Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công ty cp khách sạn du lịch ngôi sao

BI TP LN MễN HC
PHN TCH THIT K H THNG
QUN Lí CễNG TY C PHN KHCH SN DU LCH NGễI SAO
(S 1 ng Thiờn Lụi ,Ngụ Quyn, Hi Phũng)
Giáo viên hớng dẫn: Vũ Anh Hùng
Sinh viên: Nguyễn Đức Luân.
Phm Vn Ho.
Hong c Vit
Lờ Phng Thu
Nguyờn Th Võn
Lớp: ct702.
CHNG 1: Mễ T BI TON V GII PHP
Chng ny gii thiu ụi nột v cụng ty CP KS DL TM NGI SAO ,tỡnh hỡnh hot ng din
ra hng ngy ti khỏch sn v t ú xut phng thc qun lý mi t ng trờn mỏy
tớnh
I-GII THIU KHI QUT:
Cụng ty CP KS DL TM NGễI SAO c thnh lp trờn c s c phn húa khỏch sn Ngụi sao Hi
Phũng trc thuc cụng ty du lich Hi Phũng .Theo quyt nh s 228/200 QDTCL ngy 19/6/2003 ca
tng cc trng CTDLVN. Vi v trớ nm phớa nam thnh ph Hi Phũng s 460 Lch Tray, trong mt
khuụn viờn yờn tnh, rng 23.000m
2
,thoỏng mỏt,sch s, ó tự lõu khỏch sn Ngụi Sao Hi Phũng l ni n
ngh lý tng cho mi du khỏch trong nc v quc t
Cỏc lnh vc kinh doanh ch yu ca khỏch sn hin nay l :Kinh doanh lu trỳ, n ung, git l, b
bi, sõn tennis, fax, dch v in thoi, xe ụtụ cỏc loi, l hnh, kinh doanh m ngh. Tuy nhiờn mt s
dch v trong khỏch sn cha c trin khai y cho nờn trong tng lai v bt u ngay bõy gi
khỏch sn phi tp trung vo khai thỏc, phỏt huy cỏc th mnh ca mỡnh v to ra nhng i mi thc s
về chất lượng và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách, giành được uy tín trên thị trường và thành
công trong tương lai.
*Tai Khách sạn Ngôi Sao có
-60 phòng ngủ với trang thiết bị tiện nghi hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế

- 2 biệt thự cao cấp khép kín phù hợp với các đối tượng khách nghỉ dài hạn.
- Khu lễ tân: Quầy lễ được thiết kế ở tầng một và gần cửa ra vào thuận tiện chko khách vào làm
thủ tục, khu sảnh đặt có đặt các bộ salon cho khách nghỉ ngơi và ngồi dợi.
*Khu vực nhà hàng; -Nhà hàng hương cảng; Phục vụ các món ăn Âu-Á và đặc sản Việt Nam . Có
thể phục vụ cùng một lúc 500 khách với mọi đối tượng.
- Nhà hàng Nauy: Là nhà hàng mang phong cách hiện đại ,sang trọng đáp ứng số
lượng trên 1000 khách . Có bãi đỗ xe thuận tiện
- phục vụ hội nghị hội thảo quốc tế , tiệc cưới , sinh nhật tiệc dã ngoại….
Trung tâm thị trường -Lữ hành ; Nhận làm các tour du lịch trong nước và quốc tế, làm thủ tục
hộ chiếu vi za , đặt vé máy bay..
*Các dịch vụ khác : Sân quần vợt- Bể bơi ngoài trời –Bãi đỗ xe -Giặt là cao cấp ….
Địa chỉ : số 1 Đường Thiên Lôi – Ngô Quyền - Hải Phòng.
Nhân viên trong công ty ; 63 người.
Trong ®ã:
1 Giám Đốc:
3 Phó giam đốc:
1Kế toán trưởng: .
Tổ trưởng lễ tân .
.................
II_CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG
Trong khách sạn bao gồm các bộ phận:Ban giám đốc,bộ phận kế toán,bộ phận kinh
doanh,lễ tân, quầy bar, buồng bàn,nhà bếp được mô tả như sau:
HĐ QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC
KiÓm so¸t 1
KiÓm so¸t 2
KiÓm so¸t 3
PGĐ TÀI
CHÍNH
PGĐ KẾ

