Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex

LỜI NÓI ĐẦU
Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung,
bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng
XHCN - Cũng như các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Thiết bị xăng
dầu Petrolimex gặp rất nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh
doanh thương mại nên vấn đề cốt lõi đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để
bán ra những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của thị trường và đạt mức lợi
nhuận cao nhất.
Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất
lượng quan trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến
lợi nhuận trong kỳ kinh doanh và được phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo.
Như vậy, việc giảm thấp cũng như tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều
kiện cho các doanh nghiệp thương mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài
chính, nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, lợi ích của doanh nghiệp và của
người lao động...Tuy nhiên, để thực hiện được điều này các nhà quản lý nói
chung và kế toán nói riêng phải thường xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác,
kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài cũng như bên trong nội bộ doanh
nghiệp như: các thông tin về thị trường, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự
trữ...
Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng như
đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên
cứu lý luận trong trường và thực tập thực tế tại Công ty Thiết bị xăng dầu
Petrolimex, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả
sử dụng chi phí tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex".

1

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn 3 phần:
Phần I : Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại.
Phần II : Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex.
Phần III : Phương hướng hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sử
dụng chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex.

2


PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI
PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG
MẠI
A-NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh, các doanh
nghiệp luôn chịu sự ảnh hưởng mạnh mẽ nhiều yếu tố như: yếu tố nhân lực,
yếu tố kinh tế, yếu tố khoa học công nghệ, yếu tố chính trị, văn hoá...
Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng
của nhà quản lý. Họ phải xác định được mục tiêu kinh doanh, đề ra các
phương thức để đạt được mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm
soát liên tục các bước tiến hành cũng như biện pháp đã sử dụng để thực hiện
các mục tiêu đề ra và có thể xử lý kịp thời những bất cập. Để thực hiện được
điều đó, các nhà quản lý phải nắm bắt chính xác, kịp thời những thông tin cần
thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xét trên phương
diện kế toán, thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng, đặc biệt đối với

các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Trong các doanh nghiệp thương
mại, chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
I-CHI PHÍ BÁN HÀNG
I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng
Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tồn tại. Xét một cách tương đối, tiêu thụ được coi là khâu cuối cùng của
chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản
xuất của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng. Đó
là khoản chi phí cần thiết để thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hoá và đảm bảo
việc đưa hàng hoá tới tay người tiêu dùng. Chi phí bán hàng phát sinh liên
quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ kinh
doanh bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng

3


đại lý, uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành,
chi phí bảo quản, đóng gói...Chi phí bán hàng có trong bất kỳ tổ chức kinh
doanh nào, cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại.
Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động
sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động
sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động
sản xuất kinh doanh trong một kỳ kinh doanh nhất định (tháng, quý, năm...).
Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra
sản phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng
được định nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh
trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng được biểu hiện
bằng tiền nhưng không phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong thương mại
đều là chi phí bán hàng. Trên thực tế, có những khoản chi phí bán hàng được

biểu hiện bằng hiện vật như: hao hụt tự nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố
định (KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng cụ...Chi phí bán hàng không tạo ra
giá trị và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng
của sản phẩm, hàng hoá.
Trước đây người ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động
vật hoá tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng được biểu hiện bằng tiền gọi là
chi phí lưu thông hàng hoá. Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích
từ nhiều phương diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới
của sản phẩm hàng hoá, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần
thiết biểu hiện dưới hình thái tiền lương (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm
biểu hiện dưới hình thái thu nhập thuần tuý (M). Trên thực tế, người ta không
tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V) có nghĩa là chỉ
gồm lao động sống cần thiết và một phần của (M).
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 1: “Trình bày các Báo cáo Tài chính”, chi
phí được phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất;
chi phí hao mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên. Còn trong kế toán
quản trị Mĩ, chi phí bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để
thực hiện các đơn đặt hàng và giao thành phẩm đến khách hàng. Chi phí này
bao gồm: chi phí quảng cáo, giao dịch, hoa hồng bán hàng, lương nhân viên
bán hàng và các chi phí gắn liền với kho cất thành phẩm.

4


Từ đây, chúng ta thấy rằng: Chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ
thể hiện đầy đủ các khoản mục như trong chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy
định nhưng cụ thể hơn.
Như vậy, thông qua nghiên cứu, phân tích, liên hệ với chuẩn mực kế toán
quốc tế, kế thừa và phát triển, chi phí bán hàng trong kế toán Việt Nam được
định nghĩa:

Chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí về lao động sống (lương nhân viên
bán hàng, bảo hiểm xã hội...) và lao động vật hoá (KH TSCĐ, công cụ dụng
cụ...) phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong
quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhưng không phải là số bất biến và cũng
không tỷ lệ thuận với doanh thu hàng bán hay số lượng hàng bán ra. Có trường
hợp hàng không bán được nhưng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ngược
lại, doanh thu tăng nhanh hay số lượng hàng bán tăng nhanh nhưng chi phí bán
hàng tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận với doanh thu hoặc không.
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục
tiêu lợi nhuận. Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong
cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại - khi mà nền kinh
tế đang ngày càng mở rộng, hàng ngoại nhập vào trong nước ngày càng phong
phú thì 1 vấn đề quan trọng họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm 1 đồng
chi phí có nghĩa là tăng 1 đồng lợi nhuận. Để đạt được điều đó trước mắt các
doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên
cơ sở nguyên tắc tiết kiệm, tránh những khoản chi phí có tính chất phô trương
và hạn chế các khoản thiệt hại làm tăng chi phí bằng cách lập kế hoạch chi,
thực hiện, phản ánh đúng đắn các khoản chi đã được ký duyệt và thực hiện
kiểm soát liên tục.
I.2- Nội dung của chi phí bán hàng
Theo thông lệ chung đã được áp dụng phổ biến ở các nước trên thế giới,
tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng
doanh nghiệp, chế độ kế toán Việt Nam đã quy định chi phí bán hàng được
chia ra theo nội dung sau:
Chi phí nhân viên:

5

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có 3 yếu tố cơ bản là lao
động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó lao động của con người
là yếu tố trung tâm, giữ vai trò quyết định trong qua trình kinh doanh. Để tái
sản xuất sức lao động, người lao động sau khi đã sử dụng sức lao động của
mình tạo ra sản phẩm có ích thì sẽ được trả một số tiền thù lao nhất định gọi là
tiền lương (hay tiền công).
Về bản chất, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động hay
tiền lương chính là một yếu tố chi phí kinh doanh. Mặt khác tiền lương còn là
đòn bẩy kinh tế, kích thích người lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm
chi phí.
Các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh
phí công đoàn (KPCĐ) được trích theo lương.
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 19 "Lợi ích trả cho công nhân viên" đã quy
định rõ chi phí nhân viên hay lợi ích mà họ được hưởng, bao gồm:
+ Các lợi ích ngắn hạn cho công nhân viên.
+ Các lợi ích sau khi hết hạn thời gian làm việc.
+ Các lợi ích dài hạn khác.
+ Các lợi ích hưởng khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Kế thừa sự phát triển và để phù hợp với chuẩn mực chung, chi phí nhân
viên của bộ phận bán hàng được phản ánh bao gồm các khoản tiền lương, tiền
công, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong và ngoài
danh sách trực tiếp làm công tác bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng
hoá (khoản này không bao gồm tiền lương của nhân viên hành chính, văn
phòng và các bộ phận quản lý khác), các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ...
BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định
của quỹ lương thực tế. Tỷ lệ này được quy định theo từng thời kỳ. Hiện nay,
theo quy định của Nhà nước BHXH tính bằng 15%, BHYT tính bằng 2% quỹ
lương theo ngạch bậc, chức vụ hệ số bảo lưu và các khoản phụ cấp theo lương
(nếu có) tại Nghị định 26 CP tính theo mức lương tối thiểu Nhà nước quy định
và KPCĐ tính bằng 2% quỹ lương thực tế.

Chi phí vật liệu, bao bì:
Chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông
hàng hoá. Do đó, theo thông lệ chung được áp dụng phổ biến chi phí vật liệu,

6


bao bì trong doanh nghiệp thương mại là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng
cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như: chi phí vật liệu
đóng gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản,
bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng
cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ...của doanh nghiệp.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Khác với vật liệu, bao bì, dụng cụ đồ dùng là những tư liệu lao động
không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng được quy định đối với
TSCĐ. Công cụ, đồ dùng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị của
chúng được chuyển dần vào chi phí và giữ nguyên hình thái như ban đầu.
Theo thông lệ chung được áp dụng phổ biến, nội dung chi phí công cụ, đồ
dùng phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ cho quá trình tiêu thụ
sản phẩm, hàng hoá như: dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương
tiện làm việc...
Chi phí khấu hao tài sản cố định:
TSCĐ là một bộ phận TSCĐ hữu hình hặc vô hình của doanh nghiệp có
giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, đáp ứng tiêu chuẩn là TSCĐ do Nhà nước
quy định. Việc quy định tài sản nào là TSCĐ do từng nước quy định. Theo chế
độ kế toán Việt Nam hiện hành, những tài sản có giá trị từ 5.000.000 đồng và
thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên sẽ được xếp vào TSCĐ.
TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ bị hao mòn. Nhận thức
được sự hao mòn nên khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp tính toán và phân
bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán gọi là

KH TSCĐ. Mục đích của việc trích KH TSCĐ là giúp doanh nghiệp tính đúng,
tính đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu tư để tái tạo TSCĐ khi
chúng bị hư hỏng.
Như vậy, chi phí KH TSCĐ của bộ phận bảo quản, bán hàng bao gồm
khấu hao nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương
tiện tính toán, đo lường, kiểm tra chất lượng...
Chi phí bảo hành:
Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá sau khi tiêu
thụ như: sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nhưng vẫn nằm trong thời gian
bảo hành...

7


Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như: chi
phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, tiền thuê kho bãi, tiền thuê
bốc vác vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng,
cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu...
Chi phí bằng tiền khác:
Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi
phí đã kể trên như: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo,
chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí cho lao động nữ...
Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ
lưỡng, bởi vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh
nghiệp thương mại đều được tính vào chi phí bán hàng. Việc xác định nội
dung chi phí bán hàng không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải
đảm bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý và và phản ánh đúng
đắn chi phí bán hàng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.
Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không được tính vào

chi phí bán hàng:
• Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông...(kể cả
những khoản chi phí giải quyết hậu quả).
• Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái
chế, chọn lọc, phân loại hàng hoá chưa đủ tiêu chuẩn nhập kho). Những khoản
chi phí này khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật tư.
• Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần,
văn hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ
cho các câu lạc bộ...những chi phí này được bù đắp bằng quỹ xí nghiệp.
• Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công
đoàn...Những chi phí này được bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do
thành viên của các tổ chức trên đóng góp.
• Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ như: kinh phí sự nghiệp,
kinh phí xây dựng cơ bản.

8


• Những khoản hao hụt hàng hoá, vật tư ngoài định mức do khuyết
điểm chủ quan của các doanh nghiệp hay cá nhân người phạm lỗi gây ra.
• Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật
thanh toán...các khoản tiền thưởng hoàn thành kế hoạch, thưởng đột xuất...
Theo quy định của Thông tư số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm
1996 các doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải
mọi khoản chi phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình.
Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại
lý, uỷ thác và chỉ được hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp
pháp.
Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và

quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại. Hoa
hồng môi giới không được áp dụng cho các đối tượng là đại lý của doanh
nghiệp, các khách hàng được chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh
nghiệp, những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư, tiêu thụ hàng hoá
thành phẩm trong doanh nghiệp.
Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng
kinh tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà
nước hoặc theo giá thị trường và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp.
Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu
thụ nhằm khôi phục năng lực của tài sản được hạch toán vào chi phí bán hàng.
Trường hợp chi phí đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm. Doanh nghiệp
có thể có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích trước vào chi phí, kết thúc
phải có quyết toán trên cơ sở dự toán được duyệt y.
Chi phí bằng tiền khác như: các khoản chi cho trường, lớp đào tạo bồi
dưỡng nâng cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ được
hạch toán vào chi phí theo số thực chi cho các đối tượng là cán bộ công nhân
viên (CBCNV) của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số
thực chi sau khi trừ đi các khoản hỗ trợ của Ngân sách Nhà nước (nếu có).
Mức chi tối đa không vượt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối
tượng trên do Nhà nước quy định. Nếu đào tạo cho các đối tượng ngoài doanh
nghiệp thì phải thu phí để tự trang trải các khoản phí.

9


Như vậy, kế toán chỉ được hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch
toán những hao phí có liên quan đến khối lượng sản phẩm hàng hoá xuất ra
trong kỳ chứ không phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều được tập hợp vào
Tài khoản (TK) 641 và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí như trên sẽ có thể tạo nhiều

điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế
hoạch hạch toán và phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục. Do đó, việc
quản lý và chỉ đạo thực tiễn có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại
chi phí.
I.3- Phân loại chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác
nhau. Để hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác
quản lý tại doanh nghiệp được chặt chẽ và chính xác tối đa, người ta tiến hành
phân loại chi phí bán hàng.
Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh
tế là vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng
quản lý chi phí, phát huy được chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông
tin cũng như cung cấp thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện nay trên thế giới nói chung và việt Nam nói riêng đã có rất nhiều
tiêu thức để phân loại chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng với
mục đích cuối cùng là để quản lý, sử dụng hiệu quả chi phí và tuỳ thuộc vào
đặc điểm kinh doanh của từng Ngành, từng doanh nghiệp, từng quốc gia. Ở
nước ta hiện nay, chi phí bán hàng được phân loại chủ yếu dựa vào một số tiêu
thức sau:
1-Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí:
Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất
hoặc gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định. Theo cách
phân loại này, chi phí bán hàng được chia thành:
Chi phí tiền lương (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền
trả công lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực
tiếp cho quá trình kinh doanh.

10

Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí như tiền thuê ngoài
sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ,
tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ
thác...
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí như chi phí tiếp
khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí
tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí
KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói...
2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Là việc quy định nội dung phương thức hạch toán từng khoản mục chi
phí bán hàng được thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và phân tích tình hình chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng trong thương mại có
thể phân thành các khoản mục sau:
Tiền lương và các khoản phụ cấp.
Trích BHXH, BHYT và KPCĐ.
KH TSCĐ.
Chi phí vật liệu bao bì.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói.
Chi phí sửa chữa TSCĐ.
Chi phí trả tiền cho đại lý.
Chi phí hao hụt hàng hoá, vật tư trong định mức.
Chi phí bằng tiền khác như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi
đối ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng...
Cước vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí nước ngoài).
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ được tính nguyên vẹn của
từng yếu tố cũng như từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó được

chi ra ở đâu và có quan hệ với quá trình tiêu thụ như thế nào. Chi phí bán hàng
theo yếu tố là chi phí ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh
nghiệp không thể tiếp tục chia nhỏ hơn các loại chi phí này. Hạch toán chi phí
theo cách này không những cho chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản

11


phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi ra những khoản chi phí gì, bao
nhiêu mà còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế hoạch quỹ lương, tính toán
nhu cầu vốn lưu động định mức.
3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối lượng hàng hoá
luân chuyển:
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng được chia thành:
Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc trưng cơ bản khi
mức tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi
theo và
thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu như không thay
đổi hoặc thay đổi không đáng kể theo chiều ngược lại. Chi phí này bao gồm:
chi phí vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hụt bảo quản, chi phí
chọn lọc, chi phí lương theo hình thức khoán.
Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc trưng cơ bản
là khi mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nhưng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định,
còn tỷ suất chi phí thì thay đổi theo chiều ngược lại. Chi phí này bao gồm:
lương nhân viên bán hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ
đồ dùng, chi phí thuê cửa hàng, kho tàng bến bãi...
Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của
doanh nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối lượng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và
khối lượng sản phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ.
Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ

mang tính chất tương đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí
nào đó có thể là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến. Chẳng hạn, khi xem xét
mối quan hệ của chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng
ta thấy rằng: chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất
biến lẫn lộn trong đó nhưng rất khó phân tách được rõ ràng. Tuy cách phân
loại này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp
trong việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận nhưng là cần
thiết và nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn.
Hiện nay, rất nhiều nước trên thế giới đã đưa kế toán quản trị vào sử
dụng để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp như dự toán tổng

