KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận cao nhất. Nói một cách
khác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giữa sản
xuất và tiêu thụ. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủ
kịp thời các chi phí đã bỏ ra. Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thu
thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính
đã được tổ chức và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể. Tuy nhiên bất kể một hệ thống
nào do con người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm. Những hạn chế này cần
phải được chỉ ra, xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lập
khách quan khác. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một
doanh nghiệp nào nên việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng.
Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng nhằm
mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh những gian lận và sai sót trong khâu mua hàng. Mua
hàng và thanh toán tiền hàng là khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: Mua
vào - Dự trữ - Bán ra. Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị. Một trong những giải pháp mà đơn vị
cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng và
thanh toán để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thanh toán. Bởi chu
trình mua hàng và thanh toán đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn của đơn vị và cũng là
điều kiện quan trọng để giúp đơn vị duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.


I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
1. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạt
động và bảo đảm chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bàn thân doanh nghiệp. Kiểm
toán nội bộ có vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp
và không chỉ giới hạn ở phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính. Ở phạm vi rộng hơn và
quan trọng hơn, kiểm toán nội bộ phải kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ các

quy định, các chế độ hiện hàng của nhà nước và của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung,
kiểm toán nội bộn là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ ở nước ta.
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau:
“Kiểm toán nội bộ là hoạt động bảo đảm và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được
thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động cảu tổ chức. Kiểm toán nội
bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ
thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm
soát và giám sát”.
Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện công việc kiểm toán trong tổ chức và do
chính nhân viên trong tổ chức tiến hành. Khi thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ
phải độc lập và khách quan, tức là không bị cản trở khi xác đinh phạm vi công việc trong
thực tiễn công việc, trong thực hiện công việc và thông báo kết quả của mình. Kiểm toán
viên nội bộ phải vô tư, công bằng và không được khoan nhượng về chất lượng công việc,
đồng thời không để cho sự phán xét trong công việc của mình bị lệ thuộc vào người khác.
Ngoài công việc kiểm tra kiểm toán viên nội bộ có thể tư vấn cho các bộ phận trong đơn
vị. Tính chất và phạm vi của hoạt động này tùy theo sự thỏa thuận với bộ phận được tư
vấn và dự kiến về việc tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động tổ chức. Kiểm toán nội bộ
thông qua quá trình đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng sẽ tăng cường sự hiểu biết và
cơ hội cải thiện hoạt động, từ đó góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức. Các thông
tin hữu ích được kiểm toán viên gửi đến các cấp quản lý thích hợp bằng những văn bản
hoặc ý kiến kiến nghị, đề xuất.


Mục đích của kiểm toán viên nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng
hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chisng của doanh nghiệp, giúp cho công tác
điều hành của chủ sở hữu, nhà điều hàng doing nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắc
phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp. Đồng thời, kết quả của kiểm toán nội sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc
đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một quy trình quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó nhà
quản lý thường chú tâm đến vệc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ một số
định nghĩa hiện nay là:
Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
-

Báo cáo tài chính đáng tin cậy

-

Các luật lệ và quy định được tuân thủ

-

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ
tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị
tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian
lận, sai sót, lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị”.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế: Hệ thống KSNB là một hệ thống các
chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin
cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động.


Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một hoạt động, biện pháp, kế hoạch,

quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ
chức đó hoạt động đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị vị
phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế
nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:
-

Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu các loại hình
kiểm soát nội bộ

-

Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài đơn vị có thể ảnh
hưởng không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị.

-

Các thủ tục kiểm soát: Là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện cà giúp kiểm soát rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải.

-

Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ
chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế
toán là một phân hệ quan trọng.

-

Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống
kiểm soát.

3. Quy trình kiểm toán nội bộ
Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán
Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán
Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán
- Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động,
môt chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành.


