Phần mềm kế toán trường học

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC
Phần thứ nhất

CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC
I.THỰC TRẠNG
Trong thực tế, công tác kế toán luôn là một thách thức đối với mọi
người. Ngoài việc đòi hỏi các đức tính như kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn
thận… thì nó còn đòi hỏi cao về kỹ năng tính toán, kiến thức về chuyên môn
nghiệp vụ chuyên ngành và các kiến thức về đường lối, chính sách, chủ
trương của nhà nước, chính vì thế mà công tác kế toán nhất là kế toán ở các
trường học luôn gặp rất nhiều khó khăn.
II.KHÓ KHĂN
1.Yếu tố chủ quan
Một trong các khó khăn lớn đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp
vụ của đội ngũ kế toán trường học còn hạn chế, chưa đồng đều. Nhiều cán bộ
kế toán chưa qua trường lớp, chưa được đào tạo chuyên ngành, mà được
chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, chính vì vậy
mà trình độ hiểu biết về công tác kế toán còn rất ít từ đó trong công việc
thường tỏ ra lúng túng, thiếu tính quyết đoán và chưa mang lại hiệu quả cao.
Đa số cán bộ kế toán trường học đều kiêm cả công việc văn phòng, từ
đó thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế. Mặt khác hai công việc
trên chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán bộ kế toán không có thời
gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, nhiều cán bộ kế toán còn xem nhẹ công việc kế toán,
chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này nên chưa thật chuyên tâm đầu
tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu và học hỏi, chỉ biết làm việc theo khả năng
của mình làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc.
Hiện nay tuy hầu hết các trường học trong huyện đều được trang bị
máy vi tính, nhưng do không có trình độ về tin học, chưa thông hiểu về
nguyên lý kế toán, chưa nắm được các văn bản quy định về việc thu chi ngân

-1-


sách nên chưa áp dụng công nghệ tin học vào công việc của mình để nâng cao
hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho các công việc khác.
Bên cạnh các khó khăn nêu trên chúng ta phải thừa nhận một điều là
công việc kế toán hiệu quả thấp là do các nguyên nhân không phải do bản
thân người làm công tác kế toán mà do những yếu tố khác.
2.Yếu tố khách quan
Trong các yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán. Thực tế cho
thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định là việc khó khăn nhất
đối với người làm công tác kế toán. Bởi hồ sơ sổ sách thì nhiều, mà mỗi loại
có một đặc trưng riêng, một tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật
sổ sách cũng khác nhau. Do đó, ghi chép sổ sách kế toán và tính toán bằng tay
thì thật không đơn giản.
Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài Chính thay đổi hệ thống mục lục chi
ngân sách nhà nước. Đây là một thay đổi lớn trong công tác kế toán và cũng
là một khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán trong niên độ mới này.
Phần thứ hai

PHẦN MỀM KẾ TOÁN
I.CƠ SỞ PHÁT SINH Ý TƯỞNG
Thế kỉ 21 là thế kỉ của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được
áp dụng vào tất cả các lĩnh vực, tất cả các công việc trong đó có công tác kế
toán.
Nhiều cơ quan, danh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và hành chính
sự nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của đơn vị
mình. Nhiều phần mềm kế toán đã mang lại lợi ích và hiệu quả thiết thực. Tuy
nhiên để đầu tư mua bản quyền các phần mềm này chi phí rất cao, mặt khác

việc áp dụng các phần mềm này vào công tác kế toán cho các cơ quan hành
chính sự nghiệp như trường học gặp không ít khó khăn và bất cập.
Trước những khó khăn chung, tôi đã xem xét và nghiên cứu kĩ các
văn bản quy định về chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững các nguyên


