Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt chương trình iso 9000 tại bộ công nghiệp việt nam

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT
CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BÉ CÔNG NGHIỆP
VIỆT NAM

Đơn vị thực tập

: BÉ CÔNG NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn : Cử nhân Hoàng Việt Hà

: Cö

nh©n Hoµng ViÖt Hµ
Sinh viên : Phạm Thị Bốn
Líp : KH3A

: Ph¹m ThÞ Bèn
: KH3A

HÀ NỘI – 2006


LỜI CẢM ƠN!
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo em đã nhận
được sự giúp đỡ rất tận tình của các cán bộ, công chức tại Bộ
Công nghiệp, giảng viên Hoàng Việt Hà cùng các thầy cô giáo

và các cơ quan khác.
Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN
Phạm Thị Bốn


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong những năm qua nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến rõ
rệt. Tỷ trọng các ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng các ngành công
nghiệp và dịch vụ tăng nhanh. Quá trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến sự
đóng góp rất lớn của ngành công nghiệp Việt Nam trong đó vai trò chủ đạo
của sự phát triển ngành là Bộ Công nghiệp.
Tính đến nay, Bộ Công nghiệp đã có trên 50 năm hình thành và
phát triển. Đây là Bộ được đánh giá là trẻ, năng động, sáng tạo và tạo nên
nhiều bước đột phá quan trọng. Năm 2005 dưới sự lãnh đạo của Bộ Công
nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng
17,2% so với năm 2004.
Công tác quản lý của Bộ đã đạt được những thành tựu đáng khích
lệ. Nhiều đề tài nghiên cứu ở Bộ đã được chuyển sang trình dự án để triển
khai. Bộ cũng đã đẩy mạnh các hoạt động xây dựng và rà soát, điều chỉnh
chiến lược, quy hoạch các ngành công nghiệp; hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát và đánh giá đầu
tư trong hoạt động xây dựng; xây dựng và triển khai thực hiện chương
trình tiết kiệm chống lãng phí có kết quả (năm 2005 các khối đơn vị sản
xuất tiết kiệm được 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện cơ chế quản
lý, giám sát và hoạt động tài chính doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời
những vướng mắc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh,
bảo toàn và phát triển vốn; thực hiện công tác thanh tra, phê duyệt quyết
toán vốn đầu tư kịp thời. Bộ đã tập trung đẩy mạnh công tác sắp xếp, đổi

mới doanh nghiệp nhà nước, đã có quyết định xác định gía trị doanh
nghiệp cho 105 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ
chức xét duyệt và chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149%
kế hoạch năm 2005 và tăng 10% so với cùng kỳ năm trước. Đẩy mạnh
công tác hợp tác quốc tế với các tổ chức quốc tế và các nước khác, tham
gia tích cực vào các cuộc đàm phán gia nhập WTO; thực hiện tốt công tác
thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo.
Có được những thành tích nổi bật đó là do kết quả thực hiện khá
hiệu quả chương trình cải cách hành chính của Bộ đề ra. Mục tiêu của
chương trình cải cách của Bộ là “thực hiện từng bước hiện đại hoá nền
hành chính nhà nước phục vụ cho quá trình quản lý và phát triển sản xuất”.
Để thực hiện được mục tiêu quan trọng đó Bộ đã có bước đột phá trong
việc xây dựng cơ sở hạ tầng và cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo
chương trình 5S của Nhật Bản. Bên cạnh đó, ngày 27/02/2004 Bộ trưởng
Bộ Công nghiệp đã ban hành QĐ 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo
triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 tại
cơ quan Bộ Công nghiệp.
Sau hơn một năm triển khai và thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp đã có những thay đổi cơ bản trong công


tác tổ chức, sắp xếp các chế độ làm việc và đạt nhiều thành tựu to lớn. Đây
là Bộ đầu tiên của Việt Nam được cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001.
Tuy nhiên, chương trình ISO khi áp dụng vào Việt Nam còn là một
điều mới mẻ, vì vậy khi triển khai thực hiện ở Bộ cũng gặp không Ýt khó
khăn về năng lực, thãi quen của đội ngò cán bộ, công chức- những người
trực tiếp thực thi chương trình này.
Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và đưa ra một số kiến
nghị trong việc triển khai chương trình, trong bài viết của mình, em xin
chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình ISO 9000 tại Bộ

Công nghiệp Việt Nam”.
Việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho sinh viên thấy được những
thành tựu quan trọng của việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời
phát huy trí sáng tạo của sinh viên trong việc tìm tòi những sáng kiến mới
để thực hiện tốt quy trình này.
Trong phạm vi của báo cáo, em xin chọn chương trình ISO 9000 là
đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu là cơ quan Bộ Công nghiệp
Việt Nam.
Báo cáo được hoàn thành dùa trên những văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước, của Bộ Công nghiệp, những báo cáo của Bộ và quan
trọng hơn đó là sự tổng hợp những kiến thức được tìm tòi và trải nghiệm
của bản thân em trong quá trình thực tập tại Bộ Công nghiệp.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo được chia thành 4
chương:
Chương I : Khái quát về Bộ Công nghiệp Việt Nam;
Chương II : Lý luận chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000;
Chương III : Công tác triển khai thực hiện chương trình ISO 9000
tại Bộ Công nghiệp;
Chương IV : Mét số kiến nghị nhằm thực hiện tốt chương trình
ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp.


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I . KHÁI QUÁT VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ
CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
Công nghiệp Việt Nam là một ngành đã có trên 60 năm hình thành
và phát triển. Kể từ khi mới ra đời cho đến nay, sản lượng toàn ngành
không ngừng tăng nhanh và đã chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế
quốc dân.

Từ khi nước Việt Nam tuyên bố nền độc lập, Đảng và Nhà nước ta
đã chú trọng đến việc thiết lập một bộ máy quản lý đối với nền kinh tế quốc
dân. Tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khoá I ngày 20 tháng 09 năm 1955 của
nước Việt Nam dân chủ cộng hoà đã phê chuẩn sự ra đời của Bộ Công
thương- đây là tiền thân của Bộ Công Nghiệp sau này.
Cùng với quá trình lịch sử của dân téc, Bộ Công Nghiệp đã có trên
50 năm tồn tại và phát triển. Tuy nhiên mỗi giai đoạn lịch sử Bộ lại có tên
gọi và cơ cấu tổ chức khác nhau.
Bộ Công nghiệp trong giai đoạn đổi mới đất nước hiện nay được tái
lập theo Nghị quyết kỳ họp thứ 8 ngày 21 tháng 10 năm 1995 của Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX (trên cơ sở hợp nhất ba
Bé : Bộ công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ, Năng lượng).
II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP
Vị trí, chức năng của Bộ Công nghiệp được quy định rõ Nghị định
số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ.
Theo đó Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về công nghiệp, bao gồm : cơ khí, luyện kim, điện,
năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hoá
chất (bao gồm cả hoá dựơc), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu
dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các
ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp
luật.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP
Cơ cấu tổ chức của Bộ công nghiệp bao gồm các tổ chức giúp Bộ
trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các tổ chức sự nghiệp trực
thuộc Bộ:
1. Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước:
a. Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hoá chất;

b. Vụ Năng lượng và Dầu khí;
c. Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm;
d. Vụ Kế hoạch;


e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.

