Hoạch Định Phạm Vi Dự Án

CHƯƠNG 4

HOẠCH ĐỊNH PHẠM VI
DỰ ÁN


CÁC NỘI DUNG CHÍNH



Hoạch định việc thực hiện dự án
Hoạch định phạm vi của dự án
Xác định danh mục các công việc của dự án

Xác định trình tự các công việc

Ước lượng thời gian và chi phí của các công việc
*Lập KH tiến độ dự án
-Các công cụ, xsuat hoàn thành,kỹ thuật
*Lập KH phân phối nguồn lực



KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN


Khái niệm




Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự
án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực
hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã
xác định của dự án.

Vị trí




Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước
khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.
Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện
thực.


Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN


Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến
mục tiêu của dự án.



Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc
thực hiện dự án.



Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.



Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.



...


ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Một quyết định
Kế hoạch dự án

Một sự cam kết
Một quy trình thực hiện


NGUYÊN TẮC LẬP KHDA


Kế hoạch phải bao quát được mọi khía cạnh của dự án bao gồm:











Phạm vi dự án
Chi phí
Chất lượng
Thời gian
Kỹ thuật
Hợp đồng cung ứng
...

Đơn giản, linh hoạt
Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài liên
tục trong suốt vòng đời dự án


NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KHDA

Nguồn lực
Mục
Tiêu DA

Các CV cần thiết
(phạm vi)

Thời gian và tiến độ

Kinh phí thực hiện

Lập dự án

Kế hoạch thực hiện dự án


HOẠCH ĐỊNH PHẠM VI CỦA DỰ ÁN


Hoạch định phạm vi của dự án






Xác định danh mục các công việc của dự án
Xác định trình tự các công việc
Ước lượng thời gian và chi phí của các công việc

Lập báo cáo phạm vi dự án


PHẠM VI DỰ ÁN


Khái niệm






Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự
án và chỉ các công việc đó mà thôi.

Hoạch định phạm vi


Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án



Cần tránh các xu hướng


Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.



Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.

Phương pháp và công cụ sử dụng





Branstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
WBS (Work Breakdown Structure) - Cơ cấu phân chia công việc – Cho các dự án vừa
và lớn

Kết quả phải đạt


Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic


CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
(WBS – Work Breakdown Structure)


WBS - Cơ cấu phân chia công việc






WBS là việc phân chia một dự án thành các nhiệm vụ và các công việc cần thiết theo
các cấp bậc khác nhau
WBS là công cụ nền tảng nhất của lập kế hoạch dự án

Hình thức WBS


WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp
bậc các công việc cần thực hiện của dự án.






Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện.
Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu.
Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của dự án.

Số lượng các cấp bậc của WBS phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của
dự án


Hình thức WBS
Mục tiêu của DA

Mức 0 – Dự án
Mức 1 – CV
chính theo
tập hợp

Mức 2 – Các
CV cần
Thực hiện

Mức 3 – Các
CV cần
Thực hiện

1

1.1

2

1.2

1.2.1

1.3

1.2.2

2.1

2.2

2.2.1

2.2.2

3

2.3

3.1

3.2

3.3

3.3.1

3.3.2


LỢI ÍCH CỦA WBS










Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của nhiều
tiến trình hoạch định khác.
Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông.
Là một công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực, ước
lượng nỗ lực và xây dựng ngân sách cho dự án.
Là công cụ xác định các ranh giới của dự án. Công việc không được
xác định trong WBS được xem như là nằm ngoài phạm vi của dự án.
Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi.
…


Phương pháp hệ thống xác định WBS


Bản chất



Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là
các phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống.
Sản xuất
một loại xe mới

Xác định
yêu cầu

Kiểm tra
thử xe

Thiết kế xe

Chế tạo xe

Hoạt động A

Lập biểu đồ
động cơ

Khung sườn

Hoạt động A

Hoạt động B

Lập biểu đồ
ống xả

Cửa

Hoạt động B

Hoạt động C

Bản vẽ
khung ngoài

Đèn pha

Hoạt động C

Hoạt động D

Bản vẽ
phần trong

Động cơ

Hoạt động D


Phương pháp chu kỳ xác định WBS


Bản chất


Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình thành và
phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là các công
việc cụ thể.
Xây dựng một ngôi nhà