-2-


tắc thu chi, các phương thức hạch toán cũng như thanh quyết toán trong phạm
vi công tác kế toán trường học mà cụ thể là công việc thường ngày tôi đang
thực hiện (Kế toán trường tiểu học). Thêm vào đó là vốn hiểu biết về tin học,
tôi đã chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán năm 2008 của mình thành phần
mềm kế toán – phiên bản 2009 này, với hệ thống biểu mẫu và nội dung thanh
quyết toán theo mục lục chi ngân sách hiện hành.
II.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.Về cấu trúc và đặc tính của phần mềm:
Phần mềm kế toán - phiên bản 2009 là một hệ thống hồ sơ sổ sách kế
toán và các biểu mẫu báo cáo tài chính được lập trình trên Microsoft Excel.
Nguyên tắc tự động hóa dựa trên các cơ sở dữ liệu. Tuy không thể so sánh với
các phần mềm được lập trình trên Access hay Pox Pro nhưng vẫn hoạt động
một cách tự động hóa trong các khâu ghi chép sổ sách kế toán và lọc các số
liệu để lập các bảng báo cáo tài chính một cách chính xác.
Ngoài các cửa sổ nhập số liệu thu, chi phần mềm cho phép hiển thị để
xem và in ấn các laoị sổ sách kế toán như sổ nhật kí sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ
chi tiết chi, các báo cáo tài chính như biểu báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt
động đề nghị quyết toán (mẫu F02-H) và biểu tổng hợp tình hình kinh phí và
quyết toán kinh phí sử dụng(mẫu B02-H). Có thể kiểm tra nguồn của đơn vị
hiện tại một cách chi tiết theo từng mục để xác định việc chi bảo đảm đủ
nguồn hiện có bằng bảng theo dõi rút dự toán và tình hình chi ngân sách theo

từng nguồn kinh phí cụ thể. Ngoài ra phần mềm còn tự động lập các biểu theo
dõi việc thực hiện chi theo dự toán và cân đối tình hình kinh phí cuối tháng 11
để lập dự kiến chi và đề nghị cấp kinh phí tháng 12.
Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật và ghi chép chung hai nguồn
chi: Nguồn kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) và kinh phí không
tự chủ (chi sự nghiệp phổ cập GD - CMC) trên một nhật kí sổ cái, một sổ quỹ
tiền mặt nhưng được lọc và phân loại trên hai sổ chi tiết chi và hai biểu báo
cáo tài chính riêng biệt.



-3-


Cho phép in ấn theo nhu cầu của người sử dụng, biểu mẫu được thiết
kế đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử
dụng bảng mã Unicode.
2. Hệ thống biểu mẫu:
Phần mềm được thiết kế đầy đủ các biểu mẫu sổ sách kế toán và biểu
mẫu báo cáo tài chính mà các đơn vị trường tiểu học trong huyện Đầm Dơi
đang thực hiện. Toàn bộ hệ thống biểu mẫu có thể chia làm 3 loại:
a. Các biểu mẫu Ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ/BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:
- Nhật kí sổ cái
- Sỗ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết chi hoạt động.
- Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu
F02-H).
- Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử dụng
(mẫu B02-H).

- Bảng kê chứng từ thanh toán (mẫu số 01-TT)
b. Các biểu mẫu do Phòng Giáo dục & Đào tạo Đầm Dơi ban hành
năm 2009:
- Dự toán thu chi ngân sách Nhà nước quý, năm…
c. Một số biểu mẫu tự tạo, bỗ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi
cần kiểm tra số liệu tại thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động trong
việc thực hiện thu chi:
- Bảng theo dõi rút dự toán và tình hình kinh phí theo từng nguồn:
kinh phí tự chủ và kinh phí không tự chủ chi sự nghiệp phổ cập GD – CMC.
- Tổng hợp tình hình kinh phí cuối tháng 11 và dự toán đề nghị cấp
kinh phí tháng 12.
- Theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi nguồn kinh phí tự chủ.
3. Giao diện làm việc:



-4-


Mỗi loại biểu mẫu được thiết kế trên một Vùng sổ bảng tính
(Worksheet) nên rất thuận tiện cho việc tìm và chọn biễu mẫu, sổ sách mình
muốn xem. Phần mềm bao gồm các Vùng sổ bảng tính như sau:
- Thông tin: để đăng nhập các thông tin của đơn vị, đồng thời là nơi
để nhập ngày tháng in ấn báo cáo, số tiền bằng chữ của các báo cáo tái chính
(vì phần mềm không cập nhật ngày tháng hiện hành và không sử dụng phần
mềm tiện ích đọc số thành chữ).
- Nhận TC: nhập thu nguồn kinh phí tự chủ.
- Nhận PC: nhập thu nguồn kinh phí không tự chủ (chi cho sự nghiệp
PC GDTH-CMC).
- NKSC: nhật kí sổ cái.

