Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

CHƯƠNG I.
TỔNG QUAN VỀ HUYỆN GIA LỘC
I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN
GIA LỘC
1.1 Đặc điểm tự nhiên và dân số
Gia lộc là một huyện nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Hải Dương với tổng
diện tích tự nhiên là 11.235,57 km2. Phía Bắc giáp với thành phố Hải Dương,
phía Nam giáp với huyện Ninh Giang và Thanh Miện, phía Đông giáp với
huyện Tứ Kỳ, phía Tây giáp với huyện Tứ Kỳ và Bình Giang. Gia Lộc nằm
giữa khu tam giác kinh tế phía Bắc: Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh.
Dân số của toàn huyện tính đến 01/04/2009 là 134.495 người. Mật độ dân
số của huyện là 1.197 người/km2. Dân số trong độ tuổi lao động của huyện là
80.395 người, chiếm 57.78% dân số toàn huyện.
Địa hình của huyện Gia Lộc là đồng bằng, đất nông nghiệp chiếm khoảng
70% diện tích.
Trước đây, huyện mang tên Gia Lộc, sau đó huyện Gia Lộc sáp nhập với
Tứ Kỳ thành huyện Tứ Lộc vào những năm 1979 thuộc tỉnh Hải Hưng và đến
năm 1996, huyện Tứ Lộc lại được tách lại thành hai huyện Tứ Kỳ và Gia Lộc.
Toàn huyện bao gồm một thị trấn (Thị trấn Gia Lộc ) và 22 xã (Đoàn
Thượng, Đồng Quang, Đức Xương, Quang Minh, Nhật Tân, Gia Hòa, Gia
Khánh, Gia Tân, Gia Xuyên, Gia Lương, Hoàng Diệu, Thống Kênh, Hồng
Hưng, Lê Lợi, Liên Hồng, Phạm Trấn, Phương Hưng, Tân Tiến, Thống Nhất,
Toàn Thắng, Trùng Khánh, Yết Kiêu).

1


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

1.2 Đặc điểm kinh tế - xã hội
Gia Lộc là một huyện của vùng Đồng bằng Bắc Bộ với 70% diện tích đất
nông nghiệp trên tổng số diện tích đất tự nhiên, Đảng bộ và nhân dân huyện
Gia Lộc gia sức thi đua phát triển sản xuất với tốc độ phát triển kinh tế trong
những năm gần đây đạt bình quân 12%/năm. Tiếp tục chuyển dịch cơ cấu kinh
tế nông thôn theo hướng tăng tỷ trọng các ngành công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp và dịch vụ, giảm tỷ trọng ngành nông nghiệp, đồng thời chuyển dịch cơ
cấu kinh tế nông nghiệp, tăng tỷ trọng cơ cấu kinh tế chăn nuôi.
Hiện nay, huyện có 2 cụm công nghiệp (cụm công nghiệp Gia Lộc I và
cụm công nghiệp Hoàng Diệu) đã tiếp nhận hơn 60 dự án đầu tư vào huyện,
với tổng diện tích gần 90 ha, với tổng số vốn đăng ký đầu tư lên đến 897,912
triệu đồng. Các dự án đã và đang trong giai đoạn hoàn thành và đưa vào sử
dụng, các dự án chủ yếu là về may mặc, giầy da.
Đặc biệt, huyện còn được biết đến với 9 làng nghề truyền thống về Da
Giầy tại xã Hoàng Diệu.
Khu ký túc xá sinh viên tại phía Nam cầu Lộ Cương thuộc địa phận xã
Liên Hồng, huyện Gia Lộc đã được khởi cong xây dựng trên diện tích 11,5 ha
với quy mô 2 dãy nhà 11 tầng, 4 dãy nhà 5 tầng, cùng các khu nhà ăn, câu lạc
bộ cho sinh viên…, tổng mức đầu tư của dự án lên đến 330 tỷ đồng. Dự kiến,
sau 2 năm thực hiện, khu ký túc xá đưa vào sử dụng sẽ đáp ứng nhu cầu cho
hơn 4.500 sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, các trường trung học,
trung học dạy nghề trên địa bàn thành phố Hải Dương.
Huyện cũng có khu chợ đầu mối, và nhiều công ty đang hoạt động sản
xuất như: Thạch rau câu Long Hải, chợ ô tô Hải Dương, Haivina…
Cơ sở hạ tầng của huyện: điện, đường, trường, trạm ngày càng hoàn thiện,
giao thông đường thủy, đường bộ thuận tiện. Huyện có 39km đường quốc lộ

