Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng Cty Hàng khụng VN

Từ viết tắt và thuật ngữ sử dụng trong luận văn
- ADM (Agent Debit Memo): Bảng kê báo nợ đại lý, điểm bán trực tiếp trong trờng hợp áp
dụng sai chính sách giá, phải thu thêm tiền.
- ACM (Agent Credit Memo): Bảng kê báo có cho đại lý, điểm bán trực tiếp trong trờng hợp
số báo cáo bán vé nhiều hơn so với số phải thu.
- FIM (Flight Interuption Manifest): Danh sách chuyển đổi hành trình bắt buộc. Trong trờng
hợp chuyến bay vì lý do nào đó không thực hiện đợc khách hàng sẽ đợc chuyển đổi sang
một hành trình vận chuyển mới để đến đợc điểm đến theo dự kiến.
- HKVN: Hàng không Việt Nam
- IATA (International Aviatio Transportation - Asociation): Hiệp hội hàng không quốc tế.
- ICH (IATA Cleaning House): Trung tâm thanh toán bù trừ của IATA
- INTERLINES: Thuật ngữ chỉ các quan hệ hợp tác quốc tế về vận chuyển giữa các Hãng
hàng không với nhau.
- MCO ( Miscellaneos Charge Order): Chứng từ đa tác dụng đợc sử dụng trong vận chuyển
hàng không. Khách hàng có thể sử dụng để mua, đổi lấy các dịch vụ vận chuyển hoặc dịch
vụ khác của ngành hàng không.
- PTA (Prepaid Ticket Advanced): Thông báo bằng điện văn trên hệ thống máy tính hoặc
một bức điện thơng mại rằng một ngời ở một thành phố này thực hiện trả tiền và đề nghị
xuất chứng từ vận tải cho một ngời khác ở một thành phố khác.
- VPCN: Văn phòng chi nhánh
- VPKV: Văn phòng khu vực
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu hướng phát triển để hội nhập quốc tế, Hàng không Việt Nam đã
được Chính phủ định hướng xây dựng thành một ngành kinh tế kỹ thuật mũi nhọn.
Tổng công ty Hàng không Việt Nam phải là một tập đoàn kinh tế vững mạnh, có đủ
sức cạnh tranh với các Hãng hàng không quốc tế trong khu vực và trên thế giới.
Trong cơ chế quản lý kinh tế mới, để kinh doanh có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải
đưa ra những đối sách, những quyết định kinh doanh đúng đắn và thích hợp. Muốn
vậy, doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thông tin đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ
bản là: chính xác, kịp thời, toàn diện và khách quan. Là một phân hệ thông tin trong

hệ thống quản lý, hạch toán kế toán cũng cần luôn có sự đổi mới, hoàn thiện để đáp
ứng những yêu cầu quản lý kinh tế và từng bước hoà nhập thông lệ, chuẩn mực quốc
tế về kế toán.
Vận tải Hàng không là sản phẩm của một nền kinh tế phát triển ở trình độ cao, dựa
trên nền tảng sử dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại, tiên tiến. Với quy mô ngày càng lớn,
tổ chức kinh doanh đa dạng, hệ thống cung cấp dịch vụ Hàng không trải rộng không
những chỉ trong nội địa mà còn triển khai tới nhiều quốc gia trên thế giới, để tồn tại và
phát triển đòi hỏi Tổng công ty Hàng không Việt Nam phải thực hiện phân cấp quản lý tài
chính khoa học và hợp lý. Trên cơ sở đó nâng cao hơn nữa quyền tự chủ tài chính gắn liền
với trách nhiệm của từng đơn vị trong việc sử dụng, quản lý vốn và tài sản của Nhà nước.
Gắn liền với một hệ thống phân cấp quản lý tài chính khoa học và hợp lý phải là một tổ
chức hạch toán kế toán phù hợp và hiệu quả.
Từ những đặc điểm như vậy, để kế toán thực sự là công cụ quan trọng và hữu
hiệu trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý và kinh doanh thì việc nghiên
cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Hàng không Việt
Nam” là hết sức cấp bách và cần thiết.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
- Nghiên cứu và làm rõ những vấn đề thuộc về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế
toán trong các doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng công ty.
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty HKVN, từ đó rút ra
những ưu điểm và những mặt còn tồn tại trong tổ chức công tác kế toán.
- Vận dụng lý luận và thực tiễn đề xuất những quan điểm có tính nguyên tắc cho việc
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và đưa ra những giải pháp cơ bản nhằm hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty HKVN.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ
chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng công ty. Phạm vi
nghiên cứu của đề tài được giới hạn ở tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty
Hàng không Việt Nam.
4. Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng một số phương pháp như: Phương pháp
duy vật biện chứng, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh kết hợp với
phương pháp điều tra thực tế đồng thời gắn với các chế độ chính sách về quản lý kinh tế
- tài chính mà Nhà nước ban hành. Từ đó, vận dụng vào nghiên cứu tổ chức công tác kế
toán tại Tổng công ty Hàng không Việt Nam.
5. Dự kiến những đóng góp của luận văn
Trên cơ sở hệ thống, khái quát hoá những vấn đề lý luận chung về tổ chức công
tác kế toán, làm sáng tỏ các đặc thù của công tác kế toán, thông qua khảo sát, đánh giá
thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Hàng không Việt Nam, dự kiến
luận văn sẽ có những đóng góp chủ yếu sau:
+ Làm rõ về mặt lý luận về tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp thuộc mô
hình Tổng công ty nói riêng và lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh
nghiệp nói chung.
+ Phân tích, đánh giá xác đáng thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công
ty Hàng không Việt Nam.
+ Đưa ra phương hướng và giải pháp khắc phục những tồn tại, góp phần hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Hàng không Việt nam.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết
cấu thành ba chương:
+ Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các
doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng công ty.
+ Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty Hàng không
Việt Nam.
+ Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty
Hàng không Việt Nam.
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN
CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY
1.1 CÁC YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CƠ BẢN

1.1.1 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì “kế toán là công việc ghi
chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ
yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản,
quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà
nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp”
Theo luật kế toán Việt Nam thì “kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian
lao động”.
a) Vai trò của kế toán
- Đối với doanh nghiệp
+ Kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp như việc sản xuất sản phẩm, bán sản phẩm, cung cấp
nguyên vật liệu…, giúp theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hoá nhằm kịp thời
cung cấp cho thị trường theo nhu cầu và thị hiếu của người tiêu thụ. Như vậy nhờ kế
toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, nhờ nó tạo cho sự
quản lý lành mạnh, tránh những hiện tượng thâm lạm tài sản vì qua nó thực hiện việc
kiểm soát nội bộ.
+ Kế toán cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình
hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ để doanh nghiệp tiến tới hay lùi bước. Như
vậy nhờ có kế toán ma người quản lý tính được hiệu quả công việc mình làm đồng thời
cũng qua đó vạch ra hướng hoạt động cho tương lai.
+ Kế toán giúp cho người quản lý điều hoà tài chính của doanh nghiệp
+ Kế toán là cơ sở để giải quyết tranh tụng khiếu tố, được toà án chấp nhận là bằng
chứng về hành vi thương mại
+ Kế toán là cơ sở đảm bảo vững chắc trong giao dịch buôn bán
+ Kế toán cho biết một kết quả tài chính rõ rệt không ai chối cãi được.
- Đối với nhà nước:
+ Thông qua kế toán, Nhà nước theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất
kinh doanh để từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia.

+ Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước làm trọng tài giải quyết sự tranh chấp về quyền lợi
giữa các doanh nghiệp
+ Nhờ kế toán, Nhà nước tìm ra cách tính thuế tốt nhất, hạn chế thất thu thuế, hạn
chế sai lầm trong chính sách thuế.
+ Kế toán cung cấp các dữ kiện hữu ích cho các quyết định về kinh tế, chính trị, xã
hội, … xác định được khả năng trách nhiệm, cương vị quản lý và cung cấp các dữ kiện
hữu ích cho việc đánh giá khả năng tổ chức và lãnh đạo.
+ Đối với nền kinh tế quốc gia, kế toán lưu ý với chính quyền trong việc soạn thảo
và ban hành những luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế cho phù hợp với
tình hình thương mại và kinh tế nước nhà. Qua kết quả tổng hợp các báo cáo tài chính
của ngành, chính quyền có thể biết được tình hình thịnh suy của nền kinh tế nước nhà,
biết được sự thành công hay thất bại của các ngành, các doanh nghiệp đồng thời biết
được nguồn lợi về thuế sẽ thu được cho Ngân sách Nhà nước.
b) Nhiệm vụ của kế toán
Kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế
toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra giám sát các khoản thu, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra
việc quản lý và sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các
hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu
cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho người sử dụng thông tin theo quy định của
pháp luật
1.1.2 Các yêu cầu và nguyên tắc kế toán cơ bản
a) Các yêu cầu đối với kế toán
- Yêu cầu trung thực
Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các
bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và
giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Yêu cầu khách quan
Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng thực tế,
không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
- Yêu cầu đầy đủ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi
chép và báo cáo đầy đủ, không bỏ sót.
- Yêu cầu kịp thời
Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng
thời hạn quy định, không được chậm trễ.
- Yêu cầu dễ hiểu
Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dể
hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về
kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề
phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh.
- Yêu cầu có thể so sánh được
Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và
giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán.
Trường hợp không nhất quán thì phải trình bày trong phần thuyết minh để người sử
dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh
nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
Các yêu cầu kế toán nói trên phải được thực hiện đồng thời. Yêu cầu trung thực
đã bao hàm yêu cầu khách quan; yêu cầu kịp thời nhưng phải đầy đủ, dễ hiểu và có thể
so sánh được.
b) Các nguyên tắc kế toán cơ bản
- Nguyên tắc cơ sở dồn tích.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải
trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm
phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương
đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của
doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

