báo cáo thực tập tốt nghiệp tại huyện đoàn cư m’gar, huyện cư m’gar, tỉnh đăk lăk

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

MỤC LỤC
MỤC LỤC

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

2

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

LỜI NÓI ĐẦU

LỜI LỜI
NÓINÓI
ĐẦU
ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên
môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ
quan còn rất thiếu, đặc biệt là ở cấp cơ sở. Trong những năm qua, song song với sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính
luôn là vấn đề mà Nhà nước ta chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng
một nền hành chính có hiệu lực; Do đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và kỹ thuật

hành chính cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan,
đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt, Nghị quyết Trung ương 7 (khóa XI) cũng
khẳng định “…kiện toàn hệ thống chính trị từ Trung ương đến cơ sở, nhằm mục tiêu
xây dựng tổ chức bộ máy đồng bộ, tinh gọn, có tính ổn định, phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có số lượng hợp lý, có phẩm chất
chính trị, đạo đức, trình độ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng với yêu
cầu nhiệm vụ trong tình hình mới…). Kết luận số 64-KL/TW HỘI NGHỊ LẦN
THỨ BẢY BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG KHÓA XI về Một số vấn đề về
tiếp tục đổi mới, hoàn thiện hệ thống chính trị từ Trung ương đến cơ sở cũng đã
khẳng định “…Tiếp tục rà soát, kiện toàn tổ chức bộ máy của Mặt trận Tổ quốc và
các đoàn thể chính trị - xã hội theo hướng tinh gọn, rõ chức năng, nhiệm vụ, không
chồng chéo. Đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng, quản lý nhà nước, đổi
mới cơ chế tài chính đối với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội,
tạo điều kiện để Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tăng thêm tính
tự chủ, chủ động hơn trong hoạt động; không "hành chính hóa" để gần dân, sát dân
hơn. Thực hiện có hiệu quả quy chế phối hợp, quy định về giám sát, phản biện xã
hội của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội, cơ chế để nhân dân
tham gia góp ý xây dựng Đảng, chính quyền. Quy định chặt chẽ về tổ chức và hoạt
động của các hội theo nguyên tắc tự nguyện, tự quản, tự bảo đảm kinh phí hoạt
động và tuân thủ pháp luật. Sửa đổi, bổ sung các quy định của Nhà nước về
quản lý tổ chức và hoạt động hội phù hợp với tình hình mới…”
Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi;
Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo
của các Trường trung cấp, cao đẳng, đại học nói chung và của Trường Trung cấp
Kinh tế - Kỹ thuật Đăk Lăk nói riêng. Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên
tiếp cận được với thực tế, làm quen với những công việc thực tế ở cơ quan, củng
cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ làm
công tác hành chính, văn thư, vận dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào công
việc thực tiễn ở đơn vị thực tập và cũng là cơ hội cho để đúc rút những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác, giúp cho học viên hoàn thiện

vững chắc về nghiệp vụ của mình.
Sau một năm học tập, được tiếp nhận những kiến thức phong phú, bổ ích
từ sự tận tình truyền đạt của quý Thầy, Cô giáo của Trường Trung cấp Kinh tế - Kỹ thuật
Đăk Lăk; được sự chấp thuận của Trường và lãnh đạo Huyện đoàn Cư M’gar,
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
3
huyện Cư M’gar, tỉnh Đăk Lăk, tôi đã tiến hành thực tập tại Văn phòng Huyện đoàn
Cư M’gar, huyện Cư M’gar, tỉnh Đăk Lăk từ ngày 07/7/2014 – 07/8/2014. Trong thời
gian này, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức đã
được học và thực tiễn công việc.

Được sự hướng dẫn tận tình của quý Thầy, Cô giáo trong Trường, với sự
giúp đỡ của cán bộ, công chức của Thường trực Huyện đoàn Cư M’gar, cùng với
sự trao đổi, học tập với các bạn học cùng lớp, bản thân tôi đã hoàn thành các nội
dung thực tập mà Trường đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo,
do sự tiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý Thầy, Cô.
Qua đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của quý Thầy, Cô
giáo Trường Trung cấp Kinh tế - Kỹ thuật Đăk Lăk đã truyền đạt cho tôi những
kiến thức bổ ích về chuyên môn, nâng cao trình độ nhằm thực hiện tốt mọi nhiệm
vụ được giao; cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ và sẻ chia trong công tác của các đồng
chí lãnh đạo và cán bộ chuyên môn của Thường trực Huyện đoàn Cư M’gar đã tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành chương trình thực tập tốt nghiệp./.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

4

NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
Số
TT

Chữ viết đầy đủ

Chữ viết tắt

01

Ban Chấp hành

BCH

02

Ban Thường vụ

BTV

03

Ủy ban Kiểm tra

UBKT

04

Ủy viên Ban Chấp hành

UV BCH

05

Ủy viên Ban Thường vụ

UV BTV

06

Ủy viên Ủy ban Kiểm tra

UV UBKT

07

Phó bí thư

PBT

08

Hội đồng đội

HĐĐ

09

Ủy ban Hội LHTN

UB Hội LHTN

10

Hội trường cơ quan

HTCQ

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

5
PHẦN I

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

1. Tổng quan về quá trình thực tập :
Thực hiện chương trình đào tạo của Trường Trung cấp Kinh tế - Kỹ thuật
Đăk Lăk về việc tiến hành thực tập cho học viên Lớp V8-HCVT (Hệ vừa học vừa làm)
khóa học 2013-2014.
Tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau :
- Nơi thực tập: Huyện đoàn Cư M’gar, huyện Cư M’gar, tỉnh Đăk Lăk.
Địa chỉ: Số 140 – Hùng Vương, TT QUảng Phú, Huyện Cư M’gar, tỉnh
Đăk Lăk.
- Thời gian thực tập: từ ngày 07/7/2014 đến ngày 07/8/2014

Thời gian

Công việc

Người hướng dẫn

- Nghiên cứu Quy chế
hoạt động của Ban Chấp
hành Huyện đoàn.
- Tìm hiểu về tổng quan
Tuần 1:
bộ máy hoạt động của
Phó bí thư Thường trực
Từ ngày 07/7/2014 Huyện đoàn Cư M’gar.
Huyện đoàn

đến ngày 14/7/2014
- Nghiên cứu, so sánh
công việc thực tế đang
công tác với các kiến thức
đã được học về công tác
Văn phòng.
Tuần 2:

- Tiếp tục nghiên cứu, so Phó bí thư Thường trực
Từ ngày 15/7/2014 sánh công việc thực tế Huyện đoàn
đang công tác với các
đến ngày 22/7/2014
kiến thức đã được học về
công tác Văn phòng.
- Tìm kiếm tài liệu, số
liệu phục vụ cho báo cáo
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

6
thực tập

- Tiếp tục thực hiện
những nhiệm vụ được

Tuần 3:
giao theo chức năng, Phó bí thư Thường trực
Từ ngày 23/7/2014 nhiệm vụ tại Văn phòng. Huyện đoàn
đến ngày 30/7/2014
- Bắt đầu làm báo cáo
thực tập
- Tiếp tục thực hiện
những nhiệm vụ được
Tuần 4 :
giao theo chức năng, Phó bí thư Thường trực
Từ ngày 01/8/2014 nhiệm vụ tại Văn phòng. Đảng ủy
đến ngày 05/8/2014
- Tiếp tục làm báo cáo
thực tập
Tuần 5 :

- Kết thúc quá trình thực
tập.

