Thế nào là hồ sơ? Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội ? Phân tích vị trí, vai trò của hồ sơ trong tổ chức thực hiện bảo hiểm xã hội -Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

Đề bài: Thế nào là hồ sơ? Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội ? Phân tích vị trí, vai
trò của hồ sơ trong tổ chức thực hiện bảo hiểm xã hội. Cho ví dụ minh họa hồ
sơ hưởng chế độ ốm đau, hưởng chế độ thai sản gồm những loại giấy tờ gì?
Thực hiện chủ trương cải cách hành chính của chính phủ, của ngành bảo
hiểm xã hội với thủ tục giấy tờ quy định hiện hành có thể tinh giản được
không? Nếu tinh giản được thì phải làm thế nào? Tại sao?

Bài làm
*Khái niệm :
- Hồ sơ là mọi tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một
vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ
chức xã hội hay cá nhân.
- Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai
liên quan đến quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để
làm căn cứ thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động theo quy định
của pháp luật.
*Phân tích vị trí, vai trò của hồ sơ trong tổ chức thực hiện bảo hiểm xã hội:
Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội cho người lao động
trên 40 năm nay và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn định đời
sống cho hàng chục triêu người lao động và gia đình họ trong các trường hợp ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức lao động, hưu trí và tử tuất. Với kết quả đó,
chính sách bảo hiểm xã hội đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên

1


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

chức nhà nước, lực lượng vũ trang và người lao động tham gia chiến đấu, lao động
sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ tổ quốc và phát triển kinh tế xã hội.
Để thực hiện đúng các chế độ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò
hết sức quan trọng. Vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau:
- Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH.
Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được
mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời gian đóng
BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm, hoặc muốn giải quyết
được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền lương hoặc tiền công
tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ hưu, thời gian (số năm)
đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc của đối tượng. Những nội dung mà
cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và hồ sơ
hưởng chế độ hưu trí.
- Hồ sơ BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu nại, tố
cáo). Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, ví dụ như các đối tượng hưởng chính
sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh toán không đúng chế độ cho
họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết cho một số trường
hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ. Để giải quyết được những việc nói
trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước
hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan; đối chiếu với các văn bản
quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra được các kết luận, giải quyết vấn
đề.
- Không thể không nhắc đến vai trò của hồ sơ BHXH là cơ sở quan trọng để điều
chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các
thời kỳ. Cùng với việc đổi mới về kinh tế, trong thời gian qua Đảng và Nhà nước

2

Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

đã có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách BHXH cho phù hợp với tình
hình kinh tế của đất nước.
Ngoài ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách xã hội
khác như: chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công nhân viên
đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH. Đồng thời các thong số từ hồ sơ hưởng bảo
hiểm xã hội còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định chính
sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển BHXH trong tương lai.

*Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, hưởng chế độ thai sản bao gồm:
- Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ ốm đau
1. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ ốm đau đối với trường hợp quy định tại khoản 1
Điều 23 Luật Bảo hiểm xã hội, gồm:
a. Sổ bảo hiểm xã hội;
b. Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) đối với người lao động điều trị nội trú
hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội đối với người điều trị
ngoại trú do cơ sở y tế điều trị cấp (mẫu số C65-HD).
2. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ ốm đau đối với người lao động mắc bệnh cần
chữa trị dài ngày, gồm:
a. Sổ bảo hiểm xã hội;
b. Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) thể hiện điều trị bệnh thuộc danh mục
bệnh cần chữa trị dài ngày và thời gian nghỉ việc để điều trị bệnh. Đối với trường
hợp có thời gian không điều trị nội trú là Phiếu hội chẩn (bản sao) hoặc Biên bản
hội chẩn (bản sao) của bệnh viện thể hiện điều trị bệnh thuộc danh mục bệnh cần
chữa trị dài ngày và thời gian phải nghỉ việc để điều trị (trường hợp Phiếu hội chẩn

3


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

hoặc Biên bản hội chẩn không thể hiện thời gian nghỉ việc để điều trị thì có thêm
xác nhận của cơ sở y tế đang điều trị cho người lao độngvề thời gian nghỉ việc để
điều trị).
3. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ ốm đau đối với người lao động chăm sóc con ốm,
gồm:
a. Sổ bảo hiểm xã hội;
b. Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) hoặc Sổ y bạ của con (bản chính hoặc bản
sao). Trường hợp NLĐ có từ hai con trở lên cùng ốm đau mà trong đó có thời gian
các con ốm đau không trùng nhau thì gồm Giấy ra viện hoặc Sổ y bạ của các con bị
ốm.
4. Hồ sơ đối với các khoản 1, 2, 3 có thêm Danh sách người lao động đề nghị
hưởng chế độ ốm đau do người sử dụng lao động lập (mẫu số C66a-HD).
- Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản
1. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ đi khám thai là Sổ
khám thai (bản chính hoặc bản sao) hoặc Giấy khám thai (bản chính hoặc bản sao).
2. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ bị sảy thai, nạo, hút
thai, thai chết lưu và người lao động thực hiện các biện pháp tránh thai là Giấy ra
viện (bản chính hoặc bản sao) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã
hội do cơ sở y tế cấp (mẫu số C65-HD).
3. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ đang đóng bảo hiểm
xã hội sinh con, gồm:
a. Sổ bảo hiểm xã hội;
b. Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc Giấy khai sinh (bản sao) của con. Nếu sau khi

sinh, con chết thì có thêm Giấy báo tử (bản sao) hoặc Giấy chứng tử (bản sao) của
4


