CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI
HỌC KINH TẾ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1. Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện
Công tác quản lý thư viện bao quát toàn bộ những công việc toàn bộ của
nghiệp vụ thư viện:
• Xây dựng vốn tài liệu thư viện, xử lý kỹ thuật và nội dung tài liệu : bổ
sung, đăng ký, mô tả, phân loại, định từ khóa,định chủ đề, làm chú giải, tóm tắt,
tổng luận, điền, nhập tờ khai.
• Tổ chức nghiên cứu bạn đọc, phục vụ họ tại thư viện và ngoài thư viện;
công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu, công tác thông tin - thư mục.
Sự hoạt động của thư viện được tóm tắt như sau :
• Nhập nguồn sách mới.
Khi sách mới về, sách được phân loại theo phiếu phân loại sách của thư
viên. Sau khi phân loại, mỗi loai sách kèm theo phiếu phân loại chuyển về các
kho sao cho hợp với cơ cấu của thư viện. Mỗi cuốn sách khi chia về các kho
điều dán một bản mã gồm ngôn ngữ , khổ cỡ, ký hiệu sách theo môn loại và số
thứ tự của đầu sách.
• Quá trình làm thẻ.
Quá trình làm thẻ phải lập theo lớp, mỗi sinh viên nộp một tấm ảnh (3x4)
và lệ phí cho mỗi lần làm thẻ là 5000. Nếu sinh viên m ất thẻ thì lệ phí không
thay đổi nhưng phải làm đơn báo mất, sau một tháng thư viện sẽ giải quyết.
• Quá trình mượn trả sách .
Khi bạn đọc có nhu cầu mượn sách phải đưa thẻ và phiếu yêu cầu cho thủ
thư và thủ thư xem thẻ và phiếu yêu cầu có hợp lệ không. Nếu đúng bạn sẽ đọc
Trang 1


được những yêu cầu của mình và thủ thư đưa phiếu lưu của bạn để ghi những
thông tin cần thiết như tên sách, tác giả, năm xuất bản, ngày mượn, ...
Khi bạn đọc trả sách, thủ thư sẽ kiểm tra có đúng ngày trả không, tình trạng

của sách trước và sau khi mượn như th ế nào, nếu không có gì thì nhận sách và
nhập sách vào kho, gạch tên sách mà bạn đã muợn trên phiếu lưu và ký tên xác
nhận của thủ thư là đã trả sách. Nếu trả muộn hơn so với qui định thì phải đóng
tiền nộp phạt, số tiền phạt tùy theo số ngày quá hạn và giá tiền trên sách. Đối với
sách tham khỏa thì mỗi sinh viên chỉ mượn được 3 cuốn sách, khi nào muốn
mượn sách mới thì phải trả sách cũ , còn đối với sách giáo trình thì sinh viên có
thể muợn tối đa 10 cuốn sách trong 1 kỳ .
Đối với quá trình mất sách thì bạn đọc phải báo cho người quản lý để kiểm
tra thẻ và mã sách đã mất, thủ thư sẽ báo cho bạn đọc loại sách và đơn giá. Đối
với bạn đọc thì thực hiện một trong hai biện pháp :
- Mua lại sách đó
- Nộp tiền phạt tùy theo giá trị của cuốn sách
• Xử lý quá trình mất thẻ
Trong quá trình sử dụng thẻ, nếu bạn đọc làm mất thẻ thì phải báo cho
người quản lý để họ kiểm tra thẻ lưu và thông baó cho bạn đọc nộp lệ phí làm
thẻ mới.
Ngoài các công việc trên, thư viện còn bao gồm các công việc trên như :báo
cáo tình trạng mượn, đọc của độc giả, báo cáo tình trạng sách từ đó có những
hướng quản lý để phục vụ theo hướng yêu cầu của bạn đọc. Ngoài ra hằng năm
các phòng đọc, mựon phải thống kê các đầu sách được độc giả mượn nhiều nhất,
hay phải thống kê theo yêu cầu nào đó, tìm kiếm theo yêu cầu của độc giả...
2. Tầm quan trọng của máy vi tính trong công việc quản lý
Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng phong phú và đa dạng,đòi
hỏi quá trình phải nhanh chóng và kịp thời. Yêu cầu đó vượt ra khả năng xử lý
Trang 2


thủ công của con người. Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật nhất là kỹ thuật
điện tư , chất rắn, con người đã phát minh ra máy tính điện tử, đi từ thế hệ này
sang thế hệ khác. Và cho tới ngay nay nó là một công cụ không thể thiêu trong

