KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA bán HÀNG hóa tại CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG BÀNG
KHOA KINH TẾ
  

HONGBANG
UNIVERSITY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA BÁN HÀNG
HÓA TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN
GIANG

GVHD: ThS. ĐOÀN VĂN HOẠT
SVTH : NGUYỄN XUAÂN CHI
LỚP : 02-KT2

NĂM 2006


MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU

01

CHƯƠNG1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA

BÁN HÀNG HÓA
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÙA

02

1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại

02

1.1.2. Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa

02

1.1.3. Phương pháp tính giá hàng hóa và phân bổ chi phi mua hàng

03

1.1.3.1. Phương pháp tính giá hàng hóa

03

1.1.3.2. Chi phí mua hàng và phân bổ chi phí thu mua

04

1.2. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG
1.2.1. Các phương thức mua hàng chủ yếu

05
05

1.2.1.1. Phương thức mua hàng trong nước

05

1.2.1.2. Phương thức nhập khẩu hàng hóa

05

1.2.2. Tài khoản sử dụng và phương pháp phản ánh

06

1.2.2.1. Tài khoản sử dụng

06

1.2.2.2. Phương pháp phản aùnh

07

1.2.2.2.1. Phản ánh nghiệp vụ mua hàng trong nước

07

1.2.2.2.2. Phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa

09

1.3. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG

11

1.3.1. Thời điểm xác định tiêu thụ

11

1.3.2. Kế toán quá trình bán hàng trong nước

11

1.3.2.1. Phương thức nghiệp vụ buôn baùn hàng hóa

11

1.3.2.1.1. Phương thức bán hàng qua kho

11

1.3.2.1.2. Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng

13

1.3.2.2. Phương thức nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa

14

1.3.2.2.1. Phương thức bán hàng

14

1.3.2.2.2. Phương thức nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa

14


1.3.3. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa

15

1.3.3.1. Phương thức nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp

15

1.3.3.2. Phương thức nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu

16

1.3.4. Sơ đồ hạch toán tổng hợp hàng hóa

16

1.3.4.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên

16

1.3.4.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

17

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VEÀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG
HÓA TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY LƯƠNG THỰC
TIỀN GIANG

18

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

18

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

19

2.1.2.1. Chưùc năng

19

2.1.2.2. Nhiệm vụ

19

2.1.2.3. Quyền hạn

20

2.1.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý của công ty

20

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất

21

2.1.3.2. Bộ máy quản lý của công ty

23

2.1.4. Tổ chức kế toán của công ty

24

2.1.4.1. Tổ chức về bộ máy kế toán

24

2.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán

26

2.1.5. Thuận lợi và khó khăn của công ty

27

2.1.5.1. Thuận lợi

27

2.1.5.2. Khó khăn

28

2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA BÁN HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG

28

2.2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho

28

2.2.1.1. Phương thức áp dụng để hạch toán hàng tồn kho

28

2.2.1.2. Tài khoản sử dụng để hạch toán hàng tồn kho

29

2.2.2. Hệ thống sổ kế toán
2.2.2.1. Đối với hệ thống kho chứa hàng

29
29


2.2.2.2. Đối với phòng công tác kế toán

30

2.2.3. Chứng từ kế toán

30

2.2.4. Kế toán quá trình mua hàng

31

2.2.4.1. Mua hàng trong nước

31

2.2.4.1.1. Mua hàng trực tiếp

31

2.2.4.1.2. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng

31

2.2.4.1.3. Các chứng từ liên quan đến mua hàng trong nước

31

2.2.4.2. Nhập khẩu hàng hóa

32

2.2.4.2.1. Nhập khẩu trực tiếp

32

2.2.4.2.2. Nhập khẩu ủy thác

32

2.2.4.2.3. Các chứng từ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa

33

2.2.4.3. Hạch toán một vài nghiệp vụ phát sinh trong quá trình
mua hàng

34

2.2.5. Thời điểm xác định tiêu thụ tại công ty

35

2.2.6. Phương pháp tính trị giá xuất kho hàng hóa

35

2.2.7. Trị giá chi phí mua hàng phát sinh

37

2.2.8. Kế toán quá trình bán hàng tại công ty

38

2.2.8.1. Nghiệp vụ bán buôn hàng hóa

38

2.2.8.1.1. Bán buôn nhận hàng trực tiếp tại kho của xí nghiệp 38
2.2.8.1.2. Bán theo phương thức ký gửi hàng

39

2.2.8.1.3. Các chứng từ liên quan đến bán buôn hàng hóa

40

2.2.8.2. Nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa

41

2.2.8.2.1. Xuất khẩu trực tiếp

41

2.2.8.2.2. Xuất khẩu ủy thác

42

2.2.8.2.3. Các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng hóa

44

CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. NHẬN XÉT

45

3.1.1. Những ưu điểm

46

3.1.2. Những tồn tại

49

3.2. KIẾN NGHỊ

KẾT LUẬN

49
53


TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN


Kính thưa Quý thầy cô Trường Đại Học Hồng Bàng. Qua quá trình học
tập và rèn luyện dươùi mái trường và hơn hai tháng thực tập tại Công Ty
Lương Thực Tiền Giang, hôm nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của
mình.
Kết quả mà em đạt được chính là sự đúc kết từ phương thức giáo dục và
đào tạo đúng dắn của nhà trường, kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn. Sự kết
hợp này tạo điều kiện cho em có cơ hội tiếp xúc thực tế, tìm tòi, nắm bắt một số
thông tin mới của thời đại. Qua đó bổ sung, trang bị thêm cho em một số kiến
thức chuyên ngành, giúp em thấy vững vàng, tự tin hơn để chuẩn bị bước vào
công việc thực tế.
Để có được như vậy, em vô cùng biết ơn Quý thầy cô đã dành hết tâm
huyết, nhiệt tình trong công tác giảng dạy. Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc
thầy Đoàn Văn Hoạt đã hướng dẫn tận tình và giúp đỡ em trong suốt quá trình
hoàn thành khóa luận. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn Ban giám đốc công ty,
các cô chú anh chị ở Phòng Kế toán đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu
để em hoàn thành khoá luận này.
Trong quaù trình thực tập, do thời gian có hạn cùng với những hạn chế
về kiến thức nên chắc rằng khóa luận sẽ không tránh được những thiếu sót. Vì
vậy, em raát mong được sự góp ý chỉ dẫn của Quý thầy cô và Quý công ty giúp
em hoàn thiện hơn cuốn khóa luận này.
Sinh viên thực hiện


Nguyễn Xuân Chi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
TP.HỒ CHÍ MINH
===    ===
2006


CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KIỂM SOÁT VÀ HẠCH TOÁN
TIỀN TẠI QUỸ
TẠI
CÔNG TY TNHH SX-TM & XNK
HƯNG ANH TUẤN
KHÓA : 2003 – 2006

Giáo viên hướng dẩn : NGUYỄN BÍCH
LIÊN
Sinh viên thực tập
Lớp

: ĐINH ĐỨC BÌNH
: KT2-K29B


NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP


……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
…………………………………………………………
TP.HCM, ngày
năm 2006

tháng


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẨN


……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………


……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
…………………………………………………………
TP.HCM, ngày
năm 2006

tháng


LI M U

Trong nhng nm gn õy, t khi chuyn sang nn kinh t th
trng theo nh hng Xó Hi Ch Ngha, nn kinh t nc ta cú
nhng bc phỏt trin khỏ ngon mc v ó thu c nhiu thnh tu
ỏng k, song nc ta cú nhng Doanh Nghip cũn non tr nhng ó
tng bc t khng nh mỡnh, t chc sn xut kinh doanh rt cú hiu
qu, a Doanh Nghip mỡnh ngy cng ln mnh v qua ú úng gúp
mt phn khụng nh vo Ngõn Sỏch Nh Nc.
i vi doanh nghip, vic sn phm do chớnh Doanh Nghip t
sn xut c ngi tiờu dựng chp nhn ó l khú, vic chim lnh v
m rng th trng cng khú hn. Bờn cnh vic qun lý cht lng,
mu mó v h giỏ thnh sn phm, Doanh Nghip cũn phi trỳ trng n
chớnh sỏch bỏn hng sao cho phự hp v cú hiu qu. Do vy, vic kim
soỏt v hch toỏn tin úng mt vai trũ quan trng. Qua vic kim soỏt
v hch toỏn tin s cung cp cho lóng o cỏc thụng tin v: sn lng
tiờu th, doanh thu tiờu th v li nhun t c ca tng sn phm, th
trng tiờu thu ùcng nh cỏc thụng tin v vic thc hin k hoch T
ú, lónh o a ra cỏc hoch nh v sn xut kinh doanh chớnh xỏc v
cú hiu qu. Qua thi gian hc em ó thy c tm quang trng ca
cụng tỏc kim soỏt v hch toỏn tin, do ú em chn ti Kim soỏt
v hch toỏn tin ti qu ti Cụng Ty TNHH SX-TM XNK vit
tai ny.
c s hng dn tn tỡnh ca cụ Nguyn Bớch Liờn cựng vi ban
lnh o Cụng Ty, t bit l phũng K Toỏn Cụng ty Hng Anh Tun
ó to iu kin giỳp em thc hin hon thnh chuyờn ny.
Trong quỏ trỡnh thc tp khụng sao trỏnh khi nhng thiu sút. Em
rt mong nhn c nhng ý kin úng gúp v hng dn ca giỏo viờn
cng nh cỏc anh ch ca phũng K Toaựn chuyờn ca em c
hon thin hn.
TP.H Chớ Minh, ngy 5
thỏng 5 nm 2006

