Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh

LỜI NÓI ĐẦU
Những năm gần đây các cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn
ra một cách sôi động chưa từng thấy trên toàn thế giới ,nó đã thúc đẩy loài
người nhanh chóng bước sang một kỷ nguyên mới .Đó là một kỷ nguyên cuả
nền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ nhân tạo .Mở đầu cho cuộc
cách mạng khoa học và công nghệ thông tin hiện nay đã và đang xâm nhập
vào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người nó mang lại nhiều lợi ích
cao cũng như những lợi nhuận khổng lồ và cùng với nó là sự giải quyết về
công việc ngày càng nhanh chóng , mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong đó , quản lý là một lĩnh vực không thể thiếu trong hầu hết các hoạt
động kinh tế xã hội .Vì nó đóng một vai trò to lớn , mang lại hiệu quả kinh tế
cao, giảm thiểu chi phí về thời gian , nhân lực .Chính vì vậy , khoa học công
nghệ là môt trong những giải pháp không thể bỏ qua để đạt được những nhu
cầu đó .Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi
với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm
phần mềm ứng dụng ra đời có ý nghĩa rất quan trọng và có tính chất quyết
định trong công tác quản lý.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành
một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không
thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế,
thông tin. Việc tin học hoá trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp
đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết.
Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy
khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan
trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí
nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
1
Xuất phát từ thực tiễn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các
bài toán quản lý, đồng thời dựa trên những kiến thức đã thu được ở trường, sự
giúp đỡ của Công ty giải pháp phần mềm VNLink cùng với sự hưỡng dẫn

nhiệt tình của thầy giáo Đặng minh Ất trong suốt thời gian thực tập, em đã
chọn chuyên đề “Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc Kim
Anh ” cơ sở thực tập của em Công ty giải pháp phần mềm VNLink. Trong
đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở
dữ liệu Microsoft Access 2003.
Nội dung của Chuyên đề thực tập bao gồm gồm:
• Chương 1. Khảo sát cửa hàng bán thuốc Tây
• Chương 2. Phân tích Thiết kế hệ thống
• Chương 3. Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu
• Chương 4. Các công cụ sử dụng và thiết kế giao diện
Cho dù có cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn nên
chương trình chắc chắn còn nhiều thiếu xót. Em rất mong nhận được sự góp ý
chân thành của thầy, cô giáo và các bạn để chương trình ngày càng hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giao PGS.TS Đặng minh Ất và đơn vị
nơi em thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ để chương trình của em đạt kết quả tốt
hơn cũng như giúp em có được những kinh nghiệm quý báu trong công việc.
Hà Nội, tháng 3 năm 2008
Sinh viên thực hiện:

Đặng Đình Quang
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
2
CHƯƠNG 1 .KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
1.1.Khảo sát sơ bộ cửa hàng thuốc Kim Anh
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng thuốc Kim Anh
Cửa hàng thuốc Kim Anh là cửa hàng bán thuốc tư nhân , chuyên bán
buôn , bán lẻ các loại thuốc Tây , là một cửa hàng bán thuốc uy tín hàng đầu
được thành lập vào năm 1994 cho tới nay đã hoạt động được 15 năm .Hiện
nay nay theo thông kê của các nhà cung cấp thuốc thì cửa hàng thuốc Kim

