Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.1. Chứng từ, báo cáo và sổ kế toán
•
b. Sổ sách:
•
- Sổ kế toán tổng hợp:
•
+ Theo hình thức NKC: Nhật kí chung, nhật kí mua hàng, sổ cái
các TK
•
+ Theo hình thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kê số 8; Sổ cái
các TK
•
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán
người bán…
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.1. Chứng từ, báo cáo và sổ kế toán
•
c. Báo cáo:
•
- Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả
các thay đổi trong một tập tin dữ liệu để dảm bảo tất cả các dữ
liệu đều được cập nhật và xử lí đầy đủ.
•
+ Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo này cung cấp để kiểm

soát xử lí của hệ thống có chính xác và đầy đủ không;
•
+ Báo cáo liệt kê tất cả các đơn dặt hàng mua, tất cả các phiếu
nhập kho, tất cả các sec thanh toán…nhằm giúp cho việc kiểm
soát dữ liệu có được cập nhật và xử lí đầy đủ, chính xác không.
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
c. Báo cáo:
•
- Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo yêu cầu nào đó
của người sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt
động xử lí và lập kế hoạch.
•
+ Báo cáo các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán
•
+ Báo cáo phân tích các khoản phải trả theo thời
hạn nợ
•
+ Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán
•
+ Báo cáo thông tin về nhà cung cấp
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
•
3.2.1.2 Luân chuyển chứng từ và qui trình xử lí nghiệp vụ
mua hàng, thanh toán

•
- Bộ phận yêu cầu: Lập Phiếu yêu cầu mua hàng
•
- Bộ phận mua hàng: lập Đơn đặt hàng
•
- Bộ phận nhận hàng: lập Phiếu nhập kho
( hoặc Báo cáo nhận hàng).
•
- Bộ phận kho hàng: thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho
•
- Bộ phận kế toán thanh toán
•
- Bộ phận tài vụ: Kiểm tra các chứng từ thanh toán bằng cách
đối chiếu với các chứng từ
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với
người bán:
Các kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả
•
- Hệ thống theo dõi theo người bán
•
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ:
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người

bán:
•
- Hệ thống theo dõi theo người bán: Là hệ thống mà các hóa
đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo
từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết theo dõi chi
tiết quan hệ thanh toán bao gồm từng lần mua, từng lần thanh
toán, số dư hiện hành theo từng người bán…
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán:
Qui trình xử lí :
•
. Nhận hóa đơn
•
. Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan
•
. Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả
người bán
•
. Thanh toán tiền
•
. Ghi giảm khoản phải trả người bán (Liên quan đến chiết
khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và
hàng mua trả lại…)
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán:
•
Ưu điểm: Theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người
bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán.
•
Nhược điểm: Khó khăn khi theo dõi nợ tới hạn thanh toán, do
đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để được hưởng các ưu
đãi chiết khấu thanh toán, do đó khó khăn khi cung cấp thông
tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để thanh toán theo từng mốc
thời gian ngày, tuần, tháng…
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán:
•
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đay là hệ
thống theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng của
người bán. Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự
định trả tiền và ghi chép việc phân loại này trên chứng từ thanh
toán. Như vậy hệ thống này không mở sổ chi tiết cho từng
người bán mà lại mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán
hàng, sổ ghi chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng từ chưa thanh
toán
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán:
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ:
•
+ Chứng từ thanh toán: Là chứng từ ghi lại các thông tin liên
quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả
tiền
•
+ Ghi sổ chứng từ thanh toán: Sổ này có cấu tạo tương tự và
dùng thay thế cho nhật kí mua hàng
•
+ Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán: Là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn
được đánh số theo ngày cần thanh toán trong tháng để lưu trữ các
chứng từ chưa thanh toán theo ngày cần thanh toán. Tới ngày cần
thanh toán chỉ cần lấy tất cả các chứng từ đã lưu này ra để thanh
toán.
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán:
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ:
Qui trình xử lí
•
. Lập chứng từ thanh toán
•
. Ghi sổ chứng từ thanh toán
•

. Thanh toán
•
. Ghi sec thanh toán vào sổ chi sec, sổ chứng từ thanh toán.
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người
bán
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ:
•
Ưu điểm: Kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán
đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu tiền thanh toán
chính xác. Kiểu tổ chức này tạo ra kiểm soát nội bộ tiền rất tốt.
•
Nhược điểm: Do mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa
đơn bán hàng nên mất thời gian khi lập. Ngoài ra hình thức này
không sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn khi tổng hợp
toán bộ số dư theo từng khách hàng.
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
•
3.2.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình mua
hàng
•
Trong chu trình mua hàng, các rủi ro thường xảy ra :
•
Yêu cầu những mặt hàng mua không cần thiết

•
Phiếu yêu cầu mua hàng được lập bởi người không được ủy
quyền
•
Không đặt đúng hàng mua
•
Hàng nhận không phù hợp đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng,
chất lượng
•
Hàng được nhận bởi người không được ủy quyền, không đúng
trách nhiệm
•
Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những
hàng không nhận được
•
Thanh toán không đúng kì hạn
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
Để quản lí tốt các vấn đề này, cần có các thủ tục kiểm
soát nội bộ thích hợp:
•
- Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng
•
- Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng

Hoạt động kiểm
soát
Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Ủy quyền và xét
duyệt
- Ủy quyền: Phụ
trách bộ phận có nhu
cầu; Nhân viên mua
hàng- Xét duyệt:
Quản lí mua hàng
- Ủy quyền: Phụ
trách bộ phận có nhu
cầu;
Xét duyệt: Quản lí
mua hàng
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
Hoạt động
kiểm soát
Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Phân chia
trách nhiệm
1. Mua hàng và kế
toán phải trả
2. Kế toán hàng hóa
và kho hàng
3. Nhận hàng và kho
hàng

1. Mua hàng và kế toán
phải trả
2. Kế toán hàng hóa và
kho hàng
3. Nhận hàng và kho
hàng
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
Hoạt động
kiểm soát
Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Bảo vệ an
toàn tài sản
Hàng hóa
- Phiếu nhập kho được
lập khi nhận hàng
- Phiếu nhập kho được
đánh số trước
- Kiểm só lượng, chất
lượng khi nhận hàng
- Các BF liên quan ktra
hàng độc lập
Hàng trả lại
- Chỉ xuất hàng trả lại
khi có chứng từ trả lại
hàng mua hoặc phiếu
xuất kho
- Các bộ phận liên

quan kiểm tra một cách
độc lập số lượng hàng
xuất trả
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
Hoạt động
kiểm soát
Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Chứng từ 1. Yêu cầu mua hàng:
- Dựa trên điểm bổ sung và số
lượng bổ sung
2. Đặt hàng mua:
- Chỉ được lập khi có yêu cầu
mua hàng
- Được đánh số trước
- Chọn người bán từ danh sách
người bán được chấp nhận
- Kiểm tra cẩn thận các điều
kiện về giá và thanh toán
1. Debit memo (?):
- Được lập bởi bộ phận mua hàng
- Được đánh số trước
2. Bộ chứng từ mới:
- Debit memo được gửi trực tiếp
cho kế toán phải trả
- Các chứng từ phải được đánh số
trước
- Các chứng từ liên quan: Bộ

chứng từ gốc
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
Hoạt động
kiểm soát
Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Chứng từ 3. Bộ chứng từ thanh toán:
- Hóa đơn người bán
- Các chứng từ được đánh số trước
- Các chứng từ liên quan trong bộ
chứng từ: Yêu cầu mua hàng, phiếu
nhập kho
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
(Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền)
Hoạt động kiểm soát
Ủy quyền xét duyệt - Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quĩ
- Xét duyệt: Trưởng tài vụ
Phân chia trách nhiệm 1. Kế toán phải trả và thủ quĩ hoặc kế
toán ngân hàng
2. Thủ quĩ hoặc kế toán ngân hàng và kế
toán ghi sổ cái
3. Kế toán phải trả và kế toán ghi sổ cái
Ebook.VCU - www.ebookv

cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
(Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền)
Hoạt động
kiểm soát
Bảo vệ an
toàn tài sản
1. Sec:
- Được lập dựa trên chứng từ thanh toán
- Đánh sô trước
- Chỉ kí sec khi đã được điền đầy đủ các nội dung
- Sec nên được kí bởi 2 người nếu có giá trị lớn
- Sec được gửi đi bởi nhân viên khác với người viết
sec
- Sec phải được gửi đi ngay sau khi kí duyệt
- Lưu lại các sec bị hủy không sử dụng
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng
(Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền)
Hoạt động kiểm soát
Chứng từ 1. Chứng từ gốc:
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của
bộ chứng từ gốc
- Đóng dấu đã chi tiền vào ngay sau khi
ki sec
Ghi sổ kế toán 1. Chi tiết kế toán phải trả
2. Ghi sổ tổng hợp

Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
•
3.2.2.1 Chu trình bán hàng
•
3.2.2.2 Tổ chức kế toán xử lí nghiệp vụ
•
3.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
3.2.2.1 Chu trình bán hàng
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những
sự kiện phát sinh liên quan đến doanh thu và thanh toán. Có 4
sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu
•
Nhận đặt hàng của khách hàng
•
Giao hàng hóa cho khách hoặc thực hiện hoạt động dịch vụ
•
Yêu cầu khách hàng thanh toán
•
Thu tiền.
Ebook.VCU - www.ebookv
cu.com
3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
3.2.2.1 Chu trình bán hàng
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế này
xảy ra đồng thời nên hệ thống kế toán ghi chép 4 sự kiện trên

trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trường hợp bán chịu thì mỗi
sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán ở tại một thời điểm
khác nhau.
•
* Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng
•
- Đơn đặt hàng
•
- Lệnh bán hàng
•
* Gửi hàng cho khách hàng
•
* Lập hóa đơn bán hàng
•
* Thu tiền
•
* Giấy báo trả tiền
•
* Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu