Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công ty cổ phần Hạ Long

Mục Lục

Phần Mở Đầu
Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
2.Chức năng hoạt động của công ty
3.Sơ đồ tổ chức của công ty
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.Lý do lựa chọn đề tài
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản
Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình
I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................9
3Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin................................................9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin
II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình
1.Các phương pháp thu thập thông tin
2.Các công cụ mô hình hóa
2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa
3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access
Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ
Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I.Phân tích hệ thống
1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ
2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống
4.1.Sơ đồ ngữ cảnh
4.2.Sơ đồ DFD mức 0
4.3.Sơ đồ DFD mức 1
II.Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access
3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể
4.Thiết kế giải thuật của chương trình
Kết Luận
Danh mục các tài liệu tham khảo







Phần Mở Đầu

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Th gii ang bc vo mt giai on phỏt trin mi y sụi ng v bin
i, trong ú vai trũ ca cỏch mng khoa hc rt quan trng c bit l cuc
cỏch mng thụng tin .Nú ó v ang thõm nhp ,tỏc ng sõu sc ,trc tip lờn
mi mt ,mi lnh vc ca i sng kinh t xó hi. ng dng tin hc vo lnh
vc kinh t giỳp ta nm bt thụng tin mt cỏch chớnh xỏc kp thi ,y ,gúp
phn nõng cao hiu qu kinh doanh ,thỳc y nn kinh t m rng v phỏt
trin.Vỡ vy ,trong quỏ trỡnh qun lý cỏc c quan,doanh nghip phi thy c
vai trũ ca cụng ngh thụng tin .Nú giỳp doanh nghip ỏp ng mi nhu cu ca
khỏch hng hin ti m cũn nõng cao c nng lc sn xut ,giỳp cho cỏc
doanh nghip cú sc cnh tranh vi th trng trong v ngoi nc .
Qua quỏ trỡnh tỡm hiu ,em cng thy rừ vai trũ ca tin hc núi chung v h
thng thụng tin qun lý núi riờng khi ỏp dng vo doanh nghip .Nú giỳp cho
doanh nghip vn hnh v qun lý tt mi hot ng ca mỡnh.
T nhng c trng ,hat ng ch yu ca cụng ty,em ó hiu c nhu
cu ca cụng ty v xõy dng nờn mt phn mm qun lý .
Cụng ty c phn H Long l doanh nghip kinh doanh ch yu trong lnh
vc khỏch sn ,ngoi ra cụng ty cng hot ng trong nhiu lnh vc khỏc nh
l hnh chuyờn t chc cung cp thit k tour du lch ,phc v n ung ,kinh
doanh thng mi ...Trong xu th th trng kinh doanh du lch v dch v ngy
cng phỏt trin ,vic qun lý cỏn b l mt vn quan trng ca cụng ty .Vỡ
vy ,ng dng tin hc vo qun lý cỏn b l rt cn thit gúp phn nõng cao cht
lng ,hiu qu ca i ng cỏn b cụng ty hot ng cú hiu qu .Do ú em
la chn ti: "Phõn tớch v thit k h thng thụng tin qun lý cỏn b ti
Cụng Ty C Phn H Long.
Em xin chõn thnh cm n ó tn tỡnh ch bo hng dn ,giỳp em hon
thnh ỏn ny.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN




THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Chng I: Tng Quan V Cụng Ty C Phn H Long
I. Tng quan v cụng ty c phn H Long
1.Lch s hỡnh thnh v phỏt trin ca cụng ty
Cụng ty c phn H Long l mt trong nhng cụng ty cú tui i rt tr
.Tin thõn l mt chi nhỏnh ca cụng ty than Uụng Bớ ti H Ni.
Thỏng 7/1996 cụng ty quyt nh thnh lp khỏch sn H Long trc thuc
cụng ty Than Uụng Bớ .
Thỏng 5/1999 khỏch sn c i tờn thnh Khỏch sn Thanh lch H
Long trc thuc cụng ty du lch Than Vit Nam.Sau ba nm hot ng cú nhiu
khi sc thỡ n thỏng 5/2002 Khỏch sn Thanh lch H Long c i tờn thnh
Cụng ty c phn H Long trc thuc cụng ty du lch v thng mi Than Vit
Nam.
Ngy 1/3/2004 Cụng ty c phn H Long li c chuyn v thuc quyn
qun lý ca cụng ty than Uụng Bớ theo quyt nh 248\Q_HQT ngy
23/2/2004 ca ch tch hi ng qun tr tng cụng ty Than Vit Nam.
S ra i ca cụng ty c phn H Long l mt s thit yu khụng ch theo
kp vi tin phỏt trin ca ngnh du lch Vit Nam m cũn ỏp ng mong
mun ,nhu cu ca cụng ty v ca du khỏch .
Cụng ty c phn H Long t ti 297 Kim Mó,Ba ỡnh H Ni,l mt
khỏch sn t tiờu chun sao (1 sao) ,s lng nhõn viờn l 45 trong ú 23 n v
22 nam .Vi v trớ p v ngun nhõn lc tr khe ,thụng minh v sỏng to cựng
vi c s vt cht k thut hin i .Nh vy ,cụng ty ó t c nhng thnh
tu khụng nh vi doanh thu nm 2003 l 11 t.Nhng thnh cụng nh trờn ó
to cho cụng ty mt bc i vng chc trong th trng kinh doanh du lch v

dch v.
2.Chc nng hot ng ca cụng ty
Cụng ty c phn H Long mc dự ch l chi nhỏnh nh ca cụng ty than
Uụng Bớ nhng lnh vc hot ng ca nú rt rng trong ú chc nng hot
ng chớnh l kinh doanh khỏch sn ,phc v mi i tng khỏch vi mc giỏ
phự hp.õy l ngun doanh thu ch yu ca cụng ty.Ngoi kinh doanh khỏch
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
sn ,cụng ty cng hot ng trong c lnh vc l hnh chuyờn t chc ,cung cp
thit k cỏc tour du lch ,nhn v gi khỏch ,phc v nh hng n ung ,kinh
doanh thng mi ,xut nhp khu trc tip cỏc mt hng tiờu dựng v i sng
3.S t chc ca cụng ty

4 Chc nng ,nghim v ca cỏc phũng ban trong cụng ty
a.Phũng t chc _hnh chớnh:

Hi ng Qun Tr

Ban Kim Soỏt

Giỏm c Cụng Ty

Phú Giỏm c Cụng Ty
Phũng
T
Chc
Hnh
Chớnh
Phũng
K
Toỏn
Ti
Chớnh
Phũng
Thn
g Mi
Phũng
Kinh

Doanh
Khỏch
Sn
Phũng
Du
Lch
L
Hnh
i Xe
Vn
Ti

i Hi C ụng
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Chức năng:
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc cơng ty quản lý ,điều hành và thực hiện
trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy của cơng ty.
Quản lý theo dõi cơng tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí cơng
việc .Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các u cầu về trình độ chun
mơn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào
tạo.
Quản lý ,theo dõi cơng tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao
động ,an tồn vệ sinh lao động .
Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động
Tổ chức thực hiện cơng tác quản trị ,hành chính.
b.Phòng Tài chính _Kế tốn:
Chức năng:
Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện cơng tác kế

tốn tài chính .
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt
hoạt động về tài chính kế tốn ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong cơng ty đảm
bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với cơng ty.
Thực hiện thu chi đúng ngun tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng
mặt tài chính.
c.Phòng Kinh doanh thương mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm
,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong
tương lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Xỳc tin bỏn hng ,phõn phi sn phm ,dch v ti khỏch hng.
d.Phũng Kinh doanh du lch l hnh:
Nm c lch trỡnh ,tớnh cht on khỏch i hng dn,thụng cho khỏch
cựng thng nht .
Gi in n cỏc n v cho cỏc chng trỡnh.
Hng dn h s xut nhp cnh cho khỏch,giao nhim v cho hng dn c
th chng trỡnh ,yờu cu ca on khỏch .
Xõy dng chng trỡnh ,tớnh giỏ c cho cỏc tour ,phi hp cựng tip th ký
kt hp ng.
e.Phũng Kinh doanh khỏch sn:
B phn bung :qun lý cung cp cỏc dựng ,vt dng cho cỏc b phn
khỏc ,cú mi quan h mt thit vi cỏc b phn khỏc:l tõn ,bo v ,sa
cha,bo dng...
B phn l tõn: liờn h gia khỏch v khỏch sn ,cung cp thụng tin v dch
v khỏch sn .Nhim v l kinh doanh phũng khỏch ,nghiờn cu phỏt trin

