TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI,ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BỘ MÔN VĂN BẢN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH

MÔN HỌC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI
TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI,
ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ts. Nguyễn Thị Thủy

Thành Phố Hồ Chí Minh tháng 4 năm 2011
Page 1


MỤC LỤC

Phần/Mục

Trang

Phần Mở đầu............................................................................................3
Phần Nội dung..........................................................................................4
Chương I: Những khái niệm cơ bản.................................................4
 Khái niệm chung ...................................................................4
 Thực trạng..............................................................................4
Chương II: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.................6
I. Khái niệm và phân loại..............................................................6
II. Nguyên tắc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........6
III. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến............7
Bước 1. Nhận văn bản đến, sơ bộ phân loại, bóc bì...............7

Bước 2. Đóng dấu đến ghi số ngày tháng...............................8
Bước 3. Đăng ký vào sổ máy .................................................8
Bước 4. Trình xin ý kiến phân phối.......................................10
Bước 5. Chuyển giao văn bản đến..........................................11
Bước 6. Theo dỏi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.........12
Chương III: Tổ chức quản lý văn bản đi...........................................13
I. Khái niệm và phân loại...........................................................13
II. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi..............14
III. Quy trình phát hành văn bản đi............................................14
Bước 1. Kiểm tra thể thức hình thức văn bản đi....................14
Bước 2. Trình ký đóng dấu ghi số ngày tháng văn bản.........14
Bước 3. Đăng ký văn bản đi...................................................16
Bước 4. Phát hành và chuyển giao văn bản...........................18
Bước 5. Theo dõi việc xử lý và giải quyết văn bản đi...........20
Bước 6. Lưu văn bản và lập hồ sơ lưu văn bản đi.................21
Chương IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP......................................................22
Phần kết luận......................................................................................23
Tài liệu tham khảo.................................................................................24

Page 2


LỜI MỞ ĐẦU.
Công tác văn thư có một vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cơ
quan tổ chức. Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ,
kịp thời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng các
cơ quan đơn vị. Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác văn thư luôn giữ một vị trí
trọng yếu trong công tác văn phòng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ
chức nào.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, công tác văn thư

trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất là trong giai đoạn
hội nhập quốc tế như hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy
định một cách thống nhất và cụ thể (Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, Thông tư số
01/2011/TT-BNV…). Trong đó các khâu nghiệp vụ về tổ chức, quản lý và giải quyết
các văn bản đi và đến trong công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức là hoạt đông
thường xuyên phổ biến và quan trọng nhất. Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo
của Chính phủ việc quản lý và giải quyết văn bản đi và đến trong các cơ quan, tổ chức
đã từng bước được củng cố và hoàn thiện. Tuy nhiên, bên cạch đó thì các khâu nghiệp
vụ này vẫn còn có những tồn tại vướng mắc cần làm rõ, đó cũng chính là lý do mà
nhóm quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,
đến trong các cơ quan, tổ chức” nhằm góp phần làm rõ hơn những vấn đề còn vướng
mắc đó.

Page 3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA
I.

KHÁI NIỆM CHUNG
1. Văn bản.
Văn bản là một phương tiện chứa đựng, lưu trữ thông tin và truyền đạt thong tin
từ chủ thể này xang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu, dấu hiệu khác với một
mục đích nhất định
2. Quản lý văn bản.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp các cơ quan tổ
chức nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết
văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hang ngày của mình.
3. Công tác văn thư.

Công tác văn thư là toàn bộ công việc lien quan đến quá trình tổ chức quản lý
giải quyết văn bản.
4. Văn bản đến.
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
5. Văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ
quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của mình.
II.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ
thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta
đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà
nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về
công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP
năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch
sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho
Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công
tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn
hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định
một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư
hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư đã
được củng cố một bước.