đời sống thường ngày. Máy vi tính có mặt hầu hết trong các lĩnh vực, nó không
bị giới hạn trong phạm vi thương mại va khoa học mà ngày nay, ta có thể dùng
nó để đánh máy chữ, viết thư, soạn thảo văn bản, làm kế toán, quản lý nhân
sự,tính lương,...Máy tính có thể trao đổi thông tin, gởi tin tức qua thư điện tử EMail, nghe nhạc, games, gởi fax, xem tivi..Hơn nữa, với sự phát triển của xã hội
ngày nay nếu muốn có một thông tin chính xác và hữu ích thì cần phải đòi hỏi
khối lượng thông tin lớn từ nhiều nguồn khác nhau hay lấy thông tin đã được xử
lý ở một nơi nào đó. Chính vì vậy mà ta cần có một phương pháp xử lý thông tin
nhanh chóng và có hiệu quả, nhưng điều này nếu như làm thủ công có lẽ sẽ bất
tiện hơn nhiều. Vì những lẽ đó, các doanh nghiệp cần phải đưa máy tính vào
công tác quản lý, vào việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin, nó có thể giúp ta trong
việc tính toán, quản lý, điều khiển hoạt động của sản xuất, hoạch định công việc
một cách trôi chảy...Do đó máy tính có tầm quan trọng rất lớn đối với đời sống
con người, đặc biệt là trong xã hội tiến bộ ngày nay.

3. Tổng quan về mạng máy tính
a. Khái niệm
Mạng máy tính là một số máy tính được kết nối với nhau theo một cách
nào đó. Khác với trạm truyền hình chỉ gởi thông tin đi, các mạng máy tính luôn
có tính hai chiều sao cho các máy có thể gởi và nhận thông tin.
Việc nối máy tính thành mạng từ lâu trở thành một nhu cầu khách quan vì
có nhiều công việc phân tán hoặc về thông tin hoặc về xử lý hoặc về cả hai đòi
hỏi có sự kết hợp thông tin và xử lý thông tin hoặc phương tiện từ xa.
Trang 3


Nói một cách ngắn gọn thì mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập
được kết nối với nhau thông qua đường truyền vật lý và tuân theo các qui ước
truyền thông nào đó.
b.Đặc trưng của mạng máy tính
• Đường truyền

Đây là thành tố quan trọng nhất của mạng máy tính, là phương tiện truyền
các tín hiệu điện tử giữa các máy tính. Các tính hiệu này chính là các thông tin,
dữ liệu được biểu thị dưới dạng xung nhị phân( ON _ OFF), các tín hiệu này
đều là sóng điện từ tùy tầng số mà có các đường truyền khác nhau .
- Đường truyền hữu tuyến : Các máy được nối với nhau bằng các dây cáp
mạng
- Đường truyền vô tuyến : các máy tính truyền tín hiệu với nhau thông qua
sóng vô tuyến với các thiết bị điều chế/ giải điều chế ở các đầu mút.
• Kiến trúc mạng.
Kiến trúc mạng ( Network Architecture) thể cách nối các máy tính theo
qui tắc và qui ước chung mà tất cả các máy tính tham gia truyền thông trên
mạng phải tuân thủ để đảm bảo mạng hoạt động tốt.
- Trạng thái mạng ( Network topology) là cấu truc hình học không gian
mà thực chất là cách bố trí phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng với
nhau. Các trạng thái mạng cơ bản là mạng hình sao( star topology), mạng dạng
vòng( ring topology) và mạng dạng tuyến( linear bus topology) .

Trang 4









K ết n ối ki ểu Star( Sao)







Trang 5


K ết n ối ki ểu Bus( d ạng tuy ến)










K ết n ối ki ểu vòn g( ring)

Trang 6


- Giao thức mạng( Network protocol) : Tập hợp các qui ước truyền thông
giữa các máy truyền thông được gọi là giao thức mạng. Ac giao thức thường gặp
như TCP/IP, NETBIOS, IPX /SPX
• Hệ điều hành mạng : (win2000,hdh linux,unix)
Hệ điều hành mạng là một phần mền hệ thống có chức năng quản lý tài
nguyên của hệ thống như tài nguyên thông tin( phương tiện lưư trữ), tài nguyên
thiết bị, bảo mật tốt...

