Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Đồng Nai

LỜI CÁM ƠN
Để có thể hoàn thành luận văn thạc sĩ này, tôi xin gửi lời cám ơn sâu sắc nhất
đến Cô PGS.TS Mai Thị Hoàng Minh, vì đã hết sức tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi
trong suốt thời gian thực hiện luận văn.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cám ơn Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Lạc
Hồng, Quý Thầy, Cô giảng dạy và Quý Thầy, Cô trong Khoa Sau đại học Trƣờng
Đại học Lạc Hồng đã tận tình truyền đạt kiến thức và hỗ trợ tạo điều kiện cho tôi
trong suốt thời gian học tập cũng nhƣ nghiên cứu vừa qua.
Tôi xin chân thành cám ơn Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Đồng Nai và
Phòng Kế hoạch Tài chính đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ để tôi có thể hoàn
thành luận văn này.
Lời cuối cho tôi gửi lời chúc đến Quý Thầy Cô lời chúc sức khỏe và thành
công trong sự nghiệp. Đồng kính chúc bạn bè và đồng nghiệp đang công tác tại
Trƣờng Đại học Đồng Nai luôn mạnh khỏe và gặt hái nhiều thành công trong công
việc của mình.
Tác giả luận văn.


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trƣờng
Đại học Đồng Nai” là công trình nghiên cứu của tác giả với sự hƣớng dẫn của ngƣời
hƣớng dẫn khoa học.
Số liệu nghiên cứu thu thập và kết quả phân tích đƣợc trình bày trong luận
văn thạc sĩ này là trung thực, chính xác và chƣa đƣợc ai công bố.
Tác giả luận văn.


MỤC LỤC
Trang bìa
Trang phụ bìa
Lời cám ơn

Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các hình vẽ đồ thị
Danh mục các bảng biểu
Nội dung chính
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................1
2. Tổng quan về nghiên cứu.....................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................5
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................5
5. Phƣơng pháp nghiên cứu .....................................................................................5
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn .............................................................................6
7. Kết cấu .................................................................................................................6
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC
ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP ............................................................................7
1.1 Một số vấn đề cơ sở lý luận về đơn vị hành chính sự nghiệp............................7
1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp và đơn vị sự nghiệp công lập ......7
1.1.2 Vai trò của đơn vị sự nghiệp công lập .........................................................7
1.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập ...........................................................8
1.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập.......................10
1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập ............12
1.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ..............................................................13
1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................20
1.2.3 Tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật .......................................21
1.2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán ...........................................................................21
1.2.5 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một
phần chi phí hoạt động .......................................................................................22

1.2.6 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm
một phần chi phí hoạt động ................................................................................23
1.3 Đặc điểm của trƣờng ĐH công lập ảnh hƣởng đến công tác tổ chức kế toán .23
Kết luận chƣơng 1 .....................................................................................................25
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐẠI HỌC
ĐỒNG NAI VÀ ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ...............................................................26
2.1 Giới thiệu tổng quát về Đại học Đồng Nai ......................................................26
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Đại học Đồng Nai..................................26
2.1.2 Hệ thống các đơn vị trực thuộc .................................................................29
2.1.3 Quy mô cơ sở vật chất và đào tạo .............................................................29
2.1.4 Cơ cấu tổ chức ...........................................................................................30
2.2 Đặc điểm quản lý tài chính của Trƣờng Đại học Đồng Nai ............................33
2.2.1 Nguồn tài chính của Trƣờng......................................................................33
2.2.2 Nội dung chi hoạt động .............................................................................35
2.2.3 Quản lý tài chính của Trƣờng Đại học Đồng Nai .....................................37
2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đồng Nai và các đơn vị trực
thuộc.......................................................................................................................38
2.3.1 Tình hình chung về tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đồng Nai và các
đơn vị trực thuộc.................................................................................................38
2.3.2 Khảo sát thực tế về tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đồng Nai .........45
2.3 Một số nhận xét về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trƣờng Đại học
Đồng Nai và đơn vị trực thuộc ..............................................................................54
2.3.1 Những kết quả đạt đƣợc ............................................................................54
2.3.2 Một số hạn chế còn tồn tại.........................................................................55
2.3.3 Nguyên nhân ..............................................................................................57
Kết luận chƣơng 2 .....................................................................................................60
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ................61
3.1 Quan điểm phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán tại ĐHĐN ................61
3.1.1 Phù hợp với đặc điểm của giáo dục đại học ..............................................61

3.1.2 Phù hợp với đặc điểm quy mô tổ chức và quản lý tài chính của ĐHĐN ..62
3.1.3 Đảm bảo tiêu chí tiết kiệm, hiệu quả .........................................................62
3.1.4 Quan điểm kế thừa có chọn lọc .................................................................62
3.1.5 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.............63