Page 4

Có thể nêu lên một số tồn tại cơ bản sau đây trong nội dung chủ yếu của công
tác văn thư mà trong thời gian tới chúng ta chưa thể không khắc phục:
1. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong
nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã
được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà
nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ. Phải chăng là còn nhiều khó
khăn trong việc lập hồ sơ không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến
tình trạng này, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơ
chế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này. Tình trạng bao cấp
chung, nhận thức của cán bộ và cơ chế trách nhiệm không rõ ràng đã đẩy công tác này
vào chỗ gần như bế tắc trong mấy thập kỷ qua. Hậu quả của nó là không thể nghi ngờ
nhưng không được xử lý kịp thời.
2. Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi
không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là
cá biệt, trái lại là phổ biến.
3. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ
quan còn thấp. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Ngay văn bản quy phạm pháp luật dù
đã có hai đạo luật điều chỉnh thì việc soạn thảo chúng vẫn còn nhiều tồn tại. Nhiều văn
bản chồng chéo, thậm chí có không ít văn bản vi phạm thẩm quyền do luật định nhưng
không được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ra
những hậu quả nghiêm trọng.
4. Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi
giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng
rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong
khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.
Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư nước ta
khi bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thời kỳ mới đòi hỏi
công tác văn thư nước ta phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến các khâu nghiệp vụ

ứng dụng cụ thể. Nếu chúng ta muốn tránh những cái giá phải trả trong quản lý nhà
nước thời cơ chế thị trường như hiện nay thì nhiệm vụ lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ
hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn
thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong
đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.
Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời
kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Một cách
hiển nhiên, những nhiệm vụ như vậy cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về
chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và
của các cơ quan chức năng chuyên ngành.

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên một
phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,quản lý của các
cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức
quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì
Page 5


hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý,
phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.
I.
KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI
1. Khái niệm văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản
mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những
tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện...
được gọi chung là văn bản đến.
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân

khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính
chất công.
Ví dụ: UBND thành phố Hồ Chí Minh có thể nhận được các văn bản đến như
Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị
Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản
đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố
khác v.v...
2. Phân loại văn bản đến.
Văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú nó cần phải được tổ chức quản
lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có
thể chia văn bản đến thành 4 nhóm sau:
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên. Ví dụ văn bản của chính phủ gửi đến cho
UBND các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương.
- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp. Ví dụ văn bản của UBND tỉnh Bình
Dương gửi cho UBND tỉnh Đồng Nai.
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên. Ví dụ văn bản cùa UBND huyện
Củ chi gửi lên cho UBND thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến
các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
II. NGUYÊN TẮC CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp
thời, chính xác thống nhất và giữ gìn bí mật theo quy định của nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm
các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc
này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng
thất lạc, mất mát tài liệu.
II.
NỘI DUNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.

Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến được chia thành các bước chủ yếu sau
đây:
BƯỚC 1. TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN, SƠ BỘ PHÂN LOẠI VÀ
BÓC BÌ.
Page 6


1.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn
thư. Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các
nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi
họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những văn
bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể
nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, tố cáo... của cá nhân hoặc tập thể
khác.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có)…
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn
giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư
biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn bản.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký
nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý
kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so
với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi...).
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải
kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản … Nếu phát hiện sai sót
phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
1.2. Sơ bộ phân loại và bóc bì văn bản đến.

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo... Loại phải
đăng ký thì được chia thành hai loại:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những bì
văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung
của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA
(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành
như sau:Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì
văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết.
Văn thư không được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu
điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Page 7


Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh
một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì
cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết.
BƯỚC 2. ĐÓNG DẤU ĐẾN, GHI SỐ NGÀY THÁNG ĐẾN.

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ
quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).
Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng
đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng,
trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần
đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan
theo dõi, giải quyết.
Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu
văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản
(Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản.
Mẩu dấu đến được quy định như sau:

Kích

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: (a). . . . . . . .
Ngày(b). . . . . .
Chuyển: (c). . . .