2

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

chạy qua (đường 17A và đường 38B) và hơn 50km đường sông (sông Đình
Đào và sông Kẻ Sặt).
Tuy nhiên, huyện còn gặp rất nhiều khó khăn trên lĩnh vực kinh tế cũng
như xã hội:
Trong những năm gần đây, mặc dù cơ cấu kinh tế nông thôn có sự chuyển
đổi theo hướng tích cực, tỷ trọng nông nghiệp đã giảm, nhưng Gia Lộc vẫn là
một huyện sản xuất nông nghiệp, tỷ trọng nông nghiệp trong cơ cấu kinh tế
vẫn còn cao. Việc canh tác vẫn còn nhỏ lẻ, manh mún, chưa có sự sản xuất tập
trung để sản xuất hàng hóa với khối lượng lớn, đồng thời chất lượng hàng hóa,
năng suất lao động cũng chưa cao. Cùng với đó là sự bất ổn về thời tiết, các
yếu tố sinh học cũng ảnh hưởng không ít đến chất lượng của các sản phẩm
nông nghiệp. Do đó, rất cần sự quan tâm, nỗ lực hơn nữa của các cấp có thẩm
quyền nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại trên.
Sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ phát triển chưa
tương xứng với tiềm năng của địa phương, quy mô còn nhỏ bé, chưa có điều
kiện áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào sản xuất kinh doanh, do vậy, đây
cũng là một điểm hạn chế ảnh hưởng đến quá trình phát triển kinh tế-xã hội
của huyện.
Cơ sở hạ tầng ở nông thôn chưa đồng bộ giữa các xã, chưa đáp ứng yêu
cầu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, lao động có tay nghề còn ít, lao động
dư thừa ở nông thôn còn nhiều. Trình độ của nhiều cán bộ, công chức còn chưa
đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ đề ra.

II.KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC
2.1 Quá trình thành lập

3

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nằm ở trung tâm của huyện, cách
thành phố Hải Dương 10km.
Cùng với quá trình thành lập và phát triển của tỉnh Hải Dương, huyện Gia Lộc
sát nhập với huyện Tứ Kỳ từ 1979 thành huyện Tứ Lộc và đến năm 1996, huyện
Tứ Lộc lại được tách trở lại thành hai huyện cũ là Tứ Kỳ và Gia Lộc.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc được thành lập cùng với quá trình
chia tách từ UBND huyện Tứ Lộc cũ, thành lập huyện Gia Lộc vào ngày 27 tháng
1 năm 1996.
2.2 Vị trí, chức năng của HĐND-UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương
Văn phòng HĐND-UBND là cơ quan chuyên môn thuộc HĐNDUBND huyện Gia Lộc, có chức năng tham mưu,tổng hợp giúp HĐNDUBND huyện về tổ chức, phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, các Ban của HĐND và các đại biểu của HĐND huyện; về tổ
chức các hoạt động của UBND huyện trong sự chỉ đạo, điều hành các
hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước.
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND
huyện.
Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
Thường trực HĐND-UBND huyện, sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND,
Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cáh pháp nhân, có con dấu riêng và
đượ mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc.
2.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc bao gồm lãnh đạo Văn phòng và
các công chức, viên chức, nhân viên văn phòng giúp việc.
Lãnh đạo Văn phòng bao gồm: Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phòng

4


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

- Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện và pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao. Chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
- Phó Chánh Văn phòng: Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng trên một
số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luât về nhiệm
vụ được giao, khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh được ủy nhiệm
điều hành công việc của Văn phòng.
- Cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại Văn phòng chịu sự quản lý điều
hành công việc của Chánh Văn phòng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao
và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và trước pháp luật.
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương
Chánh Văn phòng

Phó Văn phòng

Phó Văn phòng

(Biên tập-tổng hợp)

(Hành chính-quản trị)

Biên tập
tổng hợp

Văn thư

Kế toán

Thủ quỹ

Lái xe

Tạp vụ

2.3.2 Quy chế làm việc của VP HĐND-UBND huyện Gia Lộc
Văn phòng làm việc theo nhiệm vụ, quyền hạn được quy định cụ thể trong
quy chế làm việc của VP hĐND-UBBND huyện Gia Lộc bao gồm:

5


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

1. Giúp HĐND-UBND huyện xây đựng, thẩm tra và quản lý việc ban hành
văn bản thuộc thẩm quyền của HĐND và UBND huyện, đảm bảo đúng chủ trương,
đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm, giúp
Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo thực
hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
đó.
3. Chuẩn bị các báo cáo của HĐND, UBND huyện; điều kiện phục vụ các
cuộc họp của HĐND, UBND huyện. Quản lý hồ sơ các kỳ họp của HĐND huyện;
biên tập và quản lý hồ sơ các phiên họp, cuộc họp của UBND huyện.
4. Theo dõi đôn đốc HĐND, UBND các xã, thị trấn, các cơ quan chuyên môn

thuộc UBND huyện chuẩn bị các văn bản, đề án trước khi trình HĐND, UBND
huyện xem xét, quyết định hoặc trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
5. Đảm bảo thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,
chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện;
thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo đúng quy định.
6. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện cơ chế "một cửa"
tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải
quyết và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" của UBND huyện.
7. Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ của cơ quan.
8. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, cơ sở vật chất, phương tiện
cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
9. Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, tài sản của Văn phòng theo quy định
của Nhà nước.
10. Chủ tài khoản đơn vị dự toán Văn phòng HĐND-UBND huyện.
11. Phối hợp với Thanh tra huyện xây dựng lịch tiếp dân của chủ tịch UBND
huyện và thực hiện tiếp công dân, đôn đốc các cơ quan, đơn vị giải quyết đơn thư
khiếu nại tố cáo theo quy định; giải quyết khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền.
12. Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND huyện.

6


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

CHƯƠNG II
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là tổng thể các hoạt động đối với văn bản trong cơ quan
nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước. Công tác văn thư bao
gồm các hoạt động về soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức giải quyết, quản lý các
văn bản, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;
lập hồ sơ, quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu; thu thập, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu cơ quan.
1.2 Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản
lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội
dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản (đến, đi, nội bộ)
- Quản lý văn bản mật
- Lập và quản lý hồ sơ
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Hiện đại hóa công tác văn thư

a. Tiếp nhận và giải quyết văn bản (đến, đi, nội bộ)
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt
là “Văn bản đến”.
7


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên
tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này
có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ
bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng
hành chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước
sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết văn bản đi
Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn
bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vịđể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn
thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách
nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký văn bản
Bước 3: Đăng ký, nhân bản và đóng dấu văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
8


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày

Số ký hiệu

Số lượng

Nơi nhận

tháng

văn bản

bì văn bản

văn bản

2
………….

3
………..

1
............

4
………..

Ký nhận và
đóng dấu văn
bản
5
................

-Tổ chức quản lý văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là văn bản, giấy tờ, tài liệu trong nội bộ cơ quan ban hành.
Văn bản nội bộ cũng được quản lý giống với quản lý các văn bản đến và đi
b. Tổ chức quản lý văn bản mật
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi
nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
c. Lập và quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa
học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Tháng 12 hàng năm cán bộ lập danh mục hồ sơ dự
kiến
9


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc

trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich,
địa dư.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Trong năm, cán bộ văn thư tiến hành thu thập
hồ sơ, tài liệu, lưu và sắp xếp tài liệu.
+ Biên mục hồ sơ: Sau khi hết 1 năm, cán bộ văn thư biên mục hồ sơ theo
từng loại
+ Đóng quyển: Là khâu cuối cùng trong quá trình lập hồ sơ
Quản lý hồ sơ: Sau khi lập xong hồ sơ và gửi lưu trữ, cán bộ văn thư có trách
nhiệm tiếp tục quản lý, theo dõi hồ sơ, hồ sơ sau khi sử dụng lại phải được kiểm
tra, theo dõi và quản lý chặt chẽ, tránh gây mất mát.
d. Quản lý và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai
mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ
ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không đóng
dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và
việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo
cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt
dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn
phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó
ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc huy.
10

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng
để làm ra văn bản thì đóng dấu văn phòng.
Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu “mật” phải được
đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản.
Việc quản lý con dấu theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý
và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước,
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần
chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại
Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước”.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản,
giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý
theo quy định của Nghị định này.
1.3Tổ chức công tác văn thư.
a.Quy mô, biên chế.
Để có quy mô và biên chế hợp lý cho công tác văn thư cần phải xem: Cơ cấu
tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản,
tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
b. Hình thức tổ chức
+Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình
thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ
chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít.
+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp
vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình

11

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều
văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau.
+Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản
được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết
văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn
thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản
lý hành chính Nhà nước.
c. Một số văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác văn
thư
- Công văn 425/LTNN-NVTƯ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ NN
về hướng dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước 2000
-Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/02 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật NN
-Nghị định 58/2001/NĐ-CP của CP ngày 24/8/01 về quản lý sử dụng con dấu
-Thông tư 08/2003/TT- BCA ngày 12/5/03 hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc
dấu, kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫn về thể
thức và trình bày văn bản hành chính.
- …..
II.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC

II.1

Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản

a. Tổ chức, giải quyết văn bản đến
12


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Quá trình tiếp nhân văn bản đến của văn phòng HĐND-UBND huyên Gia
Lộc được thực hiện theo các bước sau:
+ Nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ văn bản
Tất cả các loại văn bản đến từ bất cứ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư
của văn phòng HĐND-UBND để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký. Thông thường
các văn bản thường đến nhiều vào buổi sáng, do vậy sau khi vào giờ làm việc 30
phút, văn bản từ các phòng, cơ quan được mang đến cho văn thư xử lý. Văn bản
đến theo đường bưu điện thường đến vào khoảng 9h30’ – 10h.
Văn thư thực hiện tiếp nhận các văn bản từ các nguồn, thực hiện ký nhận đối
với các văn bản từ bên ngoài.
Văn bản đến của cơ quan được hình thành từ 4 nguồn:
- Văn bản của cấp trên gửi xuống
- Văn bản của cấp dưới gửi lên
- Văn bản cùng cấp gửi
- Văn bản của công dân gửi
Tiếp đến, văn thư xem xét bì thư, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ, còn
nguyên vẹn hay không. Nếu không đúng địa chỉ thì gửi trả lại, nếu không còn
nguyên vẹn thì văn thư lập biên bản và có chữ ký của người gửi văn bản, phân loại
các loại văn bản. Việc kiểm tra, xem xét thể thức văn bản, bì thư diễn ra trong

khoảng 5 phút, sau khi xem xét, văn thư tiến hành bóc bì văn bản.
+ Bóc bì văn bản:
Đối với các văn bản thông thường chuyển qua đường bưu điện thì văn thư
tiến hành giỗ bì thư, cắt sát mép bì để tránh cho văn bản bên trong không bị hỏng,
rách và tiến hành bóc bì văn bản, kiểm tra thể thức, số, ký hiệu và thực hiện đóng
dấu đến và ghi ngày tháng văn bản đến, và số đến như bình thường.
13


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Đối với các văn bản có dấu mức độ khẩn, mật, văn thư nhận và chuyển giao
ngay đến nơi nhận ghi trong văn bản. Văn bản gửi đích danh cá nhân thì phải
chuyển trực tiếp cho người nhận. Việc này văn thư thường tự tay làm chứ không
chuyển qua tay người khác đưa hộ để đảm bảo tính chính xác.
+ Đóng dấu đến và vào sổ đăng ký văn bản đến
Đóng dấu đến: Sau khi bóc bì văn bản, văn thư tiến hành đóng dấu đến vào
văn bản, sau đó tiến hành đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Văn thư đóng dấu đến vào khoảng giấy trắng phía trên phần trái lề của văn
bản, đóng phía dưới số, ký hiệu đối với văn bản có tên loại, nếu văn bản không có
tên loại thì đóng dấu ở phần dưới trích yếu nội dung. Việc ghi số đến, ngày tháng
đến cũng phải thật chuẩn xác. Sau đó, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản
vào “ Sổ đăng ký công văn đến”.
Có 2 loại sổ đăng ký: Sổ đăng ký công văn đến và sổ đăng ký quyết định, chỉ
thị, thông tư, nghị định đến.
Sổ đăng ký văn bản đến được ghi từ ngày đầu tiên của năm, số đến lần lượt từ
số 01, nơi ban hành, số, ký hiệu của văn bản, ngày tháng của văn bản, tên loại,
trích yếu nội dung văn bản, đơn vị hoặc người nhận, chữ ký và ghi chú.
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện đến các cơ quan:

Ngày
tháng
1
15/4

Số ký

Số

hiệu văn

lượng bì

bản đến

văn bản

2
035

3
05

Ký nhận và
Nơi nhận văn bản

đóng dấu
văn bản

4

UBND huyện Gia Lộc
..............

5
(Văn thư ký)

14


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

+ Trình văn bản cho Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng xác nhận
và sao gửi.
Sau khi Chánh hoặc Phó Chánh xác nhận, văn thư tiến hành sao văn bản và
chuyển các văn bản đến các nơi, và việc chuyển văn bản phải được thực hiện một
cách chính xác, nhanh chóng, giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Tất cả các văn bản
phải được gửi đi trong ngày, chậm nhất là đến ngày hôm sau.
+ Theo dõi và giải quyết văn bản đến
Chánh Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến của văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm giao văn bản đến tận tay người
nhận trong phạm vi Ủy ban, đồng thời yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện đũng
chức năng, nhiệm vụ của mình trong giải quyết văn bản. Do huyện Gia Lộc là một
huyện nhỏ, khối lượng công việc không quá lớn nên văn thư có thể giải quyết trong
ngày, trong một số trường hợp hết giờ làm việc hoặc công văn thông thường về
muộn thì văn thư chuyển sang giải quyết vào ngày hôm sau. Đối với công văn
quan trọng thì văn thư báo ngay cho cấp trên, người có thẩm quyền giải quyết xử
lý.
Văn thư thực hiện lưu văn bản gốc để theo dõi và sử dụng trong quá trình làm
việc sau này. Tại phòng văn thư, ngoài sổ đăng ký văn bản đến, đi bắt buộc thì văn
thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc còn tự lập các loại sổ riêng để

ghi, lưu các loại văn bản trên để tiện trong quá trình theo dõi và tìm kiếm.
Văn bản đến hàng ngày được vào sổ như sau:
Số

Ngày

Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày,

Trích

văn

đến

văn VB

dung VB

VB

tháng

bản

yếu

nội Lưu

VB

hồ

Nơi

nhận Ký

văn bản

nhận

Ghi
chú

sơ

đến
1

345

2

15/4

3

7

8

Về việc bổ nhiệm QĐ

UBND

tỉnh Hải UBND

ông A làm phó

huyện

Dương

Giám đốc Sở TN-

Lộc

UBND

4

1406/QĐ-

5

14/4

6

9

10

Văn

……

Gia thư

..

(ký)

15


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc
MT

Tính từ đầu năm 2012 đến nay, văn thư đã tiếp nhận 896 văn bản trong đó có
460 quyết định và 436 công văn. Tất cả các văn bản đến đều được văn thư kiểm tra
kỹ lưỡng, tiến hành vào sổ đăng ký rõ ràng và chuyển đến nơi nhận một cách kịp
thời. Việc thực hiện công tác văn thư, do cán bộ văn thư thực hiện một cách cẩn
thận, nghiêm túc với tinh thần trách nhiệm cao.
b. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
Văn bản đi là những văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan gửi ra bên ngoài.
Quy trình quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc:
+ Đánh máy, in ấn văn bản: Đây là một khâu quan trọng trong việc ban hành
văn bản. Chuyên viên phụ trách biên tập thực hiện đánh máy văn bản, trình lãnh
đạo xem xét và phê duyệt.
+ Ký văn bản: Sau khi đánh máy hoàn chỉnh, chuyên viên có trách nhiệm xin

chữ ký của người có thẩm quyền và chuyển xuống văn thư để lấy số.
+ Đăng ký, nhân bản và đóng dấu: Sau khi văn thư nhận được văn bản đã có
chữ ký, và tiến hành kiểm tra nội dung, thể thức của văn bản thì văn thư tiến hành
cho số, vào sổ văn bản đi.
Văn thư đăng ký văn bản đi ghi rõ ngày tháng của văn bản, số, ký hiệu, tên
loại, trích yếu nội dung văn bản, nơi nhận văn bản theo đúng quy định của Nhà
nước. Vào số cho văn bản cần dùng bút nét to, mực đậm và rõ nét để khi nhân bản
không bị mờ, khuyết.
+ Chuyển giao văn bản đi: Đối với các văn bản của Văn phòng thì văn thư
tiến hành photo và đóng dấu văn bản, sau đó, chuyển văn bản đến nơi nhận đã ghi

16


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

trong văn bản, giữ lại bản gốc lưu. Tùy theo số lượng, độ dày, kích thước của văn
bản chuyển đi mà văn thư lựa chọn những loại bì cho phù hợp, tiến hành vào bì và
dán bì, đóng dấu mức độ khẩn, mật, ghi rõ nơi nhận và gửi đi trong ngày, chậm
nhất là ngày hôm sau.
Bì thư của Văn phòng Ủy ban được in sẵn, thường được gửi xuống các xã, thị
trấn và các cơ quan ngoài Ủy ban là chủ yếu. Trong quá trình thực tập tôi cũng
được tham gia vào giải quyết các văn bản đi như được hướng dẫn làm công tác
photo, đóng dấu, dán bì gửi các văn bản cho các nơi đã ghi ngoài bì, đi gửi công
văn cho các phòng trong Ủy ban.
Đối với các văn bản của các phòng, cơ quan chuyên môn, văn bản sau khi lấy
số sẽ tiến hành photo và mang quay trở lại để văn thư đóng dấu. Sau khi đóng dấu,
văn thư gửi trả lại cơ quan để cơ quan đó gửi đi như nơi nhận.
+ Theo dõi, kiểm tra văn bản đi: Cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi. Tiến hành lập phiếu gửi để theo dõi văn bản theo yêu cầu của người ký

văn bản.

Ngày

Số ký

Tên loại và trích yếu nội

Người ký

Nơi nhận

Số lượng

Ghi

tháng

hiệu

dung văn bản

văn bản

văn bản

chú

1

2

3

5

6

7

15/4

214/TB-

Thông báo về việc giới Chủ

87

…….

UBND

thiệu chữ ký của Phó UBND

phòng, cơ

Chi cục trưởng Cục thi

quan, các

hành án dân sự huyện

xã,

thị

Gia Lộc

trấn,

cơ

4
tịch Các

quan khác

17


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Từ đầu năm 2012, văn thư đã thực hiện việc quản lý 1675 văn bản trong đó có
hơn 1313 quyết định, hơn 200 công văn, 23 báo cáo và còn lại là các loại văn bản
khác. Vì đây văn bản đi thường rải rác cả ngày chứ không tập trung vào buổi sáng
như văn bản đến nên văn thư luôn thường trực trong văn phòng.
Xác định được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản nói chung, cũng như
việc quản lý văn bản đi nên văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc
đã thể hiện cao vai trò, trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, nghiêm túc thực
hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, tinh thần làm việc nhiêt tình, giúp thực

hiện công việc của cơ quan một cách kịp thời, nhanh chóng, và chính xác, nâng cao
hiệu quả hoat động của Ủy ban.
+ Sắp xếp và lưu văn bản: Các văn bản đi được sắp xếp theo đúng trình tự,
thủ tục của pháp luật quy định, được văn thư thực hiện ngay trong ngày. Việc lưu
trữ văn bản được thực hiện 1 tuần 1 lần vào cuối tuần, văn thư tiến hành sắp xếp,
lưu trữ các văn bản của cả tuần. Đây là một công việc không khó khăn nhưng lại
rất quan trọng, việc sắp xếp và lưu văn bản một cách khoa học sẽ giúp cho việc
giải quyết và theo dõi văn bản một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn, đảm bảo
tính chính xác, kịp thời và hiệu quả.
c. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
Văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc lập các loại sổ đăng
ký văn bản nội bộ gồm: Sổ quyết định của Chủ tịch UBND, sổ thông báo, sổ công
văn
Trong quá trình thực hiện giải quyết và chuyển giao, văn thư cơ quan tiến
hành môt cách cẩn thận như việc tiến hành giải quyết và quản lý các loại văn bản
khác. Văn bản nội bộ cũng được lưu vào hồ sơ riêng để tiện theo dõi và quản lý.
2.2 Quản lý văn bản mật

18


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Thực hiện đúng theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, văn thư
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc đã thực hiện đúng theo nguyên tắc:
- Xác định rõ mức độ mật
- Thực hiện đúng các quy đinh về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng
văn bản mật
- Đối với những văn bản tuyệt mật, tối mật, văn thư trình lãnh đạo xem

xét,
- Chuyển giao tận tay văn bản mật cho người nhận và yêu cầu họ ký
nhận vào sổ chuyển giao văn bản mật.
- Thực hiện vào sổ đăng ký văn bản mật theo quy định.
Việc giải quyết văn bản mật đều do văn thư tự tay giao cho lãnh đạo giải quyết,
không nhờ đưa hộ hoặc chuyển theo cách khác cho lãnh đạo để tránh bị lộ bí mật
hay mất mát. Đồng thời văn thư có trách nhiệm giữ bí mật tuyết đối, giải quyết văn
bản mật một cách nhanh chóng.
2.3 Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu có ý nghĩa pháp lý vô cùng quan trọng, nó thể hiện quyền lực cơ
quan. Chính vì thế, cán bộ văn thư là người được giao nhiệm vụ quản lý con dấu là
một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi cán bộ văn thư phải có đủ năng lực, trình độ hiểu
biết về chuyên môn cũng như phẩm chất đạo đức và phải có tinh thần, trách nhiệm
cao trong giải quyết công việc, tránh xảy ra những sai sót đáng tiếc. Văn thư được
giữ các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu đến, dấu hỏa tốc, dấu khẩn…
Trong quá trình sử dụng con dấu, cán bộ văn thư tuân thủ theo đúng các
nguyên tắc:
- Nội dung con dấu trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của cấp có thẩm quyền
19


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

- Không đóng dấu vào các văn bản trống, văn bản chưa có nội dung và
các văn bản chưa có chữ ký.
- Đóng dấu đúng theo hướng dẫn như điều 13 Thông tư 01/2011, dấu

đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng
mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên

khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu của UBND huyện Gia Lộc được cán bộ văn thư cất giữ trong tủ đựng con
dấu và khóa cẩn thận ở cơ quan, không mang ra ngoài cơ quan. Sau khi sử dụng,
văn thư vệ sinh dấu sạch sẽ trước khi cất giữ.
2.4 Lập và quản lý hồ sơ
Là khâu nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng trong công tác văn thư. Do vậy,
công tác lập và quản lý hồ sơ là rất quan trọng, góp phần vào quá trình giải quyết
công việc của UBND huyện Gia Lộc.
Hồ sơ: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề,
một công việc, một cá nhân hoặc có cùng những đặc điểm chung hình thành trong
quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Để đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc cũng như lưu trữ tài liệu, cán
bộ văn thư của Văn phòng HĐND-UBND tiến hành lập hồ sơ đối với từng loại tài
liệu khác nhau. Việc lập hồ sơ chủ yếu căn cứ theo phân loại về năm ban hành và
tên loại văn bản. Công tác lập hồ sơ của Văn phòng Ủy ban cũng khác với Văn
phòng Huyện ủy, nếu như văn phòng HĐND-UBND lập hồ sơ căn cứ theo phân
loại năm ban hành thì văn phòng Huyện ủy lại lập theo từng vấn đề. Do vậy, việc
phân loại theo tên loại và năn ban hành sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, sử dụng
một cách dễ dàng hơn.

20


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Lập hồ sơ đảm bảo cho việc lưu, tìm kiếm văn bản một cách dễ dàng, đảm
bảo cho sự theo dõi, giám sát của Thủ trưởng cơ quan và việc kiểm tra khi tiến
hành lưu trữ.

Theo quy định của UBND huyện Gia Lộc, tất cả các cán bộ, công chức, nhân
viên trong cơ quan được giao giả quyết công việc đều phải có trách nhiệm lập hồ
sơ công việc của mình đã làm và các vấn đề đó phải có liên quan chặt chẽ với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một dối tượng hình thanh trong quá trình giải quyết
công việc thuộc phạm vi chuyên môn. Vì thế, công tác lập hồ sơ công việc không
chỉ là trách nhiệm của cán bộ căn thư mà còn là trách nhiệm của các phòng, cơ
quan chuyên môn.
2.5 Hiện đại hóa công tác văn thư
Hiện đại hóa công tác văn thư hiện nay cũng là một trong những biện pháp
thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi phương thức quản lý và điều
hành của các cơ quan hành chính nhà nước. Để thực hiện công tác hiện đại hóa văn
thư:
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu
để đảm bảo thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, công khai, minh
bạch, từ đó, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cũng như hiệu quả của hoạt động
quản lý.
+ Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO
9001:2000 trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, và là một hình thức
nhằm rà soát các thủ tục hành chính, để xây dựng một quy trình xử lý công việc
khoa học, hợp lý, từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động của quản lý hành chính nhà
nước.
+ Triển khai cơ chế một cửa trong cải cách thủ tục hành chính, việc này, đặt
ra những yêu cầu, đòi hỏi văn thư có sự điều chỉnh để phù hợp với tình hình mới.

21


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư có vai trò rất quan

trọng, nhờ đó, văn thư có thể tiết kiệm thời gian trong giải quyết, xử lý công việc.
Công tác quản lý văn bản thực hiện trên máy sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất
nhiều. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế giúp cho quy trình xử lý công
việc một cách khoa học hơn.
2.6 Tổ chức công tác văn thư
Do cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc cũng như
khối lượng công việc nên văn thư của Văn phòng có 1 biên chế.
Hình thức tổ chức văn thư là hỗn hợp: Các nghiệp vụ về in ấn, photocopy,
đăng ký ở một nơi, còn việc theo dõi giải quyết lại ở một nơi khác, thường là các
bộ phận, đơn vị nhỏ.

III.

