Xây dựng phân hệ kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần đầu tư tài chính và thương mại G7 – Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới các thầy cô giáo
trong trường Đại Học Công nghệ thông tin và truyền thông nói chung và các thầy
cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng đã tận tình giảng dạy, truyền đạt
cho em kiến thức và kinh nghiệm học tập quý báu trong thời gian qua.
Em xin gửi lời cảm ơn đến Ks.Nguyễn Thu Hằng và Th.S Đinh Thị Ngọc
Oanh đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp.
Đồng thời, xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, nhân viên công ty Cổ
phần đầu tư tài chính và thương mại G7 đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong
quá trình thực hiện đề tài.
Sau cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã động viên, đóng góp ý
kiến và giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp này.
Thái Nguyên, Ngày 26 tháng 05 năm 2014
Sinh viên

Nguyễn Thị Quỳnh Như


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan Luận văn “Xây dựng phân hệ kế toán tiền mặt tại Công ty
Cổ phần đầu tư tài chính và thương mại G7 – Hà Nội” là công trình nghiên cứu của
riêng em dưới sự hướng dẫn của Ks. Nguyễn Thu Hằng và Th.S Đinh Thị Ngọc
Oanh. Kết quả đạt được trong luận văn là sản phẩm của riêng cá nhân em, không
sao chép lại của người khác. Luận văn là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu
và làm việc nghiêm túc trong suốt thời gian qua. Trong toàn bộ nội dung của luận
văn, những điều được trình bày hoặc là kết quả nghiên cứu của cá nhân hoặc là kết
quả tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác. Các thông tin tổng hợp hay các kết quả
lấy từ nhiều nguồn tài liệu khác thì được trích dẫn một cách đầy đủ và hợp lý. Tất
cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp.
Các số liệu và thông tin sử dụng trong luận văn này là trung thực.

Thái Nguyên, ngày 26 tháng 05 năm 2014
Người cam đoan

Nguyễn Thị Quỳnh Như


MỤC LỤC
Trang

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT
1

Ký hiệu

Nội dung

TT

Thông tin


2

PC

Phiếu chi

3

PT

Phiếu thu

4

PMKT

Phần mềm kế toán

5

TTKH

Thông tin khách hàng

6

TTTK

Thông tin tài khoản

7

TTT/C

Thông tin thu/chi

8

CNTT

Công nghệ thông tin

9

GTGT

Giá trị gia tăng

10

BHXH

Bảo hiểm xã hội

11

XDCB

Xây dựng cơ bản

12

TSCD

Tài sản cố định

13

NKCT

Nhật ký chứng từ


DANH MỤC HÌNH ẢNH


DANH MỤC BẢNG BIỂU


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Ngày nay sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và tin học giúp ích cho chúng
ta rất nhiều. Công nghệ phần mềm là một ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin
(CNTT) đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh
nghiệp, công ty, xí nghiệp, trường học mặc dù hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ và
hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng như các phần mềm chuyên dụng cho quản lý song đối
với một hệ thống quản lý với việc vận dụng ngay các phần mềm là một vấn đề gặp
không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản
lý có nhiều nguyên nhân song nguyên nhân vô cùng quan trọng đó là các nhà hệ
thống thông tin không được trang bị những kiến thức cơ bản về phân tích và thiết kế,
thiếu kinh nghiệm trong quá trình phân tích cài đặt, kiến thức về hiệu chỉnh.
Là một trong những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp
thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như tìm hiểu về công tác quản lý là điều
cần thiết. Dưới sự hướng dẫn của các thầy cô, em bước đầu làm quen với việc tìm
hiểu và phân tích để từng bước làm một bài toán quản lý. Nhờ đó em có thể nâng
cao kiến thức vận dụng kiến thức đó vào thực tế.
Được sự giúp đỡ của thầy cô giáo, các bạn cùng lớp sau một thời gian nghiên

cứu, em đã thực hiện đề tài: “Xây dựng phân hệ kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ
phần đầu tư tài chính và thương mại G7 – Hà Nội”.
2. Mục tiêu đề ra
 Tìm hiểu quy trình kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần đầu tư tài chính và thương

mại G7.
 Tìm hiểu công tác kế toán tự động trên exel, xây dựng 1 chương trình giúp cho công

việc kế toán được thuận lợi và đơn giản, tốn ít thời gian hơn.
3. Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Thực hiện nghiên cứu kế toán trên exel từ đó xây dựng chương trình kế toán
vốn bằng tiền tự động cho công ty cổ phần đầu tư tài chính và thương mại G7.
4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về phía doanh nghiệp:
Việc xây dựng phân hệ kế toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh lãng
phí vốn, thời gian đảm bảo cho việc kiểm soát, nắm bắt tình hình tài chính doanh
nghiệp được nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.Giúp nhìn ra vấn đề dễ dàng, chính
xác, hiểu rõ kế toán tiền mặt trong công ty.
Về phía bản thân:


Đây là cơ hội rất tốt để em có thể vận dụng những lý thuyết đã học vào thực
tế công việc nhằm mục đích cải tiến hoặc khắc phục những vấn đề còn tồn tại.
Ngoài ra trong quá trình nghiên cứu giúp em hiểu rõ hơn quy trình kế toán tiền mặt
tại doanh nghiệp. Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu sẽ rất hữu ích
với em trong tương lai. Từ đó giúp cho khả năng phân tích cũng như ứng dụng ngôn
ngữ lập trình vào xây dựng chương trình kế toán nói chung và kế toán tiền mặt nói
riêng một cách hoàn thiện hơn.

5. Bố cục báo cáo
 Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán tiền mặt
 Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống phân hệ kế toán tiền mặt.
 Chương 3: Xây dựng chương trình phân hệ kế toán tiền mặt.


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
1.1. Lý thuyết chung về tiền mặt và kế toán tiền mặt tại các doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm tiền mặt và phân loại tiền mặt
 Khái niệm: Tiền là vật ngang giá chung có tính thanh khoản cao nhất dùng để trao
đổi lấy hàng hóa, dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu bản thân và mang tính dễ thu
nhận (nghĩa là mọi người đều sẵn sàng chấp nhận sử dụng) và thường được Nhà
nước phát hành. Tiền mặt là tiền dưới dạng tiền giấy và tiền kim loại.
 Phân loại
Theo hình thức tồn tại, tiền mặt được phân chia thành:
• Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc hay đồng xu do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch
chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam
như: đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật
(JPY)…
• Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không
có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục
tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh
toán trong kinh doanh.
1.1.2. Khái niệm kế toán tiền mặt và nghiệp vụ
 Khái niệm: Kế toán tiền mặt là việc xử lý các phát sinh liên quan đến tiền mặt. Xử
lý các phát sinh này gồm tính toán số liệu, xem xét chứng từ đủ điều kiện đúng hay

sai. Sau khi tính toán và xem xét chứng từ hợp lý thì kế toán định khoản và hạch
toán trên phần mềm.
 Nhiệm vụ
Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình trạng giảm, thừa
thiếu của từng loại tiền mặt.
• Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế đố sử dụng và quản lý tiền mặt, kỉ
luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiệm tượng tham ô và
lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
•
Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối
chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống
nhất.
•

9


 Nghiệp vụ kế toán tiền mặt
• Nguyên tắc quản lý tiền mặt
Theo chế độ hiện hành, mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định
tại quỹ. Số tiền thường xuyên giữ lại tại quỹ được ấn đinh tùy thuộc vào quy mô
tính chất hoạt động của doan nghiệp và được ngân hàng thỏa thuận.
Để quản lý và hạch toán được chính xác, tiền mặt của công ty được tập trung
bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt quản lý và bảo
quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc
doanh nghệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ.
Phiếu thu được lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và
giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận
đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi

ký và ghi rõ họ tên. Đối với phiếu chi cũng lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ
ký (ký trực tiếp từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ
mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải trực tiếp ghi rõ số
tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Trong 3 liên của phiếu thu, phiếu chi:
- Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ.
- Một liên giao cho người nộp tiền.
- Một liên lưu nơi lập phiếu.
Cuối mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo
quỹ kèm theo chứng từ thu, chi để ghi sổ kế toán.
Trường hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài
doanh nghiệp phải được đóng dấu. Đối với vệc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập
quỹ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm phiếu thu và kế toán phải
ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, còn nếu chi bằng ngoại tệ, kế oán phải ghi rõ tỷ
giá thực tế, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền ghi sổ kế toán.
Phiếu thu, phiếu chi được đóng thành từng quyển và phải ghi số từng quyển
dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu, phiếu chi số của phiếu thu phiếu chi phải
được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.
Bên cạnh phiếu thu, phiếu chi bắt buộc dùng để kế toán tiền mặt, kế toán còn
phải lập “Biên lai thu tiền”. Biên lai thu tiền được sử dụng trong các trường hợp thu
tiền phạt, thu lệ phí, phí,…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán nợ.
Biên lai thu tiền cũng là chứng từ bắt buộc của doanh nghiệp hoặc cá nhân dùng để
biên nhận số tiền hay séc đã thu của người nộp, làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp
tiền vào quỹ; Đồng thời, để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. Biên

10


lai thu tiền cũng phải đóng thành quyển và phải đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng
quyển. Trong từng quyển phải ghi rõ số hiệu từng tờ biên lai thu tiền. Số hiệu này

được đánh liên tục theo từng quyển biên lai. Khi thu tiền ghi rõ đơn vị là VNĐ hay
USD, EURO…Trường hợp thu bằng séc, phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ
séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc. Biên lai thu tiền được lập thành 2
liên (đặt giấy than viết 1 lần):
 Một liên lưu.
 Một liên giao cho người nộp tiền.

Cuối ngày, người thu tiền phải căn cứ vào biên lai thu tiền (bản lưu) để lập
Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (bảng kê thu tiền riêng, thu séc riêng), nộp cho
kế toán để kế toán lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay thủ tục nộp ngân hàng.
 Thủ tục và chứng từ kế toán sử dụng
• Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT.
+ Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT.
+ Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT.
+ Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Mẫu số 07 – TT.
Ngoài các chứng từ như trên, kế toán còn sử dụng một số chứng từ hướng
dẫn như sau:
+ Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a – TT, 08b – TT.
+ Bảng kê chi (thu) tiền: Mẫu số 09 – TT.
•

Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ tổng hợp.
+ Sổ quỹ tiền mặt: Mẫu số S05a –DDN.
Mẫu một số chứng từ kế toán như sau:
Đơn vị:

Mẫu số: 02-TT

Địa chỉ:

QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03
năm 2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

PHIẾU CHI

Quyển số: .……………..

Ngày tháng năm

Số: ……………………..

11


Nợ: ……………………
Có: ……………………..
Họ tên người nhận tiền: …………………………………………………………………
Địa chỉ ………………………………………………………............................................
Lý do chi: ……………………………………………………………………………….
Số tiền : ……… ………….. Viết bằng chữ : ……………………………………………
Kèm theo……………….chứng từ gốc………………………………………………….
Đã nhận đủ số tiền……………………………………………………………………….
Ngày…tháng…năm…
Giám đốc

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Người lập phiếu

Người nhận tiền

(Ký,đóng dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Hình 1.1: Mẫu chứng từ phiếu chi

Đơn vị:

Mẫu số: 02-TT

Địa chỉ:

QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03
năm 2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

12

PHIẾU THU

Quyển số: ……………

Ngày tháng năm

Số: ……………………
Nợ: …………………..
Có: ……………………

Họ tên người nộp tiền : …………………………………………………………….
Địa chỉ ………………………………………………………....................................
Lý do thu: ……………………………………………………………………………
Số tiền : ……… ………….. Viết bằng chữ : ………………………………………
Kèm theo……………….chứng từ gốc……………………………………………..
Đã nhận đủ số tiền……………………………………………………………………
Ngày…tháng…năm…
Giám đốc

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Người lập phiếu

Người nhận tiền

(Ký,đóng dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Hình 1.2: Mẫu chứng từ phiếu thu

Đơn vị:
Địa chỉ:

Mẫu số: S05a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐBTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)

SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Loại quỹ:

13


Ngày
tháng ghi
sổ

Ngày
Số hiệu chứng từ
tháng
chứng từ

Thu
Chi

Số tiền

Diễn
giải
Thu

Chi

Ghi
chú
Tồn

Sổ này có:…trang từ trang số 01 đến trang ….
Ngày mở sổ:
Ngày tháng năm
Thủ quỹ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký tên, đóng dấu)

Hình 1.3: Mẫu sổ quỹ tiền mặt

14


Đơn vị :
Địa chỉ:

Mẫu số: 09 –TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐBTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)

BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày tháng năm
Họ và tên người chi: …………………………………………………………………
Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………..
Chi cho công việc: ……………………………………..............................................
STT

Chứng từ
Số hiệu

Nội dung chi

Số tiền

Ngày tháng

Cộng
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………

Kèm theo chứng từ gốc:………………………………………………………………
Người lập bảng kê

Kế toán trưởng

Người duyệt

(Ký, họ tên )

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Hình 1.4: Mẫu bảng kê chi tiền

• Thủ tục hạch toán tiền mặt:
 Thu tiền mặt:

15


Bảng 1.1: Quy trình hạch toán thu tiền mặt
Trách nhiệm
luân chuyển
Người nộp

Công việc

Kế toán

Thủ quỹ

luân chuyển
1.Đề nghị nộp tiền

(1)

2.Lập phiếu thu

(2)

3.Ký phiếu thu

(3)

4.Nhập quỹ

(4)

5.Ghi sổ kế toán

(5)

6.Bảo quản lưu trữ

(6)

 Chi tiền mặt:

Bảng 1.2: Quy trình hạch toán chi tiền mặt

Trách nhiệm luân chuyển
Công việc

Người nhận

Kế toán

Thủ quỹ

luân chuyển
1.Đề nghị chi tiền

(1)

2.Ký lệnh chi

(2)

3.Lập phiếu chi

(3)

4.Duyệt chi

(4)

5.Xuất quỹ

(5)

6.Ghi sổ kế toán

(6)

7.Bảo quản lưu trữ

(7)

 Kế toán tổng hợp tiền mặt
•

Phương pháp hạch toán
16


Để theo dõi chi tiết tình hình biến động tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng tài
khoản 111. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, các lệnh chi, các hợp
đồng… thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng và kế toán công nợ sẽ tiến hành viết phiếu
thu, phiếu chi tương ứng.
Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền kế toán sẽ lập phiếu thu( phiếu chi)
trình giám đốc, kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán
phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt và đính
kèm chứng từ gốc.
•

Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt
Được thực hiện theo sơ đồ sau:

112

111

Chứng từ gốc

Sổ cái TK 111

NKCT số 1

112,113

Sổ quỹGửi tiền vào ngân hàng, tiền đang chuyển

Rút tiền từ ngân hàng

Bảng kê chứng từ số 1 Báo cáo tài chính
152, 153, 156, 221, 213

511, 711, 721
Doanh thu bán hàng, doanh thu HĐTC

Ghi hàng ngày

Mua vật tư, hàng hóa, tài sản

Ghi cuối tháng
131, 136, 138, 144, 244

Hình 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán141,
tiền161,
mặt627, 641, 641, 811

Hàng ngày hoặc định kì căn cứ vào các chứng từ thu chi tiền mặt để lên sổ
quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ), kế toán tiền mặt
làm cho
nhiệm
vụ:
Sử dụng
chi phí

Thu hồi các khoản nợ, các khoản ký cược ký quỹ

- Kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số dư
chứng
từ số 1.
121, 128, -228,Phân
221 loại chứng từ có TK111, nợ TK liên quan để ghi vào nhật kí121,
128, 221
-

Đối ứng nợ TK111, có các TK liên quan ghi vào bảng kế số 1.
Cuối tháng khóa sổ nhật kí chứng từ số 1 và bảng kế số 1 để đối chiều với các
Thu hồi các khoản nợ từ tài chính
Nợ từ tài chính
NKCT và các bảng kê liên quan.

411, 541, 461

311,315,333,336,338,341,341

Nhận

vốn,
liên
doanh
liênhợp
kết, nhận kinh phí
• Sơ
đồnhận
hạch
toán
tổng

338 (3381)

138 (1381)
Thừa tiền quỹ chờ xử lý

17 Thiếu tiền quỹ chờ xử lý


Hình 1.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt

18


1.2. Các tài khoản kế toán tiền mặt và nghiệp vụ liên quan
 Các tài khoản kế toán tiền mặt:

Kế toán sử dụng tài khoản tiền mặt có số hiệu là 111 để hạch toán. Nội dung
kết cấu tài khoản này như sau:
Bên nợ:

Số dư đầu kỳ: phản ánh số hiện còn tại quỹ.
Phát sinh trong kỳ: Thu tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá
quý nhập quỹ, số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ tăng
khi điều chỉnh.
Bên có:
Phát sinh trong kỳ: Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí
quý, đá quý xuất quỹ, số tiền mặt thiếu tại quỹ, chênh lệch tỷ giá giảm khi điều chỉnh.
Dư cuối kỳ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí
quý, đá quý còn tồn ở quỹ tiền mặt.
Tài khoản 111 gồm có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam.
Tài khoản 1112: Ngoại tệ.
Tài khoản 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
 Các nghiệp vụ cơ bản
•

•

•

Thu tiền bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt:
Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập bằng quỹ.
Có TK 333(3331): Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
Thu tiền mặt từ hoạt động bất thường:
Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ.
Có TK 333(3331): Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Có TK 711: Thu nhập từ hoạt động khác.
Rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ:
Nợ TK111: Số tiền rút từ ngân hàng về nhập quỹ.