Sinh viờn thc
taọp

inh c Bỡnh


MỤC LỤC
Trang bìa
Lời mở đầu
Nhận xét của đơn vị thực tập
Nhận xét của giáo viên hướng dẩn
Chương I : CƠ SỞ LÝ LUẬN
I
.
KIỂM
SOÁT
THU
CHI
…………………………………………………………………………………………
…………………………………02
1.
Mục
tiêu
kiểm
soát
……………………………………………………………………………………………………
………….………02
2.
Thủ
tục

kiểm
soát
…………………………………………………………………………………………
…………….…………………02
3.
Nhiêm
vụ
kế
toán
…………………………………………………………………………………………
…………………….…………04
II
.
HẠCH
TOÁN
TIỀN
…………………………………………………………………………………………
…………………………..…………04
1.
Kế
toán
tiền
Việt
Nam
tại
quỹ………………………………………………………………………………………
…………..05
2.
Kế
toán

tiền
ngoại
tệ
tại
quỹ………………………………………………………………………………………
……………..07
3. Kế toán tiền vàng bạc đá quý tại quỹ11
Chương II : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX-TM & XNK HƯNG ANH
TUẤN
I
.
GIỚI
THIỆU
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………13
1
.
Lịch
sử
hình
thành
…………………………………………………………………………………………
………………………………13
2
.
Quy
mô
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………13
3

.
Chức
năng
và
nhiệm
vụ
…………………………………………………………………………………………
……………………13
II
.
NHỮNG
NỘI
QUY
VÀ
NGUYÊN
TẮC
…………………………………………………………………………………………
…14


1. Phương
thức
quan
hệ
và
giao
tiếp
…………………………………………………………………………………
………14
2. Phương

thức
chào
hàng
..
…………………………………………………………………………………
…………………………14
3. Thuận
lợi
và
khó
khăn
…………………………………………………………………………………
……………………………14
III.
SƠ
ĐỒ,
CƠ
CẤU
TỔ
CHỨC
CỦA
CÔNG
TY
………………………………………………………………………………15
1. Sơ
đồ
Công
Ty
…………………………………………………………………………………
……………………………………………15

2. Cơ
cấu
tổ
chức
Công
Ty
…………………………………………………………………………………
…………………………16
3. Dây
chuyền
sản
xuất
…………………………………………………………………………………
…………………………………17
4. Phương
thức
tập
hợp
chi
phí
…………………………………………………………………………………
……………………19
5. Phương
pháp
tính
giá
thành
…………………………………………………………………………………
…………….………19
IV.

HÌNH
THỨC
KẾ
TOÁN
TẠI
CÔNG
TY
…………………………………………………………………………………………
19
1. Hình
thức
kế
Toán
…………………………………………………………………………………
………………………………………19
2. Phương
pháp
tính
thuế
GTGT
…………………………………………………………………………………
………..………22
3. Phương
pháp
Hạch
Toán
Hàng
Tồn
Kho
………………………………………………………………………………22

4. Phương
pháp
kế
toán
TSCĐ
…………………………………………………………………………………
……………………23
5. Phương
pháp
Khấu
Hao
Tài
Sản
Cố
Định
……………………………………………………………………………24
Chương III : VẤN ĐỀ THU CHI TẠI CÔNG TY
A_CÁC
KHOẢN
THU
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………26
I.
GIỚI
THIỆU
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………26


II.