- Lựa chọn đối tượng kiểm toán: các kiểm tóan viên có thể chọn các đơn vị này theo
những phương pháp và những lý do khác nhau, có thể việc lựa chọn do một người khác,
ví dụ như ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu.
- Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán:
+ Lựa chọn một cách hệ thống: bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các đối
tượng kiểm toán sẽ được kiểm toán trong năm nay. Thông thường danh sách này lập chủ
yếu trên cơ sở rủi ro. Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao sẽ được chọn đưa vào chương
trình kiểm toán trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau, sau khi
trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ xét thấy các đối tượng có rủi ro cao đã được quan tâm
đúng mức.
+ Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên
kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố. Ban giám đốc và hội đồng quản trị
dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra các vấn đề cần phải được kiểm toán ngay. Do đó,
theo phương pháp này, chính người quản lý lựa chọn các đối tượng kiểm toán.
+ Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: phương pháp này xuất
phát từ các đối tượng kiểm toán. Một số giám đốc các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán
để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm toán nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt
động dưới sự lãnh đạo của họ.
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán

- Xác định các mục tiêu và phạm vi kiểm toán
- Nghiên cứu thông tin cơ bản
- Xác định đội ngũ kiểm toán viên
- Liên hệ với đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác
- Lập chương trình kiểm toán
- Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán


- Trình duyệt kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán
Bước 3: Khảo sát sơ bộ
Mục đích là thu thập thêm thông tin về đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng
ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán.
- Tổ chức một cuộc họp mở rộng
- Tham quan đơn vị
- Nghiên cứu tài liệu
- Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán
- Thủ tục phân tích
Bước 4: Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Mô tả hệ thống kiểm soát: Vẽ lưu đồ, trả lời câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Các thử nghiệm sơ bộ: Chọn một số nhân viên và kiểm tra xem kiểm soát được thiết kế
và thực hiện như thế nào
- Thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với hệ thống thông tin, phạm vi rộng hơn thử
nghiệm sơ bộ.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đánh giá lại rủi ro
Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng
Gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và
các nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với
thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại

đơn vị.


Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán
Kiến nghị của kiểm toán viên có thể đưa ra dưới dạng một trong bốn dạng sau:
- Giữ nguyên hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại: hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại đáp
ứng được nhu càu của tổ chức và chi phí của nó hợp lý.
- Cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại bằng cách sửa đổi nhwungx thủ tục kiểm soát
nội bộ hiện tại hoặc bổ sung thêm những thủ tục mới.
- Mua thêm bảo hiểm để đối phó với một số rủi ro mà việc tăng cường kiểm soát nội bộ
không thể thực hiện được.
- Thay đổi mức lợi nhuận trên vốn đầu tư trong các phương án kinh doanh để phản ánh
mức rủi ro tương ứng.
Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán
Bước 7: Báo cáo kiểm toán
- Trong một số trường hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức, kiểm toán
viên có thể tổ chức một buổi họp tổng kết với đối tượng kiểm toán, trình bày vắn tắt
những phát hiện kiểm toán và lắng nghe ý kiến phản hổi của đối tượng kiểm toán.
- Mục đích của cuộc họp này là tránh những hiểu lầm và tạo cơ hội cho đối tượng kiểm
toán sữa chữa kịp thời các tồn tại yếu kém.
Giai đoạn 4: Theo dõi sau kiểm toán
Bước 8: Theo dõi sau kiểm toán
(1) Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đói tượng kiểm toán để quyết định xem các
kiến nghị của kiểm toán viên áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào.
(2) Đối tượng kiểm toán thực hiện các quyết định này
(3) Kiểm toán viên sau khi chờ đợi 1 thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán để xem xét
các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không


- Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho các kiến nghị của kiểm toán viên,

đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của kiểm toán viên.
- Người quản lý cấp trên của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phác
thảo phương thức gairi quyết các vấn đề đặt ra. Khi đó kiểm toán viên có thể được mời
trở lại để xem xét các giải pháp.
Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán
- Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản than kiểm
toán viên.
- Trưởng nhóm quyết định những vấn đề kiên quan bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán
và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này.
- Đồng thời mỗi kiểm toán viên và kể cả trưởng nhóm kiểm toán còn phải lập một báo cáo
về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán.


II. KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN
1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán
1.1. Khái niệm
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá trình
cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt
đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay
dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ
nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hóa dịch vụ bao gồm các khoản mục như: nguyên liệu, vật
liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sửa chữa, kiểm tra, tư vấn… Chu
trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự
chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.
1.2. Chức năng
* Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các của
hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có
thể lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp.

Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến
hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua
hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của Đơn đặt hàng được
chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
* Nhận hàng hóa dịch vụ
Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu
trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên
sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm
tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến…


Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra biên bản nhận hàng như một bằng
chứng của sự nhận hàng và kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi cho kho và
một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự ăn
cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soát một cách chặt
chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi. Nhân viên phòng tiếp nhận phải
độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ chuyển trách
nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho
vào quá trình sản xuất.
* Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính
xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài
chính và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có
cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểm tra tính
đúng mực của các lần mua và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan. Khi nhận hóa đơn
của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển
ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận hàng. Thường thì
các phép nhận và phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn.
Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn còn dùng để

ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.
* Thanh toán cho người cung cấp
Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chỉ được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi…
Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhận
hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được
đóng dấu “ đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi sổ
nghiệp vụ thanh toán.
2. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo chu trình


* Hệ thống chứng từ
- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh
nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục đích yêu cầu,
mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng… Yêu cầu
mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ
được chuyển đến bộ phận mua hàng.
- Bảng báo giá: Tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu những hàng
hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, cần đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn
đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường hợp đặc
biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, quy cách, số lượng, đơn
giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như các yêu cầu
khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuận
thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập,
sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng,
quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ để ghi
tăng TK hàng tồn kho.
- Hóa đơn bán hàng của người bán (HĐGTGT, HĐBH): Đây là chứng từ xác định quyền
sở hữu hàng hóa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối

với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,
giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt và ngày tính hóa
đơn.
- Các hóa đơn vận chuyển: Trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển.
- Chứng từ thanh toán (Phiếu chi, báo nợ…): Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến
một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích


để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: Đây là các chứng từ làm cơ sở ghi
sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
- Phiếu định khoản: Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán
trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán
cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợ
phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị,
số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.
- Chứng từ hàng mua trả lại (Biên bản kiểm nhận hàng hóa…): Chứng từ này được bộ
phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, trả lại người bán. Chứng từ này
ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị và số tiền của hàng mua trả lại.
* Hệ thống sổ kế toán :
Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và sổ tổng
hợp
- Sổ kế toán tổng hợp
+ Theo hình thức NKC: Nhật ký chung, Nhật kí mua hàng, sổ cái các TK
+ Theo hình thức NKCT: NKCT số 1, 2, 5; Bảng kê số 8; sổ cái các Tk
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người bán…
* Hệ thống các báo cáo:
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng
- Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất acr các thay đổi trong một tập

tin dữ liệu để đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lí đầy đủ.


+ Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo này cung cấp để kiểm soát xử lí của hệ thống
có chính xác và đầy đủ không.
+ Báo cáo liệt kê tất cả các đơn đặt hàng mua, tất cả các phiếu nhập kho, tất cả các sec
thanh toán… nhằm giúp cho việc kiểm soát dữ liệu có được cập nhật và xử lí đầy đư,
chính xác không.
- Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin
phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí và lập kế hoạch.
+ Báo cáo các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán
+ Báo cáo phân tích các khoản phải trả theo thời hạn nợ
+ Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán
+ Báo cáo thông tin về nhà cung cấp
3. Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng thanh toán
- Bộ phận yêu cầu: Lập phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận này có thể là bất kì bộ phận
nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố
định.
+ Yêu cầu nguyên vật liệu được lập bởi quản đốc phân xưởng hoặc kế toán kho
+ Yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận bán hàng hoặc kế toán kho…
Phiếu yêu cầu mua hàng được lập 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận mua hàng, 1 liên
gửi kế toán theo dõi thanh toán.
- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các
điều kiện có liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao
hàng, bảo hành….Bộ phận này lập Đơn đặt hàng và lập 5 liên, gửi cho người cung cấp, kế
toán thanh toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu.
- Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên tách khỏi chức năng kho hàng nhằm
nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận này có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng
hàng và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng). Phiếu nhập kho lập 4 liên, gửi đến
bộ phận mua hàng, bộ phận yêu cầu, bộ phận kế toán và lưu. Người giám sát bộ phận này

