Thực trạng quản lý nhà nước về công chứng chứng thực ở nước ta hiện nay

Mở đầu

Hiện nay, các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại, xã hội đã phát triển
mạnh mẽ, đa dạng trên cả bề rộng và bề sâu, cả trong nước và cả với nước
ngoài. Nhiều giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại đòi hỏi phải được công
chứng, chứng thực để tạo chứng cứ có sức thuyết phục cao. Việc công chứng,
chứng thực được yêu cầu thực hiện một cách chính xác theo đúng pháp luật
nhưng phải nhanh chóng kịp thời, thuận tiện cho người dân. Việc xã hội hóa hoạt
động công chứng đã góp phần đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng các hợp
đồng, giao dich của người dân. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được đã
bắt đầu xuất hiện những dấu hiệu tiêu cực như sự cạnh tranh không lành mạnh
giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Thực tế này cho thấy vấn đề quản lý
Nhà nước về công chứng, chứng thực có vai trò hết sức quan trọng trong việc
đảm bảo tuân theo pháp luật của hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta.
Để rõ hơn về hoạt động này em xin đi vào tìm hiểu vấn đề Thực trạng quản lý
nhà nước về công chứng chứng thực ở nước ta hiện nay.

1


Giải quyết vấn đề

I. khái quát chung về công chứng , chứng thực
1.khái quát chung về công chứng.
a. khái niệm công chứng
Trước khi có Luật công chứng năm 2006, khái niệm công chứng đã được
nêu trong 3 Nghị định của Chính phủ: Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991
về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước, Nghị định số 31/CP ngày
18/5/1996 về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước và Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực. Việc thể hiện cụ
thể khái niệm này có sự khác nhau, song có sự giống nhau về cơ bản như sau:

công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch khác. Theo
Điều 2 Luật công chứng năm 2006 thì Công chứng được hiểu là việc công chứng
viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân khác
(sau đây gọi là hợp đồng , giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp
luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Việc
công chứng phải do công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định
của Luật công chứng năm 2006, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng (Điều
7).
Từ đinh nghĩa trên về công chứng ta thấy: công chứng là hoạt động mang
tính chất dich vụ công, do công chứng viên chứng nhận và chịu trách nhiệm cá
nhân về tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch đó. Tổ chức
hành nghề công chứng có hai hình thức là phòng công chứng và văn phòng công
chứng. Cụ thể được quy định tại Điều 24 và Điều 26 Luật công chứng năm 2006.
2


b. Đặc điểm của công chứng
Hoạt động công chứng ở nước ta mang những đặc điểm sau:
Thứ nhất: Hoạt động của công chứng vừa mang tính công quyền vừa mang
tính chất dịch vụ công. Tính công quyền thể hiện ở chỗ công chứng viên của
phòng công chứng hay của các văn phòng công chứng đều do Bộ trưởng Bộ Tư
pháp bổ nhiệm để công chứng các hợp đồng giao dịch giữa các tổ chức, công dân
theo qui định của pháp luật. Khi tác nghiệp, công chứng viên nhân danh nhà
nước thực thi công việc. Hoạt động công chứng còn mang tính chất dịch vụ công
tức là thực hiện một loại dịch vụ của Nhà nước nhưng được Nhà nước giao cho
tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm, đó là công chứng các hợp đồng giao
dịch mà các tổ chức và cá nhân yêu cầu.
Thứ hai: Công chứng viên có sự độc lập, trong tác nghiệp chuyên môn,
công chứng viên không chịu trách nhiệm trước các cơ quan cơ quan cấp trên hay
trước trưởng phòng, trưởng văn phòng mà tự chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Vì vậy, trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp
trên.
Thứ ba: Các tổ chức hành nghề công chứng được Nhà nước chuyển giao
cho một phần quyền của Nhà nước để thực hiện chức năng của Nhà nước trong
một lĩnh vực cụ thể là công chứng các hợp đồng giao dịch. Đồng thời, Nhà nước
cũng chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng một trách nhiệm và
nghĩa vụ lớn là phải thực hiện công chứng một cách đúng pháp luật và đảm bảo
được lợi ích của Nhà nước.
2. Khái quát chung về chứng thực
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính quy định: Chứng thực bản sao từ bản chính" là
việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định
này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; "Chứng
3


thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5
của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực (Điều 2). Như vậy,chứng thực là hành vi mang tính chất
hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng
thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ
gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu
cầu chứng thực

.

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực gồm: Phòng tư pháp cấp huyện; Ủy
ban nhân dân cấp xã và cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (Điều 5 Nghị định số
79/2007/NĐ-CP).