- Nguyên tắc hoạt động liên tục.
Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt
động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa
là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải
thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt
động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải được giải thích
cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc giá gốc
Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số
tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản
đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi
có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
- Nguyên tắc phù hợp
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một
khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo
ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và
chi phí của kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
- Nguyên tắc nhất quán
Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng
thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và
phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do ảnh hưởng của sự thay đổi đó
trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc thận trong
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế
toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
+ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn.
+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
+ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
+ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả

năng phát sinh chi phí.
- Nguyên tắc trọng yếu
Thông tin được coi là trong yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu
chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng
đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc
vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ
thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và
định tính.
1.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ PHÂN CẤP
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
1.2.1 Quan điểm về tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức
công tác quản lý doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt
động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó
còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có
quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ
quan chức năng của Nhà nước.
Hiện nay có rất nhiều quan điểm về tổ chức công tác kế toán, mỗi quan điểm thể
hiện những cách tiếp cận khác nhau khi nghiên cứu tổ chức công tác kế toán. Có thể
khái quát các khái niệm cơ bản sau:
Quan điểm thứ nhất cho rằng: “Tổ chức công tác kế toán được hiểu là những mối
liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của công tác kế toán: chứng từ kế toán, đối
ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán”.
Thực chất, quan điểm này xuất phát từ bản chất của công tác kế toán là sự cấu
thành các yếu tố công tác kế toán. Điều đó thể hiện sự vận dụng một cách khoa học các
phương pháp kế toán vào thực tế. Song nếu chỉ chấp nhận tổ chức công tác kế toán về
phương diện phương pháp thì vô hình dung đã hạ thấp vai trò của nó.
Quan điểm thứ hai cho rằng: “Tổ chức công tác kế toán phải giải quyết trên hai
phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và

các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của nghiên cứu khoa học kế toán và
tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực
hiện tốt công tác kế toán ở đơn vị”.
Quan điểm thứ hai xuất phát từ nội dung công việc kế toán là thu nhận, hệ thống
hoá, xử lý và cung cấp thông tin toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ
quản lý kinh tế - tài chính của đơn vị. Ở đây, các nhân viên kế toán trên cơ sở được phân
công, phân nhiệm kết hợp sử dụng các phương pháp kế toán thực hiện khối lượng công
tác kế toán. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh là các nguyên tắc kế toán tạo nền tảng đảm bảo
thực hiện tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả chứ nhiệm vụ của tổ
chức công tác kế toán không phải để thực hiện các nguyên tắc kế toán.
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu,
phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tài chính bằng các phương pháp kế toán
đúng với nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực, thể lệ kế toán do Nhà nước ban hành và phù
hợp với đặc điểm, điều kiện của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bao hàm tổ
chức hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản, báo cáo kế toán áp dụng trong từng loại hình
doanh nghiệp cụ thể.
Tổ chức công tác kế toán giúp cho các nhà quản lý nắm được những thông tin về
tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
toàn đơn vị, từng bộ phận, từng sản phẩm và dịch vụ một cách thường xuyên, liên tục.
Khi đó, nhà quản lý có thể điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, xác định được
chính xác hiệu quả của kỳ hoạt động và tình hình tài chính của đơn vị, lập kế hoạch kinh
doanh cho tương lai.
Tổ chức công tác kế toán còn giúp Nhà nước có thể theo dõi được sự phát triển
của ngành sản xuất kinh doanh, tiến tới tổng hợp sự phát triển của nền kinh tế quốc gia.
Đồng thời còn giúp Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo và ban hành
luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế phù hợp với tình hình thương mại và
kinh tế nước nhà.
Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp được khoa học và hợp lý
cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt đông; địa điểm
về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh

nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, luật lệ được Nhà nước ban
hành. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp
không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy
đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.
Như vậy, với chức năng tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán và sắp
xếp nhân sự kế toán, tổ chức công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và
hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung.
1.2.2 Mối quan hệ giữa tổ chức công tác kế toán và phân cấp quản lý tài chính
Khi quy mô kinh doanh càng lớn, lĩnh vực hoạt động trở nên đa dạng đòi hỏi tổ
chức phải được phân chia thành những cấp quản lý khác nhau tương ứng với mỗi cấp
quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. Điều đó đồng nghĩa với việc phân quyền.
Song việc phân quyền không phải bao giờ cũng có lợi, nguy cơ tiềm ẩn là cạnh tranh
trong nội bộ tổ chức, thiếu nhất quán trong chính sách, cấp trên khó kiểm soát đối với
cấp dưới, hay cũng có thể dẫn tới tình trạng trùng lắp chức năng. Trong trường hợp
ngược lại, nếu quá tập trung, độc quyền trong quản lý thì hậu quả là giảm chất lượng
của các quyết định mang tính chiến lược khi các nhà quản trị cấp cao bị sa lầy trong các
quyết định tác nghiệp, do đó không có khả năng xử lý hết thông tin, tất yếu ra quyết
định kém chính xác; hoặc trong nhiều trường hợp xử lý được hết thông tin thì lại nảy
sinh thêm các thông tin mới do đó quyết định đề ra đã trở nên lạc hậu.
Cả hai xu hướng quá tập trung hay quá phân quyền đều không tốt. Vấn đề đặt ra
là cần phối hợp cân bằng giữa tập trung và phân quyền đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Cụ thể: tập trung ở cấp cao quyền ra các quyết định, chính sách chung tạo khuôn
khổ thống nhất cho hoạt động của toàn đơn vị; quản trị tác nghiệp sẽ được uỷ quyền cho
cấp dưới (mỗi bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm trong việc nỗ lực hoạt động để đạt
mục tiêu mà cấp trên đặt ra trong phạm vi quyền hạn được giao). Khi đó, các bộ phận,
cá nhân được quyền quyết định đối với những vấn đề cụ thể trong giới hạn phạm vi quy
định. Những vấn đề cụ thể này thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, một trong số đó là lĩnh
vực tài chính. Theo đó, cấp dưới được phân quyền trong việc quản lý tài chính hay còn
gọi là phân cấp quản lý tài chính.
Thực hiện phân cấp quản lý tài chính làm cho vốn của doanh nghiệp được phân