- Quỹ TM: sổ quỹ tiền mặt.
- CTTC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí tự chủ.
- CTPC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC.
- F02TC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán
(mẫu F02-H) - nguồn kinh phí tự chủ.
- B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử
dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí tự chủ.
- F02PC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị quyết toán
(mẫu F02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC.
- B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử
dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC.
- Bảng kê: bảng kê chứng từ thanh toán dùng chung cho cả hai nguồn
kinh phí.
- Dự toán: lập dự toán thu chi ngân sách nguồn kinh phí tự chủ.
- KPTC: Bảng theo dõi tình hình rút dự toán và chi nguồn kinh phí tự
chủ.
- KPPC: Bảng theo dõi tình hình kinh phí hàng quý của nguồn kinh
phí PC GDTH - CMC.



-5-


- THDT: Theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi nguồn kinh phí tự
chủ.
- CĐKP: Bảng cân đối kinh phí cuối tháng 11, dự kiến chi và đề nghị
cấp kinh phí tháng 12.
4. Tự động hóa:
Như đã trình bày phần trên, tất cả các thao tác ghi chép sổ sách kế

toán và lập các biểu mẫu báo cáo tài chính được tự động hóa hoàn toàn.
Chứng từ thu, chi thường xuyên, số liệu dự toán khi được nhập vào máy tính
sẽ trở thành các cơ sở dữ liệu, từ các cơ sở dữ liệu này phần mềm sẽ xử lí và
tự động cập nhật vào nhật kí sổ cái và sổ quỹ tiền mặt (Nhật kí sổ cái và quỹ
tiền mặt dùng chung cho các nguồn). Đồng thời phần mềm cũng sẽ phân loại
chứng từ thu, chi thường xuyên và dự toán theo nguồn để tự động cập nhật
ghi sổ chi tiết chi hoạt động, tự động lập biểu theo dõi rút dự toán và tình hình
kinh phí, lập biểu báo cáo tài chính F04-H và B02-H theo từng nguồn kinh
phí riêng biệt. Toàn bộ tiến trình tự động hóa của phần mềm có thể biểu diễn
bằng sơ đồ sau:
Chứng từ thu

Dự toán kinh phí

Chứng từ chi

Nhật kí sổ cái

Sổ quỹ tiền mặt

Sổ chi tiết chi
(kinh phí tự chủ)

Sổ chi tiết chi
(K.P không tự chủ)

Theo dõi tình
hình kinh phí
(kinh phí tự chủ)

Theo dõi tình
hình kinh phí
(K.P không tự chủ)
Báo cáo tài
chính
(kinh phí tự chủ)

Báo cáo tài
chính
(K.P không tự chủ)

Dữ liệu đầu vào:
Dữ liệu đầu ra:



-6-


Nói chung, việc lập các loại sổ sách, biểu mẫu kế toán và báo cáo Tài
chính được tự động hóa hoàn toàn là nhờ vào 3 yếu tố quan trọng mang tính
quyết định đó là: số phiếu chi, định khoản, và mã số thanh toán.
- Số phiếu chi sẽ giúp phần mềm nhận biết được nguồn chi để cập
nhật đúng sổ sách và biểu mẫu của nguồn chi đó.
- Định khoản sẽ giúp phần mềm nhận biết và cập nhật Nhật kí sổ cái
đúng tài khoản.
- Mã số thanh toán sẽ giúp phần mềm phân biệt được mục và tiểu
mục chi của từng chứng từ chi để cập nhật vào sổ chi tiết chi, báo cáo Tài
chính đúng mục và tiểu mục.
Ngoài ra các yếu tố trên còn giúp rất nhiều trong việc lập bảng kê

chứng từ thanh toán.
5. Tính năng cảnh báo khi chi âm:
Trong quá trình thực hiện công việc đôi khi kế toán quên việc kiểm
tra nguồn hiện tại dẫn đến việc khi ghi sổ một nghiệp vụ kế toán xong mới
biết không còn nguồn để chi. Phần mềm này sẽ hạn chế được trường hợp này
bằng một hàm cảnh báo, cụ thể là: Khi nhập một nghiệp vụ kế toán (phiếu
chi) nếu như nguồn hiện tại không đủ để thực hiện chi (chi âm) thì sẽ được
cảnh báo là “NẾU CHI CHỨNG TỪ NÀY THÌ TỔNG SỐ DƯ SẼ
LÀ:………… Đồng”. Xem thông báo này kế toán có thể quyết định chi
chứng từ này hay không mà không cần phải kiểm tra các loại sổ sách để xem
số dư.
6. Tiện ích:
Thao tác nhập dữ liệu rất đơn giản, không mất thời gian mà hiệu quả
công việc cao, số liệu đầu ra chính xác. Dữ liệu nhập vào được xử lí và cập
nhật ngay nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu của công
việc.
In ấn dễ dàng, chỉ cần chọn trang cần in trong Vùng sổ bảng tính
(Worksheet) đang hiển thị là có ngay biểu mẫu cần thiết. Các biểu mẫu đều
được định dạng trên khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại.