Vụ Tài chính- Kế toán;
Vô Khoa học, Công nghệ;
Vụ hợp tác quốc tế;
Vụ Pháp chế;
Vụ Tổ chức cán bộ;
Cục Công nghiệp địa phương;
Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;
Thanh tra;
Văn phòng.

2. Các Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:

a.
b.
c.

d.
e.
f.

Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp;
Viện Nghiên cứu Cơ khí;
Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim;
Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học – Tự động hoá;
Viện Công nghệ thực phẩm;
Viện nghiên cứu Dầu thực vật – Tinh dầu – Hương liệu – Mỹ

phẩm;
g. Trung tâm Tin học;
h. Báo Công nghiệp ViệtNam;
i. Tạp chí Công nghiệp.
Ngoài ra, Bộ Công nghiệp có hệ thống các trường cao đẳng, trung
học chuyên nghiệp, đào tạo nghề và các tổ chức sự nghiệp khác.
IV. QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP
Quy chế làm việc của Bộ được thực hiện theo quyết định số
2514/QĐ-VP ngày 02/10/2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp . Trong đó:
1. Nguyên tắc làm việc của Bộ:
1.1. Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, hoạt động theo chế
độ thủ trưởng, đề cao tinh thần tập thể, khuyến khích phát huy năng lực và
trách nhiệm của cá nhân trong công việc.
1.2. Mét người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều việc. Mỗi
việc chỉ giao cho một đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm thực hiện.
Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc phải tổ chức, phối
hợp, huy động nguồn lực để hoàn thành công việc.
1.3. Các đơn vị xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động trên cơ
sở bàn bạc, trao đổi, tham khảo ý kiến với đơn vị, các nhân có liên quan để

quyết định và tự chịu trách nhiệm. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, đơn vị
phối hợp có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đơn vị chủ trì để hoàn thành
tốt công việc chung của Bộ.
1.4. Thực hiện phối hợp công tác và trao đổi thông tin giữa Lãnh
đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị trong giải quyết công việc theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn đựoc pháp luật quy định.


2. Chế độ trách nhiệm:
2.1. Bộ trưởng chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Bộ và
chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng, Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ
về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ.
2.2. Thứ trưởng giúp Bộ trưởng chỉ đạo một số lĩnh vực công tác
thuộc chức năng quản lý Nhà nước của Bộ theo sự phân công của Bộ
trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và pháp luật về nhiệm vụ
được phân công.
2.3. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về
chất lượng, hiệu quả, tiến độ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị.
2.4. Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị
về tiến độ, chất lượng, hiệu quả của tong công việc được giao.
2.5. Ngoài trách nhiệm quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều này, cán
bộ, công chức có nghĩa vụ thực hiện các quy định của pháp luật về cán bộ,
công chức; quy định của cơ quan Bộ về kỷ luật lao động, phòng chống
cháy nổ, trật tự an toàn, vệ sinh môi trường; thực hiện nếp sống văn minh
và văn hoá cơ sở.


CHƯƠNG II.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000

I. KHÁI NIỆM VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000:
1. Khái niệm
Tổ chức ISO có tên đầy đủ là The International Organization for
Standardization được thành lập và hoạt động từ ngày 23/02/1947, các thành
viên là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế
giới. Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ). ISO là tổ chức phi
chính phủ. Nhiệm vụ của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các
tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực
khác nhau. Gần đây còn được hiểu là tổ chức được thành lập nhằm xúc tiến
thương maị quốc tế bằng cách đặt ra những tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài
những tiêu chuẩn về sản phẩm ISO cũng đưa ra các tiêu chuẩn về quản lý
chất lượng và môi trường: ISO 9000; ISO 14000; ISO 16000.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất
lượng, bao gồm 4 tiêu chuẩn đơn lẻ : ISO 9000 : 2000, ISO 9001 : 2000,
ISO 9004 : 2000, ISO 19011 : 2000.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 luôn được soát xét và ban hành các phiên
bản mới hàng năm. Cho đến nay đã hai lần soát xét và cho ra đời các phiên
bản:
Phiên bản đầu tiên của ISO 9000 vào năm 1987 chỉ quy định
chất lượng nội bộ của hệ thống chất lượng (QC- Quality Control), tức chỉ
quản lý chất lượng trong nội bộ doanh nghiệp.
Phiên bản thứ hai vào năm 1994 là bộ ISO 9000 bao gồm ISO
9001- 1994, ISO 9002 – 1994 và ISO 9003 – 1994. Bộ tiêu chuẩn này được
xây dung trên cơ sở phiên bản một và quy định kỹ về bảo đảm chất lượng
(QA- Quality Assurance). Phiên bản này nhằm vào nhà sản xuất, đảm bảo
chất lượng sản phẩm ra thị trường, làm cho khách hàng tin tưởng.
Phiên bản thứ ba vào năm 2000 bao gồm ISO 9000 và ISO
9001 quy định về quản lý chất lượng (QM- Quality Management). Khác
với các phiên bản trên là nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và sản xuất
theo yêu cầu của khách hàng và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. ISO

9000 phiên bản ba được áp dụng không chỉ ở doanh nghiệp, mà còn cho tất
cả các loại hình tổ chức khác. Như ở Thái Lan, ISO 9000 được áp dụng tại
các bệnh viện, các trường trung học phổ thông. Đối với các trường trung
học phổ thông thì mục tiêu chất lượng là tỷ lệ học sinh thi đậu vào các
trường đại học nổi tiếng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, mọi
quy mô có thể áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng, Bộ
tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống mở, tuỳ theo mỗi tổ chức áp dụng mà đưa
ra chính sách về chất lượng của mình. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9000 là áp dụng một phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức chứ


không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng không phải
là việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm.
2. Phân loai:
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000
gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu sau:
Bé ISO 9000:2000 – Mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất
lượng và quy định các thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng.
Bé ISO 9001:2000 – Quy định các yêu cầu đối với một hệ
thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình
trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các
yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách
hàng. Bộ ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu của hệ thống quản lý
chất lượng của một tổ chức (Thay cho bé ISO 9001/9002/9003: 94).
Bé ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng.
Bé ISO 19011 :2001 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
chất lượng và hệ thống quản lý môi trường.
ISO 9001 : 2000 là tiêu chuẩn quốc tế đưa ra các yêu cầu đối với