3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán ................................................63
3.2.1 Giải pháp về vận dụng chế độ kế toán ......................................................63
3.2.2 Giải pháp về chế độ kế toán ......................................................................63
3.2.3 Giải pháp về bộ máy kế toán .....................................................................65
3.2.4 Giải pháp về công nghệ thông tin..............................................................66
3.2.5 Giải pháp về kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ .......................................66
3.2.6 Giải pháp về quản lý tài chính ...................................................................67
3.3 Kiến nghị..........................................................................................................69
3.3.1 Đối với Ban giám hiệu ..............................................................................69
3.3.2 Đối với bộ phận kế toán – phòng Kế hoạch Tài chính ..............................70
KẾT LUẬN ...............................................................................................................78
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT

DIỄN GIẢI

BCTC

Báo cáo tài chính

BTC

Bộ Tài chính

CĐSP

Cao đẳng sƣ phạm

ĐH

Đại học

ĐHĐN

Đại học Đồng Nai

ĐVHCSN

Đơn vị hành chính sự nghiệp

ĐVSN

Đơn vị sự nghiệp

ĐVSNCL

Đơn vị sự nghiệp công lập

GDĐH

Giáo dục đại học

HCSN

Hành chính sự nghiệp

KBNN

Kho bạc Nhà nƣớc

KHTC

Kế hoạch tài chính

KT

Kế toán

NSNN

Ngân sách nhà nƣớc

PTTHSP

Phổ thông thực hành sƣ phạm

QCCTNB

Quy chế chi tiêu nội bộ

QĐ

Quyết định

TSCĐ

Tài sản cố định

TT

Thông tƣ


DANH MỤC HÌNH VẼ ĐỒ THỊ
Hình 1.1: Hình thức Nhật ký chung ......................................................................... 16
Hình 1.2: Hình thức Nhật ký – Sổ cái ...................................................................... 17
Hình 1.3: Hình thức Chứng từ ghi sổ ....................................................................... 18
Hình 1.4: Hình thức kế toán trên máy vi tính .......................................................... 19
Hình 2.1: Trƣờng Đại học Đồng Nai ....................................................................... 26
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức trƣờng ĐHĐN ................................................................... 32
Hình 2.3: Hình thức kế toán tại trƣờng ĐHĐN........................................................ 39
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trƣờng ĐHĐN ......................................... 40
Hình 2.5: Sơ đồ bộ máy kế toán trƣờng PTTHSP ................................................... 43
Hình 3.1: Lƣu đồ quy trình công tác lập dự toán ..................................................... 72
Hình 3.2: Lƣu đồ quy trình công tác thu học phí ..................................................... 74
Hình 3.3: Lƣu đồ quy trình công tác thanh toán lƣơng ............................................ 75
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu tỷ trọng nguồn tài chính Đại học Đồng Nai (2011-2014) ....... 35


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Quy mô cơ sở vật chất năm 2014 ........................................................... 29
Bảng 2.2: Quy mô đào tạo 2011 – 2014 ................................................................. 30
Bảng 2.3: Số lƣợng cán bộ quản lý trƣờng ĐHĐN .................................................. 31
Bảng 2.4: Trình độ chuyên môn cán bộ, nhân viên ĐHĐN ..................................... 31
Bảng 2.5: Trình độ lý luận chính trị cán bộ, nhân viên ĐHĐN ............................... 31
Bảng 2.6: Trình độ lý tin học ngoại ngữ cán bộ, nhân viên ĐHĐN ........................ 31
Bảng 2.7: Số liệu nguồn tài chính từ năm 2011-2014 ............................................. 33
Bảng 2.8: Tỷ lệ tăng trƣởng nguồn thu tài chính 2011-2014 ................................... 34
Bảng 2.9: Các khoản chi từ nguồn ngân sách cấp từ năm 2011 -2014 .................... 36
Bảng 2.10: Số năm kinh nghiệm của bộ phận kế toán ............................................. 48
Bảng 2.11: Trình độ chuyên môn của bộ phận kế toán............................................ 49
Bảng 2.12: Kết quả và tỷ lệ khảo sát nội dung lập và nộp BCTC ........................... 52


