của Cục.
 Giúp Cục trưởng quản lý công tác sửa chữa , xây dựng cơ bản của Cục.
 Đảm bảo an ninh , an toàn cho người và tài sản của Cục.
 Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ sức khỏe cho các công chức , viên
chức của Cục.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

7


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

 Quản lý nhân sự , trang thiết bị của Văn phòng theo quy định của Cục

trưởng.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ :
a . Lãnh đạo Văn phòng :
Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và ( các ) Phó Chánh Văn
phòng do Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ bổ nhiệm , miễn nhiệm theo phân cấp
quản lý của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về kết quả thực hiện
chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn quy định tại Điều 1 và Điều 2 của Quy định Tổ
chức và Hoạt động của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ ( Ban hành kèm Quyết định
861/QĐ-SHTT ngày 31 tháng 12 năm 2004 của Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ )
Các Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm
trước chánh Văn phòng về phần công việc được giao.
b . Tổ chức của Văn phòng :
Văn phòng Cục gồm các Tổ sau :
 Tổ tổng hợp – Kế hoạch
 Tổ Tài vụ
 Tổ Hành chính – Lưu trữ
 Tổ Quản trị
 Tổ Bảo vệ
1.2.Khái quát chung về công tác Văn phòng:
1.2.1.Vai trò , sự cần thiết của Văn phòng :
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan , tổ chức ,
là đầu mối giao tiếp trong và ngoài cơ quan . Cụ thể Văn phòng có những vai trò
sau :

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

8

Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

 Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị . Chỉ đạo , điều
hành công việc khoa học và có hiệu quả.
 Có vai trò là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo và là trợ thủ đắc lực
giúp thủ trưởng quản lý , điều hành mọi công việc trong cơ quan , là “ bộ
nhớ ”, “ bộ lọc ” của thủ trưởng . Các vấn đề thông tin được thu thập ,
sáng lọc , nghiên cứu , đề xuất chuyển đến thủ trưởng cơ quan và ngược
lại các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan được chuyển tới các đơn
vị , bộ phận trong cơ quan .Làm tốt công tác văn phòng có ý nghĩa quyết
định đến hiệu quả công việc của thủ trưởng cũng như hiệu quả làm việc
của cán bộ công chức . Giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc sự
vụ không đáng có và tập trung vào những công việc chỉ đạo , điều hành.
 Là trung tâm kết nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức
 Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ , nhất là quan hệ đối ngoại và là
cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức ,
đảm bảo vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác cấp trên , cấp dưới ,
với các cơ quan tổ chức khác và nhân dân nói chung.
 Là dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của đơn vị nói chung.
 Đảm bảo hoạt động đồng bộ , thống nhất , liên tục , phối hợp nhịp nhàng
trong cơ quan , đơn vị
 Cung cấp kịp thời các thông tin cho hoạt động quản lý . Tiếp nhận , thu
thập , xử lý , phân loại , dự báo các thông tin , cung cấp kịp thời thông tin
cho lãnh đạo ra các quyết định hiệu quả , chính xác.
Nói tóm lại Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các
mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ
chức . Văn phòng không chỉ thu thập , xử lý , quản lý và cung cấp các điều kiện vật

chất , phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà nó còn gắn liền , liên tục với
các hoạt động quản lý của tổ chức.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

9


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

1.2.2.Chức năng , nhiệm vụ của Văn phòng :
1.2.1.1.Chức năng của Văn phòng :
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan , tổ chức có trách
nhiệm thu thập , xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều khiển của lãnh
đạo , đảm bảo điều kiện vật chất , kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan
tổ chức . Nhìn chung Văn phòng có 2 chức năng cơ bản sau :
 Chức năng tham mưu , tổng hợp :
Nội dung của công tác tham mưu là việc nghiên cứu , phát hiện , đề xuất
( tầm chính sách , biện pháp ) để giúp cho lãnh đạo đề ra các quyết định để chỉ
đạo , điều hành công việc thuận lợi , hiệu quả được nâng cao . Chức năng tham
mưu của Văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chuyên môn của
cơ quan , tổ chức . Văn phòng chủ yếu tập trung tham mưu về tổ chức , điều hành
hoạt động của cơ quan .
Còn nội dung của công tác tổng hợp là nghiêng về khía cạnh thống kê , xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
Thực chất công tác tham mưu và tổng hợp cùng nhằm mục tiêu chung là hỗ
trợ tích cực cho thủ trưởng cơ quan , đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết
định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan .
 Chức năng hậu cần :

Hoạt động của một cơ quan , đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa , phương tiện , thiết bị , tài chính ... Các diều kiện vật chất này cần
phải được quản lý , sắp xếp , phân phối và bổ sung không ngừng để cung cấp đầy
đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan . Và việc đảm bảo các điều kiện vật
chất , kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ công chức của cơ quan
này là một chức năng quan trọng của Văn phòng .
1.2.1.2.Nhiệm vụ của Văn phòng :

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

10


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

 Xây dựng chương trình , kế hoạch công tác , lịch làm việc cho cơ quan ,
tổ chức , đơn vị.
 Thu thập , tổng hợp và xử lý thông tin
 Quản lý văn bản , lập hồ sơ , thực hiện công tác lưu trữ
 Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức văn phòng
 Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính
 Tổ chức đối nội đối ngoại
 Bảo đảm nhu cầu kinh phí , chi tiêu kinh phí , quản lý tài sản , vật tư của
cơ quan , tổ chức , đơn vị.
1.2.3 . Các hoạt động của Văn phòng :
1.2.3.1.Công tác thông tin , báo cáo :
Thông tin là tiềm năng , là nguồn lực quan trọng và là nhu cầu thường xuyên
trong bất kì một cơ quan , tổ chức hay cá nhân nào . Chính vì vậy , một trong các

hoạt động quan trọng hàng đầu của Văn phòng trong các cơ quan nhà nước là công
tác thu nhận , xử lý và khai thác thông tin , kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ
phận trong cơ quan cũng như các cơ quan , tổ chức khác và công dân.
1.2.3.2.Xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho cơ quan , tổ chức:
Chương trình , kế hoạch công tác là cơ sở để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo ,
điều hành công việc trong từng thời gian để vừa đảm bảo chủ động , quán xuyến
toàn diện các mặt công việc trọng tâm , đảm bảo việc thực hiện một cách chủ
động , đúng tiến độ , có kế hoạch . Và Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ
quan làm tốt nhiệm vụ xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho cơ quan , tổ
chức.
Quy trình xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho cơ quan :
Dự thảo
chương trình
kế hoạch

Gửi ý kiến đến
các bộ phận có
liên quan

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

Hoàn chỉnh
chương trình
kế hoạch

Tổ chức theo
dõi , triển khai
thực hiện
11

Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

1.2.3.3. Triển khai thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách và theo
dõi , đôn đốc việc thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách đó.
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng là triển khai thực hiện các chương trình ,
kế hoạch , chính sách của cơ quan . Thông thường Văn phòng có trách nhiệm giúp
thủ trưởng cơ quan kiểm tra , đánh giá việc thực hiện chương trình một cách
nghiêm túc , thường xuyên báo cáo thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng kết quả , tiến
độ thực hiện chương trình , kiến nghị những giải pháp khắc phục các vấn đề tồn tại
trong quá trình thực hiện , kịp thời xử lý , bổ sung , uốn nắn , đôn đốc thực hiện ,
bổ sung , điều chỉnh chương trình cho sát , phù hợp với tình hình thực tế.
1.2.3.4. Công tác tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính hợp
pháp , kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành :
Một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý là ban hành các
văn bản quản lý . Và Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc giúp
thủ trưởng cơ quan soạn thảo văn bản , góp phần làm cho việc ban hành văn bản
của cơ quan đúng thẩm quyền , đúng trình tự thủ tục . Cụ thể hơn , Văn phòng có
trách nhiệm thẩm định các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo về hình
thức và tính pháp lý của văn bản . Còn các văn bản do chính Văn phòng soạn thảo
thì ngoài trách nhiệm thẩm định về hình thức , tính hợp pháp còn phải thẩm định
về nội dung trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.
1.2.3.5.Công tác văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng của Văn
phòng. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan , giúp cho
việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng , chính xác , có hiệu
quả , đảm bảo pháp luật , đúng nguyên tắc , chế độ . Còn công tác lưu trữ lại là nơi
trực tiếp quản lý kho thông tin , là nơi cung cấp và sử dụng các thông tin phục vụ