khỏch ,d tớnh phũng khỏch v cụng vic c th ,tham gia vo cụng tỏc
marketing,cung cp thụng tin v ngun khỏch ,nhu cu ca khỏch.
II Tng quan v ti nghiờn cu:
1.Lý do la chn ti:
Cụng ty C phn H Long l loi hỡnh kinh doanh dch v ,cụng ty to ra li
nhun t nhiu mng kinh doanh nhng ch yu l kinh doanh khỏch sn.Do ú
vic qun lý nhõn viờn ỏp ng nhu cu ca khỏch l rt quan trng .Phi qun
lý sao cho tt ,xp xp cỏn b cụng nhõn viờn vo ỳng v trớ ,ỳng nng lc
h cú th phỏt huy ht kh nng úng gúp cho cụng ty.
S dng tin hc trong qun lý cỏn b ca cụng ty giỳp ớch cho vic tỡm
kim, tng hp nhng thụng tin d liu cn thit v giỳp tit kim thi gian,nu
cú sai thỡ vic cp nht sa cha cng d dng thun tin.Chớnh vỡ vy em ó la
chn ti ny.
2 .ý ngha ca ti nghiờn cu :
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách
hàng một cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của
mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý,
nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là
thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng
Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây
nhầm lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của
mình.
Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ
khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt
động ta có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng ban
có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định
về nhân sự như từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ
vị trí này sang vị trí khác......sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh
được những sai sót trong quá trình làm việc.

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

thông tin



Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người,
các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi
trường.

Nguồn Đích
Thu thập
Phân phát
Xử lý v lưu
giữ
Kho dữ liệu
Chủ thể
phản ánh
Đối tượng
tiếp nhận
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN





Mô hình hệ thống thông tin
-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có
hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền...., phần cứng), các
chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt
động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự
mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và

xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:
_Thu thập
_Lưu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng
đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thông tin
hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết
định có chất lượng cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức
có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành cơng của cơ quan hay tổ
chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thơng tin là cung cấp cho các thành
viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thơng tin hoạt
động tốt là bộ phận khơng thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.
Ngun nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thơng tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những u cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của cơng nghệ
4.Thay đổi sách lược chính trị.
3.2 Các ngun tắc để phát triển một hệ thống thơng tin
Phát triển một hệ thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn
tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một
hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những

chuẩn đốn về tình hình thực tế .Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một
hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình
logic,mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thơng tin
liên quan tới xây dựng mơ hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mơ
hình đó sang ngơn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức .
Dưới đây là ba ngun tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu
trúc để phát triển một hệ thống thơng tin :
Ngun tắc 1:Sử dụng các mơ hình
Ngun tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Ngun tắc 3:Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khi phân tích
và từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thơng tin
Để phát triển một hệ thống thơng tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mơ tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thơng tin .
Giai đoạn 1:Đánh giá u cầu
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
ỏnh giỏ yờu cu cú mc ớch cung cp cho lónh o t chc hoc hi
ng giỏm c nhng d liu ớch thc ra quyt nh v thi c, tớnh kh thi
v hiu qu ca d ỏn phỏt trin h thng. Giai on ny bao gm cỏc cụng on
sau:
1.1.Lp k hoch ỏnh giỏ yờu cu
1.2.Lm rừ yờu cu
1.3.ỏnh giỏ kh nng thc thi
1.4.Chun b v trỡnh by bỏo cỏo ỏnh giỏ yờu cu
Giai on 2: Phõn tớch chi tit
Phõn tớch chi tit c tin hnh sau khi cú s ỏnh giỏ thun li v yờu
cu. Nhng mc ớch chớnh ca phõn tớch chi tit l hiu rừ cỏc vn ca h
thng ang nghiờn cu, xỏc nh nhng nguyờn nhõn ớch thc ca nhng vn
ú, xỏc nh nhng ũi hi v nhng rng buc ỏp t i vi h thng v