bổ gắn với yêu cầu và khả năng quản lý sử dụng vốn của từng cấp, từng bộ phận trong
đơn vị; nâng cao hiệu quả quản lý ở cấp trên, phát huy tính chủ động, sáng tạo, tự chịu
trách nhiệm của người quản lý ở các đơn vị cấp dưới.
Với ý nghĩa như vậy, phân cấp quản lý tài chính sẽ làm căn cứ quan trọng thực
hiện tổ chức công tác kế toán. Tuỳ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý tài chính nhiều
hay ít mà mô hình tổ chức công tác kế toán được xác lập phù hợp. Xu hướng chung là
doanh nghiệp nào thực hiện phân cấp quản lý tài chính càng cao, càng hoàn chỉnh thì tổ
chức công tác kế toán ở các đơn vị thành viên càng đầy đủ.
Phân cấp quản lý tài chính đảm bảo sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của cơ quan
quản lý Nhà nước, của doanh nghiệp cấp trên trong công tác quản lý kinh tế – tài chính
của toàn bộ đơn vị thành viên. Đến lượt nó, phân cấp quản lý tài chính tạo điều kiện
thực hiện tổ chức công tác kế toán hợp lý, hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin chính
xác, kịp thời cho việc ra các quyết định quản lý của Ban giám đốc cũng như hệ thống
các đơn vị thành viên.
1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
THUỘC MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY
1.3.1 Phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng công ty
Giá trị và hiệu quả đích thực của hoạt động kinh doanh phụ thuộc không nhỏ vào
mức độ phân cấp quản lý tài chính. Thực hiện phân cấp quản lý tài chính trên cơ sở dựa
vào những đặc điểm, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp bao gồm quy mô, cơ cấu
tổ chức sản xuất kinh doanh, mạng lưới phân bố các đơn vị thành viên cũng như trình
độ, năng lực quản lý của các đơn vị thành viên.
Hiện nay, Tổng công ty là mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý
có quy mô lớn, được thành lập theo quyết định 90/TTg và 91/TTg ngày 7/3/1994 của
Thủ tướng Chính phủ. Phân cấp quản lý tài chính trong các Tổng công ty dựa trên quy
chế tài chính mẫu của Tổng công ty Nhà nước ban hành theo quyết định số 838TC/QĐ/
TCDN ngày 28/8/1996 của Bộ tài chính.
Nội dung phân cấp quản lý tài chính bao gồm các vấn đề phân cấp về quyền và
trách nhiệm trong quản lý, sử dụng vốn và tài sản; doanh thu và chi phí kinh doanh; lợi
nhuận và trích lập các quỹ cũng như nghĩa vụ về tài chính đối với cấp trên, với Nhà