cho các đơn vị , cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

12


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

1.2.3.6.Công tác hậu cần
Một trong những hoạt động quan trọng tiếp theo của Văn phòng đó là làm
tốt công tác hậu cần , đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho cơ quan , đơn
vị . Để làm tốt công tác này , Văn phòng cần thực hiện các công việc cụ thể như :
 Văn phòng cần dự trù và chuẩn bị các điều kiện , phương tiện vật chất ,
đảm bảo các nhu cầu hoạt động của cơ quan , đơn vị .
 Quản lý vật tư tài sản , điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng ngày ,
công việc đột xuất của cơ quan .
 Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu , sử dụng kinh phí hợp lý
, tiết kiệm , đúng mục đích.
1.2.3.7.Công tác quản lý tài chính:
Tài chính là một trong những nguồn lực quan trọng cho hoạt động của cơ
quan , đơn vị . Vì thế việc sử dụng hiệu quả nguồn tài chính là một nhu cầu tối
quan trọng của bất cứ một cơ quan , tổ chức nào . Và công tác quản lý tài chính là
trách nhiệm của Văn phòng . Công tác quản lý tài chính của Văn phòng được thực
hiện thông qua các công việc cụ thể như : Xây dựng dự toán kinh phí hoạt động
của cơ quan , đơn vị , lập báo cáo quyết toán ngân sách trình cấp trên phê duyệt ,
thực hiện việc thanh quyết toán tài chính theo chế độ , chính sách của nhà nước...
1.2.3.8.Công tác lễ tân và công tác đối ngoại
Thực chất của công tác này chính là hoạt động giao tiếp giữa cơ quan với

các cơ quan , tổ chức , cá nhân khác ngoài cơ quan . đảm bảo vai trò là đầu mối
giao tiếp của cơ quan với bên ngoài.
Nói tóm lại , Văn phòng là một bộ phận rất quan trọng của cơ quan , đơn vị ,
hoạt động của Văn phòng có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động của từng cán
bộ công chức nói riêng và của cả cơ quan nói chung . Một Văn phòng hoạt động
khoa học , có kỉ cương , nề nếp , có đủ phương tiện hiện đại thì công việc sẽ thuận
lợi , công tác quản lý sẽ thông suốt.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

13


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ
Xuất phát từ những cơ sở lý luận trên về công tác Văn phòng , em sẽ tìm
hiểu về thực trạng hoạt động của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ , xem xét các mặt
hoạt động của Văn phòng Cục làm cơ sở để đưa ra một số kiến nghị , đề xuất nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Cục.
2.1.Các hoạt động của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ :
2.1.1.Công tác thông tin , báo cáo :
Trong hoạt động của một cơ quan nhu cầu thông tin là rất lớn . Tại Cục Sở
hữu trí tuệ , công tác thông tin , báo cáo của Cục do Văn phòng thực hiện . Quy
trình thực hiện công tác thông tin báo cáo của Văn phòng được thực hiện như sau :
Thu thập
thông tin

Xử lý thông
tin

Cung cấp và
phổ biến
thông tin

Xây dựng
báo cáo

2.1.1.1Thu thập thông tin :
Các loại thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như từ các văn
bản quy phạm pháp luật , từ các báo cáo định kỳ ,báo cáo đột xuất , từ Internet ,
Email , báo , tạp chí và từ các nguồn thông tin khác.
Thông tin được Văn phòng Cục thu thập bằng nhiều hình thức và phương
pháp khác nhau như : thông qua chế độ báo cáo định kỳ , đột xuất của các đơn vị
trực thuộc Cục ( như Phòng Tổ chức cán bộ , Phòng Đăng ký , Phòng Sáng chế ,
Phòng Kiểu dáng công nghiệp , Phòng Nhãn hiệu hàng hoá...) , tổ chức hội nghị ,
họp giao ban , hội ý , điện thoại , fax...
Hiện nay tổ chức hệ thống thông tin trong Văn phòng đã có sự phối hợp giữa
con người , máy móc , công nghệ thông tin hiện đại và các phần mềm chuyên dụng
cho Văn phòng tạo thành một hệ thống liền mạch , được sắp xếp khoa học , thuận
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