HOẠCH
PGĐ THỊ
TRƯỜNG
TỔ
BUỒNG
TỔ LỄ
TÂN
TỔ SỬA
CHỮA
TỔ BẢO
VỆ
TỔ LỮ
HÀNH
TỔ KẾ
TOÁN
TỔ
DỊCH
VỤ
TỔ NHÀ
HÀNG
Trong đó:
Hội đồng quản trị : Là tập thể lãnh đạo, trực tiếp điều hành khách sạn, có quyền quyết định về
những vấn đề chiến lược kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh của khách sạn, có
thể quyết định hoặc phân cấp cho các cấp ban dưới.
Ban giám đốc : Cũng là tập thể lãnh đạo trực tiếp điều hành khách sạn, trong đó giám đốc là người có thẩm
quyền cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước khách sạn về kết quả kinh doanh của khách sạn và trước
pháp luật. Ban giám đốc có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và đôn đốc các bộ phận trong khách sạn.
Giám đốc : Là người chỉ đạo, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh cuả khách sạn , thay mặt khách
sạn tiến hành các giao dịch, giải quyết các công việc với cơ quan hữu quan như UBND Thành Phố ,Sở tài
chính.Bên cạnh đó giám đốc còn trực tiếp lãnh đạo các phó giám đốc điều hành các bộ phận khác.

Phó giám đốc tài chính: Là người giúp đỡ giám đốc và trực tiếp quản lý bộ phận kế toán, bộ phận lễ
tân , tổ buồng , nhà hàng và tổ dịch vụ.
Phó giám đốc kế hoạch: Là người trực tiếp phụ trách tổ sửa chữa, tổ bảo vệ.
Phó giám đốc thị trường : Là người trực tiếp phụ trách phòng lữ hành.
Phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới từng tổ, hạch toán tổng hợp toàn khách sạn, có kế
hoạch động viên mọi nguồn vốn để đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. thanh
toán, kiểm tra, giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận và toàn khách sạn theo đúng quy định pháp
lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong khách sạn. ghi chép và phân tích các
nghiệp vụ phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản
theo định kỳ và đột xuất.Tính toán lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹ lương
theo kế hoạch của khách sạn.
Tổ lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách,bố trí cho khách ở tại khách
sạn .Nếu khách có yêu cầu vê các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ
khách.Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng với khách, tiễn khách, cùng với bộ phận phòng giám
sát, kiểm tra trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và khách đi. Có kế hoạch
nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ của các hãng du lịch và khách khác tới khách sạn trong từng thời gian để
có biện pháp sắp xếp, bố trí theo yêu cầu của khách .Mở sổ sách theo dõi khách đến ăn nghỉ tại khách sạn
hàng ngày, đăng ký nghỉ với các cơ quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng quy định.
Tổ buồng : Thực hiện chức năng dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu như chuẩn bị
buồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị trong phòng thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách. Cung
cấp các dịch vụ khách yêu cầu như giặt là , ăn tại phòng, uống tại phòng thông qua việc phối hợp với các
bộ phận khác.
Nhà hàng : Phục vụ các nhu cầu ăn uống, giải khát và tiến hành thu tiền của khách. Phục vụ mở tiệc
đứng, tiệc cưới và các hội nghị có nhu cầu ăn uống, mở sổ sách, chứng từ theo dõi tình hình ăn uống tại
nhà hàng.Tiếp thị để đưa khách về ăn uống tại khách sạn.
Tổ dịch vụ : Phục vụ đồ giải khát cho khách và bán vé bể bơi, sân tennis, tổ chức quản lý, theo dõi,
phục vụ tốt yêu cầu của khách khi tới tham gia các dich vụ bơi , tennis.
Tổ sửa chữa : Thực hiện chế độ kiêm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và đột suất đối với
mọi cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật trong toàn khách sạn.Bảo đảm cho mọi hoạt động của khách
sạn không bị ảnh hưởng do hỏng hóc hay trục trặc trong các khâu cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật,

hệ thống điện, nước.
Tổ Bảo vệ : Hướng dẫn cho khách bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và giữ gìn trật tự an toàn trong
khách sạn cũng như bảo vệ toàn bộ tính mạng và tài sản của khách sạn cũng như của khách tới ăn, nghỉ
và tham gia các dịch vụ tại khách sạn.
Phòng lữ hành : Làm nhiệm vụ in ấn các tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh của khách sạn, mở
rộng công tác tiếp thị , thị trường trong và ngoài nước để kéo khách về ăn nghỉ tại khách sạn. Ký hợp
đồng với các hãng lữ hành và các tổ chức kinh tế, xã hội, tư nhân về việc đưa đón khách đi tham quan du
lịch trong và ngoài nước. tổ chức và tham gia các hội chợ du lịch, quan hệ, giao dịch với mọi tổ chức
thành phần kinh tế, xã hội trong và ngoài nước để quảng cáo các hoạt động kinh doanh của khách sạn.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NGÔI SAO
I-MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG
Mô tả chi tiết các hoạt động dịch vụ :
1.Hoạt động Thuê phòng
Đối với khách hàng có nhu cầu ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn trước khi vào khách sạn phải liên
hệ thông qua phòng bảo vệ hoặc có sự báo trước của lễ tân.Khi vào khác sạn khách hàng phải mang theo
chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân.khác hàng có thể đăng kí trực tiếp với tổ lễ tân hoặc gián tiếp qua
điện thoại Khách hàng có thể đăng kí mọi dịch vụ trước hoặc sau theo cá nhân hoặc theo đoàn.. Sau khi
nhận đầy đủ thông tin của Khách hàng Lễ Tân sẽ kiểm tra số lượng phòng trống , đảm nhiệm việc đón tiếp
khách, lập phiếu báo ngủ sau đó giao phòng cho Khách bố trí cho khách ở khách sạn.
Trong qua trình ăn, ngủ, nghỉ tại khách sạn nếu gặp sự cố thì khách hàng có thể báo cho lễ
tân sau đó lễ tân sẽ liên hệ với các bộ phận khác.Nếu khách muốn đăng kí thêm dịch vụ ăn uống
thì báo cho bộ phận buồng bàn, sau đó bộ phận này sẽ cử người liên hệ với bộ phận nhà hàng.
Khách đến thuê phòng nếu có nhu cầu du lịch theo tua thì sẽ liên hệ với bộ phận lữ hành.Trước
khi trả phòng Khách báo trước cho Lễ tân ,Lễ tân cử người nhận phòng trả và kiểm tra sự cố sau
đó yêu cầu tổ kế toán lập hóa đơn thanh toán cho khách Nếu có sự cố thì giải quyết và đưa hoá
đơn thanh toán cho khách
2. Đăng kí sử dụng Dịch Vụ.
Khách hàng có nhu cầu ăn uống, sử dụng tất cả các dịch vụ của khách sạn thì có thể đăng

ký với bộ phận lễ tân, sau đó bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu đăng ký dịch vụ và bộ phận này sẽ báo
cho bộ phận liên quan để đáp ứng các yêu cầu của khách. Nếu có sự cố xảy ra thì báo cho bộ
phận Lễ tân. Khi thanh toán Lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu biên nhận và đưa phiếu thu cho khách.
II CÁC PHIẾU & HỒ SƠ
1.BẢNG GIÁ PHÒNG
LOẠI PHÒNG GIÁ PHÒNG GIÁ PHÒNG
THUÊ GIỜ
1. Phòng Đơn Phòng đôi Phòng ba 2.
phong tiêu chuẩn 100.000 VNĐ 100.000 VNĐ 120.000 VNĐ 60.000 VNĐ
phòng tốt 160.000 VNĐ 160.000 VNĐ 220.000 VNĐ 80.000 VNĐ
phòng cao cấp 350.000 VNĐ 350.000 VNĐ 400.000 VNĐ 200.000 VNĐ