QUÁ
TRÌNH
THU
TIỀN……………………………………………………………………………………
………………………………………27
1. Phân
loại
nguồn
thu
…………………………………………………………………………………
……………………………………27
2. Quy
định
công
ty
về
vấn
đề
thu
…………………………………………………………………………………
……………27
3.
Chứng
từ
sử
dụng
…………………………………………………………………………………
…………………………………………31
4.
Hoạt

động
thu
…………………………………………………………………………………
………………………………………………33
5.
Hạch
toán……………………………………………………………………………
………………………………………………………………33
B_CÁC
KHOẢN
CHI
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………35
I. GIỚI
THIEÄU
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………35
II. QUÁ
TRÌNH
CHI
TIỀN……………………………………………………………………………
………………………………………………35
1.
Phân
loại
các
khoản
chi
…………………………………………………………………………
……………………………………35

2.
Quy
định
Công
Ty
về
vấn
đề
chi…………………………………………………………………………………
……………37
3.
Chứng
từ
sử
dụng
…………………………………………………………………………………
…………………………………………39
4.
Hoạt
động
chi
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………40
5.
Hạch
toán
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………40
Chương V : NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
I.

NHẬN
XÉT
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………53
II.
KIẾN
NGHỊ
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………….53


CHƯƠNG I :

CƠ SỞ
LÝ LUẬN


I. KIỂM SOÁT THU CHI :
1. Mục tiêu kiểm soát :
Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, các đơn vị cần thiết nên lập kiểm soát
nội bộ đối với tiền vì tiền là tài sản dễ bị đánh cắp, dễ bị biển thủ bằng các thủ đoạn
mang tính nghiệp vụ chuyên môn, do đó kiểm soát đối với vốn bằng tiền phải được
thực hiện bằng nhiều biện pháp, ở các khâu liên quan đến tiền : lập chứng từ, duyệt
chi, quản lý tiền, khâu bán hàng, khâu thu nợ, khâu mua hàng, v.v… nhằm đạt được
các mục tiêu sau :
- Các khoản thu chi đều phải được thể hiện trên chứng từ, chứng từ phải có chữ
ký của người có liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền (người ra lệnh, người thực hiện
người kiểm soát).
- Thực hiện việc đối chiếu số liệu hàng ngày giữa Thủ Quỹ với Kế Toán và định
kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) nhằm mục đích kiểm quỹ.

- Kiểm soát chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền như
: chu trình bán hàng hay chu trình mua hàng.
- Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với Ngân Hàng.
- Thu đủ: Phải kiểm tra mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào Ngân
Hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt,
và được ghi chép đúng đắn.
- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả về các nhu cầu về kinh
doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì
không có khả năng sinh lợi và có thể gặp rũi ro.
- Số dư các khoản tiền trên báo cáo tài chính khớp với số tiền hiện có trong quỹ.
- Các khoản tiền tồn tại trong thực tế đều được ghi nhận trên báo cáo tài chính.
- Doanh Nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với các khoản tiền.
- Số dư tài khoản tiền được ghi nhận là phù hợp với giá được xác định theo chuẩn
mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Số liệu trên sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp với tài khoản tổng
hợp trên sổ cái.
- Số tiền được phân loại và trình bày thích hợp trên báo cáo tài chính. Các trường
hợp tiền bị hạn chế quyền sử dụng đều được ghi nhận đầy đủ.
2. Thủ tục kiểm soát :
a. Đối với thu tiền :
Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi theo từng loại hình đơn vị
hay tùy thuộc vào các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu
trực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ của khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là
một vài thủ tục kiểm soát nội bộ điển hình :
* Trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ:


Khi bán hàng và thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng
chiếm dụng số tiền thu được mà không ghi nhận các khoản này, người quản lý phải

tách rời giữa chức năng bán hàng và chức năng thu tiền.
Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn nhà hàng… đơn vị có thể giao cho một
nhân viên thu ngân độc lập với bộ phận cung cấp dịch vụ lập phiếu tính tiền hoặc hóa
đơn. Một hình thức khác để kiểm soát trong các đơn vị dịch vụ là bán vé hoặc ticket.
Luùc này, chức năng thu tiền thuộc về bộ phận bán vé được tách biệt với chức năng
cung cấp dịch vụ. Trong các thể thức trên, việc đánh số thứ tự trước khi sử dụng và
trên các phiếu tính tiền, hóa đơn hoặc vé đều cần thiết để ngăn ngừa sai phạm.
Đối với các Doanh Nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường đảm nhận nhiều việc
như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, thủ tục tốt nhất là sử dụng thiết bị
thu tiền, trong đó:
Nên sử dụng hệ thống máy tính tiền để khách hàng có thể nhìn thấy và
kiểm tra trong khi mua hàng
Phiếu tính tiền phải được in ra, và khuyến khích khách hàng nhận phiếu
và mang theo cùng với hàng hóa.
Cuối ngày, cần tính tổng số tiền thu của hàng hóa bán ra căn cứ số liệu
theo dõi trên máy và đối chiếu với số tiền mà nhân viên bán hàng nộp vào quỹ trong
ngày.
Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý số thu
trong ngày thông qua việc yêu cầu lập các báo cáo bán hàng hằng ngày. Tập trung tiền
vào một đầu mối, hạn chế số người giử tiền. Nhân viên giử tiền phải là người liêm
chính và có tính cẩn thận.
* Trường hợp thu nợ của khaùch hàng :
- Nếu khách hàng đến nộp tiền : khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu,
hoặc biên lai.
- Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng : quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, và
thường xuyên đối chiếu công nợ để choáng thủ thuật gối đầu.
- Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm
bảo các nhiệm vụ như : Lập hóa đơn bán hàng – Theo dõi công nợ – Đối chiếu giữa sổ
tổng hợp và sổ chi tiết về công nợ – Mở thư và liệt kê các séc nhận được – Nộp các
séc vào Ngân Hàng – Thu tiền.

b. Đối với chi tiền:
Một số thủ tục kiểm soát thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau :
* Quy định tách biệt chức năng duyệt các khoản chi với chức năng chi tiền.
* Sử dụng các hình thức thanh toán qua Ngân Hàng, hạn chế tối đa việc sử
dụng tiền mặt trong thanh toán.
Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua Ngân
Hàng, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới sử dụng tiền mặt.
Ngoài ra, nên sử dụng hệ thống séc được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử
dụng. Các séc đã được đánh số trước nhưng không sử dụng phải được lưu lại đầy đủ
để tránh tình trạng mất cắp, hay bị lạm dụng. Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu


hy b, hay gch b trỏnh tỡnh trng s dng li, v phi c lu tr y .
Trc khi ký sộc, phi ỏnh du cỏc chng t gc ngn nga vic s dng li
chng t gc chi nhiu ln.
Quy nh mc chi tiờu c phộp dựng tin mt v quy nh mc tn qu ti a,
nhm hn ch vic chi tiờu bng tin mt, khuyn khớch vic thanh toỏn khụng dựng
tin mt.
* Vn dng ỳng nguyờn tc y quyn v phờ chun :
Ta ó bit, ngi qun lý nờn thc hin s y quyn c th cho thuc cp trong
mt s cụng vic. i vi tin, phi phõn quyn cho nhng ngi xột duyt cú uỷ
kh nng liờm chớnh, ng thi cn ban hnh vn bn chớnh thc v s phõn quyn.
* Xõy dng th tc xột duyt chi xột duyt cỏc khon chi:
Cỏc sộc ch c lp v ký duyt sau khi ó kim tra cỏc chng t cú liờn quan,
v cn cú th thc theo dừi cho n khi cỏc sộc ny ó c gi i.
* i chiu hng thỏng i vi s ph ca Ngõn Hng :
S d tin gi Ngõn Hng trờn s sỏch phi bng vi s d ca s ph ti Ngõn
Hng. Mi khon chờnh lch phi c iu chnh thớch hp, nhng trng hp cha
rừ nguyờn nhõn phi c kt chuyn vo cỏc khon phi thu khỏc, hay phi tr khỏc
v x lý phự hp.

3. Nhim V K Toỏn :
- Phn nh kp thi cỏc khon thu, chi tin. Thc hin vic kim tra, i chiu s
liu thng xuyờn vi th qu m bo cht ch vn bng tin.
- T chc thc hin v kim tra tỡnh hỡnh thc hin cỏc quy nh v chng t v
th tc haùch toỏn vn bng tin.
- Thụng qua vic ghi chộp vn bng tin, k toỏn thc hin chc nng kim soỏt
v phỏt hin cỏc trng hp chi tiờu lóng phớ, sai ch , phỏt hin cỏc khon chờnh
lch, xỏc nh nguyờn nhõn v kin ngh bin phỏp x lý chờnh lch vn bng tin.
II. HCH TON TIN :
Tin ti qu gm : ng Vit Nam, ngoi t, sộc thanh toỏn, vng bc, kim khiự
quý, ỏ quý dựng lm phng tin thanh toỏn.
Th qu l ngi qun lý tin ti qu, thc hin cỏc nghip v thu, chi tin v
chu trỏch nhim v s tin ti qu.
Th Qu cn c vo phiu thu, phiu chi thc hin cỏc nghip v thu, chi tin
v ghi chộp vo s qu cỏc khon thu, chi tin theo nghip v phỏt sinh.
Sau khi thc hin vic thu, chi tin, Th Qu chuyn mt liờn chng t cho k
toỏn lm cn c ghi s k toỏn. S liu tn qu trờn s qu phi c i chiu vi
s k toỏn, nu cú chờnh lch Th Qu v K Toỏn phi kim tra, xỏc nh nguyờn
nhõn v xut bin phỏp x lý.
K toỏn s dng ti khon 111-Tin Mt, phn nh tỡnh hỡnh thu, chi v tn
qu v tin ti Doanh Nghip.
Kt cu v noọi dung TK 111-Tin Mt :
Bờn N : - Cỏc khon tin mt, ngoi t, vng bc, ỏ quý nhp qu.


- Số tiền thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
Bên Có : - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ.
- Số tiền thiếu hụt khi kiểm kê quỹ
Số dư Nợ : Khoản tiền tồn quỹ
TK 111 có ba tài khoản cấp 2 để phản ảnh chi tiết các loại tiền tại quỹ.

TK 1111 – Tiền Việt Nam : Phản ảnh tình hình thu, chi, tồn quỹ đồng Việt Nam.
TK 1112 – Ngoại tệ : Phản ảnh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ theo giá trị
quy đổi ra đồng Việt Nam.
TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng bạc kim khí
quý, đá quý nhập, xuất và tồn quỹ.
1. Kế toán tiền Việt Nam tại quỹ :
Các khoản tiền nhập quỹ có thể phát sinh từ các vụ thu tiền bán hàng, cung cấp
dịch vụ, thu nợ, thu hồi vốn đầu tư, vv…
Các khoản tiền chi dùng vào các mục đích : mua sắm tài sản, chi phí phục vụ sản
xuất kinh doanh, chi trả các khoản nợ, chi hoàn vốn cho chủ sở hữu, chi tiêu khác,
vv…
Kế toán căn cứ vào các phiếu thu tiền tiền để định khoản các nghiệp vụ thu tiền
như sau : (giả thiết hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
-

Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, nhập quỹ tiền mặt :
Nợ TK 1111 – Tiền Việt Nam
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT

-

Thu nhập từ hoạt động đầu tư tài chính :
Nợ 1111 - Tiền Việt Nam
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

-

Thu nhập từ hoạt động khác :

Nợ TK 1111 – Tiền Việt Nam
Có TK 711 – Thu nhập khác

-

Thu nợ bằng tiền mặt nhập quỹ :
Nợ TK 111 – Tiền Việt Nam
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 136 – Phải thu nội bộ
Có TK 138 – Phải thu khác

-

Thu hồi vốn đầu tư :
Nợ TK 111 – Tiền Việt Nam


Có TK 121, 221, 128, 222, 228
-

Kiểm kê quỹ phát hiện thừa :
Nợ TK 111 – Tiền Việt Nam
Có TK 711 – Thu nhập khác (Nếu xử lý vào thu nhập)

Kế toán căn cứ vào các phiếu chi tiền tiền để định khoản các nghiệp vụ chi tiền
như sau :
-

Chi mua sắm tài sản cố định :
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 – Tiền Việt Nam

-

Chi tiền mua nguyên vật liệu, hàng hóa, vv… :
Nợ TK 152, 156 v.v…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Chi phí phục vụ bán hàng, phục vụ quản lý doanh nghiệp, phuïc vụ sản
xuất :
Nợ TK 627, 641, 642
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Chi tiền trả lương :
Nợ TK 334
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Chi tiền đóng BHYT, BHXH theo quy định :
Nợ TK 338
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Chi đầu tư :
Nợ TK 121, 221, 128, 222, 228
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Chi hoàn vốn chủ sở hữu :
Nợ TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam

-

Kiểm kê quỹ phát hiện thiếu :
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 1111 – Tiền Việt Nam


2. Kế toán ngoại tệ tại quỹ :
a. Nguyên tắc hạch toán :
Khoản ngoại tệ nhập quỹ hoặc sẽ nhập quỹ do các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp
dịch vụ thu nợ, vay tiền hoặc mua ngoại tệ.
Các khoản chi, hoặc sẽ chi baèng ngoại tệ để mua sắm tài sản, để phục vụ sản
xuất kinh doanh, để trả nợ cho vay, bán ngoại tệ. Kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ
phải tuân thủ các nguyên tắc sau :
Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán vaø ghi nhận ban đầu
theo đơn vị tiền tệ đồng Việt Nam, bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái tại ngày giao
dịch (tỷ giá giao ngay) để chuyể đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, đồng thời ghi chép
bằng ngoại tệ trên tài khoản 007.

Trường hợp tỷ giá ít biến động, doanh nghiệp có thể áp dụng tỷ giá xấp
xỉ với tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch , cuối kỳ Kế Toán sẽ điều chỉnh số dư ngoai tệ
theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm cuối kỳ.
-

Tại ngày lập bảng cân đối kế toán :

• Các khoản mục tiền tệ (Tiền và các khoản tương đương tiền hiện có, các
khoản phải thu hoặc nợ phải trả bằng một lượng tiền cố định hoặc có thể xác định
được) có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày lập
Bảng Cân Đối Kế Toán (Trừ trường hợp đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi
ro hối đoái)
• Các khoản mục phi tiền tệ có gốc ngoại tệ được phản ảnh theo tỷ giá hối
đoái tại ngày giao dịch.
• Các khoản mục phi tiền tệ được xác định theo giá trị hợp lý bằng ngoại tệ
được phản ánh theo tỷ giá hối đoái tại ngày xác định giá trị hợp lý.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được ghi nhận khi có sự thay đổi tỷ
giá giữa ngày giao dịch và ngày thanh tóan các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ hoặc
trong việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Khoản chênh lệch tỷ giá
hối đoái này được xử lý như sau :
• Đối với khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đọan xây dựng cơ bản
để hình thành tài sản cố định của Doanh Nghiệp mới thành lập sẽ được phản ánh lũy
kế trên Bảng Cân Đối Kế Toán. Sau khi hoàn thành xây dựng cơ bản Doanh Nghiệp đi
vào hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được phân bổ dần khoản chênh lệch tỷ giá này
vào thu nhập hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa là 5 năm.
• Đối với khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đọan sản xuất
kinh doanh (kể cảchênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn xây dựng cơ bản để hình
thành tài sản cố định và ngoại trừ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh tưø các khoản
mục tiền tệ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ mà về bản chất là thuộc về vốn đầu tư,
hoặc vốn chủ sở hữu) cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí

trong năm tài chính.
• Đối với khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các khoản mục tiền tệ có gốc
ngoại tệ mà về bản chất là thuộc vốn đầu tư hoặc vốn chủ sở hữu, được phản ánh lủy
kế trên Bảng Cân Đối Kế Toán ho đến khi thanh lý khỏan đầu tư này. Khoản chênh


lệch tỷ giá lũy kế sẽ được xử lý vào chiphí hoặc thu nhập của kỳ ghi nhận lãi, lỗ thanh
lý.
b. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu :
* Các nghiệp vụ phát sinh trong thời kỳ sản xuất kinh doanh
Trong sơ đồ các ký hiệu được hiểu như sau :
T1 : Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (có thể sử dụng tỷ giá bình
quân mua, bán tại ngân hàng giao dịch)
Tx : Tỷ giá xuất ngoại tệ (tính trên cơ sở ngoại tệ nhập quỹ, và có thể tính theo
phương pháp bình quân gia quyền, FIFO, LIFO).
Tn : Tỷ giá ghi nhận nợ
211,156,152,
511
642
T1

1112
(1a)

T1

641,
Tx

T1

635,515

131
Tn

(1b)

T1

331…
635,515

Tn
635,515
Tx
(2b)

1121
Tx
(2c)

T1
635,515

(1a) : Nghiệp vụ bán hàng thu ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt.
(1b) : Nghiệp vụ thu nợ bằng ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt (khoản chênh lệch tỷ giá
ghi vào bên Nợ TK 635 hoặc bên Có TK 515)
(2a) : Nghiệp vụ chi ngoại tệ mua sắm tài sản hoặc chi phí phục vụ sản xuất kinh
doanh (khoản chênh lệch tỷ giá ghi vào bên Nợ TK 635 hoặc bên Có TK 515)
(2b) : Nghiệp vụ chi ngoại tệ để trả nợ (khoản chênh lệch tỷ giá ghi vào bên Nợ

TK 635 hoặc bên Có TK 515)
(2c) : Bán ngoại tệ nhập nhập quỹ tiền gửi (khoản chênh lệch tỷ giá ghi vào bên
Nợ TK 635 hoặc bên Có TK 515)


Ơû thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục
tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái thời điểm cuối năm tài chính (theo tỷ giá
bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố vào thời điểm cuối năm tài
chính). Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại (nếu có) các khoản mục tiền
tệ có gốc ngoại tệ, trong thời điểm doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh được
phản ánh vào tài khoản 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài
chính và xử lý khoản chênh lệch thuần vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính.
Sơ đồ kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính và xử lý
chênh lệch thuần như sau :
331,311,341…
1112,1122,131,…

4131

Chênh lệch do tỷ giá tăng

Chênh lệch do tỷ giá tăng

1112,1122,131…
331,311,341
Chênh lệch do tỷ giá giảm

Chênh lệch do tỷ giá giảm

511

635
Xử lý chênh lệch thuần
(Lãi tỷ giá hối đoái)

Xử lý chênh lệch thuần
(Lỗ tỷ giá hối đoái)

* Các nghiệp vụ phát sinh trong thời kỳ xây dựng cơ bản (trước khi doanh nghiệp
đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh)
Đối với doanh nghiệp trong thời kỳ xây dựng cơ bản, khoản chênh lệch tỷ giá
phát sinh trong các giao dịch bằng ngoại tệ như : mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố
định, thiết bị khối lượng xây dựng, lắp đặt do bên nhận thầu bàn giao, thanh toán bằng
ngoại tệ hoặc thanh toán nợ bằng ngoại tệ.
Ngoài ra khoản chênh lệch tỷ giá còn phát sinh do đánh giá lạisố dư các khoản
mục ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính.
Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong các giao dịch bằng ngoại tệ và được
đánh giá lại số dư ngoại tệ, được phản ánh lũy kế vào tài khoản 413 ho đến khi kết
thúc xây dựng cơ bản, đi vào sản xuất kinh doanh, sẽ xử lý vào chi phí hoặc thu nhập
hoạt động tài chính trong thời gian tối đa là 5 năm.
Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ giao dịch bằng ngoại tệ trong thời kỳ xây dựng cơ
bản :
1112,1122
151,152,211,213,241 …
Tx

(1a)
4132

T1

Tx

331,315,341
Tn

(1b)
4132

(1a) – Mua sắm thanh toán bằng ngoại tệ, lỗ tỷ giá ghi Nợ TK 4131, lãi tỷ giá ghi
Có TK 4131
(1b) – Chi trả ngoại tệ trả nợ, lỗ tỷ giá ghi Nợ TK 4131, lãi tỷ giá ghi Có TK
4131
Sơ đồ kế toán chênh lệh do đánh giá lại số dư các khoản mục ngoại tệ theo tỷ giá
bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố ở thời điểm cuối năm tài
chính:
331,315,341…
1112,1122

4312

Cheânh lệch do tỷ giá tăng

Chênh lệch do tỷ giá tăng

1112,1122
331,315,341…
Chênh lệch do tỷ giá giảm

Chênh lệch do tỷ giá giảm

Sơ đồ kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá, khi doanh nghiệp hoàn thành xây dựng cơ
bản, đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh :
515

4132

635

(3b)

(1b)

(1a)

3387

242
(2b)

(2a)

(3a)

(1a), (1b) – Chênh lệch thuần được tính ngay vào chi phí hoặc thu nhập hoạt
động tài chính.
(2a), (2b) – Chênh lệch thuần được phân bổ dần vào chi phí hoặc thu nhập hoạt
động tài chính trong thời gian tối đa là 5 năm.
(3a), (3b) – phân bổ chênh lệch thuần vào chi phí hoặc thu nhập từng kỳ kế toán.

3. Kế toán vàng bạc đá quý tại quỹ :