-7-


Toàn bộ phần mềm được thiết kế trên một File.xls, không phải cài
đặt, chỉ coppy vào máy tính là có thể sử dụng được nên rất tiện ích cho việc
phổ biến.
Phần mềm không yêu cầu cao về trình độ tin học của người sử dụng,
chỉ cần biết cách nhập dữ liệu và biết một số thao tác tính tổng trên Microsoft
Excel là có thể sử dụng được.

Phần thứ ba

KẾT QUẢ, VIỆC PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN
I.KẾT QUẢ
Trên thực tế, phần mềm này đã được nhập đầy đủ số liệu thu chi năm
2008 (của trường tôi đang đảm nhiệm công tác kế toán) theo hệ thống mục
lục chi ngân sách hiện hành. Độ tin cậy của phần mềm đã đạt đến mức tối đa
và mang lại hiệu quả thật sự, số liệu đầu ra chính xác 100%.
Với phần mềm này, kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để
đầu tư nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản
thân.
II.PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN
Đây là phần mềm kế toán được tôi thiết kế nhằm phục vụ cho công
việc mà tôi đang đảm nhiệm. Do tôi là kế toán trường tiểu học nên phần mềm
này có thể áp dụng cho tất cả các trường tiểu học sử dụng hai nguồn kinh phí:
kinh phí tự chủ (chi các hoạt động thường xuyên) và kinh phí sự nghiệp Phổ
cập GDTH – CMC, thông qua Phòng Giáo Dục và Đào Tạo như ở Đầm Dơi.
Hơn nữa, công tác kế toán mang tính đặc thù cao và vì tôi chưa có điều kiện
tiếp cận với hệ thống hồ sơ, biểu mẫu kế toán của các trường Trung học cơ sở
và Mầm non nên phần mềm này chưa áp dụng rộng rãi được.
Do còn hạn chế về kinh nghiệm cũng như trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, trình độ tin học nên phần mềm này chưa được hoàn thiện, rất
mong sự nhiệt tình đóng góp ý kiến của tất cả quý vị để trong tương lai phần
mềm này được hoàn thiện và có thể áp dụng rộng rãi cho cả các trường Trung


-8-


học cơ sở và Mầm non trong huyện, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả

công việc của đội ngũ kế toán trường học huyện nhà. Mọi ý kiến đóng góp xin
vui lòng liên hệ Lê Hữu Trí kế toán trường Tiểu học An Lập huyện Đầm Dơi
hoặc Email: , xin thành thật cảm ơn và chân thành
ghi nhận.
An Lập, ngày 29 tháng 3 năm 2009
Tác giả

Lê Hữu Trí



-9-


PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
-

Tên đề tài: Phần mềm kế toán – phiên bản 2009

-

Tác giả: Lê Hữu Trí

Trường (đối với đơn vị trực thuộc Phòng
Phòng GD&ĐT
GD&ĐT), Tổ chuyên môn (đối với đơn vị (hoặc trường, trung tâm, đơn vị trực thuộc
trực thuộc Sở GD&ĐT)
Sở)
Nội dung

Xếp loại
Nội dung
Xếp loại
- Đặt vấn đề

- Đặt vấn đề

- Biện pháp

- Biện pháp

- Kết quả phổ biến, ứng dụng

- Kết quả phổ biến, ứng dụng

- Tính khoa học

- Tính khoa học

- Tính sáng tạo

- Tính sáng tạo

Xếp loại chung:

Xếp loại chung:

Ngày …..tháng…..năm 200…
Hiệu trưởng
(hoặc tổ chuyên môn)

Ngày …..tháng…..năm 200…
Thủ trưởng đơn vị

Căn cứ kết quả xét, thẩm định của Hội đồng khoa học ngành GD&ĐT cấp
tỉnh; Giám đốc Sở GD&ĐT Cà Mau thống nhất công nhận SKKN và xếp
loại:………………
Ngày…….tháng…….năm 200…
GIÁM ĐỐC



- 10 -


Phụ lục
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi
chép, cập nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế toán nên trong quá trình sử
dụng người làm công tác kế toán sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian cho công
việc mà hiệu quả lại cao, số liệu chính xác đáng tin cậy.
1.Yêu cầu về người sử dụng.
Muốn phần mềm đem lại hiệu quả cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần
mềm này phải có:
- Biết sử dụng máy tính và phải biết cách nhập dữ liệu và lập các công
thức, hàm tính tổng đơn giản trên Microsoft Excel.
- Nắm được hệ thống mục lục chi ngân sách hiện hành.
- Nắm được hệ thống tài khoản để định khoản các nghiệp vụ kế toán
phát sinh một cách chính xác.
2. Hướng dẫn thao tác sử dụng.

Khi đã Coppy phần mềm vào máy nên đặt mật mã mở phần mềm
(Password to open) nhằm tránh bị mở phần mềm và bị xóa hoặc sửa dữ liệu ở
Sheet nhập thu, chi. Nếu như các dữ liệu đó bị sửa đổi thì toàn bộ số liệu
trong các biểu mẫu, sổ sách cũng bị thay đổi theo.
Nên tạo biểu tượng trên màn hình để tiện cho việc mở phần mềm.
Để hệ thống biểu mẫu của phần mềm có đầy đủ tên các cột mục thì
phải nhập đầy đủ các thông tin về đơn vị mình vào sheet Hướng dẫn.
CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT
Mã nguồn:
Mã chương:
Loại:
Khoản:
Đơn vị:
Mã đ. vị SDNS:

0113
622
490
493
Trường Tiểu học An Lập
1070876

3. Nhập dữ liệu.
Gồm có 3 loại dữ liệu cần nhập: Dự toán, nhập thu và nhập chi.
a. Nhập dự toán:



- 11 -

Dự toán chỉ nhập các ô được phép nhập (không màu), các ô không
được phép nhập sẽ tự động hóa:
Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập
Mã đơn vị SDNS: 1070876
Mã nguồn: 0113
DỰ TOÁN THU - CHI NSNN QUÝ I
(Kèm theo Quyết định số: 97/QĐ-PGD-ĐT, ngày 20 tháng 01 năm 20
Mã ngành

Mã NV
chi NS

Mã
chương

Loại

Khoản

864

622

490

493

Tiểu
nhóm

Mã nội dung KT
Mục

Nội dung

TM
Tổng số

CHI THƯỜNG XUYÊN
I. Kinh phí tự chủ
0129

Thanh Toán cá nhân

b. Nhập thu
Tương tự với cách nhập trên cho việc nhập dữ liệu ở Sheet nhập thu.
c. Nhập chi
Riêng việc nhập dữ liệu chi cần lưu ý như sau:
Khi phát sinh chứng từ thu chỉ cần nhập dữ liệu vào máy theo mẫu
trong sheet nhập thu kinh phí tự chủ hay kinh phí phổ cập theo đúng nguồn và
đúng cột mục tạo sẵn.
Khi phát sinh chứng từ chi cần phân loại theo nguồn để ghi kí hiệu
khi viết phiếu chi đúng với cơ sở dữ liệu của phần mềm. Phiếu chi được đánh
số theo quy ước:
-Chi từ nguồn kinh phí tự chủ đánh số là 1/TC.
-Chi từ nguồn kinh phí phổ cập đánh số là 1/PC.
Chứng từ chi cần được xác định mục và tiểu mục chi để ghi mã thanh
toán khi nhập dữ liệu. Mã thanh toán được quy ước gồm 6 (sáu) chữ số: Là 4
chữ số mã số của mục chi và 2 chữ số tận cùng (bên phải) của mã số tiểu mục

chi. Ví dụ: chứng từ chi mua văn phòng phẩm chi ở mục 6550 và tiểu mục
6551 sẽ có mã số thanh toán là 655051.
Ngoài ra cần lưu ý thêm, một chứng từ chi có thể không phải chi
thanh toán ở một mà là ở nhiều tiêu mục như chi lương, chi công tác
phí…Khi nhập các chứng từ này phải nhập theo từng tiểu mục và mỗi tiểu



- 12 -


mục nên đánh đấu phiếu chi để phần mềm phân biệt, ví dụ: lương tháng
1/2009 có số phiếu chi là 02/TC được tách như sau:
Số
TT
01
02
03
04

Mã Th
toán
6000 01
6100 01
6100 02
6100 12

Chứng từ
Số
Ng tháng

1/TC 25/01/2008
1a/TC 25/01/2008
1b/TC 25/01/2008
1c/TC 25/01/2008

Diễn giải
Lương ngạch bậc tháng 1
Phụ cấp chức vụ tháng 1
Phụ cấp khu vực tháng 1
Phụ cấp ưu đãi của ngành tháng 1

Định khoản
Nợ
Có
334
111
334
111
334
111
334
111

Số tiền
38 404 170
994 050
1 425 600
14 187 600

Trong quá trình sử dụng, nếu đánh số phiếu chi, ghi mã số thanh toán

và tác mục đúng theo quy ước thì số liệu mà phần mềm lọc và lập các biểu mẫ
báo cáo chính xác 100%, hiệu quả công việc sẽ rất bất ngờ.
d. Nhập dự kiến chi tháng 12 trong bảng cân đối tình hình kinh phí
cuối tháng 11, dự kiến chi và đề nghị cấp kinh phí tháng 12.
Đối với biểu mẫu này chỉ nhập dữ liệu và các ô cho phép trong cột dự
kiến sử dụng tháng 12 các chỉ tiêu và số liệu còn lại phần mềm tự tính toán.
Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập
Mã đơn vị SDNS: 1070876
Mã nguồn: 0113
Mã dung KT
Tiểu
Nội dung
nhóm Mục
TM

0129
6000

BẢNG CÂN ĐỐI KINH PHÍ CUỐI THÁN
DỰ KIẾN CHI VÀ ĐỀ NGHỊ CẤP KINH PHÍ THÁN
Thực hiện chi đến hế
KP được giao
theo dự toán
Quý I năm 2009 Quý II năm 2009

CHI THƯỜNG XUYÊN
Thanh Toán cá nhân
6000 Tiền lương

1 135 919 000

1 072 119 000
607 787 280

222 466 075
211 913 059
129 033 228

0
0
0

4. In ấn:
Để in một biểu mẫu nào đó nên xác định trang mình cần in vì trên mỗi
Sheet rất nhiều trang dùng cho các quý trong một năm.
5. Ghi ngày tháng và số tiền bằng chữ trong các biểu mẫu báo
cáo:
Do không sử dụng phần mềm đọc số thành chữ và không tự động cập
nhật ngày hiện hành nên phải ghi số tiền bằng chữ và ngày tháng trên Sheet
Thông tin.
6. Lập bảng kê chứng từ thanh toán.
Cuối quý, sau khi kiểm tra, xem sổ chi tiết chi hoạt động ta tiến hành
lập biểu mẫu này. Do đặc điểm của biểu mẫu này nên không thể lập trình tự


- 13 -


đông trong việc lập biểu nhưng cũng được hỗ trợ rất nhiều. Ta chỉ cần nhập số
phiếu chi là có các chi tiết về chứng từ đó. Điểm quan trọng là làm sao phải
nắm được số phiếu chi của từng mục, tiểu mục để sắp xếp theo đúng thứ tự

như lập bằng tay.
Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập
Mã đơn vị SDNS: 1070876
Mã nguồn: 0113
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN ( Thực chi)
Kính gửi: Kho bạc Nhà nước Đầm Dơi
Số
TT

Chứng từ

01
02
03

Số
01/TC
07/TC
14/TC

Mục
Ngày tháng
23/01/2009 6000
20/02/2009 6000
20/03/2009 6000

04
05
06

01a/TC
07a/TC
14a/TC

23/01/2009 6000
20/02/2009 6000
20/03/2009 6000

Tiểu
mục

Mẫu số: 01-TT
Quý I

Nội dung chi

Số tiền

6001 Lương ngạch, bậc tháng 1
6001 Lương ngạch, bậc tháng 2
6001 Lương ngạch, bậc tháng 3
Cộng 6001
6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng 1
6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng 2
6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng 3
Cộng 6002
Cộng mục 6000

07

01b/TC

23/01/2009 6100

6101 Phụ cấp chức vụ tháng 1

42 211 800
42 206 940
42 206 940
126 625 680
802 516
802 516
802 516
2 407 548
129 033 228
1 192 860

Cuối cùng xin kính chúc quý vị thành công trong công việc.
Lưu ý: quý vị nhấp đúp vào các bảng số liệu trên để xem hết biểu mẫu.

An Lập, ngày 29 tháng 3 năm 2009
Tác giả

Lê Hữu Trí



- 14 -