Từ ngày 06-07/8/2014 - Hoàn chỉnh báo cáo thực
tập.
Ngày 07/8/2014 :

- Nộp báo cáo thực tập

* Tự đánh giá : Chấp hành tốt nội quy, quy chế của cơ quan thực tập; đoàn
kết, tự giác học tập, học hỏi những kiến thức về nghiệp vụ từ các cán bộ, công
chức và các phòng, ban trong cơ quan. Thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng
dẫn thực tập và các bạn học để hoàn thiện hơn nữa về kỹ năng, nghiệp vụ công tác,
hoàn thành tốt đợt thực tập và báo cáo thực tập.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

7
PHẦN II
NỘI DUNG THỰC TẬP

I. TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐẢNG ỦY XÃ CƯ NÉ
1. Tên cơ quan, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan thực tập
1.1. Tên cơ quan : Huyện đoàn Cư M’gar
3.834.699.

Điện thoại : (0500)

1.2. Chức năng : Là cơ quan tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện, có vị trí,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành
một thể thống nhất.
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn :
Huyện đoàn CưM’gar có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho cấp ủy Đảng,
chính quyền nghiên cứu, triển khai các chủ trương, nghị quyết, chương trình, kế
hoạch công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi các cấp ở địa phương. Chỉ đạo,
hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị, kế hoạch công tác, các
chương trình, dự án của Đoàn ở các tổ chức Đoàn, Hội, Đội tại cơ sở. Tập hợp, đề

xuất các chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện đường lối chính sách của Đảng,
Nhà nước và kiến nghị với cấp uỷ Đảng, chính quyền, các ngành có liên quan về
chủ trương, chế độ chính sách đối với thanh thiếu nhi và tổ chức Đoàn, Hội, Đội.
Phối hợp với các cơ quan tổ chức thực hiện các chủ trương công tác, chế độ chính
sách của Đảng, Nhà nước đối với thanh thiếu nhi và công tác thanh thiếu nhi. Tổ
chức thực hiện công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Hội, Đội. Xây dựng, quản
lý cơ sở vật chất, kỷ thuật đảm bảo điều kiện hoạt động của BCH, BTV Huyện
đoàn; quản lý công tác tổ chức cán bộ, biên chế và lao động, ngân sách, tài sản và
công tác thi đua khen thưởng của Đoàn theo quy định chung của các cơ quan
Đảng, Nhà nước có liên quan và của Đoàn cấp trên…
BCH ra nghị quyết lãnh đạo, cụ thể hóa nghị quyết, chỉ thị của cấp trên, lập kế
hoạch, chương trình công tác toàn khóa, công tác hàng năm, công tác 06 tháng và
thông qua các hội nghị các văn bản chỉ thị, hướng dẫn tổ chức thực hiện bao gồm:
Nghiên cứu, tham mưu với BCH, BTV Huyện Đoàn về các chủ trương, nghị
quyết, chương trình, kế hoạch công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở địa
phương.
- Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kế
hoạch công tác, các chương trình, dự án của Đoàn ở các tổ chức Đoàn, Hội, Đội tại
cơ sở.
- Tổng hợp thông tin về tình hình hoạt động của Đoàn và phong trào thanh
thiếu nhi ở cơ sở phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của BCH, BTV huyện
đoàn.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

8
- Tập hợp, đề xuất với BCH, BTV Huyện Đoàn các chủ trương, biện pháp
nhằm thực hiện đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và kiến nghị với cấp uỷ
Đảng, chính quyền, các ngành có liên quan về chủ trương, chế độ chính sách đối
với thanh thiếu nhi và tổ chức Đoàn, Hội, Đội.

- Giúp BCH, BTV Huyện Đoàn phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức
thực hiện các chủ trương công tác, chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước đối với
thanh thiếu nhi và công tác thanh thiếu nhi.
- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ
Đoàn, Hội, Đội và công tác đối ngoại của Đoàn. Tổ chức quản lý đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Huyện Đoàn.
- Xây dựng, quản lý cơ sở vật chất, kỷ thuật đảm bảo điều kiện hoạt động
của BCH, BTV Huyện đoàn; quản lý công tác tổ chức cán bộ, biên chế và lao
động, ngân sách, tài sản và công tác thi đua khen thưởng của Đoàn theo quy định
chung của các cơ quan Đảng, Nhà nước có liên quan và của Đoàn cấp trên.
- Được sử dụng con dấu, mở tài khoản theo quy định và được thực hiện
những quyền hạn của cơ quan cấp Huyện.
- Xây dựng quy chế làm việc của BCH Huyện đoàn, chương trình công tác
toàn khóa; chương trình, kế hoạch về công tác kiểm tra, giám sát; quy chế làm việc
của Uỷ ban Kiểm tra Huyện đoàn và chương trình rèn luyện toàn khóa của BCH
Huyện đoàn.
- Soạn thảo, ban hành Chương trình, kế hoạch về công tác Đoàn và phong
trào thanh thiếu nhi, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chính trị theo nghị quyết của
Huyện đoàn và nghị quyết của Đoàn các cấp; xây dựng nghị quyết hàng năm, nghị
quyết chuyên đề, nghị quyết 06 tháng nghị quyết hàng quý và ban hành các hướng
dẫn thực hiện trên cơ sở cụ thể hóa nghị quyết, chỉ thị, hướng dẫn của cấp trên, vận
dụng sát với tình hình hình thực tiễn của địa phương.
- Lãnh đạo công tác tổ chức, cán bộ, nhận xét đánh giá, bổ nhiệm, miễn
nhiệm…; khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ thuộc quyền quản lý; kiểm tra,

giám sát việc thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ theo phân cấp; giới thiệu nhân sự
có đủ tiêu chuẩn, uy tín và được tín nhiệm vào tổ chức Đoàn, UBMTTQ và các
đoàn thể chính trị - xã hội theo luật quy định và điều lệ của mỗi tổ chức chính trị.
- Quyết định chức năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc đối với công tác tổ
chức, văn phòng, Kiểm tra Huyện đoàn.
- Đề xuất ý kiến việc lựa chọn, giới thiệu cán bộ có năng lực, uy tín tham
gia vào các cơ quan lãnh đạo của Đảng, chính quyền, đoàn thể cấp trên, cán bộ chủ
chốt của Đoàn do cấp trên quản lý; thực hiện kế hoạch quy hoạch, đào tạo bồi
dưỡng cán bộ, tạo nguồn cán bộ tại chỗ, từng bước xây dựng đề xuất tuyển dụng
cán bộ công chức huyện đủ tiêu chuẩn theo quy định.
- Hàng năm tiến hành công tác sơ kết, tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện nhiệm vụ của Huyện đoàn; ngoài ra có thể tổ chức sơ kết, tổng kết các
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
9
nghị quyết chuyên đề của các ban ngành đoàn thể chính trị, chương trình chuyên
đề của cấp trên chỉ đạo thực hiện (hoặc chỉ đạo điểm).

- BCH Huyện đoàn hàng tháng họp đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, đề ra
chương trình, kế hoạch lãnh đạo, xét hồ sơ phát triển đảng viên, chuyển đảng chính
thức, nắm bắt tình hình, ý kiến đề đạt về công tác hoạt động của bí thư, phó bí thư
các tổ chức cơ sở đoàn trực thuộc và xét kỷ luật đoàn viên (nếu có), trừ trường
hợp đột xuất.
2.Vài nét chung về Huyện Cư M’gar và Lịch sử hình thành và phát

triển của Huyện đoàn Cư M’gar
Vài nét chung về Huyện Cư M’gar
Huyện Cư M’gar cách trung tâm thành phố Buôn Ma thuột 18km về hướng
Đông Bắc. Huyện có 17 đơn vị hành chính (15 xã và 02 thị trấn), xã xa nhất cách
Huyện 40km. Đến nay, toàn huyện có 183 thôn, buôn và tổ dân phố. Với vị trí địa
lí như sau:
- Phía Bắc: giáp huyện Ea Súp;
- Phía Nam: giáp thành phố Buôn Ma Thuột;
- Phía Đông: giáp huyện Krông Buk;
- Phía Tây: giáp huyện Buôn Đôn.
Cư M’gar là vùng đất tương đối bằng phẳng, nằm ở vị trí trung tâm của cao
nguyên Đăk Lăk, đất đai màu mỡ, có nhiều thế mạnh phát triển KT-XH, với diện
tích 824,43 km2, dân số là 165.293 người và có 25 dân tộc anh em cùng sinh sống.
Với 197 người/km2, Cư M’gar là một huyện có mật độ dân số thuộc loại đông của
tỉnh, trong đó dân tộc Kinh chiếm 53,9%, Ê Đê: 36,42%, các dân tộc khác chiếm
10%.
Do hoàn cảnh lịch sử, vùng đất Cư M’gar có nhiều tên gọi hành chính khác
nhau. Trước cách mạng tháng Tám năm 1945 là một vùng đất thuộc quận Buôn Ma
Thuột. Trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cũng có nhiều mật danh khác nhau: có
giai đoạn là bộ phận của K61; có khi là L66; có giai đoạn là H5. Sau ngày Đăk Lăk
giải phóng, H4 và H5 hợp nhất thành huyện Buôn Hồ, tháng 8 - 1975 Cư M’gar
thuộc huyện Buôn Hồ. Tháng 7 - 1977, huyện Buôn Hồ tách ra thành hai huyện
Krông Buk và Ea Súp, CưM’gar lại thuộc về huyện Ea Súp.
Ngày 23 -1-1984, theo Nghị định số 15 - HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng
(nay là Chính phủ) thành lập huyện Cư M’gar. Huyện mang tên một ngọn núi lửa
nằm trên địa bàn huyện.
Tình hình kinh tế - xã hội những năm đầu thành lập vô cùng khó khăn và thử
thách; kết cấu hạ tầng kỹ thuật chưa phát triển; nạn đói, dịch bệnh thường xuyên
xảy. Trình độ dân trí thấp, những hủ tục, mê tín dị đoan còn nặng nề; bọn phản
động FULRO móc nối, lôi kéo thanh niên ra rừng, liên tục chống phá chính quyền

và phong trào cách mạng làm cho tình hình lại càng phức tạp hơn về an ninh chính
trị; trong khi đó hệ thống chính trị còn non trẻ, đội ngũ cán bộ còn thiếu. Được sự
chỉ đaọ trực tiếp của Tỉnh ủy, sự hỗ trợ giúp đỡ của Trung ương, của HĐND, của
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
10
UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh; cùng với sự đoàn kết thống
nhất của Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong huyện quyết tâm vượt qua mọi
khó khăn thách thức, vượt khó vươn lên, tích cực đổi mới cách nghĩ, cách làm trên
tất cả các lĩnh vực đã đem lại hiệu quả to lớn sau 25 năm xây dựng và phát triển.

- Trên lĩnh vực văn hóa - xã hội : Tập trung chăm lo phát triển giáo dục đào tạo tạo sự chuyển biến tích cực cả về quy mô và chất lượng. Số học sinh các
cấp học đều tăng, quy mô trường lớp ngày càng phát, toàn huyện có 85 trường học
từ mầm non đến trung học phổ thông tăng gấp 3 lần so với năm 1984. Đã hoàn
thành công tác phổ cập giáo dục tiểu học và trung học cơ sở, huyện được công
nhận đạt chuẩn phổ cập THCS, có 12 trường được công nhận trường chuẩn quốc
gia. Chất lượng dạy và học ngày càng được nâng cao, đội ngũ giáo viên cơ bản đạt
chuẩn theo quy định; công tác xã hội hóa giáo dục được đẩy mạnh, thành lập được
16 Hội khuyến học đi vào hoạt động có hiệu quả.
Công tác chính sách xã hội: Trong 25 năm qua đã thực hiện tốt việc phụng
dưỡng chăm sóc đối với các bà mẹ Việt Nam anh hùng; xây dựng các công trình
gắn liền với lịch sử anh hùng của huyện nhà như: nhà bia tưởng niệm, nhà truyền
thống, nghĩa trang liệt sĩ trị giá hàng tỷ đồng.
- Tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội trên địa bàn huyện được

