Đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường đại học hùng vương tỉnh phú thọ

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

NGUYỄN THỊ NGỌC DUNG

ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƢ-LƢU TRỮ
TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG TỈNH PHÚ THỌ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

THÁI NGUYÊN - 2015

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

/>

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

NGUYỄN THỊ NGỌC DUNG

ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƢ-LƢU TRỮ
TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG TỈNH PHÚ THỌ
Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã ngành: 60.14.01.14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. PHẠM VĂN SƠN

THÁI NGUYÊN - 2015

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

/>

LỜI CAM ĐOAN

.
Tôi xin cam đoan rằng, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này
đã đƣợc cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đều đã đƣợc chỉ rõ
nguồn gốc.

8

7 năm 2015

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Dung

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

i

/>

LỜI CẢM ƠN

-

.

PGS.TS. Phạm Văn Sơn người thầy

đã khuyến khích và rất tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện
luận văn. Nhờ sự quan tâm chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của
thầy, tôi mới có thể hoàn thành luận văn.

luận văn.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân đã hết lòng
giúp đỡ, hỗ trợ về vật chất lẫn tinh thần giúp tôi yên tâm học tập, nghiên cứu
và hoàn thành luận văn.

.

8

7 năm 2015

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Dung

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

ii

/>

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... ii

MỤC LỤC ..........................................................................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU ................................................................................ iv
MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ........................................................ 2
3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu ................................................................. 2
4. Giả thuyết khoa học ......................................................................................... 2
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 3
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài .......................................................... 3
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 3
8. Cấu trúc luận văn ............................................................................................. 4
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƢ
- LƢU TRỮ Ở TRƢỜNG ĐẠI HỌC........................................................................... 5

1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu....................................................................... 5
1.2. Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài ..................................................... 7
1.2.1. Quản lý....................................................................................................... 7
1.2.2. Đổi mới ...................................................................................................... 9
1.2.3. Văn thƣ, lƣu trữ ....................................................................................... 10
1.2.4. Công tác văn thƣ - lƣu trữ........................................................................ 11
1.2.5. Công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ........................................................... 12
1.2.6. Đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ............................................. 12
1.2.7. Quản lý giáo dục ...................................................................................... 12
1.2.8. Quản lý nhà trƣờng .................................................................................. 13
1.2.9. Cải cách thủ tục hành chính..................................................................... 13
1.3. Vấn đề chung về Công tác văn thƣ, lƣu trữ. ............................................... 13
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN iii

/>

1.3.1. Vấn đề chung về công tác văn thƣ........................................................... 13
1.3.2. Vấn đề chung về công tác lƣu trữ ............................................................ 16
1.3.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thƣ - lƣu trữ .............. 23
1.4. Sự cần thiết phải đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ..................... 25
1.5. Nội dung đổi mới công tác quản lý văn thƣ, lƣu trữ ở trƣờng đại học ........... 26
1.6. Các yếu tố ảnh hƣởng đến đổi mới công tác quản lý văn thƣ, lƣu trữ ........... 28
1.6.1. Các yếu tố khách quan ............................................................................. 28
1.6.2. Các yếu tố chủ quan................................................................................. 29
Kết luận chƣơng 1.............................................................................................. 30
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG TỈNH PHÚ THỌ ... 31

2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Hùng Vƣơng ........... 31
2.1.1. Khái quát về trƣờng Đại học Hùng Vƣơng ............................................. 31
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của trƣờng ............................................................ 31
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ............................................................................ 32
2.1.4. Quy mô và chất lƣợng đào tạo ................................................................. 33
2.1.5. Đội ngũ cán bộ, giảng viên ...................................................................... 33
2.1.6. Cơ sở vật chất, thiết bị dạy học ............................................................... 34
2.1.7. Những thuận lợi và khó khăn của trƣờng Đại học Hùng Vƣơng ............ 34
2.1.8. Phòng Hành chính tổng hợp đơn vị thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ ...... 35
2.2. Thực trạng đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ tại trƣờng Đại học
Hùng Vƣơng Phú Thọ ............................................................................. 36
2.2.1. Nhận thức của cán bộ, giảng viên về vai trò, tầm quan trọng của công
tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ .................................................................. 37
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ......................................... 37
2.2.3. Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ...................... 50
2.4. Đánh giá chung về đổi mới công tác quản lý văn thƣ, lƣu trữ tại trƣờng
đại học Hùng Vƣơng ............................................................................. 58
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN iv