xỏc nh mc tiờu m h thng thụng tin mi phi t c. Trờn c s ni
dung bỏo cỏo phõn tớch chi tit s quyt nh tip tc tin hnh hay thụi phỏt
trin mt h thng mi. lm nhng vic ú giai on phõn tớch chi tit bao
gm cỏc cụng on sau õy:
2.1.Lp k hoch phõn tớch chi tit
2.2.Nghiờn cu mụi trng ca h thng ang tn ti
2.3.Nghiờn cu h thng thc ti
2.4.a ra chn oỏn v xỏc nh cỏc yu t gii phỏp
2.5.ỏnh giỏ li tớnh kh thi
2.6.Thay i xut ca d ỏn
2.7.Chun b v trỡnh by bỏo cỏo chi tit
Giai on 3: Thit k lụgớc
Giai on ny nhm xỏc nh tt c cỏc thnh phn lụgớc ca mt h thng
thụng tin, cho phộp loi b c cỏc vn ca mt h thng thc t v t
c nhng mc tiờu ó c thit lp t giai on trc. Mụ hỡnh lụgớc ca h
thng mi s bao gm thụng tin m h thng s sn sinh ra (ni dung ca
Outputs), ni dung ca c s d liu (cỏc tp, cỏc quan h gia cỏc tp), cỏc x
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
lý v hp thc húa s phi thc hin (cỏc x lý) v cỏc d liu s c chp
nhn vo (cỏc Inputs).Mụ hỡnh lụgớc s phi c nhng ngi s dng xem xột
v chun y. Thit k lụgớc bao gm cỏc cụng on sau:
3.1.Thit k c s d liu
3.2.Thit k x lý
3.3.Thit k cỏc lung d liu vo
3.4.Chnh sa ti liu cho mc lụgớc
3.5.Hp thc húa mụ hỡnh lụgớc
Giai oan 4: xut cỏc phng ỏn ca gii phỏp
Mụ hỡnh lụgớc ca h thng mi mụ t cỏi m h thng s lm. Khi mụ hỡnh
ny c xỏc nh v chun y bi ngi s dng, thỡ phõn tớch viờn hoc nhúm
phõn tớch viờn phi nghiờng v cỏc phng tin thc hin h thng ny.ú l

vic xõy dng cỏc phng ỏn khỏc nhau c th húa mụ hỡnh lụgớc. Mi mt
phng ỏn l mt phỏc ha ca mụ hỡnh vt lý ngoi ca h thng nhng cha
phi l mt mụ t chi tit. Cỏc cụng on ca giai on xut cỏc phng ỏn
gii phỏp:
4.1.Xỏc nh cỏc rng buc ca t chc v tin hc
4.2.Xõy dng cỏc phng ỏn ca gii phỏp
4.3.ỏnh giỏ cỏc phng ỏn ca gii phỏp
4.4.Chun b v trỡnh by bỏo cỏo ca giai on xut cỏc phng ỏn ca
gii phỏp
Giai on 5: Thit k vt lý ngoi
Giai on ny c tin hnh sau khi mt phng ỏn c la chn. Thit
k vt lý ngoi gm 2 ti liu kt qu cn cú: trc ht l mt ti liu bao cha
tt c cỏc c trng ca h thng mi s cn cho vic thc hin k thut; v tip
ú l ti liu dnh cho ngi s dng v nú mụ t phn th cụng v c nhng
giao din vi nhng phn tin hc húa. Nhng cụng on chớnh ca quỏ trỡnh
thit k vt lý ngoi :
5.1.Lp k hoch thit k vt lý ngoi
5.2.Thit k chi tit cỏc giao din vo/ra
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
5.3.Thit k cỏch thc tng tỏc vi phn tin hc húa
5.4.Thit k cỏc th tc th cụng
5.5.Chun b v trỡnh by bỏo cỏo thit k vt lý ngoi
Giai on 6: Trin khai k thut h thng
Kt qu quan trng nht ca giai on thc hin k thut l phn tin hc húa
ca h thng thụng tin, cú ngha l phn mm.Nhng ngi chu trỏch nhim v
giai on ny phi cung cp cỏc ti liu nh cỏc bn hng dn s dng v thao
tỏc cng nh cỏc ti liu mụ t v h thng. Cỏc hot ng chớnh ca vic trin
khai thc hin k thut h thng nh sau:
6.1.Lp k hoch thc hin k thut
6.2.Thit k vt lý trong