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN
PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC

III.1

Những kết quả đạt được

Trên cơ sở những kiến thức đã được học tại Học viện cùng với những kiến
thức thực tế tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc trong suốt 8 tuần thực
tập, em đã nhận thấy Văn phòng HĐND-UBND huyện đã rất quan tâm đến công
tác văn thư. Điều đó khẳng định rõ vai trò của lãnh đạo cơ quan đối với công tác
văn phòng. Hoạt động của cơ quan có hiệu quả hay không phụ thuôc rất lớn vào
công tác văn thư, công tác văn thư có tổ chức tốt thì hoạt động của cơ quan sẽ đạt
hiệu quả cao.
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nhìn chung
được thực hiện tốt, cán bộ văn thư thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, có sự
phối hợp với các phòng ban, cơ quan chuyên môn, các cán bộ, công chức, nhân

22


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

viên trong cơ quan. Cán bộ văn thư thực hiện đúng thẩm quyền, nhiệt tình trong
công tác, có tinh thần trách nhiệm cao.
Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản trước khi vào sổ đăng ký giúp hạn
chế rất nhiều các văn bản sai quy định, giúp các phòng ban, cơ quan sửa đổi, bổ
sung những chỗ sai sót, qua đó, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Công tác văn thư được tiến hành một cách đồng bộ và nhịp nhàng trong việc
xử lý các văn bản đến, đi, văn bản nội bộ, các văn bản đều được xử lý nhanh
chóng, đảm bảo đúng thời gian, đúng quy định.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư còn nhiều tồn tại cần phải
khắc phục
III.2

Những tồn tại

- Về cơ sở vật chất
Việc bố trí, sắp xếp trong phòng văn thư còn chưa có vách ngăn đối với người
đến giao dịch.
Chưa có đầy đủ các loại máy để phục vụ công tác văn thư, việc đăng ký văn
bản mới được thực hiện trên sổ.
- Về công tác văn thư
* Đối với việc giải quyết, xử lý văn bản
+ Việc theo dõi, xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều
khi không kịp thời. Tình trạng văn bản chưa được xử lý trong các cơ quan vẫn còn
tồn tại.

+ Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi
giải quyết văn bản còn mang nặng thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp
dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế
23


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở
nước ta hiện nay.
* Đối với công tác lập, quản lý hồ sơ
Mặc dù công tác lập, quản lý hồ sơ đã được các lãnh đạo quan tâm, nhưng bên
cạnh đó còn nhiều vấn đề cần quan tâm:
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh. Và đây cũng là điều rất dễ
nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay.
+ Công tác lập hồ sơ công việc còn chưa được các lãnh đạo quan tâm, do đó
công tác lập và quản lý hồ sơ còn chưa khoa học và chặt chẽ: Quá trình thu thập,
bổ sung tài liệu chưa liên tục.
+ Theo quy định của Nhà nước, lập hồ sơ công việc là một công tác bắt buộc,
từ thủ trưởng cho đến nhân viên, tuy nhiên vẫn còn tình trạng các cán bộ, công
chức còn lập hồ sơ theo kinh nghiệm thực tiễn công tác.
* Nguyên nhân của những tồn tại trên:
+ Cơ sở vật chất của Văn phòng còn chưa đáp ứng đủ so với nhu cầu công
việc.
+ Lao động của Văn phòng chủ yếu là lao động hợp đồng với mức lương còn
hạn chế, do vậy, chưa thực sự tạo động lực làm việc.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ còn chưa được quan tâm.
+ Ý thức, tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong giải quyết công việc.

24


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

CHƯƠNG III.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN
GIA LỘC
Để công tác văn thư hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những
mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng của cuộc cải cách hành chính, mỗi cơ
quan cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả hoạt
động quản lý hành chính.
Do thời gian thực tập có hạn, em xin trình bày một số kiến nghị để góp phần
hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Gia Lộc:
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, thực hiện phân công nhiệm vụ công
tác theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi cá nhân, hoàn thiện quy chế làm việc
của Văn phòng và thủ tục hành chính trong giải quyết công việc và thực hiện
nghiêm túc quy chế đó.
- Đẩy mạnh hơn nữa việc hiện đại hóa công tác văn phòng trong đó có công
tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư. Việc hiện đại hóa
công tác văn thư không phải chỉ thực hiện cải thiện các quy trình nghiệp vụ mà
phải thay đổi các trang thiết bị và đặc biệt là trong hoạt động quản lý.
Trong điều kiện phát triển như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy
chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản
lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai rộng rãi. Các
khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện
hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh.

Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể
25