nước và các bên có liên quan của đơn vị thành viên.
a) Phân cấp quản lý tài chính của Tổng công ty đối với các doanh nghiệp thành
viên hạch toán độc lập
Trên cơ sở nguồn vốn Nhà nước cấp, các đơn vị thành viên được Tổng công ty
giao vốn quản lý và sử dụng phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh được Hội
đồng quản trị phê duyệt. Các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc
về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển phần vốn được giao.
Về công tác quản lý vốn, đơn vị được huy động vốn ngoài số vốn Tổng công ty
giao để tiến hành hoạt động kinh doanh nhưng việc huy động vốn không những phải
tuân theo quy định của pháp luật mà còn phải đảm bảo phù hợp với sự phân cấp, uỷ
quyền của Tổng công ty. Riêng việc vay vốn để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm máy
mọc thiết bị phải lập phương án báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê
duyệt trước khi thực hiện.
Đơn vị có thể chủ động thay đổi cơ cấu vốn theo yêu cầu kinh doanh và hiệu quả
sử dụng vốn. Đồng thời chịu sự điều động vốn của Tổng công ty theo phương án được
Hội đồng quản trị phê duyệt. Trong trường hợp Tổng công ty huy động theo hình thức
vay, đơn vị được thu lãi theo lãi suất Hội đồng quản trị quy định.
Trong việc quản lý tài sản, Tổng công ty uỷ quyền cho các đơn vị thực hiện các
hoạt động nhượng bán, cho thuê, cầm cố, thế chấp và thanh lý những tài sản thuộc
quyền quản lý của doanh nghiệp để phục vụ hoạt động kinh doanh theo nguyên tắc bảo
toàn, phát triển vốn và phân cấp của Tổng công ty.
Trong trường hợp vốn và tài sản tổn thất hay công nợ khó đòi, đơn vị toàn quyền
xử lý theo phân cấp, uỷ quyền của Tổng công ty và theo quy định của pháp luật. Sau đó
phải báo cáo bằng văn bản với Tổng công ty và các cơ quan chức năng trực tiếp quản lý.
Về lợi nhuận, sau khi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế và các khoản trích nộp
theo quy định về Tổng công ty, các đơn vị thành viên được phân phối, trích lập các quỹ
tương tự như các doanh nghiệp độc lập khác.
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, đơn vị chủ động lập kế hoạch tài chính trình
Tổng công ty phê duyệt. Sau khi thông qua, đơn vị tiến hành tổ chức thực hiện, định kỳ
báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính năm về Tổng công ty.

b) Phân cấp quản lý tài chính của Tổng công ty đối với các doanh nghiệp thành
viên hạch toán phụ thuộc.
Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc, tuỳ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý
của mỗi Tổng công ty quy định cụ thể đối với các đơn vị thành viên của mình.
Các đơn vị hạch toán phụ thuộc có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của
Tổng công ty, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Tổng công ty. Tổng
công ty chịu trách nhiệm cuối cùng về các nghĩa vụ tài chính phát sinh do sự cam kết
của các đơn vị này.
Được ký kết các hợp đồng kinh tế, được chủ động thực hiện các hoạt động kinh
doanh, hoạt động tài chính, tổ chức nhân sự theo phân cấp của Tổng công ty.
Như vậy, các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không xác định kết quả kinh
doanh, phần lợi nhuận sau thuế của các đơn vị này do Tổng công ty trực tiếp quản lý.
Thực hiện phân cấp quản lý tài chính hợp lý làm cho nguồn vốn được phân bổ
gắn với yêu cầu và khả năng quản lý, sử dụng của từng cấp, từng bộ phận trong Tổng
công ty. Từ đó nâng cao quyền tự chủ tài chính gắn liền với trách nhiệm của từng đơn vị
thành viên trong quá trình sử dụng, quản lý vốn và tài sản được giao; đảm bảo kiểm tra,
giám sát chặt chẽ của Tổng công ty cũng như của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm
quyền trong công tác quản lý kinh tế - tài chính. Đến lượt nó, phân cấp quản lý tài chính
tạo điều kiện thực hiện tổ chức hạch toán kế toán phù hợp và hiệu quả.
1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán
1.3.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép
chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong
doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ
cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý kế toán. Điều
đó được thể hiên ở các mặt sau:
Về phương diện quản lý: Mọi sự biến động tài sản của doanh nghiệp đều được
ghi chép trên chứng từ kế toán. Việc ghi chép kịp thời nghiệp vụ kinh tế có ý nghĩa quan
trọng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo để đưa ra các quyết định quản lý phù

hợp. Bởi vậy, tổ chức tốt chứng từ kế toán vùa cung cấp thông tin nhanh chóng cho
quản lý đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
Về phương diện kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh phải được chứng từ hợp lệ, hợp lý, hợp pháp chứng minh mới có
giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức chứng từ kế toán tạo điều kiện cho việc mã hoá thông
tin và áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Lập chứng từ kế toán là khởi điểm
của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp,
không có chứng từ kế toán sẽ không thực hiện được các khâu tiếp theo của công tác kế
toán.
Về phương diện pháp lý: Chứng từ kế toán ghi chép ngay nghiệp vụ kinh tế phát
sinh gắn với trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị trong việc xác minh nghiệp
vụ kinh tế đó, đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệ kinh tế – pháp lý.
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán; là căn cứ để kiển tra
việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, phát hiện các vi phạm pháp luật, hành vi
tham ô, lãng phí; là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các tranh tụng khiếu tố; là căn
cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế. Vì vậy tổ chức chứng từ kế toán sẽ nâng
cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế
toán.
Xuất phát từ tầm quan trong nêu trên, tổ chức chứng từ kế toán cần tuân thủ
những nguyên tắc sau:
- Tổ chức chứng từ kế toán cần phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ
chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông
tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển
giữa các bộ phận liên quan.
- Tổ chức chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ
cũng như yêu cầu quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác
nhau.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào luật kế toán, chuẩn mực kế toán, các

chính sách, chế độ do Nhà nước ban hành, để tăng cường tính pháp lý của chứng từ,
đảm bảo chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.
Các chứng từ kế toán có hai hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là những chứng từ kế toán phản ánh quan hệ
kinh tế giữa các pháp nhân. Đối với hệ thống chứng từ này Nhà nước quy định thống
nhất về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập. Chế độ chứng từ kế
toán hiện hành bao gồm 5 loại chứng từ:
+ Chứng từ kế toán lao động tiền lương (gồm 9 mẫu)
+ Chứng từ kế toán về hàng tồn kho (gồm 8 mẫu)
+ Chứng từ kế toán về bán hàng (gồm 10 mẫu)
+ Chứng từ kế toán về tiền tệ (gồm 7 mẫu)
+ Chứng từ kế toán về tài sản cố định (gồm 5 mẫu)
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong
nội bộ doanh nghiệp. Đối với hệ thống chứng từ kế toán này Nhà nước chỉ hướng dẫn
các chỉ tiêu cơ bản. Căn cứ vào đặc điểm, điều kiện cụ thể mà các doanh nghiệp khi vận
dụng có thể thêm, bớt hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành,
căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động trong doanh nghiệp và yêu cầu quản lý,
kế toán lựa chọn và xác định những chứng từ cần thiết mà doanh nghiệp phải sử dụng.
Từ đó hướng dẫn và quy định rõ trách nhiệm đối với các cá nhân, bộ phận có liên quan
trong quá trình sử dụng và luân chuyển chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ
kinh tế - tài chính phát sinh đảm bảo phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán.
Có thể khái quát quá trình luân chuyển và xử lý chứng từ như sơ đồ 1.1.
Chứng từ được lập sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ, kiểm tra, kiểm soát. Do vậy, tổ
chức tốt chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý số liệu, ghi sổ kế toán và đảm
bảo tính pháp lý của số liệu. Từ đó, nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán và công
tác quản lý tài chính toàn doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
Lập chứng từ

(ghi nghiệp vụ kinh tế
vào chứng từ)
Kiểm tra chứng từ
Lưu trữ và bảo
quản chứng từ
Ghi sổ kế toán tổng hợp
và chi tiết
Phân loại sắp xếp
chứng từ
SƠ ĐỒ 1.1: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát sinh nhiều
nghiệp vụ kinh tế, tài chính tại các bộ phận khác nhau, mỗi nghiệp vụ chỉ liên quan đến
một vài khoản mục. Vì vậy, cần thiết phải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản
ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô
hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông
tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra,
kiểm soát.
Hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số
1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995, đã được chỉnh lý bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-
BTC ban hành ngày 09/10/2002, Thông tư 105/2003/TT-BTC ban hành ngày
04/11/2003 và Thông tư 23/2005/TT-BTC ban hành ngày 30/03/2005 của Bộ trưởng Bộ
tài chính, gồm 9 loại tài khoản trong bảng với 75 tài khoản cấp I và 7 tài khoản ngoài
bảng cân đối kế toán. Tuỳ theo yêu cầu quản lý một tài khoản cấp 1 có thể có nhiều tài
khoản cấp II, từ tài khoản cấp III trở đi thì ngành hoặc doanh nghiệp dựa vào đặc điểm
quản lý của mình điểm ở cho phù hợp và thuận lợi cho việc theo dõi (ngoại trừ một số
tài khoản cấp 3 được Nhà nước quy định thống nhất). Các nội dung cơ bản được quy
định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số lượng tài
khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số

quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Nhà nước ban hành được quy định
chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh
doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán trưởng phải nghiên cứu, lựa chọn,
xây dựng danh mục tài khoản kế toán áp dụng ở doanh nghiệp và quy định rõ phương
pháp vận dụng các tài khoản này.
Các chỉ tiêu kinh tế, tài chính mà kế toán sử dụng để hệ thống hoá thông tin bao
gồm các chỉ tiêu tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết. Đối với các chỉ tiêu tổng hợp, kế toán
xác định căn cứ vào các tài khoản cấp I trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do
Nhà nước ban hành. Điều này đảm bảo tính thống nhất về nội dung các chỉ tiêu kinh tế,
tài chính tổng hợp dùng để hệ thống hoá thông tin kế toán.
Để có thông tin kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội
bộ, doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép các tài
khoản chi tiết (tài khoản cấp II, cấp III). Nếu số lượng tài khoản cấp I được mở là hữu
hạn và theo quy định thống nhất thì khả năng mở tài khoản chi tiết trong hạch toán kế
toán là vô hạn. Song vấn đề quan tâm ở đây là việc tổ chức xây dựng danh mục các tài
khoản chi tiết cần phải dựa trên những cơ sở khoa học để đảm bảo phục vụ tốt công tác
hạch toán chi tiết, cũng như yêu cầu đúng, đủ các thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu
quản lý, kiểm tra, kiểm soát nội bộ một cách thuận lợi, hiệu quả.
Số lượng các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết được xác định sẽ hình
thành nên hệ thống tài khoản kế toán của từng doanh nghiệp cụ thể. Đặc biệt, trong
mô hình Tổng công ty, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh rất
nhiều các nghiệp vụ giao dịch nội bộ, do đó việc vận dụng hệ thống tài khoản để
phản ánh các giao dịch nội bộ, đối chiếu tổng hợp số liệu như thế nào là vấn đề cần
được quan tâm.
Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở phù hợp với tình hình
thực tế của doanh nghiệp cho phép thực hiện phản ánh và giám đốc một cách thường
xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3.2.3 Tổ chức lựa chọn vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng tài sản, từng
nguồn vốn và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì kế toán phải sử dụng hệ thống
sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách
khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm
được thời gian công tác.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng
từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục
vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng
quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các
chức năng của kế toán.
Theo hướng dẫn của Nhà nước thì có 4 hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán
theo (gọi là hình thức kế toán): Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán
Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái.
Với các doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng công ty, có thể vận dụng 1 trong 3 hình thức
kế toán sau:
a) Hình thức kế toán nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó
lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Ưu điểm: Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị
hạch toán, rất thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tránh được nhiều tiêu
cực, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy vi tính trong xử lý thông tin kế toán
trên sổ do khối lượng sổ không nhiều, trình tự ghi chép đơn giản, có thể thực hiện song
song do đó thuận lợi cho việc lập trình ứng dụng.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nhiều trên sổ kế toán (sổ nhật ký thu tiền, sổ
nhật ký chi tiền - Sổ cái TK tiền mặt, sổ Nhật ký mua hàng - Sổ cái TK mua hàng...)
Đối với điều kiện kế toán thủ công, hình thức kế toán này phù hợp với các doanh
nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, thuận tiện cho

việc phân công và yêu cầu phân công lao động kế toán. Trong điều kiện kế toán bằng
máy, hình thức Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình quy mô của doanh nghiệp.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện
thông qua phụ lục 1.1
b) Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức: Nhật ký
chung và Nhật ký sổ cái, thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ
thống sổ đạt được mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt:
- Tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành hai bước công việc độc lập, kế
thừa để thuận cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức
Nhật ký Sổ cái.
- Sử dụng phổ biến sổ Nhật ký tài khoản để hạch toán hàng ngày theo cả hai
hướng: thông tin về thời gian phát sinh nghiệp vụ và thông tin phân loại cho từng đối
tượng: (loại nghiệp vụ - loại chứng từ gốc; loại chỉ tiêu; loại tài khoản … )
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán
tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự
thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có ưu điểm cơ bản là ghi chép đơn giản, kết
cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ cái, số liệu kế toán dễ đối
chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá được lao động
kế toán trên cơ sở phân công lao động.
Mặc dù vậy, hình thức kế toán này vẫn chưa khắc phục được nhược điểm ghi
chép trùng lắp, dễ nhầm lẫn của các hình thức kế toán ra đời được sử dụng trước nó.
Mặt khác, số lượng sổ nhiều, khối lượng ghi chép lớn nên việc lập báo cáo thường chậm
trễ, không kịp thời.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi quy mô đơn vị sản xuất –
kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản
nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và lao động kế toán bằng máy.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện
thông qua phụ lục 1.2.

c) Hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ
Hình thức Nhật ký chứng từ có đặc điểm như sau:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài
khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng
nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ
kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh
tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Hình thức kế toán nhật ký chứng từ kế thừa các ưu điểm của các hình
thức kế toán ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực
hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán; hầu hết sổ kết
cấu theo 1 bên của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán) nên giảm 1/2 khối lượng
ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất
đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên
kỷ cương cho việc thực hiện ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi
sẵn trên sổ kế toán Nhật ký Chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý
và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
Hạn chế lớn nhất của bộ sổ Nhật ký Chứng từ là phức tạp về kết cấu, quy mô sổ
lớn về số lượng và chủng loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký
chính và phụ (bảng kê, phân bổ…) nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số
liệu kế toán; đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn.
Bởi vậy điều kiện để sử dụng có hiệu quả hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ là:
Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn; Đội ngũ nhân
viên kế toán đủ nhiều, đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ; Đơn vị chủ yếu
thực hiện kế toán bằng lao động thủ công.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ được thể hiện
thông qua phụ lục 1.3.