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

con. Đối với trường hợp con chết ngay sau khi sinh mà không được cấp các giấy
tờ này thì thay bằng bệnh án (bản sao) hoặc giấy ra viện của người mẹ (bản chính
hoặc bản sao);
c. Đối với trường hợp người tàn tật, người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
hoặc thương binh, người hưởng chính sách như thương binh có tỷ lệ thương tật từ
21% trở lên thì có thêm Giấy chứng nhận thương tật (bản sao) hoặc Biên bản giám
định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng Giám định y khoa (bản sao).
4. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người lao động đang đóng bảo
hiểm xã hội nhận nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi, gồm:
a. Sổ bảo hiểm xã hội;
b. Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi của cấp có thẩm quyền (bản sao);
5. Hồ sơ giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với trường hợp sau khi sinh con,
người mẹ chết, người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng con đến khi đủ 4 tháng
tuổi:
a. Trường hợp cả cha và mẹ đều tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ
cấp thai sản, hồ sơ gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội của mẹ (để giải quyết trợ cấp một lần khi sinh con và trợ cấp
cho thời gian hưởng khi người mẹ còn sống);
- Sổ bảo hiểm xã hội của người cha (để giải quyết trợ cấp cho thời gian hưởng của
người cha sau khi người mẹ chết);
- Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc Giấy khai sinh (bản sao) của con;
- Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao).

b. Trường hợp chỉ có người mẹ tham gia bảo hiểm xã hộiđủ điều kiện hưởng trợ
cấp thai sản, hồ sơ gồm:
5


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

- Sổ bảo hiểm xã hội của người mẹ;
- Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc Giấy khai sinh (bản sao) của con;
- Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao).
- Đơn của người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng con (mẫu số 11A-HSB).
c.Trường hợp chỉ có người cha tham gia bảo hiểm xã hội đủ điều kiện hưởng trợ
cấp thai sản,hồ sơ gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội của người cha;
- Giấy chứng sinh (bản sao) hoặc Giấy khai sinh (bản sao) của con;
- Giấy chứng tử của người mẹ (bản sao).
6. Hồ sơ đối với các khoản 1, 2, 3, 4, 5 có thêm Danh sách người lao động đề nghị
hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD)

* Thực hiện chủ trương cải cách hành chính của chính phủ, của ngành bảo hiểm xã
hội với thủ tục giấy tờ quy định hiện hành có thể tinh giản được.
- Theo kế hoạch, việc tổ chức thực thi đơn giản hóa thủ tục hành chính nhằm từng
bước sửa đổi, bổ sung hệ thống thủ tục theo phương án đã được Chính phủ phê
duyệt tại 25 nghị quyết là một nội dung trọng tâm trong công tác cải cách thủ tục
hành chính năm 2011.
Tuy nhiên, khi đề cập những hạn chế trong công các cải cách thủ tục hành chính,
Văn phòng Chính phủ cho hay, một bộ phần cán bộ, công chức, kể cả cấp lãnh đạo
chưa thấy hết vai trò của công tác cải cách thủ tục hành chính trong phát triển kinh

tế xã hội, ổn định chính trị…
*Một vài biện pháp tinh giản các thủ tục giấy tờ hành chính:
6


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

Nguyễn Thị Bích Ngọc

-Thực hiện tốt cơ chế “một cửa”
- Cải cách thủ tục hành chính nhằm giảm phiền hà cho đối tượng tham gia và thụ
hưởng BHXH, BHYT là một quyết tâm lớn của lãnh đạo BHXH . Tránh tình trạng
hồ sơ giải quyết được nhưng không giải quyết, tránh xảy ra tiêu cực và dần chuyển
tác phong hành chính sang tác phong phục vụ trong các cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Hiện nay, với sự phát triển toàn cầu hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý điều hành: thư tín điện tử, phần mềm quản lý hồ sơ công việc và
cán bộ, truy cập văn bản pháp luật,…sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giảm
bớt các thủ tục giấy tờ hành chính cho người tham gia BHXH cũng như cơ quan
BHXH.
- Triển khai thực hiện đề án đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong lĩnh vực
quản lý hồ sơ, giấy tờ.
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc, áp dụng rộng rãi trong
việc sử dụng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo công việc thông suốt, đáp ứng kịp
thời yêu cầu của người dân và tổ chức BHXH.

7


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

8

Nguyễn Thị Bích Ngọc


Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ BHXH

9

Nguyễn Thị Bích Ngọc