ổn định, nhưng vẫn tiềm ẩn những nhân tố không thuận lợi dễ xảy ra điểm nóng do
các thế lực thù địch đã và đang tìm mọi cách chống phá Cách mạng Việt Nam.
Đồng thời do sự tác động từ mặt trái của cơ chế thị trường và có lúc buông lỏng
trong việc trấn áp các loại tội phạm xã hội nên có lúc diễn ra phức tạp.
Lịch sử hình thành và phát triển của Huyện đoàn Cư M’gar
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Huyện Cư M’gar là một tổ chức chính trị - xã
hội; ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của huyện, hoạt động dưới sự chỉ
đạo trực tiếp của BTV Huyện ủy. Trải qua hơn 30 năm hình thành và phát triển,
đến nay Huyện đoàn CưM’gar đã trải qua 8 kỳ Đại hội; hiện tại tổng số cán bộ
công chức cơ quan 07 đ/c, gồm 01 bí thư, 02 PBT và 04 cán bộ.
Toàn huyện hiện có 31.230 thanh niên và 8.775 đoàn viên sinh hoạt ở 396
chi đoàn thuộc 42 tổ chức đoàn cơ sở (17 Đoàn xã, thị trấn; 05 Đoàn trường học;
20 chi đoàn trực thuộc); trong đó đoàn viên khối nông thôn 4.315, chiếm 49,2%;
đoàn viên khối đô thị 580, chiếm 6,6%; đoàn viên khối công nhân 389 chiếm
4,4%, đoàn viên khối công nhân viên chức 198, chiếm 2,3%, đoàn viên khối
trường học 3174, chiếm 36,2%, đoàn viên khối LLVT 119, chiếm 1,3%; có 22 tổ
chức Hội với 29.512 hội viên.
3. Nhân sự và bố trí nhân sự
- BCH Huyện đoàn : tại Đại hội Đoàn TNCS Hôc Chí Minh huyện Cư M’gar
thống nhất số lượng UV BCH là 33 Ủy viên, BTV Huyện đoàn là 11 Ủy viên. BCH
Huyện đoàn được cơ cấu đầy đủ ở các thành phần thanh niên xã hội: chính quyền,
các tổ chức đoàn thể, lực lượng vũ trang,, buôn, thôn và các thành phần tôn giáo trên
địa bàn thuộc huyện quản lý.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
11
- Căn cứ Quy chế hoạt động của BCH Huyện đoàn số 01-QC/ĐTN ban
hành ngày 20/8/2013. BTV Huyện đoàn tham mưu cho cấp ủy Đảng, chính quyền
nghiên cứu, triển khai các chủ trương, nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác
Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi các cấp ở địa phương. Chỉ đạo, hướng dẫn
kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị, kế hoạch công tác, các chương
trình, dự án của Đoàn ở các tổ chức Đoàn, Hội, Đội tại cơ sở. Tập hợp, đề xuất các
chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước
và kiến nghị với cấp uỷ Đảng, chính quyền, các ngành có liên quan về chủ trương,
chế độ chính sách đối với thanh thiếu nhi và tổ chức Đoàn, Hội, Đội.. Cơ cấu BTV
Huyện đoàn gồm: 01 Bí thư, 01 Phó Bí thư Thường trực kiêm chủ nhiệm UBKT, 01
Phó Bí thư phụ trách Công tác HĐĐ, 02 Ủy viên BTV là Phó Chủ tịch Ủy ban Hội
LHTN và Phó Chủ tịch Hội đồng đội huyện.

- Thường trực Huyện đoàn: Được ủy quyền thay mặt BTV Huyện đoàn giải
quyết các công việc hàng ngày, báo cáo kết quả thực hiện cho BTV Huyện đoàn tại
kỳ họp BTV Huyện đoàn gần nhất. cơ cấu Thường trực Huyện đoàn gồm 01 Bí
thư, 01 Phó Bí thư Thường trực kiêm chủ nhiệm UBKT, 01 Phó Bí thư phụ trách
Công tác HĐĐ, 02 Ủy viên BTV là Phó Chủ tịch Ủy ban Hội LHTN và Phó Chủ
tịch Hội đồng đội huyện, 02 cán bộ Văn phòng, 02 cán bộ phụ trách công tác
phong trào.
- UBKT Huyện đoàn : có trách nhiệm tham mưu cho BTV huyện đoàn về
công tác kiểm tra, giám sát của Huyện đoàn. Tiến hành kiểm tra chuyên đề và xếp
loại cuối năm đối với các TCCS Đoàn trực thuộc.
- Văn phòng Huyện đoàn : chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Bí thư và
Phó Bí thư Thường trực Huyện đoàn theo sự phân công. Văn phòng Huyện đoàn
gồm 02 cán bộ phụ trách thực hiện các nội dung của công tác văn phòng, văn thư,
lưu trữ và làm công tác thu nộp đoàn phí.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
12

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ĐOÀN

ĐẠI HỘI
ĐOÀN HUYỆN
BAN CHẤP HÀNH
HUYỆN ĐOÀN

BAN THƯỜNG VỤ
HUYỆN ĐOÀN

BÍ THƯ, CÁC PHÓ BÍ
THƯ HUYỆN ĐOÀN

UBKT HUYỆN ĐOÀN

CÁC CÁN BỘ CHUYÊN
MÔN, GIÚP VIỆC CHO
BCH, BTV HUYỆN ĐOÀN

PHÓ CHỦ NHIỆM

UBKT HUYỆN ĐOÀN

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở

CHỦ NHIỆM UBKT
HUYỆN ĐOÀN


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
13
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG (THƯỜNG TRỰC) ĐẢNG ỦY XÃ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG (THƯỜNG TRỰC) HUYỆN ĐOÀN

BÍ THƯ
HUYỆN
ĐOÀN

CÁN BỘ VĂN
PHÒNG HUYỆN
ĐOÀN

PBT TTHĐ
CHỦ NHIỆM
UBKT HĐ

PBT, CHỦ
TỊCH HĐĐ

PHÓ CHỦ
NHIỆM UBKT
HUYỆN ĐOÀN

CÁN BỘ PHỤ
TRÁCH PHONG

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

UV BTV, PHÓ
CHỦ TỊCH
HỘI LHTN

TRÀO

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở

UV BTV,
PHÓ CHỦ
TỊCH HĐĐ


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

4. Cơ sở vật chất

Vật chất, trang thiết bị được bố trí phục vụ cho công tác của Thường trực
Huyện đoàn gồm :
- Về phòng làm việc : được bố trí 02 phòng làm việc, trong đó 01 phòng
làm việc của Bí thư Huyện đoàn, 01 phòng làm việc của các Phó Bí thư và cán bộ
Huyện đoàn.
Đầu năm 2014, do điều kiện phòng làm việc chật hẹp, BTV Huyện đoàn đã
thống nhất xin chủ trương của UBND huyện xây dựng thêm 01 phòng làm việc, hiện
đang đợi quyết định của Thường trực Huyện ủy, Nếu được sự đồng ý của Huyện
Ủy , Huyện đoàn sẽ sử dụng phòng làm việc mới phục vụ cho công tác kỹ năng.
- Về máy móc, trang thiết bị gồm có : 08 tủ gỗ và 01 tủ kính dùng để đựng,
lưu trữ hồ sơ, 07 bàn làm việc, 01 máy photocoppy, 05 máy vi tính, 03 máy in, 01
điện thoại bàn. Cơ quan đã được kết nối Internet và có thiết bị phát Wifi.
So với nhu cầu tổi thiểu về máy móc, trang thiết bị thì số lượng trang thiết bị
trên là thiếu cho việc lưu trữ hồ sơ, chưa có tủ lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ và các
trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
Thực hiện chỉ đạo của Huyện ủy về việc bàn giao hồ sơ lưu về cho Huyện
ủy quản lý, Ban Thường vụ Huyện đoàn đã thống nhất thông quan việc mua thêm
04 tủ hồ sơ, 02 bộ máy vi tính để bàn (kèm theo bàn vi tính) và 01 máy in có chức
năng scanne để phục vụ công tác lưu trữ, khai thác văn bản đến.
II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG
SỞ TẠI HUYỆN ĐOÀN CƯ M’GAR.
- Về bộ máy : là cơ quan tổ chức Chính trị - xã hội cấp huyện, có vị trí,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động theo quy định của
Điều lệ Đảng, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Huyện ủy.
- Về tổ chức : là một hệ thống tập hợp của nhiều người, có sự phối hợp
hoạt động có ý thức nhằm đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu nhiệm vụ do Nghị quyết
của Đoàn cấp trên và của Huyện đoàn đề ra.
- Về vị trí : là một tổ chức hoạt động theo quy chế tập trung dân chủ, trong
đó, có sự phân công, phân nhiệm đến từng thành viên. Thực hiện vai trò, chức năng
nhiệm vụ tham mưu cho cấp ủy Đảng, chính quyền nghiên cứu, triển khai các chủ