Mỗi hình thức kế toán có một đặc điểm riêng, hệ thống sổ riêng, ưu và nhược
điểm khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, phương tiện vật chất
kỹ thuật của doanh nghiệp để lựa chọn vận dụng một hình thức kế toán phù hợp, đảm
bảo phát huy được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm mà doanh nghiệp lựa chọn.
1.3.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của doanh nghiệp được lập với mục đích tổng hợp và trình bày
một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán; Cung cấp các
thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của
doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động dã qua
và dự đoán trong tương lai. Thông tin của báo cáo kế toán là căn cứ quan trọng cho việc
đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoặc đầu tư
vào doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ
hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán là kết quả công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông
tin quan trong cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như các đối tượng khác bên
ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo
quản trị.
Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo được Nhà nước quy định thống nhất,
mang tính chất bắt buộc mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu quy
định, đúng phương pháp và phải gửi, nộp cho các nơi theo quy định đúng thời hạn. Báo
cáo tài chính có tính pháp lý cao, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý
kinh tế, tài chính của Nhà nước. Báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát và toàn
diện tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ
của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản trị và các đối
tượng bên ngoài doanh nghiệp có lợi ích liên quan nhận biết được tình hình kinh tế - tài
chính, quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị và đề ra các quyết định cần thiết.
Theo quyết định 1141/TC-QĐ-CĐ kế toán ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài
chính và quy định trong luật k toán, Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp

bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo:
+ Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN
Tổ chức lập áo cáo tài chính là quá trình phân công, phân nhiệm, hướng dẫn các
bộ phận liên quan trong việc phối hợp tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán nhằm tính
toán, xác định các chỉ tiêu kinh tế quy định trong hệ thống biểu mẫu báo cáo tài chính
quy định của Nhà nước.
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập để phục vụ cho yêu cầu
quản trị doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà báo cáo kế
toán quản trị có những nội dung cụ thể khác nhau. Báo cáo kế toán quản trị là các báo
cáo phản ánh số liệu chi tiết về từng loại tài sản, nguồn vốn, từng quá trình sản xuất
kinh doanh, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từng bộ phận, từng sản phẩm, dịch
vụ một cách liên tục, thường xuyên. Thông tin trên báo cáo kế toán quản trị chỉ phục vụ
cho yêu cầu quản trị kinh doanh nội bộ doanh nghiệp. Như vậy, báo cáo thuộc loại này
không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, tuỳ theo yêu cầu quản trị của mỗi
doanh nghiệp mà quy định cụ thể về số lượng các loại báo cáo quản trị và đối tượng
thực hiện.
Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn không những đối
với các cơ quan, đơn vị và cá nhân bên ngoài doanh nghiệp mà nó còn có ý nghĩa trong
việc chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Ý nghĩa của
nó được thể hiện qua một số điểm cơ bản sau:
- Cung cấp các thông tin quan trọng cần thiết cho việc kiểm tra, đánh giá một
cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình thực hiện các chỉ
tiêu kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, tình hình chấp hành các chế độ kinh tế - tài
chính của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp về tiềm lực của doanh
nghiệp, tình hình công nợ, tình hình thu chi tài chính, khả năng tài chính, khả năng
thanh toán, nhu cầu về vốn của doanh nghiệp... để có các quyết định phù hợp trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của chính bản thân doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ, ngân hàng, đại lý và các đối
tác kinh doanh về thực trạng tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh, triển vọng thu nhập,
khả năng thanh toán, nhu cầu về vốn... để quyết định hướng đầu tư, quy mô đầu tư và
các quyết định quan trọng khác.
- Cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước để
kiểm soát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng chính sách chế độ, đúng
Pháp luật, để thu thuế và ra những quyết định cho những vấn đề kinh tế – xã hội.
Để đáp ứng được vai trò quan trọng của hệ thống báo cáo kế toán, việc tổ chức hệ
thống báo cáo kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Các báo cáo phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định. Các nội dung, các
phương pháp xác định các chỉ tiêu trên các báo cáo phải thống nhất. Có đảm bảo
được yêu cầu này, việc lập các báo cáo mới có thể đáp ứng được yêu cầu thông tin
cho các đối tượng sử dụng khác nhau, có thể so sánh được giữa các kỳ và giữa các
doanh nghiệp với nhau.
- Báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan về tình
hình thực tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trên báo cáo phải liên hệ chặt chẽ với nhau, cơ sở của nhau, bổ
sung cho nhau và ước chế lẫn nhau. Có như vậy mới có thể đánh giá được tính hợp lý,
khách quan, trung thực của báo cáo.
- Báo cáo tài chính phải được lập và gửi đúng hạn.
1.3.2.5 Tổ chức phần hành kế toán và bộ máy kế toán
a) Tổ chức phần hành kế toán
Khối lượng công tác kế toán là căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp.
Khối lượng công tác kế toán bao gồm hai hệ thống:
- Kế toán tài chính: Kế toán các sự kiện đã xảy ra, trên cơ sở chứng từ pháp lý - hệ
thống hoá xử lý và cung cấp thông tin cho nội bộ và cho người bên ngoài doanh nghiệp.
- Kế toán quản trị: Chủ yếu dựa vào nguồn số liệu đã phản ánh trên chứng từ, kết
hợp phương pháp phân tích xử lý dự báo cho việc ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn,
định hướng tới tương lai và phục vụ cho quản trị nội bộ mà không phục vụ cho người

bên ngoài doanh nghiệp.
Phần hành kế toán là thuật ngữ dùng để chỉ ra khối lượng công tác kế toán bắt
buộc cho một đối tượng hạch toán. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung
hạch toán gắn với đặc trưng của đối tượng hạch toán. Mỗi loại hình doanh nghiệp (sản