/>

2.4.1. Ƣu điểm ................................................................................................... 58
2.4.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................. 58
2.4.3. Nguyên nhân ............................................................................................ 59
2.5. Cải cách thủ tục hành chính tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ...... 60
2.5.1. Về thủ tục hành chính .............................................................................. 60
2.5.2. Về công tác văn thƣ - lƣu trữ ................................................................... 63
Kết luận chƣơng 2.............................................................................................. 65
Chƣơng 3. BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ
- LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG TỈNH
PHÚ THỌ ............................................................................................. 66
3.1. Nguyên tắc đề xuất biện pháp .................................................................... 66
3.2. Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ tại trƣờng Đại
học Hùng Vƣơng, tỉnh Phú Thọ ............................................................ 67
3.2.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về sự cần thiết phải đổi mới công
tác quản lý văn thƣ lƣu trữ .................................................................... 67
3.2.2. Biện pháp 2: Xây dựng kế hoạch đổi mới công tácquản lý văn thƣ,
lƣu trữ theo hƣớng nhanh nhạy, hiệu quả.............................................. 69
3.2.3. Biện pháp 3: Hoàn thiệu mô hình quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ
đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục ........................................................ 70
3.2.4. Biện pháp 4: Bồi dƣỡng cập nhật kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
và kỹ năng cho cán bộ văn thƣ - lƣu trữ ................................................ 71
3.2.5. Biện pháp 5: Đầu tƣ, khai thác hiệu quả trang thiết bị và tăng cƣờng
ứng dụng CNTT- Truyền thông trong quản lý công tác văn thƣ, lƣu
trữ........................................................................................................... 72
3.2.6. Biện pháp 6: Tăng cƣờng kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thƣ,
lƣu trữ .................................................................................................... 73
3.2.7. Biện pháp 7: Tổ chức tốt công tác thi đua khen thƣởng, tạo động lực
cho cán bộ văn thƣ - lƣu trữ .................................................................. 74

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

v

/>

3.3. Mối quan hệ của các biện pháp .................................................................. 76
3.4. Khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề xuất ...... 76
3.4.1. Mục đích khảo nghiệm ............................................................................ 76
3.4.2. Nội dung khảo nghiêm ............................................................................ 76
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ......................................................................... 81
1. Kết luận .......................................................................................................... 81
2. Kiến nghị ....................................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 84
PHỤ LỤC

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN vi

/>

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Kết quả tốt nghiệp của sinh viên đại học, cao đẳng hệ chính quy ...... 33
Bảng 2.2. Nhận thức của cán bộ về vai trò của công tác quản lý văn thƣ
lƣu trữ .............................................................................................. 37
Bảng 2.3. Đánh giá mức độ quan tâm của cán bộ về đào tạo bồi dƣỡng
nghiệp vụ cho cán bộ văn thƣ - lƣu trữ ........................................... 44
Bảng 2.4. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý văn thƣ - lƣu trữ .................................................................. 46
Bảng 2.5. Đánh giá về việc kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thƣ lƣu trữ .............................................................................................. 49
Bảng 2.6. Mức độ đánh giá về đổi mới trong lập kế hoạch ............................. 50

Bảng 2.7. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đổi mới công tác quản lý
văn thƣ - lƣu trữ ............................................................................... 52
Bảng 2.8. Đánh giá về công tác tuyên truyền, bồi dƣỡng cho cán bộ quản
lý các phòng ban về đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ .... 54
Bảng 2.9. Đánh giá về sự hiểu biết của cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ...... 54
Bảng 2.10. Đánh giá của cán bộ quản lý về đổi mới trong khai thác sử dụng
nguồn lực để cải cách thủ tục hành chính ....................................... 56
Bảng 2.11. Đánh giá của cán bộ về đổi mới kiểm tra công tác quản lý văn
thƣ, lƣu trữ ....................................................................................... 57
Bảng 3.1. Kiểm chứng nhận thức về tính cần thiết và tính khả thi của các
biện pháp quản lý ............................................................................ 78