trương, nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác Đoàn và phong trào thanh
thiếu nhi các cấp ở địa phương. Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
15
Nghị quyết, Chỉ thị, kế hoạch công tác, các chương trình, dự án của Đoàn ở các tổ
chức Đoàn, Hội, Đội tại cơ sở.

- Văn phòng : là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý; chăm lo về công tác hậu cần, quản trị, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1. Những kết quả đạt được
Thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cán nhân
phụ trách, Thường trực Huyện đoàn thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày theo quy
chế, theo những chỉ tiêu, nhiệm vụ đã được BCH Huyện đoàn, BTV Huyện đoàn
biểu quyết thông qua và ủy quyền thực hiện.
Trong suốt chặng đường hình thành và phát triển, trong những nhiệm kỳ
qua, mặc dù các chế độ chính sách đối với cán bộ tham gia công tác Đoàn ở huyện
vẫn chưa được quan tâm đầy đủ, song với sự phát huy trí tuệ tập thể, thực hiện
nghiêm túc nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách,
Huyện đoàn Cư M’gar đã và đang phát huy tốt vai trò lãnh đạo của mình đối với
Công tác Đoàn và Phong trào Thanh thiếu nhi do mình quản lý.
Cán bộ, lãnh đạo Thường trực Huyện đoàn vẫn tiếp tục khắc phục những
khó khăn, hạn chế về các phương tiện làm việc để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao.
Văn phòng Huyện đoàn đã thực hiện cơ bản đầy đủ vị trí, chức năng và vai
trò tham mưu tổng hợp; cụ thể:
+ Giúp BTV huyện đoàn, lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các kế
hoạch, chương trình công tác năm, quí, tháng, tuần; Tham mưu, rà soát, chỉnh lý
các văn bản trình lãnh đạo phê duyệt bảo đảm đúng Nghị quyết, đường lối, chủ
trương, nguyên tắc của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và quy chế của
cơ quan; bảo đảm phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo về mặt hành chính, văn thư.
+ Chủ động phối hợp với các cơ quan đơn vị, tổng hợp tình hình hoạt động
thông tin, phản ánh và kiến nghị kịp thời những vấn đề cần giải quyết, chỉ đạo với
tập thể lãnh đạo BCH, BTV Huyện đoàn. Thực hiện tốt nhiệm vụ là cầu nối giúp
lãnh đạo hiểu được tâm tư nguyện vọng của cán bộ, công chức cơ quan, từ đó quá
trình xử lý công việc luôn mang tính chủ động và đạt hiệu quả cao.
- Trụ sở làm việc Thường trực Huyện đoàn được xây dựng ở vị trí trung
tâm huyện, ngay trên trục đường tỉnh lộ 8, không gian làm việc yên tĩnh.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
16
- Công tác tổ chức lao động của cơ quan đã tổ chức đúng theo quy định của
Nhà nước. Đội ngũ cán bộ từng bước được trẻ hóa, có trình độ chuyên môn đủ khả
năng nhận và hoàn thành nhiệm vụ, có trách nhiệm cao, tận tụy, chu đáo với công
việc và mẫu mực trong phong cách ứng xử.

- Công tác xây dựng, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán

bộ văn phòng được Thường trực Huyện ủy và cơ quan chú trọng quan tâm.
- Cơ quan đã tạo điều kiện đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn
phòng, đưa vào sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiến tiến của công nghệ thông tin
như: máy vi tính, máy photocoppy, điện thoại... Nhờ có máy tính và việc kết nối
mạng Tinternet đã góp phần giúp quá trình xử lý công việc của cơ quan luôn nhanh
chóng, chặt chẽ.
- Lãnh đạo Huyện đoàn luôn bám sát quy định của trên và chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan để chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng hoạt động trôi
chảy. Công tác kiểm tra, giám sát được duy trì nghiêm túc và chặt chẽ.
1.1. Nguyên tắc tổ chức hoạt động : Trong hoạt động, Thường trực Huyện
đoàn đã thực hiện cơ bản đầy đủ 05 nguyên tắc chủ yếu trong tổ chức hoạt động
công sở nhằm giúp cho việc tổ chức công việc một cách hợp lý, khoa học và hiệu
quả.
- Nguyên tắc công khai : trên cơ sở xây dựng, ban hành kế hoạch công tác,
lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần và phân công rõ trách nhiệm của từng bộ phận,
từng cá nhân đã tạo điều kiện cho mỗi thành viên trong đơn vị đều biết rõ công
việc của mình và toàn bộ cơ quan. Qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả
công việc đã xác định đầy đủ, chính xác mức độ hoàn thành để tiếp tục triển khai
và điều chỉnh hợp lý. Qua đó, phát huy được các tác dụng:
+ Tạo ra sự đoàn kết thống nhất trong mọi hoạt động, công tác của Huyện
đoàn.
+ Tạo điều kiện cho việc điều chỉnh, thích ứng kịp thời với những thay đổi
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
+ Hạn chế được phát sinh tính cục bộ, quan liêu trong quá trình điều hành.
- Nguyên tắc liên tục : quá trình hoạt động thường xuyên được thực hiện
nghiêm túc quy định phối hợp theo quy chế hoạt động của Đảng bộ, được biểu hiện
qua các hình thức:

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
17
+ Sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động kịp thời, đáp ứng với sự phát triển
liên tục về công việc của đơn vị và của từng cá nhân trong đơn vị.

+ Truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các chỉ tiêu, nhiệm vụ chủ yếu hàng
tháng, hàng quý và cả năm để các tổ chức cơ sở Đoàn trực thuộc triển khai thực
hiện. Trong quá trình thực hiện luôn gắn liền với công tác kiểm tra, giám sát và
thông qua các hội nghị sơ kết, tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
đề ra những biện pháp, giải pháp thực hiện trong thời gian sắp tới để hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
- Nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận và từng
cá nhân trong tổ chức Đoàn. Qua đó, đã đem lại các hiệu quả trong công tác như :
+ Thúc đẩy mọi người làm việc năng động hơn, hiệu quả hơn trong thực
hiện các nhiệm vụ chính trị và nhiệm vụ công tác chuyên môn.
+ Phát huy năng lực sáng tạo và nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên
trong đơn vị, hạn chế tính quan liêu, cửa quyền.
- Nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành :
+ Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, mọi chủ trương, chính sách liên
quan đến các công việc hàng ngày đều được thông qua trước tập thể BCH, BTV tại
các buổi sinh hoạt định kỳ hoặc đột xuất và đã được biểu quyết thông qua trước khi
triển khai thực hiện; các ý kiến trái chiều tại các cuộc họp, giao ban, hội ý vẫn
được ghi nhận và xem xét bổ sung trong quá trình thực hiện.
- Nguyên tắc tuân thủ: Mọi hoạt động, của từng tập thể, cá nhân đều được
chấp hành nghiêm túc theo quy định của Điều lệ Đảng, chính sách và pháp luật của

Nhà nước, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. Các hành vi vi phạm đều được xem
xét kỷ luật Đảng, kỹ luật Đoàn, kỷ luật về mặt Chính quyền theo quy định của
Pháp luật.
Các nguyên tắc tổ chức hoạt động nói trên có mối quan hệ mật thiết với nhau,
tạo nên sự gắn kết trong công việc, khuyến khích cho từng thành viên, bộ phận
trong cơ quan hoàn thành tốt chức trách nhiệm vụ được giao.
1.2. Kỹ thuật điều hành : Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động
của cơ quan, đơn vị với những biện pháp có tính công nghệ vận dụng trong hoạt động
của bộ máy quản lý để giải quyết công việc.
1.2.1 Nghiệp vụ hành chính : là kỹ năng thực hành, tiến hành có tính thực
tiễn trong quản lý của mỗi loại công việc. Một số nghiệp vụ quan trọng là:
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

18
+ Lập kế hoạch và chương trình công tác : (phụ lục 1)

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

+ Lập kế hoạch tổ chức và chương trình hội nghị tại cơ quan (phụ lục 2a và 2b)
+ Lập Báo cáo công tác quý của cơ quan (phụ lục 3).
- Lĩnh vực xây dựng và quản lý văn bản :
Nghiệp vụ văn thư : (soạn thảo, đăng ký, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ
hiện hành, …)
Tại nghiệp vụ văn thư, cơ quan đã ứng dụng triệt để các phần mềm trên
máy vi tính để phục vụ cho công tác chuyên môn; Ví dụ: ứng dụng Microsoft

Word trong công tác soạn thảo văn bản, Microsoft Excell phục vụ mục đích quản
lý cán bộ, đoàn viên và tính toán trong công tác thu, nộp đoàn phí…
Đa số trang thiết bị, vất chất của cơ quan luôn được sử dụng đúng mục
đích, phát huy có hiệu quả các tính năng. Trong đó, hệ thống máy vi tính đã phục
vụ đắc lực cho hoạt động của Huyện đoàn.
Chính sự quan tâm cải thiện điều kiện làm việc và đầu tư trang thiết bị,
vật chất phục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn, đã góp phần đưa công tác văn phòng
của Huyện đoàn đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác và tạo được sự tin cậy
của tập thể BCH, BTV Huyện đoàn và của Đoàn cấp trên vào Văn phòng Huyện
đoàn.
Ngoài ra, do điều kiện thực tế của cơ quan, Văn phòng Huyện đoàn chưa
được trang bị phần mềm quản lý văn bản đến, văn bản đi; qua tự tìm tòi, nghiên
cứu, tôi đã tự thiết kế công cụ quản lý văn bản bằng công cụ Insert Hyperlink trong
Microsoft Excell, công cụ này có tính năng đơn giản, dễ sử dụng và không chiếm
nhiều nguồn tài nguyên của máy.
Công tác quản lý công văn đi, đến văn thư ở Huyện đoàn Cư M’gar đã thực
hiện một cách nghiêm túc, kịp thời, chính xác, đảm bảo nguyên tắc và qui trình
giải quyết gần như thống nhất theo lý thuyết dưới sự lãnh đạo, kiểm tra, giám sát
của đồng chí Phó bí thư Thường trực Huyện đoàn theo phân công tại Quy chế hoạt
động của Ban Chấp hành Huyện đoàn. Cụ thể:
+ Quy trình xử lý văn bản đi : Soạn thảo => Kiểm tra văn bản => Trình ký
=> Đăng ký => Nhân bản => Đóng dấu => Làm thủ tục chuyển giao => Chuyển giao
=> Lưu.
+ Quy trình xử lý văn bản đến : Nhận => Phân loại, bóc bì => Đóng dấu đến
=> Đăng ký => Trình xử lý văn bản đến => chuyển văn bản => Theo dõi giải quyết.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

19

+ Quản lý và sử dụng con dấu :
Hiện nay Huyện đoàn Cư M’gar đang quản lý và sử dụng các loại con dấu :
Dấu cơ quan, Dấu chức vụ, Dấu tên thủ trưởng và các con dấu nghiệp vụ văn thư
… Các loại dấu của Huyện đoàn đang sử dụng được khắc theo mẫu quy định.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được giao cho cán bộ Văn phòng Huyện
đoàn bảo quản và sử dụng theo quy định.
Nghiệp vụ lưu trữ : Công tác lưu trữ của Huyện đoàn nhiều nhiệm kỳ qua
chỉ dừng lại ở mức lập hồ sơ hiện hành. Việc chỉnh lý tài liệu, thống kê, lập hồ sơ
và đưa vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện với nhiều nguyên nhân như :
+ Kho lưu trữ, giá để hồ sơ lưu trữ chưa được đầu tư xây dựng, trang bị do
không tự đảm bảo được kinh phí thực hiện.
+ Cán bộ văn phòng Huyện đoàn qua nhiều nhiệm kỳ hầu hết chưa qua đào
tạo về công tác văn thư, lưu trữ. Các lớp tập huấn do Tỉnh ủy, Huyện ủy tổ chức
thường là ngắn hạn (từ 07-10 ngày), nội dung rộng (công tác Văn phòng, Tổ chức
của đoàn, kiểm tra, giám sát, Thu nộp đoàn phí…) nên không đủ thời gian để
chuyển tải hết những kiến thức cho học viên.
Kinh phí hoạt động ít (Năm 2014, Huyện đoàn được phân bổ ngân sách hoạt
động là 300 triệu đồng) không đủ thực hiện hết các hoạt động lớn trong năm, kinh
phí ít nên không có bổ sung để làm công tác chỉnh lý tài liệu.
- Lĩnh vực tổ chức điều hành công việc : Nhằm đảm bảo cho cán bộ thuộc
quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung
của Huyện đoàn.
+ Được thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc điều hành :
Thống nhất, phù hợp với thực tế và được truyền đạt kịp thời, chính xác.