II.Thực trạng hoạt động công chứng, chứng thực hiện nay
Hoạt động chứng thực hiện nay đạt được một số kết quả nhất định bằng việc
ra đời Nghị định 79/CP mở rộng thẩm quyền chứng thực đã phần nào đáp ứng
được nhu cầu chứng thực ngày càng tăng hiện nay, giảm thiểu quá tải hoạt động
chứng thực cho phòng tư pháp cấp huyện, giảm đi sự phiền hà rất cho người dân
trong việc đi lại, chờ đợi để chứng thực bản sao.
Hiện nay, tại hầu hết các địa phương (cấp huyện và xã), việc tiếp nhận, xử lý
và thực hiện chứng thực đều được áp dụng theo cơ chế hành chính một cửa. Ưu
điểm của viêc áp dụng cơ chế hành chính một cửa trong hoạt động chứng thực là
tạo được môi trường hành chính công khai, trật tự. Nhưng, bên cạnh đó lại có
điểm rất không thuận tiện trong việc thực hiện cơ chế này là vô tình biến thủ tục
hành chính một cửa trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐCP thành thủ tục hành chính 2 cửa. Bởi lẽ, người có yêu cầu chứng thực chỉ
được nộp yêu cầu của mình tại bộ phận hành chính một cửa, sau đó cán bộ hành
chính một cửa lại chuyển yêu cầu này cho Phòng Tư pháp để phòng này thực
hiện công việc chứng thực. Sau đó, Phòng Tư pháp lại chuyển kết quả cho bộ
4


phận hành chính một cửa để trả lại cho người có yêu cầu chứng thực. Vô hình
chung, quy trình này đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết đối với thủ
tục chứng thực bản sao. Mặt khác, đã kéo dài thời gian thực hiện, không đảm bảo
thời hạn đã được quy định trong Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm
quyền chứng thực chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt hoặc ngược lại. Thế nhưng, mặt khác, Nghị định cũng không quy định
rõ những loại giấy tờ gì không được phép chứng thực. Việc này đã gây ra rất
nhiều khó khăn cho người thực hiện vì trên thực tế đã có nhiều trường hợp mang
những loại giấy tờ bằng tiếng nước ngoài có đóng dấu nhưng lại không có chữ
ký hay các loại hóa đơn, biên lại...Khi tiếp nhận yêu cầu, cán bộ tiếp nhận cũng
không thể biết nội dung đó có được phép dịch và chứng thực hay không.

Bên cạnh đó, Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định đối với hoạt động chứng
thực chữ ký bản dịch, người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính
chính xác của bản dịch. Thế nhưng, trong thực tế hiện nay, vì lý do quy định nói
trên chưa có những chế tài ràng buộc cũng như việc chứng thực chữ ký người
dịch của cán bộ chứng thực cũng mới chỉ dừng lại ở khái niệm đơn thuần nhất,
nên chất lượng bản dịch đã xảy ra nhiều vấn đề bất cập như bỏ sót nội dung, nội
dung không rõ, sai về cấu trúc ngữ pháp...Thậm chí có trường hợp nội dung bản
dịch trái hẳn với bản gốc. Điều này khiến cho cán bộ chứng thực không tự tin
mặc dù họ chỉ chịu trách nhiệm chứng thực chữ ký của người dịch. Không những
thế, những bất cập này còn gây ảnh hưởng không nhỏ đến các cơ quan Nhà nước
liên quan.
Việc xã hội hóa công chứng, bên cạnh những kết quả, cũng đã bắt đầu
xuất hiện những dấu hiệu tiêu cực như sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các
tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng).
Thậm chí, tuy chưa phải là phổ biến, nhưng đã có hiện tượng “công chứng dạo”
5


như phản ánh của một số địa phương (tức là tình trạng công chứng viên bỏ dấu
vào túi đi đến các cơ quan, tổ chức để thực hiện công chứng)… trong khi Luật
công chứng đã quy định rõ việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ
chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp đặc biệt. Hoặc đã có tình
trạng cá nhân góp vốn vào Văn phòng công chứng yêu cầu được “quản lý”, “điều
hành” Văn phòng công chứng dẫn đến xung đột, Văn phòng công chứng phải
tạm dừng hoạt động như báo chí phản ánh, trong khi Luật Công chứng đã quy
định rõ Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập và người đại diện
theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng,
Luật không quy định việc các cá nhân “góp vốn” vào các Văn phòng công
chứng.
III. Thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta

hiện nay và kiến nghị nhằm tăng cường công tác quản lý
1. Thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực
Sau khi thực hiện chính sách đổi mới theo nghị quyết Đại hội Đảng toàn
quốc lần thứ VI và đặc biệt là trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đã
có những bước phát triển vô cùng mạnh mẽ. với chứ năng nhiệm vụ của mình,
sau khi được thành lập và chính thức đi vào hoạt động, ngành công chứng chứng
thực nước ta đã có những đóng góp tích cực vào việc giải quyết yêu cầu công
chứng, chứng thực dẩm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân
góp phần đảm bảo tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên do nhiều
nguyên nhân thì hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực vẫn còn
những hạn chế nhất định, những hạn chế đó được thể hiện qua những nội dung
sau:
Trong việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành luật
công chứng, chứng thực có sự chậm trễ: luật công chứng ra đời năm 2006 có
6


