Phân tích công việc của trưởng phòng kinh doanh

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
Phòng Sau Đại Học

- - -  - - -

TIỂU LUẬN:
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG
KINH DOANH

Giảng viên hướng dẫn :
Nhóm thực hiện: 6
Lớp

: QTKD K29

KonTum 17/12/2014

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

1/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Lời mở đầu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới , cạnh tranh là một vấn đề tất yếu xảy ra. Nhằm
mang lại các sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng cũng như giữ được chỗ
đứng của doanh nghiệp trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng và phát huy
thế mạnh của mình.Thế mạnh của một doanh nghiệp không chỉ xuất phát từ sự liên kết

giữa các bộ phận, phòng ban, mà nó bắt nguồn sâu xa từ thế mạnh của mỗi phòng ban
trong tổ chức đó.
Phòng nhân sự, kinh doanh, công nghệ thông tin hay kế toán…đều có những chức năng
riêng biệt và các phòng ban này có sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu
chung của công ty. Trong đó, phòng kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong việc cung
ứng các sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng, mang lại doanh thu cho doanh
nghiệp. Cũng vì vậy mà vấn đề phân tích công việc của các nhân viên phòng kinh
doanh, đặc biệt là công tác mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh trở nên quan
trọng.
Chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc của nhân viên với các tiêu chuẩn cần đạt được
trong công việc thể hiện qua bản mô tả công việc.Đó là cơ sở để hiểu nội dung, yêu cầu
công việc, quyền hạn và trách nhiệm của một người nhân viên khi thực hiện công việc
của mình. Nó giúp nhân viên trong công ty có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một
cách tốt nhất và mang lại hiệu quả lao động cao nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa, mô tả
công việc là một công việc có tầm quan trọng, ảnh hưởng đến vấn đề tuyển dụng và trả
lương của công ty. Chính vì thế mà nhóm chúng tôi thực hiện một cuộc khảo sát ,phỏng
vấn để xây dựng lên bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho chức vụ trưởng phòng kinh
doanh. Hy vọng bản mô tả công việc này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh
nghiệp trong việc tuyển dụng và đánh giá nhân sự.
Bài viết chia làm 3 phần:
Phần 1.Phân tích công việc.
Phần 2.Phân tích công việc cho vị trí trưởng phòng kinh doanh.
Phần 3.Kết luận.

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

2/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

PHẦN I: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ
thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm
làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người
quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu
được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ
và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời phân tích công việc là điều kiện để
có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả
thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như
tuyển dụng, đề bạt,thù lao… dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ
không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ chủ quan.
Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan
trọng có liên quan đến công việc đó. Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được xử
lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên, chúng thường được
hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với
người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích
cho tất cả những ai có liên quan tới các chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức
Ở đây chúng tôi đã phỏng vấn các trưởng phòng kinh doanh và đặt câu hỏi cho họ về
nhiệm vụ, trách nhiệm , các điều kiện và yêu cầu đối với vị trí làm việc. Sau đó
chúng tôi tổng hợp lại thành một bản khảo sát các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm,
yêu cầu theo một trình tự logic. Từ đó nhóm đã chia nhau khảo sát và đã thu được
những kết quả khá khả quan, và rõ ràng về vị trí công việc trưởng phòng kinh doanh.
1.1.

Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm,
điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.

Bản mô tả công việc thường gồm 3 nội dung:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số công việc, tên bộ
phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh
đạo dưới quyền, mức lương… Phần này cũng còn thường bao gồm một hoặc vài câu
tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết
một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần
này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các
nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất ( các máy móc
công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện lao động, các phương
tiện đi lại phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành động, có
tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói chung, không
có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác nhau sẽ sử dụng
các hinh thức khác nhau để mô tả về các công việc.

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

3/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1.2.

Bản tiêu công việc

Bản tiêu chuẩn công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc
đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ

giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần, thể lực và các yêu cầu cụ thể
khác.
Bản tiêu chuẩn của công việc đối với người thực hiện chỉ bao gồm các tiêu chuẩn về
chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận
được. Không nên có những tiêu chuẩn quá cao mà không cần thiết để thực hiện công
việc, đặc biệt là những tiêu chuẩn về đào tạo không cần thiết hoặc thể hiện sự phân biệt
đối xử đối với ngươi lao động (giới tính, dân tộc…). Các tiêu chuẩn của công việc với
người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết gộp
trong một văn bản cùng với phần mô tả công việc.

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

4/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

PHẦN II: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ TRƯỞNG
PHÒNG KINH DOANH
2.1. Bản mô tả công việc:
Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi tiến hành thuê nhân công sẽ giúp cho
việc lựa chọn các ứng viên , giúp công ty rút ngắn được thời gian tuyển dụng và dễ dàng
tuyển đúng người. Công việc này gồm hai phần- tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của
công việc, và lên danh mục nhiệm vụ cần được thực hiện.
2.1.1. Kết quả khảo sát:
Chúng tôi dùng bản câu hỏi khảo sát để xác định mức độ quan trọng các nhiệm
vụ, và dưới đây là bản câu hỏi mà chúng tôi sử dụng :
STT

CÔNG VIỆC THỰC HIỆN

1

Trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo trước giám đốc Công ty về hoạt động và
hiệu quả của phòng kinh doanh

2

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh

3

Nghiên cứu, tham mưu và xây dưng các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy
hoạt động kinh doanh

4

Quản lý và điều hành, giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh
doanh

5

Phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên
phòng kinh doanh

6

Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp
tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên

7

8
9

VIỆC
LÀM

Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng
được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng
bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm
liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin
phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những
bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại
Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi
công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động
bán hàng

10

Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi
golf, câu cá, đánh tennis

11

Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

5/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

12

13

14

15

thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và
thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở
dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng
Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, dự báoThu nhập và đánh giá thông
tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc
trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng
cùng với cá nhân viên chào hàng
Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét.
Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty
Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa
thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi
kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng,
hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy
gặp sự cố
Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng
hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp
tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên

16

Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng
nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần

17

Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng

18
19

Đàm phán, ký kết các hợp đồng; đảm bảo chỉ tiêu doanh số đề ra, giao chỉ
tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển
khai cho nhân viên kinh doanh
Những nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc Công ty:

Sau khi khảo sát 100 người, chúng tôi thu được kết quả như sau: (CV : công việc)

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

6/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Công Việc

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

Số người
lựa chọn

Số người không
lựa chọn

7/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
CV 1
CV 2
CV 3
CV 4
CV 5
CV 6
CV 7
CV 8
CV 9
CV 10
CV 11
CV 12
CV 13
CV 14
CV 15
CV 16
CV 17
CV 18

100
100
97
100
96
99
92
98
89
68
100
90
78
53
100
91
92
91

0
0
3
0
4
1
8
2
11
32
0

10
22
47
0
9
8
9

Rõ ràng từ biểu đồ ta thấy các công việc: CV1, CV2,CV4,CV6,CV8,CV11,CV15được
chọn nhiều nhất. Đây là những công việc thường xuyên được trưởng phòng kinh doanh
thực hiện, và khi làm bảng mô tả thì nên được ưu tiên lên hàng đầu. CV10, CV14 được
chọn ít hơn, nên có thể lược bỏ bớt hoặc không ưu tiên.

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

8/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

2.1.2. Lập bản mô tả công việc
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Trưởng phòng kinh doanh.
Chế độ làm việc: theo quy định công ty và luật lao động.
Chế độ báo cáo: Báo cáo công việc trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh, vắng mặt

thì uỷquyền lại cho nhân viên trực thuộc.
Trách nhiệm và công việc:
STT
Công việc

1
Trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo trước giám đốc Công ty về hoạt động và
hiệu quả của phòng kinh doanh
2
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh
3
Quản lý và điều hành, giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh
doanh
4
Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp
tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên
5
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin
phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản
tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại
6
Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới
thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và
thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ
liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng
7
Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng
hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp
tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên
8
Nghiên cứu, tham mưu và xây dưng các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy
hoạt động kinh doanh
9
Phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên
phòng kinh doanh

10 Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng
được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày,
triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên
quan đến nghiệp vụ bán hàng
11 Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi
công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán
hàng
12 Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, dự báoThu nhập và đánh giá thông tin
về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực
tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với
cá nhân viên chào hàng
13 Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét.
Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty
14 Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng
nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần
15 Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng
16 Đàm phán, ký kết các hợp đồng; đảm bảo chỉ tiêu doanh số đề ra, giao chỉ tiêu
cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

9/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

17

cho nhân viên kinh doanh
Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi

golf, câu cá, đánh tennis

Điều kiện làm việc:
Vị trí làm việc
Trang thiết bị

Có phòng làm việc riêng
Máy tính xách tay, điện thoại di động, điện
thoại bàn…
Theo yêu cầu của công việc cụ thể.

Tài chính
2.2. Bản tiêu chuẩn công việc

Bản tiêu chuẩn của công việc đối với người thực hiện nêu lên những tiêu chuẩn cần có
đối với người ở vị trí trưởng phòng kinh doanh.
2.2.1. Kết quả khảo sát:
Dưới đây là kết quả nhóm thu được:
STT

TIÊU CHUẨN

1

Trình độ: Đại học trở lên

2

Chỉ số thông minh EQ cao
Chuyên nghành Quản trị kinh doanh hoặc tương

đương Quản trị kinh doanh
Chuyên nghành Quản trị tài chính hoặc tương
đương quản trị tài chính
Chuyên nghành Marketing hoặc tương đương
Marketing
Chuyên nghành Kế toán hoặc tương đương với
kế toán
Kinh nghiệm: 5 năm trở lên

3

4
5
6
7
8

Sức khỏe tốt
Trình độ ngoại ngữ chứng chỉ B, tin học chứng
chỉ B trở lên
Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo điều
hành, kỹ năng giao tiếp
Các đề xuất khác:

Số người lựa
chọn
100

Số người không
lựa chọn

0

67

33

100

0

84

16

17

83

0

100

100

0

100

0

100

0

100

0

0

100

Từ bảng thống kê trên, nhóm lập nên bản tiêu chuẩn công việc:
2.2.2. Bản tiêu chuẩn công việc

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

10/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Tiêu chuẩn
Trình độ
Chuyên nghành
Kinh nghiệm
Kỹ năng
Chứng chỉ
Sức khỏe

Đại học trở lên
Quản trị kinh doanh/quản trị tài chính
5 năm trở lên
Làm việc nhóm, lãnh đạo, giao tiếp.
Ngoại ngữ B, tin học B trở lên.
Tốt.

PHẦN III: KẾT LUẬN
Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

11/12


QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Để xây dựng được một bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc phục vụ
tốt công tác nhân sự cần phải chú ý đến kết cấu mỗi bản, trong đó có các tiêu thức cụ
thể. Nêu rõ kỳ vọng mà nhà quản lý muốn hướng tới người thực hiện, đồng thời phải
làm cho người thực hiện hiểu rõ nhưng việc cụ thể mà mình cần làm. Tránh sử dụng
những từ ngữ chung chung gây khó khăn cho cả nhà quản lý trong việc đánh giá mức độ
mà người thực hiện đáp ứng được công việc, cũng như gây khó khăn cho người thực
hiện trong việc xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
Hai bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nói chung và QTNL nói riêng.
Đó là những viên gạch để xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý và chặt chẽ, nó vừa có ý
nghĩa là công cụ trong hoạt động quản lý của người sử dụng lao động, vừa có tác dụng
định hướng cho người lao động biết họ đang ở đâu trong tổ chức và họ phải làm gì…
Với tầm quan trọng đó, mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng hệ thống bản mô tả và
tiêu chuẩn công việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Do thời gian làm có hạn, các thành viên trong nhóm cũng bận rộn nên khó tránh
khỏi những hạn chế, khiếm khuyết. Nhóm rất mong được hướng dẫn và góp ý từ thầy.

Xin chân thành cảm ơn Thầy!

Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD

12/12