Nội dung lãnh đạo, điều hành đã được tập thể biểu quyết thông qua, có sự
liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ, quyền lợi của các thành viên trong cơ quan. Đảm
bảo tính hài hòa, khách quan và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ thực hiện
mục tiêu chung của Huyện đoàn.
Có tính khả thi, đúng với quy định, điều lệ của Đảng, chính sách, pháp luật
của Nhà nước, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Có tính thực tế, có căn cứ và theo đúng kế hoạch đã được tập thể BCH,
BTV xem xét, biểu quyết thông qua.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
20
Được giải thích cụ thể, rõ ràng, quy định trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể liên
quan đến từng tập thể, cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ. Mọi thành viên đều được
phát huy dân chủ, phát biểu, đóng góp ý kiến để thực hiện nhưng phải nằm trong
khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng lẫn nhau. Việc thực hiện công việc được
dựa trên cơ sở các chương trình hành động.

Thủ tục áp dụng rõ ràng, đảm bảo tính khoa học, phụ hợp với thực tế của
cơ sở giúp cho việc điều hành không tùy tiện nhưng vẫn đảm bảo về lộ trình thực
hiện nhiệm vụ. Không vi phạm thẩm quyền điều hành và tổ chức thực hiện.
1.3. Xây dựng các quy chế làm việc :
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của
những người giữ chức vụ, mối quan hệ làm việc trong cơ quan, trách nhiệm của

mỗi tổ chức, bộ phận và cách thức phối họp để hoạt động có hiệu quả.
Xác định rõ vấn đề trên, ngay sau Đại hội, Huyện đoàn xã đã xây dựng và
ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chấp hành Huyện đoàn, của Ủy ban Kiểm tra
Huyện đoàn và quy chế hoạt động của cán bộ Văn phòng (có bổ sung, sửa đổi theo
từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ thực tế).
Nội dung các quy chế đảm bảo các yêu cầu về quy phạm chung, quy phạm
đối với từng bộ phận, đối tượng cụ thể (BCH, BTV, Bí thư, các Phó Bí thư, các
đồng chí ủy viên, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm, các thành viên là cán bộ giúp
việc…)
Phương pháp xây dựng quy chế được dựa trên cơ sở bổ sung, sửa đổi quy
chế của nhiệm kỳ trước cho phù hợp với tình hình thực tế. Các điều kiện thực hiện
quy chế được quy định rõ ràng, có sự kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện quy
chế. Trước khi ban hành, dự thảo quy chế được lấy ý kiến thảo luận dân chủ trong
tập thể mỗi tổ chức.
Hình thức quy chế được xây dựng thành các điều, khoản dễ nhớ, dễ hiểu và
dễ áp dụng. Quy chế được phê duyệt và ban hành kèm theo 01 văn bản quy phạm
đúng thẩm quyền.
1.4. Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch :
Kế hoạch là chương trình công tác, là phương án tổ chức các công việc
trong quá trình hoạt động của Huyện đoàn.
Nội dung các kế hoạch được xây dựng cụ thể, thiết thực, kịp thời và phù
hợp với các điều kiện như: năng lực cán bộ, mục tiêu hoạt động của Huyện đoàn.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình

21
Đảm bảo tính thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi. Xác định
rõ không gian, thời gian các điều kiện cần để thực hiện kế hoạch.

Phương pháp xây dựng kế hoạch được dựa trên việc thu thập các dữ liệu về
công việc dự định sẽ thực hiện trong thời gian sắp đến để đưa ra những nhận định
ban đầu và các biện pháp, giải pháp và phân công tổ chức thực hiện.
Các kế hoạch được Văn phòng Huyện đoàn dựa trên sự lãnh đạo, chỉ đạo
của Đoàn cấp trên, mục tiêu nhiệm vụ của Huyện đoàn xây dựng dự thảo trình BTV
Huyện đoàn xem xét, bổ sung, sửa đổi và biểu quyết thông qua để triển khai thực
hiện. Các nội dung thực hiện được Huyện đoàn kiểm tra, giám sát, chấn chỉnh kịp
thời thông qua UBKT và Văn phòng Huyện đoàn.
1.5. Tổ chức và điều hành các cuộc họp :
Các cuộc họp của BCH, BTV Huyện đoàn và Giao ban, hội ý với các
Thường trực được tổ chức theo lộ trình, thời gian quy định tại Quy chế. Tùy thuộc
vào tình hình thực tế và sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đoàn cấp trên, có thể tổ chức các
cuộc họp đột xuất để bàn bạc, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ do Đoàn cấp trên giao.
Trước khi tiến hành các cuộc họp, Văn phòng Huyện đoàn chịu trách
nhiệm xác định rõ và báo cáo với Ban Thường vụ Huyện đoàn (thông qua đồng chí
Phó Bí thư Thường trực Huyện đoàn theo Quy chế hoạt động) về cơ cấu thành
phần tham dự, nội dung, thời gian, địa điểm và chuẩn bị tốt về cơ sở vật chất, trang
thiết bị cho cuộc họp. Chuẩn bị tốt chương trình, bài phát biểu của lãnh đạo Huyện
đoàn chủ trì cuộc họp. Chuẩn bị chu đáo dự thảo các văn bản cần thông qua tại
cuộc họp và các tài liệu cần thiết. Tham gia làm thư ký cuộc họp để ghi chép lại
đầy đủ những thông tin của cuộc họp, đặc biệt là những yêu cầu chính trong quá
trình thảo luận.
Sau các cuộc họp, trích yếu nội dung kết luận của lãnh đạo chủ trì cuộc họp
gửi đến các tổ chức, cá nhân có liên quan để triển khai thực hiện.
1.6. Kiểm tra, giám sát thực hiện nhiệm vụ :

Đây là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động
công sở nhằm phát hiện những sai lầm, những chỗ không phù hợp trong kế hoạch
để điều chỉnh kịp thời, đồng thời làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả, chỉ dẫn hoạt
động của cơ quan được đúng hướng.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
22
Công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện dựa trên nguyên tắc khách
quan, kịp thời, cụ thể theo các quy trình về công tác kiểm tra, giám sát nhằm thúc
đẩy công việc, động viên cán bộ làm việc tự giác hơn.

Trong công tác kiểm tra, giám sát chú trọng vào công việc chứ không vào
con người để tạo cảm giác thoải mái giữa người làm công tác kiểm tra với người
được kiểm tra. Công tác kiểm tra được đánh giá cụ thể về hình thức, mức độ hiệu
quả và những nguyên nhân chủ quan, khách quan của những thành công, sai lệch
của công việc.
2. Tồn tại, hạn chế:
2.1. Trong tổ chức hoạt động :
- Việc hiện đại hóa công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức. Hệ
thống trang thiết bị đã quá cũ kỹ, lạc hậu nhưng chưa được thay đổi. Còn thiếu
nhiều loại máy chủ yếu như: máy photocoppy (mới trang bị 01 máy), máy scanne,
máy hủy tài liệu, máy fax…
- Chế độ biên chế cán bộ ít đẫn đến không đảm bảo thực hiện đầy đủ so với