hiệu lực 1/7/2007 nhưng mãi tới ngày 4/1/2008 thì mới có nghị định hướng dẫn
thi hành luật công chứng ( nghị định số 75/2000/NĐ-CP của chính phủ ngày
8/12/2000 về công chứng, chứng thực) và ngày 20/2/2008 mới có quyết định số
01/2008/QĐ-BTP hướng dẫn về việc ban hành một số mẫu giấy tờ trong hoạt
động công chứng.
Về việc tuyên truyền phổ biến pháp luật về công chứng, chứng thực chưa
đươc triển khai sâu rộng, nhiều người dân chưa hiểu được pháp luật về công
chứng, chứng thực. Chính vì vậy, tại các văn phòng công chứng có những người
dân đưa giấy tờ đến yêu cầu chứng thực...
Trong việc đào tạo, xét duyệt, bổ nhiệm công chứng viên, bộ tư pháp chưa
ban hành quy chế về việc tập sự hành nghề công chứng dẫn đến tình trạng người
tập sự công chứng không biết mình được làm cụ thể những việc gì.
Việc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực.

công tác thanh tra, kiểm tra về công chứng được Bộ Tư pháp và các cơ quan hữu
quan tổ chức thực hiện nhưng vẫn còn những hạn chế nhất định do các phòng
công chứng là cơ quan trực thuộc của Sở Tư pháp nên có những sai phạm đã
không được nêu ra và cũng không được xử lý nghiêm minh theo quy định của
pháp luật.
Những hạn chế trên đây xuất phát từ các nguyên nhân chủ yếu sau: chính
sách pháp luật về công chứng, chứng thực thiếu tính đồng bộ; số lượng chất
lượng công chứng viên chưa đủ đáp ứng nhu cầu công chứng; kiến thức pháp
luật về công chứng, chứng thực của nhân dân còn hạn chế; thanh tra kiểm tra
hoạt động công chứng, chứng thực còn mang tính hình thức.
Như vậy, để giải quyết những bất cập nói trên, chúng ta cần nhanh chóng
xây dựng và ban hành Luật Chứng thực. Trong đó cần tập trung vào một số vấn
đề mới mang tính đột phá trong hoạt động chứng thực như chứng thực chữ ký,
7


chứng thực sơ yếu lý lịch… Đây sẽ là cơ sở pháp lý để cán bộ tư pháp thực hiện
nhiệm vụ một cách đồng bộ, thống nhất, tránh chồng chéo như hiện nay. Nâng
cao năng lực của cán bộ thực hiện hoạt động chứng thực cả về chuyên môn lẫn
ngoại ngữ để có thể đáp ứng được nhu cầu hiện nay cũng như có các quy định
ràng buộc về pháp lý giữa Phòng Tư pháp và công tác viên dịch thuật.
2. kiến nghị nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực
Việc tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng
thực cần tập trung vào những nội dung chủ yếu sau đây:
a. các Sở Tư pháp cần tăng cường tham mưu cho Ủy ban nhân dân cùng cấp
rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành những quy định hướng dẫn các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên theo thẩm quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt
động công chứng, chứng thực trên địa bàn cũng như cho việc quản lý chặt chẽ
hoạt động này, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân.

b. tăng cường bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ, tuyên truyền phổ biến pháp
luật và thanh tra kiểm tra, xử lý vi phạm đối với các hoạt động công chứng,
chứng thực.

8


Kết thúc vấn đề

Công chứng, chứng thực có tầm ảnh hưởng rất lớn và quan trọng đến đời
sống, xã hội và phát triển kinh tế. Bởi trong cuộc sống đời thường cũng như
trong dân sự, kinh tế, thương mại diễn ra nếu không suôn sẻ thì các đương sự tìm
kiếm chứng cứ, hoặc là để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc là bác bỏ lập luận
của đối phương. Để phòng ngừa các tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các
quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến
chứng cứ công chứng- loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn
các loại giấy tờ không có công chứng hoặc chỉ trình bày bằng miệng. Có thế thấy
bản chất của hoạt động này không phải là một thủ tục hành chính mà là một biện
pháp bảo đảm an toàn pháp lý. Để phòng ngừa vi phạm pháp luật,đảm bảo an
toàn pháp lý thì ngoài việc các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động công chứng,
chứng thực phải làm tốt trách nhiệm của mình còn cần đến sự quản lý của nhà
nước về hoạt động công chứng, chứng thực

9


Tài liệu tham khảo
1. Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
2. Nghị định 76/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 08 năm 2006 của Chính phủ

quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp.
3. Luật công chứng năm 2006.
4. Đặng Văn Trường, Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước
ta hiện nay và những vấn đề đặt ra. Tạp chí quản lý nhà nước số 168 tháng 1 2010
5.website:
/> /> /> />ItemID=2625
/>
10


MỤC LỤC

11