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì
các đơn vị hành chính sự nghiệp dƣới sự quản lý của Nhà nƣớc cũng từng bƣớc đi
vào phát triển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới
kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị
quản lý hành chính Nhà nƣớc nhƣ đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hóa, thông
tin, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh
phí của Nhà nƣớc cấp, hoặc các nguồn kinh phí khác nhƣ thu sự nghiệp, phí, lệ phí,
thu từ kết quả hoạt động hay nhận viện trợ biếu tặng … để thực hiện nhiệm vụ của
Đảng và Nhà nƣớc giao cho.
Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà
nƣớc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt
động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính. Do đó, để quản lý và chủ động

trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải
lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Dựa vào dự toán, ngân sách nhà nƣớc cấp
kinh phí cho các đơn vị. Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản
thân đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nƣớc.
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải có nhiệm vụ
chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nƣớc, các tiêu chuẩn định mức, các qui
định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nƣớc ban hành. Điều này nhằm
đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính, quản lý tài sản công, nâng cao chất
lƣợng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp. Bên
cạnh đó, trong tình hình hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp đang đƣợc định
hƣớng đến cơ chế tự chủ quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ,
tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị. Chính vì vậy, công việc của kế
toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu có vai trò rất quan trọng, vừa
phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh
phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật
tƣ tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn
định mức của Nhà nƣớc ở đơn vị. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp có chức


2

năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành Ngân sách
Nhà nƣớc tại đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc Nhà nƣớc sử dụng nhƣ là một công
cụ sắc bén trong việc quản lý Ngân sách Nhà nƣớc, góp phần đắc lực vào việc sử
dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao.
Trƣờng Đại học Đồng Nai đƣợc thành lập năm 2010, trực thuộc UBND tỉnh
Đồng Nai, là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu đảm bảo một phần chi phí. Chính
vì thế, công việc của kế toán tại Trƣờng là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số
liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tƣ tài sản công, tình hình chấp hành dự

toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nƣớc ở đơn vị để vừa
đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực từ ngân sách Nhà nƣớc và các nguồn
thu sự nghiệp. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu đó đòi hỏi tổ chức công tác kế toán tại
Trƣờng phải đƣợc tổ chức một cách khoa học và phù hợp với tình hình thực tế tại
đơn vị. Hiện nay việc tổ chức công tác kế toán tại ĐHĐN còn tồn tại một số hạn chế
trong việc cung cấp thông tin, tổng hợp quyết toán cũng nhƣ kiểm soát hoạt động tài
chính của toàn ĐHĐN. Bên cạnh đó, đến cuối năm 2014, việc phát triển mở rộng
quy mô thành 3 cơ sở hoạt động và thành lập một đơn vị trực thuộc mới, đã dẫn đến
việc kết nối thông tin kế toán giữa các đơn vị trực thuộc ĐHĐN gặp nhiều khó khăn
và công tác kế toán chƣa đƣợc tổ chức thực hiện đồng bộ. Chính vì thế, đề tài
“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trƣờng Đại học Đồng Nai” đƣợc
nghiên cứu nhằm góp phần giải quyết những vấn đề còn bất cập trong công tác kế
toán tại ĐHĐN hiện nay, để từ đó đề xuất ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
kế toán tại đơn vị.
2. Tổng quan về nghiên cứu
Về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN, Bộ Tài chính đã ban hành
chế độ cụ thể hƣớng dẫn thực hành kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói
chung, không phân biệt lĩnh vực hay tính đến đặc thù riêng của các ngành có sự
khác nhau. Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 ban
hành các quy định chung về tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp nhƣ hệ
thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán và về báo cáo tài chính
của đơn vị. Đến ngày 15 tháng 11 năm 2010 thì thông tƣ số 185/2010/TT-BTC
đƣợc ban hành, theo đó thông tƣ đã hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành


3

chính sự nghiệp đã ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
Trong các nghiên cứu về kế toán, đa số các nghiên cứu đều hƣớng đến chế độ

kế toán doanh nghiệp, còn về chế độ kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp hiện
nay có ít tác giả thực hiện nghiên cứu. Tính đến thời điểm năm 2015, có một số
nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại cơ sở giáo dục đã đƣợc thực hiện, điển
hình nhƣ: Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán tại đại học
Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Minh Hằng, “Hoàn thiện công tác kế toán tại trƣờng
cao đẳng Công nghệ - Kinh tế và Thủy lợi miền Trung” của tác giả Hoàng Lê Uyên
Thảo, “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trƣờng Cao đẳng Đức Trí – Đà
Nẵng” của tác giả Phan Võ Diệu Trí, hay luận văn tốt nghiệp của thạc sĩ Võ Thị
Thanh Lan “Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại trƣờng Đại học Quốc
gia Tp. Hồ Chí Minh” năm 2009, và luận văn “Hoàn thiện nội dung tổ chức công
tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học thuộc Đại học Quốc gia thành
phố Hồ Chí Minh” của tác giả Lâm Thị Thảo Trang năm 2013.
Đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán tại đại học Đà
Nẵng” của tác giả Lê Thị Minh Hằng đƣợc thực hiện vào năm 2012 tại đại học Đà
Nẵng và đã bảo vệ thành công. Trong công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kế
toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp của mình, tác giả đã tìm hiểu và hệ thống hóa
cơ sở lý luận trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp có thu,
tác giả đã phân tích đƣợc thực trạng công tác kế toán từ đó xác định đƣợc những tồn
tại còn vƣớng mắc trong hạch toán và cung cấp thông tin trong kế toán. Tác giả
cũng đƣa một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại trƣờng đại học Đà
Nẵng. Tuy nhiên trong luận văn này tác giả chỉ nghiên cứu công tác hạch toán kế
toán đối với hoạt động thƣờng xuyên của trƣờng.
Đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán tại trường cao
đẳng Công nghệ - Kinh tế và Thủy lợi miền Trung” đƣợc thực hiện và bảo vệ luận
văn thành công vào năm 2012 tại trƣờng Đại học Đà Nẵng của tác giả Hoàng Lê
Uyên Thảo. Luận văn nghiên cứu công tác kế toán tại tổ chức công, tác giả đã tìm
hiểu cơ sở lý luận tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp, tác giả
phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trƣờng, từ đó đƣa ra đánh giá
những ƣu điểm, nhƣợc điểm và nguyên nhân của thực trạng tại trƣờng. Dựa trên

4

những nghiên cứu của mình, tác giả cũng đƣa ra một số giải pháp kiến nghị nhằm
hoàn thiện công tác kế toán cho trƣờng. Tuy nhiên bài viết này tác giả chƣa nêu lên
đƣợc mức độ ảnh hƣởng của các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán.
Đề tài luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Cao đẳng Đức
Trí – Đà Nẵng” của tác giả Phan Võ Diệu Trí đƣợc thực hiện tại Đà Nẵng vào năm
2013. Luận văn nghiên cứu công tác tổ chức kế toán tại trƣờng học, tác giả đã tìm
hiểu cơ sở lý luận về công tác kế toán tại trƣờng trong đó có đề cập đến vấn đề về
quản lý tài chính tại trƣờng, từ việc nhận định thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại trƣờng, tác giả đã đƣa ra đánh giá những ƣu điểm đạt đƣợc và những hạn chế còn
tồn tại. Từ những đánh giá của mình, tác giả đã đƣa ra các kiến nghị giải pháp đề
xuất để hoàn thiện công tác kế toán tại trƣờng. Nhƣng trong nghiên cứu của mình,
tác giả chƣa đƣa ra đƣợc nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại tại trƣờng.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Võ Thị Thanh Lan, năm 2009, “Một số giải pháp
hoàn thiện công tác kế toán tại Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh”, bảo vệ thành
công tại trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM. Bài viết nghiên cứu về công tác kế toán
và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cho toàn hệ thống Đại học
Quốc gia TP.HCM, tuy nhiên mới chỉ tập trung ở bốn nội dung lớn của Quyết định
19/2006/QĐ-BTC, chƣa nghiên cứu đƣợc hết tổng thể nội dung tổ chức công tác kế
toán.
Trong luận văn tốt nghiệp của mình “Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế
toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học thuộc Đại học Quốc gia thành phố
Hồ Chí Minh” năm 2013, tác giả Lâm Thị Thảo Trang bên cạnh việc hệ thống hóa
các lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp và ảnh
hƣởng của các đặc điểm giáo dục đại học đến tổ chức công tác kế toán, đã nghiên
cứu tổng quát tình hình tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục
đại học trực thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, mức độ khảo sát
đang dừng ở mức nghiên cứu sơ bộ, chƣa đi vào cụ thể của từng đơn vị.

Hiện nay, chƣa có tác giả nào nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại
Trƣờng Đại học Đồng Nai, chƣa có sự nghiên cứu thực tiễn để nâng cao nghiệp vụ
và trách nhiệm của kế toán viên. Do đó công tác kế toán còn gặp rất nhiều khó
khăn, hạn chế. Xuất phát từ lý luận và những vấn đề thực tiễn trên, tổ chức công tác
kế toán tại Trƣờng Đại học Đồng Nai cần một số giải pháp nhằm hoàn thiện phù


5

hợp với điều kiện hoạt động và phát triển của Trƣờng để có thể cung cấp thông tin
đầy đủ, kịp thời, trung thực phục vụ cho sự quản lý điều hành của trƣờng. Xuất phát
từ quá trình tìm hiểu về đề tài nghiên cứu, sẽ tập trung vào các vấn đề nhƣ vai trò, ý
nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán đối với các đơn vị sự nghiệp, thực tế tổ chức
công tác kế toán tại Trƣờng Đại học Đồng Nai hiện nay. Từ đó phân tích những ƣu
nhƣợc điểm và nguyên nhân để đƣa ra giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại Trƣờng Đại học Đồng Nai.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế
toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán tại trƣờng Đại học
Đồng Nai và đơn vị trực thuộc.
- Qua phân tích đánh giá thực trạng đƣa ra các kiến nghị đề xuất hoàn thiện
công tác tổ chức kế toán tại trƣờng Đại học Đồng Nai và đơn vị trực thuộc trong
thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến lý luận và thực
trạng tổ chức công tác kế toán tại trƣờng Đại học Đồng Nai và đơn vị trực thuộc,
việc tuân thủ các văn bản pháp quy liên quan đến công tác kế toán nhƣ Quyết định
số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30/03/2006, Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC
ban hành ngày 15/11/2010 và một số văn bản khác.

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác kế toán tại trƣờng Đại học Đồng Nai và các đơn
vị trực thuộc, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại đơn vị trong thời gian từ
năm 2011 đến 2014.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Tác giả chủ yếu vận dụng phƣơng pháp định tính để đạt đƣợc mục tiêu nghiên
cứu của đề tài, bao gồm: tra cứu tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của
trƣờng ĐHĐN, phƣơng pháp so sánh – đối chiếu giữa thực tiễn và lý luận, phƣơng
pháp hệ thống hóa, phƣơng pháp phân tích – tổng hợp từ thực trạng của trƣờng
ĐHĐN.
Bên cạnh đó, tác giả sử dụng phƣơng pháp định lƣợng trong luận văn, đó là việc
khảo sát thực tế bằng bảng câu hỏi đối với các kế toán viên tại phòng Kế hoạch Tài


6

chính tại trƣờng Đại học Đồng Nai và các đơn vị trực thuộc, phỏng vấn trực tiếp với
ban lãnh đạo nhà trƣờng, các phòng ban chuyên môn và thống kê số liệu thu thập
đƣợc, qua đó đánh giá thực trạng để đƣa ra phƣơng hƣớng, và đề xuất một số giải
pháp, kiến nghị để hoàn thiện nhƣ mục tiêu nghiên cứu đề ra.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Về lý luận: Luận văn trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức công tác kế
toán phù hợp với cơ chế tài chính tại trƣờng Đại học Đồng Nai.
- Về thực tiễn: Luận văn mô tả thực trạng về công tác tổ chức kế toán để quản
lý nguồn tài chính tại trƣờng Đại học Đồng Nai và các đơn vị trực thuộc. Từ đó đề
xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trƣờng và các đơn
vị này.
7. Kết cấu
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, Luận văn đƣợc chia thành
ba chƣơng nhƣ sau:
- Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp

công lập.
- Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trƣờng Đại học Đồng Nai
và các đơn vị trực thuộc.
- Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán tại
trƣờng Đại học Đồng Nai và các đơn vị trực thuộc.


7

CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1 Một số vấn đề cơ sở lý luận về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp và đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nƣớc,
đơn vị sự nghiệp kinh tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công
nghệ, sự nghiệp kỹ thuật …(các lĩnh vực hoạt động do Nhà nƣớc quản lý), hoạt
động bằng ngân sách nhà nƣớc hoặc bằng nguồn kinh phí khác nhƣ thu sự nghiệp,
thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận biếu, tặng … theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nƣớc
giao. Việc quản lý tài chính và thực hiện kế toán ở các đơn vị này chịu sự chi phối
trực tiếp của Luật Ngân sách nhà nƣớc.
Theo Thông tƣ số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 của Bộ Tài
chính thì đơn vị sự nghiệp công lập (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp) là đơn vị "do cơ
quan nhà nƣớc có thẩm quyền quyết định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con
dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán),
hoạt động trong các lĩnh vực sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo và Dạy nghề; sự nghiệp
Y tế, Đảm bảo xã hội; sự nghiệp Văn hoá - Thông tin (bao gồm cả đơn vị phát thanh
truyền hình ở địa phƣơng), sự nghiệp Thể dục - Thể thao, sự nghiệp kinh tế và sự
nghiệp khác".
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà nƣớc tại

các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh
tế, tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Do đó, để quản lý và chủ động
trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải
lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Dựa vào báo cáo dự toán, ngân sách nhà
nƣớc cấp kinh phí cho các đơn vị.
Việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những ngƣời làm công tác kế toán
trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phải phù hợp với qui mô hoạt động và yêu cầu
quản lý của đơn vị thật sự rất quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp.
1.1.2 Vai trò của đơn vị sự nghiệp công lập
Các đơn vị sự nghiệp công lập có vai trò quan trọng trong sự ổn định và phát
triển kinh tế, xã hội của đất nƣớc, cụ thể:


8

- Thứ nhất, các đơn vị sự nghiệp công lập có vai trò cung cấp và đảm bảo
các dịch vụ công về giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao…
- Thứ hai, các đơn vị sự nghiệp công lập có trách nhiệm thực hiện các
nhiệm vụ chính trị, nhiệm vụ ngoại giao đƣợc Nhà nƣớc giao.
- Thứ ba, đơn vị sự nghiệp công lập giữ vai trò chủ đạo trong việc tham
gia đề xuất, thực hiện các dự án, kế hoạch xây dựng phát triển ngắn hạn và
trong trung dài hạn nhằm phục vụ sự phát triển mạnh mẽ và bền vững về kinh
tế, xã hội của đất nƣớc.
- Thứ tƣ, sự phát triển của các đơn vị sự nghiệp công lập cũng góp phần
tăng cƣờng các nguồn lực phát triển, đẩy mạnh sự đa dạng hóa và xã hội hóa
các nguồn lực nhằm mục tiêu thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
1.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.3.1 Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp
Thông tƣ số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 của Bộ Tài
chính quy định tại điều 1 mục II, theo đó căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp,

ĐVSN đƣợc phân loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài
chính nhƣ sau:
- ĐVSN tự bảo đảm chi phí hoạt động: đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự
bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thƣờng xuyên. Đƣợc xác định bằng mức
tự bảo đảm chi phí hoạt động thƣờng xuyên bằng hoặc lớn hơn 100%, hay
đơn vị đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, từ nguồn
ngân sách nhà nƣớc do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nƣớc đặt hàng.
- ĐVSN tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: đơn vị có nguồn thu sự
nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thƣờng xuyên, phần còn lại
đƣợc NSNN cấp. Là các đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thƣờng
xuyên từ trên 10% đến dƣới 100%.
- ĐVSN do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động: đơn vị có nguồn
thu sự nghiệp thấp, ĐVSN không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thƣờng
xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt
động. Là đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thƣờng
xuyên từ 10% trở xuống hay các đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu.


9

Việc phân loại ĐVSN theo quy định này đƣợc ổn định trong thời gian
03 năm, sau thời gian 03 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phù hợp.
Trong trƣờng hợp ổn định phân loại, trƣờng hợp ĐVSN có thay đổi
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức thì cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền xem xét
điều chỉnh phân loại lại cho phù hợp.
1.1.3.2 Căn cứ vào cấp ngân sách
Căn cứ vào cấp ngân sách, ĐVSN đƣợc phân loại nhƣ sau:
- ĐVSN trực thuộc Trung ƣơng: do Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ chủ quản.
- ĐVSN trực thuộc địa phƣơng: do Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ƣơng chủ quản.
1.1.3.3 Căn cứ vào cấp dự toán
Các đơn vị đƣợc thụ hƣởng từ NSNN, có trách nhiệm tổ chức kế toán,
kiểm tra và quyết toán NSNN đƣợc quy định thành 03 cấp, bao gồm:
- Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách năm do
Thủ tƣớng Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực
hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dƣới trực thuộc, chịu
trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và
quyết toán ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán của
các đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc theo quy định.
- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị cấp dƣới đơn vị dự toán cấp I, đƣợc dự
toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán đƣợc giao cho đơn vị dự toán cấp
III (trƣờng hợp đƣợc ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình,
công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dƣới theo quy
định.
- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị cấp dƣới đơn vị dự toán cấp II và
không có đơn vị trực thuộc.
- Đơn vị cấp dƣới của đơn vị dự toán cấp III đƣợc nhận kinh phí để thực
hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và
quyết toán theo quy định. Đơn vị này chỉ đƣợc mở tài khoản giao dịch ở
Ngân hàng hoặc Kho bạc khi đƣợc cơ quan có thẩm quyền cho phép.


10

1.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.4.1 Nội dung quản lý tài chính
 Nguồn cấp tài chính
- Kinh phí do NSNN cấp, gồm:

+ Kinh phí bảo đảm hoạt động thƣờng xuyên thực hiện chức năng,
nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ.
+ Kinh phí thực hiện chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, viên
chức.
+ Kinh phí thực hiện các chƣơng trình mục tiêu quốc gia.
+ Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền đặt hàng.
+ Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
+ Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà
nƣớc quy định.
+ Vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa
chữa lớn TSCĐ phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án đƣợc cấp có thẩm
quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán đƣợc giao hàng năm.
+ Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nƣớc ngoài đƣợc cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
+ Kinh phí khác.
- Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm:
+ Phần đƣợc để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc NSNN theo quy định
của pháp luật.
+ Thu từ hoạt động dịch vụ.
+ Thu từ hoạt động sự nghiệp khác.
+ Lãi đƣợc chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân
hàng.
- Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật.
- Nguồn khác theo quy định của pháp luật.


11

 Nội dung chi
- Chi thƣờng xuyên, gồm:
+ Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền
giao.
+ Chi phục vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí.
+ Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với
NSNN, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo
quy định của pháp luật).
- Chi không thƣờng xuyên, gồm:
+ Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ.
+ Chi thực hiện chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, viên chức.
+ Chi thực hiện chƣơng trình mục tiêu quốc gia.
+ Chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nƣớc đặt hàng (điều tra, quy
hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc khung giá do Nhà nƣớc quy
định.
+ Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nƣớc ngoài.
+ Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
+ Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nƣớc quy định
(nếu có).
+ Chi đầu tƣ xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn
TSCĐ thực hiện các dự án đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nƣớc ngoài.
+ Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết.
+ Các khoản chi khác theo quy định.
1.1.4.2 Cơ chế quản lý tài chính
- Lập và chấp hành dự toán thu, chi NSNN: Căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch, chế độ
chi tiêu tài chính hiện hành; căn cứ kết quả hoạt động sự nghiệp, tình hình
thu, chi tài chính của năm trƣớc liền kề; đơn vị lập dự toán thu, chi hoạt động
thƣờng xuyên của năm kế hoạch. Đối với kinh phí hoạt động không thƣờng

xuyên, đơn vị lập dự toán theo quy định hiện hành.


12

- Đơn vị có trách nhiệm xây dựng QCCTNB hàng năm làm căn cứ để
cán bộ, viên chức thực hiện và KBNN thực hiện kiểm soát chi, bao gồm các
nguyên tắc và phạm vi sau:
+ QCCTNB thảo luận rộng rãi dân chủ, công khai trong đơn vị và có
ý kiến thống nhất của tổ chức công đoàn đơn vị.
+ QCCTNB phải gửi cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính cùng
cấp để theo dõi, giám sát thực hiện, gửi KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao
dịch để làm căn cứ kiểm soát chi.
+ Nội dung QCCTNB bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn,
định mức, mức chi thống nhất trong đơn vị, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ
đƣợc giao, phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí tiết
kiệm có hiệu quả và tăng cƣờng công tác quản lý.
+ Đối với nội dung chi thuộc phạm vi xây dựng QCCTNB (chi quản
lý, chi nghiệp vụ thƣờng xuyên) đã có chế độ tiêu chuẩn, định mức do cơ
quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định.
+ Đối với những nội dung chi, mức chi cần thiết cho hoạt động của
đơn vị, trong phạm vi xây dựng QCCTNB, nhƣng cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền chƣa ban hành, thì thủ trƣởng đơn vị có thể xây dựng mức chi cho
từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị.
1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN phải đƣợc xây dựng một cách khoa học và
hợp lý, không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng của công tác kế toán
mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền
vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong
đơn vị. Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau:

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán
và tiết kiệm đƣợc chi phí hạch toán.
Chính vì vậy mà tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp là công tác tổ chức thu thập, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về


13

tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài sản
và công tác nghiệp vụ ở đơn vị đó.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế
toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ
chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các
nhiệm vụ khác của kế toán.
Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các ĐVSNCL là một bộ phận của nội
dung tổ chức công tác kế toán tại các ĐVHCSN, cụ thể bao gồm một số nội dung
chủ yếu sau:
1.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
1.2.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo Khoản 7 Điều 4 Chƣơng I Luật Kế toán số 03/2003/QH11 quy định
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.
Chứng từ kế toán vừa là căn cứ pháp lý, vừa là phƣơng tiện ghi nhận
thông tin. Chế độ kế toán HCSN theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC quy
định chế độ chứng từ kế toán gồm 02 hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các
quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang

tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, phƣơng pháp lập và áp
dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nƣớc hƣớng dẫn các chỉ tiêu đặc trƣng để các
ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trƣờng hợp cụ
thể thích hợp.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù
chƣa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế
toán này thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong
các văn bản pháp luật khác hoặc phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận. (Điều
1, Mục I, Phần thứ nhất Hệ thống chứng từ kế toán QĐ 19/2006/QĐ-BTC)
Quá trình lập, xử lý và lƣu trữ chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Điều
3,4,5 Mục I Phần thứ nhất Quyết định 19/2006/QĐ-BTC gồm: lập chứng từ;


14

tiếp nhận, xử lý và kiểm tra chứng từ; hoàn chỉnh chứng từ; luân chuyển
chứng từ; lƣu trữ và bảo quản chứng từ.
Đối với các ĐVHCSN, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán đƣợc quy
định tại Điều 2 Mục 1 Phần thứ nhất Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, bao
gồm:
- Thứ nhất, là các chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng.
+ Chỉ tiêu vật tƣ.
+ Chỉ tiêu tiền tệ.
+ Chỉ tiêu TSCĐ.
- Thứ hai, là các chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật
khác.

1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Điều 1 Mục I Phần thứ hai Hệ thống tài khoản kế toán Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC ghi rõ “Tài khoản kế toán là phƣơng pháp kế toán dùng để
phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội
dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm
soát thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử
dụng kinh phí do ngân sách nhà nƣớc cấp và các nguồn kinh phí khác cấp,
thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành
chính sự nghiệp.”.
Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nƣớc. Hệ thống tài khoản
kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy
định thống nhất về loại tài khoản, số lƣợng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội
dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự
nghiệp đƣợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt
động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và
mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản
kế toán nhà nƣớc. Nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý của nhà nƣớc,
đồng thời phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế của đơn vị,…


15

Hệ thống tài khoản áp dụng cho ĐVHCSN bao gồm 07 loại: từ Loại 1
đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài
khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản từ loại 1 đến loại 6 là các
tài khoản thực hiện theo phƣơng pháp ghi kép. Riêng tài khoản loại 0 thực
hiện theo phƣơng pháp ghi đơn.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế
toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp

dụng phù hợp cho tình hình thực tế tại đơn vị. Đơn vị đƣợc bổ sung thêm các
Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã
quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý cụ thể
của đơn vị mình. Trƣờng hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các
tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi tài khoản, bổ
sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài
chính quy định thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trƣớc
khi thực hiện.
1.2.1.3 Tổ chức vận dụng sổ kế toán và hình thức kế toán
Sổ kế toán là các tờ sổ đƣợc thiết kế theo một mẫu nhất định dùng để ghi
chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian theo đúng phƣơng pháp
của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc nhằm phục vụ cho việc lập
các báo cáo kế toán, việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại
nguồn vốn cũng nhƣ các nghiệp vụ thu, chi thanh toán ở các đơn vị.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán
năm.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau (sổ kế toán tổng
hợp, sổ kế toán chi tiết), trong đó có những loại sổ đƣợc mở theo quy định
chung của Nhà nƣớc và có những loại sổ đƣợc mở theo yêu cầu và đặc điểm
quản lý của các đơn vị. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn
cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, căn cứ vào yêu cầu quản
lý và cung cấp thông tin của cấp dự toán cũng nhƣ đặc điểm của đối tƣợng kế
toán tại ĐVHCSN. Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa sai trên sổ phải tuân theo


16

các quy định tại Mục 2 Chƣơng II Luật Kế toán số 03/2003/QH11 và Mục I
Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán mà
ĐVHCSN đang áp dụng. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm
loại sổ, số lƣợng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để
ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có
thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và kỹ thuật ghi chép nhất định.
Mỗi một hình thức kế toán có những ƣu, nhƣợc điểm nhất định. Việc lựa
chọn sử dụng hình thức nào sẽ phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị,
trình độ, khả năng của nhân viên kế toán, tổ chức kế toán thủ công hay bằng
máy vi tính.Theo Phần thứ ba Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC hƣớng dẫn
thì ĐVHCSN có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế
toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều
đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung
nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái
theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các sổ sử dụng chủ yếu trong hình
thức Nhật ký chung gồm: sổ Nhật ký chung, sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi
tiết. Trình tự ghi sổ đƣợc thể hiện theo sơ đồ dƣới đây:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Nguồn:Giáo trình Kế toán đơn vị HCSN.
Hình 1.1: Hình thức Nhật ký chung


17

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Đặc trƣng cơ bản của hình thức
kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc
ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đƣợc phân loại, hệ thống hoá theo
nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng
hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Các sổ Nhật ký - Sổ Cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết là các sổ chủ yếu đƣợc sử dụng.
Trình tự ghi sổ trong hình thức này nhƣ sau:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI

SỔ QUỸ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

SỐ THẺ
KẾ
TOÁN

BẢNG
TỔNG
HỢP CHI
TIẾT

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi sổ hàng ngày
Ghi sổ cuối ngày
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Nguồn:Giáo trình Kế toán đơn vị HCSN.
Hình 1.2: Hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Đặc trƣng cơ bản của hình thức
kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp đƣợc căn cứ trực tiếp
từ “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và
xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh. Các sổ chủ yếu đƣợc sử dụng là chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ
ghi sổ, sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Dƣới đây là sơ đồ thể hiện trình tự
ghi sổ của hình thức kế toán này: