Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng

Trường đại học Dân Lập Hải phòng
Khoa Công Nghệ thông tin
====

Báo Cáo bài tập lớn
Mơn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài : Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng

Giáo viên hướng dẫn

: Vũ Anh Hùng

Nhóm sinh viên thực hiện :
Ngũn Đình Hờng
Lê Dun Qùn
Đồn Trọng Hiệp
Nguyễn Văn Hạnh


1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải
Phòng. em thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phịng là mợt trong những hệ thống
Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác
quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa
phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên
các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công
sức và thiếu độ chính xác . Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ
không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất
lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc. Để khắc phục các nhược điểm

trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Cơng nghệ.thơng tin thì xây
dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho cơng tác quản lí là một
nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa cơng tác
2.u cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường
ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của
hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ
sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.
3.Mơ tả qui trình hoạt động của hệ thống
Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua
để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới
nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách
và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.
Q trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phịng
thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần
mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và
trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có
trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành
chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách
mượn đọc tại phịng đọc thì khơng thu bất cứ 1 lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi
phịng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả


sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến
mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm
thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền
mượn ban đầu.
+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đơi
tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.

+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã
mượn.
+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho
ban lành đạo khi có yêu cầu


1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung

Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh

Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng
Phòng F301

Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’

Đối tượng
-Đối tượng được hỏi là:Thủ thư
-Cần thu thập nhứng thơng tin về:q
trình quản lí sách của thư viện

Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ
kinh nghiệm,chun mơn về mượn trả sách
của trường ĐHDL Hải phịng

Chương trình
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập
Xin phép được ghi âm
-Chủ đề 1
-Chủ đề 2
-Chủ đề 3
- Chủ đề 4
- Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của
ngời được hỏi
Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ

Ước lượng thời gian
1 phút
3 phút
2 phút

10 phút
10 phút
5 phút
5 phút

Dự kiến tổng cộng:38 phút


2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án:
Người được hỏi :Trần Hữu trung

Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh

Câu hỏi

Ghi chú

Câu 1: Xin anh cho biết quy trình
nhập sách và xử lý sách của
thư viện ?

Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là
tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu
yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường
duyệt và gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập
về sẽ được sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào
kho
Câu 2: xin anh cho biết quy trình Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết
mượn trả sách của thư viện ?
thơng tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào
phiếu mượn sách
Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và
kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên
sẽ được mượn sách
Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra
thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu

thanh toán cho sinh viên
Câu 3:
Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như
thế nào?

Đánh giá chung:

Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngồi lệ phí
mượn sách bình thường cùng tiền phạt 500
đồng/ngày.
Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập
biên bản phải bồi thường gấp đơi tiền sách in trên
bía cộng với tiền mượn sách ban đầu


3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn)
Dự án:

Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phòng

Trang 1

Loại: Lưu đồ

Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách

Ngày 10/05/2006

Thủ thư

Người quản lý

Phiếu yêu cầu
(D1)

Phiếu mượn,
trả (D4)

Thẻ thư
viện(D3)

Danh sách cần
mượn(D2)

Lập phiếu mượn
sách(T1)

Tiếp nhận ,ghi
phiếu (T3)
Tiếp nhận
kiểm
phiếu(T2)

Bên ngồi

NHA CUNG
CAP

BAN LÃNH

ĐẠO

Đơn sách
D(5)

(D6)Loại sách
mượn,trả

4.Bảng mơ tả chi tiêt tài liệu
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phịng

Trang

Loại: Phân tích hiện
trạng

Số tt: 1
Ngày 10/05/2006

Mơ tả dữ liệu
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách

Định nghĩa
Cấu trúc và khn dạng
Loại hình
Số lượng
Ví dụ

Là phiếu dựng để ghi thơng tin người mượn và các loại sách
cần mươn
Kích cỡ nhỏ,có ghi thơng ting sinh viên mượn,các loại sách
mượn,số lượng sách mượn…
Sơ cấp (Tài liệu gốc)
10quyển/1 lần


Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách
cần mượn
5.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án:
Tiểu dự án:Quản lý thư viện
Trang:1
trường ĐHDL Hải Phịng
Loại:Phân tích hiện
Số tt:1
Mô tả công việc
trạng
Ngày:18-3-2006
Công việc:Lập phiếu mượn sách
Điều kiện bắt đầu
Sinh viên có u cầu mượn sách,cịn sách trong kho.
Trong thời gian mở cửa của thư viện
Thông tin đầu vào:
Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn.
Kết quả đầu ra:
Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được
chuyển cho người mượn.
Nơi sử dụng:

Phòng mượn,phòng đọc
Tần xuất:
Thời lượng:
Thực hiện theo nội quy của thư viện
Quy tắc:
Trường hợp thư viện hết sách thì có thơng báo.
Lời bình:
Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt
Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên khi đó hết
thời gian mở của mà vần cịn người mượn sách thì phải sang
ngày hôm khác mới mượn được.
Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thơng báo cho
sinh viên biết.
Lời bình

6.Bảng tổng hợp công việc
7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu)
Số tt
Tên vai trò
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10

Danh mục sách mượn
Phiếu nhập sách
bảng tính phí mượn sách
Phiếu mượn sách
phiếu giao sách
sổ mượn sách
sổ trả sách
phiếu thanh toán
Biên bản sự cố
Báo cáo

Kiểu
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự

Công việc
liên quan
T1
T1
T1
T1,T2
T1
T2,T3

T1,T


8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu
STT Tên gọi ý
nghĩa
1
Số phiếu

Kiểu

Cỡ

Ký tự

4

2

Ngày mượn Ngày

15

3

Tên sinh
viên
Mã sinh
viên

địa chỉ

Ký tự

30

Ký tự

5

Ký tự

50

Tên ,mã các Ký tự
loại sách đã
mượn

40

4
5
6

Khn dạng

Lĩnh
vực
Kế
tốn

Ngày…thỏng…năm… Kế
tốn
Kế
tốn
Mã SV . . .
Kế
tốn
Lớp…Khoa…
Kế
tốn
M+mã sách
Thủ
quỹ

Quy tắc, ràng
buộc
Số
Chữ,số
Chữ
Số
Chữ,số
Chữ,số

Biểu đồ ngữ cảnh :

NHÀ
CUNG
CẤP

y/c mua

sách
Thơng tin
Cung cấp
sách
Hố đơn TT

y/c
mượn
sách

0
QUẢN L
Ý THƯ
VIỆN

Cung
trả
Thơng
cấp
sách tin
sách

ĐỘC GIẢ

y/c báo
cáo
báo cáo

Phiếu
TT

BAN
LÃNH
ĐẠO


Mơ tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua
sách và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thơng tin phản hồi
lại thư viện .Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và
lập phiếu thanh tóan gửi nhà cung cấp .
độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào
phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thơng tin phản hồi lai độc
giả ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc
giả sẽ được cung cấp sách. Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra
thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hố đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho
ban lãnh đạo và khi có yêu cầu báo cáo.

QUẢN LÝ
MƯỢN TRẢ
SÁCH
1. Nhập
sách

2. Mượn sách

3.Trả sách

1.1 Phiếu
nhập

1.2 Kiểm tra

2.1 Tra cưu
sách
2.2 lập phiếu
mượn sách
2.3 Xử lý
phiếu mượn
sáchgiao sách
2.4

3.1 y/c trả sách

Kiểm tra sự cố

3.2 Kiểm tra sách

Lập biên bản

3.3 Ghi sổ trả sách

Giả quyết sự
cố

1.3 Sử lý
sách
1.4Ghi sổ
nhập

2.5 ghi sổ

mượn

3.4 Lập phiếu TT

4. sự cố

5. Báo cáo

Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo


Mô tả chi tiết chức năng lá :
1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi
tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách.
1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách
kiểm tra đon giá sách
1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã
vạch để chuyển vào kho
1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi
vào sổ nhập kho
2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu
sách có trong kho thì đăng ký mượn .
2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn
sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách.
2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và
thông tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách .
2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư
sẽ lập ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả

2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để
luu thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho
thủ thư yêu cầu trả sách
3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách
mượn của thư viện và sách có bị hư hỏng không
3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó
trả sách và để lưu thơng tin cho q trình tổng hợp báo cáo .
3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán
gửi cho độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách
4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập
biên bản sự cố
4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và
như thế nào để có phương hướng giải quyết sự cố.
4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ
thư sẽ giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngồi sự kiểm sốt của thủ
thư thì thủ thư sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết.


Ma trận thực thể chức năng:
D1 Danh mục sách
D2 Phiếu nhập sách
D3 Bảng tính phí mượn sách
D4 Phiếu mượn sách
D5 Phiếu giao sách
D6 Sổ mượn sách
D7 Sổ trả sách
D8 Phiếu thanh toán
D9 Biên bản sự cố
D10 Báo cáo

D1

D2

Nhập sách

R

C

Mượn sách

R

D4 D5 D6 D7

R

Sự cố

C

R

D10

U
R

U

R
R

D8 D9
C

C

Trả sách

Báo cáo

D3

R

C
C

R

C

R

R

C

Mơ hình luồng dữ liệu ở mức 0:

NHÀ
CUNG CẤP

1.0
NHẬP

D4 phiếu

mượn sách

SÁCH
phiếu nhập sách

D2

2.0
MỰƠN
SÁCH

D5 phiếu giao sách

SINH VIÊN
D3 Bảng tính phí mượn
sách

Danh mục sách D1

3.0
TRẢ
SÁCH

D6 Sổ mượn sách

D7 Sổ trả sách
4.0
SỰ CỐ
phiếu thanh toán D8
D9 Biên bản sự cố

D10
5.0
BÁO
CÁO

Báo cáo

BAN LÃNH
ĐẠO