6.3.Lp trỡnh
6.4.Th nghim h thng
6.5.Chun b cỏc ti liu h thng
Giai on 7: Ci t v khai thỏc
Ci t h thng l pha trong ú vic chuyn t h thng c sang h thng
mi c thc hin. chuyn i c thc hin vi nhng va chm ớt nht,
cn phi lp k hoch mt cỏch cn thn. Giai on ny gm cỏc cụng on:
7.1.Lp k hoch ci t
7.2.Chuyn i
7.3.Khai thỏc v bo trỡ
7.4.ỏnh giỏ
5.Tiờu chun cht lng ca mt h thng thụng tin
Qun lý cú hiu qu ca mt t chc da phn ln vo cht lng thụng tin
do cỏc h thng thụng tin chớnh thc sn sinh ra .T s hot ng kộm ca mt
h thng thụng tin s l ngun gc gõy ra nhng hu qu xu nghiờm trng.Hot
ng tt hay xu ca mt h thng thụng tin c ỏnh giỏ qua cht lng ca
thụng tin m nú cung cp .
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm
cần đạt được .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông
tin .
_Độ tin cậy
_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính được bảo vệ
II.Các Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương
Trình
1.Các phương pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu
thập thông tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp

các phương pháp thu thập thông tin sau:
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là
cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng
vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp
được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không
được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội
dung khái quát về hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ
chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm
vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin
trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Phng phỏp ny c s dng khi cn ly thụng tin t mt s lng ln
cỏc i tng v trờn mt phm vi a lý rng. Yờu cu v cõu hi trờn phiu
phi rừ rng, cựng hiu nh nhau, phiu ghi theo cỏch thc d tng hp
d.Quan sỏt
Khi phõn tớch viờn mun nhỡn thy nhng gỡ khụng th hin trờn ti liu hoc
qua phng vn nh ti liu c lu õu, cú c sp xp hay khụng sp xp,
do ai qun lý...
2.Cỏc cụng c mụ hỡnh húa
Sau khi ó tỡm hiu v h thng, phõn tớch viờn s dng mt s cỏc cụng c
mụ hỡnh húa mụ t li h thng thụng tin hin ti.Mt s cụng c mụ hỡnh
húa thng c s dng l : S lung thụng tin, s lung d liu.
2.1 S lung thụng tin

S lung thụng tin dựng mụ t h thng thụng tin theo cỏch thc ng.
Tc l mụ t s di chuyn ca d liu, vic x lý, vic lu tr trong th gii vt
lý bng cỏc s .
Cỏc ký phỏp ca s lung thụng tin:
-X lý




Th cụng Giao tỏc ngi mỏy Tin hc húa hon ton
-Kho lu tr d liu







THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Th cụng Tin hc húa
-Dũng thụng tin






-iu khin

2.2 S lung d liu (DFD: Data Flow Diagram)
S lung d liu dựng mụ t chớnh h thng thụng tin nh s lung
thụng tin nhng trờn gúc tru tng. Trờn s ch bao gm cỏc lung d
liu, cỏc x lý, cỏc lu tr d liu nhng khụng h quan tõm ti ni, thi im
v i tng chu trỏch nhim x lý. S ny ch n thun mụ t h thng
thụng tin lm gỡ v lm gỡ
Ký phỏp dựng cho s lung d liu (DFD)
-Ngun hoc ớch ca lung d liu(tỏc nhõn): c biu din bng hỡnh ch
nht, c t tờn bng mt danh t.Tỏc nhõn nm ngoi phm vi ca h thng
hay mt phn ca h thng.Tỏc nhõn cú th l:
+Mt t chc hay mt n v ca t chc bờn ngoi h thng(hay mt phn
ca h thng) gi hay nhn thụng tin t h thng m ta nghiờn cu.
+Nhng ngi hay nhúm ngi cú tng tỏc vi h thng.
+Cỏc h thng thụng tin khỏc cú trao i thụng tin vi h thng.

Ngun hoc ớch
Tờn ngi/B
phn phỏt/nhõn tin
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong
hệ thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi
tên là tên của dòng dữ liệu.

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các
dữ liệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối.
Được biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ
thể hiện khái quát công việc mà nó thực hiện.




Tiến trình xử lý




-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu
được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.



Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các mức của DFD
Tên tiến
trình xử lý
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
S ng cnh (Context Diagram) th hin rt khỏi quỏt ni dung chớnh ca
h thng thụng tin. S ny khụng i vo chi tit m mụ t sao cho ch cn
mt ln nhỡn l nhn ra ni dung chớnh ca h thng. cho s ng cnh
sỏng sa, d nhỡn, cú th b qua cỏc kho d liu; b qua cỏc x lý cp nht. S
khung cnh cũn c gi l s mc 0.
Phõn ró s

mụ t h thng chi tit hn ngi ta dựng k thut phõn ró (Explosion) s
.Bt u t s khung cnh, ngi ta phõn ró s thnh s mc 0, tip
sau mc 0 l mc 1.....
III C S D Liu Cu H Thng Thụng Tin Qun Lý
1.Mt s khỏi nim ca c s d liu
thit k c c s d liu trc ht ta phi hiu c cỏc khỏi nim c
bn liờn quan n c s d liu.
Trc khi cú mỏy tớnh in t tt c cỏc thụng tin vn phi c thu thp,
lu tr, x lý, phõn tớch v cp nht. Cỏc d liu ny c ghi lờn bng, ghi
trong s sỏch, trong cỏc phớch bng cng, hc Catalog....thm chớ ngay trong trớ
nóo ca nhng nhõn viờn lm vic. Lm nh vy cn rt nhiu ngi, cn rt
nhiu khụng gian nh v rt vt v khi tỡm kim tớnh toỏn. Thi gian x lý lõu,
quy trỡnh mt mi v nng nhc v kt qu cỏc bỏo cỏo thng l khụng y
v khụng chớnh xỏc.
Ngy nay ngi ta s dng mỏy tớnh v cỏc h qun tr c s d liu
(HQTCSDL) giao tỏc vi cỏc d liu trong c s d liu. HQTCSDL l mt
phn mm ng dng giỳp chỳng ta to ra, lu tr, t chc v tỡm kim d liu t
mt c s d liu n l hoc t mt s c s d liu. Microsoft Access, Foxpro
l nhng vớ d v HQTCSDL thụng dng trờn cỏc mỏy tớnh cỏ nhõn.
C s d liu bt u t nhng khỏi nim c bn sau:
- Thc th (Entity) l mt nhúm ngi, vt, s kin, hin tng hay khỏi
nim bt k vi cỏc c im v tớnh cht cn ghi chộp li. Mt s thc th cú
v vt cht nh vt t, mỏy múc, khỏch hng, sinh viờn, nhõn viờn......cũn mt
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
s thc th khỏc ch l nhng khỏi nim hay quan nim chng hn ti khon, d
ỏn, nhim v cụng tỏc.....
- Mi thc th u cú c im v tớnh cht m ta gi l nhng thuc tớnh
(attribute). Mi thuc tớnh l mt yu t d liu tỏch bit, thng khụng chia
nh c na. Cỏc thuc tớnh gúp phn mụ t thc th v l nhng d liu v
thc th m ta mun lu tr.VD: thc th nhõn viờn c c trng bi cỏc

thuc tớnh h tờn, ngy sinh, gii tớnh, a ch, quờ quỏn.......
- Bng (Table) nh bng thng kờ, k toỏn, bng niờm yt giỏ hng, bng
danh sỏch cỏn b.....ghi chộp d liu v mt nhúm phn t no ú gi l thc
th.
-Mi bng cú nhng dũng (row) mi dũng cũn c gi l mt bn ghi
(record) bi vỡ nú ghi chộp d liu v mt cỏ th tc l mt biu hin riờng
bit ca thc th.
-Mi bng cú nhng ct (column). Mi ct cũn c gi l mt trng
(field). Giao gia mt dũng v mt ct l mt cha mu d liu ghi chộp mt
thuc tớnh ca cỏ th trờn dũng ú.
-C s d liu (Database) l mt nhúm gm mt hay nhiu bng cú liờn quan
n nhau.
-Mt tp hp cỏc CSDL cú liờn quan vi nhau c gi l mt h c s d
liu (Database System).
2 Cỏc phng phỏp thit k C s d liu:
Cú hai phng phỏp ch yu dựng thit k c s d liu ú l thit k c
s d liu t cỏc thụng tin u ra v thit k c s d liu bng phng phỏp mụ
hỡnh húa .
2.1.Thit k c s d liu t cỏc thụng tin u ra.
Bc1.Xỏc nh cỏc thụng tin u ra
Bc 2.Xỏc nh cỏc tp d liu cn thit cung cp d liu cho vic to ra
tng u ra.
Lit kờ cỏc phn t thụng tin trờn u ra.Trờn mi thụng tin u ra bao gm
cỏc phn t thụng tin nh gii tớnh, h tờn, ngy thỏng nm sinh.........c gi
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
là các thuộc tính. Ta phải liệt kê tồn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ
liệu như HS_Lương....
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính tốn hoặc
suy ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh

Gạch chân các thuộc tính khóa cho thơng tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách khơng được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các
thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính
phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khóa chứ khơng phải chỉ phụ thuộc vào một
phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ
thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới
này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách khơng được phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách
có quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mơ hình hóa
Theo phương pháp này ta khơng mơ tả và liệt kê các thơng tin đầu ra mà ta
sẽ dùng các mơ hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu
diễn các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu
trữ thông tin về chúng.
VD: nhân viên, phòng ban......
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với
các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm

liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.
VD:




Các mức của liên kết
1@1 Liên kết loại Một – Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể
B và ngược lại.


1 1



1@1 Liên kết loại Một – Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực
thể A.

1 N

Phòng ban
Nhân viên
có
Trưởng
phòng
Phòng công tác

lãnh
đạ
Nhân viên
Giấy khen
thưởng
có
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN



N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần
xuất của thực thể A.


N M



Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một
thời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều
giữa các thực thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ
một nhiều.

1 N 1 N


3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft

Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là
hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên
thế giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến
nay các phiên bản khác nhau của Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0,
1.1,......2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản
Access XP.
Phòng ban
Nhân viên
có
Phòng ban
Chức vụ
Nhân
viên
có có
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB
hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với
nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu
lệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều
khiển.
Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến
nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay
Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến
quản lý cơ sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase.......Dùng
FoxPro trong quản lý hầu như ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi
việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm
này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản
và hiệu quả. Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở
dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trình và
cho người sử dụng. Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ

trong Access. Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên
hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay
rất nhiều công ty đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh
của mình. Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công
việc quản lý dữ liệu hàng ngày.
Trên đây là những ưu điểm của Microsoft Access so với các phần mềm
khác. Chắc rằng trong thời gian sắp tới người tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phá
ra những ưu điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ
biến hơn.






THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN