SKKN PHÁT HUY kĩ NĂNG NGHIỆP vụ văn PHÒNG TRƯỜNG học

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
PHỤ LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................2
2. Mục đích nghiên cứu.....................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu....................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu......................................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3
NỘI DUNG ĐỀ TÀI........................................................................................3
I. Cơ sở lý luận……………………………………………………………….3.
II. Thực trạng vấn đề…………………………………………………………4.
III. Khái quát đặc điểm tình hình chung...........................................................4.
1. Những thuận lợi.............................................................................................3
2. Những khó khăn..........................................................................................5.
II. Phân tích tập hợp số liệu..............................................................................5.
1. Phân tích số liệu đề tài.................................................................................5.
2. Tổng hợp dẫn cứ số liệu..............................................................................6.
III. Những biện pháp thực hiên........................................................................6.
1. Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin...............................................6.
2. Công tác báo cáo đánh giá...........................................................................8.
KẾT LUẬN.....................................................................................................8.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
1

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Công tác văn phòng nhà trường phổ thông, là một bộ phận công việc mang
tính tổng hợp, thường xuyên và liên tục trong suốt năm học. Đòi hỏi người phụ
trách công tác văn phòng phải theo dõi, nắm bắt, điều tra phân tích, thống kê,
tổng hợp một cách logic và khoa học, công tác văn phòng đòi hỏi tính chính xác,
kịp thời, gắn liền với thực tiễn của đơn vị. Mặt khác phải hoàn chỉnh về thủ tục
văn bản, số liệu, câu chữ phải rõ ràng, dễ tiếp nhận, bên cạnh đó cần đảm bảo
thể thức trình bày văn bản báo cáo và lưu trữ dài hạn.
Công tác văn phòng có ý nghĩa góp phần thành bại vào việc thực hiện nhiệm
vụ giáo dục của đơn vị, bên cạnh đó người làm công tác văn phòng cần phải biết
tổ chức, quản lý và tham mưu cho cấp lãnh đạo về các hoạt động. Quản lý một
cách bao quát từ hoạt động của giáo viên và học sinh, theo dõi tập hợp thông tin
báo cáo cho cấp lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên. Công tác văn phòng là
nhằm cụ thể hoá quá trình hoạt động của đơn vị bằng văn bản có số liệu cụ thể
và được lưu trữ lâu dài làm tư liệu cho việc lập kế hoạch phát triển quy mô
trường lớp và phát triển giáo dục trên địa bàn đơn vị quản lý.
II. Mục đích nghiên cứu
Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông để đúc rút
kinh nghiệm mang tính khoa học và khả thi cao nhằm từng bước hoàn thiện
công tác lưu trữ hồ sơ, cập nhật số liệu liên quan công tác văn phòng trong nhà
trường phổ thông,để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và làm tư liệu tham
khảo.
III. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài nghiên cứu phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học
về công tác văn phòng trong trường phổ thông trên địa bàn huyện Hướng Hoá.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
2


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
Đối tượng là những công việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường đã
được thực hiện và áp dụng rộng rãi.
IV. Phạm vi nghiên cứu
Nội dung đề tài chỉ đề cập đến những công việc đã nảy sinh và thực hiện tại
Trường tiểu học xã Hướng Phùng huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị.
Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại các phần công việc thuộc văn phòng
trường.
V. Phương pháp nghiên cứu
Căn cứ và tình hình thực tiễn của đơn vị. Trên cơ sở những công việc đã
được thực hiện, từ đó phân tích, tổng hợp số liệu và dùng phương pháp luận để
diễn giải.
NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I. Cơ sở lí luận
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung
công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh
chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những

nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu
trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật. Đối với
người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa
học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành
tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ.
Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
3


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
II. Thực trạng vấn đề
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường
học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân
công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, chưa
ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư
lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo
sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. - Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính Phủ công tác văn thư…nên công tác văn thư củng dần dần được cải
thiện.
III. Khái quát đặc điểm tình hình chung
1. Những thuận lợi
Hướng Phùng là trường Tiểu học vùng sâu biên giới, song quy mô trường

lớp khá lớn. Điều kiện chính trị, kinh tế và văn hoá xã hội ở địa phương phát
triển khá mạnh, tầm nhận thức của quần chúng nhân dân được cải thiện. Công
tác xã hội hoá giáo dục từng bước được các cấp uỷ Đảng, chính quyền, đoàn thể
và quần chúng nhân dân địa phương quan tâm.
Đội ngũ cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ đủ về số lượng mạnh về
chất lượng. Tập thể sư phạm có tinh thần đoàn kết, thống nhất, nhiệt huyết với
nghề nghiệp. Ban giám hiệu nhà trường, các tổ chức Công đoàn, Chi đoàn, Đội,
Sao đã phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục.
Tỷ lệ học sinh đến trường ngày càng đông,thông qua công tác giáo dục hằng
ngày của đội ngũ cán bộ, giáo viên tạo cho các em ham thích học tập và rèn
luyện, có lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo đức trong sáng hồn nhiên.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
4


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
2. Những khó khăn
Một bộ phận nhân dân đang sinh sống trên địa bàn đời sống còn thấp, điều
kiện giao thông đi lại khó khăn, nhận thức còn nhiều hạn chế, thông tin còn
thiếu, phong tục tập quán của một số người dân còn mang nặng, chưa có sự đổi
thay nhiều trong cuộc sống.
Trường đóng xa trung tâm huyện lỵ điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
còn thiếu, đời sống hằng ngày tại các điểm trường của cán bộ giáo viên còn gặp
khó khăn trong sinh hoạt.
Một số học sinh đi học chưa chuyên cần và ý thức rèn luyện, tu dưỡngvề

phẩm chất đạo đức của học sinh còn hạn chế ở một số lĩnh vực.
II. Phân tích tập hợp số liệu
1. Phân tích số liệu đề tài
Trường tiểu học Hướng Phùng mới được thành lập từ tháng 3 năm 2006 trên
cơ sở là Trường PTCS Hướng Phùng. Tính tới thời điểm hiện nay toàn trường
có:
-Tổng số: 32 lớp.
-Tổng số học sinh toàn trường: 637 em.
-Tổng số người Vân kiều chiếm hơn 85%.
-Toàn trường có 19 phòng học trong đó:
- Phòng kiên cố : 05.
- Phòng cấp 4 :13.
- Phòng tạm thời : 01.
+ Phòng ở giáo viên có: 04 phòng ; trong đó: cấp 4 : 04.
*Đội ngũ cán bộ GV-NV:
Tổng số CB-GV-NV: 43 đ/c; nữ: 27;Dân tộc: 05; Đảng viên: 20

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
5


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
Trong đó:
Tổng số CB-GV-NV biên chế: 43 đ/c; nữ: 27; Dân tộc: 05.
Trình độ chuyên môn : Đại học 19, cao đẳng: 20, TC: 04.
2. Tổng hợp dẫn cứ số liệu

Qua phân tích số liệu trên cho thấy Trường tiểu học Hướng Phùng là trường
có quy mô lớn và đạt tiêu chuẩn trường hạng I.
Về quy mô trường lớp: Số lớp nhiều, số học sinh lớn song không tập trung.
Công tác theo dõi quản lý khó khăn hơn. Vấn đề tổ chức xây dựng mặt bằng
chất lượng không đồng đều. Việc duy trì và xây dựng nề nếp khó khăn. Công tác
sinh hoạt tập thể trở ngại. Do học 2 ca nên việc tổ chức các hoạt động chuyên
môn còn vướng mắc.
Về CSVC: Phòng học còn tạm bợ, xuống cấp.
Về đội ngũ: Hội đồng sư phạm đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Đa phần
cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ và nhiệt huyết với nghề nghiệp an tâm
công tác, có ý thức vươn lên trong cuộc sống.
III. Những biện pháp thực hiện
1. Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi
tính. Văn phòng phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ,
quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay
nghề.
* Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để
thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính.
Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những
gì mình chưa rõ.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng

6


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung
quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A 4 thì phải dùng Format



Pargraph



Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được
hoàn mỉ hơn.
Ngoài ra để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả trong một năm
học cần thiết phải đảm bảo các vấn đề sau:
Ngay từ đầu năm học văn phòng cần nắm rõ và chặt chẽ về công tác tuyển
sinh trẻ có ngoài xã hội vào trường nhập học, rà soát số lượng trẻ ở từng khu vực
thôn nhằm huy động tối đa số lượng trẻ có trong xã hội đảm bảo phổ cập đúng
độ tuổi đạt tỷ lệ cao.
Số liệu điều tra được phân tích theo dõi vào các hồ sơ liên quan, nhằm lưu
trữ để đối chiếu và làm căn cứ so sánh kết quả thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của
năm học.
- Căn cứ vào kế hoạch, thiết lập hồ sơ quản lý và thực hiện bằng kế hoạch cụ
thể.
- Thường xuyên đôn đốc theo dõi, ghi chép tổng hợp để tiến hành đánh giá
kịp thời những tổ chức cá nhân thực hiện kế hoạch.
- Qua quá trình thực hiện cần rút ra kinh nghiệm và tiến hành đánh giá để

bổ sung kế hoạch cho sát thực tế hơn. Thường xuyên tham mưu cho cấp lãnh
đạo để tìm phương hướng giải quyết những công việc tồn động.
- Tiến hành trực báo, hội ý báo cáo để rút kinh nghiệm đánh giá hiệu quả
công việc. Đồng thời thông tin hai chiều để kịp thời thực hiện kế hoạch đồng bộ
có hiệu quả.
-Trong quá trình thực hiện phải tiến hành ghi chép cụ thể rõ ràng những
thông tin, số liệu nảy sinh, tập hợp có hệ thống vào hồ sơ sổ sách, chuyên môn
để đánh giá và làm căn cứ báo cáo lên cấp quản lý.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
7


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
-Hồ sơ phải được phân loại theo đúng yêu cầu chuyên môn. Trình bày sạch
đẹp, khoa học, rõ ràng dễ hiểu. Số liệu phải tin cậy phải là căn cứ để sử dụng lâu
dài.
- Bảo quản hồ sơ phải cẩn thận, sắp xếp khoa học, phân loại, sắp xếp ngăn
nắp để tiện cho việc tra cứu để sao lục trong việc sử dụng hồ sơ.
- Phải thường xuyên bổ sung kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc có hiệu
quả. Công việc văn phòng phải được tiến hành thường xuyên và liên tục.
2. Công tác báo cáo đánh giá
Báo cáo kết quả công việc phải chính xác và đúng với thực tế. Các nội dung
báo cáo phải ngắn gọn, dễ hiểu và logic. Thời gian nộp kịp thời đúng tiến độ, thủ
tục văn bản phải đúng quy định của chuyên môn.
Báo cáo là căn cứ xác minh kết quả công việc với cấp trên trong việc kiểm

tra đánh giá thành tích của nhà trường. Nên khi lập báo cáo phải căn cứ vào hồ
sơ lưu trữ, số liệu, thông tin phải khớp đúng, chính xác.
KẾT LUẬN
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.
Mặc dù công tác văn phòng rất phức tạp và khó khăn. Song khi được xác
định mục tiêu và yêu cầu cụ thể thì việc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả. Điều
này cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy
mô, thường xuyên và khoa học thì quá trình thực hiện sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Với sáng kiến kinh nghiệm của mình, tuy không được hoàn hảo lắm,
nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Rất mong được
sự đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta ngày càng hoàn
thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội hiện nay.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hướng Phùng, ngày 10 tháng 4 năm 2015

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
8


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ

Tôi xin cam đoan đây là SKKN của

mình không sao chép của ai.
Người thực hiện

Đinh Thị Oanh

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
9


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
10