hệ thống quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp đã và
đang áp dụng và được cấp chứng chỉ nhằm xây dựng một quy trình xử
lý công việc khoa học.
II. NHỮNG YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA CHƯƠNG
TRÌNH ISO 9000
Phạm vi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 rất rộng, từ mọi tổ chức
đến từng cá nhân. Đối với một tổ chức thì áp dụng ISO 9000 có nghĩa là:
Viết những gì cần phải làm. Mô tả hệ thống chất lượng: Thủ
tục quy trình cho từng phòng ban, hướng dẫn công việc từng cá nhân
Làm những gì đã viết: Nghĩa là sản xuất, kinh doanh theo quy
trình, theo hướng dẫn các công việc.
Đánh giá những gì đã làm: Đối chiếu việc làm, kết quả đã làm
so với nội dung mô tả.
Điều chỉnh những khác biệt; Khắc phục, phòng ngõa.
Với những lý lẽ cần đặt ra ở trên, tiêu chuẩn ISO 9000 cần thoả
mãn một số yêu cầu chính sau đây:
1. Yêu cầu quản lý chất lượng:
1.1 Yêu cầu tổng quát:
a. Các cơ quan phải tổ chức bộ phận văn thư cơ quan;
b. Cơ quan phải ban hành quy chế công tác văn thư và quy chế
công tác lưu trữ cơ quan;
c. Cơ quan phải xây dung chính sách chất lượng cho công tác
văn thư;
d. Cơ quan phải đảm bảo nhân lực cho công tác văn thư;


e. Cơ quan phải đảm bảo các phương tiện cần thiết và hiện đại
cho công tác văn thư;
f. Cơ quan phải luôn tổng kết đánh giá hoạt động các mặt của
công tác văn thư.

1.2 Yêu cầu về tài liệu chất lượng
Thực hiện tiêu chuẩn ISO 9000 cơ quan phải có bộ tài liệu hệ
thống quản lý chất lượng;
a. Hồ sơ về chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động của cơ
quan nói chung và công tác văn thư trong cơ quan;
b. Hồ sơ về những ý kiến chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước
về chuyên ngành văn thư;
c. Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về kỹ thuật và
thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; các tiêu chuẩn về
những trang thiết bị cho công tác văn thư;
d. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000;
e. Một sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng gồm:
Chính sách chất lượng: Nội dung chính sách chất lượng đưa
ra được những mục tiêu thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
Cụ thể:
+ Đảm bảo thực hiện các công việc được giao đúng yêu cầu về nội
dung và tiến độ về thời gian;
+ Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho tất cả cán bộ, công
chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định;
+ Thực hiện nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền
hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố bằng văn bản;
+ Bổ sung các nguồn lực và tạo môi trường làm việc tốt hơn để cán
bộ, công chức phát huy trí tuệ, năng lực, đạt năng suất và chất lượng cao
hơn trong công việc được giao.
- Mục tiêu chất lượng:
+ Công tác văn thư đảm bảo đúng quy định của pháp luật;
+ Công tác xử lý văn bản đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính
xác;
+ Văn bản dược ban hành có chất lượng cao;
+ Quản lý tài liệu tốt.

- Hệ thống chất lượng:
+ Giới thiệu chung về cơ quan;
+ Cấu trúc của hệ thống chất lượng: phạm vi, hệ thống văn bản
quản lý chất lượng đáp ứng chương 4 của ISO 9001 :2000, trách nhiệm
lãnh đạo đáp ứng yêu cầu chương 5 của ISO 9001 :2000, các quy trình
nghiệp vụ, các quy trình đánh giá và kiểm tra, khắc phục và phòng ngõa;
+ Danh mục các tài liệu Hệ thống chất lượng của cơ quan và đối
chiếu với yêu cầu của ISO 9001 : 2000.
2. Yêu cầu về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan


a. Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến thường
xuyên những quy định của nhà nước về chế độ công tác văn thư về ISO;
b. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư
và các quy trình liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong toàn bộ cơ
quan;
c. Lãnh đạo cơ quan phải hoạch định để đưa ra mục tiêu chất
lượng công tác văn thư, luôn cải cách bộ máy hoạt động hay cơ chế hoạt
động trong cơ quan để hướng tới đạt mục tiêu chất lượng chung của cơ
quan và của công tác văn thư.
d. Lãnh đạo cơ quan luôn theo dõi để có những điều chỉnh thích
hợp;
e. Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo chánh văn phòng hay trưởng phòng
hành chính luôn sát sao cán bộ văn thư chuyên trách để kiểm tra chất lượng
ban hành văn bản, quản lý văn bản, chất lượng hồ sơ ở văn thư cơ quan và
các đơn vị chức năng khi nép vào lưu trữ cơ quan.
f.
Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm công tác đào tạo nâng cao trình độ
cho cán bộ cho công tác văn thư chuyên trách và toàn thể cán bộ, công
chức trong cơ quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và

quản lý hồ sơ vụ việc.
3. Yêu cầu về nguồn lực:
3.1 Nguồn nhân lực
3.1.1. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính:
- Tốt nghiệp đại học trở lên;
- Qua líp bồi dưỡng về quản lý nhà nước;
- Soạn thảo được văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ
trong cơ quan;
- Sử dông máy vi tính thành thạo;
- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy,
Fax, telex;
3.1.2 Cán bộ phụ trách tổ đánh máy, in văn bản:
- Tốt nghiệp đại học;
- Qua líp bồi dưỡng về văn thư , lưu trữ;
- Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng;
- Thành thạo việc rà soát hình thức và thể thức văn bản;
- Biết tiếng Anh trình độ C.
3.1.3. Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan (văn thư chuyên
trách):
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc đại học quản lý hành chính
nhà nước;
- Sử dụng thành thạo máy vi tính;
- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy,
Fax, telex;
- Nắm vững quy trình phát hành văn bản và tiếp nhận phân phối
văn bản đến.


3.1.4. Cán bộ văn thư chuyên trách
- Tốt nghiệp trung cấp văn thư lưu trữ trở lên;

- Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng;
- Nắm vững quy định chế độ văn thư của nhà nước và của cơ quan;
- Trình độ tiếng Anh bằng B.
3.1.5. Cán bộ, công chức ở các bộ phận chức năng, các đơn vị
trong cơ quan:
- Hiểu biết các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư;
- Nắm vững hình thức và thể thức văn bản;
- Nắm vững các quy định chế độ công tác văn thư ở cơ quan;
- Sử dụng máy vi tính thành thạo.
3.2 Yêu cầu về cơ sở hạ tầng:
3.2.1. Công nghệ thông tin:
Tại bộ phận văn thư cơ quan đảm bảo Ýt nhất 01 máy vi tính quản
lý văn bản đến văn bản đi. Trong cơ quan có mạng cục bộ (Lan), các máy
văn phòng kết nối INTERNET, mạng diện rộng chính phủ.
3.2.2. Thiết bị in văn bản:
- Máy in laze để in văn bản cỡ A4
- Máy in kim để in các loại bảng biểu khác khổ A4
3.2.3. Thiết bị sao chụp tài liệu:
- Máy photocopy tốc đọ cao
- Máy quét (máy SCOMER)
3.2.4. Thiết bị viễn thông:
- Máy Fax giấy thường;
- Máy điện thoại đường dài quốc tế.
3.2.5 .Thiết bị lưu giữ tài liệu và con dấu:
- Tủ sắt;
- Giá để tài liệu theo tiêu chuẩn;
- Bìa hồ sơ, cặp tài liệu theo tiêu chuẩn
3.3. Yêu cầu về môi trường làm việc
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất
lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh ,

sạch đẹp, thoáng đãng , tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao
động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý
chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.
4. Yêu cầu về tạo sản phẩm;
Sản phẩm của công tác văn thư là phục vụ đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động của cơ quan. Cụ thể như sau;
 Tất cả các văn bản phát hành đi của cơ quan đều được kiểm
tra về hình thức và thể thức;
 Đăng ký văn bản đi đúng thời điểm phát hành và gửi văn bản,
cập nhật văn bản đi đã phát hành;
 Tiếp nhận văn bản đến ngay trong ngày và theo quy trình đã
quy định trong cơ quan;


 Tất cả các văn bản đến đều được xử lý, giải quyết ngay và với
tiến độ xử lý nhanh nhất;
 Sản phẩm đảm bảo chính xác, đúng yêu cầu;
 Cung cấp sản phẩm nhanh, chính xác, bí mật.
5. Yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến
- Cơ quan phải định kỳ hàng năm tổng kết rút kinh nghiệm qua
việc thực hiện các quy định về chế độ văn thư cơ quan.
- Chỉnh sửa kịp thời những khâu chưa hợp lý, cải tiến quy trình
hoạt động công tác văn thư nói chung và cơ quan nói riêng;
- Luôn nâng cấp các trang thiết bị đánh máy, in văn bản, thông tin
liên lạc, công nghệ sinh học;
- Cải tiến, sửa đổi lề lối làm việc của cơ quan sao cho có hiệu quả
và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng;
- Thẩm tra chất lượng văn bản đã phát hành
- Thẩm tra kết quả xử lý văn bản đến.

CHƯƠNG III
CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP
I. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG

TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM
1. Những nét khái quát về việc thực hiện chương trình ISO
9000 ở trên Thế giới
Tính đến cuối năm 2003 đã có 500.125 chứng chỉ ISO 9001 : 2000
đã đựơc cấp ở 149 nước. Tại các nước trên thế giới bộ tiêu chuẩn ISO
9000 được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế trong
cộng đồng Châu Âu, chứng chỉ ISO 9000 là điều kiện bắt buộc cho các sản
phẩm được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận . Mặt khác
chứng chỉ ISO 9000 là căn cứ bảo đảm uy tín của nhà sản xuất, nhà kinh
doanh, nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên việc áp dụng ISO 9000 ở mỗi
nước trên thế giới và ở mỗi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh không giống
nhau. Hiện nay, tại các xã ở các nước Châu Âu áp dụng bộ tiêu chuẩn
16949. Bộ tiêu chuẩn 16949 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và QC
(Quality Control).
Tại Mỹ, nhiều hãng sản xuất ô tô áp dụng bộ tiêu chuẩn QS 9000.
Tiêu chuẩn QS 9000 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9000 : 1994 và QC. Còn lại
các doanh ngiệp, các tổ chức kinh tế khác, phổ biến là áp dụng rộng rãi
tiêu chuẩn ISO 9000. Nhưng để các doanh nghiệp thực hiện quản lý chất
lượng tốt thì họ có các 5S (Seiri, Seisou, Seiton, Seiktsu, Shitsukei) được
phát triển mạnh, đi trước, rồi sau đó mới áp dụng ISO 9000. Những nơi
thực hiện 5S sau đó thực hiện việc ứng dụng ISO 9000 được thuận lợi hơn.
Tính đến tháng 3 năm 2002 đã có tới 29.626 cơ quan, tổ chức ở
Nhật Bản áp dụng ISO 9000. Tại Nhật, ngoài các doanh nghiệp, các tổ
chức kinh tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, một số lĩnh vực khác

cũng áp dụng ISO 9000, như trong các cơ quan Chính phủ, trong các
trường học Ví dô : Trường Morioka Chuo High School.
Tại khối ASEAN, các nước như Malaisia, Thái Lan và
Singabo,việc ứng dụng ISO 9000 khá phổ biến tại các tổ chức kinh tế, các
doanh nghiệp. Hiện nay Chính phủ các nước này đang bắt buộc các cơ
quan nhà nước áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000.Trong lĩnh vực văn
thư - lưu trữ , hiện nay Lưu trữ quốc gia Malaysia đang ứng dụng ISO
9000 tại một số bộ phận như tại phòng đọc và xưởng tu bổ phục chế tài
liệu.
Nhìn chung việc ứng dụng ISO 9000 tại các nước trên thế giới chủ
yếu ở lĩnh vực sản xuất, kinh doanh là do yêu cầu thị trường và trở thành
điều kiện cho viêc hàng hoá nước này thâm nhập vào thị trường nước
kia.Từ bộ tiêu chuẩn ISO 9000 các nước còn đưa ra các bộ tiêu chuẩn khác


nhau để phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở
mỗi lĩnh vực khác nhau.
2. Một số nét về việc áp dụng chương trình ISO 9000 tại Việt
Nam
Ở nước ta, viêc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 đã được thực hiện
mạnh mẽ ở các doanh nghiệp như : Công ty Dệt may Hà Nội, Công ty
Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty nguyên liệu
Thuốc Lá Bắc, Công ty Thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty 26
Bộ Quốc Phòng, Công ty trách nhiêm hữu hạn Huy Thành, Công ty in
Hàng Không, Công ty cổ phần Thực phẩm Nghệ An, Công ty gang thép
Thái Nguyên, Nhà máy chế biến thực phẩm Đồng Văn (tỉnh Hà Nam),…
Tại những doanh nghiệp yếu tố sản phẩm, vấn đề chất lượng sản phẩm và
sự thoả mãn của khách hàng luôn được đưa lên hàng đầu. Cho nên tại các
doanh nghiệp, việc áp dụng ISO 9000 có mục tiêu rất rõ ràng là nâng cao
chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản

phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Ngoài lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tại các doanh nghiệp
và các tổ chức kinh tế, việc nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 đã và đang
được nghiên cứu ứng dụng vào hoạt động dịch vụ công và các hoạt động
trong cơ quan tại một số cơ quan Nhà nước nhằm từng bước cải cách thủ
tục hành chính, nâng cao hoạt động quản lí và hoạt động chuyên môn
nghiệp vụ của mình. Được Ban chỉ đạo Cải cách hành chính Chính phủ
khuyến khích, một số cơ quan Nhà nước đã ứng dụng ISO 9000 như Tổng
cục Tiêu chuẩn- Đo lường – Chất lượng, Viện quản lý kinh tế Trung ương,
Sở Giao thông công chánh thành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân
QuậnII (Tp Hồ Chí Minh), Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà. Có cơ
quan ứng dụng ISO 9000 cho tất cả các hoạt động của đơn vị, cá nhân
trong các hoạt động của cơ quan như : Bé Công nghiệp, Văn phòng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Cục thuế Tp Hồ Chí Minh, Sở Công
nghiệp Hà Nội. Có cơ quan áp dụng ISO 9000 chỉ ở một số khâu dịch vụ
công, như Văn phòng UBND Tp Hà Nội, Văn phòng UBND Tp Hồ Chí
Minh, Văn phòng UBND Quận I Tp Hồ Chí Minh. Hiện nay ngành y tế và
ngành giáo dục đang ngiên cứu để áp dụng ISO 9000 tại các cơ quan đơn
vị mình như tại các bệnh viện, các trường phổ thông.
Riêng tại các cơ quan, tổ chức đang áp dụng ISO 9000 không có
ứng dụng riêng cho các hoạt động công tác văn thư . Hoạt động công tác
văn thư chỉ là một mặt hoạt động phục vụ cho hoạt chung cả hệ thống chất
lượng của cả cơ quan. Trong hàng loạt các quy trình được đưa ra áp dụng
ISO 9000 chỉ có một quy trình thuộc nội dung hoạt động của công tác văn
thư.
Ví dô:
- Tại văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, ứng dụng ISO 9000
cho khâu cấp giấy phép đầu tư, thì hoạt động văn thư chỉ đề cập việc cung

cấp hồ sơ, tài liệu cho việc xét duyệt cấp giấy phép đầu tư cho đúng và
nhanh chóng.
- Tại văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang có đề án ứng dụng
ISO 9000 trong dịch vụ hành chính vào ba lĩnh vực (tiếp dân, quản lý lưu
trữ và xử lý công văn đến). Nội dung cơ bản của hoạt động văn thư trong
đề án này cũng chỉ đề cập quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu, cung
cấp hồ sơ, tài liệu, cho dịch vụ hành công đựơc đúng và nhanh chóng.
- Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn áp dụng
ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn
bản.
- Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý
tài liệu, quy trình xử lý văn bản đi và đến, quy trình xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật của Bộ, quy trình rà soát và hệ thống hoá văn bản quy
phạm pháp luật.
III. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHƯƠNG
TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP
1. Các bước tiến hành
a) Xây dựng các văn bản pháp lý
Ngày 27 tháng 02 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành
Quyết định số 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương
trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000tại cơ quan Bộ Công
Nghiệp do đồng chí Bộ trưởng làm Trưởng ban, đồng chí Thứ trưởng
thướng trực làm Phó ban, Chánh Văn phòng Bộ là Uỷ viên thường trực, uỷ
viên gồm các đồng chí Vụ trưởng, Chánh thanh tra Bộ, Tổ chuyên viên
giúp việc Ban Chỉ đaoj cũng được thành lập.
Ngày 02 tháng 04 năm 2004, Bộ trưởng Bộ công nghiệp ban hành
Quyết định số 612/QĐ-VP, Ban hành Quy chế hoạt động của Ban cỉ đạo
triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:
2000(gọi tắt là Ban Chỉ đạo) và Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo.
Căn cứ vào Quyết định của Bộ, ở Văn phòng Bộ, các Vụ và Thanh

tra Bộ đều tổ chức các Tổ chuyên viên giúp việc thực hiện tiêu chuẩn ISO
9001: 2000 của đơn vị mình.
b) Học tập, phổ biến ISO 9001: 2000
Việc xây dựng và thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là công
việc của toàn thể cán bộ, công chức trong Cơ quan; các quy tình ISO đều
do cán bộ, công chức (hoặc bộ phận công việc) xây dựng lên; Cơ quan tư
vấn, Ban Chỉ đạo và Tổ chuyên viên giúp việc chỉ làm nhiệm vụ tham
mưu tư vấn về nghiệp vụ; do vậy công tác truyền đạt, bồi dưỡng nghiệp vụ
cho mọi người phải đặt vào vị trí quan trọng hàng đầu.
Bộ Công nghiệp đã tổ chức nhiều khoá học, cuộc họp, hội nghị,
hội thảo mời giảng viên của Trung tâm năng suất Việt Nam , Tổ chức hợp
tác kỹ thuật Đức (GTZ), Công ty QUASEI đến truyền đạt các nội dung,
yêu cầu, các bước thực hiện ISO để tất cả các cán bộ, công chức tang cơ


quan nắm vững và triển khai thực hiện; các tài liệu liên quan được đưa lên
mạng nội bộ để mọi người khai thác, sử dụng.
c) Lập chương trình kế hoạch triển khai chương trình ISO
9001: 2000
Quyết định số 612/QĐ-VP của Bộ Công nghiệp quy định cụ thể
nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ
đạo, gồm: xây dựng chương tình công tác, kế hoạch làm việc Ban chỉ đạo;
nghiên cứu soạn thảo các văn bản liên quan về xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Việc kiểm tra thực hiện kế hoạc theo lịch trình, giám sát chặt chẽ
bằng các chế độ thông tin báo cáo.
d) Chế độ làm việc, họp, thông tin, báo cáo triển khai thực
hiện chương trình ISO 9001: 2000
Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, gồm họp bất thường. Nội dung các
cuộc họp do Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo chuẩn bị.

Trưởng ban chỉ đạo triệu tập và chủ trì các phiên họp định kỳ một
tháng một lần.Ban chỉ đạo cùng bên tư vấn kiểm điểm tình hình triển khai
thực hiện chương trình xây dựng và áp dông tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
tại Cơ quan Bé;
Họp bất thường của Ban chỉ đạo do Trưởng ban chỉ đạo hoặc Phó
trưởng ban chỉ đạo được uỷ quyền quyết định triệu tập căn cứ vào yêu cầu
thực tế hoặc do các ủy viên đề nghị;
Các Uỷ viên Ban chỉ đạo tham dù đầy đủ các cuộc họp của Ban.
Trường hợp không tham mưu được có thể gửi ý kiến bằng văn bản hoặc
gửi qua mạng nội bộ các vấn đề có liên quan;
Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, căn cứ tình hình công việc có thể
mời chuyên gia giúp việc tham dù;
Hàng tuần, tại cuộchọp giao ban của Bộ, Uỷ viên thường trực báo
cáo Trưởng ban Chỉ đạo hoặc phó trưởng ban chỉ đạo được uỷ vquyền tình
hình triển khai thựchiện chương trình tại các đơn vị và đề xuất, kiến nghị
những vấn đề còn vướng mắc.
Chế độ thông tin báo cáo.
Báo cáo định kỳ theo hàng tháng hoặc hàng tuần, các Uỷ viên Ban
chỉ đạo thựchiện nhiệm vụ báo cáo, thông tin tinh fhình triển khai thực
hiện chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại đơn
vị do mình phụ trách, Tổ chuyên viên giúp việc Bao chỉ đạo tổng hợp báo
cáo.
Báo cáo đột xuất: Khi có vấn đề đột xuất phát sinh ngoài phạm vi
chức năng nhiệm vụ được phân công, các uỷ viên Ban chỉ đạo hoặc Trưởng
Tổ chuyên viên giúp việc phải báo cáo ngay với Ban chỉ đạo hoặc Phó
trưởng ban Chỉ đạo đòng thời đề xuất giải quyết.
2. Thành tựu đạt được
a) Về việc thực hiện, triển khai các quy trình:

Sau khi xây dựng được quy trình và đi vào hoạt động một thời
gian, Bộ Công nghiệp đã tiến hành đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý
chất lượng của cơ quan bao gồm Văn phòng , Thanh tra và 9 Vụ chức năng
trực thuộc trong lĩnh vực quản lý nhà nước vào giữa tháng 3/2004.
Qua việc đánh giá, Trung tâm năng suất đã chỉ ra những ưu điểm
và một số tồn tại trong việc thực hiện Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại
Bộ. Trung tâm cho rằng còn nhiều hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn
ISO 9001: 2000 chưa được xây dựng. Ví dụ Bộ chưa xây dựng được và
ban hành chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng,
đánh gia chất lượng nội bộ.
Từ 46 quy trình ISO đựơc xây dựng năm 2004, đến tháng 7/2005,
Cơ quan Bộ đã xây dựng được 52 quy trình trong đó 46 quy trình tác
nghiệp và 6 quy trình hệ thống. Đó là hệ thóng các văn bản quản lý chất
lượng sau:
Sổ tay chất lượng
Chính sách và mục tiêu chất lượng
Quy định Chi tiêu nội bộ
Quy trình Quản lý tài liệu
Quy trình Xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng
Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ
Quy trình Xử lý công văn đến và đi
Quy trình Cải tiến chất lượng
Quy trình Nghiên cứu cơ chế, chính sách phát triển ngành công
nghiệp
Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng trong lĩnh vực
công nghiệp
Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư các ngành công nghiệp
Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc lá điếu
Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công
nghiệp

Quy trình Quản lý hồ sơ
Quy trình Lập chương trình thanh tra, kiểm tra và thực hiện
chương trình.
Quy trình Tiếp dân
Quy trình Xử lý khiếu nại, tố cáo
Quy trình Quản lý đầu tư xây dựng các dự án điện độc lập
Quy trình Cấp giấy phép hoạt động điện lực
Quy trình Tổ chức quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp
Quy tình Quản lý tài sản công và hoạt động mua sắm, thanh lý và
điều chuyển tài sản tại đơn vị trực thuộc Bộ
Quy trình Theo dõi, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp tình hình tài
chính của các doanh nghiệp
Quy trình Ra Quyết định giá trị của doanh nghiệp để cổ phần hoá
Quy trình Quyết toán kinh phí hành chính sự nghiệp


Quy trình Tổ chức, nghiên cứu, dự báo xu hướng và xây dựng
chiến lược hợp tác quốc tế
Quy trình Giải quyết thủ tục đoàn ra.
Quy trình Cấp hạn ngạch xuất nhập khẩu nguyên liệu sản xuất và
vật liệu nổ công nghiệp
Quy trình Tổ chức thực hiện xúc tiến đầu tư nước ngoài và xúc tiến
thương mại quốc tế
Quy trình Xây dựng và xúc tiến các dự án FDI
Quy trình Soạn thảo và đàm phán ký kết các điều ước quốc tế về
hội nhập kinh tế quốc tế
Quy trình Tuyển sinh đối với các trường Cao đẳng, THCN trực
thuộc Bộ
Quy trình Xây dựng và giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức hàng năm cho các đơn vị

Quy trình Thi tuyển công chức tại các đơn vị thuộc Bộ
Quy trình Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ
Quy trình Phổ biến và giáo dục pháp luật
Quy trình Mua sắm tài sản
Trong số các quy trình đó có các quy trình chung mà mọi cán bộ,
công chức trong cơ quan Bộ phải nắm vững để thực hiện. Ví dô : Quy
trình quản lý tài liệu (QT02), quy trình về quản lý hồ sơ (QT 12) , quy
trình về đánh giá chất lượng nội bộ (QT 04).
Các quy trình tác nghiệp đều được xây dựng theo phương châm
một cửa, giảm thủ tục hành chính, điển hình là các quy trình : Quy trình
cấp giấy phép hoạt động điện lực (QT17), Quy trình cấp giấy phép xuất
nhập khẩu tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp (QT 08), Quy
trình cấp hạn ngạch nhập, xuất khẩu nguyên liệu sản xuất và vật liệu nổ
công nghiệp (QT 24), Quy trình tiếp dân (QT 15). Mỗi quy trình đều được
minh hoạ bằng một sơ đồ đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Mục tiêu chất
lượng của Bộ là : Hiện đại hoá Cơ quanBộ, áp dụng các tiến bộ khoa học
ký thuật, công nghệ thông tin vào các lĩnh vực quản lý cung cấp nhanh
chóng, chính xác và hiệu quả các dịch vụ cho khách hàng.
Các quy trình trên được đưa lên mạng nội bộ để cán bộ, công chức
trong cơ quan thực hiện. Ngoài ra, khách ngoài cơ quan đến công tác có thể
tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 và các thông tin cần thiết khác tại
màn hình cảm ứng nối mạng đặt tại tiền sảnh cơ quan Bé.
b) Chương trình 5S
Chương trình 5S là một nội dung trong hệ thống tiêu chuẩn ISO
9001: 2000 mà cơ quan Bộ Công nghiệp đang triển khai. Theo căn cứ
Quyết định số 612/QĐ-VP thì Bộ trưởng Bộ Cộng nghiệp là trưởng ban chỉ
đạo 5S của Cơ quan Bé. Ở các Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ đều tổ chức
các tổ chuyên viên giúp việc để triển khai chương trình 5S.

5S là chữ cái đầu của tiếng Nhật “SERI”, ‘SEITON”, “SEISO”,
“SEIKETSU”và”SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp
xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc “và “sẵn sàng”.
Bé Công nghiệp đã tổ chức các líp bồi dưỡng về các nội dung cơ
bản của 5S cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan, chỉ định người
có trách nhiệm tham gia Ban chỉ đạo triển khai hoạt động 5S.
Trên cơ sở các quy định đã đề ra đối với 5S, Bộ đã thực hiện
chương trình 5S đạt được những thành tựu sau:
Thực hiện Seiri- Sàng lọc
Bộ đã tiến hành sàng lọc những văn bản giấy tờ tạo không gian
hữu dụng và hiệu quả, loại bỏ những thứ không cần thiết trong khi làm
việc.
Thực hiện Seiton- Sắp xếp
Việc sắp xếp tài liệu của Bộ theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ
lấy, dễ kiểm tra với các nguyên tắc;
1. Vào trước ra trước;
2. Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng;
3. Nhận biết các đồ vật và vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết;
4. Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian
tìm kiếm;
5. Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ vận chuyển;
6. Để riêng các đồ vật chuyên dụng với các đồ vật dùng chung
7. Các vật dụng dùng thường xuyên được đặt gần người sử dụng;
8. Tài liệu và các vật dụng tuyệt đối không để trên nóc tủ, sàn
nhà;
9. Những trang thiết bị cũ, háng phải giao nép về Phòng Quản trị
để thanh lý hoặc tiêu huỷ;
10. Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành Quyết định quy định
việc giao nép hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhằm giảm bớt diện tích
chiếm chỗ làm việc;

11. Từng bước trang thiết bị văn phòng (bàn, tủ, giá đựng tài
liệu…) thống nhất toàn cơ quan theo kiểu dáng thống nhất, phù hợp với
tiêu chuẩn ISO;
12. Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước
của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, Bộ công nghiệp được đưa lên
mạng tin học nội bộ cơ quan để mọi người sử dụng, khai thác nhằm giảm
thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ;
13. Thành lập tủ sách và phòng đọc của cơ quan (giao phòng lưu
trữ làm đầu mối) để cung cấp thông tin cần thiết cho cán bộ, công chức làm
việc; giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ nguyên tắc và tài liệu tham khảo
cho cán bộ, công chức;
14. Lên kế hoạch dẹp bỏ các bàn nước, giảm bớt tiếp khách trong
phòng làm việc, tổ chức nơi uống nước, hót thuốc, tiếp khách vào một địa
điểm chỉ định;


15. Quy định thống nhất vị trí xếp đặt các trang thiết bị trên bàn
làm việc cho từng cán bộ công chức;
16. Cán bộ, công chức trong cùng một lĩnh vực phải thông thạo
phần việc của mình và biết việc của người khác để thay thế nhau khi cần
thiết. Đảm bảo công chức khi vắng mặt đồng nghiệp phải biết tài liệu đang
giải quyết để ở chỗ nào;
Cán bộ, công chức đã được trang bị các file tài liệu 3 ngăn xếp
theo trình tự 1,2,3 (hoặc tương ứng với 3 màu đỏ, vàng ,xanh): khoang
1(hoặc màu đỏ) đựng các tài liệu đang giải quyết; khoang 2 (hoặc màu
vàng) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, nhưng vẫn còn khai thác tra
tìm; khoang 3 (hoặc màu xanh) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, Ýt tra
tìm cần nép vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu xếp trên bàn làm việc của từng
chuyên viên theo trình tự từ trong ra ngoài, từ trái qua phải.

Thực hiện Seiso- Sạch sẽ
Mọi ngưòi trong cơ quan thực hiện vệ sinh nơi làm việc hàng ngày
5 đến 10 phót, loại bỏ những thứ không cần thiết ngay trong ngày, không
để lưu đến ngày hôm sau. Từng phòng làm việc phải lập lịch biểu phân
công người trực nhật hàng ngày. Vào cuối giê chiều thứ 6 hàng tuần tổng
vệ sinh toàn cơ quan.
Cơ quan đã hợp đồng thuê một công ty chuyên trách và có kinh
nghiệm chuyên môn về vệ sinh và bảo dưỡng nội thất thực hiện vệ sinh trụ
sở cơ quan theo lịch xác định. Xây dựng thãi quen không vứt rác thường
xuyên, làm vệ sinh nơi làm việc của mình.
Thực hiện Seiketsu- Săn sóc
Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao nhằm duy trì sự
sạch sẽ ngăn nắp nơi làm việc. Bộ Công nghiệp đang thực hiện quy định
lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần; tăng cường kiểm tra chéo giữa các
đơn vị trong cơ quan để học tập, rút kinh nghiệm, đánh giá việc thực hiện
vệ sinh ngăn nắp công sở của cơ quan.
Thực hiện Shitsuke- Sẵn sàng
Đây là mục tiêu Bộ Công nghiệp đang hướng tới nhằm làm cho
mọi người thực hiện 5S một cách tự giác như một thãi quen.
Đến nay, qua thời gian thực hiện chương trình ISO 9000, Bộ Công
nghiệp đã có nhiều chuyển biến rõ rệt: Các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ
đã xây dựng chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc hết sức khoa học, từng
cán bộ, công chức đã và đang làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ
được quy định, năng suất lao động từng bước được nâng cao. Chế độ báo
cáo công tác tuần, tháng, quý đã thành nền nếp. Môi trường làm việc cơ
quan được cải thiện rõ rệt. Tại mỗi phòng làm việc hồ sơ tài liệu được sắp
xếp và lưu khoa học, môi trường làm việc được xây dựng một cách sạch sẽ,
thoáng đãng. Tại mỗi tầng làm việc đã xây dựng được 2 phòng nước với hệ
thống cơ sở vật chất đầy đủ đảm bảo là không gian tốt nhất cho những giê

giải lao sau giê làm việc căng thẳng.
Hệ thống máy móc của Bộ được bảo quản định kỳ đảm bảo vận
hành liên tục.
Công tác làm vệ sinh của Bộ được thực hiện khá tốt. Tất cả tài liệu
không cần thiết được đem ra hệ thống máy huỷ ngoài ban công. Tại đây đã
xây dựng được ý thức sạch sẽ không vứt rác bừa bãi trên bàn trên phòng
làm việc. Đội ngò nhân viên dọn vệ sinh tại Bộ làm việc rất hiệu quả và tiết
kiệm đựoc khá lớn thời gian cho cán bộ, công chức vào việc dọn dẹp vệ
sinh.
c) Về công tác chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực
hiện quy trình
c.1) Công tác cán bộ: Các chuyên viên ở Bộ thường xuyên đựơc cử
đi học các líp kiến thức về văn bản, quản lý hành chính ở Học viện Hành