Anh là một trong những cửa hàng bán thuốc hàng đầu ở Thành phố Hà Nội
.Hiện nay cửa hàng có hai địa điểm bán thuốc .Cơ sở bán thuốc chính của
cửa hàng nằm tại số nhà 29 phường thanh lương quận Hai Bà Trưng , Thành
phố Hà nội ,cơ sở thứ hai mới mở nằm ở 6 ngach 6 phường Quỳnh Mai –Hai
Bà Trưng-Thành phố Hà Nội .
1.1.2.Hướng phát triển của cửa hàng
Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh , đáp ứng số luợng khách
hàng đến mua thuốc ngày càng đông , cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ
thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc ,nhằm tin học hoá quá trình quản
lý kinh doanh của cửa hàng
1.2.Quá trình hoạt động của cửa hàng thuốc Kim Anh(khảo sát chi tiết)
1.2.1.Hoạt động bán hàng
- Hiện nay bộ phận bán hàng của một cửa hàng gồm có 8 người chia
làm hai ca , mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h và kết
thúc vào lúc 11h
- Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc :
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
3
+ Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khi
năm bắt được tình hình bênh lý của khách hàng với sử hiểu biết của mình
nhân viên bán thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùng
loại thuốc gì (công dụng , thành phần ,nước sản xuất , giá thành ) nếu khách
hàng đồng ý thí nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và hưỡng dẫn
cách sử dụng thuốc cho khách hàng .
+ Nếu khách khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽ
kiểm tra trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bán
thuốc sé viết hoá đơn bán hàng chuyển cho khách hàng ,còn các loại thuốc
mà không đáp ứng được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến mua
thuốc trong thời gian sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đến
mua ở những cửa hàng có uy tín khác .

Các thông tin trên hoá đơn bán hàng bao gồm :số hoá đơn , tên khách ,
địa chỉ khách,ngay lập, tổng số tiền , số tiền đã thanh toán , còn nợ , hạn trả
nợ .các thông tin chi tiết về thuốc bán bao gồm :Tên thuốc, đơn vị tính,số
luợng , đơn giá ,thành tiền khi thanh toán cửa hàng sẽ lập một phiếu thu
tương ứng với hoá đơn mua thuốc trên phiếu thu có ghi rõ :số phiếu thu , số
hoá đơn , ngày lập , người lập , số tiền , ghi chú . Một bản sao của Hoá đơn
bán hàng (phiếu xuất ) sẽ được lưu lại để tiện cho quá trình quản lý ,còn một
bản giao cho khách hàng để tiện cho việc bảo hành trả nợ nếu có của khách
hàng sau này cửa hàng quản lý khách hàng bằng cách cập nhật thông tin về
khách hàng .Các thông tin về khách hàng bao gồm :mã khách , họ tên khách ,
địa chỉ , số điện thoại , email
Sau khi kết thúc ca làm việc thì nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp số tiền
bán hàng và bàn giao cho người quản lý .
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
4
1.2.1.Quá trình nhập hàng .
- Đối với nhân viên bán hàng trong quá trình bán thuốc nhân viên bán
hàng có trách nhiệm ghi lại những mặt hàng thuốc đã bán hết , hoặc sắp hết
trong kệ , kho thuốc sau đó sẽ báo cho nhân viên quản lý cửa hàng
- Nhân viên quản lý cửa hàng thuốc có trách nhiệm kiểm tra số lượng
thuốc tồn trong tủ thuốc ,nếu mặt hàng thuốc nào hết hoặc sắp hết nhân viên
quản lý sẽ gọi điện cho nhà cung cấp kèm theo đó là Tên thuốc và số luợng
thuốc đặt .
- Nhà cung cấp sẽ mang thuốc đến kèm theo bảng báo gía.Trước khi
nhập thuốc nhân viên quản lý kiểm tra chất lượng thuốc và thời gian sử
dụng của thuốc .Nếu chất lượng đảm bảo thì nhân viên quản lý sẽ lập môt
phiếu nhập, trên phiếu nhập có ghi : Số phiếu nhập , tên nhà cung cấp, người
lập phiếu , ngày lập phiếu ,số tiền đã thanh toán , số tiền còn nợ.
-Cửa hàng quản lý nhà cung cấp bằng cách cập nhật thông tin nhà cung
cấp sau khi nhập hàng .Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm :Mã nhà cung

cấp,tên nhà cung cấp, địa chỉ , điện thoại , email, fax.
Cửa hàng quản lý Thuốc bằng cách cập nhật thông tin về các loại
thuốc .Các thông tin này bao gồm:Mã thuốc,tên thuốc , đơn vị tính , công
dụng , hạn sử dụng, nước sản xuất , đơn giá nhập , đơn giá bán .Quản lý nhóm
thuốc bao gồm :mã nhóm tên nhóm.
- Hàng tháng cửa hàng sẽ kiểm tra kho hàng những mặt hàng tồn trong tủ
thuốc bán chậm và sắp hết hạn sử dụng , để từ đó trả lại hoặc trao đổi với
nhà cung cấp .
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
5
1.2.3.Quản lý công nợ
Hiện nay cửa hàng chỉ cho khách hàng nợ là những phòng khám , khach
hàng quen và công ty
- Đối với khách hàng :khi khách hàng đến thanh toán tiền còn nợ của
cửa hàng thì nhân viên quản lý lập một phiếu thu tương ứng với hoá đơn mà
khách hàng thiếu nợ
Cuối mỗi tháng cửa hàng tiến hành kiểm tra khách nợ đến hạn và lập
một phiếu nhắc nhở trả nợ gửi khách hàng .
- Đối với nhà cung cấp :Khi thanh toán tiền nợ hàng cho nhà cung cấp ,
thì nhân viên quản lý sẽ lập một phiếu chi và chuyển tiền cho nhà cung cấp
.trên phiếu chi co ghi các thông tin :Số phiếu chi , số phiếu nhập , ngày lập
phiếu, ngày lập, số tiền ghi chú .
1.2.4.Thống kê
Hàng ngày , hàng tháng thì cửa hàng cũng thống kê một cách tổng quát
nhất doanh thu về số tiền bán được , Doanh số nhân viên , số tiền chi,số tiền
khách nơ ,số tiền nợ nhà cung cấp.
1.3. Đánh giá hiện trạng của cửa hàng thuốc Kim Anh
Qua việc khảo sát tại cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ra được
những ưu điểm và nhược điểm như sau:
1.3.1.Ưu điểm

Hệ thống quản lý bán hàng cửa hàng thuốc Kim Anh đã tuy là một cửa
hàng với số lượng nhân viên ít chủng loại thuốc thì phong phú , đa dạng
nhưng đã có được sự tổ chức chặt chẽ ,có khoa học .Khối lượng công việc
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
6
được hoạch đình một cách rõ ràng và việc quản lý nhanh chóng .Định hướng
phát triển cao, đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Đội ngũ nhân viên làm việc lâu năm , giàu kinh nghiệm bán hàng
1.3.2.Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên , hệ thống quản lý cửa hàng thuốc
Kim Anh còn vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau:
- Công tác quản lý vẫn đang còn thủ công, thô sơ , phân tán , trên giấy tờ
là chủ yếu.
- Khó khăn cho nhân viên bán hàng trong việc thống kê , lưu trữ , tra
cứu , tìm kiếm và sửa đổi dữ liệu , mỗi khi cần thiết
- Khả năng cập nhật thông tin chậm chễ
- Tốn rất nhiều thời gian và nhân lực
- Dễ gây ra thiếu sót , không chính xác trong quá trình thực hiện công
việc .
- Không có khẳ năng lưu trữ thông tin trong một thời gian dài
- Khó kiểm soát thông tin về khách hàng , nhà cung cấp và thông tin về
hàng hoá của cửa hàng
- Khó nắm bắt được tình hình bán hàng của cửa hàng để kịp thời đưa ra
những giải pháp , phương hướng phát triển mới để không ngừng nâng cao
hiệu quả kinh doanh
- Hiện nay cửa hàng vẫn đáng dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm,
thường là người nhà, nêu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm
nhân viên khác vào thì sẽ ngay khó khăn cho việc quản lý
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
7

1.4 Sự cấp thiết xây dựng bài toán quản lý:
Trong những năm gần đây, do nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng cao,
với sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và tốc độ phát
triển ngày càng nhanh về kinh tế, xã hội, văn hóa, làm cho cách thức quản lý
bán hàng cũng có nhiều thay đổi theo, đòi hỏi cao hơn trong công tác quản lý
kinh doanh và trong nghiệp vụ bán hàng. Do vậy, để phù hợp với hoàn cảnh
mới, việc hiện đại hóa cùng với tin học hóa trong công tác quản lý bán hàng là
điều rất quan trọng và cần thiết.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin việc tổ chức và lưu trữ một khối
lượng thông tin là vấn đề rất khó khăn vì phải giải quyết được việc cập nhật
thông tin một cách nhanh và chính xác, truy xuất dữ liệu nhanh. Do đó chúng
ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một cơ sở dữ liệu, đáp ứng nhiều người
sử dụng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác, đảm bảo dữ liệu quản lý tập
trung và tăng hiệu quả khai thác.
Việc tin học hóa vào hoạt động quản lý kinh doanh bán hàng sẽ đảm bảo
cho hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin với một khối lượng lớn một cách
khoa học, giúp cho nhân viên quản lý được tốt hơn, truy cập, tìm kiếm, tra
cứu thông tin, quản lý khách hàng và thống kê dữ liệu nhanh chóng, chính
xác, giúp cho chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của
cưa hàng nhanh chóng đưa ra các định hướng lập kế hoạch kinh doanh để
mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Sớm hội nhập với thị trường trong
nước và thế giới.
Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gian,
nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậy
không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo. Vì vậy cần phải có một hệ
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
8
thống quản lý bằng máy tính là rất cần thiết để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu
nói trên.
Yêu cầu cho một hệ thống mới ứng dụng tin học trong công tác quản lý

bán hàng ở cửa hàng bán thuốc là :
- Tự động hóa các thao tác, các phép tính mà từ trước đến nay phải làm
bằng tay.
- Thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác.
- Có khả năng kiểm soát, tổng hợp đầy đủ chính xác, kịp thời phản ánh
các thông tin về khách hàng, thông tin về nhà cung cấp thông tin về mặt hàng
hiện có của cửa hàng
- Đưa ra nhanh chóng danh sách thông tin khách hàng, danh sách nhà
cung cấp, danh sách chủng loại thuốc, danh sách nhân viên nhập hàng và bán
hàng khi cần tìm kiếm theo yêu cầu.
- Có khả năng lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài.
- Có khả năng bổ sung thêm, xóa bỏ, sửa chữa kịp thời thông tin về một
khách hàng, một nhà cung cấp, một nhân viên, một mặt hàng
- Giải quyết vấn đê nhập thuốc vào kho (tránh nhầm lẫn).
- Giải quyết tài chính và nguồn hàng với các nhà cung cấp.
- Giải quyết số thuốc quá hạn hoặc không đủ chất lượng.
- Giải quyết việc bán hàng.
- Giúp người bán hàng không bị nhầm lẫn trong việc chuẩn đoán một số
bệnh thông thường với đơn thuốc có sẵn.
- Giúp giải quyết việc lập báo cáo tài chính theo ngày, tháng, quý, năm.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
9
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1.Phân tích về chức năng
2.1.1. Phuơng pháp phân tích
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân
định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa
chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ
bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành

phần hệ thống.
Từ kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic
chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic
chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cách
hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý.
Đường lối thực hiện:
• Phân tích trên xuống (top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết,
thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở
cách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).
• Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
• Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic.
Phân tích thiết kế hệ thống là sự nhận thức và mô tả một hệ thống, bởi
vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hóa và là
công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống.
Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức
chủ quan.
Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định các
yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu
này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua
phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
10
2.1.2.Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC)
Biểu đồ phân rã chức năng BPC (Tiếng Anh là Business Functional
Diagram-BFD) là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng
từ mức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và
cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng xác định một cách
rõ ràng, dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Sau khi tìm hiểu và phân tích “Hệ thống quản lý cửa hàng Thuốc Kim
Anh “ em đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
11
Trong sơ đồ này ta thấy chức năng “Quản lý cửa hàng Thuốc Kim
Anh ” được phân thành năm cấp nhỏ hơn .Đó là chức năng “Cập nhật thông
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
12
tin ” , chức năng “Quản lý kho hàng”, chức năng “Quản lý bán Thuốc ”, chức
năng “Quản lý thu chi ”, chức năng “quản lý báo cáo”.Đến lượt mình , một
trong năm chức năng trên lại được phân cấp thành các chức năng chi tiết hơn .
Cụ thể , chức năng “Cập nhật thông tin ” được phân chia thành 5 chức
năng đó là “Thông tin Thuốc”, “Thông tin Nhà cung cấp”,”Thông tin Khách
hàng ”,”Thông tin Nhóm thuốc ,”Thông tin Nước sản xuất “.Chức năng
Quản lý kho hàng được phân thành 4 chức năng con là :Kiểm tra kho
Thuốc ,”lập Phiếu nhập thuốc ” “Danh sách thuốc hết hạn ”,”Tìm kiếm
”“Quản lý thuốc quá hạn sử dụng” .Chức năng bán hàng được phân thành 4
chức năng con đó là :”quản lý Khách hàng ” , “quản lý bán thuốc ”, “tư vấn
khách hàng”,Tìm kiếm .Chức năng “Quản lý thu chi ” được phân thành 4
chức năng con “Lập phiếu thu”, “Danh sách khách nợ ”,”Lập phiếu chi
”,”xem công nợ ” .Chức năng “Báo cáo” được phân thành 4 chức năng
con :”Báo cáo doanh thu”, “Báo cáo nhập xuất”,”Báo cáo doanh số bán hàng
nhân viên báo cáo hàng tồn ”
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
13
2.1.3.Mô tả các chức năng
STT Tên chức năng Ý nghĩa
1.1
Cập nhật thông tin
về Thuốc
Cập nhật thông tin về danh mục thuốc có trong cửa
hàng : thêm mới , sửa, xoá thông tin nhà Thuốc khi

cần thiết
1.2
Cập nhật thông tin
Nhà cung cấp
Cập nhật thông tin Nhà cung cấp như : thêm mới nhà
cung cấp , sửa, xoá thông tin Nhà cung cấp hàng khi
cần thiết
1.3
Cập nhật thông tin
Khách Hàng
Cập nhật thông tin khách hàng như: thêm mới khách
hàng, sửa, xoá thông tin khách hàng khi cần thiết
1.4
Cập nhật nhóm
hàng
Cập nhật thông tin về nhóm Thuốc như: thêm mới,
sửa, xoá thông tin nhóm Thuốc
1.5
Cập nhật Nuớc sản
xuất
Cập nhật thông tin về Nước sản xuất Thuốc
như:Thêm mới , sửa , xoá thông tin nước sản xuất
1.6 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng
2.1
Kiểm tra kho
Thuốc
Nhân viên sẽ kiểm tra danh mục Thuốc tồn hiện có
trong kho trước khi mua, bán hay huỷ hàng.
2.2
Lập phiếu nhập

Thuốc
Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp thì nhân viên sẽ
lập một phiếu nhập hàng.
2.3
Danh sách thuốc
hết hạn
Chương trình sẽ tự động cập nhật danh sách thuốc hết
hạn .Từ danh sách này người sử dụng lập một phiếu
huỷ
2.4 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng
3.1
Kiểm tra kho
Thuốc
Khi khách hàng co nhu cầu mua thuốc thì nhân viên sẽ
vào kiểm tra kho thuốc của cửa hàng nếu còn đủ
cung cấp thì sẽ lập hoá đơn bán
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
14
3.2 Lập hoá đơn ban
Nhận viên sẽ lập hoá đơn bán để bán thuốc và thanh
toán tiên với khách hàng
3.3 Tư vấn khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu được tư vấn thì ta sẽ vào
chức năng này
3.4 Tìm kiếm Tìm kiếm thông tin về hoá đơn bán hàng
4.1 Lập phiếu thu
Nhân viên sẽ lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán
tiền hàng hoặc muốn trả nợ.
4.2
Xem danh sách

khách hàng còn nợ
Hàng tháng nhân viên kiểm tra danh sách khách hàng
còn nợ.nếu khách hàng nợ quá hạn thì nhân viên sé
lập một phiếu nhắc trả nợ gửi cho khách hàng
4.3 Lập phiếu chi
Nhân viên sẽ lập phiếu chi khi thanh toán tiền hàng
cho nhà cung cấp hoặc khi trả nợ cho nhà cung cấp.
4.4 Xem công nợ Hàng tháng Cửa hàng sẽ xem công nợ.
4.5 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng
5.1 Báo cáo doanh thu
Báo cáo doanh thu theo doanh thu theo ngày , tháng,
năm
5.2 Báo cáo nhập xuất
Báo cáo về tình hình bán hàng và nhập hàng của cửa
hàng
5.3
Báo cáo doanh số
bán hàng của nhân
viên
Báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên trong
tháng .
5.4
Báo cáo hàng tồn
kho
Thống kê lượng hàng tồn trong kho
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
15
2.2.Biểu đồ luồng dữ liễu- BLD (Data Flow Diagram=DFD)
BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình XLTT với
các yêu cầu sau:

+ Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà
bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”.
+ Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý
cần mô tả.
+ Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua
đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD hay DFD) là một công cụ dùng để trợ giúp
cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá
trình phân tích thông tin.
+ Phân tích BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
+ Thiết kế BLD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho
phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới.
+ Biểu đồ BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ
thống và người dùng.
+ Tài liệu BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách
đầy đủ, súc tích và ngắn gọn. BLD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn
tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
- Quá trình (chức năng –Processes) được ký hiệu bởi vòng tròn tượng
trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
16
thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ
sung hoặc tạo ra thông tin mới.
- Luồng dữ liệu (Flow) được ký hiệu bằng đường kẻ có mũi tên. Mũi tên
chỉ hướng ra của luồng thông tin. Luồng dữ liệu liên kết các Processes với
nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông
tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.
- Kho dữ liệu (Data Store) được ký hiệu bởi 2 đường thẳng song song,
biểu diễn hay chứa đựng thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một

khoảng thời gian dài để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào.
Một khi công việc xây dựng HTTT kết thúc thì những thông tin này được tồn
tại dưới dạng các File hay CSDL.
- Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên
ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc
với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và
là phần sống còn của hệ thống.
- Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bên trong hệ
thống.
DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dể hiểu về các chức năng và các
dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD
lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử
dụng để bổ khuyết cho DFD là: Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và Đặc tả
chức năng (Process specification)
Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý Cửa hàng thuốc Kim Anh em xây
dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống với các thành phần của biểu đồ như
sau:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
17
- Các chức năng: Cập nhật thông tin , Quản lý kho hàng , Quản lý bán
Thuốc Quản lý Thu chi , Quản lý báo cáo cùng các chức năng con đã trình
bầy ở trên.
- Các luồng dữ liệu: thông tin mua thuốc, thông tin Nhập thuốc, Thanh
toán....
- Các kho dữ liệu:Thuốc nhập ,hoá đơn bán ,Khách hàng , Nhà cung cấp,
......
- Các tác nhân trong và các tác nhân ngoài: Tùy theo từng chức năng
quản lý cụ thể mà biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức có sử dụng thêm các tác
nhân trong và ngoài cho phù hợp.
2.2.1.BLD mức ngữ cảnh (mức 0)

Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như một
chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác
nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ
thống được xác định.
Từ định nghĩa trên, ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh như sau:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
18
2.2. BLD mức đỉnh (mức 1)
Gồm nhiều chức năng được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức
năng phân rã tương ứng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng BPC (hoặc
BFD). Các nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn.
- Các tác nhân ngoài bảo toàn.
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu.
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
19
2.2.3.BLD mức dưới đỉnh (mức 2)
Phân rã từ BLD mức đỉnh, các chức năng được định nghĩa riêng từng
biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản.
Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
20
+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới
thấp hơn.
+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn), ở mức dưới thì
phân rã, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và
thêm vào kho dữ liệu.
+ Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.
+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới

không thêm gì cả.
Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý:
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
21
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
22
2.2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
23
2.2.3.3.Sơ đồ chức năng quản lý Bán Thuốc
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
24
2.2.3.4.Sơ đồ chức năng quản lý Thu chi
Chuyên đề thực tập Đề tài: Xây dựng đề tài quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh
25