12


mức chi phí cho một kỳ kinh doanh, cho từng phương án kinh doanh...Tuy sự
tính toán đó còn mang tính chất tương đối nhưng tính khả thi của công việc
cùng với sự đối chiếu điều chỉnh trên thực tế kinh doanh đã giúp ích rất nhiều
cho các nhà quản lý. Bởi lẽ kế toán quản trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt
chẽ sự thay đổi của chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ, từng thời điểm cho
từng mặt hàng kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng như tăng lợi nhuận đạt
được tới mức tối đa. Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của nhà quản lý.
Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay
chưa đòi hỏi phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế
toán tài chính và kế toán quản trị nhưng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu
quả rất cao của nó trong công tác quản lý.
Để phân loại chi phí bán hàng người ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức
khác như: phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành
kinh doanh...
Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song
cuối cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối

đa chi phí cũng như để đạt được tối đa mức lợi nhuận. Ở mỗi doanh nghiệp
khác nhau có thể lựa chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán
hàng sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử
dụng chi phí tốt nhất.
I.4-Hạch toán chi phí bán hàng.
I.4.1-Hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự
biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo
và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán có
thể được hiểu là những bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ
kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành.
Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà nước có 32
chứng từ, doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chứng từ mang tính hướng
dẫn (doanh nghiệp Nhà nước có 14 chứng từ, doanh nghiệp khác có 19 chứng
từ). Tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên
gọi chứng từ; ngày tháng năm lập; số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị

13


cá nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát
sinh; chỉ tiêu về lượng và giá trị; chữ ký của người chịu trách nhiệm).
Chứng từ kế toán phải được lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy
đủ dữ liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không được xé
rời mà chỉ gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải được đánh số liên tục. Kế
toán trưởng và thủ trưởng đơn vị không được ký trước trên chứng từ hoặc séc
trắng, không được viết bằng bút chì.
Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ
tiêu do đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ được sử
dụng trong chi phí bán hàng thuộc:

Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh
toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng
thanh toán BHXH...
Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện,
Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà...
Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi...
Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm
tra chứng từ đến ghi sổ và lưu trữ. Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Yêu
Cầu lập
CT

KT phần
hành

Thủ trưởng
KTT

Bộ phận
chức năng

KT phần
hành
Lưu

Lập CT

Kí CT

Thực hiện

Ghi sổ

I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng được hạch toán trên TK 641-“Chi phí bán hàng”.
Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ được
kết chuyển vào bên Nợ TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”. Do đó, cuối
kỳ hạch toán TK 641 không có số dư.

14


Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có
ít sản phẩm hàng hoá được tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một
phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển).
Tức là không phải tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển
vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ
phân bổ hay chi phí trong Báo cáo Kết quả kinh doanh chưa hẳn đã có chi phí
kỳ này.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 như sau:
Bên Nợ:
 Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Bên Có:
 Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
 Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh
doanh trong kỳ.
TK 641 không có số dư cuối kỳ.

TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí như sau:
 TK 6411 - Chi phí nhân viên
 TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
 TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
 TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ
 TK 6415 - Chi phí bảo hành
 TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
 TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng
doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác.
Để đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng chi phí, trước hết kế toán các doanh nghiệp cần phải:

15


+ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát
sinh trong quá trình kinh doanh; kiểm tra tính hợp pháp. hợp lệ của từng
khoản mục chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí.
+ Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố.
+ Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ.
+ Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, phân tích, đánh giá tình hình thực
hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp để lập kế hoạch chi phí cho kỳ tới sao
cho hiệu quả, hợp lý hơn.
Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số
các trường hợp sau:
- Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải
phát sinh phải đựơc tập hợp vào TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở
dang” (nếu áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc TK 631 - “Giá
thành sản xuất” (nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt

động vận tải đến cuối tháng mới phân bổ cho đối tượng kinh doanh cụ thể.
Ngoài ra, những chi phí vận chuyển do đơn vị bán phải chịu nhưng do các đơn
vị mua hàng tổ chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán hàng của đơn vị
mua hàng phần chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí theo
định mức hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Hao hụt vật tư hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức:
+ Nếu chưa xác định được nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138(1381) - Phải thu khác
Có TK 156 - Hàng hoá
+ Khi xác định được nguyên nhân, theo quyết định xử lý của cấp trên, ghi:
Nợ TK 411, 821, 138, 641
Có TK 138(1381) - Phải thu khác
- Hao hụt vật tư hàng hoá trong tiêu thụ, vận chuyển trong định mức, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 - Hàng hoá
-Về phân bổ chi phí bán hàng:

16


Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thường có rất nhiều mặt
hàng kinh doanh khác nhau. Để tạo điều kiện cho việc xác định chính xác kết
quả kinh doanh của từng mặt hàng, người ta tiến hành phân bổ chi phí bán
hàng cho từng mặt hàng kinh doanh. Có rất nhiều tiêu thức để phân bổ chi phí
bán hàng. Người ta có thể căn cứ vào doanh thu, tốc độ luân chuyển của từng
mặt hàng để tiến hành phân bổ chi phí bán hàng.
Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng
mặt hàng thì phân bổ như sau:
M.mi
Mi

=
Tổng mi

Trong đó: Mi là mức chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ
M là tổng mức chi phí bán hàng trong kỳ
mi là tổng doanh thu thu tiêu thụ của mặt hàng i trong kỳ
Phân bổ chi phí bán hàng càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định kết
quả kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng càng chính xác bấy nhiêu. Các nhà
quản lý căn cứ trên hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để quyết định cơ
cấu mặt hàng tiêu thụ sao cho doanh thu đạt được cao nhất, giảm tỷ suất chi
phí, nâng cao lợi nhuận của đơn vị.
Hạch toán chi phí nhân viên:
Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức chi trả lương làm 2 lần trong
một tháng. Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng lương cho
công nhân viên, cuối tháng doanh nghiệp quyết toán lương, tính ra số tiền
BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:
Nợ TK 641(6411) - Chi phí bán hàng
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương trong
kỳ, ghi:

17


Nợ TK 641(6411) - chi phí bán hàng
Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác
Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì:
- Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng

gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi:
Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng
Có TK 152 - Nguyên vật liệu
Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị dưới 5.000.000 VNĐ
và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của
CCDC vào chi phí kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ sao cho thích
hợp.
Xét phương thức sử dụng, CCDC được chia làm 3 loại: CCDC, bao bì
luân chuyển, đồ dùng cho thuê.
- Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phương pháp phân bổ một
lần, căn cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi:
Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng
Có TK 153 - CCDC
Trường hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phương pháp
phân bổ 50%, ghi:
Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC
Nợ TK 641(6413) - 50% giá thực tế của CCDC
Có TK 153 - Giá thực tế của CCDC xuất dùng
- Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi:
Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại
Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho
Nợ TK 138: Tiền bồi thường vật chất phải thu
Có TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng

18


- Trường hợp xuất dùng CCDC theo phương pháp phân bổ dần, khi xuất dùng
căn cứ vào giá thực tế CCDC, ghi:

Nợ TK 142: Chờ phân bổ
Có TK 153: CCDC xuất dùng
Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC vào chi phí bán hàng ở các kỳ hạch
toán, ghi:
Nợ TK 641(6413): Chi phí bán hàng
Có TK 142: CCDC được phân bổ
- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao
bì, ghi:
Nợ TK 142:
Có TK 153(1532):
- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của
bao bì để phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán
hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)
Có TK 142:
Hạch toán chi phí TSCĐ:
Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH
TSCĐ và sửa chữa TSCĐ.
Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 “Bất động sản, xưởng và thiết bị”: Khấu
hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và được công
nhận là một khoản chi phí trừ khi nó được tính vào số mang sang của một tài
sản tự bổ sung. Số khấu hao được phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử
dụng và phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính.
Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo phương
pháp đường thẳng (còn gọi là phương pháp khấu hao bình quân).
Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính ưu việt của nó là dễ tính toán và
thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra.

19

Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng
này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao.
Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đưa vào sử dụng ngày nào
thì sẽ trích khấu hao luôn từ ngày đó.
Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí
đều có những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng. Nếu hai quy định này được
đem ra so sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng
trong chế độ kế toán Việt Nam quy định không được chính xác bằng cách tính
khấu hao trong Kế toán Pháp nhưng lại tính toán đơn giản, gọn nhẹ hơn rất
nhiều.
Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đã trích trong tháng trước, giá trị
TSCĐ tăng giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong
tháng này theo công thức:
Tổng mức
khấu hao
tháng này

=

Tổng mức
khấu hao
tháng trước

+

Mức khấu
hao tăng
trong tháng

-

Mức khấu
hao giảm
trong tháng

- Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng
Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao”
Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận
bán hàng cũng được trích vào chi phí bán hàng. Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể
được trích trước vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch).
- Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:
Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có)

