luận văn tốt nghiệp kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 1
LỜI MỞ ĐẦU
Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người,
tài sản, vốn .,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ
một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan
trọng. Khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản
xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể
đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty, thông qua đó tác động đến người tiêu dùng.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Cấp
thoát nước Quảng Nam, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và
thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM để làm báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, vì thời gian có hạn cũng như kiến thức của
em còn hạn chế nên không tránh được những sai sót. Em mong có được nhiều ý kiến
đóng góp của thầy cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, cùng các anh chị
trong Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam đã giúp đỡ em trong báo cáo thực
tập tốt nghiệp này.

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC
QUẢNG NAM
1.1. Giới thiệu chung về công ty
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM
- Tên giao dịch đối ngoại: QUANG NAM DRAINING SUPPLYING JOINT
STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: QUANGNAM WDS.Co
- Địa chỉ: 86-88 Phan Bội Châu – Tam Kỳ - Quảng Nam
- Điện thoại: (0)510-3859.519
- Fax: (0)510-3810.449
- Email:
1.2. Lịch sử thành lập và quá trình phát triển
1.2.1. Lịch sử thành lập
- Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam được thành lập năm 1997 với tên gọi
ban đầu là Công ty Xây dựng & Kinh doanh nhà Quảng Nam.
- Đến năm 2002, sau khi sát nhập các nhà máy nước, Công ty đổi tên thành Công ty
Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam theo Quyết định số 4249/QĐ-UB ngày
25/9/2002 của UBND tỉnh Quảng Nam.
- Đến tháng 6/2010, UBND tỉnh ra Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 11/5/2010
phê duyệt phương án chuyển Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam thành
Công ty cổ phần. Ngày 01/7/2010, Công ty chính thức hoạt động với tên gọi là Công
ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam.
1.2.2. Lĩnh vực kinh doanh
Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty:
- Thi công và kinh doanh cấp thoát nước.
- Kinh doanh nước tinh khiết đóng chai.
- Dịch vụ khách sạn.
- Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu ngành cấp thoát nước.
- Buôn bán, nhập khẩu thực phẩm chức năng.

Bộ máy tổ chức, nhân sự















Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 3

Quan hệ trực tiếp Quan hệ phối hợp
 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty. Hoạt động thông qua các cuộc họp đại hội cổ
đông thường xuyên và bất thường. Thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để
quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của
Đại hội đồng cổ đông, được ĐHĐCĐ bầu ra.
- Ban kiểm soát: Gồm có 3 thành viên. Ban kiểm soát có trách nhiệm giúp các cổ đông
kiểm soát hoạt động quản trị và quản lí điều hành công ty.
- Ban giám đốc: Ban giám đốc bao gồm 5 thành viên, 1 Tổng giám đốc, 4 Phó Tổng
giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động
kinh doanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT,
ĐHĐCĐ đã thông qua. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt
Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó Tổng
giám đốc 1
Phó Tổng
giám đốc 2
Phó Tổng
giám đốc 3
Phó Tổng
giám đốc 4
XN
CTN
Núi
Thành
XN
CTN
Phú
Ninh
C.ty
CTN
Tam
Kỳ
XN
CTN
Thăng
Bình
XN
CTN
Duy

Xuyên
XN
CTN
Điện
Bàn
XN
CTN
Hội
An
XN
CTN
Khâm
Đức
XN
CTN
Nam
Giang
C.ty
DL-
TM
Hội An
XN
QL&KT
Chợ Điện
Ngọc
P. Kế
hoạch –
kỹ thuật
P. Quản lý
cấp thoát

nước
P. Hành
chính –
Quản trị
P. Kế toán
– Tài
chính
Phó Ban
quản lý
dự án
P. Nhân sự
- Tổng hợp
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 4
động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, giúp việc cho Tổng giám
đốc là Phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu
cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên
trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn.
- Phòng Kế toán – Tài chính: Tổ chức hạch toán công tác kế toán tại công ty, ghi chép,
xử lý, lưu trữ và lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ.
- Phòng Nhân sự - Tổng hợp: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng
Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; nội
chính; các thủ tục liên quan đến hoạt động ở các Công ty liên doanh và các công ty cổ
phần có vốn góp của Công ty.
- Phòng Hành chính – Quản trị: thực hiện chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc
Công ty về các lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của
Tổng Giám đốc Công ty và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Tổng Giám đốc Công ty và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Công ty.
- Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng

Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Quy hoạch, kế hoạch kinh doanh; thi công xây lắp,
an toàn lao động, giám sát kỹ thuật thi công, quyết toán công trình.
- Phòng Quản lý Cấp thoát nước: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng
Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Cấp thoát nước; môi trường nước.
- Ban Quản lý các dự án Đầu tư và Xây dựng: là đơn vị thuộc Công ty cổ phần Cấp
thoát nước Quảng Nam thực hiện chức năng thay mặt chủ đầu tư quản lý các dự án
đầu tư do Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam làm chủ đầu tư.
- Các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc Công ty có tư cách pháp nhân không đầy đủ là
đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán trực thuộc, được sử dụng con dấu
theo quy định của pháp luật và được mở tài khoản tại ngân hàng. Ngành nghề sản xuất
kinh doanh của các Công ty, Xí nghiệp trực thuộc trên cơ sở ngành nghề kinh doanh
của Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam và được Tổng Giám đốc Công ty
quyết định.
1.3. Tổ chức bộ máy kế toán
1.3.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân
tán. Tại văn phòng Tổng công ty hằng ngày sẽ thu thập các chứng từ phát sinh tại văn
phòng, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, cacsxis nghiệp trong Tổng công
ty khi có nghiệp vụ phát sinh cũng chuyển chứng từ lên văn phòng để xử lý.
Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phòng Kế toán tài chính được sự lãnh đạo quản lý
của Ban giám đốc công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình
kinh tế, tài chính của đơn vị. Trong phòng Kế toán tài chính tiến hành phân công cụ
thể nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng, tránh việc chồng chéo và kiêm nhiệm
các công việc có liên quan với nhau theo đúng quy định của Nhà nước, cũng như yêu
cầu của lãnh đạo, và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước lãnh đạo
phòng và pháp luật của Nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác,
kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Mô hình phân công công việc của từng thành viên
trong phòng tài chính kế toán như sau:

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 5
Sơ đồ: Mô hình bộ máy kế toán








Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng
Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính
tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh, , thực hiện các
quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc
của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ.
Phó phòng kế toán (kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tiền mặt): Hướng dẫn chỉ
đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập,
luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán, tham mưu, hỗ trợ cho kế toán trưởng trong
công tác tài chính và thực hiện công việc điều hành khi kế toán trưởng vắng mặt. Thực
hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số
liệu thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính,
xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền
mặt
Kế toán vật tư, tạm ứng: Theo dõi quá tình nhập xuất vật tư tại kho của Tổng
công ty, tình hình sử dụng vật tư và các báo cáo có liên quan, cùng với kế toán nợ phải
trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ phục vụ cho quá

trình mua hàng và thanh toán. Đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên.
Kế toán thuế, TSCĐ: theo dõi các tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước về các
loại thuế, đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán,
tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng, quý, năm của TSCĐ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ
thu chi bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Tổng Công
ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản
liên quan, cùng với kế toán nợ phải trả và phải thu để theo dõi quá trình thanh toán
cũng như khả năng thanh toán của Tổng công ty.
Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi doanh thu khi bán hàng và các khoản
thu khách hàng.
Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khi
mua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ, cùng với kế toán vật tư và kế
toán ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán cho người bán.
Kế toán các đơn vị phụ thuộc: có nhiệm theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện
hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản
phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên đối chiếu kiểm tra với kế toán Tổng công
ty.

K
ế

toán trư
ở
ng

K
ế

toán t

ổ
ng h
ợ
p (kiêm phó phòng k
ế

toán
&
k
ế

toán ti
ề
n m
ặ
t)

K
ế

toán các đơn v
ị

ph
ụ

thu
ộ
c

Kế toán
vật tư,
tạm ứng
Kế toán
thuế,
TSCĐ
Kế toán
tiền gửi
NH
Kế toán
nợ phải
thu
Kế toán lương
và các khoản
trích theo lương
Kế toán
nợ phải trả
người bán
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 6
1.3.2. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay tại Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế
toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo
nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không thể
hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ
công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo quy định. Và
phần mềm mà công ty sử dụng là FAST ACCOUTING được thiết kế theo quy định
của Bộ tài chính.
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT
NƯỚC QUẢNG NAM
2.1. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Cấp thoát nước
Quảng Nam
2.1.1. Môi trường kiểm soát
2.1.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính trung
thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình
kiểm soát.
Tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, các nhà quản trị cấp cao đã xây
dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua nội quy công ty, như: đúng giờ, lịch sự, cởi
mở, hợp tác, được ban hành thành văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên.
Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn
làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó.
2.1.1.2. Cam kết về năng lực
Doanh nghiệp luôn quan tâm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng. Có
chính sách và các thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân
viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị.
2.1.1.3. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên, họ đều là những cán bộ lâu năm, có đầy
đủ kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công
ty.
b) Ủy ban kiểm toán
Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam không tổ chức một ban kiểm soát
nội bộ độc lập. Tuy nhiên định kỳ vào tháng 6 hàng năm, có một đoàn kiểm soát nội
bộ do tổng công ty thành lập để xem xét tình hình hoạt động của các chi nhánh và tình

hình tại văn phòng công ty. Chức năng của đoàn kiểm soát này:
Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình xử lý và cấp nước, và
xác nhận sự tuân thủ của các yêu cầu về an toàn lao động,….
Tham mưu và tư vấn: tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc xí
nghiệp các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.1.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Công ty đã đặt giá trị của công ty là “Sự hài lòng của khách hàng” thông qua các
chính sách như sau:
- Cung cấp nước sạch, đảm bảo vệ sinh
- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm
- Thường xuyên bảo trì hệ thống xử lý nước

Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám
đốc của công ty hiện nay. Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình
điều hành.
Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng
được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì ban giám đốc
phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 8
quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng quản lý cấp thoát nước là nơi
chịu trách nhiệm trong việc tổ chức, theo dõi và kiểm tra việc mua hàng.
Tuy nhiên, công ty chưa có một bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự
giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty
trong đặc thù quản lý.
2.1.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng
biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với
các nhân viên và phòng ban trực thuộc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định

rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với
Tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được
trôi chảy.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức
năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận
được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người.
Với mô hình quản lý trên có rất nhiều ưu điểm, đó là bộ máy quản lý gọn gàng,
tương đối khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của Công ty, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách
nhiệm cụ thể giữa các thành viên của Ban giám đốc, các phòng trong Công ty và các
đơn vị thành viên tạo nhiều thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động sản
xuất kinh doanh và việc kiểm tra, kiểm soát trong Công ty.
2.1.1.6. Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận. Các nhân
viên đều được yêu cầu tham dự khóa đào tạo tuyển dụng và khi có sự thay đổi trong
công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình.
Tuy nhiên, để cho công việc không bị ngưng trệ lâu nên các khóa đào tạo có sự tham
gia của những nhân viên trực tiếp làm việc. Cụ thể công ty có tổ chức các khóa học về
an toàn sản xuất hóa chất, nhưng chỉ có sự tham gia của bộ phận xử lý nước,
Trong các năm qua Ban giám đốc của công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai
trò của người lao động trong hoạt động SXKD của Công ty. Với mục tiêu là phải xây
dựng một đội ngũ CBCNV mạnh cả về số lượng và chất lượng, công ty đã ban hành
quy chế tuyển dụng lao động nằm xây dựng một đội ngũ công nhân viên có đủ trình độ
năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khỏe và phẩm chất đạo đức tốt,
từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo
đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, góp phần xây dựng công ty ngày càng phát
triển. Công ty đã thực thi có hiệu quả một chính sách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong
việc xây dựng ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ.
Điều đó đã khiến người lao động trong công ty yên tâm, mang hết khả năng trí tuệ của
mình làm việc, tích cực sáng tạo, nâng cao tay nghề và khả năng chuyên môn, gắn bó

với công ty. Do đó, người lao động trong công ty có mức thu nhập ổn định.
2.1.2. Đánh giá rủi ro
2.1.2.1. Yếu tố đánh giá rủi ro
Trong quá tình kinh doanh công ty luôn phải đối mặt với hàng loạt rủi ro từ bên
trong cũng như bên ngoài. Vì vậy, các nhà quản lý công ty phải quyết định một cách
cẩn trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì mức rủi
ro trong mức độ này.
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 9
Để đánh giá rủi ro cần dựa vào mục tiêu của công ty, mục tiêu của từng bộ phận
và từng nhân viên
 Mục tiêu của công ty: mục tiêu của công ty mang nước sạch đến cho mọi nhà.
 Mục tiêu của bộ phận mua hàng, thanh toán: mua đúng hàng, mua đủ, mua kịp
thời. Thanh toán đúng, đủ, kịp thời.
2.1.2.2. Rủi ro của quy trình mua hàng, thanh toán
a) Rủi ro từ bên ngoài:
- Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức nếu lựa
chọn sai nhà cung cấp điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của công
ty.
- Kỹ thuật trong ngành cấp thoát nước cũng có nhiều thay đổi theo sự phát triển
của công nghệ, điều này có thể tác động đến dây chuyền sản xuất của công ty, nếu nắm
bắt không kịp công ty có thể đi lùi lại phía sau. Đòi hỏi công ty phải không ngừng cải
tiến, tìm tòi phương thức xử lý nước tốt nhất để đảm bảo vị trí của mình.
b) Rủi ro từ bên trong
- Sự thông đồng của nhân viên trong quá trình mua hàng có thể ảnh hưởng xấu
đến hoạt động của doanh nghiệp.
2.1.3. Thông tin và truyển thông
Các thông tin chỉ thị từ cấp trên đưa xuống đều thông qua các văn bản cụ thể.
Sự truyền thông trong công ty chủ yếu chiều từ trên xuống dưới, các chiều từ cấp dưới