cho nhiệm vụ đối chiếu giữa phiếu nhập kho và đơn đặt hàng để có thể tiếp tục xử lí
nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về hiện vật tất cả các loại hàng tồn kho.
Khi nhận hàng thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho và gửi phiếu nhập kho cho bộ
phận kế toán.
- Bộ phận kế toán thanh toán: Kế toán phải đối chiếu 4 loại chứng từ gồm: phiếu yêu
cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn người bán trước khi ghi số và
làm thủ tục thanh toán. Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán cho người bán, chứng từ thanh
toán sẽ lưu trong hồ sơ chứng từ đã quyết toán. Hàng tháng bộ phận kế toán sẽ kiểm tra sổ
chi tiết, cộng sổ và chuyển sổ tổng về bộ phận kế toán tổng hợp ( nếu là kế toán thủ công).
- Bộ phận tài vụ: Kiểm tra các chứng từ thanh toán bằng cách đối chiếu với các chứng từ
liên quan; chấp nhận chứng từ thanh toán, và lập séc thanh toán khi đến hạn. Séc phải
được cấp có thấm quyền kí phát hành, số séc sẽ được ghi trên chứng từ thanh toán sau đó
chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán theo dõi thanh toán. Séc được gửi kèm theo giấy
báo trả tiền cho người bán sau khi đã ghi vào nhật kí chi. Hằng ngày cộng sổ nhật kí chi,
cuối tháng chuyển sổ tổng về bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ
cái.
Nếu thực hiện kế toán trên máy tính thì việc ghi nhận, xử lí, lưu trữ khác biệt so với kế
toán thủ công tùy thuộc vào sự khác biệt của tổ chức hệ thống.
4. Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
Các kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả
- Hệ thống theo dõi theo người bán: Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại
ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết theo
dõi chi tiết quan hệ thanh toán gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành
theo từng người bán…
Quy trình xử lí trong hình thức theo dõi thanh toán theo người ban:
+ Nhận hóa đơn
+ Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan

+ Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán
+ Thanh toán tiền


+ Ghi giảm khoản phải trả người bán ( Liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu
thanh toán, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại…)
Ưu điểm: Theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người bán, dễ dàng cung cấp số
nợ theo từng người bán
Nhược điểm: Khó khăn khi theo dõi nợ tới hạn thanh toán, do đó nhiều khi không thanh
toán kịp thời để được hưởng các ưu đãi chiết khấu thanh toán, do đó khó khăn khi cung
cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để thanh toán theo từng mốc thời gian ngày,
tuần, tháng..
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đây là hệ thống theo dõi thanh toán theo
từng hóa đơn bán hàng của người bán. Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự
định trả tiền và ghi chép việc phân loại này trên chứng từ thanh toán. Như vậy hệ thống
này không mở sổ chi tiết cho từng người bán mà mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa
đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng từ chưa thanh toán
+ Chứng từ thanh toán: Là chứng từ ghi lại các thông tin liên quan tới ngày dự định trả
tiền, số tiền phải trả. Chi tiết việc trả tiền
+ Ghi sổ chứng từ thanh toán: Sổ này có cấu tạo tương tự và dùng thay thế cho nhật kí
mua hàng.
+ Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán: Là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn được đánh số theo ngày
cần thanh toán trong tháng để lưu trữ các chứng từ chưa thanh toán theo ngafycaafn thanh
toán. Tới ngày cần thanh toán chỉ cần lấy tất cả các chứng từ đã lưu này ra để thanh toán.
Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo chứng từ:
+ Lập chứng từ thanh toán
+ Ghi sổ chứng từ thanh toán
+ Thanh toán
+ Ghi sec thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán
Ưu điểm: Kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn

Nhược điểm: - Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không
nhận được
- Thanh toán không đúng kì hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bán
5. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình


a. Giai đoạn đề nghị mua hàng
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt hàng
trùng lắp dẫn đến lãng phí .
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng .
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém và/hoặc giá cao.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối
với hàng đã nhận được.
b. Giai đoạn chọn lựa nhà cung cấp
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp.
c. Giai đoạn nhận hàng
Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt, nhận và biển thủ
hàng và không nhập kho.
d. Giai đoạn bảo quản hàng
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp, công nhân có thể hủy hoặc giấu những hàng hóa có lỗi để
tránh bị phạt, hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
e. Giai đoạn trả tiền
- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán.
- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán
- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

- Trả tiền trễ hạn.
- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá.
6. Các hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng thanh toán
Để hạn chế các sai sót, gian lận có thể xảy ra, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích
hợp:
Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng
a. Thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng
* Thủ tục kiểm soát đối với lập yêu cầu mua hàng
- Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng của cácbộ phận có nhu cầu thường là
kho hoặc phân xưởng sản xuất, thông qua giấy đề nghị mua hàng.
* Thủ tục kiểm soát đối với việc phê duyệt mua hàng
- Cần giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng
tồn kho và ước tính hợp lý thời gian cần thiết.
- Cần phân nhiệm vụ xét duyệt mua hàng cho một cá nhân.
* Thủ tục kiểm soát đối với việc lựa chọn nhà cung cấp
- Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. Đối với hàng hóa có
giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp. Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung
cấp có thể do nhà quản lý trực tiếp thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua
hàng.
- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà
cung cấp.
* Thủ tục kiểm soát đối với việc đặt hàng


- Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải lập ĐĐH
căn cứ vào giấy đề nghị mua hàng. ĐĐH trước khi thực hiện phải được phê duyệt.
- Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng.
b. Thủ tục kiểm soát đối với khâu nhận hàng và nhập kho
Việc nhận hàng nên giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt
với bộ phận đặt hàng

Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng
Hoạt động
kiểm soát
Ủy quyền và
xét duyệt

Mua hàng tồn kho

Trả lại hàng

- Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhu - Ủy quyền: Phụ trách bộ
cầu; Nhân viên mua hàng.
phận có nhu cầu.
- Xét duyệt: Quản lí mua hàng
- Xét duyệt: quản lí có mua
hàng.
Phân chia
1. Mua hàng và kế toán phải trả.
1. Mua hàng và kế toán phải
trách nhiệm
2. Kế toán hàng hóa và kho hàng.
trả.
3. Nhận hàng và kho hàng.
2. Kế toán hàng hóa và kho
hàng.
3. Nhận hàng và kho hàng.
Bảo vệ an toàn Hàng hóa
Hàng trả lại
tài sản
- Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng. - Chỉ xuất hàng trả lại khi

- Phiếu nhập kho được đánh số trước.
có chứng từ trả lại hàng
- Kiểm số lượng, chất lượng khi nhận mua hoặc phiếu xuất kho.
hàng.
- Các bộ phận liên quan
- Các bộ phận liên quan đến kiểm tra một kiểm tra một cách độc lập
cách độc lập.
số lượng hàng xuất trả.
Chứng từ
1. Yêu cầu mua hàng:
Debit memo:
- Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ - Được lập bởi bộ phận mua
sung
hàng.
2. Đặt hàng mua:
- Được đánh số trước.
- Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng. 2. Bộ chứng từ mới:
- Được đánh số trước.
- Debit memo được gửi trực
- Chọn người bán từ danh sách người bán tiếp cho kế toán phải trả.
được chấp nhận.
- Các chứng từ phải được
- Kiểm tra cấn thận điều kiện về giá và đánh số trước.
thanh toán.
- Các chứng từ liên quan:
3. Bộ chứng từ thanh toán:
Bộ chứng từ gốc.
- Hóa đơn người bán.
- Kiểm tra đối chiếu các
- Các chứng từ được đánh số trước.

chứng từ.


- Các chứng từ liên quan trong bộ chứng
từ: yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho.
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ.
.
2. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thanh toán
Cần có quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cung cấp được
chuyển ngay đến phòng kế toán. Khi nhận hóa đơn, kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu
giữa hóa đơn với các chứng từ khác để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt
đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả.
Hoạt động kiểm soát chu trình thanh toán
Hoạt động kiểm soát
Ủy quyền xét duyệt
Phân chia trách
nhiệm.

- Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quỹ
- Xét duyệt: Trường tài vụ
1. Kế toán phải trả và thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng.
2. Thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng và kế toán ghi sổ cái.
3. Kế toán phải trả và kế toán ghi sổ cái.


Chứng từ

Ghi sổ kế toán

1. Sec:

- Được lập dựa trên chứng từ thanh toán.
- Được đánh số trước.
- Chỉ kí sec khi đã được điền đầy đủ các nội dung.
- Sec nên được kí bởi hai người nếu có giá trị lớn.
- Sec được gửi bởi nhân viên khác với người viết sec.
- Sec phải được gửi đi ngay sau khi kí duyệt.
- Lưu lại các sec bị hủy không sử dụng.
2. Chứng từ thanh toán gốc:
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ gốc.
- Đóng dấu chứng từ đã chi tiền vào ngay sau khi kí sec.