ĐẾN

thước:dài 50mm, rộng 30mm

Hướng dẫn cách ghi:
a. Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu
từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
b. Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào

phải ghi ngày ấy. Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ
TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.
c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức.
BƯỚC 3. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN.
Hiện nay, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện bằng hai phương pháp:
3.1. Đăng ký bằng sổ.
a. Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc lập các loại sổ cho phù hợp.
- Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một
năm, nên lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
Page 8


* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì
cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và
sổ đăng ký văn bản mật đến.
b. Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực hiện theo mẫu
sau:
 Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297mm)

 Trang bìa

Tên cơ quan tổ chức

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: …(3)………

Từ ngày………đến ngày………(4)……
Từ số ………đến số…………….(5)……

Quyển số: …(6)..
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng.
 Trang nội dung
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số ký
hiệu

Ngày
tháng

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại và
trich yếu
ndung
(6)

Người Ký
nhận nhận
(7)

Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Ví dụ: 07/02, 26/7.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Page 9

(8)

Ghi
chú

(9)


Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm
của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số
Ví dụ: 03/02/04, 12/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải
ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội
dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đanưg ký
phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,
ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)
 Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại
thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột
“Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Việc đăng ký văn bản mật đến được thực
hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật”
phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với
văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được
phép người có thẩm quyền.
3.2. Đăng ký bằng máy vi tính.
Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tại

bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước).
BƯỚC 4. TRÌNH XIN Ý KIẾN PHÂN PHỐI.
Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm
quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ
quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân
để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến có liên quan
đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc
cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Ý kiến phân
phối được ghi vào
mụcĐỘC
“Chuyển”
trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo
TỔ CHỨC
LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC
giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu
có) cần được ghi vào phiếu
….Ngày….tháng….năm……
riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như sau:
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

……………(1)……………..
…………………
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan,tổ chức:(2)

Page
Ý kiến của lãnh đạo đơn10vị:(3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết:(4)


Hướng dẫn ghi.
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao cho các
đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn
vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân;
Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý
kiến.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn
bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ
đăng ký đơn thư.
BƯỚC 5. CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN.
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải
quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan
ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm
quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người
nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”
cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian chuyển.
Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổ

của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân
phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã
nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh
tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn
bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.
Page
11


Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thì nên lập sổ riêng
để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau:
Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc
148 x 210 mm.
 Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ
bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ
số ………. đến số ….”
 Phần đăng ký chuyển giao:
Ngày chuyển
(1)

Số đến
(2)

Người nhận
(3)

Ký nhận

(4)

Ghi chú
(5)

Hướng dẫn cách ghi:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản
Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”)
Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ theo ý
kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền).
Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản …)
Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì cần
phải chú ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung cả văn
bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển
cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản. Thứ hai cán bộ văn thư
được giao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường.
Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng.
Trường hợp số lượng văn bản “Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản
thường, nhưng phải thêm cột ghi mức độ “Mật”.
BƯỚC 6. GIẢI QUYẾT THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN.
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công
tác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nói
chung.
6.1. Giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. Đối
với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước, không được để
chậm trễ.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị,
cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của
Page
12


các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt,
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân
có liên quan.
6.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như
sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến;
Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết
…để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng
máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ
trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức

năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ
chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề
này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý,
điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc,
khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được
giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản đi.
I. KHÁI NIỆM VÀ NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG.
1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng
có liên quan gọi là văn bản đi.
Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để
gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết
của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị,
Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản thông thường khác như Đề án, Kế
hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường, v.v... Ngoài ra văn bản đi
còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên
quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy,
Page
13


văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát
chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có
liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi
đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy
định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối
với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về
một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ
quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI.
BƯỚC 1. KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
CỦA VĂN BẢN.
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan
thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Kiểm tra lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu
Dự thảo, Dấu Thu hồi …

Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa
lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
BƯỚC 2. TRÌNH KÝ, ĐÓNG DẤU, GHI SỐ NGÀY, THÁNG CỦA VĂN BẢN.
2.1. Trình ký, đóng dấu văn bản.
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản
thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân.
Page
14


Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là
chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung và tính chất quan trọng của văn
bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của
Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía
bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch,
Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể
đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía
trên văn bản (dấu treo).
Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thì phải
đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu
của văn bản.
2.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản.
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có
hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng
dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan
quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ
ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Ví dụ: - Số: 34/2008/PL-UBTVQH10
- Số 123/2009/QĐ-BKHCN.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Ví dụ: - Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.
Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho
từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1,
2, 3 …)
Ví dụ: - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.
Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ
Cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh
một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số
riêng.
Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Page
15

Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm
văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối
lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản.
Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ
quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
- Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA.
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại
gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản
lưu theo tên gọi của chúng.
BƯỚC 3. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký
văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính.
3.1. Đăng ký bằng sổ.
 Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm
thì có thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị
(Cá biệt).

* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý:
Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ
quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải
lập sổ riêng.
 Đăng ký văn bản đi.
Page
16


Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng
bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn,
khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ,
ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
 Bìa sổ:

Tên cơ quan tổ chức

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: … ….(3)
Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ …(4)

Từ số: ……. đến số: ……(5)

Q uyển số: ………(6)
Hướng dẫn cách ghi:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.q
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người
có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
 Tờ nội dung: Gồm các cột mục theo mẫu sau:
Số ký
Ngày
hiệu
tháng
văn bản văn bản
(1)
(2)

Tên loại
trích yếu
nội dung
(3)

Người
ký

Nơi

nhận

(4)

(5)

Đơn vị
Số
Ghi chú
ngươi nhận lượng
bản lưu
(6)
(7)
(8)

Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng ký
nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để
đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn
bản thì không cần ghi trên loại .
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
Page
17


(Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và
bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành. Có thể
dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật”.
Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung
với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu
“Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí
mật của Nhà nước. Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi
nhưng có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
3.2. Đăng ký văn bản bằng máy vi tính.
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban
hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ.
BƯỚC 4. LÀM THỦ TỤC, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN.
Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:
4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a. Lựa chọn và trình bày bì.
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải
để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên
trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì
được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.
+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được

cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được
cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan
hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
Mẫu bì được minh họa như sau:

(8)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
ĐT: ………. Fax: …………..(3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)
Số: …………………………(5)
Kính gửi:
………………...……………(6)

Page
18

………………..….…………(7)


Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường,
quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).

(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí
đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ.
* Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì
phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,
hồ dán phải dính, khó bóc
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu chỉ
mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu:
“Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ
mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
(A )Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
(B )Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật
(C) Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
4.2. Chuyển phát văn bản đi.
a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ
riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và
việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển
giao riêng. Mẫu sổ như sau:
 Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
 Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển

(1)

Số ký hiệu văn
bản
(2)

Nơi nhận

Ký nhận

Ghi chú

(3)

(4)

(5)

Page
19


Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày
nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký

văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột
số 5.phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản
được thuận lợi, tránh tình trạng mất mát
, thất lạc tài liệu.
b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ
quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển
giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:
c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện.
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ
chuyển giao. Mẫu sổ như sau:
 Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là:
“SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
 Phần đăng ký bên trong:
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn bản

Số
lượng
bì

Ký nhận và
dấu bưu điện

Ghi

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hướng dẫn cách ghi các cột.
Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản.
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi).
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu
điện.
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên.
d. Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn
bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng
cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác.
e. Chuyển phát văn bản mật.
Page
20

Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn
thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …
đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận.
BƯỚC 5. THEO DÕI VIỆC CHUYỂN PHÁT VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. Mẫu Phiếu gửi
như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: …/PG-……

… , ngày … tháng … năm …

PHIẾU GỬI
Kính gửi: ……………………………………………………………..
Nội dung: ……………………………………………………………..
Người nhận ký ngày

… / …/ …

Thẩm quyền ký
(Họ tên)

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thất lạc, mất mác.
- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận
hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị
soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để
theo dõi, kiểm tra.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
BƯỚC 6. LƯU VĂN BẢN ĐI, LẬP HỒ SƠ LƯU.
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản
lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách sắp xếp
như sau:
 Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung thành một
tập (một hồ sơ).
Ví dụ: -Tập văn bản của công ty Xyz quý II năm 2009,
- Tập văn bản của UBND quận 10 tháng 1 năm 2008.

Page
21


 Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên loại cụ
thể.
Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004.
- Tập Quyết định của UBND quận Tân Bình năm 2008.
 Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng nhóm.

Ví dụ: Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2004.
Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, bộ phận văn
thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn các bản lưu này để phục vụ yêu cầu hoạt
động tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần trang bị đầy đủ các phương
tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời các yêu cầu sử
dụng bản lưu theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của cơ quan. Mẫu sổ
“SỬ DỤNG BẢN LƯU” như sau:
 Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN nhưng tên sổ
được thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
 Phần đăng ký sử dụng bản lưu: Được trình bày trên khổ giấy A3 gồm các cột
theo mẫu:
Ngày
tháng

Họ và tên
của người
sử dụng

(1)

(2)

Số, ký hiệu,
ngày tháng
của văn
bản
(3)

Tên loại và

trích yếu nội
dung văn
bản
(4)

Hồ
sơ
số

Ký
nhậ
n

Ngày
trả

Người
cho
phép sử
dụng

Ghi
chú

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu
Cột số 2: Họ tên, đơn vị của người sử dụng bản lưu (Nếu người sử dụng bản lưu
là người ngoài cơ quan thì phải ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của người sử dụng).
Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản được đưa ra phục vụ sử
dụng.
Cột số 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột số 5: Ghi số, ký hiệu của hồ sơ (Tập lưu văn bản đi) đang bảo quản văn bản
được đưa ra khai thác sử dụng.
Cột số 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả bản lưu.
Cột số 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.
Cột số 9: Ghi những thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn hơn thời hạn cho
phép … ).
CHƯƠNG IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC
VĂN THƯ NÓI CHUNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN NÓI
RIÊNG.
Hiện nay, Chính phủ điện tử được coi là một giải pháp của cải cách hành chính
Page
22


nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước.
Tính đến năm 2007, ở Việt Nam đã có 89% website được công khai và 100% website
đã cung cấp cơ sở dữ liệu. Tin từ Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việ Nam đã
đạt được bước tiến vượt bậc trong việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan Chính phủ để

quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho công dân. Việt Nam cũng là quốc
gia có 22% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho
người dân.
Việc thực hiện chính phủ điện tử đã và sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực liên
quan đến quản lý nhà nước, trong đó có công tác văn thư. Nhận thức rõ những tác
động của việc thực hiện chính phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu của chính
phủ điện tử là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để đáp ứng yêu cầu của giai
đoạn hội nhập, chúng tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu
quả của công tác văn thư.
1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế,
xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,
hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư,
làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn
thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay,
có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát
triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức
công tác văn thư cho phù hợp trong Chính phủ điện tử hiện nay. Đồng thời, nâng cao
nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách
nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong
môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào, rồi vấn đề độ tin cậy
của tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều.
2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản
lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần
triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000
trong công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục
hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một
phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ
cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ
sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công

việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng
cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu
nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện.
Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện
nay.
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và
đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản
qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong
văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn
bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy
Page
23


trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông
tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ. Điều này
hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của Chương trình tổng thể cải cách
hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010.
3. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn
thư nói riêng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc
soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu. Người thực hiện
công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến công văn
giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Như vậy, muốn nâng cao chất
lượng công tác văn thư phục vụ công cuộc cải cách hành chính nói chung, cơ chế "một
cửa nói riêng" thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức
những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được
trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà
nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000, tin học ứng dụng, v.v…

4. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu
chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công
tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng
được yêu cầu của quá trình hội nhập.
PHẦN KẾT KẾT LUẬN.
Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nói riêng
có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các cơ
quan tổ chức, vì vậy các cơ quan tổ chức cẩn đặc biệt quan tâm đến công tác này để nó
góp phần nâng cao uy tín cũng như chất lượng hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.

Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình hành chính văn phòng
2. Công văn 425-BNV
3. Thông tư 01/2011 BNV
4. Website: chínhphủ.vn
5. Website: hanhchinh.com.vn

Page
24