Phần mềm quản lý nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

MỤC LỤC
3.Bảo hành và hỗ trợ sử dụng........................................................................41
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của của công tác tin học hoá quản lý nhân sự và tiền
lương tại công ty bánh kẹo Hải Châu
Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão. Sự thay đổi nhanh
chóng của công nghệ đã tác động không nhỏ đến quyết định của các tổ chức.
Việc ứng dụng tin học vào hoạt động chung của các tổ chức hay hoạt động
quản lý của tổ chức đã đem lại nhiều lợi ích khác nhau. Có rất nhiều nguyên
nhân bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin.
Những nguyên nhân đầu tiên có thể do sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông
tin, do những vấn đề về quản lý và xảy ra thâm hụt ngân sách. Nhưng ngoài
ra, còn có một số những nguyên nhần khác như yêu cầu của nhà quản lý, hay
sự thay đổi chính sách chính trị. Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ
thống thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ
quản lý tốt nhất.
Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã chuyển đổi hình thức kinh
doanh, từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần vào cuối năm 2004.
Hệ thống thông tin trong công ty nói chung và hệ thống quản lý nhân sự và
tiền lương còn hoạt động một cách thủ công. Việc tính toán và lên báo cáo
hàng tháng được hoàn toàn thực hiện trên phần mềm Excel, không có phần
mềm chuyên biệt hỗ trợ hệ thống. Việc truyền thông tin giữa các bộ phận
trong công ty chủ yếu là qua điện thoại và các văn bản trên giấy, công ty chưa
có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty.
Với những lí do trên, em và nhóm đã chọn đề tài: “Phần mềm quản lý
nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu”.
Em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn đã giúp đỡ, hướng dẫn
em trong quá trình làm đề tài này. Tôi cũng xin cám ơn Ban điều hành Công
ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp dữ liệu,
thông tin để tôi hoàn thành để tài với chất lượng tốt nhất.
2. Mục đích

Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính:
* Nghiên cứu tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu và tình
hình kinh doanh
* Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản
lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
* Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ
phần bánh kẹo Hải Châu
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Quy trình quản lý nhân sự, quản lý lương, các đầu mối thông tin và các
luồng thông tin lưu chuyển nội bộ các đầu vào đầu ra trong công tác quản lý
nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý nhân sự, quản lý
lương, chấm công. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ
liệu phục vụ công tác quản lý.
- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản
lý của Công ty trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những
số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi xây dựng nên những
luận điểm cơ bản của nội dung đề tài
Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận
điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn
Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã
được phân tích và xây dựng giải pháp
Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu:
chúng tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các
phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra
những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu
5. Cấu trúc của đề tài
Phần mở đầu: Nêu lí do chọn đề tài, mục đích, đối tượng, phạm vi

nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Phần 2: Cơ sở lý thuyết
Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương
Công ty Bánh kẹo Hải Châu
Phần 4: Kết luận
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
BÁNH KẸO HẢI CHÂU
I. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập khởi đầu bằng sự kiện ngày 16/11/1964, Bộ trưởng
Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định số 305/QĐBT tách ban kiến thiết ra khỏi
nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập ban Kiến thiết và chuẩn bị sản xuất cho
nhà máy Hải Châu. Ngày 2/9/1965, Bộ công nghiệp nhẹ thay mặt nhà nước
cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu.
Theo Quyết định số: 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 29/9/1994 của Bộ trưởng
Bộ NN & CNTP, nhà máy Hải Châu được bổ sung ngành nghề kinh doanh và
đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu.
Căn cứ quyết định số 3656/QĐ/BNN-TCCB ngày 22/10/2004 của Bộ
trưởng Bộ NN & PTNH về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty
cổ phần. Ngày 30/12/2004 Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tổ chức Đại hội
đồng cổ đông sáng lập thống nhất đổi tên Công ty Bánh kẹo Hải Châu thành
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu.
1, Trụ sở chính Công ty:
15 phố Mạc Thị Bưởi – Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội
2, Ngành nghề kinh doanh chủ yếu
- Sản xuất bánh kẹo, sôcôla, gia vị, mỳ ăn liền, và chế biết các loại thực phẩm
khác; sản xuất nước uống có cồn, không cồn.
- Sản xuất in ấn các loại bao bì thực phẩm; kinh doanh các loại nguyên vật liệu
phục vụ sản xuất của Công ty.
- Dịch vụ thương mại tổng hợp; cho thuê văn phòng nhà xưởng.

3, Các sản phẩm chủ yếu
Hiện nay, công ty có các sản phẩm chủ yếu sau: bánh quy, bánh kem xốp,
kẹo, bột canh, bánh mềm, sôcôla.
4, Doanh thu hàng năm
- Năm 2000: 127,6 tỷ đồng
- Năm 2001: 148,7 tỷ đồng
- Năm 2002: 178,8 tỷ đồng
- Năm 2003: 178 tỷ đồng
- Năm 2004: 194,4 tỷ đồng
- Năm 2005: 181,8 tỷ đồng
Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu kế thừa từ công ty bánh kẹo Hải Châu. Từ
khi thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển, liên tục đổi mới trong
sản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ thiết bị. Với công nghệ tiên tiến, thiết
bị hiện đại của CHDL Đức, Hà Lan, Đài Loan, Trung Quốc cùng với một đội
ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế (chiếm 10% lực lượng lao
động) và công nhân kỹ thuật lành nghê đã đưa quy mô sản xuất kinh doanh
của công ty tăng trưởng bình quân hàng năm với tốc độ 15 – 20%. Hiện nay
số vốn pháp định của Công ty là 30 tỷ đồng, tổng sản lượng các loại sản phẩm
đạt trên 20.000 tấn, doanh thu trên 180 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người
đạt 1.400.000đ/tháng.
II. Cơ cấu tổ chức và tình hình ứng dụng CNTT
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu được thực
hiện theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu
(căn cứ điều 69 Luật doanh nghiệp) bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội
đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, các đơn vị thành viên gồm 7
phòng, 7 chi nhánh và 4 xí nghiệp.
Hiện nay, công ty có 804 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số cán bộ quản
lý là 123 người, cán bộ kĩ thuật là 74 người, công nhân kỹ thuật là 89 người,
và số công nhân trực tiếp sản xuất là 518 người
Phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng để quản lý nhân sụ và lương

là phần mềm Microsoft Excel của hãng Microsoft. Phần mềm Excel có giao
diện thân thiện với người sử dụng và có chức năng sự dụng đơn giản dễ sử
dụng. Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều hàm để hỗ trợ cho người sử dụng.
Có thể vẽ đồ thị qua Excel dựa trên các số liệu của người sử dụng thông qua
chức năng tự động vẽ đồ thị. Tuy nhiên, mặc dù là một công cụ hỗ trợ tính
toán rất mạnh nhưng không phải dễ sử dụng, không chuyên biệt về tính lương
hay quản lý lương.
Công ty hiện chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty, việc
truyền thông tin giữa các phòng ban chủ yếu qua điện thoại. Vì vậy nhu cầu
của công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương
trên cơ sở liên kết dữ liệu về nhân sự và dữ liệu lương của CBCNV trong
công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
(5 thành viên do ĐH đồng cổ đông
bầu ra)
Ban kiểm soát
Ban điều hành
(Tổng giám đốc, phó Tổng giám
đốc)
Phòng ban quản lý Xí nghiệp sản xuất Chi nhánh
XN Quy – Kem
xốp
XN Gia vị thực
phẩm
XN Kẹo
XN Bánh cao
cấp

Hà Nội
Nghệ An
Hà Nam
TP Hồ Chí
Minh
Hải Dương
Việt Trì
Hưng Yên
Phòng tổ chức –
Lao động - Tiền
lương
Phòng Hành
chính - Bảo vệ
Phòng Kĩ thuật
Phòng tài chính
kế toán
Phòng Kế hoạch
vật tư
Phòng Đầu tư và
xây dựng cơ bản
Phòng Kinh
doanh thị trường
I. Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và
tính lương
1.Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính
lương
HTTT quản lý nhân sự và tính lương ngoài những đặc tính của một
HTTT thông thường nó còn có những đặc tính riêng có
Mục tiêu: Cung cấp giải pháp hỗ trợ đắc lực những cán bộ làm công tác
quản lý nhân sự và tính lương trong các công ty. Hệ thống giúp tạo lập một

môi trường làm việc tích hợp, phục vụ hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt
động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin quản lý
nhân sự và tính lương của mọi đối tượng trong công ty.
Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng khá lớn (bao gồm cả ban
lãnh đạo, quản lý nhân sự và tính lương của công ty), người dùng chủ yếu là
truy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mật
cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài,…
Giao diện người dùng: Chủ yếu đối tượng sử dụng hệ thống có trình độ
tin học khá, nhưng số lần truy xuất hạn chế do vậy hệ thống cần phải thiết kế
giao diện dễ hiệu, tuân thủ.
Yêu cầu về chức năng: Quản lý nhân sự, chấm công chính xác, tính
lương cho cán bộ công nhân viên, tính phúc lợi xã hội cho nhân viên, dữ liệu
của phần mềm có thể xuất ra Excel, Word.
Các đặc tính của ứng dụng:
Dữ liệu đầu vào được nhập từ bàn phím(Gồm các dữ liệu về hồ sơ
CBCNV và phòng ban liên quan và các dữ liệu liên quan đến việc tính lương
của nhân viên trong công ty). Công việc này thường được giao cho một số cán
bộ chuyên trách đảm nhận.
Dữ liệu đầu ra chủ yếu dưới dạng báo cáo( Báo cáo lương, báo cáo nhân
sự), màn hình hiển thị khi truy vấn thông tin qua mạng.
Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản.
Kiểu ứng dụng: Với mục tiêu mở rộng trong tương lai trở thành một
phần mềm chuyên nghiệp về tính lương và quản lý nhân sự.
Các yêu cầu khác: Hệ thống đáng tin cậy, đưa ra các thông tin báo cáo
chính xác kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình trong
tương lai để có thể đáp ứng sự thay đổi của hoạt động quản lý nhân sự và tính
lương của công ty.
II.Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
1.Các yêu cầu chức năng
1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự

Quản lý về hồ sơ nhân sự: gồm các thông tin liên quan như Mã CB, Họ
tên,Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ, Đảng viên, Hôn nhân, Quê quán…
Quản lý chức vụ công tác của cán bộ công nhân viên: quản lý việc thay
đổi chức vụ của CBNV và quản lý việc đảm nhận chức vụ của CBNV vì 1 cán
bộ có thể kiêm nhiều chức vụ trong một lúc. Quản lý tốt điều này sẻ giúp các
cán bộ phòng lao động tiền lương, kế toán, tài vụ tính lương dễ dàng hơn.
Quản lý phòng ban: gồm quản lý các thông tin liên quan: Mã PB, Tên
phòng ban, số lượng cán bộ trong phòng…việc quản lý phòng ban giúp quản
lý tốt hơn thong tin về cán bộ trong công ty vì một cán bộ có thể làm tại nhiều
phòng ban.
Quản lý hợp đồng: QLHĐ của công nhân thử việc và công nhân chuyển
từ công nhân hợp đồng sang biên chế chính thức.
Quản lý chấm công: Quản lý chấm công theo ca với những công nhân
trực tiếp sản xuất.
Ca sáng từ 6h-14h
Ca chiều từ 14h -22h
Ca đêm từ 22h-6h
Việc quản lý chấm công có thể giao cho tổ trưởng quản lý sản xuất
hoặc cản bộ quản lý theo ca.
1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương
Từ đầu tháng, các nhân viên kinh tế của từng phòng ban và xí nghiệp
chấm công cho từng cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước và
công ty. Cuối mỗi tháng, các nhân viên kinh tế sẽ kiểm tra và tổng hợp các
bảng chấm công để chuẩn bị tính lương.
Dựa vào bảng chấm công, nhân viên kinh tế từng xí nghiệp hay phòng kế
toán sẽ tính các khoản phải thu và các khoản phụ cấp của từng cán bộ công
nhân viên. Sau đó tổng hợp lại thành bảng các khoản tăng giảm thu nhập khác
để thực hiện việc tính lương
Việc tính lương cho từng cán bộ công nhân viên được dựa trên bảng
chấm công và bảng các khoản tăng giảm thu nhập khác. Lương của cán bộ

công nhân viên được tính theo công thức:
Lương = Lương + Lương + Các khoản - Các khoản
cứng mềm phụ cấp chi phí
Lương cứng: các cán bộ công nhân viên của công ty hưởng lương
cứng theo :
 Hệ số lương
 Bộ phận công tác
Lương mềm: các cán bộ công nhân viên hưởng lương mềm dựa trên cơ
sở
 Các khoản làm ngoài giờ.
 Vượt định mức sản phấm
 Các khoản khác
Phụ cấp trách nhiệm
Đối với các chức vụ Trưởng, phó phòng, GĐ, PGĐ XN, Chi nhánh, đội
trưởng, tổ trưởng SX hưởng theo chế độ phụ cấp quy định
Được hưởng Phụ cấp TN 0,1 lương tối thiểu. Nếu trong tháng tổ đạt định
mức LĐ 100% trở lên, có đủ ngày công SX theo chế độ, không có người vi
phạm chất lượng SP thì được cộng thêm 45.000đ/tháng
Phụ cấp ca 3
 Phụ cấp 35% lương theo hệ số(làm việc >8công/tháng)
 Phụ cấp 30% lương theo hệ số(làm việc <8 công/tháng)
 Phụ cấp công tác phí, chi phí khác: Theo đối tượng được duyệt do
Tổng giám đốc quy định từng thời điểm
Các khoản phải nộp
 BHXH
 Công đoàn phí
 Đảng phí
 Các khoản phải nộp khác
Sau khi tính lương, bộ phận tính lương sẽ lập phiếu lương cho từng cán
bộ công nhân viên và lên bảng lương. Phiếu lương sẽ được chuyển về cho

nhân viên kinh tế các bộ phần để thanh toán tiền lương cho các bộ công nhân
viên và được phòng Tổ chức tổng hợp để lên báo cáo tiền lương chi tiết hang
tháng. Dựa vào bảng lương, phòng kế toán sẽ lên Báo cáo tiền lương và Báo
cáo Tài chính tổng hợp. Các báo cáo này sẽ được đưa lên Ban điều hành hỗ
trợ cho việc ra quyết định
2.Phân tích yêu cầu của người sử dụng
Trên cơ sở tìm hiểu phân tích các nghiệp vụ quản lí của công ty và lấy ý
kiến của khác hàng. Phần mềm sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêu
cầu sau:
 Đáp ứng đủ các chức năng về quản lý nhân sự và tính lương.
 Việc tính lương cho nhân viên thay thế được việc sư dựng phần mềm
Excel để tính lương trước đây trên cơ sở đơn giản dễ sử dụng hơn trước.
 Có khả năng xuất dữ liệu sang các đinh dạng file .doc, .pdf, .xls
Về giao diện
 Đẹp thân thiện, dễ sử dụng
 Giao diện phải đồng bộ
 Khả năng tương tác giữa người sử dụng và chương trình dễ dàng
trong khâu nhập dữ liệu
III. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tính lương
công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
1.Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và tính
lương
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương gồm các chức năng
sau:
1.1.Quản lý nhân sự
 Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên
 Quản lý phòng ban
 Quản lý chấm công cán bộ công nhân viên.
1.2.Quản lý tính lương:
 Quản lý lương cứng là khoản lương chính của nhân viên trong công

ty và tính theo hệ số lương
 Quản lý lương mềm là quản lý các khoản làm tăng thêm thu nhập của
nhân viên thông qua thơi gian làm thêm hoặc số sản phẩm làm vượt định mức
1.3.Các khoản chi trả khác:
 Các khoản phụ cấp: phụ cấp công tác phí, phụ cấp ốm đau…
 Các khoản phải trả khác: Bảo hiểm xã hội, Công đoàn phí, Đảng phí,
các khoản phải nộp khác…
1.4.In báo cáo:
 Báo cáo nhân sự
 Bảng lương tổng hợp

2. Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn
tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu :
- Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ? mà bỏ
qua câu hỏi làm như thế nào?
- Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử
lý cần mô tả.
- Chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
Biểu đồ luồng dữ liệu chi mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và
để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực
thể tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
2.1.Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD

Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
Tên nguồn/bộ phận
nhận/phát tín hiệu
Tên tiến
trình xử
lý
Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng. nhau
thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
Xử lý luôn phải được đánh mã số.
Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau
Tên cho xử lý phải là một động từ
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác
luồng ra từ một xử lý
Đối với việc phân rã DFD
Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD
Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con
mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích
của một DFD mức lớn hơn nào đó.
Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý
nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ đỉển hệ thống.
Chức năng tính lương và quản lý nhân sự được thể hiện chi tiết qua sơ đồ
DFD mức ngữ cảnh. Theo sơ đồ trên dữ liệu về nhân viên sẽ được gửi tới hai
hệ thống con là hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống tính lương. Dữ liệu về
nhân viên sau khi được được xử lý bởi hai hệ thống trên sẽ được gửi tới ban
giám đốc và các phòng ban liên quan nếu có yêu cầu thông qua các báo cáo.