phản ánh lên trên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban có phần không được chú
ý nhiều.
Thông tin về đối thủ cạnh tranh đều được công ty cập nhật thông qua nghiên
cứu thị trường, có các hộp thư góp ý đế có thế có được thông tin một cách nhanh
nhất.
Công ty cũng đưa ra các hình thức đường dây nóng, email để thông báo
những sai phạm phát hiện liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền. Đồng thời,
công ty cũng lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua từ các phòng ban
khác.
Thông tin về mua hàng, thanh toán được truyền thông kịp thời đến bộ phận kế
toán và kho, đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra đúng tiến độ.
2.1.4. Giám sát
- Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà
cung cấp. Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào.Định kỳ
đối chiếu giá trị vật tư mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
- Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.
- Trưởng phòng QLCTN thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng. Đồng
thời công ty cũng có chính sách đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệp của nhân
viên trong bộ phận mua hàng.
2.1.5. Hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:




Kiểm tra, xét duyệt
Xử lý thủ công
Chứng từ
Xử lý nghiệp vụ bằng máy
Lưu trữ chứng từ

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 10
2.1.5.1. Đặt hàng
Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng
NCC P.QLCTN Tổng giám đốc Bộ phận nhận hàng Kế toán vật tư



Nhận
phiếu đề
nghị cấp
vật tư của
đơn
v
ị



Báo giá

ĐĐH1

ĐĐH 2

ĐĐH 3


ĐĐH4

Chấp nhận
ĐĐH
L
ưu



Báo giá

Phiếu đề nghị
cấp vật tư
Cân đ
ố
i NPL

Lập phiếu đề
nghị báo giá
Phiếu đề
nghị báo giá
Phiếu đề
nghị báo
giá

Lập báo
giá
Báo giá

Báo giá được
duyệt
L

ậ
p đơn đ
ặ
t hàng

ĐĐH 1

H
ợ
p đ
ồ
ng

H
ợ
p đ
ồ
ng

L
ưu

H
ợ
p đ
ồ
ng

Ký HĐ
ồ

ng

HĐ đã ký


ĐĐH3

HĐ đã ký

L
ưu

Báo giá được
duyệt
ĐĐH2

Báo giá được
duy
ệ
t

Xét
duyệt
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 11
Điểm khởi đầu của chu trình là công ty nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư của
đơn vị. Sau khi xem xét các đề xuất, kế hoạch sản xuất, số dư tồn kho. Phòng quản lý
cấp thoát nước tiến hành cân đối nguyên phụ liệu, vật tư và tiến hành lựa chọn nhà
cung cấp để đặt hàng. Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một hợp đồng mua

bán được ký kết.
Mục tiêu của quá trình này: đảm bảo toàn bộ các hàng hóa dịch vụ là cần thiết, đúng
chủng loại, số lượng và đặt hàng với nhà cung cấp có chất lượng đảm bảo, giá cả phải
chăng, thời gian giao hàng hợp lý.
 Trường phòng Quản lý cấp thoát nước:Trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân
viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, đồng thời báo
cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên. Trưởng phòng căn cứ báo cáo tình hình sản xuất
kinh doanh của đơn vị, phiếu đề nghị cấp vật tư và bảng cân đối nguyên phụ liệu được
lập bởi nhân viên để lập danh sách các vật tư cần mua. Trưởng phòng cũng là người
kiểm tra xét duyệt các bảng báo giá trước khi trình Tổng Giám Đốc ký duyệt.
 Nhân viên phụ trách đơn hàng: đảm nhận việc lập báo cáo sản xuất của đơn vị,
nhận các phiếu đề nghị cấp vật tư của đơn vị,cân đối nguyên phụ liệu, liên hệ với các
nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và soạn thảo hợp đồng. Các việc cụ thể:
- Lập báo cáo công tác sản xuất kinh doanh: cuối tháng nhân viên này sẽ lập
báo cáo công tác sản xuất của các đơn vị. Để nắm được các số liệu về những vật tư đã
sử dụng trong tháng, cũng như lũy kế đầu năm đến thời điểm hiện tại.

CTY CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QN

C
Ộ
NG HOÀ XÃ H
Ộ
I CH
Ủ

NGHĨA VI
Ệ
T NAM

PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Số : 09/BC-QLCTN
BÁO CÁO CÔNG TÁC SẢN XUẤT KINH DOANH
Tháng: 7/2013

TT Đơn vị
Sử dụng trong tháng Lũy kế đầu năm đến nay
Đồng hồ
(Cái)
Clo (kg) Đồng hồ Clo (kg)


1 XN CTN Điện
Bàn
450 300

3.500


Tam Kỳ, ngày 30 tháng 7 năm 2013
NGƯỜI LẬP TP.QLCTN
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 12
- Nhận phiếu đề nghị cấp vật tư.