c. Phân loại mạng máy tính
• Phân loại theo khoản cách địa lý
- Mạng cục bộ( LAN - local area network) sử dụng trong nội bộ cơ quan/
tổ chức..., kết nối các máy tính trong một khu vực bán kính khoản vài trăm mét.
- Mạng đô thị( MAN - metropolitan area network) kết nối các máy tính
trong phạm vi thành phố. Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường
truyền thông tốc độ cao( 50 - 100 Mbit/s)
- Mạng diện rộng(WAN - wide area network) kết nối các máy tính trong
nội bộ quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Thông thường
kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông.
- Mạng toàn cầu( GAN - global area network) kết nối máy tính từ các
châu lục khác nhau. Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng
viễn thông và vệ tinh
• Phân loại theo kỹ thuật chuyển mạch
- Mạch chuyển mạch kênh
- Mạch chuyển mạch thông báo
- Mạch chuyển mạch gói
• Phân loại theo kiến trúc mạng sử dụng
Trang 7


Kiến trúc mạng bao gồm hai vấn đề : Hình trạng mạng( network
Topology) và giao thức mạng( network protocol).
• Phân loại theo hệ điều hành
Chia mô hình mạng ra thành mạng ngang hàng, mạng khách /chủ hoặc
phân loại mạng theo hệ điều hành mà mạng sử dụng : Windows NT, Unix,
novell ...

LAN

WAN
LAN

LAN

Mô hìn h liên m ạng Internet
d. Giới thiệu về WWW ( World - Wide - Web )
• Khái niệm
Là một bước tiến trong quá trình tìm kiếm thông tin nhanh, mạnh và cảm
tính.WWW dựa trên kỹ thuật gọi là siêu văn bản, thực chất của siêu văn bản là
văn bản thường nhưng lại chiếu một hay nhiều tham chiếu tới các văn bản khác.
Trang 8


Khi người kích hoạt trên đường nối này thì một tài liệu khác sẽ xuất hiện trên
màn hình
• Công nghệ của WWW
Mô hình Client/server
Người sử dụng dùng trình duyệt web:
- Internet Explorer
- Nestcape Navigtor
Máy phục vụ cài phần mền:
- IIS: Internet Information Server
- Netscape Server - Oracle HTTP Server
- ...
Yªu cÌu

Web
Browser

Web
Browser

Tr¶ líi
d¹ng trang HTML

Web
Browser
Ng­íi s dng





M¸y phc v Web

• Trang Web tĩnh là gì?
Trang web tĩnh là trang Web được tạo sẵn cho mọi người truy cập
• Trang Web động là gì?
Trang Web không có sẵn, chỉ được tạo theo yêu cầu của người truy cập
Trang 9


4. Hệ thống thông tin quản lý.
a. Thông tin và tầm quan trọng của thông tin trong việc quản lý:
•Thông tin:
Thông tin là một phần dữ liệu được nhận thức hoá để sử dụng nhằm duy
trì sự tồn tại và phát triển của hệ thống. Thông tin tồn tại dưới các hình thức:
ngôn ngữ , chữ số, ký hiệu,mã hiệu, biểu đồ, các xung điện...Nó là yếu tố cơ bản
của quá trình thành lập, lựa chộn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống

nào đó. Hệ thống này nằm trong tự nhiên, xã hội, tư duy.
•Tầm quan trọng của thông tin đối với việc quản lý:
- Tại sao phải nghiên cứu thông tin? Cũng giống như người ta đặt câu
hỏi tương tự tại sao nên nghiên cứu kế toán, tài chính, quản lý tác vụ,tiếp thị,
quản lý nguồn nhân lực hay quản lý chức năng kinh doanh nào khác. Các hệ
thống và công nghệ thông tin đã trở thành một thành phần cuộc sống quyết định
sống còn, quyết định sự thành công của các doanh nghiệp và các tổ chức. Do đó
nó là môn học cần được nghiên cứu trong quản trị và quản lý kinh doanh.
- Thông tin có tầm quan trọng trong đời sống của con người vì nó chiếm
một vị trí rất quan trọng, nó tồn tại dưới nhiều dạnh khác nhau như : sách, báo
tivi ,internet Trong đời sống thường nhật nếu thiếu thông tin chẳng khác nào con
người sống thiếu nước vì nó trở nên thiếu chính xác và chậm tiến bộ. Nếu như
thông tin sai lệch dân đến hậu quả khó lường nhất là trong xã hội hiện đại ngày
nay, mọi hoạt động đều cần một thông tin chính xác và nhanh chóng. Thông tin
đóng một vai trò quan trọng trong tất cả cac lĩnh vực sản xuất tới tiêu dùng, là cơ
sở cho các nhà quản lý hoạch định các chiến lược kinh doanh, tổ chức ngày càng
có hiệu quả thích nghi với nền kinh tế thị trường ngày nay.
Hệ thống thông tin quản lý(HTTTQL):
•Khái niệm:
Trang 10