yêu cầu nhiệm vụ (chỉ có 01 chức danh chuyên trách làm công tác văn phòng kiêm
các chức năng : văn thư, lưu trữ, báo cáo tổng hợp thu, nộp đoàn phí).
- Không gian làm việc chật hẹp, còn ghép nhiều bộ phận làm việc chung
một phòng (Văn phòng, HĐĐ, Hội LHTN…) những trao đổi công tác của một
trong số các bộ phận sẽ gây nên những tác động, tạo tâm lý không thoải mái, thiếu
tập trung cho cán bộ ở các bộ phận còn lại.
2.2. Trong công tác văn thư, lưu trữ :
- Việc quản lý, đăng ký quản lý văn bản đôi khi còn lỏng lẻo, vẫn còn tình
trạng cán bộ nhận công văn trực tiếp không chuyển văn thư đăng ký.
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực
hiện. Tài liệu lưu trữ của cơ quan chỉ dừng lại ở mức lập hồ sơ hiện hành.
- Việc quản lý tài liệu mật còn nhiều bất cập, khó khăn, do ảnh hưởng của
việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại nên rất khó kiểm soát, dễ dẫn đến hiện
tượng nhân sao tùy tiện.
- Việc sắp xếp vị trí làm việc và trang thiết bị máy móc chịu nhiều hạn chế
của không gian phòng làm việc.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
23
- Chưa có kho tàng và các trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.
Kinh phí thực hiện công tác lưu trữ không thể tự đảm bảo.

- Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chưa

được quan tâm thực hiện (chưa có các phần mềm quản lý văn bản, quản lý nhân
sự…)
- Công tác đánh giá cán bộ, công chức chưa phản ánh đúng thực chất, còn
cảm tính, hình thức, qua loa, chiếu lệ.
III. NHẬN XÉT CHUNG
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, là một cán bộ Văn phòng, được thực
tập tại cơ quan công tác, nên có những thuận lợi nhất định cho bản thân tôi trong
quá trình thực tập. Hầu hết quá trình thực tập là sự so sánh, áp dụng những kiến
thức đã học vào thực hiện nhiệm vụ; đánh giá, tìm ra những công việc đang được
áp dụng theo những kinh nghiệm học tập được của người đi trước có sự sai sót để
sửa chữa, khắc phục như việc quản lý và sử dụng con dấu, trình bày thể thức văn
bản …
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
I. KẾT LUẬN
Quá trình học tập ở Trường và đợt thực tập này đã trang bị cho tôi những
kiến thức căn bản, những kinh nghiệm thực tiễn về các lĩnh vực công tác của bản thân
để áp dụng vào thực hiện các nhiệm vụ thực tế ở đơn vị được tốt hơn.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, bản thân luôn chấp hành đầy đủ nội
quy, quy chế của cơ quan. Áp dụng những kiến thức đã được học vào thực tiễn
nhiệm vụ công tác; tham mưu giúp BCH, BTV Huyện đoàn để xin chủ trương về
việc khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của
tập thể Huyện đoàn nói chung và lĩnh vực tổ chức, điều hành công sở nói riêng.
1. Thuận lợi
Có được sự quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình của cô giáo hướng
dẫn, cán bộ nhà trường, được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cán bộ, công
chức tại nơi thực tập.
Có được sự giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ
kinh nghiệm của các bạn cùng lớp, cùng ngành.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
24
Cán bộ công chức của Thường trực Huyện đoàn đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tôi trong quá trình viết báo cáo thực tập. Môi trường làm việc cởi mở, thân
thiện tại Văn phòng Huyện đoàn phần nào đã giúp tôi thấy thoải mái trong công
tác, trong nghiên cứu, học tập.

2. Khó khăn
Trong quá trình thực tập, mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng trong công
việc nhưng các thiếu sót, hạn chế vẫn tồn tại; cụ thể như sau:
- Chưa thật sự thấu đáo hết quy trình làm việc của Văn phòng Huyện đoàn
trên thực tế vì chức danh này đảm nhiệm khá nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Một vài kỹ năng công tác chưa thực sự hoàn thiện, cụ thể là kỹ năng giúp
lãnh đạo Huyện đoàn trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo đối với các Tổ chức cơ sở
Đoàn trực thuộc, đối với các cán bộ thuộc diện BTV Huyện đoàn quản lý;
- Một số sai sót trong công việc vẫn xảy ra do sơ ý, chủ quan; Vẫn còn sự
chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn.
3. Những kinh nghiệm tích lũy được
Qua 04 tuần thực tập tại Huyện đoàn Cư M’gar, tôi nhận thấy công việc tổ
chức và điều hành công sở không hề đơn giản mà đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và
kinh nghiệm. Đó là một công việc đòi hỏi tính tinh tế, tính nhạy bén cao. Chính vì vậy,
để trở thành cán bộ Văn phòng Huyện đoàn tốt, cần phải có sự am hiểu về chủ
trương, đường lối, Điều lệ và các quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của
Nhà nước, của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, có tinh thần trách nhiệm cao và phải

luôn biết tự trau dồi, học hỏi.
Sau đợt thực tập, tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm để bổ trợ
cho công việc sau này và là cơ sở để tôi phân đấu hoàn thành tốt nhất vai trò, trách
nhiệm của một cán bộ Văn phòng sau khi ra trường, để đóng góp phần nào công
sức của bản thân về công tác cải cách nền hành chính nước nhà.
II. KIẾN NGHỊ
1. Đối với cơ sở thực tập
Trong thời gian thực tập tại Huyện đoàn Cư M’gar, tôi nhận thấy văn
phòng có vị trí rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Huyện đoàn. Chính vì thế
văn phòng Huyện đoàn cần phải được đầu tư nâng cao chất lượng công việc bằng
cách hiện đại hóa phương tiện làm việc hơn nữa như: mua sắm thêm phần mềm
quản lý chuyên dụng, các máy móc, trang thiết bị văn phòng.
HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: Cô Đỗ Thị Tình
25
Vì khối lượng công việc của văn phòng Huyện đoàn khá lớn, số lượng cán
bộ ít (chỉ có 01 người) nhưng lại đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhau nên
tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao. Chính vì lý do nêu trên, Huyện đoàn
nên kiến nghị đến các cấp có thẩm quyền bố trí thêm nhân sự làm công tác văn
phòng.

Vì diện tích văn phòng khá nhỏ nên không gian làm việc chưa thật sự thoải
mái, thiết nghĩ lãnh đạo các cấp cần quan tâm xây dựng phòng làm việc thông
thoáng, rộng rãi hơn, xây dựng thêm các công trình như: kho lưu trữ cơ quan, các

trang, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
2. Đối với nhà trường
Qua quá trình thực tập, tôi thấy nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗi lực
trong việc hướng dẫn học viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. Tuy
nhiên, bên cạnh mặt tích cực đó, tôi thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với
nhà trường; Cụ thể như sau:
- Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên thực
tập.
- Tăng cường tham quan, thực tế trong quá trình đào tạo các nghiệp vụ
chuyên ngành cho học viên để rút ngắn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn./.

HVTH: Nguyễn Bá Nhàn Lớp V8-HCVT

Đề tài: Tổ chức và điều hành công sở