Có TK112: Số tiền rút từ ngân hàng về nhập quỹ.

•

Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt:
Nợ TK111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK131: Số tiền thu của khách hàng.
Có TK141: Tiền mặt tạm ứng được thanh toán.
Có TK138: Thanh toán các khoản phải thu khác.

19


•

Thu hồi các khoản trước đây doanh nghiệp mang đi ký quỹ, ký cược:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK138: Số tiền nhập ký quỹ kỹ cược.

•

Nhận ký cược ký quỹ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng. Căn cứ vào phiếu thu và
các chứng từ có liên quan, kế toán ghi sổ như sau :
Nợ TK111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK338: Số tiền nhận ký cược, ký quỹ.

•

Các khoản thừa quỹ tiền mặt phải hiện khi kiểm kê quỹ:
Nợ TK111: Số tiền phát hiện thừa.

Nợ TK711: Số tiền thừa được ghi tăng thu nhập khác.
Có TK338 (3381): Số tiền thừa cần xử lý.

•

Xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng:
Nợ TK112: Số tiền xuất quỹ gửi vào ngân hàng.
Có TK111: Số tiền xuẩt quỹ gửi vào ngân hàng.

•

Xuất quỹ tiền mặt vàng, bạc, đá quý đi ký quỹ, ký cược, thế chấp:
Nợ TK138: Số tiền thế chấp ký cược ký quỹ.
Có TK111: Giá trị tiền mặt, vàng, bạc, đá quý đem đi thế chấp.

•

•

Xuất quỹ tiền mặt mua vật tư, hàng hoá dung vào sản xuất, kinh doanh sản phẩm,
hàng hoá chịu thuế GTGT ở doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, giá
mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào:
+ Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Nợ TK152: Giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho.
Nợ TK153: Giá trị công cụ, dụng cụ mua đã nhập kho.
Nợ TK156: Giá trị hàng hoá mua đã nhập kho.
Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK111: Số tiền thực chi.
+ Theo phương phấp kiểm kê định kỳ:
Nợ TK611: Giá trị mua hàng.

20


Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK111: Số tiền mặt thực chi.
Xuất quỹ tiền mặt mua TSCD, chi cho XDCB:
Nợ TK211: Chi mua TSCD.
Nợ TK214: Chi phí XDCB.
Nợ TK133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK111: Số tiền mặt thực chi.
•

Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, góp vốn liên doanh với đơn vị khác:
Nợ TK221: Số tiền mua chứng khoán dài hạn.
Có TK111: Số tiền mặt xuất quỹ.

•

Xuất quỹ tiền mặt chi trả lương thưởng, BHXH:
Nợ TK334: Số tiền mặt trả công nhân viên.
Có TK111: Số tiền mặt trả công nhân viên.

•

Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả:
Nợ TK311: Trả nợ vay ngắn hạn.
Nợ TK315: Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả.
Nợ TK331: Trả nợ người bán.
Nợ TK333: Nộp thuế và các khoản phải nộp nhà nước.

Nợ TK338: Thanh toán các khoản phải trả.
Có TK111: Số tiền mặt xuất quỹ thực tế.
Ví dụ:
Ngày 20/03/2012 công ty Cổ phần đầu tư tài chính và thương mại G7 thu đào
tạo bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu của công ty TNHH thương mại AT & T, số tiền là
24000000(VNĐ).
Định khoản:
Nợ TK 131 Phải thu khách hàng
Có TK 511 Doanh thu

21

24000000
24000000


Ngày 24/03/2013 Công ty Cổ phần đầu tư tài chính và thương mại G7 chi
thanh toán cước vận chuyển cho Công ty Cổ phần tập đoàn Nhân Nghĩa, số tiền là
10000000(VNĐ).
Định khoản:
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3388

10000000
10000000

1.3. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ
chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu.
Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel từ việc viết một hóa đơn tới việc

tạo biểu đồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.

Hình 1.7: Màn hình của Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi
chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ
dàng hơn trong việc thực hiện:
•

Tính toán đại số, phân tích dữ liệu.

•

Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.

•

Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau.

•

Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
22


•

Tự động hóa các công việc bằng các macro.

•

Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán
khác nhau.
1.3.1. Cấu trúc của một Sheet.
Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc
nhiên .XLS. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ.
Mỗi tờ gọi là một Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các
Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2, ...
Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột.

• Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ 1 đến 65.536.
• Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B,...Z,AA,AB...AZ.
• Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới

phân cách.
Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô).
Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng.
Ví dụ: C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9.
• Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.
• Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ

nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi
địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai
chấm (:).
• Ví dụ C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10.
• Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các

ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muốn bật/ tắt Gridline,
vào lệnh Tools/ Options/ View, sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường
lưới.
1.3.2. Một số thao tác trên Sheet.

Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.
•
•
•

Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới.
Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet.
Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet.

23


1.3.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập
Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu vào. Công
việc của bạn là xác định đúng kiểu dữ liệu để tiện cho việc tính toán và định dạng.
•

Dữ liệu kiểu số:
Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $ thì số mặc nhiên được
canh lề phải trong ô. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi bạn nhập dữ liệu kiểu số đúng
theo sự định dạng của Windows (ngày và giờ cũng được lưu trữ như một trị số),

ngược lại nó sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi.
• Dữ liệu kiểu chuỗi (Text):
Khi nhập vào bao gồm các ký tự chữ và chữ số. Mặc nhiên dữ liệu kiểu chuỗi
sẽ được canh lề trái trong ô.
Nếu muốn nhập chuỗi số thì thực hiện một trong 2 cách:
 Cách 1: Nhập dấu nháy đơn (‘) trước khi nhập dữ liệu số.
 Cách2: Xác định khối cần nhập dữ liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh
Format/Cell/Number/Text.

Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải được bao quanh bởi dấu nháy kép “ “.
Dữ liệu kiểu công thức (Formula).
Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu công thức khi ta nhập vào bắt đầu bằng dấu
bằng (=).
Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không phải là công
thức mà là kếtquả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ,
một chuỗi hay một thông báo lỗi). Công thức được xem như là sự kết hợp giữa các
toán tử và toán hạng.
Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>.
Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng.
•

Dữ liệu dạng ngày (Date), Giờ (Time):
Quy ước và dạng thể hiện.

Nhập theo những dạng thức sau:
Dạng thức

Dạng thể hiện

m/d/y

1/1/94

24


d-mmm-yy

1-Jan-94

d-mmm

1-Jan

mmm-yy

Jan-94

m/d/y h: mm

1/1/94 13:00

h: mm AM/PM

1: 00 PM

h:mm:ss AM/PM

1: 00: 00 PM

h: mm

13: 00

H: mm: ss

13: 00:01

Lưu ý:

- Phải được nhập theo dạng thức MM/DD/YY (Theo thông số lựa chọn trong
Control panel của Windows).
- Khi nhập không đúng theo những dạng thức trên thì Excel tự động chuyển
sang dạng chuỗi.
- Ngoài ra, bạn có thể nhập ngày, giờ với những cách thực hiện sau:
- Nhấn phím: Ctrl-; (Nhập ngày hệ thống hiện hành).
- Nhấn phím: Ctrl-Shift -; (Nhập giờ hệ thống vào ô hiện hành).
- Nhập hàm = Date (YY, MM, DD) hay hàm = time (hh, mm, ss), sau đó
chọn lệnh: [menu] format > cells, chọn Tab number; và lựa chọn dạng hiển thị
ngày.
- Nhập trị số tương ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ 01/01/1901 tương
ứng với số 1) sau đó lựa chọn dạng thể hiện số bới lệnh: [Menu] format > cells chọn
Tab number. Có thể thực hiện tính toán với những dữ liệu dạng ngày, giờ.
1.3.4. Các loại địa chỉ
 Địa chỉ tương đối
•

Qui ước viết: <tên cột><chỉ số hàng>, chẳng hạn A1, B2,…

•

Trong quá trình sao chép công thức thì các địa chỉ này sẽ tự động thay đổi theo
hàng, cột để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
Ví dụ: Giả sử ô C3 có công thức =A1+1, trong đó ô A1 gọi là ô liên hệ.

25