20


Có TK 214, 111, 112, 152, 331, 334, 338,…
- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán tính giá thành thực tế và tiến
hành kết chuyển, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241(2413):
+ Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá thành dự toán thì

phần vượt dự toán sẽ được tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí
sửa chữa:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có Tk 335: Phần vượt dự toán.
+Ngược lại, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đã trích trước).
Có TK 721: Thu nhập bất thường.
-Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên
quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có
thể sử dụng TK 142- Chi phí trả trước. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng
phần chi phí đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 142 - Chi phí trả trước
Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá:
• Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:
♦

Trường hợp cần trích trước chi phí bảo hành:

- Khi trích trước chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dưới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 112, 336
- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế so với số trích trước về chi phí bảo hành:

21

+ Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trước về chi phí bảo hành thì số
chênh lệch ghi tăng chi phí:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
+ Nếu số trích trước về chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì
số chênh lệch ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
♦

Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành:

- Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 336.
• Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:
♦

Trường hợp trích trước chi phí bảo hành hàng hoá:

- Khi trích trước chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dưới, cho đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 336, 111, 112
- Khi chi phí bảo hành hàng hoá phát sinh thực tế, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 152, 214, 334,...

- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế với số trích trước về chi phí bảo hành.
+ Nếu số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì
số chênh lệch (số trích thừa), ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phí phí trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

22


+ Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trước chi phí bảo hành thì số chênh
lệch (số trích thiếu) được tính vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
♦

Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành:

- Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 152, 334
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641- Chi phí bán hàng.
Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn
cứ vào chứng từ liên quan, ghi:
- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế
GTGT phải nộp được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế
GTGT)
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số
thuế GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí
bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
- Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi:
Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng

23


Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng như: vật liệu dùng thừa
trả lại kho, công cụ đồ dùng dùng không hết..., ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 335:
Có TK 641- Chi phí bán hàng
Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đã tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi
trừ đi các khoản giảm trừ sẽ được kết chuyển toàn bộ vào TK 911:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Quá trình hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện trên sơ đồ sau: (xem
trang sau:)
I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng
Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát

đã được trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc
quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế được chặt chẽ. Do đó, giữa hạch toán
tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trước hết về
mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho
các nhà quản lý. Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống
chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân
chuyển lẫn nhau. Như vậy, việc phân chia hạch toán chi phí nói chung cũng
như chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp và chi tiết là cần thiết
trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác
hạch toán của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh doanh mà mỗi
doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm đáp
ứng được yêu cầu quản lý chi phí bán hàng.
*Một số phương pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:
Hiện nay có rất nhiều hướng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác
nhau. Các phương pháp này được xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại
chi phí bán hàng.
• Theo yếu tố chi phí:

24


Phương pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí được áp
dụng ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực lưu thông sản phẩm hàng hoá. Các
yếu tố chi phí phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoá được kế toán theo
dõi trên các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi
phí bán hàng tổng hợp. Phương pháp này đáp ứng được yêu cầu của công tác
kế toán tài chính, cung cấp thông tin nhanh cho người quản lý về các yếu tố
chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó đề ra được các biện pháp quản lý kinh tế tài
chính phù hợp với cơ chế quản lý mới.
• Theo địa điểm phát sinh:

Đây là phương pháp hạch toán chi tiết chi phí đang được vận dụng phổ
biến. Theo phương pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị
phụ thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm
thì phân bổ hợp lý từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí
theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêu chi
phí cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt
chẽ.
• Theo nhóm mặt hàng kinh doanh:
Phương pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu
chuyên doanh. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí chung.
Những khoản chi phí thuộc nhóm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ được hạch
toán trực tiếp vào nhóm mặt hàng đó. Đối với những chi phí phát sinh liên
quan đến nhiều nhóm mặt hàng thì sẽ được phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho
từng nhóm mặt hàng.
I.4.4.Sổ kế toán chi phí bán hàng
Trong thực tế việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết chi phí bán
hàng được thể hiện trên hệ thống sổ sách.
Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, kế toán phải tổ chức hạch toán chi
phí bán hàng theo từng khoản mục, yếu tố chi phí và theo theo từng địa điểm
phát sinh chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý.
Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng các hình
thức kế toán khác nhau, từ đó kế toán chi phí bán hàng sử dụng các loại sổ
tương ứng.

25