chính Quốc gia, đảm bảo nắm bắt nhanh chóng các đòi hỏi của nền cải
cách hành chính nhà nước.
c.2) Về cơ sở hạ tầng:
Hiện nay toàn Bộ đã kết nối 100% mạng Lan, mạng diện rộng của
Chính phủ, đảm bảo thông tin nhanh chóng và chất lượng đến tận tay cán
bộ, công chức.
Tại bộ phận văn thư đã trang bị được 2 máy in kim và in laze, có hệ
thống máy phô tô và máy quét tốc độ cao.
Hệ thống giá sách, bìa hồ sơ để tài liệu đạt tiêu chuẩn và được trang
bị đầy đủ.
Việc áp dụng các quy trình ISO 9000 được tiến hành một cách
thường xuyên, liên tục và đã trở thành một thãi quen và hệ thống kiến thức
cần thiết trong nhận thức của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan. Việc
triển khai thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp tại các
đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định của Chính phủ và Bộ là ương đối tốt,

có lưu được các công việc đã được thực hiện. Bộ đã thiết lập được bộ máy
quản lý gọn,tinh có trình độ, nhiệt tình làm nền tảng tốt cho việc triển khai
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
Các quy trình ISO 9001 : 2000 là quy trình mở, luôn được bổ sung,
sửa đổi cho phù hợp hệ thống chất lượng quốc tế, gắn liền với nhiệm vụ cải
cách hành chính ở cơ quan Bộ. Thông qua công tác đánh giá thực trạng của
cơ quan để đề ra mức độ phù hợp của các yếu tố hệ thống chất lượng theo
các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để xác định những giải pháp,
tiến độ xây dựng và triển khai thực hiện.
Công tác kiểm tra, theo dõi chất lượng văn bản của Bộ luôn được
tiến hành thường xuyên và có nhiều chỉ đạo kịp thời trong việc sửa chữa
những thiếu sót trong công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Đến tháng 7/2005, Bộ đã mời Đoàn đánh giá của Trung tâm Chứng
nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Đo lường chất lượng
để tiến hành đánh giá chính thức và làm thủ tục cấp chứng chỉ chứng nhận
tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Đoàn đánh giá đã đưa ra kết luận : Cơ quan Bộ
Công nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và có
đủ điều kiện để cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn này.
3. Những tồn tại trong quá trình thực hiện chương trình ISO
9000 tại Bộ Công nghiệp
Cùng với những thành tựu đạt được trong quá trình thực hiện ISO
9000, tại Bộ cũng còn một số hạn chế sau:
Chưa quy định rõ, đầy đủ bằng văn bản nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn, yêu cầu năng lực của các cán bộ chủ chốt trong đơn vị.
Việc quản lý tài liệu, các văn bản pháp quy, quy phạm pháp luật
quy định công văn, giấy tờ và hồ sơ tại các đơn vị chưa thực sự khoa học
hợp lý.
Trang thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất chưa thật sự đầy đủ đáp ứng
yêu cầu của chất lượng ISO.

CHƯƠNG IV
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT
QUY TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP
Mặc dù những thành tựu trong việc thực hiện quy trình ISO 9000
tại Bộ Công nghiệp là rất lớn, song để hạn chế những tồn tại đã nêu, phát
huy những thành tích đã đạt được trong báo cáo em xin đưa ra một số giải
pháp sau:
1.Tăng cường các hệ thống cơ sở vật chất trong các phòng làm
việc
Hiện nay hệ thống văn bản tài liệu của các Phòng, Ban ở Bộ là khá
lớn trong khi đó hệ thống giá kệ vẫn còn thiếu dẫn đến việc sắp xếp tài liệu
chưa thực sự khoa học, gây khó khăn trong khi tìm kiếm và sử dụng. Vì
vậy đòi hỏi Bộ cần tăng thêm hệ thống giá kệ, tủ, file thích hợp để đựng tài
liệu.
Trang bị thêm hệ thống máy phô tô kỹ thuật số đảm bảo giải quyết
công việc nhanh gọn. Hiện nay, Bộ mới chỉ có một máy ký thuật số và một
máy phô tô thường, đến khi máy kỹ thuật số bị háng dẫn đến tình trạng ùn
tắc công việc khá lớn trong Bé.
Một số máy in trong các phòng làm việc quá cò vì thế gây những
khó khăn nhất định trong khi làm việc.
Tăng thêm nguồn kinh phí cho các bộ phận hoạt động.
2. Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngò cán bộ, công chức
Hiện nay, đa số các cán bộ, công chức có trình độ năng lực cao,
tuy nhiên tỷ lệ được đào tạo bài bản đúng ngành nghề còn Ýt. Điều này gây
không Ýt khó khăn cho quá trình giải quyết công việc. Vì vậy, Bộ cần sắp
xếp kế hoạch hợp lý tạo điều kiện cho cán bộ công chức đi bồi dưỡng thêm
kiến thức đặc biệt là kiến thức về quản lý hành chính nhà nước.
Cần bố trí thời gian để tất cả cán bộ, công chức có những buổi
sinh hoạt, nhận xét về quá trình thực hiện ISO 900 để có sự tham gia ý kiến

tạo cho việc thực hiện đạt hiệu quả cao hơn.
Chế độ phụ cấp ở Bộ còn quá thấp vì thế chưa động viện hết khả
năng và lòng nhiệt tình làm việc. Đây là đòi hỏi Bộ cần có ý kiến để tham
gia đóng góp vào dự thảo chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức.
3. Đối với Ban chỉ đạo chương trình ISO
Cần có quy định chặt chẽ về phương pháp làm việc của Ban chỉ đạo
để theo dõi sát sao tình hình và có các quyết định kịp thời đảm bảo dự án
ISO tại Bộ được triển khai theo đúng kế hoạch và hiệu quả.
Đa sè các cán bộ, công chức thuộc Ban chỉ đạo thực hiện ISO đều
phải làm nhiều việc cùng lúc, vì thế khó có thể dành nhiều thời gian cho
việc triển khai ISO. Để thực hiện tốt chương trình này cần có quy định chặt


chẽ nhiệm vụ, quyền hạn của từng cán bộ, công chức và phải có quy định
bắt buộc về thời gian dành cho việc thực hiện chương trình ISO. Cần chỉ
định 01 thư ký ISO.