TÌNH HÌNH CHUNG về CÔNG tác hộ TỊCH tại cấp xã, PHƯỜNG, của THÀNH PHỐ hải PHÒNG

1

PHẦN THỨ NHẤT: GIỚI THIỆU VỀ CHUYÊN ĐỀ

Đăng ký và quản lý hộ tịch là lĩnh vực quan trọng của đời sống xã hội, có
ý nghĩa thiết thực đối với đời sống của người dân. Trong thời gian vừa qua với
sự phân cấp thẩm quyền một cách mạnh mẽ, cùng với cải cách thủ tục hành
chính đã làm cho công tác hộ tịch tại cơ sở hoạt động đạt kết quả cao. Điều đó
góp phần làm tốt công tác quản lý nhà nước về dân số, phản ánh tình hình dân số
thành phố tại một thời điểm hiện tại. Từ đó có những chính sách đúng đắn về
dân số.
Trong thời gian vừa qua công tác hộ tịch của các xã phường luôn nhận
được sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân (UBND) xã phường và sự
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Phòng Tư Pháp quận, huyện nên nhìn
chung công tác hộ tịch được thực hiện tốt, hiệu quả đăng ký hộ tịch cao đáp ứng
được yêu cầu của người dân khi đăng ký hộ tịch. Sự phối hợp giữa các cơ quan,
tổ chức, đoàn thể trong hoạt động tuyên truyền nội dung Nghị định 158, nâng
cao ý thức người dân về công tác hộ tịch được tổ chức bằng nhiều hình thức,
cách thức tuyên truyền tới mọi đối tượng của địa phương. Đặc biệt là việc Ban
Tư pháp phối hợp với ban dân số của xã theo dõi vận động nhân dân đi đăng ký
khai sinh và phối hợp với Ban văn hoá xã tiến hành đăng ký khai tử ở địa
phương.
Để nói về công tác hộ tịch ở địa phương là rất rộng nó được phân cấp
thẩm quyền đối với Sở Tư pháp Hải Phòng có nhiệm vụ đăng ký quản lý hộ tịch
có yếu tố nước ngoài. Song ở phạm vi chuyên đề này tôi xin được trình bày về
thực trạng của công tác hộ tịch tại cấp xã, phường.


2

PHẦN THỨ HAI

QUÁ TRÌNH THU THẬP THÔNG TIN TẠI NƠI THỰC TẬP

Trong thời gian từ ngày 15/1/2007 đến ngày 27/4/2007. Thông qua quá
trình tìm hiểu tại nơi thực tập (Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng); nghiên cứu
các văn bản pháp luật có liên quan về công tác hộ tịch, cùng với những báo cáo
tổng kết về hộ tịch của thành phố Hải Phòng từ năm 2000 đến 2006 cho thấy
công tác hộ tịch tại thành phố Hải Phòng như sau:
I. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC HỘ TỊCH TẠI CẤP XÃ,
PHƯỜNG, CỦA THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.
Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác hộ tịch tại cơ sở
trong những năm vừa qua các phòng tư pháp huyện, phối hợp với Sở Tư pháp
thành phố Hải Phòng (cơ quan cao nhất chịu trách nhiệm về quản lý hộ tịch tại
thành phố Hải Phòng đã được nâng cao và bồi dưỡng kinh nghiệm cho các cán
bộ tư pháp xã - phường để đáp ứng được yêu cầu đặt ra giúp cho UBND xã,
phường nhận thấy được tình hình dân số của địa phương. Thông qua đó có chính
sách đúng đắn về kinh tế; xã hội, tạo điều kiện cho người dân vừa làm tròn nghĩa
vụ với nhà nước, vừa nâng cao ý thức pháp luật của người dân.
II. KẾT QUẢ CỦA CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ
TỊCH XÃ PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.
1. Cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế "Một cửa" trong
lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch.
Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực này là một nội dung quan
trọng trong công cuộc cải cách hành chính của nước ta. Góp phần tích cực thực
hiện công cuộc cải cách hành chính, đón đầu sự hội nhập quốc tế khi Việt Nam
gia nhập tổ chức Thương mại thế giới (WTO). Chính phủ, Bộ Tư pháp đã có
nhiều văn bản quy định mang tính đổi mới, công khai, minh bạch, đơn giản hóa


3

thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch và Nghị định 158/2005/NĐ - CP ngày
27 - 12 - 2005 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch thay thế cho Nghị định
83/1998/NĐ - CP ngày 10 - 10- 1998 của chính phủ đăng ký hộ tịch với những
quy định mang tính cải cách mạnh mẽ, sâu, rộng và khá triệt để về thẩm quyền
trình tự, thủ tục thời gian giải quyết việc hộ tịch, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa
cho người dân là một bước chuyển biến quan trọng trong hệ thống quy định
pháp luật về hộ tịch một điểm nhấn rõ nét trong quá trình cải cách thủ tục hành
chính, tư pháp.
1.1. Sự phân cấp mạnh mẽ về thẩm quyền:
- Theo quy định của Nghị định 158 gần như toàn bộ các việc trước đây
thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh (theo quy định của Nghị định 83) đã được
phân cấp - giao cho Sở Tư pháp và UBND cấp huyện thậm chí phân cấp đến
UBND cấp xã. Cụ thể là: việc thay đổi cải chính hộ tịch cho n gười trên 14 tuổi,
xác định lại dân tộc, giới tính điều chỉnh, bổ sung hộ tịch được giao cho UBND
cấp huyện quy định, việc đăng ký khai sinh có cha hoặc mẹ là người Việt Nam
định cư ở nước ngoài, việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi
thẩm quyền hiện nay được giao cho UBND cấp xã thực hiện. Có thể thấy đây là
một sự chuyển giao mạnh mẽ và hợp lý, mở rộng thẩm quyền cho cơ sở, sẽ mở
rộng đầu nối giải quyết việc hộ tịch, song song đó là sự tăng cường về chủ động
trong công việc cho cơ quan đăng ký hộ tịch, thuận lợi cho người dân trong việc
đến làm thủ tục và chắc chắn sẽ rút ngắn cơ bản thời gian giải quyết việc cho
công dân.
1.2. Đơn giản hoá cơ bản về thủ tục giấy tờ trong đăng ký hộ tịch.
Phù hợp với chủ trương loại bỏ cơ chế xin cho, chuyển một số hoạt động
tư pháp sang cơ chế dịch vụ công, về hình thức các biểu mẫu hộ tịch cũng đã có
sự thay đổi, các biểu mẫu trước đây có tên gọi là "Đơn" nay được đặt tên là "Tờ
khai", thể hiện phần nào sự bình đẳng giữa người có yêu cầu đăng ký và cơ quan
có thẩm quyền đăng ký hộ tịch.

4

Nhiều loại giấy tờ, nếu như trước đây, khi đi làm thủ tục đăng ký, kngười
có yêu cầu buộc phải xuất trình thì nay đã được lược bỏ như bỏ việc xuất trình
giấy khai sinh khi đăng ký kết hôn, hoặc quy định mang tính linh hoạt, giản lược
hơn như không phải xuất trình CMND, hộ khẩu nếu cán bộ hộ tịch biết rõ về
nhân thân, hoặc không phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn khi đi đăng ký
khai sinh cho con nếu cán bộ hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ
đứa trẻ - điều này đặc biệt phù hợp với văn hóa làng xã Việt Nam, và tạo thuận
lợi lớn cho người dân ở khu vực nông thôn.
Vừa thể hiện sự cầu thị, tính khoa học, vừa thể hiện tính thực tế của quy
định, Nghị định 158 đã đơn giản hoá khá nhiều thủ tục trong quá trình giải quyết
các việc đăng ký hộ tịch xét thấy không thực sự cần thiết như: Bỏ qua quy định
niêm yết việc kết hôn tại UBND cấp xã, đơn xin nhận con nuôi, biên bản giao
nhận con nuôi trong thủ tục đăng ký kết hôn; Không yêu cầu đơn trong thủ tục
khai sinh, khai tử quá hạn, không yêu cầu các giấy tờ cần thiết và xác nhận của
người làm chứng khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, bỏ
quy định yêu cầu ghi chú việc ly hôn tại nước ngoài trước khi làm thủ tục đăng
ký kết hôn mới.
1.3. Tạo điều kiện thuận tiện cho n gười có yêu cầu đăng ký hộ tịch
bằng các quy định mới và việc rút ngắn thời gian giải quyết phần lớn các loại
việc hộ tịch.
Để đảm bảo quyền lợi cho người dân, khuyến khích và tạo điều kiện cho
người dân tự giác thực hiện việc đăng ký hộ tịch nhằm đạt hiệu quả quản lý Nhà
nước trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch, Nghị định 158 đã có nhiều chế định mới
mang tính cởi mở, tạo thuận tiện hơn nữa cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch,
cụ thể: cho phép uỷ quyền cho người khác thực hiện phần lớn các việc đăng ký
hộ tịch (trừ ĐKKH, nuôi con nuôi, giám hộ, nhận cha - mẹ - con), thậm chí
không cần văn bản uỷ quyền nếu người được ủy quyền là người ruột thịt như
ông, bà, cha, mẹ...; Bảo hộ quyền lợi của trẻ em bằng quy định mở rộng thêm

thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em tại nơi cư trú của người cha, hay nơi


5

cư trú thực tế trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ
hoặc của cả cha và mẹ, quy định rõ việc cho phép kết hôn, thủ tục nhận con và
thủ tục đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú nếu vào thời điểm đăng ký khai
sinh có người nhận con, việc đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi không phải là
trẻ sơ sinh, quy định mở rộng và thống nhất thời hạn khai sinh, khai tử, cho phép
cấp lạiu giấy khai sinh chính, cho phép con ngoài giá thú được nhận cha, mẹ kể
cả khi cha mẹ đã chết. Việc cấp giấy xác nhận tình tranạg hôn nhân sử dụng vào
mục đích không phải ĐKKH và một số quy định khác liên quan đến việc cải
chính, điều chỉnh, bổ sung Giấy khai sinh và các giấy tờ hộ tịch khác.
Đồng thời với các quy định trên, nghị định 158 đã đặt yêu cầu cao hơn về
thời gian giải quyết việc đối với cán bộ hộ tịch, đối với các việc về hộ tịch theo
quy định của Nghị định 83 thời hạn giải quyết là 07 ngày, trường hợp cần xác
minh thì thời hạn này tăng thêm 7 ngày, nay Nghị định 158 rút ngắn xuống còn
05 ngày, nếu cần xác minh thì cũng chỉ kéo dài thêm 5 ngày nữa. Đặc biệt, một
số việc không đặt ra thời hạn, yêu cầu cán bộ hộ tịch phải giải quyết ngay như:
việc đăng ký khai sinh, khai tử, bổ sung hộ tịch, ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch.
1.4. Thực hiện cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch.
Một biện pháp quan trọng và không thể thiếu trong quá trình thực hiện cải
cách thủ tục hành chính đó là triển khai thực hiện có hiệu quả việc tiếp nhận hồ
sơ và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế "một cửa". Tại Hải Phòng, ngành
Tư Pháp đã sớm tham mưu với UBND cùng cấp cho triển khai thực hiện việc
tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" một số việc thuộc lĩnh vực tư
pháp, trong đó có việc đăng ký hộ tịch. Việc triển khai thực hiện cơ chế "một
cửa" được tiến hành ở cả 3 cấp, trong đó, Sở Tư pháp là một trong các đơn vị
được UBND thành phố chọn làm thí điểm; đồng thời ngành Tư pháp là đơn vị

đầu tiên trình UBND thành phố ban hành quy định về trình tự, thủ tục và lệ phí
giải quyết việc trong lĩnh vực mình phụ trách theo cơ chế "một cửa" (Quy định
ban hành kèm theo Quyết định số 1579/2005/QĐ - UB ngày 20 - 7 - 2006). Sau
một thời gian triển khai thi hành Nghị định 158, để kip thời cập nhật các quy


6

định mới mang tính cải cách của Nghị định, đảm bảo tính thống nhất của hệ
thống văn bản pháp quy do thành phố ban hành, Sở Tư pháp đã tiếp tục tham
mưu với UBND thành phố ban hành bản quy định mới thay thế, thể hiện rõ tinh
thần cải cách, phân cấp của Nghị định 158 và cũng là tinh thần đổi mới, cải
cách của ngành Tư pháp thành phố Quyết định số 2322/2006/NĐ - CP(ngày 24 10 - 2006).
Các bản quy định này đều được "công khai, minh bạch" bằng việc đưa tin
thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng: triển khai thực hiện
tại tất cả các xã, phường, thị trấn, quận huyện, thị xã trên địa bàn thành phố; Nội
dung quy định về thủ tục, trình tự, thời hạn và lệ phí giải quyết các loại việc về
hộ tịch được niêm yết rõ ràng tại địa điểm tiếp công dân của bộ phận một cửa;
các cán bộ, công chức ngành tư pháp được phân công tham gia "Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" đều các là các cán bộ có năng lực
chuyên môn, nhiều kinh nghiệm và khả năng tác nghiệp về công tác hộ tịch, có
phẩm chất đạo đức tốt và biết giao tiếp, ứng xử. Sơ kết việc triển khai thực hiện
cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực hộ tịch cho thấy chúng ta đã thu được những
kết quả hết sức tốt đẹp: Số lượng việc đăng ký hộ tịch tăng, tỷ lệ đăng ký cao do
nhân dân tăng cường ý thức tự giác đi đăng ký vì được tuyên truyền pháp luật
tốt, phấn khởi do được tạo điều kiện tiến hành thủ tục đăng ký thuận tiện, việc
được giải quyết nhanh chóng, dư luận nhân dân cho thấy người dân đã bớt đi
cảm giác bị sách nhiễu, phiền hà, không còn cảm giác bỡ ngỡ của người dân khi
đến đăng ký hộ tịch vì mọi giấy tờ, thủ tục đã được công khai, minh bạch.
Như vậy, những kết quả khả quan của công cuộc cải cách hành chính nói

chung, cải cách tư pháp nói riêng, cùng với nỗ lực của cán bộ tư pháp - hộ tịch
các cấp ở thành phố, đã đưa công tác hộ tịch ở thành phố đáp ứng được yêu cầu
của người dân, đưa pháp luật về hộ tịch đến gần với người dân, nhân dân phấn
khởi, đồng tình và ngày càng ý thức cao hơn về quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ
tịch của mình.


7

2. Kết quả của công tác hộ tịch tại cấp tại thành phố Hải Phòng.
Công tác hộ tịch của các xã, phường luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo
của lãnh đạo UBND xã, phường và các phòng tư pháp quận, huyện. Do đó công
tác ở cơ sở trong những năm vừa qua đạt kết quả cao. Tạo cho Nhà nước quản lý
tốt về dân số, giúp cho công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong
lĩnh vực hộ tịch một cách đúng đắn. Thời gian vừa qua công tác đăng ký hộ tịch
ở cấp cơ sở không có trường hợp nào sai về thẩm quyền, hàng năm hàng quý các
cấp cơ sở đều có báo cáo về đăng ký hộ tịch gửi cho Phòng Tư pháp quận huyện và Sở Tư pháp. Cụ thể công tác hộ tịch tại cấp cơ sở trong thời gian vừa
qua như sau:
* Đăng ký hộ tịch trong nước: năm 2005.
- Tổng số đăng ký khai sinh là: 28520 trường hợp. Trong đó 14.356 nam;
14.164 nữ.
- Tổng số đăng ký khai tử: 9.242 trường hợp. Trong đó 5.314 nam; 3.928
nữ.
- Thay đổi họ tên, chữ đệm cải chính ngày tháng năm sinh là 424 trường
hợp. Trong đó 199 nam và 225 nữ.
- Xác định lại dân tộc là 09 trường hợp. Trong đó có 06 nam và 03 nữ.
- Tổng số đăng ký kết hôn là: 13.194 trường hợp.
* Cụ thể như sau:

8

Đăng ký

Sự việc
Tổng

Không đăng ký

Trong đó
Nam

Nữ

A. Đăng ký sinh

28.520

14356

14164

1. Con cha mẹ có ĐKKH

27795

14001

13794

2. Con cha mẹ không có ĐKKH

725

355

370

3. Con có cha mẹ ở N2 hồi hương về VN

12

7

5

4. Con thứ ba trở lên

738

404

334

B. Đăng ký tử

9242

5314

3928

1. Trẻ em dưới 1 tuổi

44

25

19

2. Trẻ em từ đủ 1 tuổi đến dưới 5 tuổi

64

38

26

3. Trẻ em từ đủ 5 tuổi đến dưới 16 tuổi

71

43

28

4. Người đủ 16 tuổi trở lên

9063

5208

3855

a. Do ốm đau già yếu

8497

4776

3721

b. Do bệnh dịch

42

29

13

c. Do tai nạn

302

223

79

d. Do tự tử

34

25

9

đ. Do bức tử

2

1

1

e. Do bị giết tử hình

15

9

6

f. Các T/h khác (chết đuối, điện giật, rắn cắn)

171

145

26

C. Đăng ký nuôi con nuôi

35

21

14

Đ. Thay đổi họ tên chữ đệm cải chính ngày
tháng năm sinh, xác định lại danh tính

433

205

228

1. Thay đổi cải cách hộ tịch

424

199

225

2. Xác định lại danh tính

9

6

3

E. ĐKKH

13194

D. Đăng ký giám hộ

F. Tảo hôn

Tổng

Trong đó
Nam

Nữ


9

* Đăng ký hộ tịch trong nước năm 2006.
- Tổng số đăng ký khai sinh là: 41.278 trường hợp trong đó có: 20817 nam và
20.461 nữ.
- Tổng số đăng ký khai tử là: 9.201 trường hợp. Trong đó có: 517 nam và 4022
nữ.
- Tổng số đăng ký việc giao nhận con nuôi là: 75 trường hợp
- Tổng số đăng ký kết hôn là: 15510 trường hợp.
- Cấp lại bản chính giấy khai sinh là3.522 trường hợp.
* Cụ thể như sau:

A. Số liệu ĐKHT tại UBND cấp xã:

Sự kiện hộ tịch

Tổng số

Nam

Trong đó

Nữ
ĐK
đúng

ĐK quá
hạn

hạn

Đăng ký

I. Sinh

41.278

20.817

20.461

26.503

3.568

11.207

1. Con trong giá thú

38.955

19.722

19.233

24.426

3.322

11.207

2. Con ngoài giá thú

2.307

1.089

1.218

2.061

246

0

3. Trẻ bị bỏ rơi

16

6

10

16

0

0

II. Tử

9201

5.179

4.022

8.744

421

36

1. Trẻ em dưới 1 tuổi

15

8

7

12

3

0

2. Trẻ em từ đủ 1 tuổi đến

65

46

19

59

6

0

9.121

5.125

3.996

8.673

412

36

1. Chết do bệnh tật già yếu

8.296

4.483

3.813

7.973

278

36

2. Chết do tai nạn

372

289

83

318

54

0

3. Chết do tự tử

38

29

9

36

2

0

4. Các trường hợp khác

495

117

417

78

0

Theo độ tuổi

<16 tuổi
3. Người từ đủ 16 tuổi trở
lên
Theo nguyên nhân chết


10
Trong đó

Tổng

III. Kết hôn

Đăng ký kết hôn

Đăng ký lại việc KH

15.398

112

15.520

IV. Nuôi

Tổng

Nam

Trong đó

Nữ

con nuôi
75
V. Giám
hộ

42

Con nuôi

<15 tuổi

>15 tuổi

71

3

Đăng ký lại
1

3

Con chưa thành niên

nuôi
1. Cha mẹ nhận con
2. Con nhận cha mẹ
còn sông
3. Con nhận cha mẹ

Trong đó

Tổng

VI. Nhận cha mẹ

đã mất

33

Con nuôi

Con đã thành niên

301

289

12

11

0

11

7

0

7


11

B. Số liệu ĐKHT tại UBND cấp huyện
I. Thay đổi, cải
chính hộ tịch,

Tổng
số

định lại giới
II. Cấp lại bản
tính
chính giấy khai
sinh

Thay đổi

Xác định

họ tên chữ

xác định lại
dân tộc, xác

Trong đó

lại DT

đệm
596
3.522

353

3

Cải cách

Xác định

Các trường

lại GT

hợp khác

ngày tháng

năm sinh
101

0

139


12

PHẦN THỨ BA: XỬ LÝ KẾT QUẢ THÔNG TIN
ĐÃ THU THẬP ĐƯỢC

Cùng với cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực hộ tịch nói
riêng với chức năng là cơ quan quản lý, và hướng dẫn về công tác hộ tịch trong
những năm vừa qua Sở tư pháp thành phố Hải Phòng đã phối hợp cùng với các
phòng tư pháp quận, huyện, xã phường, hướng dẫn cán bộ hộ tịch về chuyên
môn, giúp cán bộ hộ tịch làm tốt nhiệm vụ đặt ra. Hàng năm Sở Tư pháp đã tiến
hành tuyên truyền pháp luật đối với cán bộ cơ sở. Hiện nay về chuyên môn tất
cả các cán bộ hộ tịch tại cơ sở đã có bằng trung cấp Luật. Tại đơn vị đều đã thực
hiện cơ chế một cửa từ đầu 2005, niêm yết công khai, đầy đủ, thủ tục thời gian,
lệ phí, lịch tiếp dân đảm bảo đúng quy trình với thời gian giải quyết việc từ các
khâu tiếp nhận, thụ lý và trả kết quả, tạo thuận lợi và tăng hiệu quả giải quyết
công việc hộ tịch của công dân. Song mặt bằng nơi tiếp công dân của bộ phận
"tiếp nhận và trả kết quả" của một số đơn vị như xã Lâm Động, huyện Thủy
Nguyên, xã Mỹ Đồng, huyện Thủy Nguyên còn chật hẹp, điều kiện cơ sở vật
chất còn hạn chế. Các đơn vị đã triển khai thực hiện tốt công tác đăng ký và
quản lý hộ tịch theo quy định của pháp luật. Kết quả cho thấy các quy định đó
đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi đăng ký các việc về hộ tịch
được đại đa số nhân dân đồng tình ủng hộ.

1. Công tác tuyên truyền pháp luật.
Với mục đích tạo thuận lợi cho người dân khi đến đăng ký hộ tịch tại xã,
phường, nhằm thực hiện các quy định mới, các các cơ sở trong địa bàn thành
phố Hải Phòng trong thời gian vừa qua đã tổ chức tuyên truyền nội dung của các
văn bản pháp luật liên quan như: Nghị định 158/2005/NĐ - CP với nhiều hình
thức. Tiêu biểu là xã Mỹ Đồng, xã Phục Lễ, phường Hàng kênh quận Lê Chân.
Ban Tư pháp xã Mỹ Đồng đã phối hợp với ban dân số, gia đình và trẻ em, trạm
y tế xã nắm và quản lý các đối tượng sinh đẻ nên trong thời gian vừa qua trẻ em


13

ra đời đã được đăng ký khai sinh đầy đủ, đồng thời tất cả các trường hợp đã
được khai sinh kịp thời.
2. Việc ghi chép và lưu trữ, quản lý sổ hộ tịch.
Nhận thức được ý nghĩa của việc ghi chép và lưu trữ các sổ hộ tịch trong
thời gian vừa qua cùng với công tác nghiệp vụ các cán bộ tư pháp cơ sở đã ý
thức được tầm quan trọng của việc lưu trữ giấy tờ này. Đồng thời khi đăng ký và
viết các thông tin của công dân vào các giấy tờ hộ tịch cũng được nâng cao và
cẩn trọng hơn. Bởi những giấy tờ hộ tịch này có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó
là tiền đề cho những giao dịch của công dân sau này như: Giấy khai sinh, giấy
chứng nhận đăng ký kết hôn... Các đơn vị cơ sở đều lập đầy đủ sổ đăng ký khai
sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử và sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận
tình trạng hôn nhân của năm 2005 và năm 2006.
Sổ hộ tịch của cơ sở trong địa bàn thành phố Hải Phòng đểu được bảo
quản, lưu trữ tốt, thực hiện đúng quy định mở, khoá sổ được ghi chép tương đối
rõ ràng. Việc sai sót không nhiều và đều được sửa theo đúng quy định của pháp
luật. Một số các cán bộ hộ tịch của các phường trong nội thành và các xã như
Vĩnh Phong của huyện Vĩnh Bảo, Thiên Hương của Thủy Nguyên khi viết các
thông tin vào giấy hộ tịch đã sử dụng sự tiện ích của máy vi tính, tránh sai sót và

bảo quản tốt cho sau này.
Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác lưu trữ và bảo quản sổ hộ tịch của
cấp cơ sở còn nhiều hạn chế như:
- Hiện các sổ, giấy hộ tịch của các cấp cơ sở hiện tại chỉ lưu giữ được từ
năm 1989 đến nay. Bởi quá trình chuyển phòng tư pháp xã phường tư nơi này
sang nơi khác, hay chuyển cán bộ từ khoá này sang khoá khác cũng là một
nguyên nhân.
- Chất lượng giấy tờ hộ tịch trước kia thường kém đa phần là để thấm
nước và mực dễ bị hoen, do đó công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.


14

- Hiện nay các Ban tư pháp thường không có kho lưu trữ riêng và thường
phải lưu trữ cùng với các phòng ban khác của uỷ ban, một số xã còn để lên nóc
tủ phòng làm việc của ban tư pháp xã.
- Nhìn chung các đơn vị đều lưu trữ hồ sơ đăng ký tương đối tốt đúng
quy định, đánh số và sắp xếp khoa học, tiện cho việc tra tìm đối chiếu. Tuy
nhiên các đơn vị vẫn mắc phải sai sót trong lưu trữ hồ sơ, giấy tờ lưu trữ trong
hồ sơ không đầy đủ nội dung hoặc sửa chữa không đúng quy định như hồ sơ
đăng ký khai sinh của xã Thuỷ Đường huyện Thủy Nguyên, hồ sơ đăng ký kết
hôn của xã Phục lễ huyện Thủy Nguyên. Duy chỉ có hồ sơ cấp giấy xác nhận
tình trạng hôn nhân là các đơn vị lưu trữ chưa đầy đủ một số xã hiện không có
hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân như: xã Trung Hà huyện Thủy
Nguyên. Bên cạnh đó vẫn còn hiện tượng sai lệch nội dung giữa hồ sơ và sổ
đăng ký khai sinh của xã Phục Lễ... Trong đó nhiều trường hợp có chữ ký của
đương sự không thống nhất giữa "tờ khai" và sổ đăng ký kết hôn.
- Một số hồ sơ đăng ký kết hôn không lưu giấy chứng tử hoặc bản án có
hiệu lực pháp luật đối với những trường hợp kết hôn lần thứ hai. Sai sót này hầu
như các đơn vị cơ sở đều mắc phải đặc biệt việc lưu hồ sơ khai tử của các đơn vị

gặp nhiều khó khăn do ý thức người dân đối với công tác này còn chưa cao. Do
đó đối với các trường hợp chết đột ngột, chết do tai nạn hầu như không có văn
bản xác định nguyên nhân chết của cơ quan có thẩm quyền.
- Hiện nay việc lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn nhưng cùng với cơ sở vật
chất vốn có, cùng kinh nghiệm của cán bộ hộ tịch cơ sở việc lưu trữ sổ hộ tịch
thể hiện cụ thể ở bảng số liệu sau:


15

Giao nhận

Cải chính

con nuôi

hộ tịch

74859

95

333

STT

Năm

Khai sinh

Khai tử

kết hôn

1

10 năm

241.418

58857

(1989 - 1998)
2

1998

22662

6415

8084

15

104

3

1999

20.104

7558

8454

25

141

4

2000

24.395

6579

10114

11

121

5

2001

27.450

6986

11059

24

136

6

2002

26.791

7538

14666

23

206


16

PHẦN THỨ TƯ: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

1. Về tồn tại của công tác hộ tịch tại cơ sở tại thành phố Hải Phòng.
1.1. Về đăng ký kết hôn.

Các xã, phường đều mắc phải sai sót về sự không thống nhất chữ ký của
các bên nam nữ giữa hồ sơ và sổ đăng ký, nhiều tờ khai đăng ký kết hôn chỉ khai
một bên như số 20; số 22 năm 2006 của xã Phục Lễ; số 68, số 81 và 82 năm
2006 của xã Thiên Hương huyện Thủy Nguyên. Trong lưu hồ sơ đăng ký kết
hôn, nhiều địa phương còn lưu giữ giấy xác nhận độc thân đã hết thời hạn theo
quy định như xã Thủy Đường (số 65; số 102 năm 2005) xã Lâm Động, xã Trung
Hà đều là huyện Thủy Nguyên, hồ sơ số 20 của sổ đăng ký kết hôn năm 2006
của UBND xã Phục Lễ huyện Thủy Nguyên lưu bản án ly hôn chưa đóng dấu
"Án có hiệu lực pháp luật". Đặc biệt là trường hợp đăng ký kết hôn số 16 năm
2006 của UBND xã Lâm Động huyện Thủy Nguyên có sai phạm về độ tuổi kết
hôn, bên nam chưa đủ tuổi kết hôn vào thời điểm UBND xã cho ký.
1.2. Về đăng ký khai sinh:
Tất cả các đơn vị cấp cơ sở đều có tình trạng lưu giấy chứng sinh được
sửa chữa không đúng quy định hoặc giấy chứng sinh ghi sai nơi thường trú của
người mẹ nhưng không được sửa chữa. Hồ sơ đăng ký khai sinh của một số đơn
vị chưa đúng quy định như xã Thủy Đường (số 213; 214 năm 2005) xã Mỹ
Đồng huyện Thủy Nguyên (số 01; số 25 năm 2005) không có tờ khai trong bộ
hồ sơ đăng ký giấy khai sinh quá hạn. Xã Tam Đa huyện Vĩnh Bảo có một số
trường hợp khai sinh thiếu chữ ký trong sổ đăng ký. Các xã Mỹ Đồng, xã Thiên
Hương còn nhầm lẫn về thủ tục giữa đăng ký khai sinh quá hạn và đăng ký khai
sinh lại.
1.3. Về đăng ký khai tử.
Nhìn chung tỉ lệ khai tử đạt kết quả thấp hơn so với đăng ký khai sinh và
đăng ký kết hôn, do ý thức của người dân đối với công tác này chưa cao mặc dù


17

công tác tuyên truyền, vận động nhân dân đăng ký khai tử được các địa phương
thực hiện tương đối tốt. Một lỗi là các đơn vị thường mắc phải đó là: một số

trường hợp chết ở nơi khác hoặc chết trong trường hợp có nghi vấn, hồ sơ khai
tử không lưu giữ giấy bảo tử hoặc không lưu văn bản xác nhận nguyên nhân
chết của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đánh giá và kiến nghị.
- Nhìn chung, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ sở của thành phố
Hải Phòng, luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của UBND các cấp xã phường
và sự hướng dẫn về chuyên môn của phòng Tư pháp các huyện, quận, nên công
tác hộ tịch trong nước được thực hiện và triển khai tốt. Sự phối hợp của các cơ
quan tại các xã, phường trong nội dung tuyên truyền pháp luật, nâng cao ý thức
tự giác của người dân đối với việc đăng ký hộ tịch tại địa phương.
- Về cơ bản cán bộ tư pháp hộ tịch ở các đơn vị cơ sở đều đảm bảo tiêu
chuẩn công chức, đã hoàn thành tốt nhiệm vụ đảm bảo việc đăng ký hộ tịch
được thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, tỉ lệ đăng ký hộ tịch đạt hiệu
quả cao, các trường hợp sai sót không nhiều, không mang tính phổ biến và
thường xuyên. Các trường hợp đã sai sót được nhắc nhở và không để tái diễn.
- Trong thời gian tới cần bồi dưỡng nghiệp vụ đúng với yêu cầu thực tiễn
của địa phương và trình độ, nhu cầu của cán bộ tư pháp hộ tịch. Khi tiến hành
kiểm tra thì các phòng huyện, quận cần đối chiếu giữa hồ sơ và sổ đăng ký hộ
tịch để kịp thời phát hiện trong việc đăng ký hộ tịch. Bên cạnh đó phòng tư pháp
cần đề nghị công an huyện khi tiến hành điều tra các trường hợp có nghi vấn cần
có các văn bản gửi về UBND cấp xã, phường nơi có đương sự bị chết đăng ký
thường trú.
- Cán bộ tư pháp - Hộ tịch cần chú ý hướng dẫn công dân ký thống nhất
một kiểu chữ ký trong hồ sơ và sổ đăng ký hội tịch, khai đầy đủ nội dung trong
tờ khai đăng ký kết hôn. Tham mưu với UBND xã phường không xác nhận vào
tờ khai đăng ký kết hôn không khai đủ cả hai bên nam - nữ.


18

-Tuy cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã đã đảm bảo hưởng chế độ đúng quy
định tại nghị định 09/1998/NĐ - CP Sở tư pháp đã tham mưu với UBND thành
phố chỉ đạo UBND cấp xã, tạo điều kiện cho cán bộ tư pháp - hộ tịch ổn định
công việc nhưng thực tế vẫn còn sự thay đổi hiện vẫn còn cán bộ tư pháp - hộ
tịch phải kiêm nhiệm thêm các công việc khác của chính quyền và đoàn thể do
đó không có đủ thời gian và điều kiện làm tốt công tác chuyên môn của mình.
- Hồ sơ ghi chú vào sổ việc thay đổi hộ tịch ở nước ngoài theo Điều 83;
84; 85 của Nghị định 83/1998/NĐ - CP phải chờ văn bản của Bộ Tư pháp nên
nhiều trường hợp không đảm bảo về mặt thời gian.
- Trong thời gian tới cần:
+) Cần có chế định bổ nhiệm chức danh hộ tịch viên cho cán bộ tư pháp hộ tịch để đảm bảo ổn định cán bộ, yên tâm công tác.
+) Việc ghi chú và thay đổi hộ tịch của công dân Việt Nam ở nước ngoài
nên giao cho địa phương giải quyết và báo cáo cho Bộ Tư pháp quản lý.
+) Trường hợp có yêu cầu xin cấp lại giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
để dùng ở nước ngoài nộp lại giấy chứng nhận cấp lần đầu đã hết thời hạn sử
dụng hoặc nộp lại để xin cấp lại giấy xác nhận có thay đổi về mục đích sử dụng
thì UBND cấp xã cấp giấy xác nhận khác cho đương sự theo trình tự, thủ tục
như cấp lần đầu. Trường hợp công dân chỉ xin xác nhận tình trạng hôn nhân
không dùng vào việc kết hôn khi cấp lại không yêu cầu nộp lại giấy cấp lần
trước.
+ Trường hợp người có yêu cầu xin cấp lại giấy xác nhận tình trạng hôn
nhân để dùng ở nước ngoài mà không nộp lại được giấy xác nhận tình trạng hôn
nhân trước (đã cấp lần đầu) thì UBND xã yêu cầu đương sự có bản kết, trình bày
lý do không nộp lại được giấy đã cấp, trường hợp uỷ quyền thì người được uỷ
quyền phải làm bản cam kết này, sau đó nơi tiến hành cấp lại giấy xác nhận cho
đương sự, trong giấy xác nhận ghi rõ (cấp lần 2).


19

+ Để đảm bảo thực hiện tốt việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
theo đúng quy định các uỷ ban nhân dân xã, phường cần thực hiện nghiêm túc
việc mở, sổ theo dõi các giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong sổ cần ghi rõ
về căn cước của người được cấp, mục đích sử dụng, trường hợp để làm thủ tục
kết hôn cần ghi rõ kết hôn ở nước nào. Đối với trường hợp công dân cư trú tại
nước ngoài thì giấy xác nhận chỉ ghi tình trạng hôn nhân của đương sự tại thời
điểm trước khi xuất cảnh ra nước ngoài (không xác nhận tình trạng hôn nhân
hiện tại của đương sự).
+) Một chú ý cần khắc phục trong lĩnh vực hộ tịch ở cấp cơ sở đó là hiện
nay tình trạng một cán bộ chức danh được gọi là cán bộ tư pháp là "Tư pháp Hộ tịch" nhưng thực tế mảng hộ tịch của cấp cơ sở là rất lớn, trình độ chuyên
môn của cán bộ có cơ sở chủ yếu là trung cấp luật, do vậy còn nhiều hạn chế
trong công tác. Trong thời gian tới cần có tiêu chuẩn tối thiểu để bổ nhiệm chức
danh này.
+) Thực tế cho thấy một hình thức tuyên truyền pháp luật hiện nay của
các cấp cơ sở là tuyên truyền trên loa truyền thanh. Nhưng hiệu quả hình thức
này còn chưa cao. Hình thức tuyên truyền chưa phong phú, việc tuyên truyền
chưa kịp thời và thường xuyên, chưa phối hợp được giữa các ban ngành và các
thôn trong việc vận động nhân dân thực hiện đăng ký đúng hạn.


20

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật Hôn nhân gia đình 2000.
2. Báo cáo thống kê tình hình đăng ký hộ tịch trong nước năm 2000;
2001; 2002; 2003; 2004; 2005; 2006.
3. Báo cáo kết quả kiểm tra công tác hộ tịch tại huyện Thủy Nguyên.
4.Báo cáo kết quả kiểm tra công tác hộ tịch tại huyện Vĩnh Bảo
5. Báo cáo kết quả kiểm tra công tác hộ tịch tại quận Ngô Quyền.

6. Báo cáo kết quả kiểm tra công tác hộ tịch tại quận Hồng Bàng
7. Báo cáo kết quả kiểm tra công tác hộ tịch tại quận Lê Chân
8. Nghị định 158/2005/NĐ - CP ngày 27 - 12 - 2005 của Chính phủ về
quản lý và đăng ký hộ tịch.
9. Trao đổi với đồng chí Nhâm Ngọc Hiển - Phó trưởng phòng hộ tịch
quốc tịch Sở Tư pháp TP. Hải Phòng.
10.Trao đổi với đồng chí Phùng Công Vĩnh - Phó trưởng phòng hộ tịch
quốc tịch Sở Tư pháp TP. Hải Phòng.


21

MỤC LỤC

Phần thứ nhất: Giới thiệu về chuyên đề............................................................1
Phần thứ hai: Quá trình thu thập thông tin tại nơi thực tập...............................2
I. Tình hình chung về công tác hộ tịch tại cấp xã, phường, của thành phố Hải
Phòng.................................................................................................................2
II. Kết quả của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch xã phường trên địa bàn thành
phố Hải Phòng...................................................................................................2
1. Cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực
đăng ký và quản lý hộ tịch.................................................................................2
2. Kết quả của công tác hộ tịch tại cấp tại thành phố Hải Phòng......................7
Phần thứ ba: Xử lý kết quả thông tin đã thu thập được...................................12
1. Công tác tuyên truyền pháp luật..................................................................12
2. Việc ghi chép và lưu trữ, quản lý hộ tịch....................................................13
Phần thứ tư: nhận xét và kiến nghị..................................................................16
1. Về tồn tại của công tác hộ tịch tại cơ sở tại thành phố Hải Phòng..............16
2. Đánh giá và kiến nghị..................................................................................17
Tài liệu tham khảo...........................................................................................20