2.PHIẾU BÁO NGỦ
3.PHIẾU BIÊN NHẬN.
4.HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
III.BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH
A-Sơ đồ
Yêu cầu thanh toán
Đăng ký dịch vụ
Đáp ứng
Y/C báo cáo
thống kê
Đăng ký thuê phòng
Đáp ứng
Lập hóa đơn thanh
toananh to¸n
Giao phòng
0
Hệ thống quản lý
thuê phòng ở

khách sạn
Ngôi Sao
Kh¸ch
LÃNH ĐẠO
KHÁCH SẠN
Hình 1:Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn
NGÂN HÀNG
y
ê
u

c
ầ
u

t
h
a
n
h

t
o
á
n
t
h
a
n
h

t
o
á
n
KHÁCH
B-MÔ TẢ TƯƠNG TÁC
KHÁCH:Khi có nhu cầu thuê phòng thì phải đăng ký với hệ thống(khai báo một loại các thông tin
cần thiết), hệ thống sẽ kiểm tra đối chiếu để phân phòng cho khách.
- Trong khi ở nếu khách co nhu cầu sử dụng dich vụ thì phải đăng kí sử dụng dich vụ với hệ
thống để được đáp ứng.
- Sau khi kết thúc ở khách sạn,khi rời khách sạn khách phải thanh toán mọi hóa đơn,Hệ thống sẽ
cập nhật và thanh toán cho khách, lập phiếu thanh toán và gửi cho khách.
LÃNH ĐẠO KHÁCH SẠN:Nếu có nhu cầu cần báo cáo về tình hình hoạt động, doanh thu của
khách sạn,hoặc tìm kiếm thông tin thi sẽ được đáp ứng ngay.
NGÂN HÀNG: Là tác nhân bên ngoài hệ thống có nhiệm vụ gián tiếp thực hiện việc thanh toán tiền
cho khách trong khác sạn.
IV.SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG GỘP
Các chức năng quản lý khách sạn có thể mô tả bằng sơ đồ hinh 2:
HInh 2. Sơ đồ phân tích chức năng gộp của hệ thống
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ
PHÒNG Ở KS NGÔI SAO
Sư cố Thuê phòng Dich vu
Báo cáo
Yêu cầu dịch vụ
Lâp Phiếu biên nhận
Đáp ứng DV
Doanh thu thuê phòng
Doanh thu các dv
cập nhạt Tỷ giá ngoại

tệ
Trả phòng
Yêu cầu trả phòng
Kiểm tra Phòng
tiếp nhận phòng
lập hóa đơn TT
lập phiếu thu
sự cố
Danh sach các phong thuê & con trống
YC thuê phòng
kiểm tra phong trống
Lập phiếu báo ngủ
Giao phòng
Ghi sổ khách vào
Thanh toan
kiểm tra sự cố
lập phiếu sụ cố
ghi vào sổ khách ra
giải quyết sụ cố
3. MATRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG
Qua tìm hiểu về tình hình hoạt động của khách sạn với các loại tài liệu hồ sơ được sử dụng để phục
vụ công việc quản lý gồm:
D1. Hồ sơ khách
D2. Danh mục phòng
D3.bảng giá phòng.
D4. Phiếu báo ngủ
D5. Danh mục dịch vụ
D6. Phiếu biên nhận
D7. hoá đơn TT
D8.Phiếu thu.

D9 phiếu sự cố
D10. Sổ khách.
Các chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý gồm:
1. Cho thuê phòng
2. Phục vụ các dịch vụ
3. tiếp nhận phòng
4. Giải quyết sự cố
5. Thanh toán cho khách
6. Lập báo cáo thống kê
mối quan hệ giữa các hồ sơ tài liệu và các chức năng nghiệp vụ được thể hiện bằng ma trận thự thể
chức năng sau (C: create, U : update,R: Read)
CÁC THỰC THỂ
D1.DANH MỤC PHÒNG
D2.HỒ SƠ KHÁCH
D3.BẢNG GIÁ PHÒNG
D4. PHIẾU BÁO NGỦ
D5. DANH MỤC DỊCH VỤ
D6 PHIẾU BIÊN NHẬN
D7 HOÁ ĐƠN TT
D8.PHIẾU THU
D9 PHIẾU SỰ CỐ
D10 SỔ KHÁCH
CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
1CHO THUÊ PHÒNG R R R C
2PHỤC VỤ DỊCH VỤ R C
3TIẾP NHẬN PHÒNG R R
4GIẢI QUYẾT SỤ CỐ C
5THANH TOAN CHO KHÁCH R R C C R
6LẬP BÁO CÁO THỐNG KÊ R R R R
H×nh 3. Ma trËn thùc thÓ chøc n¨ng