14


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

tiện cho việc tiếp nhận các thông tin từ các nguồn khác nhau một cách nhanh
chóng , chính xác , kịp thời.
Do đặc thù hoạt động của Cục là bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp và nhận
thức của người dân về sở hữu công nghiệp đã được nâng cao nên trong những năm
gần đây , tình trạng khiếu nại khiếu kiện liên quan tới bảo hộ quyền sở hữu công
nghiệp của người dân tăng lên đáng kể . Do đó lượng thông tin rất nhiều và không
ít thông tin trái ngược nhau . Vì vậy , Văn phòng Cục đã chú trọng đến việc nắm
bắt thông tin từ nhiều nguồn trực tiếp , khai thác báo cáo nhanh của các phòng
chuyên môn , tập hợp những kiến nghị của nhân dân thông qua đơn thư khiếu tố để
phản ánh một cách trung thực khách quan những vấn đề này sinh trong thực tiễn
cuộc sống
2.1.1.2.Xử lý thông tin :
Bao gồm các công việc như : sàng lọc , đánh giá , phân tích , tổng hợp thông
tin . Tại Văn phòng Cục sở hữu trí tuệ , việc xử lý thông tin được giao cho Chánh
Văn phòng thực hiện .Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm phân tích các thông tin
xem thông tin nào cần thiết cho cơ quan và thông tin nào không cần thiết để loại
ra . Sau đó sắp xếp , phân tích , biên tập lại theo hệ thống và phù hợp với yêu cầu
của cơ quan.
2.1.1.3.Cung cấp thông tin và phổ biến thông tin:
Các thông tin được tập hợp dưới dạng văn bản như báo cáo , đề án , biểu
bảng , sơ đồ ... và được chuyển trực tiếp đến những bộ phận , cá nhân có yêu cầu
hoặc được phổ biến rộng rãi trong cơ quan.
Còn các thông tin về phổ biến pháp luật và tình hình thực hiện công tác bảo
hộ quyền sở hữu trí tuệ của Cục sẽ được cung cấp trong các Công báo hàng năm
của Cục và trên trang web www.noip.gov.vn của Cục Sở hữu trí tuệ.
2.1.1.4.Công tác xây dựng báo cáo:

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

15


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

Văn phòng Cục có trách nhiệm thực hiện và phối hợp với các đơn vị trong Cục
thực hiện chế độ thông tin , báo cáo theo quy định của Cục , soạn thảo các báo cáo định
kì về tình hình hoạt động công tác nội vụ , hoạt động chỉ đạo , điều hành của lãnh đạo
Cục gửi Bộ Khoa học và Công nghệ , các báo cáo đột xuất về những vấn đề liên quan
tới lĩnh vực quản lý của Cục hoặc kết quả thực hiện các nhiệm vụ khác của Cục được
Bộ Khoa học và Công nghệ giao để gửi cơ quan quản lý các cấp theo quy định.Việc lập
và gửi các báo cáo định kỳ được quy định như sau :


Báo cáo tháng : Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng



Báo cáo quí: Chậm nhất vào ngày 20 tháng cuối quí,



Báo cáo 06 tháng: Chậm nhất vào ngày 20/6



Báo cáo năm: Chậm nhất vào ngày 20/12.

2.1.2. Công tác xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho Cục :
Chương trình , kế hoạch làm việc của cơ quan là sự định hình công việc của
cơ quan , sắp xếp . lên kế hoạch cho các hoạt động của cơ quan theo mục tiêu nhất
định.
Tại Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ , chương trình , kế hoạch làm việc của
Cục được xây dựng dựa trên các chủ trương , chính sách , pháp luật của Nhà nước ,
định hướng chỉ đạo của Bộ Khoa học và công nghệ , những kiến nghị của các
phòng ban chuyên môn và dựa trên chức năng , nhiệm vụ của Cục để tiến hành xây
dựng chương trình , kế hoạch tháng , quý , 6 tháng và năm.
Văn phòng Cục thực hiện việc xây dựng những chương trình , kế hoạch làm
việc sau :