1. Chi tiết kế toán phải trả
2. Ghi sổ tổng hợp

III. Ví dụ Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng thanh toán
1. Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng công ty ABC
1.1 Đặt hàng
Kiểm soát quá trình đặt hàng:
Các bộ phận tham gia vào quá trình đặt hàng: Phòng kinh doanh, nhà cung cấp, giám đốc,
phòng kế toán. Dưới đây là các công việc, nhiệm vụ của từng bộ phận liên kết với nhau
trong quá trình đặt hàng.


+ Phòng kinh doanh: Nhận giấy báo giá của nhà cung cấp -> xét duyệt-> lập phiếu mua
hàng gửi đến nhà cung cấp
+ Trưởng phòng: Trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo
đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp
trên. Trưởng phòng là người kiểm tra xét duyệt các Bảng báo giá trước khi đưa Giám đốc
ký duyệt.
+ Giám đốc: Xét duyệt các bảng báo giá khi được trưởng phòng kinh doanh chuyển lên

+ Phòng kế toán: Tiếp nhận Bảng báo giá và hợp đồng, lưu các chứng từ này đi đôi với
nhau và làm căn cứ đối chiếu khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
1.2. Nhận hàng
Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm tra
chúng đều đạt được tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cần
thiết.
• Nhận hàng tại kho:
- Thủ kho: Nhận hàng, lập Bảng nhập hàng và nhập kho. So sánh số lượng thực với số
lượng trên chứng từ và lập bảng nhập hàng, để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng
kinh doanh.
- Phòng quản lý chất lượng: Tham gia kiểm tra chất lượng tại kho.
- Phòng kinh doanh: Nhận Bảng nhập hàng, các chúng từ liên quan và xử lý kịp thời các
chênh lệch nếu có.
• Lập phiếu nhập kho
Phòng kế hoạch thị trường sau khi nhận bảng nhập hàng từ phòng kinh doanh chuyển
sang, phòng kế hoạch thị trường dựa vào thông tin đó để tiến hành lập phiếu nhập kho.
• Lập phiếu tính giá thành thực tế:


- Phòng kinh doanh: Lập phiếu tính giá thành.
Giá gốc= Giá mua+ Chi phí khác kiên quan+ các khoản thuế không được hoàn lại- các
khoản giảm trừ nếu có.
- Phòng kế toán: Nhận các hóa đơn GTGT, phiếu tính giá thành,..để làm căn cứ, kiểm tra,
đối chiếu và tính toán lại khi nhập liệu vào máy tính.
2. Kiểm toán nội bộ chu trình thanh toán ở công ty ABC
* Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán
- Kế toán vật tư:
Kế toán vật tư khi nhận được bộ chứng từ gồm Bảng báo giá, ĐĐH, Hợp đồng, các Hóa
đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa, Phiếu nhập kho, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế,…thì
đối chiếu, kiểm tra và nhập liệu nghiệp vụ phát sinh.

Căn cứ vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế và các Hóa đơn GTGT của nhà vận chuyển,
bảo hiểm lập phiếu Chi phí mua hàng, định khoản và trình kế toán trưởng kiểm tra và ký
duyêt.
- Kế toán Nợ phải trả người bán:
Sau khi Kế toán phần hành vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ
liệu liên quan đến TK 331 và Kế toán phải trả người bán có thể theo dõi khoản Nợ phải
trả người bán
- Kế toán trưởng: là người đối chiếu và kiểm tra bộ chứng từ lại một lần nữa trước khi ký
vào các Phiếu nhập kho có định khoản, Phiếu chi mua hàng cũng như Phiếu kế toán.
* Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu thanh toán
Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thì phương thức thanh toán sẽ khác
nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán, các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ được lập, đơn vị
tiến hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.


3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán của công ty
ABC
Ưu điểm: Thủ tục kiểm soát ở khâu mua hàng và khâu thanh toán tại công ty khá chặt
chẽ.
Nhược điểm :
Ở khâu đặt hàng: Công ty đã không lập giấy yêu cầu mua hàng mà tiến hành lập ĐĐH
ngay khi có nhu cầu. Ở khâu này chưa có sự tách biệt công việc giữa nhân viên cân đối
nguyên vật liệu và nhân viên phụ trách đơn hàng. Công việc đặt hàng và tìm chọn nhà
cung cấp cùng một bộ phận có thể dẫn đến việc nhận hoa hồng, chiết khấu, giả cả thông
đồng với nhà cung cấp.
Ở khâu nhận hàng và nhập kho: Sau khi kiểm đếm các kiện hàng thủ kho cho nhập đồng
thời ký vào một chứng từ gọi là Lệnh giao hàng của nhà cung cấp mà không hề lập Biên
bản nhận hàng.
Ở khâu thanh toán: Các giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp, mặc dù
là những nghiệp vụ thanh toán với số tiền rất lớn, nhưng hiện tại chỉ có sự xét duyệt của

kế toán trưởng.
4. Giải pháp
- Hệ thống chứng từ: Để tăng cường hiệu quả KSNB đối với chu trình mua hàng tại công
ty, cần thiết phải bổ sung để hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, chứng từ cụ thể như sau: lập
giấy yêu cầu mua hàng, Bảng nhập hàng hình thành do thủ kho
Đối với Giấy đề nghị thanh toán cần có sự phê chuẩn của giám đốc nhằm tăng cường
sự kiểm soát chặt chẽ hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy
quyền và phê chuẩn, lập một Phiếu theo dõi thanh toán liên quan đến một nhà cung cấp
nào đó để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán.
- Hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo của Công ty cũng chưa đầy đủ. Do vậy cần bổ
sung một số các báo cáo sau:


+ Định kỳ theo tháng lập một báo cáo các đơn mua hàng để thuận tiện hơn trong quá trình
kiểm tra và theo dõi.
+ Báo cáo nhận hàng nên được lập và có chữ ký của đại diện bên giao hàng. Bên cạnh đó,
tại kho, hàng tháng cũng nên lập báo cáo nhập kho.
- Tăng cường thủ tục KSNB chu trình mua hàng
+ Ở khâu đặt hàng: Để xác định trách nhiệm của người yêu cầu mua hàng đảm bảo việc
kiểm soát được chặt chẽ hơn, trước khi lập ĐĐH công ty cần phải lập giấy yêu cầu mua
hàng và trình cấp lãnh đạo ký duyệt. Giấy yêu cầu mua hàng phải được đánh số thứ tự
liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản. Tách
biệt trách nhiệm nhân viên cân đối nguyên vật liệu và nhân viên lập ĐĐH. Các ĐĐH lập
xong đều có sự kiểm tra giám sát và theo dõi của trưởng phòng cũng như của Giám ñốc.
Việc liên hệ và nhận các Bảng báo giá phải công khai và trực tuyến, không chỉ trưởng
phòng kinh doanh, mà phòng kế toán và giám đốc có thể theo dõi. Tổng giám đốc nên ủy
quyền cho một Phó giám đốc tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên tiêu chí do Công
ty xây dựng. Tổng công ty nên xử phạt nghiêm khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa
hồng không được phép từ NCC và định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
+ Ở khâu nhận hàng và nhập kho: Khi nhận hàng phải được lập Báo cáo nhận hàng, Báo

cáo nhận hàng phải có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng (thủ kho) và người
lập (phòng kế hoạch). Phiếu này phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận
hàng và kiểm tra hàng hóa. Sau khi nhận xong, hàng được chuyển đến nhập kho, trong
quá trình này cần có sự tham gia của phòng kế hoạch để thực hiện giám sát công việc
nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng mất cắp. Các chứng từ được lập tại thời điểm này
là Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra nguyên vật liệu. Tuy nhiên Bảng nhập hàng do thủ kho
lập nên được đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận của kho, nhân viên nhận hàng phòng kế
hoạch.
+ Ở khâu thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán cho NCC cần phải xin thêm sự xét duyệt
của giám đốc đối với các nghiệp vụ thanh toán mua hàng trên 100 triệu để đảm bảo tính
phê chuẩn đúng đắn, đầy đủ và đảm bảo tính tin cậy.


KẾT LUẬN
Chu trình mua hàng thanh toán rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt
sản xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể
cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Muốn tồn tại, phát triển thì doanh nghiệp phải tạo cho mình một cách quản lý hiệu
quả. Muốn vậy thì bản thân doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình một hệ thống kiểm
soát nội bộ nói chung và quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán một
cách hữu hiệu và hiệu quả. Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp
thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% trong tổng vốn lưu
động của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh được thì các doanh nghiệp thương mại phải có