Chuẩn bị
mặt bằng

Xây nhà

Trang trí
nội thất

Hoạt động A

Xây móng

Điện – Nước

Matis

Hoạt động B

Tường và
trần tầng 1

Cửa

Sơn lót

Hoạt động C

Tường và
Trần tầng 2

Cầu thang

Sơn chính thức

Hoạt động D

Sân thượng

Các thiết bị khác

Vệ sinh

Hoàn thiện


Phương pháp chức năng xác định WBS


Bản chất


Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản lý, sau đó
là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứng với từng
bộ phận chức năng
Dự án

Marketing

Kỹ thuật - CN

Nhân sự

Tài chính

Xác định TT
mục tiêu

Công nghệ

Cơ cấu tổ chức

Tổng kinh phí

Dự báo nhu cầu

Thiết bị

Cán bộ quản lý

Nguồn vốn

Phân tích
cạnh tranh

NVL

Nhân viên

Phân tích HQ

Marketingmix

Xây lắp

Đào tạo

Đánh giá so sánh


DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN


Khái niệm






Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố công việc cần
thiết để hoàn thành dự án.
Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng
như một công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.

Căn cứ xác định danh sách công việc






WBS
Thông tin lịch sử về những dự án trước đó
Các ràng buộc
Ý kiến chuyên gia


ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VỆC


Khái niệm




Là việc ước lượng thời gian thực hiện từng công việc trong danh mục
công việc của dự án.

Các căn cứ để ước lượng








Danh mục các công việc
Các ràng buộc
Các giả định
Yêu cầu và khả năng về nguồn lực
Thông tin lịch sử, kinh nghiệm
Các rủi ro đã được xác định
…


CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG THỜI
GIAN CÔNG VIỆC


Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi






Ước lượng tương tự




Các chuyên gia: Bên trong và bên ngoài dự án
Đặc biệt phù hợp với các dự án hoàn toàn mới
Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi
Dựa vào các thông tn lịch sử để ước lượng thời gian cho công

việc hiện tại.

Phương pháp 3 điểm


Dựa vào các thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định
thời gian cho từng công việc.


 BƯỚC

2:

XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ
CÔNG VIỆC


SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC


Khái niệm




Sắp xếp trình tự tực hiện công việc là tiến trình xác định mối liên hệ phụ thuộc giữa
các công việc trong dự án. Sao cho với trình tự này, tất cả các công việc đều được
thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự án.

Các nội dung chính




Xác định các loại quan hệ phu thuộc.
Biểu diễn quan hệ phụ thuộc theo sơ đồ


TÍNH CHẤT CÁC QUAN HỆ PHỤ THUỘC


Phụ thuộc bắt buộc




Phụ thuộc tùy chọn




Là trình tự tự nhiên của các công việc, do loại công việc dự án đòi hỏi.

Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép các công
việc xảy ra trình tự như ý muốn của PM, có thể theo thực tiễn kinh
doanh tại doanh nghiệp, hoặc theo điều kiện đặc thù của dự án.

Phụ thuộc bên ngoài


Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án.

CÁC BƯỚC SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC
WBS

Phụ thuộc
Bắt buộc

DANH MỤC
CÔNG ViỆC

Phụ thuộc
Tùy chọn

Phụ thộc
Bên ngoài

Mốc quan trọng

SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG ViỆC


CÁC LOẠI QUAN HỆ PHỤ THUỘC GIỮA
CÁC CÔNG VIỆC
Kết thúc – Bắt đầu (FS)

Kết thúc – Kết thúc (FF)

A

A
B

Bắt đầu – Bắt đầu (SS)

B

Bắt đầu – Kết thúc (SF)
A

A
B

B