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN iv

/>

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thƣ và lƣu trữ chiếm vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Công tác văn thƣ nhằm mục đích đảm bảo cho thông tin kịp thời các chủ
trƣơng, đƣờng lối , chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nƣớc. Công tác lƣu
trữ là việc lựa chọn các văn bản có giá trị để giữ lại, tổ chức sắp xếp, bảo quản
một cách khoa học có hệ thống, nhằm giúp cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin
khi cần thiết.
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà
nƣớc, theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đƣa công cuộc đổi

mới bƣớc sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ
khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành đƣợc những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nƣớc, về trình độ
của mỗi cán bộ công chức. Nhƣng trƣớc những xu thế thách thức của thời đại
mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ
quan quản lý Nhà nƣớc cần đƣợc đẩy mạnh hơn nữa. Bƣớc sang thời kỳ công
nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh
tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nhƣ các doanh nghiệp gặp
không ít khó khăn, vƣớng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề
quản lý mà trong đó công tác văn thƣ - lƣu trữ cũng đóng một vai trò hết sức
quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không
thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phƣơng tiện cần thiết để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

1

/>

công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
đƣợc giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một
cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt
hiệu quả cao hơn.
Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng là trƣờng Đại học đa ngành, đa cấp, là
trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và đào tạo có chất
lƣợng cao phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ và các
tỉnh lân cận. Đến năm 2020 Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng sẽ là trƣờng đạt
chuẩn, trọng điểm của khu vực Trung Bắc bộ - là trung tâm đào tạo bồi dƣỡng
và nghiên cứu khoa học có uy tín, phấn đấu ngang tầm với các trƣờng đại học

có thƣơng hiệu trong nƣớc và khu vực. Để hoạt động đào tạo và nghiên cứu
khoa học của trƣờng đại học Hùng Vƣơng có hiệu quả thì công tác văn thƣ, lƣu
trữ phải đổi mới để đóng một vai trò phục vụ thông tin, tƣ liệu cho ban giám
hiệu và các phòng ban của nhà trƣờng.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ và để góp phần
nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác văn thƣ - lƣu trữ của trƣờng, tôi chọn đề
tài: "Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng
Vương tỉnh Phú Thọ" để nghiên cứu.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và điều tra làm rõ thực trạng công tác văn
thƣ - lƣu trữ, luận văn đề xuất biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu
trữ tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ
3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ tại trƣờng Đại học.
3.2. Đối tượng nghiên cứu: Biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu
trữ tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.
4. Giả thuyết khoa học
Hiện nay, công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ở trƣờng Đại học Hùng
Vƣơng vẫn còn hạn chế. Nếu đề xuất đƣợc các biện pháp đổi mới công tác
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

2

/>

quản lý văn thƣ - lƣu trữ một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm đào tạo và
giảng dậy của nhà trƣờng thì sẽ nâng cao hơn nữa chất lƣợng giáo dục đáp ứng
yêu cầu đào tạo của nhà trƣờng.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xác định cơ sở lý luận về đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ ở

trƣờng đại học.
- Khảo sát làm rõ thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu
trữ tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.
- Đề xuất và khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp
đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh
Phú Thọ.
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
6.1. Giới hạn về đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ.
6.2. Giới hạn về địa bàn khảo sát
Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng - tỉnh Phú Thọ.
6.3. Giới hạn về khách thể khảo sát
Nghiên cứu trên 100 cán bộ quản lý, cán bộ phòng ban và giảng viên về
công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Để hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này, xác định các phƣơng pháp
nghiên cứu sau:
Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các tài
liệu lý thuyết đã công bố nhƣ: tài liệu về văn thƣ - lƣu trữ, lý luận về công tác
văn thƣ - lƣu trữ, nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.
7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Phương pháp quan sát
Sử dụng phƣơng pháp này nhằm tìm kiếm thông tin về công tác quản lý
văn thƣ - lƣu trữ tại trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