Chương trình công tác năm ,



Chương trình công tác quý ,



Chương trình công tác tháng ,



Chương trình công tác tuần

Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

16

Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

Công tác xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc cho Cục chủ yếu do
Chánh Văn phòng phụ trách thực hiện . Chương trình được chuyển đến các phòng
ban bộ phận trong Cục để tham khảo ý kiến ( áp dụng với chương trình , kế hoạch
năm ) , sau đó được tập hợp lại , hoàn chỉnh trình lãnh đạo duyệt thông qua, phát
hành cho tất cả các bộ phận trong cơ quan để phối hợp thực hiện . Đồng thời Văn
phòng Cục cũng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Bộ để bổ sung , điều chỉnh các
chương trình cho phù hợp với thực tế của cơ quan và quy định của nhà nước.
2.1.3. Triển khai thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách và theo
dõi , đôn đốc việc thực hiện các chương trình , kế hoạch , chính sách đó
Văn phòng Cục có trách nhiệm triển khai thực hiện các chương trình , kế
hoạch , chính sách của các cấp lãnh đạo . Sau khi nhận được chương trình , kế
hoạch của cơ quan cấp trên , lãnh đạo Văn phòng Cục có trách nhiệm cụ thể hóa
các chương trình đó thành các kế hoạch hoạt động cụ thể cho toàn cơ quan cùng
các chỉ tiêu chất lượng , yêu cầu công việc và chế độ thông tin báo cáo .
Trong quá trình thực hiện các chương trình kế hoạch đó , Văn phòng Cục
phải theo dõi , kiểm tra , đôn đốc việc thực hiện các chủ trương chính sách nhằm
đảm bảo cho chính sách , kế hoạch được thực thi nghiêm chỉnh , đảm bảo đúng tiến
độ đặt ra đồng thời giúp lãnh đạo Cục và cơ quan nhà nước cấp trên đánh giá tình
đúng đắn , tính hợp pháp của chính sách , chiến lược đã ban hành để kịp thời điều
chỉnh , bổ sung , sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tại Cục Sở hữu trí tuệ , công tác này được giao cho Chánh Văn phòng thực
hiện . Hàng tháng Chánh Văn phòng yêu cầu các trưởng phòng ban báo cáo tiến độ
thực hiện kế hoạch cùng những khó khăn thuận lợi và đề xuất ý kiến . Trên cơ sở
những báo cáo này Chánh Văn phòng sẽ đánh giá tình hình thực hiện chương

trình , chính sách , những khó khăn , thuận lợi khi thực thi công việc của các phòng
ban từ đó có biện pháp nhắc nhở , chấn chỉnh hoạt động và hỗ trợ nhằm thực hiện
có hiệu quả kế hoạch đã đặt ra.
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

17


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

2.1.4. Công tác tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý , kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
Văn phòng Cục có trách nhiệm nghiên cứu , đề xuất và chuẩn bị để lãnh đạo
Cục ban hành các Chỉ thị , Nghị quyết , chủ trương , biện pháp , chương trình , kế
hoạch công tác của Cục
Thẩm định các văn bản về Chỉ thị , Quyết định , chương trình , kế hoạch , sơ
kết , tổng kết của Cục.
2.1.5.Công tác văn thư – lưu trữ:
2.1.5.1.Công tác văn thư :
Từ sau khi có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thì công tác văn thư tại Văn phòng Cục ngày càng
đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn trước rất nhiều
a . Về công tác soạn thảo văn bản:
Các đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản theo quyền hạn và chức
năng nhiệm của mình chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức của văn bản trước
khi trình Lãnh đạo ký, sau đó trực tiếp chuyển đến Văn thư đóng dấu, Bộ phận Văn
thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nếu phát hiện sai về thể thức hoặc
nội dung văn bản thì trả lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để chỉnh sửa và trình ký

lại, sau đó làm thủ tục chuyển đi; kỹ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện theo
Thông tư số 01
b. Về quy trình quản lý văn bản đi, đến:
- Văn bản đi:
Tất cả các loại văn bản đi đều được đăng ký tại Bộ phận Văn thư (trường
hợp những văn bản soạn thảo trên hệ thống IPAS của Cục được tự động đánh số
khi chuyển cho Bộ phận Văn thư đóng dấu và làm thủ tục chuyển đi đều phải gửi
kèm danh mục những văn bản đó để Bộ phận Văn thư theo dõi, quản lý ). Hết năm,
Bộ phận Văn thư đóng sổ và nộp lưu tại Lưu trữ . Đến thời hạn theo quy định, Bộ
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

18


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

phận Văn thư nộp lưu toàn bộ số văn bản đi về Lưu trữ để sắp xếp lên hộp, giá theo
trật tự thời gian và chủng loại, sau đó chỉnh lý và nhập vào chương trình máy tính
để quản lý và phục vụ khai thác.
- Văn bản đến:
Các loại công văn, tài liệu gửi đến được đăng ký tại Bộ phận Văn thư và làm
thủ tục trình Lãnh đạo Cục (qua Tổ thư ký) hoặc người được Lãnh đạo Cục uỷ
quyền để xin ý kiến chỉ đạo (trường hợp tài liệu gửi đến dưới dạng là đơn đăng ký
bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, tư liệu, thư riêng…thì Văn thư vào sổ và chuyển
trực tiếp theo đúng địa chỉ ghi trên phong bì hoặc cho các đơn vị có chức năng,
nhiệm vụ xử lý), sau đó Tổ Thư ký vào sổ và chuyển trực tiếp cho những đơn vị
,cá nhân được giao trách nhiệm xử lý.
c . Các nghiệp vụ văn thư khác :

- Việc quản lý , sử dụng con dấu của Cục được thực hiện theo đúng quy định
- Đánh máy , in ấn , nhân sao tài liệu , đóng xếp tài liệu , lập kế hoạch dự trù
in ấn , phân phối các biểu mẫu về công tác văn thư cho các phòng ban trực thuộc
quyền quản lý của Văn phòng.
d . Về việc lập hồ sơ các văn bản lưu:
Hiện nay công tác lập hồ sơ các văn bản lưu mới chỉ thực hiện đối với những
loại hồ sơ, tài liệu dưới dạng đơn, còn lại các loại hồ sơ, tài liệu khác do các đơn vị
lưu giữ để giải quyết công việc có liên quan chỉ mới thu hồi một số để chỉnh lý (số
lượng tài liệu chỉnh lý khoảng hơn 100 tài liệu ), số còn lại vần còn nằm dải rác ở
các đơn vị.
2.1.5.2. Công tác lưu trữ :
a . Về văn bản lưu trữ :
Do tính đặc thù về chức năng, nhiệm vụ của Cục nên tài liệu, hồ sơ lưu trữ
gồm 02 loại (tài liệu hồ sơ dưới dạng đơn đăng ký quyền sở hữu công nghiệp và
không phải là đơn):
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

19


Học viện hành chính

Báo cáo thực tập

- Đối với hồ sơ, tài liệu là đơn : Loại hồ sơ, tài liệu này được thực hiện theo
luật sở hữu trí tuệ nên khi hồ sơ kết thúc quá trình xử lý, tài liệu trong hồ sơ được
sắp xếp theo đúng quy trình được pháp luật quy định, đồng thời được coi như hồ sơ
đã được chỉnh lý.
- Đối với hồ sơ, tài liệu không phải là đơn: Kể từ năm 1996 đến trước năm
2009, trên cơ sở Quy chế Văn thư và Lưu trữ của Bộ, Cục ban hành quy định về

công tác văn thư dưới dạng công văn và Cục đã xây dựng quy định tạm thời về
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ đối với những hồ sơ , tài liệu không phải là
đơn.
b . Trang thiết bị , cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ :
- Hiện nay , Cục có tất cả 03 kho lưu trữ tài liệu với 7500m giá tài liệu và
168 giá đôi.
- Các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trong Cục rất đa dạng như : bằng mục
lục hồ sơ , bằng bộ thẻ , bằng máy vi tính.
- Việc bảo quản tài liệu trong Cục rất được quan tâm chú trọng . Cách đây 4
năm Cục đã thực hiện phòng chống ẩm bằng việc sử dụng máy lạnh điều chỉnh
nhiệt độ và độ ẩm , có thiết bị báo cháy , chống cháy và tiến hành kiểm tra các kho
lưu trữ thường xuyên ( trung bình là 1 tháng/lần )
2.1.5.3. Về việc kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ:
Kể từ năm 2001 đến nay, Cục đã tiếp các đoàn liên ngành đến kiểm tra công
tác văn thư và lưu trữ. Ngoài ra, Cục đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư và lưu
trữ tài 02 đơn vị trực thuộc Cục đó là, Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí
Minh và Đà Nẵng
2.1.5.4. Về việc nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ:
. Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đang là nhiệm vụ cần thiết. Trong thời
Phạm Thị Ngọc Diệp – KH9-HCH1

20