HHTT là một tổ hợp có tổ chức các tài nghiên con người, phần cứng, phần
mềm, mạng thông tin và dữ liệu. Hệ thống thông tin ngày nay có nối mạng giữ
vai trò quan trọng trong sự thành của xi nghiệp trong kinh doanh
HTTTQL nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức đang xét và phần tử kich
hoạt các quyết định như mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp.
•Chức năng của hệ thống thông tin:
- Sự hình thành trong kinh doanh của nó cũng giống như sự thành công
của các chức năng kế toán, tài chính, quản lý tác vụ, tiếp dthij và quản lý nguồn

nhân lực.
- Sự đóng góp đáng kể và hiệu năng của các tác vụ, năng suất lao động,
dịch vụ và thoã mãn khách hàng.
- Một nguồn thông tin và hổ trợ chủ yếu cho các nhà quản lý ra quyết định
có hiệu quả.
- Một thành phần quan trọng trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ
cạnh tranh. Điều đó giúp cho tổ chức có ưu thế chiến lược trên thị trường toàn
cầu.
- Một phần của các nguồn tài nguyên chủ yếu của xí nghiệp, Và là chi phí
của hoạt động kinh doanh, do đó vấn đê quản lý tài nguyên chủ yếu là một thách
thức đối với xí nghiệp.
- Một cơ hội nghề nghiệp quan trọng, năng động và đầy thách thức cho
hàng triệu con người trên thế giới.
•Nhiệm vụ và vai trò của HTTT:
- Nhiệm vụ:
Trang 11


+ Đối ngoại: HTTT thu nhận từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra
ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, sức lao động, nhu cầu hàng hóa...
+ Đối nội: HTTT là cầu nối liên lạc giưa các bộ phận của hệ kinh doanh.
Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại nhằm:
phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt
động kinh doanh của hệ thống
- Vai trò: có vai trò quan trọng giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống
con quyết định và hệ thống tác nghiệp.
- Sơ đồ mô tả HTTT:

Tư vấn

TTmôitrường

Thông tin vào

Quyết định
HTQĐ

HTTT

Thông tin ra

Thành phẩm

HTTN

Tiền

Trong đó: HTQĐ là thông tin quyết định
HTTT là hệ thống thông tin
HTTN là hệ thống tác nghiệp
•Cấu trúc của hệ thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý gồm 4 phần: các lĩnh vực, dữ liệu, thủ tục xữ lý,
các qui tắc quản lý.

Trang 12


- Các lĩnh vực quản lý(hay các phân hệ)mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng
với những hoạt động đồng nhất, các hoạt động có cùng muc tiêu như lĩng vực
thương mại, lĩnh vực hành chính kế toán, sản xuất, kinh doanh

Người ta phân biệt bốn mức sau:
+ Mức giao dịch: các hoạt động thường ngày của đơn vị.
+ Mức tác nghiệp: một số hoạt động thường ngày có thể đưa ra quyết
định ban đầu.
+ Mức chiến thuật: ứng với các hoạt động đôn đốc kiểm tra.
+ Mức chiến lược: các giải pháp, các chính sách trong sản xuất kinh
doanh duy trì sự phát triển lâu dài của thư viện.
- Dữ liệu: Đây chính là nguyên liệu của HTTTQL được biểu diễn ở dưới
nhiều dạng như truyền khẩu, văn bản, hình vẻ, ký hiệu; trên nhiều vật mang tin
như vật ký tin; thể hiện trên giấy, băng từ, đĩa từ, điện thoại trực tiếp hoặc thông
qua điện thoại, bản sao,fax,...
Có ba loại dữ liệu tương ứng với ba tình huống hay gặp khi thu nhận dữ
liệu:
+ Dữ liệu chắc chắn.
+ Dữ liệu có tính ngẫu nhiên hay chưa chắc chắn.
+ Dữ liệu chưa biết.
- Các mô hình quản lý: Nhóm tập hợp các thủ tục ở từng lĩnh vực, nó bao
gồm các thủ tục, qui trình và phương pháp đặc thù cho mỗi phân hệ. Mô hình
quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ qui tắc quản lý.
- Qui tắc quản lý: Giúp dùng, biến đổi, xử lý dữ liệu cho mục tiêu xác
định.

Trang 13


Hệ thống thông tin quản lý thư viện
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “ người máy” tạo ra
một hệ thống thông tin phục vụ có ngưòi trong mọi lĩnh vực sản xuất hàng hóa,
kinh doanh, phân phối sản phẩm, trao đổi mua bán, quản lý và ra quyết định
trong kinh tế, quốc phòng, khoa học kỹ thuật. Giáo dục,...

Hệ thống thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, các phân mềm, các
cơ sở dữ liệu, mô hình phân tích, lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định. Hệ
thống thông tin nằm trung tâm hệ thống đang xét và là phân tử kích hoạt ra
quyết định
Một hệ thống thông tin quản lý được hiểu qua hai khía cạnh:
- Tập hợp thông tin, tập hợp luân chuyển trong thư viện, các thủ tục nắm
giữ, ghi nhớ và xử lý thông tin ...
- Truyền đạt thông tin cho người sử dụng một cách thích hợp và đúng đắn
để quyết định hoặc cho phép thi hành một công việc.
Hệ thống thông tin quản lý được tiếp cận một cách tổng thể và logic. Mỗi
người có thể nhìn nhận hệ thống thông tin quản lý theo cách khác nhau tùy thuộc
vào mức độ đảm nhiệm, kinh nghiệm,...
Hệ thống thông tin quản lý thư viện có chức năng thu nhận, xử lý và
phân phát thông tin đúng lúc đúng nơi nhận cho người sử dụng. Đồng thời hệ
thống thông tin quản lý thư viện được thiết kế để tối ưu hóa các nguồn thông tin.
Hệ thống thông tin quản lý thư viện thu nhận mọi thông tin đến nó và tìm
được những thông tin cần thiết giúp cho thư viện nhanh chóng phân phối các
thông tin về quá trình nhập sách, quá trình tra cứu và đáp ứng các yêu cầu nhanh
chóng của bạn đọc một cách tốt nhất.
Trang 14


Hệ thống thông tin quản lý thư viện đồng thời lưu trữ các thông tin quá
khứ và hiện tại để thư viện tìm ra hướng quản lý mới và thực hiện đúng thời
gian mà bạn đọc quan tâm nhất.
Với sự phát triển ngày càng tăng của các phương tiện truyền thông,
thông tin trở thành một phần không thể thiếu ở tất cả các tổ chức cơ quan, đơn
vị... toàn cầu có nhu cầu quản lý.
p
Hệ thống thông tin trên triển khai mối quan hệ giữa hệ thống tác nghiệp

và hệ thống quyết định đảm bảo sự hoạt động của thư viện và đạt được các mục
tiêu quản lý thư viện. Hệ thống thông tin quản lý thư viện gồm các thành phần
cơ bản :
• Con người : Người sử dụng, người quản trị... can thiệp vào quá trình
phân tích, thiết kế và khai thác hệ thống thông tin.
• Dữ liệu : Thành phần cơ bản của hệ thống, được xem như một bức ảnh
tỉnh về thông tin chưa được xử lý. Hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu nhận, hợp
thức hoá, tổ chức lưu trữ dữ liệu, khai thác và phân phối sử dụng dữ liệu.
• Quá trình xử lý : Quá trình này thể hiện mạt động của hệ thống thông
tin. Biến đổi dữ liệu tạo thành các thông tin phục vụ cho hoạt động của thư viện.
Thông tin vào

H ệ th ống thôn g
tin
Xử lý

Thông tin ra

Xử lý thông tin ở thư viện ĐH KT
• Thông tin vào : Các thông tin về sách, các đơn đặt hàng của thư viện với
người cung cấp, thủ tục mượn trả ...
Trang 15


• Xử lý thông tin : Chọn lọc điều chỉnh thông tin đầu vào để đua ra kết
quả yêu cầu. Thực hiện các công việc xử lý dữ liệu tồn tại trong hệ thống hay
cập nhật mới các dữ kiện sau đó đưa ra các kết quả thực hiện công việc cuối
cùng là hoạt động mượn trả sách.
• Thông tin đầu ra : Hoạt động tìm kiếm dò tìm các đầu sách theo các nội
dung, thực hiện công việc mượn trả.

Không khác với các mô hình trên, tại thư viện trường ĐH KT để phục vụ
quản lý đầu sách và hoạt động mượn trả sách thì hệ thống thông tin được xây
dựng phù hợp với các nhu cầu công nghệ.

Trang 16


Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý
Thông tin nội

Thông tin ngoại

Thông tin viết, nói,hình
ảnh , dạng khác

Thông tin viết, nói hình
ảnh, dạng khác

HTTT quản lý thu nhận

Xử lý các dữ liệu thô(lọc,
cấu trúc hóa)

Thông tin cấu trúc
Xử lý dữ liệu(áp dụng
một số quá trình quản lý)

Thông tin kết quả
Phân phát

NSD

NSD

NSD

Trang 17


Chú thích:

NSD: người sử dụng

5. Các vấn đề cần giải quyết đối với bài toán quản lý thư viện
a. Đặc điểm bài toán quản lý bằng máy.
Bài toán quản lý bằng máy được tổ chức thống nhất từ trên xuống có
chức năng tổng hợp các thông tin giúp cho nhà quản lý tốt cơ sở của mình và
trợ giúp ra các quyết định hoạt kinh doanh.
Mỗi bài toán quản lý khác nhau có sử dụng khác nhau do đó chúng
không có sử dụng chung một cách xử lý nhất định. Kết quả của từng bài toán
cụ thể phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm của từng nhân viên, điều
kiện cụ thể của từng cơ quan.
Đối với bài toán quản lý công việc tính toán không nhiều mà phụ thuộc
vào khả năng xuất nhập của hệ thống máy tính. Kết quả của bài toán không

Trang 18


được xác định đúng hay sai đối với các cơ quan mà nó đáp ứng được nhu cầu
quản lý hay không và nếu có thì ở mức độ nào...?

Nhìn chung để giải quyết bài toán quản lý phải có cái nhìn tổn quát về
công tác quản lý, từe lý thuyêt đến thực tế đi xây dựng chương trình trên máy
tính. Ngoài kiến thức về lập trình người làm chương trình quản lý phải có kiến
thức tổng quát về việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
b. Các bước ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý.
•Để ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý cần có các bước cơ bản sau:
- Quá trình khảo sát thực tế là công việc đàu tiên của bài toán quản lý, xác
định mục tiêu của hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầucủa công tác quản lý có nhu
cầu tin học hoá. Do đó cần phải quan sát một cách tổng quát, chính xác về hệ
thống.
- Quá trình phân tích các thông tin thu thập được, xác định các phần tử của
hệ thống, phân tích các luồng dữ liệu duy chuyển trong hệ thống, mối quan hệ
giữa chúng, xác định đầu ra đầu vào của hệ thống. Trên cơ sở phân tích xem xét
hệ thống có thể tiến hành xây dựng được hay phải dừng lại, nếu xây dựng được
thì có những qui trình nào cần xử lý trên máy, qui trình nào không cần thiết.
- Xây dựng các cơ sở dữ liệu cho hệ thống trên kết quả của quá trình phân
tích, mối quan hệ giữa chúng. Một chương trình có xử lý tối ưu hay không, cách
thiết kế chương trình như thế nàolà phụ thuộc vào quá trình này.
- Xây dựng các thuật toán của chương trình.

- Tiến hành thiết kế và viết chương trình, quá trình này đòi hỏi phải có kỹ
năng lập trình nhất sđịnh mới có thể thực hiện được.
Trang 19


- Chạy thử chương trình, so sanh kết quả thực hiện được với thực tiễn có
phù hợp không, tiến hành điều chỉnh nếu chương trình sai sót.
- Đưa chương trình vào ứng dụng thực tế, theo dõi và kiểm soát chương
trình, tiến hành chỉnh sửa, bổ sung nếu phát sinh vấn đề mới để chương trình
hoạt động sát với thực tế hơn.

c. Nghiên cứu và tổ chức dữ liệu.
- Dữ liệu là đối tượng chính xử lý của máy tính. Trong thực tế các vấn đề
nảy sinh còn rấy phức tạp, phát sinh theo lồng. Khi dữ liệu phát sinh theo luồng
thì dữ liệu có thể dừng lại ở một điểm nào đó gọi là nút. Gồm các nút sau:
+ Nút phát sinh: là nơi xuất phát của luông dữ liệu.
+ Nút xử lý: là phòng máy ính hoặc phòng chức năng, dữ liệu sẽ được xử
lý, tính toán theo yêu cầu cụ thể.
+ Nút cuối cùng: là nơi nhận dữ liệu đã được chuyển đổi thành một dạnh
hoàn chỉnh như các báo cáo, thống kê lên ban lãnh đạo công ty.
- Các dữ liệu thu thập được nên xem xet để ở kiểu nào, kiểu chữ hay kiểu
số, nếu là kiểu số thì loại gì, số nguyên hay thập phân, nếu là thập phân thì cần
mấy số lẻ. Độ rộng dữ liệu cần xác định chính xác để tránh dư thừa cung như
hiện tượng mất dữ liệu xảy ra khi có hiện tượng giá trị của dữ liệu vượt quá khả
năng chứa của vùng.
- Cấu trúc của dữ liệu khong chỉ bao gồm các vùng như nhận xét trên mà
còn phải có các vùng trung gian dùng trong quá trình xử lý dữ liệu.
- Dữ liệu thu thập được tổ chức thành tập tin cơ sở dữ liệu. Gồm các laọi
sau:
•Xét về tính chất xuất phát:Có hai loại tập tin
Trang 20


+ Tập tin gốc: là tập tin bao gồm các thông tin thu thập được từ các nút
phát sinh. Đó là tập tin mà chương trình sẽ tạo ra các tập tin khác trong quá trình
xử lý dữ liệu.
+ Tập tin trung gian: là tập tin đựoc tạo ra trong quá trình tính toán, xử lý
các tập tin gốc. Các tập tin này thường mang ít nhiều của tập tin gốc,đồng thừi
cũng có rất nhiều vùng chứa dữ liệu trung gian qua các giai đoạn tính toán.
•Xét về độ biến động: Có hai loai tập tin
+ Tập tin biến động: là tập tin chứa các dữ liệu phát sinh trong các làn xử

lýtại các nút phát sinh.
+ Tập tin tồn: là tập tin chứa đầy đủ những thông tin trong quá trình xử
lý dữ liệu, nó dược tạo ra bằng cách chuyển từ các lần xử lý trứơc sang các lần
xử lý sau.
d. Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
• Kế hoạch.
Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là xác định rõ ràng các phân hệ, chức
năng của chúng trong hệ thống thông tin tương lai, xác định các khả năng ứng
dụng trên mạng hoặc truyền thông tin, bố trí công việc theo nhóm chuyên gia,
phân chia kinh phí.
•Hiện trạng.
Đây là giai đạn phân tích các hoạt động của hệ thống thông tin vật lý hiên
hữu. Mục tiêu của nó là làm sao có được thông tin với độ tin cậy cao và chuẩn
xác nhất, mới nhất.
•Tính khả thi.
Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết
định hệ thống thông tin tương lai cùng với các đảm bảo tài chính. Gồm có các
bước:
- Phân tích và phê phán hệ thống thông tin hiện hữu nhằm làm rõ các điểm
yếu và mạnh.
Trang 21


- Xác định các mục tiêu mới của dự án.
- Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí.
- Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó đã
xác định.
•Đặc tả.
Là việc mô tả chi tiết các thành phần kỹ thuật bên trong hệ thống.
•Thiết kế.

Giai đoạn này xác định:
- Kiến trúc chi tiết của hệ thống thông tin liên quan đến các giao diện với
người sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng: Các qui tắc quản lý, cấu trúc
dữ liệu.
- Thiết kế các đơn thể chương trình.
- Qui cách thử nghiệm chương trình.
- Qui cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng,...
- Các phương tiện và thiết bị có liên quan.
•Lập trình.
Giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc chọn công
cụ phần mềm để xây dựng các tệp cơ sở dữ liệu, viết các đơn thể chương trình,
chạy thử, kiểm tra,ráp nối,lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình.
•Thử nghiệm.
Giai đoạn này bao gồm định nghĩa các thử nghiệm, đơn thể chương trình,
thử nghiệm hệ thống, hoàn thiện khâu đào tạo người sử dụng hệ thống, sữa chữa
các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn sử dụng.
•Khai thác.
Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống thông tin,
tuỳ theo kết aquả khai thác người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ thống
thông tin cần xây dựng để thay thế hệ thông thông tin thủ công hay không?
•Bảo trì.

Trang 22


Giai đoạn này gồm các công việc: Bảo trì, cải tiến và thích nghi hoá hệ
thống thông tin với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh.
6. Mục tiêu nghiên cứu bài toán quản lý thư viện.
Giả sử một bạn đọc đến thư viện muốn mượn một cuốn sach hay tạp chí mà
mình quan tâm chẳng hạn như : Thuật toán và cấu trúc dữ liệu,...chúng ta sẽ thấy

rằng, nếu dùng sổ sách thì khó có một cán bộ của htư viện nao có thể đáp ứng
được yêu cầu của bạn đọcmotj cách nhanh chóng. Cho dù trong thư viện chỉ có
vài ngàn cuốn sách nhưng thực tế thì nhiều hơn thế nữa. Và nếu bạn đọc có yêu
cầu khác nhau thì ta có thể khẳng định thư viện không thể đáp ứng được.
Trong thực tế có nhiều độc giả thường có nguyện vọng là muốn biết được
thư việncó những tài liệu nào mà họ quan tâm. Trong trường hựp này nếu quản
lý bằng máy tính cán bộ thư viện sẽ nhận được một số thông báo cần thiết như:
Tên sách, tác giả, NXB...bẵng chức năng tra cứu cán bộ có thể thông bóa cho
bạn đọc các thông tin liên quan như có sách hay không? Số lượng sách còn bao
nhiêu? Tình trạng sách như thế nào? ... nếu bạn đọc đồng ý cán bộ thư viện chỉ
việc cân tìm theo địa chỉ lấy tài liệu cho bạn đọc.
Trước yêu cầu đặt ra của thư viện ta cũng thấy rằng để có thể xử lý hết các
thông tin cần phải có thời gian nghiên cứu và tìm hiểu một cách cặn kẽ. Muốn
nghiên cứu tất cả hoạt động của thư viện thì cần khá nhiều thời gian nên trọng
phạm vi của đè tài thì em chỉ nghiên cứu những mục tiêu sau:
• Quản lý sách
• Quản lý bạn đọc mượn trả sách
• Thống kê theo yêu cầu
Với mục tiêu này có thể giúp cho việc quản lý thư viện thêm chặt chẽ, có
tính khoa học và đặc biệt là đơn giản các thao tác trong quá trình quản lý nhằm
phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trang 23


II.

TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ

1. Quá trinh hình thành và phát triển của thư viện

- Thư viện Đại Học Kinh Tế được thành lập từ năm 1986
- Từ năm 1986 -1996 : Thư viện có phát triển nhưng không mạnh
- Từ năm 1996 - đến nay : Thư viện không ngừng phát triển và nâng cao
chất lượng phục vụ bạn đọc.
- Thư viện gồm các phòng ban như : phòng đọc, phòng mượn, văn phòng
và bộ phận xử lý kỹ thuật.
Những ngày đầu thành lập thư viện gặp rất nhiều khó khăn, chỉ có vài ngàn
sách. Ngày nay khi trình độ kỹ thuật đòi hỏi ngày càng cao, thấy được tầm quan
trọng của mình, thư viện Đại Học Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh đã không
nừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm nhiều nguồn sách khác nhau phục
vụ cho bạn đọc. Hiện nay thư viện có khoản 70.000 đầu sách và trên 4000 thẻ
bạn đọc đang được sử dụng, số lượng các loại báo và tạp chí khoảng 500 cuốn.
Hàng ngày số lượng sinh viên và giáo viên đến với thư viện đối với phòng mượn
trung bình là 400 lượt người còn phòng đọc khoảng 100 .
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của thư viện
a. Chức năng
Ngay từ khi mới ra đời, thư viện được coi là nơi thu thập các di sản văn hóa
bằng chữ viết. Niềm tự hào của chủ nhân các thư viện là ở số lượng, độ đầy đủ
và mức độ quí giá của bộ sưu tập có trong thư viện. Do đó thư viện có chức
năng là thu thập, tàng trữ và bảo quản tài liệu.
Ngoài ra thư viện còn có chức năng :
• Thư viện có chức năng giáo dục vì khhi đọc sách và học hành thì chúng
tác động trực tiếp lên quá trình dạy và của thầy và trò

Trang 24


• Chức năng thông tin : thông tin chính là tin tức, số liệu, dữ liệu, dữ liệu ,
khái niệm, trí thức giúp taọu nên sự hiểu biết của con người về một đối tượng,
hiện tiện, vấn đề nào đó. Công tác thông tin chủ yếu là thông tin cho bạn đọc.

• Văn hóa : gồm có hai chức năng cơ bản
- Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hoa của nhân loại cũng như
của đất nước được lưu giữ trong các tài liệu.
- Trở thành một trong những trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hóa,
tuyên truyền, tuyên truyền phổ biến các kiến thức về các loại hình nghệ thuật và
lôi cuốn quản đại quần chúng tham gia vào hoạt động sáng tạo
• Giải trí : Thư viện tham gia vào tổ chức nhàn rỗi, cung cấp sách và các
phương tiện khác cho bạn đọc để bạn đọc giả trí
b. Nhiệm vụ
- Thâu thập tất cả những nguồn kinh nghiệm và tài liệu tích lũy, sắp xếp
những nguồn tài liệu thế nào để có thể đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của bạn đọc
- Khia thác và phát huy di sản văn hóa quốc gia, giới thiệu văn hóa nước
ngoài
- Tuyển chọn và bảo sung sách báo, tài liệu phù hợp với mọi lĩnh vực của
chương trình giáo dục và phản ánhtất cả nhưng kinh nghiệm cùng sự tiến bộ của
toàn thế giới ...
- Nâng cao trình độ dân trí, chuyên môn cho bạn đọc
- Phục vụ cho bạn đọc có thể mượn trả sách
- Thư viện trường kinh tế và quản trị kinh doanh có nhiệm vụ phục vụ sinh
viên và giáo viên thuộc phạm vi của trường và quản lý đầu sách trong thư viện
- Quản lý và làm thẻ cho bạn đọc
- Quản lý số lượng sách nhập vào kho ...
Trang 25