3

/>

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm
Nhằm tổng kết các kinh nghiệm về biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của
công tác quản lý văn thƣ lƣu trữ ở trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.
7.3. Phương pháp bổ trợ
Sử dụng phƣơng pháp thống kê toán học và phần mềm máy tính để thống
kê và xử lý số liệu thu thập đƣợc và thể hiện bằng các sơ đồ, biểu đồ.
8. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo, phụ lục.
Nội dung nghiên cứu chính của luận văn gồm 3 chƣơng.
Chương 1: Cơ sở lí luận về đổi mới công tác quản lý văn thƣ, lƣu trữ ở
trƣờng đại học.
Chương 2: Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thƣ lƣu trữ tại
trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.
Chương 3: Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ tại
trƣờng Đại học Hùng Vƣơng tỉnh Phú Thọ.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

4

/>

Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƢ LƢU TRỮ Ở TRƢỜNG ĐẠI HỌC
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
- Ở nước ngoài
Trên thế giới, thuật ngữ “lƣu trữ" có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hylap, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau đƣợc dùng làm ngôi nhà
bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng đƣợc sử dụng rộng rãi và trở
thành một phƣơng tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nƣớc chiếm

hữu nô lệ Hy Lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tƣợng trƣng
cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nƣớc.
Thuật ngữ" lƣu trữ" của nhiều nƣớc châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu
ấn đậm nét của gốc tiếng Hy - lạp cổ xƣa, nhƣ archives (Pháp), archiv (Đức,
Tiệp), archivun (Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nƣớc nói trên, thuật
ngữ này đƣợc định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm
nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục
đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa... gọi theo tiếng Việt là phòng,
kho hoặc viện lƣu trữ.
Ở các nƣớc tƣ bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ chiếm hữu tƣ
nhân về tƣ liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lƣu trữ là tài sản riêng của
các công ty, các tập đoàn tự nhiên, nhƣ vậy tập trung công tác lƣu trữ ở các
nƣớc tƣ bản mang tính chất nửa vời, không triệt để.
Công tác lƣu trữ có bề dầy lịch sử hàng nghìn năm, từ thời cổ địa khi các
nhà nƣớc chiếm hữu nô lệ biết lƣu giữ và sử dụng một cách phổ biến tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phƣơng tiện quản lý và
phục vụ các mục đích khác. Nhƣng khoa học nghiên cứu về công tác lƣu trữ
học thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trƣớc hết ở một số nƣớc Châu
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

5

/>

Âu, tƣ bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan, do thực tiễn công tác lƣu trữ ở những
nƣớc này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận. Tuy nhiên, không
phải một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá trình lâu dài,
từng bƣớc hoàn thiện và phát triển.
Theo quan điểm của chủ nghĩa lƣu trữ học Mác xít thì lƣu trữ học là bộ
môn khoa học có nhiệm vụ soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và

phƣơng pháp của công tác lƣu trữ. Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ yếu
nhƣ lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lƣu trữ,
thuật ngữ lƣu trữ, pháp chế lƣu trữ... Trong đó, lý luận và thực tiễn công tác lƣu
trữ là môn khoa học cơ bản thuộc khái niệm lƣu trữ học. Đã có một số công trình
nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ của LB Nga, của Nhật Bản, của
Singapo; có nghiên cứu về mô hình quản lý văn thƣ lƣu trữ. Các công trinh
nghiên cứu tập trung vào việc trang bị kiến thức cho đội ngũ làm công tác văn
thƣ, lƣu trữ, phƣơng pháp soạn thảo văn bản, nguyên tắc và phƣơng pháp về tổ
chức công tác văn thƣ, lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu, xây dựng hệ thống công
cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu và tổ chức công tác của cơ quan lƣu trữ…
- Ở Việt Nam
Công tác văn thƣ, lƣu trữ đã có từ lâu. Đặc biệt từ khi Việt Nam tiến
hành đối mới năm 1986 thì vai trò của công tác văn thƣ lƣu trữ càng đƣợc nâng
cao. Những năm qua, Nhà nƣớc đã có các văn bản về văn thƣ lƣu trữ, các nhà
nghiên cứu thuộc Học viện hành chính quốc gia, Khoa Văn thƣ lƣu trữ Đại học
KHXH và NV, Trƣờng ĐH Nội vụ (Bộ Nội vụ) đã có nhiều công trình nghiên
cứu về lĩnh vực này. Kết quả nghiên cứu góp phần trang bị kiến thức nghiệp vụ
cho cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. Góp phần xây dựng mô hình thực hiện
công tác văn thƣ lƣu trữ của nƣớc ta. Đó là: Nghị định 110/2004/CP - NĐ của
Chính phủ về về công tác văn thư; Công văn 46/VTLT - NVTW về việc hướng
dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của các cơ
quan, tổ chức trung ương; Cuốn Lí luận và phương pháp công tác văn thư của
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

6

/>

tác giả Vƣơng Đình Quyền; Cuốn Công tác văn thư - lưu trữ của tác giả Dƣơng
Văn Khảm; Cuốn Nghiệp vụ văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri; Giao trình

hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc của Học viện Hành chính Quốc
gia; tác giả Nguyễn Thị Thúy với đề tài luận văn cao học: Quản lý công tác văn
thƣ - thông tin thƣ viện trƣờng học năm 2012 ở Học viện Quản lý Giáo dục.
Ngoài ra còn nhiều tài liệu tham khảo hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ của
các trƣờng Đại học, các bài báo khoa học bàn về vấn đề phát triển công tác văn
thƣ lƣu trữ.
Tuy nhiên, đến nay chƣa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề
Đổi mới công tác quản lý văn thƣ lƣu trữ trong trƣờng đại học trong bối cảnh
đổi mới và hội nhập quốc tế.
1.2. Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài
1.2.1. Quản lý
1.2.1.1. Khái niệm quản lý
Quản lý là sự điều khiển một hệ thống động xã hội ở tầm vĩ mô cũng nhƣ
vi mô, vì vậy có nhiều cách tiếp cận quản lý khác nhau, ở mỗi cách tiếp cận có
những cách định nghĩa khác nhau:
- Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích,
có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những ngƣời lao động nói chung là
khách thể quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu dự kiến” [11].
- Theo tác giả Nguyễn Văn Đạo: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ
chức, có định hƣớng của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý về các mặt
chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế… bằng một hệ thống các luật lệ, các chính
sách, các nguyên tắc, các phƣơng pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môi
trƣờng và điều kiện cho sự phát triển của đối tƣợng” [5].
- Theo Harold Koontz: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo
sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt đƣợc các mục đích của nhóm.
Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trƣờng mà trong đó
con ngƣời có thể đạt đƣợc các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

7

/>

chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với tƣ cách thực hành thì cách quản lý là
một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa học” [7].
Qua các định nghĩa và quan niệm về "Quản lý" nhƣ đã trình bày ở trên,
ta thấy rằng trong hoạt động quản lý luôn tồn tại hai thành tố đó là chủ thể quản
lý và khách thể quản lý. Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân hay một nhóm
ngƣời có chức năng quản lý, điều khiển tổ chức để tổ chức vận hành và đạt
đƣợc mục tiêu. Khách thể quản lý là những ngƣời chịu sự tác động, chỉ đạo của
chủ thể quản lý nhằm đạt mục tiêu chung.
1.2.1.2. Chức năng quản lý
Các nhà khoa học nghiên cứu về quản lý về khoa học quản lý đã đƣa ra 4
chức năng cơ bản dƣới đây:
a. Chức năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và cơ bản nhất giúp cho nhà quản lý
tiếp cận mục tiêu một cách hợp lý và khoa học. Trên cơ sở phân tích trạng thái
xuất phát, căn cứ vào những tiềm năng đã có, những khả năng sẽ có trong
tƣơng lai mà xác định rõ hệ thống của các mục tiêu, nội dung hoạt động, các
biện pháp cần thiết để chỉ rõ trạng thái mong muốn của tổ chức. Lập kế hoạch
bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau:
- Dự đoán, dự báo nhu cầu phát triển.
- Chẩn đoán, đánh giá thực trạng phát triển của tổ chức.
- Xác định những mục tiêu, biện pháp và đảm bảo các điều kiện để thực
hiện các mục tiêu đã đặt ra.
b. Chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân phối các nguồn lực để hiện thực
hóa các mục tiêu đã đề ra, là sự sắp đặt một cách khoa học những con ngƣời,
những công việc một cách hợp lý, là sự phối hợp các tác động bộ phận tạo nên
một tác động tích hợp mà hiệu quả của nó lớn hơn nhiều so với tổng số các

hiệu quả của các tác động thành phần. Công tác tổ chức gồm 3 nhiệm vụ chính
dƣới đây:
- Xác định cấu trúc của bộ máy.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