- Cân đối nguyên phụ liệu: căn cứ vào số lượng vật tư. Căn cứ vào đơn đề nghị
cấp vật tư, định mức vật tư, nguyên phụ liệu, tình hình nguyên phụ liệu tồn kho để tính
ra chủng loại, số lượng vật tư cần đặt với nhà cung cấp cho phù hợp. Sau đây là bảng
cân đối nguyên phụ liệu công ty lập:













-
CT CP C
Ấ
P THOÁT
NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM C
Ộ
NG HÒA XÃ H
Ộ
I CH

Ủ

NGHĨA VI
Ệ
T NAM

PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢNG CÂN ĐỐI NGUYÊN PHỤ LIỆU
Tháng 7/2013
ST
T
Tên ĐVT Định mức

Số lượng
cần
Tồn Đặt Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
Cái 1/đấu nối 200 200 Đảm bảo tồn
kho tối thiếu
200 đồng hồ
2 Rắc co
đồng hồ 15

Bộ 1/đấu nối 700 300 600 Đảm bảo tồn
kho tối thiểu
là 200

Người lập TP.QLCTN

9.000

7.850

200

CTY CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QN

C
Ộ
NG HOÀ XÃ H
Ộ
I CH
Ủ

NGHĨA VI
Ệ
T NAM

ĐƠN VỊ: XN CTN ĐIỆN BÀN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Số : 08/PĐN
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Kính gởi : Tổng Giám đốc Công ty CP Cấp thoát nước Quảng Nam
Xí nghiệp CTN Điện Bàn đề nghị Tổng Giám đốc Công ty duyệt cấp các chủng

loại vật tư, vật liệu phục vụ sản xuất và hoạt động thi công cấp thoát nước.
Số lượng và chủng loại như sau :
TT
Tên vật
tư
ĐVT
Số lượng theo
kế hoạch
trong năm
Số lượng lũy kế
từ đầu năm đến
nay
Số lượng
yêu cầu
Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
15
Cái

200


Kính đề nghị Tổng Giám đốc xét duyệt cấp số chủng loại vật tư trên để kịp tiến
độ công việc yêu cầu .
Điện Bàn, ngày 30 tháng 7 năm 2013
NGƯỜI LẬP TRƯỞNG ĐƠN VỊ

9.000

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 13
- Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các báo giá: Bảng báo giá
phải đủ thông tin: loại hàng, đơn giá, thời gian, giao hàng, thời hạn thanh toán.Nhân
viên phụ trách sẽ tiến hành so sánh đối chiếu các bảng báo giá với nhau. Đồng thời so
sánh với các báo giá của cùng nhà cung cấp với các hợp đồng kinh tế trước đây. Xem
xét có sự chênh lệch về số tiền quá lớn nào không, xem xét các yếu tố về uy tín giao
hàng, chất lượng hàng….Cuối cùng sẽ nhận báo giá thích hợp và thông thường bảng
báo giá nào có đơn giá thấp nhất sẽ được chọn. Bảng báo giá sau khi được trưởng
phòng quản lý cấp thoát nước kiểm tra lại rồi đưa cho tổng giám đốc ký duyệt. Sau
cùng sẽ chuyển qua phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi thanh toán.
- Lập đơn đặt hàng:
Căn cứ bảng cân đối nguyên phụ liệu và bảng báo giá của nhà cung cấp được
duyệt, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải đầy đủ
thông tin: tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao hàng, hình
thức thanh toán. Sau đây là mẫu:

Đơn đặt hàng sau khi được chấp thuận thì sao chép thành 4 liên
+ Liên 1: NCC: để thông báo về việc đặt hàng
+ Liên 2: Kế toán: để căn cứ để đối chiếu, chứng minh việc đặt hàng.
+ Liên 3: Bộ phận nhận hàng: làm căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng
+ Liên 4: Phòng quản lý cấp thoát nước lưu: theo dõi tiến độ thực hiện và được
sắp xếp theo thứ tự ngày đặt hàng.
+ Soạn thảo hợp đồng
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
sẽ được lập và ký kết. Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo hợp đồng theo mẫu của họ và
gửi cho công ty xác nhận.Các trường hợp còn lại thì công ty sẽ soạn hợp đồng rồi gửi
nhà cung cấp xác nhận.
CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM C
Ộ

NG HÒA XÃ H
Ộ
I CH
Ủ

NGHĨA VI
Ệ
T NAM

86-88 Phan Bội Châu Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi: Công ty CP Hawaco

STT

Tên hàng ĐVT Số lượng

Đơn giá Thành tiền Ghi
chú
1 Đồng hồ
Actaris
Cái 200 1.460.000 292.000.000




Ghi chú:
- Địa điểm giao hàng: CT CP Cấp thoát nước Quảng Nam
- Thời gian 5/8/2013

- Thanh toán bằng chuyển khoản sau khi nhận hàng. (Khi giao hàng kèm Hóa đơn
giá trị gia tăng)

Người lập TP.QLCTN

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 14
 Giám đốc: là người xét duyệt các bảng báo giá khi được trưởng phòng quản lý cấp
thoát nước chuyển lên, là người đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
mua bán.
 Bộ phận nhận hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng từ trưởng phòng quản lý cấp thoát nước
như là thông báo kế hoạch nhận hàng, làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.
 Phòng kế toán: tiếp nhận báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng. Lưu các chứng từ này
với nhau, làm căn cứ đối chiếu khi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung
cấp.
2.5.1.2. Nhận hàng:
Đảm bảo đơn vị nhận được toàn bộ hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt tiêu
chuẩn rồi mới tiến hành nhập kho.
Lưu đồ 2: Lưu đồ quá trình nhận hàng
P. QLCTN Bộ phận nhận hàng Kho P. Kế toán

- Bộ phận nhận hàng gồm có: người giao hàng, kế toán vật tư (do chức năng kế
toán là bảo vệ tài sản), thủ kho (chịu trách nhiệm vật chất chuyển từ người giao hàng
sang), Trưởng phòng quản lý CTN.
- Biên bản giao nhận hàng: được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán và
liên thứ 2 được lưu tại phòng QLCTN, biên bản giao nhận hàng được Trưởng phòng
QLCTN kiểm tra phê duyệt nhằm đảm bảo thủ tục nhận hàng không có gì sai sót.

PNK 2 đã ký

nh
ậ
n

Biên bản giao
nh
ậ
n hàng 2

H.đơn người
bán
L
ưu

Đơn đ
ặ
t hàng
3

Nhận hàng & hóa đơn từ
nhà cung c
ấ
p

Hóa đơn ngư
ờ
i bán

PNK 1 đã
ký nhận

L
ưu

Nhận hàng vào kho,
lập phiếu nhập kho
Cập nhật chi tiết
HTK vào hệ thống
PNK
1
đã ký nh
ậ
n


PNK 2 đã ký nh
ậ
n

PNK 3 đã ký nh
ậ
n

L
ưu

Biên b
ả
n giao nh
ậ
n hàng

1

Biên b
ả
n giao nh
ậ
n hàng 2

L
ưu

Đối chiếu
chứng từ (ĐĐH
và HĐ) & lập
biên bản giao
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 15

- Sau khi phê duyệt thì hàng mới được nhập kho và thủ kho tiến hành lập phiếu
nhập kho gồm 3 liên. Liên thứ nhất giao cho phòng QLCTN, liên thứ 2 giao cho kế
toán và liên thứ 3 được lưu tại kho. Mẫu Phiếu nhập kho

CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM

86-88 Phan Bội Châu- Tam Kỳ - QNam
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 5/8/2013 Số: VT13/8

Người giao hàng:
Đơn vị: NC00055- CTCP Hawaco
Địa chỉ: 57 Quang Trung, Hà Nội
Số hóa đơn: 2025 Seri: AA/11P ngày 5/8/2013
Nội dung: Nhập kho vật tư
Tài khoản có: 33111A- Phải trả ngắn hạn người bán
STT

Tên hàng ĐVT Số lượng

Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
Cái 200 1.460.000 292.000.000


Tổng cộng tiền hàng
Chi phí

Thuế giá trị gia tăng
(10%)
292.000.000

0

29.200.000


Tổng cộng tiền thanh toán 321.200.000


Bằng chữ: Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng.
Người lập Người giao hàng Thủ kho P.QLCTN

Nhân viên C
CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM

86-88 Phan Bội Châu- Tam Kỳ - QNam

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG
Ngày 5/8/2013 Số: 13/8

Người giao hàng:

Đơn vị: NC00055- CTCP Hawaco
Địa chỉ: 57 Quang Trung, Hà Nội
Số hóa đơn: 2025 Seri: AA/11P ngày 5/8/2013
Nội dung: Nhập kho vật tư

STT

Tên hàng ĐVT Số lượng

Số lượng thực tế Thừa Thiếu Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
Cái 200 200 0

0









Người lập Người giao hàng TP.QLCTN
Nhân viên C
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 16
2.5.3.3. Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán

 Kế toán vật tư: khi nhận được bộ chứng từ gồm bảng báo giá, đơn đặt hàng,
hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho….sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra. Cụ thể:
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chẳng hạn hóa đơn, phiếu nhập kho đã có đủ
chữ ký của các bên liên quan,
- Đối chiếu các thông tin trên phiếu nhập kho với đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa
đơn….có trùng khớp và đẩy đủ chưa, đó là sự trùng khớp số hóa đơn, số hợp đồng, số
lượng, đơn giá,….
- Kiểm tra các hóa đơn, các chứng từ làm căn cứ để lập phiếu tính giá thành vật
tư thực tế
- Tiến hành nhập liệu vào máy tính
- Các chứng từ sau khi đã được nhập liệu vào máy tính sẽ được kế toán vật tư
đánh dấu để tránh cho trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa và lưu ở nơi tách
bạch với chứng từ chưa nhập liệu.
- Toàn bộ các chứng từ liên quan đến số hàng nhập kho này sẽ được đóng tập và
lưu trong tập hồ sơ 152, tương ứng theo số thứ tự phiếu nhập kho. Hàng tháng kế toán
vật tư sẽ lập các báo cáo sổ chi tiết vật tư, sổ tổng hợp nhập xuất tồn và sổ cái TK 152.
 Kế toán nợ phải trả người bán
Các chi phí khác không được phép tính vào giá trị hàng mua như chi phí điện,
nước, tư vấn, hoặc các chứng từ khác khi mua đồ dùng văn phòng sẽ được chuyển
cho kế toán nợ phải theo dõi.
Sau khi kế toán vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ
liệu liên quan đến TK331 và kế toán nợ phải trả người bán có thể theo dõi nợ phải trả
người bán trên TK331 mà không cần nhập liệu, thuận tiên cho công tác kiểm tra, giám
sát công việc lẫn nhau và cũng tránh được sự trùng lặp. Khi đó, kế toán vật tư sau khi
nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan (gồm hóa
đơn gốc, sang cho kế toán nợ phải trả người bán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại
một lần nữa xem phần nhập liệu của kế toán vật tư đã đúng chưa. Nếu có sai sót thì kế
toán nợ phải trả người bán yêu cầu kế toán vật tư điều chỉnh và sửa lại cho cính xác.
Kế toán nợ phải trả không được quyền sửa, chỉ có quyền theo dõi và kiểm tra.
Hàng tháng, kế toán nợ phải trả người bán sẽ lập báo cáo sổ tổng hợp phải trả

người bán, sổ chi tiết nợ phải trả người bán, sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng
đối tượng và sổ cái TK 331.
2.1.5.4. Thanh toán
Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên thi phương thức thanh toán có sẽ có sự
khác nhau. Các ủy nhiệm chi/Lệnh chi sẽ được lập Công ty tiến hành liên hệ với ngân
hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhận các nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã
thanh toán cũng như chuẩn bị báo cáo.









Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 17
Kiểm
tra, đối
chi
ế
u

Ký
duy
ệ
t

Lưu đồ 3: Lưu đồ kiểm soát quá trình thanh toán


P. QLCTN KT Nợ
phải trả
Kế toán
trưởng
Tổng giám đốc KT Ngân hàng Ngân hàng













Ủ
y nhi
ệ
m chi 1

Ủ
y nhi
ệ
m chi 2

Giấy đề nghị
thanh toán

Ký
duyệt
Giấy đề
nghị thanh
toán
Ký
duy
ệ
t

UNC 1

UNC 2

Ký
duyệt
Thanh toán cho
NCC

Ủ
y nhi
ệ
m chi 1

Ủ
y nhi

ệ
m chi 2

UNC 1 đã ký

UNC 2 đã ký

Lưu

Giấy đề
nghị thanh
toán
Bản sao
hđơn
Lập đề nghị
thanh toán
Giấy đề nghị
thanh toán
Kiểm
tra
đối
chiếu
Giấy đề
nghị thanh
toán

UNC 1
đã ký
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 18
a) Phòng Quản lý cấp thoát nước: Lập giấy đề nghị thanh toán.
Các hợp đồng với nhà cung cấp yêu cầu thanh toán sau, Phòng Quản lý Cấp
thoát nước sẽ căn cứ vào các Hóa đơn giá trị gia tăng để lập Giấy đề nghị thanh toán,
gửi cho phòng kế toán để thanh toán kịp thời, không chỉ nâng cao uy tín của công ty
mà con có thể được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán nếu thanh toán đúng thời
hạn được hưởng chiết khấu.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán như sau:














b) Phòng Kế toán: tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán
đúng nhà cung cấp, đúng số tiền
- Kế toán nợ phải trả: kiểm tra lại Giấy đề nghị thanh toán và đối chiếu hồ sơ
chứng từ. Xem xét, kiểm tra sự đầy đủ, sự chính xác và tính hợp lệ của thông tin các
khoản nợ thanh toán cho nhà cung cấp là hợp lý không, đảm bảo đúng số tiền, đúng
nhà cung cấp, đúng số hóa đơn và đảm bảo rằng các hóa đơn đó chưa được thanh toán,
tránh thanh toán lại hóa đơn đã thanh toán. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét
duyệt, và tổng giám đốc xét duyệt có đồng ý thanh toán không. Nếu có giấy đề nghị

thanh toán được gửi đến kế toán tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển sang cho
kế toán tiền tiền gửi ngân hàng xem xét, kiểm tra thông tin lại 1 lần nữa, căn cứ vào
giấy đề nghị thanh toán kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi/Lệnh
chi.


CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM

C
Ộ
NG HÒA XÃ H
Ộ
I CH
Ủ

NGHĨA VI
Ệ
T NAM

PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty

Kính đề nghị Phòng Kế toán – Tài chính Công ty thanh toán tiền cho:
Đơn vị; Công ty Cổ phần Hawaco
Số tiền: 321.200.000 ( Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng)
Nội dung: thanh toán tiền mua vật tư
Số hóa đơn: 1756,1757,1759,1821
Tài khoản: 064506789213
Tại ngân hàng: Vietcombanh TP: Đà Nẵng
Thời gian thanh toán chập nhất để được hưởng chiết khấu: 25/9/2013

Rất mong phòng Kế toán Tài chính quan tâm giải quyết ./.

Người đề nghị TP. QLCTN Kế toán trưởng Tổng giám đốc

Nhân viên X
Kiểm tra
tính chính
xác
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 19
Mẫu Ủy nhiệm chi

Tiếp theo, sau khi Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được sư kiểm tra, ký duyệt của kế toán
trưởng và Tổng giám đốc. Kế toán ngân hàng sẽ yêu cầu ngân hàng có liên quan
chuyển tiền cho nhà cung cấp. Định kỳ, Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đem các Ủy
nhiệm chi/Lệnh chi đến ngân hàng và yêu cầu kiểm tra lại, nếu ngân hàng đã thanh
toán Ủy nhiệm chi/Lệnh chi sẽ đóng dấu xác nhận của ngân hàng. Các Ủy nhiệm
chi/Lệnh chi có dấu xác nhận sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh khoản phải trả đã
được thanh toán cho người bán, định khoản các nghiệp vụ liên quan và lập các báo
cáo.
Kế toán tiền gửi ngân hàng mở tài khoản chi tiết theo dõi cho từng ngân hàng,
các Ủy nhiệm chi/Lệnh chi được đánh số thứ tự và lưu theo trình tự này, theo từng
ngân hàng liên quan. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi phải tham chiếu được đến hóa đơn
mua hàng tương ứng, các hóa đơn giá trị gia tăng sau khi đã thanh toán được đóng dấu
“đã thanh toán”.
Hàng kỳ, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng để
theo dõi các khoản đã thanh toán, kiểm tra đối chiếu số dư đầu kì, số phát sinh trong
kỳ, số dư cuối kì với sổ phụ ngân hàng. Cuối kì, lập báo cáo sổ chi tiết TK 112, sổ
tổng hợp TK 112, sổ cái tài khoản TK 112.
2.1.5.5. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, công ty có các thủ tục kiểm soát sau:
a) Kiểm soát quá trình mua hàng:
VIETCOMBANK ỦY NHIỆM CHI Liên(slip):
Ngày (date): 21/9/2013

Loại tiền:  VND  USD  EUR

Tên đơn vị trả tiền: CT CP Cấp thoát nước Quảng Nam
Số tài khoản: 061000519979
Tại ngân hàng: Vietcombank Tỉnh: Quảng Nam

Tên đơn vị nhận tiền: CT Cổ phần Hawaco
Số hiệu tài khoản: 064506789213
Tại ngân hàng: Vietcombank Thành phố: Đà Nẵng

Nội dung: Thanh toán tiền mua vật tư ( Hóa đơn: 1756,1757,1759,1821)
Số tiền: 321.200.000 ( Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng)
Đơn vị trả tiền
KT NH KTT Tổng giám đốc
Ngân hàng A
GD viên Kiểm soát
Ngân hàng B
GD viên Kiểm soát

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 20
Mục tiêu
kiểm soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát
Tính có thật

Các nghiệp vụ
mua hàng là có
thật, phù hợp với
lợi ích của đơn vị
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên phiếu đề nghị
cấp vật tư được phê duyệt bởi trưởng đơn vị.
- Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu số lượng,
quy cách, của hàng thực nhận với đơn đặt hàng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
và đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng
với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng trước
khi ghi sổ.
- Cân đối nguyên phụ liệu căn cứ vào tình hình
tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, đồng
thời tính toán thời gian hàng đến là phù hợp
Sự phê
chuẩn
Các nghiệp vụ
mua hàng được

phê duyệt
- Giấy đề nghị cấp vật tư được phê duyệt bởi
trưởng đơn vị.
- Khi gửi đơn đặt hàng thì phải được sự phê
duyệt của trưởng phòng quản lý cấp thoát nước.
Tính đầy đủ

Tất cả hàng nhận
trong kỳ đều được
ghi sổ đầy đủ
- Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự
và được đính kèm với hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên
bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.
Sự đánh giá Các nghiệp vụ
mua hàng được
ghi sổ đều được
đánh giá đúng
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào.
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi
sổ.

Sự phân
loại
Các nghiệp vụ
mua hàng được
phân loại đúng
đắn
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

- Khi nhập liệu xong, kế toán vật tư sẽ in ra
phiếu nhập kho có định khoản, đính kèm với hóa
đơn như là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi
nhận.
- Kế toán nợ phải trả sẽ kiểm tra lại các định
khoản trên phiếu nhập kho này cùng với các hóa
đơn và chứng từ tương ứng.
- Mở tài khoản chi tiết theo dõi từng loại vật tư.
Đúng hạn Các nghiệp vụ
mua hàng được
ghi sổ đúng lúc
- Có quy định thời gian luân chuyển chứng từ
mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.
- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.
Chuyển sổ
và tổng hợp
Các nghiệp vụ
mua hàng được
ghi sổ đúng đắn
trên sổ phụ các
khoản phải trả và
sổ kho, chúng
được tổng hợp
đúng đắn
- Kế toán vật tư hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập
và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ,
cũng như đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng
hợp.

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 21
b) Kiểm soát quá trình thanh toán:
Mục tiêu
kiểm soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát
Tính có thật

Các khoản chi tiền
được ghi sổ là
thanh toán cho
hàng mua đã nhận
được
- Chứng từ chỉ được lập khi đã có biên bản nhận
hàng, các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối
chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được tính lại và đã
được duyệt chi.
- Chứng từ phải tham chiếu được đến Hóa đơn
mua hàng tương ứng.
- Kế toán trưởng và tổng giám đốc là người
duyệt chi, khác với người lập chứng từ chi.
- Các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán
được đóng dấu “đã thanh toán”
Sự phê
chuẩn
Nghiệp vụ chi tiền

được ghi sổ là
được phê chuẩn
đúng đắn
- Giấy đề nghị thanh toán được sự xét duyệt của
kế toán trưởng, tổng giám đốc.
- Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi có sự xét duyệt, kiểm
tra của kế toán trưởng.
Tính đầy đủ

Tất cả các khoản
chi tiền mua hàng
được ghi sổ đầy đủ

- Các chứng từ chi được đánh số trước, và được
ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nghiệp vụ chi
tiền được phản ánh theo số thứ tự này.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân
hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản
chi trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của công ty.
Sự đánh giá Các nghiệp vụ chi
tiền được đánh giá
đúng đắn
- Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu
thanh toán.
- So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ
phụ ở ngân hàng.
Sự phân
loại
Các nghiệp vụ chi
tiền được phân

loại đúng đắn
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Ghi định khoản trên Ủy nhiệm chi/Lệnh chi.
- Khi ký duyệt chứng từ, kế toán trưởng kiểm
tra định khoản trên chứng từ.
- Theo dõi thanh toán cho từng đối tượng nhà
cung cấp.
- Mở tài khoản chi tiết theo dõi nghiệp vụ phát
sinh liên quan đến từng ngân hàng.
Đúng hạn Các nghiệp vụ chi
tiền mặt được vào
sổ đúng lúc
- Theo dõi các hóa đơn đầy đủ để thanh toán
cho nhà cung cấp đúng hạn.
Chuyển sổ
và tổng hợp
Các nghiệp vụ chi
tiền được phản
ánh đúng trên sổ
phụ các khoản
phải trả, chúng
được tổng hợp
đúng đắn
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các tài khoản
chi tiết và tài khoản tổng hợp.


Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 22

2.1.6. Lưu chuyển chứng từ
Đơn đặt hàng được lập thành 4 liên, sau khi được xét duyệt, liên 1 gởi nhà cung
cấp, liên 2 gởi bộ phận kế toán, liên 3 lưu tại bộ phận mua hàng, liên 4 lưu tại phòng
quản lý cấp thoát nước.
Bộ phận nhận hàng nhận hóa đơn từ người bán, sau khi đối chiếu với đơn đặt
hàng lập phiếu nhập kho được đánh số trước có ký nhận của bên bán và chuyển sang
thủ kho. Hóa đơn thì được chuyển lên bộ phận kế toán.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, sau khi được thủ kho ký nhận liên 1 gởi
đến phòng QLCTN, liên 2 gởi đến bộ phận kế toán, liên 3 lưu tại kho.
Phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 2 liên, 1 liên gửi cho người
nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại lưu kèm với phiếu nhập kho và hóa đơn được
đánh dấu “Đã thanh toán”. Phiếu nhập kho và hóa đơn chưa thanh toán được lưu thành
1 tập hồ sơ riêng.
2.2. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam là công ty mới được chuyển đổi từ
hình thức sở hữu Nhà nước sang công ty cổ phần. Do đó, đòi hỏi nhu cầu thông tin về
tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cần cung cấp nhiều hơn, chính xác hơn và
đối tượng được cung cấp thông tin cũng đa dạng hơn. Trong những năm qua, công ty
cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam cũng đã trải qua nhiều giai đoạn thuận lợi và khó
khăn, biến động thị trường. Tuy nhiên công ty cũng đã gặt hái được nhiều thành công
lớn. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh. Doanh thu tăng đều qua các năm.
Có những thành tích trên công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ,
khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng Ngoài ra để đạt được những kết quả
như trên phải có sự đóng góp không nhỏ của Ban giám đốc đặc biệt là Ban kiểm soát.
Bên cạnh đó, cũng còn tồn tại một số thiếu sót trong hoạt động kiểm soát. Cụ thể là đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.
2.2.1. Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh
toán tại công ty
2.2.1.1. Môi trường kiểm soát
Ban Giám đốc là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong công tác xây

dựng hệ thống KSNB. Luôn định hướng cho nhân viên thấy được vai trò của kiểm
soát. Yêu cầu về sự trung thực của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Ban
quản trị công ty đã rất coi trọng đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nói
chung và đối với chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng.
Công ty hiện nay có một bộ máy quản lý cụ thể, sự liên kết giữa các phòng ban
khá chặt chẽ, mối quan hệ trực tuyến và chức năng hỗ trợ nhau rất nhiều. Đối với bộ
máy kế toán thì được tổ chức khá chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ
chức dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Công ty có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức tốt và ý
thức trong công việc. Hàng năm, công ty đều có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen
thưởng, kỷ luật thích đáng, đồng thời cũng tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia
các lớp huấn luyện nhằm nâng cao tay nghề của nhân viên.
Chính sách nhân sự: Công ty có một chính sách nhận sự rõ ràng, mọi trách
nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập nhằng, chất lượng làm việc
được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc
đẩy nhân viên làm việc để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được
giao.
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 23
Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các
bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Đồng thời công ty áp dụng
hình thức kế toán máy nên việc rút số sư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính
chính xác cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất
vật tư, quản lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và
mang tính khoa học.
2.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Công ty đã xây dựng được cho mình những cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro
liên quan đến hoạt động của công ty nói chung và hoạt động mua hàng, thanh toán nói
riêng. Công ty đã xây dựng mục tiêu cho toàn công ty và cho từng bộ phận để thông

qua đó nhận dạng và phân tích được những rủi ro liên quan.
2.2.1.3. Thông tin và truyền thông
Nhìn chung kênh thông tin của công ty khá đảm bảo cho việc mọi chính sách của
công ty được truyền đạt đến nhân viên và bộ phận có nhu cầu. Có kênh thu thập thông
tin bên trong và bên ngoài rõ ràng hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của công ty.
2.2.1.4. Giám sát
Hoạt động giám sát của công ty được quan tâm đối với số liệu kế toán và tình
hình thực tế. Nhằm đảm bảo số liệu kế toán là chính xác, đồng thời kiểm soát được
tình hình thực tế của công ty.
2.2.1.5. Hoạt động kiểm soát
Trong hoạt động kiểm soát, doanh nghiệp cũng đã xây dựng cho mình quy trình
xử lý nghiệp vụ rõ ràng. Kèm theo đó là những luồng lưu chuyển chứng từ và các thủ
tục nhằm hạn chế và phát hiện một sai sót.
Có sự phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình. Có sự phân
công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, có sự phê duyệt kế hoạch mua hàng: gồm phê duyệt
những mặt hàng, vật tư cần mua, số lượng hàng cần thiết, phê duyệt nhà cung cấp
được chọn.
Có sự tách biệt giữa các chức năng, đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, đặt
hàng, nhận hàng,
Đơn đặt hàng được in sẵn và đánh số thứ tự đảm bảo kiểm soát việc đặt hàng,
hạn chế rủi ro do mất đơn hàng, và ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật.
Chứng từ được xếp đúng số thứ tự, không bỏ sót nghiệp vụ.
Các số liệu được đối chiếu cẩn thận, hạn chế sai sót.
Sơ đồ tài khoản đầy đủ. Các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán được ghi đúng tài
khoản.
Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu đến hóa đơn. Các hóa đơn mua hàng đã
được thanh toán được đóng dấu đã thanh toán. Nên đảm bảo thanh toán đúng nhà cung
cấp, đúng số tiền. Lệnh chi/Ủy nhiệm chi có sự xét duyệt, kiểm tra của kế toán trưởng.
Đảm bảo các khoản thanh toán được kiểm tra, phê chuẩn và tránh được việc sử dụng
lại phiếu chi để yêu cầu được thanh toán.

Có quá trình kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản
tổng hợp. Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định.
2.2.2. Những mặt tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng,
thanh toán tại công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
- Công ty hiện nay đã cổ phần hóa do vậy các cổ đông càng quan tâm đến lợi ích
của mình hơn, ban quản lý cũng vậy, mà hoạt động KSNB do chính những người quản
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 24
lý trong công ty tổ chức và điều hành nên rất khó để ngăn ngừa và phát hiện những
gian lận của nhà quản lý.
- Chưa thiết lập được bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm tra lại việc thực hiện các
hoạt động. Công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực và với nhiều chi nhánh khác nhau
nhưng bộ phận kiểm soát chỉ có 3 thành viên, lại chưa đề ra các thủ tục kiểm soát rõ
ràng và đồng bộ cho toàn công ty, nên việc kiểm soát còn chưa đạt hiệu quả cao.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Công ty đã xây dựng những mục tiêu để thông qua đó đánh giá rủi ro, tuy nhiên
công ty chưa có chính sách phân tích rủi ro một cách rõ ràng mà chỉ dựa trên trực
quan.
2.2.2.3. Thông tin và truyền thông
Thông tin của công ty chưa được chú trọng theo chiều từ dưới lên, điều này có
thể làm mất đi tính khách quan, và một số thông tin quan trọng đối với nhà quản lý.
Công ty cần có chính sách phát huy vai trò thông tin và truyền thông ở dưới lên.
2.2.2.4. Giám sát
Việc giám sát của công ty còn khá mờ nhạt, chủ yếu chỉ diễn ra việc đối chiếu
thông tin kế toán với thực tế. Công ty chưa chú trọng đến việc giám sát bên ngoài, như
việc giám sát nhà cung cấp, khách hàng cũng là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả
của công ty.
2.2.2.5. Hoạt động kiểm soát

- Việc giao nhận chứng từ giữa các phòng ban không có thủ tục ký nhận nên việc
thất lạc chứng từ không biết qui trách nhiệm cho ai, ảnh hưởng đến công tác kế toán.
Hơn nữa, công ty không quy định thời hạn luận chuyển chứng từ dẫn đến chậm trễ
trong việc nhập liệu.
- Công ty chưa có chính sách đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp để
phục vụ cho việc lựa chọn sau đó, nên mỗi lần mua hàng việc đánh giá để lựa chọn
nhà cung cấp làm tốn kém thời gian.
- Bộ phận nhận hàng nhận có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hóa
đơn của người bán, có thể thông đồng với người giao hàng và chỉ lập phiếu nhập kho
theo chứng từ nếu có trường hợp hàng thừa thì có thể chiếm giữ số hàng này.
- Chưa có chính sách theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng
vẫn chưa nhận được, nên chưa chủ động được trong những trường hợp đáp ứng nhu
cầu cấp bách của đơn vị có yêu cầu.
- Công ty chưa có chính sách theo dõi các khoản thanh toán người bán để đảm
bảo việc thanh toán của công ty là lợi nhất cho công ty để được hưởng các khoản chiết
khấu thanh toán
- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách
phần hành đó tự kiểm tra với nhau chứ chưa có một nhân viên độc lập để làm nhiệm
vụ đó.

Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai

SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 25
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT
NƯỚC QUẢNG NAM
3.1. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
thanh toán tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam
3.1.1. Nâng cao vai trò của ban kiểm soát
Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ của Tổng

Công ty, Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trong
việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và
mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công
tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo tình hình
kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của Công ty, báo cáo đánh giá
công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát cần hoạt động một cách có khoa học hơn, không chỉ giám sát
việc tuân thủ và tình hình hoạt động chung mà cần phải giám sát hoạt động ở các
phòng ban, nhà máy một cách tích cực và thường xuyên hơn.
Định kỳ theo quý các phòng ban sẽ thông báo tình hình và những đề xuất trong
cách hoạt động, làm việc đến cho Ban kiểm soát, từ đó có những chính sách và biện
pháp kiểm soát tốt hơn.
Ban kiểm soát hàng quý họp một lần, và đưa ra các báo cáo kiểm soát trong
quý, các báo cáo phải thực sự có ý nghĩa để góp phần nâng cao và hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ trong Công ty, cũng như các quyền lợi khác của ban quản lý, nhà đầu
tư, cổ đông
3.1.2. Thành lập ban kiểm toán nội bộ
Với quy mô của Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam hiện nay, nhu cầu
tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt
trong điều kiện hội nhập kinh tế.
Công ty có thể thành lập một Ban kiểm toán nội bộ có mô hình như sau:






Trưởng Ban kiểm toán nội bộ nên duy trì thường xuyên các cuộc hợp với Ban
giám đốc và Trưởng ban kiểm soát. Đồng thời phải thường xuyên có các báo cáo tóm
tắt gửi cho các trưởng phòng và các cá nhân có quan tâm khác không lâu hơn một quý.

Kiểm toán viên sẽ kiểm tra, kiểm toán và điều tra các vấn đề liên quan đến hoạt
động của toàn công ty, đặc biệt các thông tin liên quan đến kế toán. Kiểm toán viên
phải được cung cấp thẻ xác nhận để họ có thể tiếp cận tự do với tất cả sổ sách của tổ
chức.
Hoạt động Ban kiểm toán nội bộ tổng quát như sau:
- Kiểm tra đánh tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ
thống kiểm soát nội bộ. Ban giám đốc phải có trác nhiệm thiết lập và thường xuyên
xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ thống này. Kiểm toán nội bộ
Trưởng Ban kiểm toán nội bộ
Kiểm toán viên
Kiểm toán viên Kiểm toán viên