8

/>

- Tiếp nhận và phân phối các nguồn lực theo cấu trúc bộ máy.
- Xác lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức.
c. Chức năng chỉ đạo
Chỉ đạo là quá trình liên kết, liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức,
tập hợp động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt đƣợc mục
tiêu của tổ chức. Nội dung của chức năng chỉ đạo bao gồm:
- Chỉ huy, ra lệnh.
- Động viên, khen thƣởng.
- Theo dõi, giám sát.
- Uốn nắn, sữa chữa, bù đắp và chỉnh lý.
d. Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã định để xem xét, đo
lƣờng và đánh giá việc thực hiện nhằm phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra
nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Đồng thời, kiểm tra cũng nhằm tìm kiếm
các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để thúc đẩy hoạt động của tổ chức.
Kiểm tra theo lý thuyết hệ thống chính là thiết lập mối liên hệ ngƣợc trong
quản lý
1.2.2. Đổi mới
a. Khái niệm:
Đổi mới là cái vốn có của mọi vận động và phát triển trong tự nhiên, xã
hội cũng nhƣ trong tƣ duy. Bất kỳ sinh vật nào cũng luôn luôn tự Đổi mới để

thích nghi với những sự thay đổi của môi trƣờng sống. Đối với xã hội, Đổi mới
là một phản ứng mang tính tự nhiên của xã hội để bảo đảm sự thích nghi của nó
trƣớc những biến đổi môi trƣờng tự nhiên, môi trƣờng quốc tế, để thích ứng với
tình thế. Đổi mới là quá trình vận động tự nhiên của mọi hiện tƣợng xã hội.
Vận dụng vào vấn đề mà chúng ta nghiên cứu “Đổi mới’ là thay cách
nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng đƣợc nhu cầu phát triển,
bằng cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

9

/>

Đổi mới là quá trình loại bỏ những gì kìm hãm và cản trở sự phát triển,
tổ chức lại xã hội, đƣa vào cơ chế vận hành của xã hội một hệ thống đồng bộ
các yết tố vật chất và tinh thần, tạo nên lực lƣợng cho sự phát triển vƣợt bậc.
“Đổi mới” còn là làm rõ cái gì là đúng của ngày hôm qua, nhƣng do hoàn cảnh
đã thay đổi, ngày hôm nay không còn thích hợp, cần từ tổng kết thực tiễn để
khái quát lý luận nhằm bổ sung, phát triển nhận thức, phát triển nền tảng tƣ
tƣởng của chúng ta. Nhờ vậy, nền tảng tƣ tƣởng đó thực hiện có hiệu quả hơn
chức năng là cơ sở hoạch định và triển khai đƣờng lối của Đảng, thúc đẩy đất
nƣớc phát triển.
Nhƣ vậy, “Đổi mới” có mục tiêu lý luận và mục tiêu thực tiễn. Về lý
luận, Đổi mới nhằm xác lập hệ thống quan điểm đúng đắn về chủ nghĩa xã hội
và con đƣờng đi lên chủ nghĩa xã hội ở nƣớc ta. Về thực tiễn, Đổi mới để xã
hội xã hội chủ nghĩa từng bƣớc đƣợc xác lập vững chắc. Hai mục tiêu đó có
quan hệ biện chứng với nhau: Mục tiêu lý luận phục vụ cho mục tiêu thực tiễn;
mục tiêu thực tiễn vừa là yêu cầu, là đòi hỏi nâng cao chất lƣợng mục tiêu lý
luận, vừa là phƣơng thức kiểm tra thành quả đạt đƣợc của mục tiêu lý luận.
Trong sự tác động qua lại đó, mục tiêu thực tiễn là cơ quan quan trọng nhất.

1.2.3. Văn thư, lưu trữ
- Văn thư: vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký,
di chúc...) và văn bản do cơ quan nhà nƣớc ban hành để phục vụ cho quản lý,
điều hành công việc chung.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phƣơng tiện đƣợc các cơ quan của
Đảng, Nhà nƣớc, các tổ chức chính trị - xã hội, các tỏ chức kinh tế... dùng để
ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các
mặt công tác. Ngƣời ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với văn bản nhƣ
soạn thỏa, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký,
lập hồ sơ...
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 10

/>

- Lưu trữ: Là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của các cá nhân
để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Tài liệu gồm: tài liệu về quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, các loại tài
liệu về phim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn hóa nghệ thuật, tài liệu về cá nhân...
1.2.4. Công tác văn thư - lưu trữ
- Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản
lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện
hành của đơn vị theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
Phủ về công tác văn thƣ - lƣu trữ. Công tác văn thƣ là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác văn thƣ bao gồm: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thƣ
- Công tác lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, khai
thác, sử dụng… tài liệu lƣu trữ, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo Pháp lệnh Lƣu

trữ Quốc Gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc
gia; Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thƣ và Lƣu
trữ nhà nƣớc về việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,…
Công tác lƣu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ
chức nhằm lựa chọn, lƣu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để
phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Nội dung công tác lƣu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công việc của một cơ quan đƣợc tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có đƣợc cẩn thận hay không. Nhƣ vậy, thực hiện tốt công tác lƣu trữ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 11

/>

sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thƣ. Công tác văn thƣ cũng có
có ảnh hƣởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lƣu trữ. Có thể xem
công tác lập hồ sơ nhƣ là cầu nối giữa công tác văn thƣ với công tác lƣu trữ.
Nếu hồ sơ đƣợc lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện
thuận lợi để công tác lƣu trữ phát triển, từ đó từng bƣớc phát huy giá trị của tài
liệu lƣu trữ.
1.2.5. Công tác quản lý văn thư - lưu trữ
Quản lý văn thƣ - lƣu trữ là một bộ phận của quản lý hành chính.
Quản lý văn thƣ - lƣu trữ là việc tuyển chọn, lƣu giữ, duy trì, phát triển,
sử dụng và cung cấp văn bản, giấy tờ cho cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý Văn thƣ - lƣu trữ là việc sắp xếp, bố trí, sử dụng văn
bản giấy tờ, cùng với máy móc, thiết bị, phƣơng pháp côn g nghệ, để quản lý

một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, tổ chức.
1.2.6. Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ
Đổi mới công tác quản lý văn thƣ - lƣu trữ là đổi mới toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành, thu thập, bổ sung, thống kê, kiểm tra, chỉnh lý, bảo quản,
khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình
hội nhập..
1.2.7. Quản lý giáo dục
GD là một hoạt động đặc trƣng của con ngƣời, có sự tham gia của nhiều
thành tố khác nhau nhằm hƣớng tới một mục tiêu đào tạo thế hệ trẻ cho đất
nƣớc. Dƣới góc độ coi giáo dục là một hoạt động chuyên biệt thì QLGD là QL
tất cả các hoạt động của một cơ sở giáo dục nhƣ trƣờng học, các đơn vị phục vụ
đào tạo, là sự điều hành hệ thống giáo dục quốc dân nhằm đạt đƣợc mục tiêu
đào tạo. Dƣới góc độ xã hội, QLGD là QL mọi hoạt động giáo dục trong xã hội
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 12

/>

1.2.8. Quản lý nhà trường
Quản lý nhà trƣờng chính là quản lý giáo dục trong một phạm vi xác
định của một đơn vị giáo dục nền tảng - đó là nhà trƣờng. Quản lý nhà trƣờng
là một hệ thống những tác động sƣ phạm mang tính khoa học và có tính định
hƣớng của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, học sinh và các lực lƣợng giáo
dục trong và ngoài nhà trƣờng, nhằm làm cho nhà trƣờng vận hành theo đúng
đƣờng lối và nguyên lý giáo dục của Đảng để tiến tới mục tiêu giáo dục, mục
tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục, với thế hệ trẻ và từng học sinh
1.2.9. Cải cách thủ tục hành chính: Là cải cách các loại thủ tục giấy tờ hành
chính, nhằm hƣớng tới mục đích đơn giản hóa các loại thủ tục giấy tớ, đem lại
hiệu quả tốt nhất cho các đối tƣợng tham gia

1.3. Vấn đề chung về Công tác văn thƣ, lƣu trữ.
1.3.1. Vấn đề chung về công tác văn thư
Công tác văn thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn
bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nƣớc, các doanh nghiệp Nhà nƣớc,
các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thƣ là một
bộ phận của văn bản giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý thông tin.
a. Vị trí của công tác văn thư:
Công tác văn thƣ đƣợc xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc và là nội
dung quan trọng. Đặc biệt đối với trƣờng Đại học Hùng Vƣơng công tác văn
thƣ đảm bảo các thông tin cho hoạt động dậy và học của nhà trƣờng, đáp ứng
yêu cầu đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động giáo dục của nhà
trƣờng.
b. Ý nghĩa của công tác văn thư:
- Công tác văn thƣ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 13

/>

tin phục vụ quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhƣng nguồn
thông tin chủ yếu nhất và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Làm tốt
công tác văn thƣ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đƣợc nhanh
chóng, chính xác, có năng suất, chất lƣợng, đúng chính sách, đúng chế độ và
giữ gìn đƣợc bí mật của Đảng và Nhà nƣớc, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ,
giảm bớt đƣợc giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm trái pháp luật.
- Công tác văn thƣ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan; đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lƣu
trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thƣờng xuyên cho tài liệu lƣu trữ quốc gia là các

hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đƣợc nộp vào lƣu trữ
cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải đƣợc tổ
chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ.
c. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thƣ ở cơ
quan phải đảm bảo các yêu cầu:
1. Nhanh chóng: Qúa trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó,
xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào
việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản
chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa
của sự việc đƣợc đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công
sức và thời gian của cơ quan.
2. Chính xác
- Chính xác về nội dung của văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các
văn bản quy định của các cơ quan nhà nƣớc cấp trên; Dẫn chứng hoặc trích dẫn
ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt,
không che dấu sự thật; Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các
thành phần do Nhà nƣớc quy định: Quốc hiệu, Tác giả, Số, ký hiệu văn bản,
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 14

/>

Địa danh, ngày, tháng, năm, Tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung, thể
thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan, Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông
tin nêu trên phải đƣợc trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; Mẫu
trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành.
- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải đƣợc

quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn
bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản; Yêu cầu chính xác còn phải đƣợc
thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nƣớc về công
tác văn thƣ.
3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều
vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nƣớc. Vì vậy, từ việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của
cán bộ văn thƣ đến việc lựa chọn cán bộ văn thƣ của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã đƣợc quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban
Thƣờng vụ Quốc hội.
4. Hiện đại: Những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ gắn liền với
việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thƣ đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nƣớc nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lƣợng cao.
d. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung dƣới đây:
1. Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản.
- Duyệt văn bản.
- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
- Ký văn bản.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 15

/>

2. Quản lý văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.

3. Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
- Sử dụng con dấu.
1.3.2. Vấn đề chung về công tác lưu trữ
a. Vị trí của công tác lưu trữ
Công tác lƣu trữ là một khâu rất quan trọng đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nƣớc, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh, công tác lƣu trữ có vai trò
đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, bởi thông tin tài
liệu lƣu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao, do nguồn gốc hình thành, do đặc
trƣng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lƣu trữ quy định.
Làm tốt công tác lƣu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thƣ và hành
chính, văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanh
quá trình hiện đại cải cách. Qúa trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban
hành, quản lý văn bản đến lƣu trữ hiện hành và đƣa vào lƣu trữ lịch sử có mối
quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau, điều đó đƣợc thể hiện:
Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính
trên mọi lĩnh vực của nhà nƣớc hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản,
điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng,
với công tác lƣu trữ nói chung.
Tài liệu lƣu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác cho
hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý. Công
tác lƣu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng
một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Thực hiện tốt công tác lƣu trữ, công văn,
giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN 16

/>